Comparatif entre la GED Alfresco et la GED d`Ibiza

Rainbow-Integration
Comparatif entre la G.E.D Alfresco
et la G.E.D d'Ibiza Software
de Brochard Florent
Version 3.0
Brochard Florent
Comparatif entre les G.E.D
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Rainbow-Integration
Alfresco 4.2
GED d'Ibiza Software
Stockage de données
Stockage sur un serveur
hébergé ou
Stockage sur le cloud
d'Alfresco (10 Go gratuit).
Stockage sur des seveurs d'Ibiza
Software (SaaS) ou
Stockage sur un serveur
hébergé.
Sécurité des données
Alfresco est sécurisé (Login,
mot de passe, Droits
d'utilisateur)
Sécurisé par un login et un mot
de passe
Gestion documentaire
Arborescence de dossier
(Adressage)
Catégorie (Type) géré par
l'administrateur.
Tag (Contenu) géré par les
utilisateurs
Outil de recherche.
Arborescence (Adressage)
Système Exercice (Année)
Présence d'un modèle
d'arborescence créé pour les
experts comptables mais
impossible de modifier les
dossiers de base.
Pas d'outil de recherche.
Ajout de métadonnées
automatique (date)
Ajout manuel de la date
Edition en ligne
Les documents bureautiques
peuvent être modifiés en ligne
avec Internet Explorer.
Pas d'édition en ligne
Pré-visualisation
Pré-visualisation flash
Pas de pré-visualisation
Versioning
Possibilité de conserver les
Pas de versioning.
versions précédentes d'un
fichier modifié et de récupérer
une version antérieure à la
Deux documents peuvent avoir
version actuelle en cas d'erreur. le même nom et la même
extension dans un même
dossier.
Verouillage de document lors
de la modification.
Règles et workflows
Les règles permettent de
paramétrer des actions
automatisées sur les fichiers
d'un dossier.
Pas de règle ou de workflow
Les workflows permettent
d'assigner une tâche sur un ou
plusieurs documents à un ou
plusieurs utilisateurs.
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Travail collaboratif
wiki, forum, agenda
(synchronisation avec outlook)
Mobilité
Applications mobiles
disponibles
Pas d'applications mobiles
Coût
Alfresco Community : Moins
de fonctionnalité
Pas de limite d'utilisateur
Coût lié à l'administration du
serveur (maintenance et
gestion).
SaaS (Software as a Service) :
Compris dans le logiciel
globale d'Ibiza Software
Cloud :
version gratuite :
10 Go de stockage
Pas de limitation d'utilisateur
Taille de fichier limitée à 50 Mo
version payante :
De 25 à 500 Go de stockage
$49/mois (5 utilisateurs)
$9/mois par utilisateur
supplémentaire
Taille de fichier limitée à 2 Go
Hébergement :
Oasiswork (3 versions) :
- hébergement sur un serveur et
maintenance
Serveur-host.com :
coût variable selon les options
désirées
TGI (Technique Gestion
Informatique)
Ergonomie
Pas de clic droit.
Drag and Drop (faire glisser et
déposer les fichiers et les
dossiers de l'ordinateur vers
Alfresco ave la souris)
Modèle économique
Logiciel libre (Open Source)
Logiciel propriétaire
sous licence GNU LGPL
(Lesser General Public Licence) Seule l'entreprise propriétaire
du logiciel a accès au code
Le code source du logiciel peut source
être utilisé, étudié, modifié et
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Possibilité d'utiliser le clic droit
pour ouvrir un menu avec des
actions basiques comme copier,
couper, ouvrir, supprimer.
Pas de Drag and Drop.
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redistrubué sous des versions
modifiées par n'importe quel
utilisateur respectant la licence
GNU LGPL
La communauté d'utilisateurs
d'Alfresco peut créer de
nouvelles fonctionnalités
pouvant ensuite être intégrées
au produit
Synthèse :
La G.E.D d'Ibiza Software est très limitée et sert surtout à classer les fichiers dans une arborescence
similaire au système de fichier windows.
Alfresco est un outil beaucoup plus complet dans la gestion des documents et pour le travail
collaboratif.
La version community offre toutes les fonctionnalités gratuitement.
Pour les applications Cloud privé d'Ibiza Software et Alfresco Cloud, un loyer est à payer au
fournisseur. A voir le tarif en fonction du nombre d’utilisateurs et de la quantité de données à stoker.
Pour Alfresco Cloud, le tarif est de 184 $ par mois pour 20 utilisateurs (environ 140 € par moi)
Ce que nous pouvons faire pour les experts comptable :
Le client se connecte à Alfresco puis accède au site, dépose la facture dans un dossier de
réception qui la classe automatiquement (par nom du client) dans un dossier client/recu (possibilité
d'envoie de mail d'alerte), repos des données sur Ibiza par l'expert comptable ou un technicien.
Transfert du fichier dans un dossier client/traité. Le client peut alors recevoir une alerte par courriel
à la fin de la procédure.
L'expert comptable peut avoir un accès rapide aux fichiers client et aux bases documentaires
internes grâce au moteur de recherche.
De plus, les documents rangés dans la GED de Ibiza Software peuvent être accessibles
n'importe où en se connectant au compte. De même pour Alfresco si le serveur est accessible
24H/24 et vous pouvez aussi y accéder par l'application mobile.
Brochard Florent
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