CGI directives fournisseurs Amérique du Nord

Directives pour la
soumission des factures
Fournisseurs de CGI (Uniquement pour l’Amérique du Nord)
Contenu
1
Introduction ...................................................................................................................................................................... 1
2
Portée .............................................................................................................................................................................. 1
3
Directives de numérisation et de soumission des factures ............................................................................................. 1
4
Questions sur la soumission des factures (FAQ) ............................................................................................................ 4
1
INTRODUCTION
À partir du mois d’avril 2016, les Comptes payables de CGI utiliseront un module de traitement de l’image basé sur la
reconnaissance optique des caractères (OCR). Ce module recevra électroniquement les factures et les aiguillera à
l’application appropriée permettant d’accélérer le traitement des factures et d’émettre les paiements à temps.
Le présent document fournit les directives à suivre pour soumettre des factures au module OCR.
2
PORTÉE
Les directives s’appliquent aux fournisseurs de CGI de l’Amérique du Nord qui soumettent des factures aux Comptes
payables de CGI.
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DIRECTIVES DE NUMÉRISATION ET DE SOUMISSION DES FACTURES
Les directives doivent être suivies afin de soumettre une facture qui peut être facilement lue par le module d’OCR.
Directives
Général
Fond de la facture
Le fond de la facture doit être entièrement blanc.
Bordures
Aucune bordure n’est permise sur la facture.
Annotations manuscrites
Aucune annotation manuscrite sur la facture.
Lisibilité
Les factures doivent être facilement lisibles (date, nom du vendeur, montant,
etc.). Envoyez des images de première génération et pas une copie d’une
copie.
Estampille
Aucune estampille sur la facture.
Toutefois, si cela est requis par vos procédures internes,
estampillez la facture à l’endos de la première page.
Filigrane
Aucun filigrane n’est permis.
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Directives
Image
Type d’image
En noir et blanc seulement.
Couleur
Aucune couleur sauf pour le Logo de l’entreprise.
Résolution de l’image
300 dpi (dots per inch).
Pièces
jointes
Organiser les factures comme suit :
Combien de pièces
jointes par courriel ?

Une seule facture par pièce jointe. Cette règle s’applique à un
courriel qui comprend une seule facture PDF en pièce jointe ou
plusieurs pièces jointes de factures PDF distinctes.

Un fichier PDF = Une seule facture

Un fichier PDF = Une seule facture et ses pièces justificatives

Un fichier PDF = Une seule facture et ses courriels justificatifs
Un nombre maximal de 25 pièces jointes par courriel.
Ne joignez que des fichiers de factures à votre courriel.
Si votre facture doit être accompagnée de justificatifs, ils doivent faire
partie de la même pièce jointe.
Fichiers
Format des fichiers
PDF est le format de fichier recommandé pour le module OCR.
Les formats de fichiers suivants ne sont pas recommandés.
 Microsoft Word : Si vous devez exceptionnellement nous soumettre des
factures en format Word, utilisez une police de caractères standards pour
éviter une perte de contenu dans la conversion.
 Microsoft Excel : Si vous devez exceptionnellement nous soumettre des
factures en format Excel, confirmez au préalable avec l’équipe AP de
traitement des factures que ce format est acceptable.
 TIFF Images : Le seul type d’image TIF pris en charge pour la conversion
est le type CCIT Group IV. Si vous ne savez pas comment créer ce type
d’image, n’utilisez pas le format TIF.
Courriel
générique
Nom de fichier
Longueur maximale : 32 caractères
Taille du fichier
Taille maximale du fichier envoyé : 20 MB
Restrictions de votre
serveur de messagerie
Si des restrictions de votre serveur de messagerie sont relatives aux pièces
jointes ou à la taille du fichier, elles doivent être prises en compte lors de la
soumission des documents par courriel.
Factures régulières
[email protected]
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© 2013 CGI GROUP INC.
Directives
Exemple
La facture suivante peut être facilement convertie par le module OCR. Elle est en noir
et blanc, n’a pas de bordure, pas de filigrane, pas d’estampille et pas de notes
manuscrites.
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QUESTIONS SUR LA SOUMISSION DES FACTURES (FAQ)
No
Question
Réponse
Généralités
1.
Qu’est-ce que le module d’OCR ?
C’est un module de gestion des traitements et des approbations de
factures de CGI. Il s’agit d’un système d’imagerie et de gestion qui
peut recevoir et aiguiller les factures et permettre d’accélérer leur
traitement et d’émettre les paiements à temps.
2.
Quels en sont les avantages ?
Le module d’OCR permet à l’équipe des Comptes payables de CGI
de recevoir et d’approuver électroniquement les factures.
3.
Qui dois-je contacter chez CGI si j’ai des
questions ?
Les Comptes payables de CGI peuvent être joints par courriel
[email protected] ou par téléphone 1 866 344 3221.
L’envoi des factures
4.
Comment dois-je envoyer mes factures à
CGI AP ?

