Manuel de la qualité

Transcription

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Table des matières
1.
1.1.
1.2.
2.
3.
4.
4.1.
4.2.
4.3.
5.
6.
6.1.
6.2.
7.
7.1.
7.2.
7.3.
7.4.
7.5.
7.6.
8.
9.
L’Agence ........................................................................................................................................ 3
Description Générale.................................................................................................................. 3
Notre mission ............................................................................................................................. 4
Politique de Qualité ...................................................................................................................... 5
Domaine d’application et Objectif, Portée ................................................................................ 7
Systèmes de gestion de la qualité ............................................................................................. 8
Exigences générales ................................................................................................................ 8
Système de Gestion de la Qualité........................................................................................ 10
Exigences de documentation................................................................................................ 10
Chapitre 5 ISO: Responsabilité de la direction ...................................................................... 12
Chapitre 6 ISO: Gestion des ressources ................................................................................ 22
Ressources humaines ............................................................................................................ 24
Infrastructure.......................................................................................................................... 24
ISO Chapitre 7 : Réalisation des services............................................................................... 25
Planning................................................................................................................................... 26
Processus en relation avec le client et les parties intéressées........................................ 26
Conception et développement ............................................................................................. 26
Achats ...................................................................................................................................... 26
Production et fourniture de services ................................................................................... 27
Contrôle des appareils de surveillance et de mesure ....................................................... 28
Chapitre 8 ISO : Mesure, analyse et amélioration ................................................................ 29
Références à la norme ISO 9001 ............................................................................................. 31
Journal de l’historique du document
Par
Révision
Date de la révision
Description des modifications
1
20/08/08
Version initiale
J. Geenen
2
20/10/09
Actualisation suite à la réorganisation (MII).
Actualisation de l’inventaire des processus.
L. Vereecken
3
01/08/2010
Actualisation suite à la réorganisation (support).
Actualisation de l’inventaire des processus. Mise en
concordance avec ISO 9001-2008.
L.Vereecken
4
25/07/2011
Actualisation suite à la réorganisation (Département
Sécurité et transport). Actualisation de l’inventaire des
processus
L. Vereecken
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1. L’Agence
1.1. Description Générale
Le législateur a créé l’Agence fédérale de Contrôle nucléaire en lui conférant la forme d’une
autorité de sûreté indépendante qui bénéficie de l’autorité nécessaire et de l’expertise
requise pour veiller au déroulement en toute sûreté de toutes les activités impliquant
l’utilisation de matières radioactives ou de rayonnements ionisants. Bien que toutes les
attentions se focalisent sans conteste sur la sûreté de l’exploitation des centrales nucléaires,
celle-ci ne constitue pas la principale activité de l’Agence. Parmi les missions et les
responsabilités qui relèvent de la compétence de l’Agence, la protection de la population, des
travailleurs et de l’environnement contre les risques nucléaires et radiologiques occupe une
position centrale. La manière dont l’Agence conçoit sa mission et les valeurs qui lui tiennent
particulièrement à coeur sont abordées plus loin dans ce rapport.
L’Agence s’est vue attribuer ses compétences le 1er septembre 2001. Depuis lors, elle délivre
de manière autonome des autorisations et agréments aux établissements de classe II et III,
elle conseille le Roi qui autorise les établissements de classe I par AR. Elle contrôle le respect
des conditions d’autorisations en procédant à des inspections et elle supervise les contrôles
qu’effectuent les organismes agréés pour son compte au sein des installations autorisées.
Ces organismes appartiennent à des organisations privées et indépendantes, ou font partie
de BEL-V, filiale de l’AFCN. Ces organismes sont agréés par la loi afin d’exécuter les
contrôles dans les installations autorisées, d’une manière régulière.
En outre, l’Agence accorde un intérêt particulier au développement de ses fonctions de
surveillance, à savoir sa capacité à réagir de manière adéquate face à tout événement ou
évolution qui présente une menace réelle ou potentielle et qui demande, pour cette raison,
une étude de sûreté suivie de mesures préventives ou curatives. Dans ce cadre, l’Agence
souhaite évoluer et s’ériger en un centre indépendant de connaissances et d’expertise en
matière de sûreté nucléaire et de radioprotection, qui serait au service des responsables
politiques, des exploitants des centrales nucléaires et de la population. Elle souhaite
s’affirmer en tant qu’organisation opérationnelle chargée de suivre en permanence la
radioactivité ambiante, capable à tout moment de faire face à des situations d’urgence
éventuelles et capable de détecter, à un stade précoce, les pratiques malveillantes relatives
aux matières radioactives ou aux technologies nucléaires.
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1.2. Notre mission
L’Agence fédérale de Contrôle nucléaire va, en sa qualité d’autorité compétente
indépendante, veiller au respect et à l’amélioration des lois et de la législation relatives à la
protection de la population, des travailleurs et de l’environnement contre les dangers de
rayonnements ionisants.
Nos Valeurs sont les suivantes:
• Nous souhaitons nous ériger en une organisation intègre, impartiale et fiable.
• Pour renforcer notre crédibilité, nous veillons à ce que nos actions soient visibles et
compréhensibles de tous.
x Nous aspirons à une expertise indépendante, qualifiée et multidisciplinaire.
• Nous communiquons de manière transparente, neutre et objective.
