Qualiac® et la dématérialisation des factures

Dématérialisation des
factures fournisseurs
Qualiac® et
la dématérialisation des
factures
Dématérialisation des factures
Sommaire
Les sources de la LAD (Lecture Automatique de Document) et
Gestion Electronique de Document
Les fonctionnalités génériques attendues d’une Lecture
Automatique de Document
Intégration Qualiac® :
Connecteur : LAD & GED
Visualisation
Publication
Dématérialisation des factures
Sommaire
Les sources de la LAD (Lecture Automatique de Document) et
Gestion Electronique de Document
Les fonctionnalités génériques attendues d’une Lecture
Automatique de Document
Intégration Qualiac® :
Connecteur : LAD & GED
Visualisation
Publication
Dématérialisation des factures
Les factures fournisseurs
Volumétrie considérable :
1,9 milliard de factures échangées en France chaque année.
Dont plus de 95% sous format papier
Coût de traitement élevé : environ 14 euros pour le tri,
l’enregistrement, le traitement et l’archivage
Temps moyen de traitement manuel : 12 jours
30% des entreprises envisagent la dématérialisation comme
action prioritaire pour améliorer leurs processus, pour réduire
les coûts dans le cadre d’une conjoncture difficile
Source Markess International Déc-2005
Un
Un cycle
cycle de
de traitement
traitement source
source de
de dysfonctionnement
dysfonctionnement
Arrivée de la facture
dans les services
Arrivée de la facture
à la comptabilité
2eme signature
Indication du
centre de coût
1ère signature
Retour Comptabilité
1ere signature
Saisie par le comptable
2ème signature
Indication du
centre de coût
Envoi pour validation
Envoi à la comptabilité
Archivage de la facture
papier
2
Cycle
Cycle de
de traitement
traitement des
des factures
factures
fournisseurs
fournisseurs source
source de
de dysfonctionnements
dysfonctionnements
Saisie manuelle des factures
Beaucoup d’acteurs au sein du cycle
Aucune traçabilité
Relance manuelle des intervenants
Circulation du papier (photocopie, fiche navette,…)
Des factures qui arrivent avant que les réceptions soient
saisies
Processus hétérogènes de traitement
Des réponses fonctionnelles
Dématérialisation des factures
• Numérisation (papier)
• Fichier
• EDI image (dématérialisation fiscale)
Rapprochement automatique pour les factures avec
commande Workflow pour :
• Approbation des factures marchandise en litige
(absence de réception, écart prix, écart quantité,…)
• Enrichissement des factures sans commande
(compte comptable, centre de coûts,…)
• Bon à payer
Archivage des factures
• Accès en permanence à l’image de la facture
• Lien permanent entre le papier et l’image
Les bénéfices attendus
Réduction des coûts liés aux frais administratifs et aux
ressources humaines
Plus grande disponibilité du service comptable pour les
tâches à valeur ajoutée
Réduction des délais de traitement
Amélioration de la relation fournisseur
Industrialisation des processus
Traçabilité du processus
Accès instantané aux images des factures
Retour sur investissement rapide de l’ordre de un an
Dématérialisation des factures
Sommaire
Les sources de la LAD (Lecture Automatique de Document) et
Gestion Electronique de Document
Les fonctionnalités génériques attendues d’une Lecture
Automatique de Document
Intégration Qualiac® :
Connecteur : LAD & GED
Visualisation
Publication
Les fonctionnalités principales
Traitement des factures Papier
Traitement de facture déjà dématérialisée (exemple envoie fichier
par e.mail avec image des factures)
Réception de Fichier facture
2
Facture
Facture Papier
Papier :: Convertir
Convertir le
le papier
papier en
en images
images
•
•
•
•
•
Identification
Traitement dynamique de l’image
Suppression des fonds pré-imprimés
Gestion avancée des lots
Contrôle qualité lors de la numérisation
Réception
Réception des
des factures
factures dématérialisées
dématérialisées
Sécurité
– Gestion des signatures électroniques
– Accusé de réception
Traitement immédiat
Tri automatique des e-mails
Toutes les informations du mail sont
conservées
Réception de fichiers
Réception de tout type de fichier XML
Création automatique d’une image du fichier
– Utile pour garder une trace du fichier reçu
– Utile lors des phases de Workflow
Identification et Capture
Identification du fournisseur et de la société facturée
•
N° TVA intracommunautaire
•
SIRET / SIREN ou équivalent
•
Coordonnées bancaires
•
Adresse
Captures des informations permettant d’automatiser la
saisie de la facture
• Numéro de facture
• Date de facture
• Numéro de commande
• Numéro de bon de livraison
• Ligne articles (quantité, prix unitaire, article, prix total,…)
• Date d’échéance
• Taux TVA
• Montant HT
• Montants TVA
• Montant TTC
• Devise
• Détection des avoirs
Validation
Validation automatique
automatique
des
des captures
captures effectuées
effectuées
Règles métier :
Montant TTC = Montant HT+ Montant TVA
Sommes des lignes articles = Montant HT
Date de la facture = Date du système +/- intervalle de
temps
Tables de données internes (utilisateur, modèle, fournisseur
etc.)
