Fasc. 10: PLANNING

Litec Discours et Agenda du Maire > V° Mars
Date de fraîcheur : 20 Mai 2009
Fasc. 10 : PLANNING
Points-clés
1. -
2. 3. -
Budgets. - Le mois de mars est véritablement le mois des budgets. La date butoir du 31, oblige souvent à
voter tous les budgets lors d'un seul conseil municipal : CCAS (V. n° 7), port (V. n° 20), caisse des
écoles (V. n° 14), commune (V. n° 12), etc. Ce vote primordial dans la vie de la cité permet
véritablement à la politique de la majorité municipale de pouvoir s'exprimer.
Travaux. - Très liée au vote du budget, la réalisation de travaux d'importance sur la commune peut
commencer. Les appels d'offres peuvent être passés (V. n° 25), les interventions dans les écoles peuvent
être plus importantes (V. n° 26).
Personnel. - Le long travail du service de la formation est pratiquement achevé. Un plan de formation
peut être mis en place pour la rentrée (V. n° 5).
1. - Débat d'orientation budgétaire - Le Code général des collectivités territoriales indique que, dans les communes
de 3 500 habitants et plus, le vote du budget doit être précédé par un débat d'orientation budgétaire (DOB). Entre la
tenue du débat et le vote du budget, ne peuvent s'écouler plus de deux mois. En revanche, le maire peut organiser un
débat d'orientation budgétaire et faire voter le budget dans la même journée, à condition qu'il y ait eu deux séances du
conseil municipal distinctes.
Le conseil municipal durant lequel a lieu le débat peut ne comporter que ce point, ou être un conseil comme un autre.
Le support du débat est le plus souvent un document d'ordre général dont la loi ne fixe d'ailleurs pas le contenu. Toute
latitude est laissée au maire, qui peut se contenter d'une discussion informelle avec les élus de l'opposition. L'essentiel
tient en la constatation que le débat a eu lieu.
Afin de rendre ce débat le plus proche possible de l'esprit de la loi, la formule suivante peut être adoptée :
-
présentation d'une série de statistiques comme cadre général. Par exemple : démographie, principaux
ratios budgétaires, nombre de demandeurs d'emploi sur la commune, etc. ;
présentation sous la forme de tendances (évolution en pourcentage par exemple) des masses financières
prévues au prochain budget, proposées par thème (administration générale, sport, culture, etc.) en
fonctionnement ;
présentation sous la forme de tendances (évolution en pourcentage par exemple) des masses financières
prévues au prochain budget, proposées par thème (équipements sportifs, équipements culturels, voirie,
etc.) en investissement.
Cette présentation, forcément très générale, du budget qui sera proposé ultérieurement peut toutefois être le support d'un
débat intéressant, alimenté en informations et suffisamment développé pour refléter une réalité.
2. - Transmission des bulletins statistiques de l'état civil à l'INSEE - Le service de l'état civil se doit d'adresser
régulièrement à l'INSEE les bulletins statistiques des actes dressés sur le territoire de la commune :
-
pour les bulletins de naissance : dès le jour du dressé de l'acte ;
pour les bulletins de reconnaissance et de décès : dans la semaine qui suit l'enregistrement de l'acte ;
pour les autres documents, notamment les bulletins de mariage : dans le mois qui suit (certaines
communes préféreront alors adresser les bulletins de mariage lors d'un envoi unique).
3. - Reprise des données de carrières des agents CNRACL concernés par le droit à l'information sur la retraite La loi du 21 août 2003 oblige la Caisse des dépôts et consignations (CDC), gestionnaire en particulier de la CNRACL, à
fournir aux agents les documents suivants : un relevé de situation individuelle (RSI) et une estimation individuelle
globale (EIG). Pour ce faire, le service du personnel procède, avant le 31 mars, à la reprise des données de carrières,
uniquement pour les agents dont l'année de naissance est communiquée par la CDC.
