Gestion Conserver et transmettre les documents d`une association

Gestion
Conserver et transmettre les documents d'une association
Que faire des documents qui s’entassent depuis plusieurs années?
À tout moment, vous pourrez être amené à les présenter lors d’une réclamation ou
d’un contrôle de l’administration : inspection du travail, fisc… Leur archivage est
une obligation au regard de l’administration…
Pour un dirigeant élu, les documents concernant l'association sont souvent perçus comme
une lourdeur administrative, dont l'utilité réelle n'est pas clairement mesurée. Au-delà du
caractère obligatoire de leur conservation, ils sont porteurs des actions entreprises et
peuvent faire référence pour orienter de nouvelles initiatives.
Les durées de conservation des documents
Tous les documents qui attestent de l'existence de l'association doivent être conservés
pendant toute sa durée d'existence : les statuts, qui tiennent lieu de contrat fondateur,
ainsi que leurs modifications successives, les déclarations en préfecture et les récépissés
correspondants, les numéros du JO où sont parues les annonces de création et de
modification, la liste des dirigeants successifs et le règlement intérieur.
Le registre spécial, où sont consignés tous les changements intervenus dans la structure,
doit être tenu à jour au siège de l'association pour une éventuelle consultation de
l’administration.
DELAI DE CONSERVATION
3 ANS
6 ANS
10 ANS
Pendant toute la durée de vie de
l’association
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DOCUMENTS
Factures de téléphone, quittances de gaz et électricité Garanties (selon la durée)
Récépissés d’envoi de lettre ou d’objets recommandés
Déclarations de TVA, de taxe professionnelle, de taxe sur les salaires,
d’impôt sur les sociétés, avis d’imposition
Certificats de travail, solde de tout compte, bordereaux de déclaration de
cotisations sociales
Quittances de loyer
Contrats d’assurance (après expiration)
Documents comptables
Livre de paie, registre du personnel, bulletins de paie
Factures des travaux (garantie décennale)
Reconnaissance de dettes commerciales
Relevés bancaires et souches de chéquiers
Contrats commerciaux (après d’échéance)
Statuts, récépissés des déclarations à la préfecture, règlement intérieur,
extraits du journal officiel
Rapports des commissaires aux comptes Registre spécial obligatoire ( modification de statuts et changements
d’administrateurs)
Procès-verbaux des assemblées générales et des conseils
d’administration, feuilles de présence et de pouvoirs
Contrat de bail, titre de propriété et actes de vente.
Source: http://www.associanet.com/docs/doc-a-cons.html
La transmission des documents
Les documents de l'association sont propriété de la personne morale et doivent à ce titre
être transmis d'une équipe dirigeante à la suivante dès le changement. Lorsqu'il existe un
risque de conflit entre les deux équipes, il est conseillé d'établir un procès verbal de
transmission énumérant les documents transmis et donnant décharge aux anciens
dirigeants.
Un changement de direction de l’association est l'occasion d'organiser le classement des
archives. Ces données pourront servir de base de références pour les prises de décision à
venir. Ce peut être un travail initial de synthèse de l'évolution de l'association préalable à
la mise en œuvre d'actions nouvelles. Pour mener à bien cette tâche de synthèse et de
classement, un membre du bureau accepte le rôle d'archiviste.
Plus de détails dans le guide pratique de l'association / chapitre communication
http://www.associations.gouv.fr/940-le-guide-pratique-de-l-association.html
Christine Payelle – Uni-éditions – juillet 2011