NOTE DE SERVICE N°2004 - EDV Objet : Ordres de mission et

NOTE DE SERVICE N°2004 - EDV
Objet : Ordres de mission et déplacements
Références : Décret 2000-928 du 22 novembre 2000 et décret 90-437 du 28 mai 1990 modifié
réglementant les missions.
1/ L’ordre de mission.
Il est déposé au secrétariat du Cabinet HUIT JOURS AU MOINS avant le départ de
l’intéressé. Ce délai est fixé à QUATRE SEMAINES, car soumis à agrément ministériel, s’il s’agit
d’un déplacement dans les DOM- TOM. A titre exceptionnel l’ordre de mission pourra être
télécopié, l’original avec ses annexes originales devant nécessairement être transmis dans les
meilleurs délais au secrétariat du Cabinet de Direction.
A l’ordre de mission sera également jointe la convocation ou toute pièce valant
convocation visée par le directeur du département ou le chef de service: invitation à un congrès,
etc.. sous toute forme, y compris le courrier électronique imprimé.
2/ Déplacements à l’étranger.
Pour tous les déplacements à l’étranger, sera joint le document « Demande d’absence à
l’étranger ». Les délais de transmission au secrétariat du Cabinet de Direction sont aussi de quatre
semaines. L’absence d’envoi ou l’envoi hors délais de la demande de déplacement à l’étranger vous
place en position d’illégalité vis- à- vis de l’Ecole, et compromet vos droits en cas d’accident.
L’autorisation de déplacement pourra alors vous être refusée et aucun remboursement ne sera
effectué.
3 / Moyens de transport
3.1 : taxis et véhicules de location
L’utilisation de taxis ou d’un véhicule de location fait l’objet d’autorisation préalable, elle
ne substitue pas aux transports en commun, l’autorité administrative se doit d’en refuser toute
utilisation non justifiée.
3.2 : Utilisation du véhicule personnel.
Il n’est autorisé le véhicule personnel que dans les cas où il n’y a pas de transport collectif
ou que cela entraîne une économie substantielle.
La demande d’autorisation instruite par la Secrétaire Générale sera établie préalablement à la
mission et sera attribuée pour une mission ponctuelle ou pour une année civile et complète,
accompagnées des pièces justificatives (attestation d’assurance, copie de la carte grise, etc.). Le
numéro d’autorisation sera rappelé sur chaque ordre de mission, si l’autorisation a été donnée pour
l’année.
4/Remboursement des frais.
La mission sera remboursée sur l’unité de consommation des crédits ou sur la convention
mentionnée sur l’ordre de mission, sans changement possible en cas d’avance sur frais de mission.
L’intéressé certifiera exacts les renseignements, et le visa du chef de service ou du directeur
de département sera apposé avant transmission, pour signature de l’ordre de mission, par le
Directeur de l’EGIM. L’ordre de mission vaut autorisation d’absence pour les déplacements sur le
territoire français.
J’appelle votre attention sur le principe fondamental selon lequel les remboursements ne
peuvent correspondre qu’à des dépenses avérées, même si le remboursement est forfaitisé. La pièce
justificative originale de la dépense doit être jointe au dossier remis pour remboursement, qu’elle
concerne un remboursement aux frais réels (taxi) ou forfaitaire (hébergement).
Toutes les factures et justificatifs seront donc
obligatoirement présentés s’il y a
demande de remboursement ; avec l’imprimé dûment rempli de frais de déplacements :
cependant, s’agissant de frais de restauration, l’agent devra explicitement attester les conditions de
son (ses) repas : restaurant privé, en restaurant administratif, sur invitation.
5/Commande et règlement des titres de transport :
Les commandes de titres de transport sont effectuées auprès de l’agence de voyage par
Hélène Scanu.La facture est alors réglée directement par l’agent comptable, après que le directeur
de département ait signé le bon à payer. En cas de contestation (déplacement annulé etc…), le
service concerné adresser un courrier à l’agence en lui retournant la facture litigieuse; copie sera
adressée à l’agent comptable. Lorsque l’intéressé(e) fait intégralement l’avance, il (elle) joindra les
justificatifs (billet de transport payé, facture de l’agence de voyages) à l’imprimé de frais de
déplacement
6/Réservation hôtelière :
Elle peuvent être effectuées par les intéressé(e)s ou le secrétariat du service de rattachement.
La confirmation écrite de la réservation doit être faxée à l’hôtel et doit préciser le service où sera
imputée la dépense.
Je vous remercie du soin avec lequel vous appliquerez ces dispositions.
PJ : Modèles Ordre de mission
Demande d’autorisation d’absence à l’étranger.