Plan d`action pour bourse de dépannage aux étudiants en

Document 23A – Version du 29 octobre 2014
Remboursement de petits achats
La procédure pour acquérir des fournitures, des équipements ou autres est de demander à votre
personne ressource de préparer une demande d’achat (voir le document #48-Achats). Mais il est
permis, en cas d’urgence ou pour une question de facilité, d’acheter vous-même certaines petites
fournitures ou équipements et de demander un remboursement par la suite. Renseignez-vous de
l’admissibilité auprès de votre personne ressource avant de faire un déboursé avec vos fonds
personnels ou si vous n’êtes pas certain qu’un remboursement sera possible.
1.
Pour les projets gérés à l’Université Laval
1.1
Dépenses admissibles : Pour connaître les dépenses admissibles dans un projet de
recherche donné, accédez à Explo https://oraweb.ulaval.ca/pls/fin_explo_4/explo,
choisissez le projet en question, et consulter la rubrique « Combinaisons comptables
valides ». Il est possible de faire ouvrir une nature de dépense qui est absente si elle est
prévue au projet et que la combinaison n’est pas ouverte dans Explo (Voir document
#27). Vous pouvez consulter votre personne ressource au CIRRIS.
1.2
Fournisseurs attitrés : L’Université Laval a toute une liste de fournisseurs avec lesquels
elle a négocié des ententes.
http://www.sf.ulaval.ca/approvisionnement/ententes_negociees_a_e.html
1.3
Limite des dépenses : Le service des finances de l’Université Laval est très sévère en ce
qui concerne les remboursements sur présentation de reçus. Toute demande de
remboursement d’une dépense de 200$ ou plus sera refusée. Vous devez faire appel à
votre personne ressource pour faire une demande d’achat au service des
approvisionnements. Avant d’engager une dépense, on vous suggère de consulter votre
personne ressource si vous n’êtes pas certain de l’admissibilité d’une dépense.
1.4
Travailleurs autonome : Il n’est pas permis de payer la facture d’un travailleur autonome
(i.e. un traducteur) vous-même, ou pour quelque service que ce soit. La procédure est
assez complexe et c’est certain que le service des finances ne vous remboursera pas.
(Voir les documents de la série 35, surtout le 35A).
1.5
Dépenses de voyage : Les dépenses de voyage sont exclues de la règle des 200$. Voir le
document #22.
1.6
Formulaire : Pour demander un remboursement de moins de 200 $, veuillez compléter le
formulaire 22B et l’apporter à votre personne ressource avec tous vos reçus originaux.
C’est elle qui saisira le formulaire en ligne avec l’information que vous aurez fourni sur le
formulaire 22B. Vous devez signer toute vos propres demandes de remboursement et
toutes les demandes de remboursement présentées par un de vos étudiants ou
professionnels de recherche.
1.7
Exceptions : Seul votre budget de soutien aux activités académiques (AA) à l’Université
Laval peut vous rembourser des frais d’adhésion (de membership) à des sociétés
savantes. C’est une dépense non admissible dans les projets de recherche. L’achat
d’ameublement et de classeurs n’est pas permis dans les subventions de recherche.
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Document 23A – Version du 29 octobre 2014
Remboursement de petits achats
2.
Pour les projets gérés à l’IRDPQ
2.1
Dépenses admissibles : Pour connaître les dépenses admissibles dans un projet de
recherche donnée, vous devez consulter le budget soumis et accepté par l’organisme
subventionnaire.
2.2
Limite des dépenses : Pour petits achats, l’IRDPQ est assez souple pour le
remboursement sur présentation de reçus originaux. Bien entendu, une dépense doit être
en lien direct avec le projet de recherche qui doit rembourser l’achat. Avant d’engager une
dépense, on vous suggère de consulter votre personne ressource si vous n’êtes pas
certain que la dépense est admissible dans votre projet. Il est souhaitable de procéder par
demande d’achat à moins de circonstances inhabituelles. Quoique le service des finances
de l’IRDPQ n’impose pas de limite quant au maximum remboursable pour des achats, le
CIRRIS recommande de s’en tenir au 200$, comme à l’Université Laval.
2.3
Cartes d’approvisionnement du CIRRIS : Certains achats peuvent se faire avec la carte
d’approvisionnement du CIRRIS, surtout pour les achats qui doivent se faire en ligne. Il
faudrait consulter votre personne ressource pour vérifier la possibilité d’utiliser ce moyen
de paiement.
2.4
Formulaire : Pour demander un remboursement d’achat, veuillez compléter le formulaire
22B et l’apporter à votre personne ressource avec tous vos reçus originaux. C’est elle qui
le vérifiera et qui fera le suivi avec le service des finances. Vous devez signer toute vos
propres demandes de remboursement et les demandes de remboursement plus de 200$
présentées par un de vos étudiants ou professionnels de recherche.
2.5
Dépenses de voyage : Vous devez assumer toutes vos dépenses de voyage vous-même
et demander un remboursement lors de votre retour. Voir le document 22A.
2.5
Exceptions :
2.5.1
Les ordinateurs peu importe leur valeur et les gros les équipements de 1000 $ et
plus doivent faire l’objet d’une demande d’équipement via votre personne
ressource au CIRRIS. Ceci est une exigence du MSSS.
2.5.2
Les contrats avec un fournisseur externe et certains autres achats doivent être
fait auprès des fournisseurs attitrés de l’IRDPQ donc doivent faire l’objet d’une
demande d’achat. Veuillez vous renseigner auprès de votre personne ressource
avant de faire la dépense.
2.5.3
L’achat d’ameublement et de classeurs n’est pas permis dans les subventions de
recherche.
2.5.3
Seul votre budget de soutien aux activités académiques (AA) à l’Université Laval peut
vous rembourser des frais d’adhésion (de membership) à des sociétés savantes. C’est
une dépense non admissible dans les projets de recherche.
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