Mise en œuvre du PES V2 intégrant les pièces justificatives

Date >> modifier en mode masque
Mise en œuvre du PES V2 intégrant
les pièces justificatives
Brigitte MAGNE,
Directrice générale adjointe
de la Ville de Viroflay
Partenaires institutionnels
DONNEES - VIROFLAY
Site pilote – expérimentation nationale
Habitants
Effectifs
Effectifs
Exécution comptable
Budget 2012
Bordereaux
Mandats
Titres
Enregistrement des factures
Editeur
Tiers de transmission
O.C.R
: 16 500
: 450
:4
: 38 Millions d’€
: 721
: 5140
: 1201
: Dir. Des Finances
:
,
:
:
2
OBJECTIFS FIXES





Dématérialisation totale des échanges sur
tous les budgets
Démarche partenariale (ville – comptable –
DDFIP – pôle hélios – éditeur – tiers de
télétransmission - CRC)
Démarche en interne (pas de prestataire
extérieur)
Réduction du délai de traitement de la facture
Diminution des délais de paiement
3
ENJEUX CLEFS DU PROJET




Comment mener un projet de cette
envergure ?
Comment s’assurer du soutien et de
l’acceptation des agents ?
Comment gérer le changement culturel
que représente la dématérialisation pour
les agents ?
Comment gérer la technicité du projet ?
4
DEMARCHE PROGRESSIVE
(MODE PROJET)




Définition de l’équipe projet et des acteurs
partenaires
Mobilisation des équipes sur 1 projet
commun (ordonnateur et comptable)
Mise à plat du processus de traitement
des factures permettant d’optimiser son
efficacité
Avancer par étape après validation de
chacune d’elle par l’ensemble des acteurs
5
ACTIONS





Mise en conformité de la base tiers (débiteurs /
fournisseur) : tests avant mise en production – test
Xémélios
Choix du numéro d’identifiant de la P.J.
(D2012FA0001145)
Centralisation de la comptabilité (Ville, Assainissement,
CCAS, SAD, CDE)
Création d’une régie centralisée regroupant l’ensemble des
activités (une seule facture par usager) et mise en place
d’un portail famille
Uniformisation des modèles et des saisies des arrêtés
(Ressources Humaines)
6
ETAPES DU PROJET :
19 conventions signées

2005 : - Dématérialisation des bulletins de paye.

2008 : - Dématérialisation des mandats, titres et pièces de
passation des marchés publics. Passage au PES v2
- Dématérialisation des bordereaux : mise en place de
la signature électronique

2010 : - Dématérialisation des pièces justificatives : factures,
pièces d’exécution des marchés, délibérations et arrêtés (hors
Ressources Humaines).
7
ETAPES DU PROJET :
19 conventions signées

2012 : - Dématérialisation du budget (actes budgétaires) via
TOTEM
- Mise en place du parapheur électronique pour
signature
- Dématérialisation des factures de recettes en
attente de mise en production
- Signature électronique par l’ordonnateur du compte
de gestion

2013 : - Projet de dématérialisation des avis des sommes à
payer (ASAP)
- Dématérialisation des arrêtés (Ressources
Humaines)
8
ACTIONS

Dans le cadre de la dématérialisation
totale , la ville a mené deux réflexions :


Circulation interne de la facture
Récupération des données de la facture
à partir du document scanné
9
CIRCULATION INTERNE DE LA
FACTURE
Facture
Papier
en
réception
Scanner
tiff
Récupération
des informations
+
Facture
dématérialisée
Importation
Xml
YOOZ
Service
courrier
Entrée de
Facture
interne
+
Pièce jointe
CIRIL
CIRIL
Direction des Finances
Direction des Finances
Liquidation
automatique
CIRIL
Services concernés
(Petite enfance, services
techniques, services
administratifs…)
CIRIL
Contrôle des
écritures
+
Mandatement
FAST
PES V2 (Xml)
Mise en
paiement
HELIOS
Fournisseur
Virement Bancaire
HELIOS
Direction des Finances
Trésor Public
Service
recouvrement
10
O.C.R.
Système de reconnaissance optique des caractères (OCR)
Il réduit la saisie grâce à la reconnaissance automatique des données
et sécurise le lien entre la facture et l’écriture.
- + de 80% de réussite de récupération des informations
contenues sur la facture (Numéro de facture, date de facture, date
du jour, montants HT, TVA, TTC, Taux de TVA)
- Coût en adéquation avec la taille de la structure et le volume des
factures
- Réduction des tâches à faible valeur ajoutée
- Simplicité de prise en main et d’utilisation
- Optimisation du poids des documents scannés à paramétrer (au
format Tiff, Noir et Blanc, 300dpi)
11
Informations
récupérées
Facture
scannée
12
13
Projet technique <=>
Projet de service
1.
Remise à plat de l’organisation :
- Réflexion sur l’évolution des métiers et des pratiques
professionnelles
- Modification interne des procédures
- Automatisation de la chaîne comptable
- Simplification des recherches sur l’exercice en cours ou
antérieur
Plus grande réactivité des responsables de secteur (suivi
en temps réel) : Validation du service fait par un clic
- Redéploiement sur des tâches à plus forte valeur
ajoutée (O.C.R.)
14
Projet technique <=>
Projet de service
2.
3.
4.
Meilleure qualité comptable des flux (xémélios +
guichet xml) => diminution des rejets techniques
Optimisation du délai interne de traitement des
factures (- 10 jours)
Mise en place d’un batch par mail de relance
15
BILAN

Aspects humains :


Travail quasi-exclusif sur écran (fatigue visuelle – qualité
des scans)
Accompagnement des agents dans la conduite du
changement




Passage du traitement papier au traitement à l’écran
Action pédagoque à destination des services pour faire évoluer
leur pratique (crèches,…)
Meilleure compréhension du travail de chacun
(ordonnateur et comptable)
Implication de tous les acteurs et des élus qu’il faut
convaincre
16
BILAN

Aspects techniques :









Volumétrie maximale des flux PES v2 transmis (10 Mo à 50 Mo)
Rejets techniques (P.J. absente, obsolète,…)
Inscription de l’identifiant pendant les tests sur la pièce justificative
PES retour non disponible encore à ce jour
Signature des bordereaux dans le parapheur ou le progiciel
Workflow des factures dans l’OCR ou dans l’application métier
Gestion des alertes à améliorer
Augmentation de l’espace de stockage sur le serveur entraînant la
réflexion sur l’archivage électronique
Classement des orignaux de factures
17
18
19
BILAN
Aspects financiers :

Certificats de transmission

Utilisation d’un tiers de télétransmission

OCR (facturé à la consommation donc pas d’investissement)

Acquisition de module (finances)

Formation du personnel

Augmentation de l’espace de stockage informatique

Ergonomie du poste de travail
( écran plus grand ou double écran)

Réduction des coûts de traitement (50%) :

- Circulation interne des factures dématérialisées (appariteurs)
- Impressions et copies
20
Bilan => Conseil
- Une équipe projet solide
- Réfléchir à l’organisation interne en
accompagnant le changement
- Procéder étape par étape avec une durée limitée
- Ne pas négliger le temps des tests
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