Conseil pratique
La saisie de ces données s'effectue via la plateforme "e-services employeurs "service" gestions des carrières CNRACL" en se
connectant sur le site : www.cdc.retraites.fr
4. - Additif aux listes électorales - Le 1er mars, le dépôt des listes électorales doit être effectué en préfecture par le
service des élections. Dans le même temps, des cartes d'électeurs sont envoyées aux nouveaux inscrits. Tous les trois
ans, il faut procéder à un envoi général.
5. - Validation des demandes de formation - Suite au retour des fiches de demande de formation et à l'élaboration
d'un planning annuel, faire valider, par les directeurs, les formations ainsi que le nom des agents retenus. La mise en
forme d'un plan de formation (PDF) suivra cette dernière validation.
6. - Préparation des activités du CLSH pour les vacances de Pâques - Si la commune dispose d'un centre de loisirs
sans hébergement (CLSH), et que celui-ci fonctionne durant les vacances de Pâques, il convient d'établir au sein du
service, en collaboration avec la direction et les équipes d'animation, un programme d'activités qui sera proposé aux
enfants ou aux adolescents. Ce programme, une fois validé et budgété, devra être publié et diffusé auprès des familles
potentiellement intéressées ainsi que par voie de presse (soit directement par le CLSH, soit par le cabinet du maire).
Établir un bilan avant l'ouverture du centre avec l'ensemble des acteurs concernés (équipe pédagogique, services
municipaux techniques, restaurants, entretien) afin de coordonner les conditions d'intendance et de maintenance.
7. - Vote du budget primitif du CCAS - Le centre communal d'actions sociales (CCAS) est un établissement public
administratif (EPA) dont le budget, dit "annexe", est voté par le conseil d'administration du centre. Présidé de droit par
le maire, il est souvent administré de fait par le vice-président, élu en conseil municipal au sein du groupe majoritaire,
ainsi que trois autres de ses collègues. Quatre autres membres, nommés par arrêté, complètent le conseil
d'administration du CCAS. Le vote du budget doit lui aussi être précédé, dans les communes de plus de 3 500 habitants,
par un débat d'orientation budgétaire. La particularité de ce budget social, comme tous les budgets sociaux, est de
dépendre pour une grande part de la subvention communale qui lui est attribuée lors du vote du budget primitif de la
commune. À cette recette principale, doivent être ajoutés les remboursements des caisses de retraites et les dons. En
dépenses, les principales masses se répartissent entre les frais de personnel, le coût des services proposés et le
fonctionnement. Le budget du CCAS est présenté pour information en annexe du budget primitif de la commune au
conseil municipal qui n'a pas à se prononcer, puisqu'il s'agit du budget déjà voté au sein du CCAS.
8. - Entretien des fossés - Spécialement en cas de risque d'inondation, penser à revoir les fossés et bas-côtés des
chemins communaux afin que le drainage des eaux de pluie se fasse dans les meilleures conditions.
9. - Contrôle technique des véhicules - La loi fait obligation à tout véhicule de plus de quatre ans de passer un
contrôle technique qui lui permettra, après réparation si nécessaire, d'être autorisé à rouler. Penser à établir la liste des
véhicules du parc communal qui sont concernés et organiser les visites auprès du centre de contrôle.
10. - Conception et rédaction du bulletin municipal - Si la politique de communication de la ville s'appuie sur un
bulletin mensuel, il faut concevoir le sommaire du numéro de mars, rédiger les différents articles, compiler les
illustrations (photographies, cartes, dessins, etc.) et, si la publication est financée par la publicité, trouver les éventuels
partenaires privés. L'imprimeur qui mettra éventuellement en page le bulletin demandera au minimum un délai de cinq
jours d'impression. Tenir compte de ce délai pour une publication à l'extrême fin du mois, voire au début du mois
suivant. Si la distribution est effectuée dans toute la ville par un distributeur privé, prévoir un délai supplémentaire de
trois à quatre jours. Dans les zones rurales, certains bureaux de poste refusant de procéder à la distribution tant que le
mandat administratif n'a pas été encaissé, il convient de procéder au paiement deux à trois semaines avant la date de
distribution prévue.
