Extranet des élus du Parc Naturel Régional des Monts d`Ardèche

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Extranet des élus du Parc Naturel Régional des Monts d'Ardèche
Mise en place d'un Extranet collaboratif à destination des élus et de l'équipe technique du Parc Naturel
Régional des Monts d'Ardèche.
IDENTIFICATION
CONTENU DU PROJET
OBJECTIFS ET ENJEUX
Politique régionale
Terres à clic / PNR des monts
d'Ardèche
Périmètre
Territoire du PNR des Monts
d'Ardèche
Le projet vise à favoriser les échanges et la collaboration entre les élus du Parc
et avec l'équipe technique. Les élus concernés sont les référents et suppléants
du Parc, ainsi que, dans une moindre mesure, tous les élus des communes du
Parc à titre d'information ou à titre consultatif.
Les objectifs sont de :
• mieux impliquer l'ensemble des élus dans le fonctionnement du Parc,
• entrer dans une logique de dématérialisation,
• optimiser les méthodes de collaboration,
• favoriser l'usage des TIC dans une optique de développement durable,
• utiliser l'Extranet comme support dans le cadre de la révision de la
charte du Parc.
CONTEXTE ET ORIGINE DU PROJET
Porteur du projet
Parc Naturel Régional des
Monts d'Ardèche
L'étendue du territoire et, surtout, les temps de trajets nécessaires pour se
rendre d'un point à l'autre du Parc ont fait émergé le besoin de fournir aux élus
du Parc un outil favorisant la diffusion de l’information et le travail collaboratif à
distance.
La charte du Parc arrive à son terme fin 2011. La réflexion sur le processus de
révision de la charte a été, en quelque sorte, le catalyseur pour mettre en place
un extranet collaboratif.
Coût total
Réalisation 22
400 € HT, X jours chargé de
mission, 30 jours AMO dans
le cadre de Terres à Clic
Projet opérationnel
depuis Octobre 2009
PUBLICS VISES
•
•
•
•
Elus membres du comité syndical (176 personnes)
Elus membres du bureau syndical (29 personnes)
Autres élus (tous les élus des communes du Parc)
Techniciens du Parc et des communes du Parc
ACTIONS ET SERVICES PROPOSES
Mots clés
Parc Naturel Régional Monts
d'Ardèche, TIC, gouvernance
locale, élus
Fiche d’expérience réalisée en
Novembre 2009 Par
Le Parc Naturel Régional des
Monts d'Ardèche
Plusieurs types de contenus seront proposés aux utilisateurs
• Organigrammes, trombinoscopes, annuaires (instances de décision,
membres du bureau, annuaire des délégués, des mairies...)
• Documents constitutifs du Parc
• Budgets : présentation des synthèses annuelles
• Fiches pratiques à destination des délégués
• Délibérations
• Actualités du Parc
• Documents de préparation des réunions (accès restreint)
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L'accès à ces documents est personnalisé en fonction du profil de l'utilisateur :
Les élus accèdent à des informations personnalisées en fonction :
•
•
de leur commune d’appartenance,
des groupes de travail ou commissions auxquels ils participent.
Ces contenus seront disponibles via différents outils
• Des outils de consultation permettant également aux personnes habilitées de poster des documents
et des informations :
o Classement et archivage de documents
o Agenda
o Moteur de recherche avec filtres
o Listes de diffusion pour les actualités, les convocations aux réunions, les groupes de travail
o Cartographie présentant des données sur les communes et qui utilisera l'outil de gestion du
programme du Parc
•
Des outils collaboratifs et interactifs :
o Production collaborative de documents
o Plateforme de co-voiturage pour les réunions d'élus
o Dispositif d'identification des personnes connectées
o Module permettant de monter des réunions
o Forums
Des niveaux d'accès différents sont attribués en fonction du profil des utilisateurs.
On distingue les niveaux suivants :
• Techniciens
o administrateur
o membre de l'équipe du Parc
o technicien des communes
•
Elus
o
o
o
membre du bureau syndical
membre du comité syndical
élus des communes
MOYENS MIS EN ŒUVRE
•
HUMAINS
Pilotage du projet au niveau du Parc :
o
o
un chargé de mission TIC
un responsable administratif
Assistance à maîtrise d'ouvrage pour l’émergence du projet, l’accompagnement et le transfert de
compétences dans le cadre du dispositif Terres à CLIC de la région Rhône-Alpes
Réalisation technique :
o
Agence web (Aix les Bains)
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•
COMMUNICATION
A la date de rédaction de cette fiche (janvier 2010), plusieurs réunions d'information ont été organisées à
destination de l'équipe technique et des élus du bureau du Parc.
