Livret des Procédures - Tourisme en Limousin

Livret des procédures administratives et financières à destination des organismes de formation
labellisés dans le cadre du Plan Régional de Professionnalisation des Acteurs du Tourisme (PRPAT)
pour la période 2014/2015
Programme régional d’actions de formation tourisme organisé en partenariat avec :
AGEFOS-PME Limousin, FAFIH, OPCALIA Limousin, UNIFORMATION, AFDAS, le CNFPT, la Région
Limousin et le Comité Régional du Tourisme
Livret des Procédures
A l’attention des organismes de formation
Avant la formation
Promotion du programme régional d’actions de formation tourisme 2014/2015
PLAQUETTES D'INFORMATION ET BULLETIN D'INSCRIPTION
Les financeurs, partenaires dans ce programme régional d’actions de formation, l’Agefos-PME Limousin, le FAFIH,
OPCALIA Limousin, Uniformation, le Centre National de la Fonction Publique Territoriale (CNFPT), l’AFDAS, la Région
Limousin et le Comité Régional du Tourisme, adressent à l'ensemble de leurs entreprises concernées et aux différentes
structures susceptibles de relayer cette opération une plaquette d'information et des bulletins d'inscription.
Ces membres partenaires présentent sur leurs sites Internet respectifs la programmation des formations (dates, lieux et
organismes de formation de chaque formation).
Tout le programme de formation est consultable en ligne à l’adresse :
http://pro.tourismelimousin.com/Formation/Formations-Tourisme-en-Limousin
Les organismes de formation sont autorisés et vivement encouragés à assurer la promotion du dispositif par tous les
moyens à leur disposition.
RELANCES PAR TELEPHONE, PAR FAX, PAR MAILING…
Les organismes de formation s’engagent à réaliser une relance par tous les moyens à leur disposition auprès des futurs
stagiaires, afin de tout mettre en œuvre pour que le stage soit ouvert.
Les partenaires s’engagent à effectuer la même démarche auprès de leurs adhérents si le nombre d'inscrits est insuffisant
pour un module donné.
Gestion des inscriptions
Pour toutes les formations du programme régional d’actions de formation 2014/2015, Le Comité Régional du Tourisme
du Limousin (CRT) centralise les inscriptions depuis le site Internet et peut ainsi constater ou non de l’effectif requis de 5
personnes minimum pour le démarrage de la formation.
L’inscription d’un stagiaire n’est définitive qu’après respect de la procédure suivante :
Recueil des inscriptions par le CRT sur le site pro.tourismelimousin.com
Transmission des dossiers d’inscription ou d’un tableur récapitulatif des inscriptions par le CRT à l’organisme de
formation avant la formation
Transmission des dossiers d’inscription ou d’un tableau récapitulatif des inscriptions par le CRT aux organismes
gestionnaires concernés (OPCA, CNFPT)
Transmission, par écrit si possible, des accords de principe de prise en charge des organismes gestionnaires
(OPCA, CNFPT) au CRT
Envoi par le CRT d’un accord de principe à l’organisme de formation pour effectuer la formation
Confirmation de prise en charge par les organismes gestionnaires (OPCA, CNFPT) aux entreprises et aux
organismes de formation
Rappel procédures d’inscription et de création de compte : http://pro.tourismelimousin.com/Formation/FormationsTourisme-en-Limousin/Zoom-sur/Comment-s-inscrire
2
Attention
Toute inscription n’ayant pas permis la validation de tous ne pourra être prise en compte.
Le nombre minimum d’inscrits requis pour l’ouverture du stage est de 5 stagiaires qui s’engagent à suivre
la formation dans sa globalité.
L’accord d’ouverture de la formation est donné par le Comité Régional du Tourisme après concertation
avec les partenaires. Cet accord garantit le financement des prestations sous réserve d’une réalisation
satisfaisante des formations et de la réception des pièces demandées dans les délais impartis.
Convocation des stagiaires
Le CRT adresse à chaque futur stagiaire :
une convocation précisant le lieu, la date et les horaires de la formation
le rappel du programme de la formation.