11. - Vote des subventions aux associations, CCAS et caisse des écoles - Les associations ayant remis leur dossier,
le conseil municipal statue sur le montant annuel de la subvention à leur allouer après avis des différentes commissions
concernées. Les associations (ainsi que tout organisme de ce type) percevant une subvention de plus de 23 000 EUR
doivent conclure une convention d'objectifs avec la municipalité (CGCT, art. L.1511-1. - L. n° 2004-809, 13 août
2004).
12. - Vote du budget primitif - Le vote du budget primitif doit avoir lieu, dans les communes de 3 500 habitants et
plus, dans les deux mois qui suivent le débat d'orientation budgétaire et, pour toutes les communes, impérativement
avant le 31 mars (avant le 15 avril si des élections municipales ont eu lieu en mars). Ce vote est sans aucun doute l'acte
le plus important de l'année pour le conseil municipal. Il donne de fait autorisation au maire d'engager les dépenses et de
percevoir les recettes de la commune pour l'année en cours. Ce document, préparé depuis le mois de novembre, dont
l'élaboration a mobilisé de nombreux fonctionnaires comme de nombreux élus, traduit financièrement la politique mise
en oeuvre par la majorité municipale.
L'équilibre, la sincérité et l'annualité sont les principes de base du document budgétaire, présenté selon les règles
comptables de la M14.
La section de fonctionnement compile, en dépenses, l'ensemble des charges à caractère général, les dépenses de
personnels, les dépenses obligatoires, etc. La marge de manoeuvre est souvent réduite puisque, en moyenne, 80 % des
dépenses de fonctionnement s'imposent d'elles-mêmes. Il faut bien payer le personnel, payer les factures d'énergie et
d'entretien, les participations aux syndicats intercommunaux, les intérêts d'emprunt, les indemnités aux élus, etc.
Les dotations de l'État, les impôts locaux et les subventions de fonctionnement représentent l'essentiel des recettes de
fonctionnement.
Conseil pratique
Pour connaître le montant des différentes dotations, les communes ont la possibilité de consulter, sur le site de la Direction générale
des collectivités locales, la page <http://www.dgcl.interieur.gouv.fr/actualites/dotations/accueil>.
Le vote des taux d'imposition des quatre taxes dites "les quatre vieilles" que sont la taxe d'habitation, le foncier bâti, le
foncier non bâti et la taxe professionnelle, constitue souvent le coeur de la discussion lors du vote du budget. Les
administrés surveillent de près l'augmentation des impôts locaux qui se transforment rapidement en arguments
électoraux à ne pas négliger.
La section d'investissement propose, en dépenses, le programme annuel des travaux envisagés, qui en représente la plus
grande part. Elle doit également faire figurer le capital d'emprunt encore dû.
Les recettes de la section proviennent essentiellement :
-
du virement de l'excédent de fonctionnement (qui correspond aux fonds propres de la commune) ;
de l'emprunt ;
des subventions d'investissement accordées par l'État, le conseil général ou le conseil régional ;
de la dotation globale d'équipement (DGE) attribuée par le préfet aux communes de moins de 2 000
habitants, ainsi qu'à celles de 2 001 à 20 000 habitants dont le potentiel fiscal par habitant est inférieur à
1,3 fois le potentiel fiscal moyen par habitant de cette même strate démographique.
Lors du vote du budget primitif, et afin de gagner du temps, il est conseillé de voter les demandes de subventions, tant
en fonctionnement qu'en investissement, et les autorisations d'emprunt afin qu'elles puissent être traitées plus
rapidement.
Dès que le compte administratif sera voté, il conviendra de prendre la délibération spécifique sur l'affectation du résultat
comptable, sauf si le besoin de financement de la section de fonctionnement est couvert.
13. - Mise à jour des cartes électorales - Le service des élections suit de près les retours éventuels des cartes
électorales envoyées en début de mois afin de pouvoir corriger éventuellement une erreur sur un nom ou une adresse.
