TITRE DE LA PRÉSENTATION TITLE

Mise en œuvre d’un
Serveur d’Archivage
Electronique pour les
factures client
28/01/2015
Sébastien Dufrene
Lyonnaise des Eaux France
• Filiale du groupe Suez Environnement
− 2ème distributeur d’eau en France et dans le monde
• Lyonnaise des Eaux France en chiffres
− 11 300 salariés
− 2,2 Milliards de Chiffre d’Affaires
− 4,5 millions d’abonnés
• Direction clientèle
− 1,6 Milliards du Chiffre d’Affaire pour la facturation Clientèle
− 1 million de factures par mois
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Genèse du projet
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• Périmètre du projet
− Factures et Relances émises par la clientèle
 Contrainte juridique de conservation des documents (10 ans)
 Volume important (120 millions de documents à la cible)
 Problématique associée à de nombreuses formes factures (modalités de
concession)
• Objectifs du projet
− Mettre en place une solution pérenne
− Rationaliser l’archivage au sein de l’entreprise
− Promouvoir la dématérialisation des factures
 Contrainte juridique, choix de LDE sur documents à valeur probante au
format PDF signé
− Conserver les 10 ans d’historique présent dans l’ancien système
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Genèse du projet
•
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Prise en compte de l’existant
− GED du patrimoine visible : gestion de tous les documents techniques
liés aux différents sites et matériels de LDE
(Plan d’accès, plan des équipements, rapport de maintenance, … )
Fournisseur : Alfresco
− SAE CMOD 3.1 contenant l’ensemble de l’historique facture en AFP
Fournisseur : IBM, partenaire historique de LDE
 Pré-étude : Choix de la solution SAE
1. Une solution s’articulant autour de l’outil de GED Alfresco
2. Implémenter CMOD dans une nouvelle version
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Résultat de la pré-étude
Elément différenciant :
 Pérennité de la valeur probante des documents
− La solution CMOD signait les flux AFP et non les PDF de façon
unitaire
 Plus grande complexité en cas de changement de solution
− La solution Alfresco/Almetis signe les documents unitairement et
s’appuie sur les baies de stockage EMC Centera
 Possibilité de changer de solution autour des baies de stockage Centera sans
altérer la valeur probante des documents existants
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Solution SAE retenue :SAMCLI
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Double envoi des XML source
Systèmes de
facturation
Serveur
versant
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Envoi des PDF
composés
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Indexation des
PDF signés
ALFRESCO
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Editique
Dépôt des PDF dans
les baies sécurisées
Signature des PDF
Signature &
Horodatage
ALMETIS
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Horodatage de la mise
en archive des PDF
Baies de
stockage
EMC
Légende
Système
existant
Prestataire
externe
Nouvelles
briques
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Chronologie du projet
Octobre 2012 – Lancement de la pré-étude
Lancement pré étude
10/12
Lancement projet
04/13
Production
01/14
Début
reprise
02/14
Février 2013 – Choix de la solution
Avril 2013 – Contractualisation et lancement du projet
Juillet 2013 – Lancement du projet de reprise des documents
Aout 2013 – Réception de l’infrastructure
Janvier 2014 – Démarrage de l’intégration des docs sans Valeur Probante
Février 2014 – Démarrage de l’injection des docs de reprise
Valeur probante
Juillet 2014 – Toutes les applis. Clientes consultent SAMCLI
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Novembre 2014 – Déploiement de la chaine de contrôle
Février 2015 – Fin de la reprise des documents
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Reprise des documents
•
Volumétrie
− 50 millions de documents
•
Spécificités
− Conversion AFP vers PDF
− Nombreuses maquettes différentes
•
Contrainte
− Auditabilité du processus de reprise des factures
 Vérifier l’exhaustivité et la conformité du document repris
•
Solution
− Utilisation de l’outil Compart pour la conversion
− Mise en place d’un contrôle automatique des métadonnées
− Mise en place d’un contrôle visuel par échantillonnage
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Retour d’expérience / points clés
•
Mise en place de l’infrastructure
− Temps et synchronisation des différents acteurs
• Internes, Hébergeur, Fournisseurs
•
Reprise des documents
− Spécification et mise en place de la chaine auditable
− Temps d’injection des 50 millions de documents à reprendre
•
Stabilisation de la configuration matérielle
− En fonction de l’évolution du volume de documents indexés
− Sur-sollicitation lors de la phase de reprise de l’existant
•
Multiplicité des intervenants
− EMC, Alfresco, Almetis, Compart, Alyotech, Aerow, Dokumento, IBM, services internes
(Métier, technique, architecture, Juridique, infra, DSI)
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Points positifs
• Solution opérationnelle
− Respect des contraintes de temps de chargement du récurrent
− Performance de consultation très satisfaisante
• Solution évolutive
• Maîtrise des coûts récurrents
− Pas de surcoût non prévus en cas de pic de chargement
− Pas de coût à l’acte pour les signatures et horodatages
• Contrôle qualité du versement des documents
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Et si c’était à refaire …
Pas de remise en cause des briques techniques
choisies mais dans une organisation de projet
différente…
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