• Nous agissons de manière proactive.
x Nous tendons vers une amélioration continue.
• Nous entretenons des relations honnêtes et constructives avec nos parties prenantes.
• Nous souhaitons une concertation basée sur le respect mutuel, l’écoute active et le
dialogue.
Pour ce faire, l’Agence :
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constituera une équipe d’experts compétents et la préservera, utilisera efficacement
les moyens disponibles dans l’optique de réaliser ses objectifs ;
effectuera un contrôle des installations nucléaires et radiologiques, depuis les
premières conditions d’exploitation jusqu’à leur démantèlement, y compris les
inspections régulières de toutes les activités humaines qui peuvent occasionner une
augmentation de l’exposition de la population et des travailleurs aux rayonnements
ionisants ;
exercera une surveillance radiologique efficace du territoire ;
mettra à disposition ses compétences en cas d’urgence ;
encouragera et coordonnera la recherche et le développement, y compris le domaine
réglementaire ;
proposera au législateur les modifications réglementaires qu’elle jugera nécessaires
vu l’évolution scientifique et socio-économique.
Finalement, l’Agence travaillera dans un esprit de concertation et de dialogue avec toutes
les parties intéressées et s’efforcera à tout moment de donner des informations neutres,
objectives et pondérées.
Ces valeurs prépondérantes pour l’AFCN mènent aux aspirations suivantes en matière de
politique de qualité.
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2. Politique de Qualité
Nos missions
La première mission de l’Agence est la protection de la population et de l’environnement
contre les dangers provenant de rayonnements ionisants. La population et l’environnement
sont donc nos principaux clients. L’Agence se propose de contribuer activement à un
environnement sain et sûr pour la population, et prend en charge le Contrôle Nucléaire.
Priorité à la protection de la population
Dans le cadre de la législation actuelle et en accord avec les attentes de la communauté,
l’Agence accorde la priorité à la protection de la santé publique, à la sûreté, à la sécurité et
au développement des moyens les plus performants de radioprotection.
Cela demeure notre principal objectif, même si nous sommes contraints de tenir compte du
contexte politique, économique et financier dans lequel nous travaillons.
L’Agence entre de plus en contact avec un grand nombre d’intéressés : organisations
internationales, autorités nationales et régionales, hôpitaux, établissements industriels et
prestataires de services dans le secteur nucléaire, professions médicales : radiologues,
vétérinaires et dentistes et leurs fédérations, population, etc. : tous ont leurs propres
attentes à l’égard de l’Agence. L’Agence leur apportera, dans leur domaine, le soutien
nécessaire ; le cas échéant, elle contrôlera de façon à ce qu’ils puissent à leur tour et dans
leur domaine, contribuer de manière correcte et qualitative à la protection de la population
et de l’environnement.
Transparence
L’Agence opte explicitement pour une diffusion maximale d’informations objectives sur son
domaine d’activité. Certains aspects de notre fonctionnement exigent, il est vrai, de la
discrétion et même la confidentialité, et ce dans le cadre de la sûreté nationale. Pour garantir
cette transparence, nous optons donc pour une approche multidisciplinaire, justifiée
déontologiquement, où nous utilisons des critères précis. C’est la seule manière de s’assurer
que tous les aspects d’une problématique seront examinés avec professionnalisme, en
profondeur et assez largement.
Indépendance
Consciente de sa responsabilité vis-à-vis de la communauté, et dans l’esprit du législateur,
l’Agence veut prévenir toute situation dans laquelle son indépendance ou celle de ses
collaborateurs pourrait être menacée.
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Choix du modèle de concertation
Dans un souci de protection de la population et de l’environnement, nous avons aussi des
obligations envers les exploitants de tout type. Là où, d’une part, nous sommes tenus de
veiller à ce qu’ils respectent correctement la législation et les conditions d’autorisation, nous
voulons, d’autre part, les aider dans ce respect, en leur fournissant des informations
correctes et rapides sur les règles qui leur sont imposées et sur la manière de les mettre en
œuvre.
Nous les considérons donc comme des “stakeholders” et voulons les impliquer un maximum
dans la concertation sur la législation qui leur est applicable et les conseiller.
Compétences
Ceci nous amène inévitablement aux compétences de nos collaborateurs. Nous avons besoin
des collaborateurs les plus compétents dans tous les domaines couverts, ce qui se traduit
non seulement dans notre politique de recrutement mais aussi dans les systèmes et les
moyens que nous mettons à disposition pour acquérir des connaissances et des
compétences, les garder, les élargir et les diffuser au sein de notre organisation. La
connaissance est notre principal capital, et la préserver est notre souci premier.
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3. Domaine d’application et Objectif, Portée
Le Système de Gestion de la Qualité (SGQ) décrit dans ce manuel couvre toutes les activités
de l’AFCN telles qu’elles sont effectuées pour répondre à la mission de l’Agence.
Ce document est basé sur la norme ISO 9001:2008 et sert à sa mise en œuvre. Ce manuel
ainsi que les procédures qui y sont mentionnées donnent les directives nécessaires pour
atteindre et conserver une conformité totale avec cette norme internationale.
Ce Système de Gestion de la Qualité couvre l’exécution d’études et/ou les avis à donner,
toutes sortes d’inspections et de contrôles, l’octroi d’autorisations et d’agréments, ainsi que
le suivi et l’adaptation de la loi et de la législation concernant la protection de la population
contre les dangers de rayonnements ionisants.
