dématérialisation des factures fournisseurs

FICHE SOLUTION
DÉMATÉRIALISATION
DES FACTURES
FOURNISSEURS
L’échange de factures sous forme papier est encore très fréquent et toutes les entreprises, quelle que
soit leur taille, sont concernées. La dématérialisation des factures permet de limiter la saisie, d’améliorer
l’organisation des services comptables, leur productivité et surtout de gagner du temps pour se concentrer
sur l’analyse et les contrôles des factures.
Enjeux
Utilisateurs :
Accélérer le processus de traitement des factures entrantes grâce
au traitement par lots
Sécuriser le contenu, disposer de données fiables et exploitables
avec une traçabilité comptable
PME, Grands-comptes, Administrations
Volumétrie :
Quelques dizaines à plusieurs centaines par jour
Partager efficacement les documents entre et au sein des services
Types de documents :
Avoir une meilleure maîtrise des délais de paiement
Factures fournisseurs et pièces jointes (avoirs, bons de
commandes, bons de livraison, etc.)
Renforcer et améliorer la relation avec les fournisseurs
Maîtriser les coûts et les délais de traitement d’une facture
Architecture informatique :
PC dédié, station autonome
À partir de 11 500 € HT
Dispositif
Une solution clé en main intégrant le scanner et le logiciel de capture
Une reconnaissance automatique du fournisseur et du type de
documents (factures, avoir, BL etc.)
Une extraction automatique des informations pertinentes de la facture
Un contrôle de cohérence des données reconnues (ex : montant HT, TVA et TTC)
Une interface de validation-correction des informations extraites
Un export vers les logiciels métiers existants et une interface dans les processus de workflow et d’archivage
Bénéfices
Optimiser le traitement global d’une facture fournisseur, de sa
numérisation jusqu’à sa recherche
Améliorer la gestion des règlements fournisseurs et de ce fait la
relation fournisseur
Réduire les temps de saisie, de traitement, et de gestion des litiges
Diviser par 2 le coût de traitement d’une
facture
Limiter les manipulations, les photocopies, les pertes de documents
Solution disponible auprès du réseau de revendeurs Spigraph.
www.spigraph.com
FICHE SOLUTION
SOLUTION TECHNIQUE
HARDWARE
Les scanners de gamme Workgroup sont placés sur les postes individuels et peuvent ainsi être utilisés « à la demande ». Les documents
sont numérisés à tout moment de la journée ou de façon groupée en fin ou début de journée.
SOFTWARE
Le logiciel Spi.Data for Invoice est un logiciel d’extraction automatique de contenu. Il permet de numériser, typer les factures, extraire les
informations nécessaires. Le logiciel peut :
•
Capturer, importer les images
•
Séparer les documents
•
Océriser l’ensemble de la page
•
Identifier le fournisseur
•
Extraire les informations des champs : date, n° de facture, n° de commande, montants,…
•
Contrôler et valider les valeurs extraites (automatique et manuel)
•
Générer des livrables (pdf et xml)
•
Exporter vers un logiciel GED, ERP, métier, ...
•
Option : extraction de lignes de facture (code article, désignation, montant, ...)
SERVICES
Prestations :
•
1 jour de paramétrage chez Spigraph – préparation de la configuration à partir des données client
•
2 jours d’installation de la solution sur site client et tests de fonctionnement
•
3 jours de formation, mise en situation
Hardware : Extension de garantie Echange J+1 Silver 3 ans
Software : Contrat d’assistance Logiciel Premium 3 ans
Tarif de la solution
À partir de 11 500 € HT
Solution disponible auprès du réseau de revendeurs Spigraph.
www.spigraph.com