14. - Vote du budget de la caisse des écoles - La caisse des écoles est un établissement public administratif (EPA)
présidé par le maire et composé de deux autres élus, désignés en conseil municipal, d'un représentant du préfet, de
l'inspecteur d'académie et de trois représentants des parents d'élèves, élus pour trois ans. Le budget voté par la caisse se
compose, en recettes, essentiellement de la subvention communale et des repas pris à la cantine payés par les parents.
En dépenses, ce sont les frais liés à la fabrication ou à l'achat tout prêt des repas qui en constituent l'essentiel. Le budget
est présenté pour information au conseil municipal le jour du vote du budget primitif de la commune.
15. - Préparation des livrets scolaires - En partenariat avec le service communication et/ou le cabinet du maire, le
service des affaires scolaires peut élaborer un livret scolaire qui sera remis aux parents au mois de juin, à la clôture des
inscriptions dans les écoles. Ce livret est un service supplémentaire qui donne des informations pratiques sur la scolarité
des enfants (présentation des écoles, fonctionnement et tarifs de la cantine, activités périscolaires municipales, etc.) et
sur le service des affaires scolaires afin de faciliter les démarches des parents. Il convient donc de préparer la maquette
du livret, de lister les informations, de choisir les illustrations et de passer commande à un imprimeur.
16. - Collecte sélective des végétaux - Le service technique peut mettre en place un service gratuit ou payant de
ramassage des végétaux (ou déchets verts) en porte-à-porte ou par l'intermédiaire de points d'apports volontaires. La
taille de mars peut générer un cubage important de ce type de déchets. Organiser une collecte, soit globale soit étalée sur
plusieurs jours et par quartier, et prévoir l'information auprès des habitants (boîtage, journaux municipaux, lumineux,
etc.).
17. - Campagne de dératisation - Au moins deux fois par an, une campagne de dératisation est à prévoir. Les
granulés sont mis gratuitement à la disposition des administrés. Le service technique, quant à lui, doit penser à s'occuper
des bâtiments publics.
18. - Traitement contre les parasites - Un certain nombre de parasites (chenilles, etc.) peuvent faire de sérieux dégâts
à un environnement par ailleurs fragilisé. Il convient donc d'intervenir par mesure de précaution à chaque fois que
nécessaire.
19. - Fleurissement estival - Dans les régions les plus méridionales, il faut songer dès la fin de mars à préparer le
fleurissement estival. Commander les plants, dessiner les jardins, revoir si besoin le système d'arrosage automatique.
20. - Vote du budget du port - Le budget du port et un budget autonome. Les ports sont des établissements publics
industriels et commerciaux (EPIC). Ils sont gérés soit par les villes, soit par le conseil général si des activités
commerciales y sont basées (transports, plongée, etc.). La principale décision à prendre en matière de recette revient à
approuver pour l'année le nouveau barème des tarifs "passager" et "permanent". En matière de dépenses, outre les frais
de personnel, il s'agit de s'adapter à la situation et à l'état du port : la consolidation de digues, le changement de chaînes,
les travaux d'électricité ou d'eau représentent les dépenses les plus courantes.
21. - Impression et distribution du bulletin municipal - Imprimer puis livrer le bulletin municipal de mars au
prestataire chargé de sa distribution suivant le contrat préalablement établi. Pour les petites communes, le maire et son
équipe peuvent toutefois se charger de la distribution. Attention, dans le cas d'une distribution en nombre par la poste, le
bulletin municipal peut être considéré comme une publicité et ne pas être distribué dans les boîtes refusant celle-ci !
22. - Publication du recueil des actes administratifs - La loi fait obligation aux maires des communes de plus de
3 500 habitants de publier au moins une fois par trimestre un recueil des actes administratifs qui compile les
délibérations et arrêtés pris depuis la dernière publication. Ce recueil est consultable par le public selon les dispositions
prévues par un arrêté du maire qui peut, afin de ne pas perturber la bonne marche des services, fixer des jours et des
horaires de consultation.
