Référentiel examen professionnel de secrétaire administratif

Fiche référentiel de secrétaire administratif
relevant du ministre chargé de l'agriculture
DOMAINE FONCTIONNEL :
Filière administrative
DÉFINITION SYNTHÉTIQUE
Les secrétaires administratifs relevant du ministre chargé de l'agriculture sont chargés de tâches administratives
d’application. À ce titre, ils participent à la mise en œuvre, dans les cas particuliers qui leur sont soumis, des
textes de portée générale.
Typologie des domaines d'intervention des secrétaires administratifs, quel que soit leur grade :
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•
ressources humaines, comptabilité et finances, logistique ;
formation continue ;
fonctions administratives, juridiques ou techniques (économie agricole, environnement, ...) ;
fonctions informatiques ;
animation et encadrement.
LES FONCTIONS
Les secrétaires administratifs exercent leurs fonctions en administration centrale, dans les services
déconcentrés, dans les établissements publics administratifs placés sous la tutelle du MAAF, dans les
établissements d’enseignement publics locaux et nationaux, au sein de FranceAgriMer, de l'Agence de services
et de paiement, de l'INAO et de l'ODEADOM et dans les services relevant du ministre chargé de
l’environnement. La variété des secteurs et des postes dans lesquels ils peuvent être affectés les conduit à
intervenir dans l’ensemble des domaines couverts par ces ministères et leurs établissements, tant au stade de
l’élaboration des règles et des politiques qu’à celui de leur mise en œuvre.
Ils exercent notamment des tâches administratives de gestion dans les domaines des ressources humaines,
logistiques, financiers ou comptables. Ils peuvent également assurer des fonctions d’assistant de direction. Ils
peuvent se voir confier des tâches de rédaction, participer à l’encadrement du personnel et exercer des
fonctions de coordination et d’animation d’une équipe..
Le descriptif ci-après présente une typologie des fonctions occupées par les secrétaires administratifs, quel que
soit leur grade et propose une synthèse des compétences et aptitudes attendues.
Les secrétaires administratifs collaborent à la détermination des règles applicables en matière de gestion des
personnels et des moyens de fonctionnement comme aux travaux d’élaboration des politiques publiques. Ils
participent à leur mise en œuvre à travers les tâches de gestion de personnel, de moyens financiers et matériels,
comme de gestion, d’instruction, d’analyse juridique et de contrôle des dossiers concernant les politiques
relatives à l’économie agricole et forestière, à l’environnement, à l’équipement rural et à la protection sanitaire.
Ils se voient confier des missions en matière de communication, de documentation, d’informatique, d’études. Ils
contribuent au recueil, à l’analyse, à la synthèse des informations et à l’élaboration de comptes rendus transmis
par les services. Ils sont chargés de tâches de contrôle de gestion, d’évaluation et d’analyse juridique, comptable
et financière.
Dans les établissements d’enseignement publics locaux et nationaux, ils participent à la mission éducative et,
lorsqu’ils exercent les fonctions de gestionnaire, aux responsabilités de l’équipe constituée par le personnel de
direction, de gestion et d’éducation. Ils assistent les fonctionnaires chargés de la gestion matérielle, financière et
comptable de ces établissements et peuvent être appelés à les suppléer en cas d’empêchement ou d’absence.
Au sein de l'Agence de services et de paiement, ils participent à la mise en œuvre des politiques publiques en
réalisant des missions de contrôle (terrain, administratif et de vérification de service fait), d’instruction et de
liquidation des aides dans les domaines de l’agriculture, de la formation professionnelle et de l’emploi. Ils
interviennent aussi dans le secteur de la validation des acquis de l’expérience (VAE) pour le compte de la santé
et du sanitaire et social… Ils accomplissent des travaux dans les domaines de la logistique, de l’informatique
(technicien d’exploitation, gestionnaire d’application), du social (assistante sociale...), de la communication
(infographiste, technicien de reprographie) et de l’administration (secrétaire qualifiée, de direction, technicien de
gestion marchés publics).
Au sein de FranceAgriMer, ils exercent les fonctions spécifiques suivantes : agrément, instruction, liquidation,
visa, paiement, qui s’inscrivent dans le cadre de la mise en œuvre des aides communautaires, cofinancées ou
nationales, au titre des instruments communautaires ou nationaux de régulation de marchés, et en lien avec les
actions de promotion et qualité dont bénéficient les différentes filières. Les secrétaires administratifs de classe
supérieure et les secrétaires administratifs de classe exceptionnelle peuvent se voir confier des fonctions
d’expertise, de coordination, de supervision dans l’ensemble des domaines d’activités de l’établissement.
Au sein de l'ODEADOM, ils exercent les fonctions spécifiques suivantes : instruction, liquidation, visa,
paiement, expertise qui s’inscrivent dans le cadre de la mise en œuvre des aides communautaires, cofinancées ou
nationales, au titre des instruments communautaires ou nationaux de régulation de marchés, et en lien avec les
actions de promotion et qualité dont bénéficient les différentes filières.
•
Au sein des services nationaux de l'INAO, les secrétaires administratifs assurent des fonctions de gestion
dans les domaines logistique, budgétaire ressources humaines et formation. Au sein des services territoriaux de
l’INAO, ils assurent des missions de secrétariat et de logistique et participent à l’instruction et des dossiers de
signe de qualité et au suivi des signes reconnus.
COMPETENCES ET APTITUDES
► des compétences générales :
•
une bonne représentation de l’organisation et des missions de leur service ou établissement d’affectation, et
de ses différents secteurs d’intervention ;
• une bonne culture administrative et juridique ;
• des capacités de synthèse et de rédaction ;
• les connaissances réglementaires et techniques indispensables à leur domaine d’intervention ;
• un bon niveau de pratique des outils bureautiques et informatiques courants ;
• une expression écrite de bonne qualité associée à la connaissance des règles de la rédaction administrative ;
• une bonne capacité à s'exprimer à l'oral.
► des aptitudes personnelles :
•
une bonne capacité d’adaptation ;
• le sens de l’organisation, de la rigueur et de la méthode ;
• le sens de l’initiative et l’aptitude à œuvrer dans une relative autonomie, doublés de la capacité à rendre
compte ;
• de bonnes dispositions relationnelles et pour le travail en équipe.
CONNAISSANCES
•
une bonne connaissance des missions, de
l’organisation et du fonctionnement des
services de l’État.
• une bonne culture administrative ;
• de bonnes connaissances techniques dans les
domaines d’activité confiés.
COMPETENCES D’ENCADREMENT
•
la capacité à animer et encadrer un petit groupe d'agents.
CONDITIONS PARTICULIÈRES D’EXERCICE
• Conditions
catégorie B.
générales
correspondant
aux
postes
de