Le paragraphe 7.3. de la norme ISO 9001 est exclu dans la mesure où l’Agence même ne
réalise ni développements, ni produits.
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4. Systèmes de gestion de la qualité
4.1. Exigences générales
L’application d’un Système de Gestion de la Qualité est une décision
stratégique d’une organisation. La conception et l’introduction du Système
de Gestion de la Qualité d’une organisation sont influencées par des
besoins variables, des objectifs spéciaux, les services fournis, les processus
appliqués, la taille et la structure de l’organisation. Ce manuel est le
résultat d’une telle décision de l’AFCN. Il décrit comment l’Agence a mis
sur pied un Système de Gestion de la Qualité qui rencontre les exigences
de la norme internationale ISO 9001:2008.
Les principes de gestion de la qualité pris en considération lors du
développement des normes internationales ISO 9000 ont leur incidence
dans l’organisation de l’Agence.
Le modèle d’un Système de Gestion de la Qualité basé sur des processus,
comme le montre l’illustration 1, illustre les liens entre les processus qui
sont repris aux chapitres 4 à 8 de la norme ISO 9001:2008. Cette
illustration montre que le(s) donneur(s) d’ordre jouent un rôle important
dans la définition d’exigences comme les inputs. Dans notre cas, le
donneur d’ordre est l’autorité compétente qui, au nom de la population, a
formulé les exigences (légales) qui constituent notre mission. La
surveillance de la satisfaction du client consiste à vérifier si les parties
concernées (les stakeholders) estiment que l’organisation répond aux
exigences préétablies. Le modèle de l’illustration 1 traduit toutes les
exigences de cette norme internationale, mais ne montre pas les processus
de façon détaillée.
Cette norme internationale ne reprend pas d’exigences qui ont
spécifiquement trait à d’autres systèmes de gestion, notamment la gestion
environnementale ou la gestion de la santé et de la sûreté.
Si des éléments ayant trait à de tels systèmes s’appliquent au
fonctionnement de l’AFCN, ils sont intégrés dans le système de gestion de
la qualité.
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Illustration 1: l’AFCN comme Système de qualité
L’AFCN sous-traite une série de processus à des parties externes spécialisées :
(i)
les mesures effectuées dans le cadre de la surveillance radiologique du
territoire ;
(ii)
des interventions spécifiques dans le cadre du rôle de garde ;
(iii)
les contrôles effectués par notre filiale Bel V et les organismes agréés ;
(iv)
les audits dosimétriques réalisés au sein des services de radiothérapie.
La qualité de l’exécution des ces activités sous-traitées fait l’objet d’un suivi
minutieux grâce à des processus de contrôle individuels spécifiquement établis à cet
effet.
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4.2. Système de Gestion de la Qualité
Ce système comprend différentes procédures documentées exigées par la
norme, ainsi que les descriptions des processus clés (core process) et des
processus d’appui à l’AFCN. Les procédures imposées par la norme sont les
suivantes:

Maîtrise de la documentation
¾ Repris dans la procédure PC 001-01

Maîtrise des enregistrements
¾

Repris dans la procédure PC 001-02
Audit interne

Maîtrise de produits divergents

Mesures de correction
¾

Repris dans la procédure PC 009-03
Mesures préventives
4.3. Exigences de documentation
La documentation du Système de Gestion de la Qualité comprend une
série de "documents qualité" (procédures, instructions, ...) qui sont
établis, documentés, déployés et mis à jour par l’Audit Interne
Ces documents qualité traitent les sujets qui sont explicitement
mentionnés dans la norme internationale, mais également des processus
que l’organisation juge nécessaires pour pouvoir assurer le
fonctionnement effectif et le contrôle de ses activités.
4.3.1. Manuel de qualité
Ce Manuel de qualité est une partie de la documentation totale de
l’organisation et est le premier et le principal document pour tous
les collaborateurs de l’AFCN, afin de les renseigner sur le Système
de Gestion de la Qualité (SGQ) et de les guider dans son
fonctionnement.
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4.3.2. Documents contrôlés
Les documents qui font partie du SGQ, ou sont importants pour le
déploiement et la maintenance du système, sont contrôlés et gérés
conformément à notre procédure "Gestion des documents relatifs
au système de qualité" (PC 001-01). Cette procédure décrit la façon
de procéder pour :
x L’approbation et la révision des procédures et autres documents
qualité qui documentent le système ;
x L’identification de la révision ;
x La distribution de ces documents ;
x La prévention de l’usage involontaire de documents dépassés ;
x La disponibilité permanente de ces documents.
4.3.3. Contrôle des enregistrements de qualité
Les enregistrements de qualité qui sont exigés par le SGQ sont
contrôlés conformément à la procédure Enregistrement.
Ces enregistrements sont conservés pour avoir à disposition la
preuve nécessaire qui démontre que le SGQ fonctionne avec
efficacité et demeure en conformité avec la norme internationale.
L’ensemble des procédures et processus est décrit ci-après, dans l’ordre
dans lequel ils sont traités dans la norme ISO 9001:2008, chapitre par
chapitre. Les références aux paragraphes concernés de la norme y sont à
chaque fois ajoutées.
