Direction de la jeunesse, des sports et de la culture

Direction de la jeunesse, des sports et de la culture
Service culture
Le présent tableau de gestion résulte de la mise à jour en mars 2015, pour le service culture uniquement,
du tableau de gestion de la direction de la jeunesse, des sports et de la culture rédigé en 2007.
À jour le 24 mars 2015
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Direction : de la jeunesse, des sports et de la culture :
Service : Culture
Catégorie des documents
Durée d'utilisation
Sort final (SF)
administrative (D.U.A) au terme de la
D.U.A.
Observations
I – DOCUMENTS TRANSVERSAUX
Chronos du service
3 ans
D
Décisions de l’Assemblée départementale et de la
commission permanente (CP)
3 ans
D
Justification sort final (SF) : Procès-verbaux et rapports de
l’Assemblée et de la CP versés par le secrétariat général.
2 ans
D
Rq : Une liste annuelle est conservée sur informatique aux
fins de recherches éventuelles en interne.
5 ans + quitus
D
Justif. SF : Dossiers plus complets versés par la direction
régionale des Affaires culturelles (DRAC).
5 ans
T
Dossier principal à la DRAC. Verser les seuls documents
témoignant de l’action du Département.
Le service conserve l’ensemble des décisions relatives à une
politique en tête des dossiers de subvention de l’année
concernée.
Réponses négatives
II – PATRIMOINE
II.1 – Politique d'accompagnement en appoint de
l'Etat (restauration du patrimoine et archéologie)
Pré-programmation établie par la DRAC, dossiers
de demande de subvention adressés par les porteurs
de projets (communes le plus souvent), exécution
de la dépense.
Dossiers gérés par le service culture jusqu’en 2008 inclus,
puis par la direction du développement et de l’appui aux
territoires (DDAT).
Château de Joux : subventions en matière de
travaux
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Catégorie des documents
Durée d'utilisation
Sort final (SF)
administrative (D.U.A) au terme de la
D.U.A.
Observations
II.2 – Musées et sites patrimoniaux
départementaux
Constituer un seul dossier à partir des dossiers du service
culture et des dossiers de la directrice de la jeunesse, des
sports et de la culture. Ce dossier doit être organisé par
typologie et fonctions (conseil d’administration, budget,
ressources humaines, etc.), et non pas strictement par ordre
chronologique.
Musée Courbet (musée départemental)
La nature des archives évolue en fonction des compétences
exercées sur le musée qui est, selon les périodes, placé ou non
sous l’autorité directe du service culture. La liste des
documents donnée ci-dessous est donc purement indicative,
le principe étant le versement exhaustif, à l’exception des
doubles et des versions successives non signifiantes des
mêmes documents
Dossier de référence (convention, comités de
gestion, contentieux)
Durée de validité
C
Financement, acquisition d’œuvres d’art, politique
culturelle, travaux de restauration, etc.
5 ans
C
sans objet
C
Conserver les statuts au service culture jusqu’à la dissolution
du syndicat mixte.
10 ans
C
Les correspondances de pure forme peuvent être éliminées.
5 ans + quitus
C
Musée de Nancray (musée géré par un syndicat
mixte dans lequel le Département est majoritaire)
Constitution du syndicat mixte de Nancray
Dossier de référence (convention, comités de
gestion, courriers)
Financement
Constituer un seul dossier à partir des dossiers du service
culture et des dossiers de la directrice de la jeunesse, des
sports et de la culture. Ce dossier doit être organisé par
typologie et fonctions (conseil d’administration, budget,
ressources humaines, etc.), et non pas strictement par ordre
chronologique.
Saline royale d’Arc-et-Senans (centre culturel de
rencontre géré par un établissement public de
coopération culturelle comprenant le Département)
Dossier de référence (conventions, avenants,
conseil d’administration) et documents budgétaires
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Durée de validité
C
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Catégorie des documents
Fonctionnement : financement, ressources
humaines, politique culturelle, etc.
Durée d'utilisation
Sort final (SF)
administrative (D.U.A) au terme de la
D.U.A.
