secrétaire de direction IFSI

Institut de Formation en soins
Infirmiers
G P S Perray-Vaucluse
Hôpital du Perray
91 360 Epinay sur Orge
FOR :
Adjoint administratif
hospitalier
Version : 1
DMJ : le 22/04/2011
INSTIUT DE FORMATION
Pages : 2
Service : Institut de Formation en Soins infirmiers
Personne à contacter : Mme CHARON Tél : 01 69 25 43 19
Mail : [email protected]
Position du poste au sein de l’institut de formation en soins infirmiers (IFSI)
Liaison hiérarchique :
Directrice de l’institut de formation.
Liaisons fonctionnelles :
Cadres de santé, documentaliste, secrétaires, tous partenaires internes et externes.
Temps de travail : temps plein / CDI
Durée du travail effectif : 36 heures par semaine du lundi au vendredi.
Horaires variables selon l’activité de l’institut, en général régulier.
Repos hebdomadaires : samedi, dimanche.
Repas : 45 minutes
Pause : 20 minutes
Congés en fonction de la présence des étudiants à l’IFSI (15 jours en décembre, 1 semaine au printemps,
3 semaines entre juillet et août.
Mission générale
Peut évoluer en fonction des objectifs et des besoins intituttionnels
Organise et coordonne pour la direction de l’IFSI, la transmission et la rédaction des informations de
l’organisme de formation.
Réalise toutes les opérations nécessaires au fonctionnement administratif, logistique, financier de l’IFSI
en interne et externe en relation étroite avec la direction de l’IFSI
Missions permanentes
Gestion quotidienne de l’organisation des postes de travail du secrétariat.
Organisation des réunions institutionnelle, élaboration des relevés de décision.
Organisation et participation aux épreuves de sélection d’entrée en IFSI
Organisation et coordination des journées de prérentrées des étudiants, de la remise des diplômes, des
portes ouvertes.
Elaboration des tableaux de suivi des aides financières aux étudiants (pôle emploi, conseil régional,
bourses..) communication des relevés de présence aux différents partenaires en collaboration avec la
direction de l’IFSI.
Recherche de sources de financement ( taxe d’apprentissage) et transmission aux services financiers.
Préparation des dossiers administratif et pédagogique des étudiants et vérification de la mise à jour, suivi
de la conformité des dossiers des étudiants.
Gestion des commandes d’intervenants, établissement des vacations, bordereaux de transmissions, suivi
des dossiers des intervenants ponctuels.
Mise à jour des différentes enquêtes (Conseil Régional, ARS, DRJSCS et autres)
Collecte des données statistiques nécessaires à la rédaction du bilan d’activités de l’IFSI.
Implication dans la démarche qualité : établissement et actualisation de procédures, protocoles,
instructions spécifiques à l’IFSI.
Organisation des commissions d’attribution des crédits, des conseils pédagogiques : préparation des
documents, élaboration des procès verbaux.
Participation au suivi budgétaire et au suivi des dépenses de consommables, utilisation de tableaux de
suivi
Gestion des stocks, des commandes de fournitures, de travaux, des équipements et suivi des livraisons.
Correspondant informatique : relais sur toutes les questions concernant le système information et
implication dans la réalisation et le suivi du site informatique de l’IFSI ( mise à jour intra et internet)
Missions spécifiques
Participer à l’accueil des étudiants et des intervenants.
Intervenir auprès des étudiants pour toutes informations relatives à son domaine de compétence.
Organiser des modes de classement et d’archivage accessible et connu.
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel, l’obligation de
réserve.
Compétences requises
Qualités requises
Formation et/ou qualification :
Titulaire d’un BTS « assistant de gestion » ou
assistant de direction » ou d’un DUT option
GAPMO.
Maîtrise des outils de la bureautique ( Word, Excel,
Power Paint, Outlook Express, Internet ..) et des
techniques du secrétariat
Notions de comptabilité
Utilisation logiciel logifsi
Expérience de management dans le secrétariat
Adaptabilité à un rythme et à des méthodes de
travail spécifiques.
Réactivité, créativité, suggestion
Sens de l’organisation
Disponibilité, sens des relations humaines.
Polyvalence dans les différentes missions confiées
et ou demandées.
Réserve professionnelle (confidentialité de certains
dossiers).