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5. Chapitre 5 ISO: Responsabilité de la direction
Ce chapitre de la norme traite de la Responsabilité de la direction dans un
Système de Gestion de la Qualité :
Leadership, assiduité et participation active de la direction sont essentiels
au développement et au maintien d’un Système de Gestion de la Qualité
fonctionnel et efficace qui procure des avantages à l’ensemble des
intéressés. Pour obtenir ces avantages, il convient de mesurer la
satisfaction du client, la maintenir à niveau et l’augmenter. Il appartient à
la direction d’envisager des mesures, comme :
Déterminer vision, stratégie et objectifs stratégiques correspondant au
but de l’organisation ;
Mener l’organisation en adoptant un comportement exemplaire pour
développer une confiance chez les collaborateurs ;
Formuler l’orientation et les valeurs de l’organisation quant à la qualité
et au Système de Gestion de la Qualité ;
Participer à des projets d’amélioration pour rechercher de nouvelles
méthodes, de nouvelles solutions et de nouveaux produits ;
Obtenir un feed-back direct sur l’efficacité et la fonctionnalité du
Système de Gestion de la Qualité ;
Etablir les processus pour la réalisation des services qui créent une
valeur ajoutée pour l’organisation ;
Etablir les processus d’appui qui exercent une influence sur l’efficacité
et la fonctionnalité des processus de réalisation ;
Créer un environnement qui stimule l’engagement et le développement
des personnes ;
Prévoir la structure et les moyens qui sont nécessaires pour soutenir les
plans stratégiques de l’organisation.
La direction définit en outre des méthodes pour mesurer les prestations de
l’organisation, afin de pouvoir établir si les objectifs fixés ont été atteints.
Exemples de ces méthodes :
Suivi financier
Mesure des prestations dans toute l’organisation
Evaluation de la satisfaction des clients, des collaborateurs de
l’organisation et des autres parties concernées
Estimation des perceptions des parties concernées à propos des
services fournis, et
Mesure d’autres facteurs de réussite identifiés par le management.
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Les informations provenant de ces mesures et évaluations doivent être
considérées comme un input pour l’évaluation de la direction afin de
garantir qu’une amélioration continue du Système de Gestion de la Qualité
soit un moteur d’amélioration des prestations de l’organisation.
Concrètement, nous trouvons dans la norme les paragraphes suivants :
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
5.5.
5.6.
Engagement de la direction
Ecoute client
Politique qualité
Planification
Responsabilité, autorité et communication
Revue de direction (Management Review)
L’illustration suivante montre le lien entre ces éléments sur graphique ; il
en ressort que le Management Review joue un rôle crucial dans la
définition d’objectifs de qualité, mais aussi dans l’évaluation des résultats
de notre Système de Gestion de la Qualité, via les données provenant de
toutes sortes de mesures et d’études.
Dans l’illustration 2, les procédures sont indiquées en jaune, les aspects
optionnels en blanc, les données d’input en orange et les actions en vert.
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Etablissement
Déclaration de
politique
Diffusion
Déclaration de
politique
Communication
interne
Révision
Déclaration de
politique
Objectifs de
qualité
Management
Review
Gestion des
ressources
Mesures
d’amélioration
Rapports
audits internes
KPI
Rapports
audits
externes
Rapports Actions
correctives et
préventives
Enquête de
satisfaction
Gestion des plaintes
concernant:
- non-conformités
- Qualité
- autres
Rapports
management
reviews antérieurs
Illustration 2
Dans la documentation de notre Système de Gestion de la Qualité, nous
retrouvons ces sujets dans une série de procédures :
Les Management Reviews sont organisés régulièrement par l’ensemble du
comité de direction : le Directeur général, les Chefs de département et
Représentant de la direction, l’audit interne, complétés selon les besoins
par des collaborateurs internes et externes, et à la demande du
Représentant de la direction. Lors de ces management reviews, notre
politique qualité est remise en question et, si nécessaire, rectifiée dans la
déclaration de politique correspondante.
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Toutes les fonctions et leurs relations internes dans l’organisation de
l’AFCN, y compris les responsabilités et les compétences, sont définies,
fixées et communiquées en interne aux intéressés.
Leurs relations mutuelles sont illustrées dans l’organigramme ci-dessous :
Illustration 3 : Organigramme de l’AFCN
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Département SANTE ET ENVIRONNEMENT
Service : Protection de la Santé
La pratique médicale a fréquemment recours aux rayonnements ionisants à des
fins diagnostiques et thérapeutiques. Dans divers secteurs, les personnes sont
professionnellement exposées aux rayonnements ionisants. De même, il arrive
que des personnes du public soient également exposées aux rayonnements
ionisants, d’origine naturelle ou provenant d’activités humaines. Le service
Protection de la Santé a pour mission de vérifier, d’évaluer et de contribuer à la
gestion des risques pour la santé qui résultent de l’exposition aux rayonnements
ionisants dans le secteur médical. Outre la délivrance des autorisations
d’utilisateurs, le service délivre également des autorisations d’établissements
pour les installations médicales de classe II et III.
Processus SE-PS : Agréments et Autorisations, Inspections, Incidents, Plaintes,
Demandes d’informations
Service : Surveillance du Territoire et Rayonnement naturel
Le service Surveillance du Territoire et Rayonnement naturel est chargé de
surveiller la situation radiologique dans l’environnement et sur les lieux de travail
en dehors des établissements autorisés.