5 ans
C
5 ans + quitus
D
5 ans
C
5 ans + quitus
D
Observations
Autres musées
Dossiers de demande de subvention adressés par
les porteurs de projets, exécution de la dépense.
L’essentiel des subventions aux musées est accordé par la
direction du développement et de l’appui aux territoires
(DDAT).
Justif. SF : Description précise des opérations dans les
rapports de la CP, versés aux Archives départementales par le
secrétariat général.
III - ARTS VIVANTS
III.1 – Subventions arts vivants
Regroupe les dossiers anciennement appelés « contrats
d’objectifs » (petites subventions), dossiers de manifestations
et dossiers des associations conventionnées, y compris les
anciens dossiers « fédérations musicales ».
Tiré-à-part annuel présentant la politique du
service culture, l’ensemble des subventions et le
bilan des opérations.
Dossiers de subventions, comprenant les éléments
sur l’exécution de la dépense
À jour le 24 mars 2015
Justif. SF : Description très précise des opérations dans le
tiré-à-part et les fiches présentées à la CP.
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Catégorie des documents
Durée d'utilisation
Sort final (SF)
administrative (D.U.A) au terme de la
D.U.A.
Observations
III.4 - Projets culturels mis en œuvre directement
par le Département
Saison culturelle départementale
5 ans + quitus
T
Conserver l’appel à candidatures, le catalogue présenté au
comité de programmation, les comptes rendus du comité de
programmation, le programme définitif, un exemplaire de
l’affiche et le bilan.
Les propositions des artistes, présentées précisément dans le
catalogue, peuvent être éliminées une fois la programmation
achevée. Les pièces comptables, les contrats de cession et les
conventions entre le Département et les diffuseurs, ainsi que
les offres des prestataires non retenus pour la communication,
peuvent être éliminés au bout de 5 ans + quitus (le choix a été
fait de retenir une durée de conservation unique par souci de
commodité).
5 ans + quitus
T
Conserver les éléments relatifs au contenu de la table ronde,
les CCTP ou lettres de consultation des prestataires en toute
matière, le programme, un exemplaire de l’affiche et le bilan,
qui décrit de manière très précise la manifestation et son
organisation.
Les courriers des participants, les pièces comptables, les
éléments sur l’organisation logistique, les offres des
prestataires non retenus peuvent être éliminés au bout de 5
ans + quitus (le choix a été fait de retenir une durée de
conservation unique par souci de commodité).
sans objet
C
5 ans + quitus1
TS
Aide au spectacle vivant prenant la forme d’une proposition
de spectacles, retenus par un comité de programmation, que
les communautés de communes peuvent acheter en
bénéficiant d’une aide financière du Département. La
communication sur l’ensemble de l’opération est assurée via
un programme édité et diffusé par le Département.
Amateurs en scène
Journée annuelle à la Saline d’Arc-et-Senans, réunissant des
troupes amateurs œuvrant dans tous les domaines du
spectacle vivant. Liée à compter de 2012 à une table ronde
sur les pratiques culturelles amateurs.
Commémoration du bicentenaire de ClaudeNicolas Ledoux
Accueil d'expositions
Conserver les dossiers de séance et les comptes rendus du
comité de programmation, ainsi qu’un exemplaire de chaque
affiche et flyer.
Les pièces comptables et les éléments sur l’organisation des
inaugurations peuvent être éliminés à l’expiration de la DUA.
1
La DUA est de 2 ans pour les expositions dont les artistes n’ont pas été rémunérés.
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Catégorie des documents
Durée d'utilisation
Sort final (SF)
administrative (D.U.A) au terme de la
D.U.A.
Observations
IV - EDUCATION ARTISTIQUE
IV.1 - Enseignement musical :
5 ans + quitus
T
Conserver le tiré-à-part.
5 ans + quitus
D
Justif. SF : Les conservatoires dépendent de collectivités
disposant de services d’archives constitués.
5 ans
T
Éliminer la documentation ne concernant pas le département
réunie pour l’élaboration.
