Règlement intérieur pour l`attribution d`aides aux associations

REGLEMENT INTERIEUR
ATTRIBUTION D’AIDES FINANCIERES ET MATERIELLES AUX
ASSOCIATIONS
Validé par délibération du Conseil de Communauté n° 2013.09.24/002 du 24 septembre 2013
Préambule :
Le Conseil de Communauté avait statué par le passé sur la mise en place d’un dispositif d’aides
financières et matérielles, aux associations proposant des animations à caractère culturel et/ou en
faveur des actions pour l’enfance et la jeunesse, tout autant que l’intérêt communautaire soit
reconnu.
Le présent règlement intérieur permet de clarifier le cadre des interventions de la Communauté de
Communes au profit des partenaires associatifs, dans la perspective de mettre en place un
système d’accompagnement équitable, parfaitement lisible et profitable au plus grand nombre.
I/ GENERALITES :
Au regard de la règlementation, toute aide, qu’elle soit financière ou matérielle, est une libéralité
accordée par la CCLM pour accompagner les projets reconnus pour leur contribution à l’animation
du territoire ou leur caractère visant à promouvoir des actions qui concourent au développement
de l’intercommunalité.
Toute association, légalement déclarée en Sous-Préfecture et ayant fait l’objet d’une inscription au
Journal Officiel, peut donc demander et recevoir un accompagnement.
Certaines conditions réglementaires régissent toutefois le dispositif d’attribution des aides :
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Le principe de liberté pour la CCLM d’attribuer ou non des aides.
Les conditions de légalité des associations demanderesses.
Les conditions de légalité liées à la nature des aides (financières ou matérielles).
II/ CONDITIONS D’ATTRIBUTION
Aucune aide n’est due.
Aucune aide ne peut être accordée si les critères suivants ne sont pas respectés :
•
Les demandes d’aides financières doivent être adressées à la CCLM avant le 28 février de
chaque année civile. Si, à cette époque, le montage financier ou le détail du projet ne sont
pas définitivement arrêtés, les associations peuvent s’inscrire en indiquant simplement le
thème de l’action proposée et l’aide demandée.
•
Les demandes d’aides matérielles doivent être adressées à la CCLM au moins deux mois
avant la date prévue de la manifestation.
Communauté de Communes Le Minervois
35 route d’Oupia – 34210 OLONZAC
Tél : 04.68.91.31.50 – Fax : 04.68.91.23.07 – E.mail : [email protected]
N° Siret : 20000061000010 Code NAF : 8411Z
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Seules les associations :
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justifiant d’un an d’existence,
dont le siège social est situé statutairement sur le territoire de la Communauté de
Communes,
déclarées en sous-préfecture,
ayant fait l’objet d’une inscription au Journal Officiel,
qui fonctionnent réellement (statuts publiés, bureau élu, assemblées régulières,
assurances couvrant la manifestation envisagée)
peuvent régulièrement recevoir une aide de la CCLM.
•
Le cadre général de l’association ou la nature de la manifestation doivent initier ou
participer à une mission d’intérêt général.
Les aides, qu’elles soient financières ou matérielles, ne créent aucun droit, ni obligation de la
CCLM, y compris lorsque la collectivité décide d’apporter une contribution à une manifestation qui
se déroule sur plusieurs exercices comptables : aucune aide ne saurait être accordée sur plusieurs
exercices, ni être reconductible.
Il appartient à l’association de prendre toutes initiatives, de faire diligence et d’accomplir toutes
démarches afin que les éléments attendus parviennent aux services de la CCLM dans des délais
qui permettent la constitution et l’examen des demandes d’aides préalablement à l’examen des
dossiers, qui est organisé chaque année début avril
A réception de tous les éléments, la CCLM expédie un courrier qui atteste de la réception d’un
dossier complet et qui reprend synthétiquement les éléments de la demande, mais il appartient au
demandeur de s’assurer de la bonne réception et de la qualité de son dossier car la CCLM ne
saurait être incriminée de n’avoir pas relancé l’association en cas de réception d’un dossier
incomplet.
Pour toute aide financière, la CCLM établira une convention de soutien (cf. annexe), rappelant :
- le cadre du présent règlement intérieur
- les modalités d’application.
- La durée,
- L’obligation pour le bénéficiaire de respecter les clauses de publicité et d’affichage qui y
sont mentionnées, sous peine de devoir rembourser les sommes versées.
En tout état de cause, l’aide financière s’inscrira dans la limite de 80 % des aides publiques et ne
pourra dépasser 50 % du projet dans le cadre de subventions de fonctionnement.
Pour toute aide matérielle, la CCLM établira une convention de soutien qui spécifiera :
- La nature de l’aide (prêt de matériel, photocopies, etc..)
- Les modalités d’application
- La durée
- Les conditions
III/ NATURE DES AIDES
Les aides sont attribuées aux projets entrant dans le cadre exclusif des compétences de la CCLM,
de caractère exceptionnel et non récurrent, de nature ou de portée intercommunale et/ou
susceptible d’offrir un rayonnement à la collectivité ou au territoire.
Communauté de Communes Le Minervois
35 route d’Oupia – 34210 OLONZAC
Tél : 04.68.91.31.50 – Fax : 04.68.91.23.07 – E.mail : [email protected]
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III.1/ Aide financière
L’aide financière se concrétise, exclusivement, par une participation à la communication. La
Communauté de Communes prend en charge la facture d’impression ou d’infographie. En aucun
cas, si la facture a déjà été réglée par l’association, elle ne sera remboursée sous forme de
subvention.
Le montant maximal de l’aide est fixée à 500 euros par an par association.