Toutes les factures qui ne sont pas en format PDF doivent être
numérisées.

La facture doit comprendre un numéro de bon de commande
valide de CGI.
Pour obtenir plus de renseignements, consultez la section
Directives du présent document.
5.
À qui dois-je envoyer mes factures ?
Factures régulières : [email protected]
6.
Est-ce que je peux envoyer une facture à
mon contact pour qu’il la traite ?
Non. Si vous envoyez votre facture à votre contact, elle vous sera
renvoyée pour être resoumise à la bonne adresse courriel, ce qui
entraînera des délais.
Vous pouvez mettre votre contact en cc : en autant que le courriel
soit adressé à [email protected]
7.
Est-ce que je dois également envoyer une
copie papier de ma facture à CGI ?
Non. Seule la facture en format PDF est nécessaire.
8.
Est-ce que je peux envoyer une copie
papier de ma facture à CGI ?
Lorsqu’Inspyrus sera déployé, CGI acceptera les copies papier de factures
pendant une certaine période qui reste à être établie.
Toutefois, le traitement de ces factures sera plus long car elles seront
traitées manuellement.
9.
Ma facture est en format Excel. Est-ce que
je peux vous l’envoyer ?
 Microsoft Excel : Excel n’est pas le format de fichier
recommandé. La conversion du document par l’OCR produit un
document illisible. Obtenez la confirmation de l’équipe CGI AP si
vous devez nous soumettre des factures en format Excel.
10.
Pour des raisons de sécurité, ma facture
est protégée par un mot de passe. Est-ce
que je peux envoyer la facture en vous
fournissant le mot de passe ?
Non. Les documents protégés par mot de passe ne peuvent pas être
traités par le module d’OCR. Ils vous seront renvoyés pour être
resoumis sans mot de passe.
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© 2013 CGI GROUP INC.
No
Question
11.
Combien de factures puis-je envoyer dans
un courriel ?
12.
Que se passe-t-il si j’envoie la même
facture une deuxième fois ?
Réponse
Vous pouvez un nombre maximal de 25 pièces jointes par courriel.
Rappel :

Une pièce jointe = Un fichier PDF

Un fichier PDF = Une seule facture

Un fichier PDF = Une seule facture et ses pièces justificatives

Un fichier PDF = Une seule facture et ses courriels justificatifs
Cela produit un duplicata, par conséquent le délai d’émission du
paiement de votre facture est prolongé.
Veuillez ne pas envoyer de factures en double.
Numéros de bons de commande
13.
Est-ce que je dois avoir le nom d’un
contact sur ma facture si j’ai un numéro de
bon de commande valide de CGI ?
Non. Si la commande a été placée avec un numéro de bon de
commande de CGI, seul ce numéro doit être affiché sur votre facture.
14.
Je n’ai pas de numéro de bon de
commande, est-ce que ma facture peut
être traitée ?
Non. Sans un numéro de bon de commande valide, le système est
incapable d’aiguiller correctement la facture vers le traitement et
l’approbation.
Vous devez contacter le responsable de CGI qui a commandé le bien
ou le service.
Votre facture vous sera renvoyée pour être corrigée et
resoumise.
Paramètres de numérisation
15.
Quel est la résolution d’image
recommandée pour la numérisation de
mes factures
300 dpi (dots per inch). Un document capturé à une résolution plus
élevée sera converti à 300 dpi après la réception.
16.
J’ai pris une photo de ma facture papier
avec mon téléphone et l’ai envoyée à
[email protected]. Est-ce que c’est
correct ?
Non. Le système ne peut pas lire les photographies de factures.
Puis-je utiliser ma caméra pour
photographier mes factures ?
Les factures capturées par une caméra ne peuvent pas être traitées
par le module OCR. Elles vous seront renvoyées pour être corrigées
et soumises de nouveau.
17.
Votre facture vous sera renvoyée pour être corrigée et
resoumise.
Votre facture vous sera renvoyée pour être corrigée et
resoumise.
18.
Quels formats de fichiers sont pris en
charge par le nouveau système ?
PDF est le format de fichier recommandé pour le module
OCR.
Les formats de fichiers Word, Excel et TIF ne sont pas
recommandés. Toutefois, ils pourraient être utilisés en cas
d’exception.
Pour obtenir plus de renseignements, consultez la section
Directives du présent document.
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