Annulation / Modification
Tout report ou annulation des dates de formation du fait de l'organisme de formation devra être spécifié au
Comité Régional du Tourisme et aux entreprises participantes au moins cinq jours ouvrés avant la date prévue.
Les partenaires du programme régional d’actions de formation se réservent le droit d’annuler des actions de
formation notamment si le nombre d’inscrits est insuffisant au regard des conditions d'ouverture.
Le Comité Régional du Tourisme préviendra l'organisme de formation labellisé ainsi que les partenaires
financiers de toute annulation de session, au moins cinq jours ouvrés avant la date prévue. L'action annulée ne
donnera alors lieu à aucune facturation.
3
Pendant la formation
Information et émargement
L’organisme de formation s’engage à faire partager aux stagiaires les choix stratégiques du positionnement Limousin en matière
de Plan Marketing, de code de Marque et inscrire le Plan de formation comme l’outil de mobilisation des acteurs touristiques.
L’organisme de formation s’engage à informer les stagiaires que l’action qu’il dispense relève d’un projet cofinancé.
A cet effet, en début d'action, l'intervenant fait compléter et signer à chaque stagiaire une feuille d’émargement. Ces dernières
seront transmises par l'organisme de formation à chaque financeur et au Comité Régional du Tourisme.
Le formateur fait émarger les stagiaires matin et après-midi.
Pour ce faire, le Comité Régional du Tourisme vous fera suivre un modèle type qu’il conviendra d’utiliser (présentant notamment
les logos des partenaires).
Attestation de présence
A l'issue de chaque session, l'intervenant établi et remet à chaque stagiaire une attestation de présence constatant de
l'assiduité du stagiaire en trois exemplaires minimum, préalablement complétées, signées et revêtues du cachet de l'organisme
de formation.
Chaque stagiaire repart avec 2 exemplaires de l'attestation (un exemplaire à remettre à l'entreprise et un à
conserver pour son usage personnel).
Un exemplaire de chaque attestation est transmis par l'organisme de formation à chaque financeur et au Comité
Régional du Tourisme avec les autres pièces indispensables.
L’attestation de présence devra préciser l'objectif de la formation, sa nature, sa durée et les résultats de l'évaluation des acquis.
Evaluation
Lors de la clôture de la session, l'organisme de formation fait compléter la fiche d'évaluation par chaque stagiaire et la récupère
en salle.
Les fiches d'évaluation complétées sont transmises par l'organisme de formation à chaque financeur et au Comité Régional du
Tourisme avec les autres pièces indispensables pour le règlement. Ces documents doivent être envoyés impérativement à
chaque financeur et au Comité Régional du Tourisme, dans les meilleurs délais, dès la fin de la formation.
4
Après la formation
Retour des pièces
A l’issue de la formation et dans un délai de 3 semaines maximum, l’organisme de formation transmet à chaque financeur et
au Comité Régional du Tourisme les pièces indispensables pour le règlement de la formation :




La liste collective d’émargement signée par le formateur (avec logos des partenaires et logo de l’OF)
Les fiches d'évaluation individuelle
Les attestations de présence individuelle
Les factures libellées au nom de chaque financeur :
IMPORTANT : UNE FACTURE PAR STAGIAIRE ET/OU PAR STRUCTURE
Factures établies au prorata du nombre de stagiaires participants au stage.
Pour faciliter les démarches, il est demandé aux organismes de formation des respecter les conditions de chaque partenaire.
Pour vous aider, le CRT, dès réception des pièces justificatives demandées, réalisera et vous transmettra un tableau
récapitulatif (Cf. paragraphe ci-dessous).
