FICHE DE POSTE BIATOSS N° 02604F Corps : Assistant Ingénieur

FICHE DE POSTE BIATOSS
N° 02604F
Corps
: Assistant Ingénieur
BAP
: J – Gestion et pilotage
Emploi type
: Assistant en Gestion Administrative
Nature du concours
: interne
Intitulé du poste
: Assistant(e) du Directeur des Etudes
CATEGORIE
:A
Quotité
: 100%
ETABLISSEMENT
: Université de Lorraine – ECOLE DES MINES DE NANCY
SERVICE ou U.F.R.
: Direction des Etudes
VILLE
: NANCY
Description du poste:

Missions :
Assistante du Directeur des Etudes dans ses missions de gestion de la Direction des Etudes
Coordination des activités du service
Encadrement du personnel administratif du service

Activités principales :
Assistance du Directeur des Etudes
Encadrement du personnel administratif du service et gestion de l’ensemble des activités de la direction des
Etudes et de la scolarité
Participation à l’élaboration de dossiers complexes
Transmission de l’information et communication avec les différents services de l’établissement et l’extérieur
Mise en place d’outils de gestion administrative et des procédures spécifiques au service
Gestion des services des enseignants statutaires et des vacataires
Participation aux réunions initiées par le Directeur des Etudes et rédaction des comptes rendus
Participation à la procédure de recrutement des étudiants (concours, admissions sur titres universitaires et
formation continue)
Responsable de centre d’examen pour l’admission sur titres universitaires – organisation des épreuves écrites et
orales – préparation des jurys d’admission
Mise en œuvre de la procédure d’envoi des diplômes

Activités associées :
Assistance du Directeur des Etudes de l’Ecole des Mines de Nancy de l’Université de Lorraine
Interface entre la Direction des Etudes et son adjoint ainsi qu’avec les autres directions et services de l’école
Interface entre la Direction des Etudes et les services de l’établissement ainsi qu’avec ceux des établissements
partenaires

Savoir faire :
Connaissance générale des techniques de gestion administratives
Connaissance de la gestion d’une direction des études dans l’enseignement supérieur et la recherche
Animation et coordination de l’activité d’une équipe
Notions en techniques de management de personnels
Maîtrise des techniques de bureautique et de communication
Organisation des activités de l’ensemble du service

Savoir être :
Sens des relations humaines
Discrétion
Disponibilité
Autonomie et prise d’initiative

Partenaires (internes/externes) :
Ecole des Mines :
- les membres de la direction et leurs secrétaires (direction des études, direction générale, service financier et
comptable …),
- les personnels BIATOS et enseignants,
- les élèves-ingénieurs,
- les secrétaires de laboratoires et de services,
- les chercheurs,
- les responsables d’axes, d’enseignement et d’association.
Université de Lorraine :
- la présidence et la direction générale des services,
- le directeur et le responsable administratif du collégium
- les secrétaires généraux des écoles d’ingénieurs et leurs secrétaires,
- les directions (direction des ressources humaines, direction du budget et des finances, centre de
documentation,…).
Externes :
- les universités et écoles d’ingénieurs en France,
- toute personne désirant entrer en contact avec l’Ecole et ses usagers.

Spécificités du poste, contraintes :
Gestion de l’imprévu – adaptabilité
Le 22 octobre 2012/ng