Cette situation peut être influencée par des radionucléides artificiels (provenant
de rejets de routine des activités nucléaires et radiologiques ou provenant
d’éventuels accidents) ou par les sources de rayonnement naturel (industrie
NORM, radon, rayonnement cosmique) en Belgique ou à l’étranger.
Pour mener cette mission à bien, le service exploite un réseau de balises qui
mesurent en permanence (24h/24) le rayonnement sur l’ensemble du territoire
belge (TELERAD), il fait continuellement effectuer des mesures des
contaminations radioactives dans l’environnement, dans l’eau potable et dans les
denrées alimentaires et il évalue les risques inhérents aux sources naturelles de
rayonnement dans les habitations et sur les lieux de travail. Par ailleurs, le
service assure l’évaluation et le suivi des sites historiquement contaminés et
contribue à l’organisation du plan d’urgence nucléaire et radiologique.
Par ailleurs, le service est également responsable de l’organisation du rôle de
garde général qui est contacté en cas d’incident ou de danger radiologique. Si
nécessaire, un plan d’urgence national est activé en vue de prendre les mesures
nécessaires à la protection de la population exposée à la propagation accidentelle
de substances radioactives. Le service GL-TOE gère ce plan d’urgence national.
Processus : Rôle de garde général, NORM, Radon, Surevillance du territoire,
Telerad, Interventions.
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DEPARTEMENT SECURITE ET TRANSPORT
Service Sécurité Nucléaire
En collaboration avec les inspectorats internationaux, le service veille à ce que les
matières nucléaires soient utilisées dans les installations nucléaires
conformément aux traités, conventions et accords de protocole en vigueur.
En outre, le service contribue à la sécurité des matières radioactives et des
installations nucléaires contre le risque de détention illégale, de vol et de
sabotage. En cas de commerce illégal de matières fissiles, le service apporte son
aide à l’enquête sur le terrain.
Le service gère également les demandes d’attestations et d’habilitations de
sécurité et il se charge de la mise en œuvre des mesures visant à sécuriser les
documents classifiés.
De plus, le service tend à améliorer et à développer la sûreté nucléaire en
Belgique, à sécuriser les matières radioactives contre les actes malintentionnés, à
respecter et faire respecter les obligations internationales de la Belgique en la
matière. Le service négocie sur le choix des instruments juridiques internationaux
(conventions, recommandations…), elle les transpose dans la réglementation
nationale, elle formule des propositions de réglementation et elle sensibilise les
exploitants et les décideurs.
Processus : Sécurité et contrôle, conditions d’accès AFCN, réglementation dans
le cadre de la sécurité nucléaire, Rôle de garde Non-proliferation, gestion des
documents classifiés
Service Importation et Transport
Le transport est indissociable des activités industrielles, médicales et de
recherche qui ont recours aux matières radioactives et aux sources de
rayonnement. Il peut s’agir de colis très volumineux du cycle du combustible
nucléaire, mais également de colis sensiblement plus petits utilisés dans d’autres
secteurs. Nos experts vérifient que les emballages destinés au transport de
matières radioactives offrent toutes les garanties de sûreté pour l’homme et son
environnement. Le dossier d’autorisation, ainsi que les inspections et les audits
sur le terrain leur permettent de s’assurer que les expéditeurs et les
transporteurs respectent ces conditions de sûreté sur le terrain.
Processus : Inspections, audits de conformité transport, formations,
autorisations, approbations
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DEPARTEMENT ETABLISSEMENTS ET DECHETS
Service Etablissements nucléaires de Base
Le service Etablissements nucléaires de Base assure la sûreté de tous les
établissements industriels belges qui détiennent ou utilisent des matières fissiles
ou des appareils émettant des rayonnements ionisants. Ces établissements
englobent tant les installations nucléaires lourdes du cycle du combustible
comme les centrales nucléaires, les usines de fabrication du combustible, la
production d’isotopes médicaux comme les cyclotrons ou les irradiateurs lourds
(classe I, II), que les autres applications industrielles (classe III). Le service traite
les dossiers d’autorisation, il veille à la bonne gestion des incidents et il assure la
surveillance dans ces secteurs sur base d’un programme annuel d’inspection et
de contrôle.
Les inspections sont effectuées par le service même, tandis que les contrôles
sont sous-traités à Bel V.
Le service traite également les dossiers d’agrément des experts en contrôle
physique et des organismes de contrôle. Le service contrôle le bon
fonctionnement des organismes agréés et de la filiale Bel V. Une structure de
concertation a été mise sur pied.
Le service a élaboré une approche globale pour la problématique des sources
orphelines dans notre pays. Cette approche englobe tant les aspects techniques
que l’élaboration d’une réglementation de financement des sources orphelines
découvertes. Il gère une base de données des établissements sensibles en
matière de sources orphelines qui exploitent un portique de détection.
Enfin, le service mène une campagne d’enlèvement des paratonnerres radioactifs
qui sont désormais interdits.