Bases de données ERP : (fournisseur, commande, article etc.)
Exemple de process Cible
Outil de LAD
Numérisation
Lecture et
vérifications
automatiques
Intégration
dans l’ERP
Qualiac®
Rapprochement
commandes
factures
Approbation
factures
Bons à payer
Workflow
Règlement
fournisseurs
Dossiers
fournisseurs
électroniques
Factures
Pièces
jointes
Consultation images en Gestion
Électronique de Documents
Outil de GED
Dématérialisation des factures
Sommaire
Les sources de la LAD (Lecture Automatique de Document) et
Gestion Electronique de Document
Les fonctionnalités génériques attendues d’une Lecture
Automatique de Document
Intégration Qualiac® :
Connecteur : LAD & GED
Visualisation
Publication
®
Offre Qualiac®
Intégration dans
l’ERP Qualiac®
Consultation
images
Rapprochements
commandes
factures
• Qualiac® Connecteur : intégration via
LAD, Export GED
• Qualiac® Visualisation
Approbation factures
Bons à payer Workflow
Règlement
fournisseurs
• Qualiac® Publication de
Document
® Connecteur : Lien LAD
Qualiac®
Traitement d’intégration des factures dans le SAS d’entrée
(Développement fichier à intégrer via l’outil Xlink)
Lecture et
vérifications
automatiques
Intégration dans
l’ERP Qualiac® :
Fichier de données +
fichier images
Rapprochements
commandes
factures
Interface des données à contrôler dans la LAD :
fournisseur, commande, etc.
® Connecteur : lien GED
Qualiac®
Traitement d’export des Factures et documents associés vers
le dossier fournisseur (interactif ou Batch)
Intégration dans
l’ERP Qualiac®
Rapprochements
commandes factures
Approbation factures
Bons à payer
Workflow
Consultation
images
Fichier export
Qualiac®
Gestion Électronique de
Documents
Règlement
fournisseurs
®
Qualiac®
Intégration dans
l’ERP Qualiac®
Consultation
images
Rapprochements
commandes
factures
• Qualiac® Connecteur : intégration
via LAD, Export GED
• Qualiac® Visualisation
Approbation factures
Bons à payer Workflow
Règlement
fournisseurs
• Qualiac® Publication de
Document
® Visualisation
Qualiac®
Approbation
factures
Bons à payer
Workflow
Règlement
fournisseurs
Rapprochements
commandes factures
Consultation images, mise à
jour dossier fournisseur
électronique en GED
® Visualisation
Qualiac
Qualiac®
Visualisation ::
Facture
Facture
Active l’option
® Visualisation
Qualiac
Qualiac®
Visualisation :: Bon
Bon à
à payer
payer
Active l’option
2
® Visualisation
Qualiac
Qualiac®
Visualisation ::
Utilisation
Utilisation module
module Wim
Wim
® Visualisation
Qualiac
Qualiac®
Visualisation ::
Utilisation
Utilisation module
module Wim
Wim
®
Qualiac®
Intégration dans
l’ERP Qualiac®
Consultation
images
Rapprochements
commandes factures
• Qualiac® Connecteur : intégration via
LAD, Export GED
• Qualiac® Visualisation
Approbation factures
Bons à payer Workflow
Règlement
fournisseurs
• Qualiac® Publication de
Document
® Publication
Qualiac
Qualiac®
Publication :: Association
Association
®
de
de documents
documents aux
aux entités
entités Qualiac
Qualiac®
ENTITE (GTDEN):
exemple : Article,
Tiers etc..
Autorisation (GTDAE)
type de document/Entité
TYPE DE DOCUMENT
(GTDTY)
Association des
documents appelables
à partir des entités Qualiac®
(GTIDOC)
® Publication
Qualiac
Qualiac®
Publication étape
étape 1
1 ::
Association
Association de
de document
document
Bouton
Parcourir
Active l’option
2
QUESTION(S)
REPONSE(S)…