Il conviendra d’adresser à chaque financeur les documents suivants :
POUR LES STRUCTURES RELEVANT D’UNIFORMATION :
Uniformation (délégation Sud-Ouest) : 61, rue Minvielle, 33001 Bordeaux Cedex
La copie de l’attestation de présence remise par le formateur, signée par le stagiaire et par le formateur
mentionnant la période et le nombre d’heures suivies
La facture originale libellée au nom de la structure et précisant les éléments suivants : nom des stagiaires, intitulé de
la formation, dates, nombre d’heures et coût
POUR LES STRUCTURES RELEVANT D’AGEFOS-PME :
Agefos-PME Limousin : 5-7 ter bd Victor Hugo - CS 61233 87054 Limoges cedex 2
Attestation de présence (copie certifiée conforme ou original) remise par le formateur, signée par le stagiaire et par
le formateur mentionnant la période et le nombre d’heures suivies.
Ou copie de la feuille d'émargement, certifiée conforme à l'original par l'organisme de formation
La facture originale par structure, libellée au nom d'AGEFOS PME et précisant les éléments suivants : nom des
stagiaires, intitulé de la formation, dates, nombre d’heures et coût
POUR LES STRUCTURES RELEVANT DU FAFIH :
FAFIH (délégation Sud-Ouest) : Immeuble Plaza 2-B, 2 place Ravesies, 33000 Bordeaux
L’organisme de formation adresse la facture selon un modèle qui est joint lors de l’accord de prise en charge, les
attestations de présence signées par les stagiaires et le formateur mentionnant les dates de formation et durée (il
n’y a pas de modèle particulier).
5
POUR LES STRUCTURES RELEVANT D’OPCALIA LIMOUSIN :
OPCALIA Limousin : 7 bis rue du Général Cérez – 87000 Limoges
La copie de l’attestation de présence remise par le formateur, signée par le stagiaire et par le formateur
mentionnant la période et le nombre d’heures suivies
La facture originale libellée au nom du stagiaire et précisant les éléments suivants : nom des stagiaires, nom de la
structure, intitulé de la formation, dates, nombre d’heures et coût
Le renvoi de la facture acquittée après le règlement de la part d’OPCALIA
POUR LES STRUCTURES RELEVANT DU CNFPT :
Centre National de la Fonction Publique Territoriale (délégation régionale du Limousin) : Chéops 87. 55, rue de l'ancienne
Ecole Normale d'Instituteur. BP339, 87009 Limoges Cedex
La liste collective d’émargement signée par le formateur
Les fiches d'évaluation individuelle
La facture libellée au nom du CNFPT
POUR LES STRUCTURES RELEVANT DE L’AFDAS :
AFDAS (délégation Sud-Ouest) : 6, cours de Tournon, 33000 Bordeaux
L’attestation de présence signée du formateur et du salarié précisant les dates, jours et nombre d'heures.
POUR LES STRUCTURES RELEVANT DU CRT (pour les non-salariés) :
Comité Régional du Tourisme du Limousin : Maison Régionale du tourisme, 30 cours Gay Lussac, 87003 Limoges Cedex
La liste collective d’émargement signée par le formateur
Les fiches d'évaluation individuelle
Les attestations de présence individuelle
La facture libellée au nom du CRT
Préparation à la facturation
Le Comité Régional du Tourisme, dès réception des pièces justificatives, réalisera un tableau récapitulatif sur lequel
apparaîtra :



Le coût de la prestation de la session de formation
La ventilation des participants par financeurs
Les coordonnées des financeurs concernés par cette session
Le Comité Régional du Tourisme transmettra cette pièce aux organismes de formation pour faciliter et permettre la
facturation.
Conditions de règlement des formations
Les financeurs paieront la (les) facture(s) transmise(s) par l’organisme de formation sous réserve de la réalisation de
l’action de formation et du respect des conditions de la proposition.
Attention : toutes les formations du programme régional d’actions de formation 2014/2015 à destination des acteurs
touristiques devront impérativement être comprises entre mars 2014 et décembre 2015.
6
Pour toute correspondance :
Comité Régional du Tourisme du Limousin
Maison Régionale du Tourisme
30, Cours Gay-Lussac – C.S. 500 95
87 003 LIMOGES Cedex 1
Florent Guitard – 0555 11 05 97 / 06 23 05 68 01
[email protected]
[email protected]
7