Conservation des documents

CONSERVATION DES DOCUMENTS
Les principaux documents de l’association, à l’instar des documents de l’état civil d’une personne
physique,
doivent être conservés de sa naissance (publication au Journal Officiel) à sa mort (dissolution). Il
en va ainsi des statuts de l’association, le cas échéant des règlements intérieurs successifs, des
récépissés de la préfecture, des avis de la publication au Journal Officiel, du registre spécial,
c’est-à-dire de tous les documents auxquels un tiers peut avoir accès. Ce sont des documents
nécessaires pour comprendre l’histoire et l’évolution de la structure. Depuis la loi du 17 juin 2008
portant réforme de la prescription en matière civile (loi n°2008-561), les délais de prescription
sont passés de trente à cinq ans en matière personnelle et mobilière et de dix abs à cinq ans en
matière commerciale. De même, la durée de conservation des pièces comptables et fiscales diffère
selon le texte applicable : le code des procédures fiscales prévoit un délai de six ans (LFP, art
L.102 b) alors que le code de commerce exige de conserver les documents pendant dix ans.
Statuts, règlement intérieur
Délai illimité
Registre spécial
Délai illimité
Récépissés de la déclaration à la préfecture et avis de publication au
Journal Officiel
Délai illimité
Registre des délibérations s’il y en a
Délai illimité
Procès-verbaux d’assemblées générales, de conseil
bureau
d’administration, de
30 ans
Rapport du commissaire aux comptes
30 ans
Subventions (demande, convention, pièces justificatives)
30 ans
en fonction du
risque
couvert
Contrats d’assurance (durée de validité plus durée de prescription)
Contrats commerciaux
Livres comptables obligatoires (livre journal,
d’inventaire, bilan, compte de résultat, rapport…)
10 ans
grand
livre,
livre
10 ans
Pièces justificatives de la comptabilité (factures émises et acceptées,
bulletins de paie, bordereaux d’agent de change, pièces bancaires, etc.)
10 ans
Journal des opérations bénévoles où sont retracées les contributions
volontaires lorsqu’il a été décidé de les valoriser
6 ans