III.2/ Aide matérielle
L’aide matérielle se concrétise comme suit :
-
Mise à disposition du photocopieur de la Communauté de Communes, à hauteur de 500
euros par an et par association.
-
Mise à disposition d’un agent pour l’aide à l’affichage (celui-ci doit être concomitant avec un
affichage réalisé pour une action de la communauté de Communes).
-
Mise à disposition du matériel intercommunal (podium, vidéo projecteur, etc…) selon les
conditions énoncés dans le règlement intérieur pour le prêt de matériel intercommunal (cf.
annexe).
-
Mise à disposition exceptionnelle des minibus de la Communauté de Communes à raison
d’une fois par an et par association et selon les critères arrêtés dans la convention de mise
à disposition spécifique (cf. annexe).
III.1/ Aide financière exceptionnelle (500 euros maximum par an et par association)
III.1.1/ Manifestations entrant dans le cadre exclusif des compétences de la CCLM
Celle-ci est attribuée exceptionnellement aux associations qui ont un projet entrant
dans le cadre exclusif des compétences de la CCLM de nature ou de portée
intercommunale et/ou susceptible d’offrir un rayonnement à la collectivité ou au
territoire de port.
Exemples :
- Economie (foires et salons liées à la promotion des produits locaux ou de
l’artisanat local, forum de l’emploi, etc..)
- Tourisme/Patrimoine
III.1.2/ Aide attribuée pour des manifestations liées à la culture et aux actions en faveur de
l’enfance et de la jeunesse, de caractère exceptionnel et non récurrent, de nature ou
de portée intercommunale et/ou susceptible d’offrir un rayonnement à la collectivité
ou au territoire.
Cette aide fera l’objet de la signature d’une convention de partenariat bien spécifique
(cf. annexe).
Cette aide exceptionnelle s’inscrit dans le cadre d’un choix politique, l’intérêt étant apprécié
par les élus selon les différents critères de pertinence retenus dans le cadre général du
dispositif d’aides.
Communauté de Communes Le Minervois
35 route d’Oupia – 34210 OLONZAC
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IV/ CRITERES D’APPLICATION
Les différents critères d’application donnent un cadre à l’analyse de la pertinence pour l’attribution
des aides. Leurs niveaux relatifs de valeur dépendent de la nature du projet.
IV.1/ Intérêt général et domaine d’activités
Ce critère est pertinent car il légitime le soutien de la CCLM en regard de l’intérêt du plus
grand nombre, ainsi que vis-à-vis des compétences qui ont été déléguées par les communes
membres à la CCLM et des orientations qu’elle définit.
Indicateurs pertinents :
- Projet participant à l’intérêt général (portée géographique, caractère apolitique, intérêt
commun pour la population concernée).
- Compatibilité avec les compétences de la CCLM.
IV.2/ Impact médiatique et notoriété du projet
Ce critère est pertinent dans la mesure où il est important de prendre en compte le
retentissement du projet. En effet, celui-ci participe à la construction de l’image de la CCLM.
Indicateurs pertinents :
- Rayonnement de l’opération (importance et notoriété de la manifestation).
- Impact médiatique (nombre et nature des relais presse)
- Identification CCLM (nombre d’emplacements et plan média)
IV.3/ Participation à la vie locale
Ce critère est pertinent dans la mesure où il situe l’action et la contribution de l’association
ou du projet, en regard des actions portées par la CCLM ou ses communes membres.
Indicateurs pertinents :
- Nouveau projet organisé sur le territoire ou première demande de l’association.
- Participation ou contribution importante aux actions des communes de la CCLM
- Actions regroupant plusieurs intervenants et/ou s’effectuant sur plusieurs communes.
V/ DESCRIPTIF DU PROCESSUS DE DECISION
L’organisation, le suivi et la présentation des sollicitations émanant des demandeurs au Bureau,
puis en Conseil Communautaire nécessitent une étude détaillée du projet.
A cette fin, les services de la CCLM sont appelés à en préparer l’analyse de manière à simplifier
leur examen par les élus communautaires.
A partir de ces documents, le Bureau dispose d’éléments lui permettant de prendre position en
toute connaissance.
V.1/ LES MISSIONS DES SERVICES :
-
Réception des demandes par le chargé de mission « culture »
Etude et rapport
Communauté de Communes Le Minervois
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-
Transmission à la Direction Administrative et Financière pour préparation dossier pour le
bureau
-
Aides matérielles et financières :
Après validation par le Président ou par le Vice-Président délégué au service concerné ou
par le Bureau en cas de dossier très spécifique, envoi du courrier d’acceptation ou de refus
par le chargé de mission.
Aides financières exceptionnelles :
Après validation par le Conseil de Communauté, envoi du courrier d’acceptation ou de
refus par le chargé de mission.
V.2/ LES ETAPES :
-
Aides à la communication et aide matérielle :
Deux mois avant la manifestation maximum :
- Réception des demandes.
- Analyse des dossiers.
- Vérification d’éligibilité
- Transmission à la Direction Administrative et Financière
- Présentation au Président ou au Vice-Président ou au Bureau
- Notification d’accord ou de refus aux demandeurs dans les 10 jours suivants.
-
Aides financières exceptionnelles
De Novembre au 28 février :
- Réception des demandes du 1er novembre N-1 au 28 février de l’exercice comptable
en cours.
Au fil des réceptions :
- Réception des demandes.
- Analyse des dossiers.
- Vérification d’éligibilité
- Transmission à la Direction Administrative et Financière
Fin mars :
Détermination des aides accordées
Avril :
- Examen en Conseil de Communauté et décision finale par délibération.
- Individualisation des subventions
- Notification d’accord ou de refus aux demandeurs dans les 10 jours suivants.
- Signature des conventions
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