Processus : inspections, incidents, questions et plaintes, autorisations,
agréments, portiques de détection
Service Gestion des Déchets
Cette activité comprend l’élaboration d’un cadre réglementaire pour le dépôt des
déchets radioactifs produits en Belgique. L’examen et l’octroi des autorisations
futures pour les sites de dépôt géologique et en surface des déchets radioactifs
relèvent de la mission de ce service. Par ailleurs, ce service se concentre sur les
aspects généraux de la gestion des déchets radioactifs en étroite collaboration
avec l’ONDRAF, l’Organisme national des Déchets radioactifs et des Matières
fissiles enrichies.
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DEPARTEMENT Regulation, International Affairs and Development
Regulation
RIAD est chargé de l’élaboration et du suivi de la réglementation nationale et
internationale. Lors de l’élaboration de la réglementation, le département veille à
garantir l’implication de toutes les expertises internes concernées ainsi que des
stakeholders lorsque c’est nécessaire. L’harmonisation interne, la cohérence et
l’univocité sont primordiales.
Le département constitue le chaînon entre l’Agence et sa tutelle.
International Affairs
L’AFCN répond à nombre d’obligations liées aux engagements contractés auprès
de l’AIEA, de l’AEN ou de l’Union européenne et entretient un réseau de contacts
avec ces instances. L’Agence participe aussi aux activités internationales visant à
améliorer la radioprotection, la sûreté ou la protection physique des installations.
De même, des contacts bilatéraux ont régulièrement lieu avec les pays
limitrophes, notamment dans le cadre de la préparation de l’intervention en cas
de situation d’urgence radiologique.
Development
RIAD est également chargé de stimuler et de suivre des études et des
développements dans tous les domaines qui concernent le champ d’action de
l’AFCN. Le service assure en outre la coordination des projets en vue de générer
une synergie. Ce département s’appuie sur la gestion des connaissances et des
documents pour les structurer. L’objectif consiste à conserver les connaissances
présentes, à les rationaliser et à les mettre à la disposition des groupes cibles
internes et externes.
Processus RIAD : Réglementation, Bibliothèque, représentation internationale,
missions à l’étranger, sollicitations (demandes), gestion de projets
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SERVICES GENERAUX ET SUPPORT
Ces services apportent un support aux collaborateurs des départements. Ceux-ci
peuvent, grâce aux efforts fournis par les services Staff et Support, effectuer
leurs tâches en vue de protéger la population, les travailleurs et l’environnement
contre les dangers des rayonnements ionisants. A cet égard, l’accent est mis sur
une collaboration étroite et sur un échange optimal de l’information ;
l’enthousiasme interne constitue, en effet, un aspect important qui doit
contribuer à la réussite de la mission et au positionnement en tant qu’autorité
performante de sûreté nucléaire.
Parmi les services Staff et Support figurent les services suivants : Affaires
juridiques et Traductions, Prévention et Protection au travail, Cellule de gestion,
Communication.
Le Support englobe les services Finances & Services généraux, ICT & Logistique
et HRM.
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REPRESENTANT DE LA DIRECTION POUR LES SYSTEMES DE QUALITE
Une tâche explicite du Management est la nomination d’un Représentant de la
direction pour ce SGQ. Ce Représentant de la direction fait partie du
Management Team.
L’Audit Interne est en charge du développement du Système de Gestion de la
Qualité (SGQ), de sa mise en œuvre et de sa maintenance.
Ses tâches comprennent :
x
Le développement, la mise en œuvre et la maintenance du SGQ ;
x
La gestion de la documentation du SGA ;
x
La préparation et la conduite des réunions de Management Review,
x
L’évaluation de l’efficacité et l’application du SGQ ;
x
Dresser rapport sur les performances du Système de Gestion de Qualité
lors des réunions de Management Review ; ce rapport sert de base à
l’amélioration permanente du système ;
x
S’assurer que les rapports de toutes les réunions du Management Review
et les actions qui en découlent soient établis et enregistrés ;
x
Mettre à disposition toutes les révisions et modifications approuvées de ce
Manuel de Qualité ;
x
Le suivi de l’organisation des Audits Internes, des actions correctives et
préventives et des plaintes ;
x
En tant que gestionnaire du Système de Gestion de Qualité, le
Représentant de la Direction peut faire appel aux services de l’audit
interne.
L’Audit Interne assurera la gestion quotidienne du système de qualité et de son
système de documentation. L’audit interne effectue les audits internes d’une
manière indépendante.
L’audit interne coordonne et assure le suivi du plan d’amélioration et les actions
correctives et préventives. Il informe régulièrement le management des actions
d’amélioration, correctives et préventives.
Les réunions de Management Review seront préparées par l’audit interne sous la
responsabilité du Représentant de la direction.
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6.
Chapitre 6 ISO: Gestion des ressources
Ce chapitre de la norme stipule qu’il appartient à la direction de veiller à
l’identification et à la disponibilité des ressources nécessaires pour instaurer la
stratégie et atteindre les objectifs de l’organisation. Cela doit englober les ressources
pour l’exécution et l’amélioration du Système de Gestion de la Qualité et de la
satisfaction des clients et des autres parties intéressées. Les ressources peuvent être
des personnes, une infrastructure, un environnement de travail, des informations,
des fournisseurs et des partenaires, des moyens naturels et financiers. En fait, les
ressources sont classées en deux grands groupes : d’une part les collaborateurs et
d’autre part les ressources pour la production et la prestation de services’.