Un guide de prise en main a également été réalisé. Le processus de communication à destination des élus du
comité syndical est en cours d'élaboration par un groupe de travail.
•
TECHNIQUE
L'Extranet est basé sur la solution Noé CMS de l'agence Noé Interactive dont le code est réalisé sur une
base « open source ».
L'hébergement est assuré par le syndicat mixte des Inforoutes de l'Ardèche.
•
FINANCIERS
DEPENSES
(nature)
Développements
FONCT
MENT
INVEST
25 000€TTC
MENT
RECETTES
(subvention)
MONTANT
%
Région Rhône Alpes
Région Auvergne
20 000
5 000
80
20
25 000€
TTC
100%
Auto financement
TOTAL
25 000€ TTC
TOTAL
Le Parc a également bénéficié de 30 journées d'assistance à maîtrise d'ouvrage financé par la Région
Rhône-Alpes dans le cadre du dispositif Terres à Clic.
BILAN ET PERSPECTIVES
PHASE OPERATIONNELLE
•
DIFFICULTES RENCONTREES
Pas de difficultés particulières dans la phase de réalisation du projet. Néanmoins, certaines fonctionnalités
initialement prévues n'ont pu être implémentées. Il s'agit de l'interconnexion à l'outil d'évaluation du Parc
(EVA), lui même en cours de refonte et dont le planning de réalisation n'a pu correspondre à celui de
l'Extranet.
BILAN A 6 MOIS OU UN AN
•
OBJECTIFS REALISES
Tous les membres du bureau du Parc, ainsi que l'ensemble de l'équipe technique, a accès à l'outil de façon
opérationnelle depuis novembre 2009.
A la date de rédaction de cette fiche (janvier 2010), la saisie de tous les comptes utilisateurs (y compris élus
du conseil syndical) a été réalisée et la mise en ligne des documents administratifs a été initiée (compterendus bureaux, comités syndicaux…).
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•
DIFFICULTES RENCONTREES APRES LA MISE EN LIGNE
Le chef de projet en interne est parti peu après la livraison de l'outil, et des difficultés non prévues ont ralenti
la mise en oeuvre (arrêt du projet, puis reprise, et poursuite du travail partenarial par quelqu’un d’autre).
L’autre difficulté réside dans l’appropriation de l’outil par les élus et les salariés du Parc. Plusieurs
présentations ont été faites, une équipe projet a été reconstituée, et l’on peut dire que la démarche
d'accompagnement au changement est en cours.
CRITERES D’EVALUATION
•
PERSPECTIVES D’EVOLUTION ET PERENNISATION DU PROJET
Nous souhaitons étendre l'utilisation de l’outil non seulement aux élus mais aussi aux partenaires proches du
Parc. La pérennisation du projet passe par une appropriation du projet par les élus et les techniciens du Parc
qui alimentent le site.
Dans les évolutions à plus long terme, il est également prévu une interaction avec le logiciel d'évaluation
EVA.
•
REPRODUCTIBILITE /TRANSFERABILITE
Une convention a été passée entre le prestataire en charge de la réalisation de l'Extranet et la Région pour la
mutualisation de l'Extranet avec d'autres territoires de Rhône Alpes.
Le transfert sur un autre territoire nécessitera une adaptation en terme graphique pour être personnalisée aux
couleurs du territoire. Il nécessitera également un travail de paramétrage des droits d'accès en s'assurant que
les niveau d'accès proposés dans l'outil soient cohérents avec les besoins du nouveau territoire. Les
fonctionnalités (trombinoscope, bases documentaires, agenda des élus, co-voiturage, discussion en ligne...)
sont utilisables en tant que telles ou personnalisables si des besoins spécifiques apparaissent sur le territoire.
•
ELEMENTS MOTEURS ET FACTEURS CLES DE REUSSITE
Dans la phase de conception du projet, l'implication des le départ du responsable administratif dans le projet
a facilité à la fois la définition des besoins et l'appropriation du projet.
L'appui de l'assistant à maîtrise d'ouvrage a permis d'assurer la liaison entre le départ de l'animateur TIC du
Parc et l'arrivée de nouveaux interlocuteurs.
POUR ALLER PLUS LOIN...
Animateur local réfèrent
[Violaine Suzac – responsable administratif]
Téléphone [04.75.36.38.60]
Adresse E-mail [[email protected]]
Site web [www.Parc-monts-ardeche.fr]
Site web du projet [www.vivre-monts-ardeche.fr]
Le présent témoignage a été relu et validé par le porteur de projet