Construire un compte d`exploitation prévisionnel avec Excel

Construire un compte d'exploitation
prévisionnel avec Excel
Il s'agira dans cet exercice d'utiliser Excel pour bâtir un compte d'exploitation prévisionnel.
Imaginons un ouvrage dont on souhaite prévoir la pagination, le tirage, les rémunérations des
auteurs, les droits pour l'iconographie, etc. La feuille de calcul permet de faire des simulations et
d'envisager plusieurs hypothèses.
Commençons par un modèle très simple, que nous perfectionnerons progressivement. Ouvrez une
feuille de calcul vierge et entrez les libellés suivants dans les cases (pour élargir une colonne,
cliquez sur le trait entre deux colonnes, gardez le bouton enfoncé et tirez à droite) :
Dans la colonne B, vous entrerez parfois des nombres (exemplaires vendus, prix de vente unitaire,
etc.), et parfois des formules de calcul (toujours précédées par le signe =) :
•
Total des ventes : = B4 * B5 (pour indiquer les coordonnées d'une « cellule » du tableau,
vous pouvez aussi cliquer dessus)
•
Total frais de fabrication : = B8 + (B4 * B9) (* représente la multiplication, les autres
opérations étant figurées par +, - et /)
•
Droits d'auteurs : = B12 * B6 / 100 (indiquez le taux en pourcentage, « 8 » pour 8 %, par
exemple)
•
Marge éditeur : à vous de trouver la bonne formule (mais n'oubliez pas de payer l'imprimeur
et les auteurs...)
Pour effectuer une simulation, vous pouvez maintenant faire varier les constantes (les nombres que
vous avez entrés directement) et voir l'évolution des résultats (les calculs sont refaits
automatiquement à chaque modification). Répondez par exemple aux questions suivantes :
•
À partir de combien d'exemplaires vendus l'ouvrage sera-t-il bénéficiaire ?
•
Si vous vendez 800 exemplaires, quel doit être le prix de vente minimum pour ne pas perdre
d'argent dans l'opération ?
Vous pouvez trouver ces réponses par tâtonnements, en essayant plusieurs valeurs. Vous pouvez
aussi utiliser une fonction qui fait automatiquement ce calcul : Outils / Valeur cible. Indiquez la
cellule dans laquelle vous souhaitez obtenir un certain résultat, ce résultat (0 dans la cellule B15, par
exemple), puis la cellule qui doit varier pour donner ce résultat (B4, par exemple, si vous voulez
savoir combien il faut vendre d'ouvrages).
Mais notre tableau est un peu simpliste pour le moment. Améliorons-le (pour insérer une ligne,
sélectionner la ligne du dessous et utilisez le menu Insertion / Lignes) :
•
Le prix actuel est un prix hors taxe. Prévoyez la TVA (5,5 %... pour le moment) pour savoir
à quel prix l'ouvrage sera affiché pour le client final (attention : tous les autres prix sont
calculés sur le prix HT)
•
Il faut malheureusement imprimer plus d'exemplaires que ce que l'on en vend... Prévoyez les
deux chiffres (ou calculez un taux de retour que vous appliquerez au tirage)
•
Combien de pages ? Certains coûts (celui de l'impression, en particulier), sont liés à la
pagination. Prévoyez-la dans un ligne à part pour pouvoir la faire varier.
•
La fabrication comporte de l'impression et du façonnage. Distinguez les deux (et liez le coût
d'impression à la pagination). Prévoyez éventuellement des frais de correction et de PAO.
•
Les auteurs peuvent recevoir un à valoir forfaitaire et des droits d'auteurs plus faibles
(jusqu'à 0 %...) : vérifiez l'impact de ces formules de rémunération sur le budget de l'ouvrage
•
S'agissant d'un beau-livre, il faut prévoir un budget pour les droits sur les illustrations
•
Et le transport, le stockage ? Calculez un prix en tenant compte de la pagination (qui fait
varier le poids) et du nombre de tirages.
•
Allez-vous distribuer quelques exemplaires gratuits (critiques, journalistes, collaborateurs) ?
D'autres opérations demandent l'usage de fonctionnalités plus complexes. Par exemple :
•
Les frais de fabrication sont généralement dégressifs. Prévoyez par exemple un prix de
fabrication unitaire jusqu'à 500 exemplaires et un prix unitaire plus faible pour un tirage
supérieur. La formule (à adapter en remplaçant les noms de variables par les références des
cellules correspondantes) ressemble à ceci : « = SI(tirage <= 500 ; tirage * prix 1 ; tirage *
prix 2) » : comprenez par là que le premier paramètre de la fonction SI est la condition à
vérifier, le deuxième est le résultat si la condition est vérifiée, le troisième le résultat dans le
cas contraire.
•
Insérez un graphique représentant la part de chacun des coûts dans l'investissement global
(par exemple fabrication, droits d'auteurs, droits des illustrations, transport et stockage, etc.)
Pour cela, sélectionnez chacune des cellules où figurent les chiffres qui vous intéressent
ainsi que la cellule juste à gauche, celle qui contient les titres, en gardant la touche « Ctrl »
enfoncée. Quand toutes les cellules seront sélectionnées, vous utiliserez le menu Insertion /
Graphique puis, successivement, vous choisirez le type de graphique « Secteurs », le type
de dessin qui vous convient, les légendes, puis l'option « en tant qu'objet ». Ce graphique
peut être modifié à volonté par la suite.
•
Mettez en forme votre tableau : modifiez la police, les couleurs de fond, les bordures. Vous
pouvez aussi modifier le format des cellules (Format / Cellule) pour afficher, par exemple,
les séparateurs de milliers et le symbole € quand il s'agit de sommes monétaires. Utilisez
Format / Mise en forme conditionnelle pour que la cellule correspondant à la « Marge
éditeur » s'affiche sur fond rouge quand le chiffre est négatif...
•
Si vous voulez conserver plusieurs états de vos simulations, vous pouvez copier-coller
l'ensemble du tableau dans plusieurs « feuilles » (voyez les onglets en bas de l'écran ; vous
pouvez changer les noms ou insérer de nouvelles feuilles). Une des feuilles peut même
contenir un récapitulatif général des diverses hypothèses.