En ce qui concerne les collaborateurs, la norme établit :
qu’il appartient au management d’améliorer tant l’efficacité que l’efficience de
l’organisation, notamment du Système de Gestion de la Qualité, avec la participation
et le soutien des collaborateurs. Pour l’aider à atteindre ses objectifs d’amélioration
des prestations, l’organisation doit encourager la participation et le développement
de ses collaborateurs :
¾ En prévoyant une formation permanente et un planning de carrière ;
¾ En définissant leurs responsabilités et compétences ;
¾ En établissant des objectifs, au niveau individuel et au niveau de l’équipe, en
gérant les prestations de processus et en évaluant les prestations ;
¾ En favorisant la participation lors de la fixation d’objectifs et de la prise de
décisions ;
¾ Par la reconnaissances et la récompense ;
¾ En encourageant la communication ouverte des informations dans les deux
sens ;
¾ En évaluant en permanence les besoins de ses collaborateurs ;
¾ En créant des conditions qui stimulent l’innovation ;
¾ En assurant un travail efficace en équipe ;
¾ En exprimant suggestions et opinions.
En ce qui concerne les moyens de production et de prestation de services, la
norme établit que :
’il appartient au management de définir l’infrastructure nécessaire pour réaliser les
services en tenant compte des besoins et des attentes des parties intéressées.
L’infrastructure comprend les ressources de fonctionnement tels que les bureaux, les
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locaux, les équipements, les services de support, la technologie d’information et de
communication, les facilités de transport.
En plus de prévoir cette infrastructure, le management doit également développer et
introduire les méthodes de maintenance nécessaires, pour s’assurer que cette
infrastructure continue à rencontrer les besoins de l’organisation.
6.1.
6.2.
6.3.
6.4.
Mise à disposition des ressources
Personnel
Infrastructure
Environnement de travail
Dans la documentation de notre Système de Gestion de la Qualité, nous retrouvons
ces sujets dans une série de processus qui sont décrits dans les procédures
suivantes :
Illustration 4
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Une série de procédures décrivent comment les ressources nécessaires
sont prévues pour implémenter et améliorer les processus de ce SGQ. Ces
procédures couvrent ce que l’on appelle ‘les ressources humaines’ ainsi
que l’infrastructure et l’environnement de travail.
6.1. Ressources humaines
Pour s’assurer que tous les collaborateurs qui ont une responsabilité dans
notre Système de Gestion de la Qualité disposent des compétences
nécessaires (sur la base de la formation, des aptitudes et de
l’expérience) :
x Ces compétences sont fixées dans des Descriptions de fonction pour
chaque fonction au sein de l’organisation ;
x Les besoins en matière de compétences et de formation sont identifiés,
et la suite de la formation est définie et évaluée si nécessaire ;
x Les données en matière de formation, d’expérience, de training et de
qualification des travailleurs sont gérées ;
x Des collaborateurs compétents sont engagés et encadrés dans les
premières phases de leur carrière au sein de l’organisation ;
x L’assistance administrative de la carrière est prévue, y compris les
paiements des salaires et des compensations ;
x Une aide est prévue pour les employés qui quittent le service.
6.2. Infrastructure
Les équipements et l’infrastructure nécessaires pour garantir la conformité
de nos services sont prévus conformément à une procédure budgétaire
établie.
La maintenance de cette infrastructure nécessaire et importante est
partiellement assurée en interne (ex. balises Telerad), mais elle est
confiée à des parties externes pour certains aspects spécifiques (ex.
entretien des appareils de mesure).
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7. ISO Chapitre 7 : Réalisation des services
Dans ce chapitre, la norme établit que :
la direction est chargée de l’exécution efficace et efficiente des processus de
réalisation et de soutien et la mise sur pied du réseau correspondant de processus,
de telle façon que l’organisation puisse satisfaire les parties concernées. Les
processus de réalisation résultent en produits (ou en services) qui ajoutent une
valeur directe à l’organisation. Les processus de soutien sont également nécessaires
à l’organisation, et ont une valeur ajoutée indirecte.
Chaque processus est une succession d’activités apparentées ou une activité qui a à
la fois de l’input et de l’output. Il appartient au management de définir l’output exigé
des processus et de fixer l’input nécessaire et les activités exigées pour parvenir
efficacement à cet output.
La cohérence de processus peut être complexe, avec pour résultat des réseaux de
processus. Pour garantir un fonctionnement efficace de l’organisation, il appartient
au management de convenir que l’output d’un processus peut être l’input d’un ou de
plusieurs autres processus.
Comprendre qu’un processus peut être exprimé en une succession d’activités aide le
management à définir l’input de processus. Une fois que l’input est défini, il est
possible de fixer les activités nécessaires, les mesures et les ressources exigées pour
le processus en vue d’atteindre l’output souhaité.
Les résultats de la vérification et de la validation de processus et output doivent
également être considérés comme input du processus visant à atteindre une
amélioration permanente des prestations et à favoriser l’excellence dans toute
l’organisation. L’amélioration continue des processus mènera à l’amélioration de
l’efficacité et de l’efficience du Système de Gestion de la Qualité et des prestations de
l’organisation.
7.1.
7.2.
7.3.
7.4.
7.5.
Planification de réalisation des services
Processus relatifs aux clients (vente et appréciation du contrat)
Conception et développement (pas d’application)
Achats
Production et préparation de services
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7.6.