Notes relatives à l’évolution de la politique
culturelles du Département à l’égard des collégiens
5 ans
C
Document présentant la totalité du dispositif,
distribué ou diffusé aux collèges
5 ans
C
« Parcours du collégien » coordonnant les
différents dispositifs ci-dessous, expérimentation à
compter de la rentrée 2014 et généralisation à
compter de la rentrée 2015.
5 ans
C
Marchés à procédure adaptée (MAPA) relatifs au
transport
10 ans à compter du
solde du marché
D
Petites écoles : tiré-à-part donnant la liste des
établissements et les critères de calcul de leur
subvention ; dossiers de demandes de subvention
contenant les pièces relatives à l’exécution de la
dépense
Les critères de subvention prennent en compte des éléments
(nombre d’élèves, notamment) permettant de connaître le
fonctionnement et le rayonnement des écoles.
Conservatoires (Besançon, Montbéliard,
Pontarlier)
IV.2 - Schéma départemental des enseignements
artistiques (publié en 2008)
IV.3 – Culture au collège
Documents généraux ou transverses
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Pour plus de détail, voir tableau transversal sur les dossiers de
marchés.
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Catégorie des documents
Collège au spectacle
Durée d'utilisation
Sort final (SF)
administrative (D.U.A) au terme de la
D.U.A.
Observations
Conserver les dossiers de séance et les comptes rendus du
comité de programmation ainsi que le bilan.
Les pièces comptables et les éléments sur l’organisation
logistique peuvent être éliminés à l’expiration de la DUA.
5 ans + quitus
T
5 ans
C
10 ans à compter du solde
T
Conserver le premier marché ; éliminer les suivants.
sans objet
T
Éliminer les documents relatifs à l’organisation matérielle.
Dispositif permettant à des classes de collégiens d’assister à
des spectacles dont les places sont achetées par le
Département, qui prend en charge les frais de transport.
Collège au cinéma
Dispositif permettant à des classes de collégiens d’assister à
des films retenus par un comité de pilotage.
- Documents de programmation et d’évaluation
(décisions du Conseil général, comité de pilotage,
bilan annuel)
- Marché avec le coordonnateur
- Dossier « concours de critique » (désormais sans
objet)
Justif. SF : Le concours n’a été organisé que pendant 6 ans ;
la conservation par échantillon n’a donc aucune pertinence.
- Autres documents (correspondance, financement
du transport des élèves, etc.)
5 ans + quitus
D
Collège et patrimoine
5 ans + quitus
T
Conserver le bilan annuel.
Éliminer la documentation sur les musées dès péremption.
Les pièces comptables et les éléments sur l’organisation
logistique peuvent être éliminés à l’expiration de la DUA.
5 ans + quitus
T
Conserver les comptes rendus d’activité adressés au service
culture par les structures.
Les pièces comptables peuvent être éliminées à l’expiration
de la DUA.
Dispositif encourageant la visite de musées, de monuments et
autres sites culturels, notamment par la prise en charge du
transport.
Collège et art contemporain
Dispositif de découverte de l’art contemporain grâce au
financement de structures intervenant dans les établissements,
abandonné à la rentrée 2015-2016.
À jour le 24 mars 2015
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Durée d'utilisation
Sort final (SF)
administrative (D.U.A) au terme de la
D.U.A.
Observations
IV.4 - Soutien aux actions culturelles en collèges
Conventions avec certaines associations qui
interviennent en collèges : conventions, descriptif
des actions, budget des associations, paiements…
5 ans + quitus
D
Justif. SF : Description très précise des opérations dans les
rapports à la CP.
Désormais sans objet (mode d’intervention abandonné).
Légende et sigles
5 ans + quitus : conservation pendant 5 ans, prolongés le cas échéant jusqu’à l’achèvement du contrôle de la chambre régionale des comptes.
C : verser aux Archives départementales.
D : détruire.
SF : sort final.
T : trier.
CP : commission permanente.
DRAC : direction régionale des Affaires culturelles.
À jour le 24 mars 2015
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