23. - Envoi des fiches de décès trimestrielles au CDI - Le service de l'état civil se doit d'adresser au centre des
impôts (CDI) dont dépend la commune les fiches des décès survenus durant le trimestre écoulé.
24. - Déclarations "Assedic" - Le service du personnel doit procéder à la déclaration mensuelle des "assedics" pour
les budgets de la commune, du CCAS et de tous budgets annexes employant du personnel.
25. - Lancement des appels d'offres travaux - Aussitôt le budget voté, lancer les appels d'offres concernant les
travaux à effectuer.
26. - Travaux dans les écoles - Si nécessaire, le service technique doit profiter des vacances scolaires de Pâques pour
effectuer les travaux d'entretien courant dans les écoles maternelles et primaires de la commune.
27. - Campagne de lutte contre les tags - À l'approche des vacances de Pâques, entamer une campagne contre les
tags et l'affichage sauvage.
28. - Nettoyage de la déchetterie - La période de Pâques est propice aux grands nettoyages de printemps. Lorsque les
communes disposent d'une déchetterie municipale, la fréquentation est en forte hausse à cette période. En prévision,
penser à nettoyer les bennes et containers, à apporter quelques modifications et à procéder à des travaux d'entretien afin
que le public, au plus fort de la fréquentation, trouve un outil valorisé.
29. - Passage à l'heure d'été - C'est généralement à la fin de mars qu'a lieu le passage de l'heure d'hiver à celle d'été. Il
convient de s'assurer que l'ensemble des horloges publiques de la ville ont bien été réglées mais aussi que l'heure
mémorisée dans les standards téléphoniques, dans les alarmes, dans les fax, etc., a bien été changée.
30. - Décorations - Envoyer au préfet les propositions d'attribution de la Médaille d'honneur communale pour les
agents et des élus ayant au moins vingt ans d'ancienneté de services publics.
31. - Opérations de déneigement et de lutte contre le verglas - Un bilan annuel peut être établi avec les services
techniques et la direction départementale de l'équipement (DDE) pour recenser et améliorer les dispositifs mis en place
pour l'hiver qui vient de s'écouler.
32. - Liste des marchés passés à l'année précédente - La collectivité publie, au cours du premier trimestre de chaque
année, une liste des marchés conclus l'année précédente ainsi que le nom des attributaires (CMP, art. 133). Cette
disposition est un gage de transparence quant à l'emploi des deniers publics.
Les modalités d'application de l'article 133 du Code des marchés publics sont définies par l'arrêté du 26 décembre 2007
(Journal Officiel 29 Décembre 2007) qui est applicable aux marchés conclus à partir du 1er janvier 2008.
Une totale liberté est laissée aux collectivités quant au choix du support de publication de la liste des marchés conclus
l'année précédente. Dans un souci d'économie, la publication sur les sites Internet de ces collectivités, lorsque de tels
sites existent, peut être privilégiée (Rép. min. n° 17618 : JO Sénat Q, 4 juill. 2005).
Pour chacun de ces trois types de prestations (travaux, fournitures et services), les marchés sont regroupés en fonction
de leur prix selon les tranches suivantes :
en EUROS
4 000 HT à 19 999,99 HT
20 000 HT à 49 999,99 HT
50 000 HT à 89 999,99 HT
90 000 HT à 134 999,99 HT
133 000 HT à 205 999,99 HT
206 000 HT à 999 999,99 HT
1 000 000 HT à 2 999 999,99 HT
3 000 000 HT à 5 149 999,99 HT
5 150 000 HT et plus
Les marchés doivent être présentés en distinguant selon le type d'achat : travaux, fournitures et services. Puis, au sein de
chaque catégorie, les marchés doivent être regroupés, en fonction de leur montant, dans différentes tranches, dont les
montants sont précisés ci-dessus. Doivent également figurer sur la liste, l'objet et la date du marché, ainsi que le nom de
l'attributaire, en mentionnant le code postal du titulaire du marché.
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