Maîtrise des équipements de surveillance et de mesure
ces sujets dans une série de descriptifs de procédures propres aux services respectifs
de l’Agence.
Nous reprenons ci-après les différents paragraphes de ce chapitre de la norme et
nous décrivons comment nous rencontrons ces exigences dans notre Système de
Gestion de la Qualité :
7.1. Planning
L’ordre et les relations entre les différentes procédures nécessaires pour
réaliser nos projets/services ont été illustrés dans l’illustration 1. Elle décrit
en fait la manière dont s’organise l’AFCN pour rencontrer les exigences de
la norme ISO 9001.
7.2. Processus en relation avec le client et les parties intéressées
Les tâches de l’AFCN ont été fixées par le législateur. Le processus relatif
à la réglementation (nationale et internationale) nous permet
d’éventuellement adapter les exigences légales.
Le feedback des parties intéressées fait l’objet d’une réaction précise
lorsqu’il s’agit d’une plainte. D’autre part, les parties intéressées sont
également interrogées à propos de leur perception du fonctionnement de
l’Agence.
7.3. Conception et développement
L’AFCN ne fabriquant pas de produits, ce paragraphe de la norme n’est
donc pas traité dans le Système de Gestion de la Qualité.
7.4. Achats
Les activités en matière d’achats sont gérées et contrôlées conformément
aux procédures fixées, et couvrent les activités suivantes :
x
Approbation des achats
x
Sélection des fournisseurs
x
Evaluation régulière des fournisseurs
x
Respect de normes et d’exigences d’adjudication publique
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7.5. Production et fourniture de services
La production et la fourniture de services sont planifiées et exécutées selon
des conditions contrôlées. Il s’agit de :
La disponibilité des informations qui décrivent les spécifications du
service ;
La disponibilité des instructions de travail et des méthodes le cas
échéant ;
L’utilisation et l’entretien de l’équipement approprié ;
La disponibilité et l’utilisation d’appareils de surveillance et de
mesure ;
L’instauration de contrôles et de mesures, et
Les activités nécessaires en matière de visa et de livraison.
x
x
x
x
x
x
Ces activités sont déployées, contrôlées et maintenues suivant une série
de procédures opérationnelles, comme le montre l’illustration 5.
Process map - FANC
Plan stratégique
Demande
autorisation
Élaboration
réglementation
GESTION DES
RESSOURCES
POP
Traitement
dossier
Demande
agrément
Traitement
dossier
Demande
approbation
Traitement
dossier
Rapport
trimestriel
Autorisation
agrément
Notification/demande/
plainte
approbation
Plan inspection/audit
Cadre
législatif
Formation &
examen
inscription
Surveillance
territoire
Communication
Traitement
dossier
Rapport
d’inspections
Inspection
certificat
Rapport
Application de
moyens de mise
en exécution
Gestion d’
incidents
Plan d’actions
HRM
Achat
Cadre législatif
Finance
Gestion
instruments de
mesure
ICT
Communication
Politique de
qualité
Audit interne
Illustration 5: Process Map – AFCN.
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7.6.
Contrôle des appareils de surveillance et de mesure
Les appareils de mesure qui permettent d’effectuer des mesures, des
contrôles et des tests doivent être fiables au niveau de la validité des
résultats des mesures. Ces appareils sont régulièrement vérifiés et
étalonnés, conformément aux procédures déterminées.
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8. Chapitre 8 ISO : Mesure, analyse et amélioration
Ce chapitre de la norme détermine que :
Des données de mesure sont importantes pour pouvoir prendre des décisions
fondées sur des faits. La direction doit veiller à ce que les mesures soient efficaces et
efficientes, et à rassembler et valider les données pour réaliser les prestations de
l’organisation et obtenir la satisfaction des parties intéressées. Cette tâche consiste à
évaluer la validité et l’objectif des mesures ainsi que l’utilisation que l’on se propose
de faire des données dans le but d’obtenir une valeur ajoutée pour l’organisation.
Exemples de mesure de prestations pour les processus de l’organisation :
¾ Mesure et évaluation de ses services
¾ Capacité des processus
¾ Les objectifs des projets ont-ils été atteints ?
¾ Satisfaction des clients et des autres parties intéressées.
Il appartient à l’organisation de surveiller en permanence les activités axées sur
l’amélioration de ses prestations et d’enregistrer l’adoption d’améliorations des
processus, car cela peut fournir des données pour des améliorations futures.
Les résultats de l’analyse de données d’activités d’amélioration font partie de l’input
pour l’évaluation de la direction afin de fournir des informations pour l’amélioration
des prestations de l’organisation.
Concrètement, nous trouvons dans la norme, les paragraphes suivants :
8.1.
8.2.
8.3.
8.4.
8.5.
Généralités
Surveillance et mesurage
Maîtrise du produit non conforme
Analyse des données
Amélioration
ces sujets dans une série de processus interdépendants, comme le montre
l’illustration 6.
Cette illustration représente les liens entre les différentes mesures et les écarts
constatés, les informations provenant de réclamations, les mesures de la satisfaction
des clients, les remarques d’audits internes et externes, les remarques et tâches
provenant des Management Reviews : tous ces inputs peuvent entraîner la mise sur
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pied de mesures correctives ou préventives, afin d’obtenir une amélioration
permanente de notre Système de Gestion de la Qualité.
Illustration 6
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