Synthèse et Perspective - Les outils de communication entre l

Les outils de
communication
entre l'entreprise
et ses salariés
Chapitre
1 - COMPRENDRE LE MARCHÉ
SYNTHÈSE & PERSPECTIVES
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1
Les outils de communication
entre l'entreprise et ses salariés
L'étude a été réalisée par :
Claire-Marie de Vulliod
OBJECTIF DU DOCUMENT.
Introduction de l’étude
d’opportunité - Les outils de
communication entre l’entreprise et
ses salariés, ce document Synthèse
& Perspectives a pour objet de :

rappeler le contexte et les
enjeux de la Direction des
Ressources Humaines,

présenter dans ses grandes
lignes la typologie des outils de
communication et des grands
domaines fonctionnels couverts
par l'étude,

dresser un tableau général des
acteurs.
ANALYSER LES OFFRES
I
RÉDIGER LE CAHIER DES CHARGES
I
APPROFONDIR LE DOMAINE
I
COMPRENDRE LE MARCHÉ
SYNTHÈSE & PERSPECTIVES
SOMMAIRE
CONTEXT ET ENJEUX
1
TYPOLOGIE DES OUTILS DE
COMMUNICATION
2
TYPOLOGIE DES FONCTIONS
2
TYPOLOGIE DES ACTEURS
4
Les entreprises subissent des pressions matérielles, technologiques,
économiques, environnementales, légales, culturelles, sociales....
Dans ce contexte, les DRH sont responsables de l'efficacité de la
communication entre l'entreprise et ses employés.
Pour répondre à ce défi, le système d‘information des ressources
humaines doit s’adapter. L’un des axes est l’intégration des
nouveaux outils de communication type Web, qui se déclinent en
trois grandes familles : les outils synchrones, les outils asynchrones
et ceux qui rendent l’utilisateur acteur. Les éditeurs d'ERP, de
solutions paie/RH, sur divers périmètres fonctionnels, proposent
ainsi de communiquer des informations dans le réseau des salariés.
Des prestataires offrent des services dans différents domaines.
Certains éditeurs se focalisent sur les processus métier, d’autres sur
les technologies. Dans tous les cas, lorsque l’on parle de
communication auprès des salariés, la culture d’entreprise est
essentielle à prendre en compte.
Ces nouveaux modes de communication restent encore du domaine
de l’expérimentation. Pourtant, des cas concrets témoignent des
apports bénéfiques de l’utilisation de ces technologies ou de ces
processus de communication.
CONTEXTE ET ENJEUX
Le monde change, et tout va de plus en plus vite. Les cycles sont plus
courts. Les événements qui nous entourent s’emballent. La fonction
Gestion des Ressources Humaines est fortement touchée par les
évolutions du monde de l'entreprise.
Plusieurs éléments conduisent les DRH à s’équiper de nouvelles
fonctionnalités, de nouveaux outils de communication et aussi à faire
évoluer leur façon de travailler (génération Y, vieillissement de la
population, textes de lois, événements exceptionnels de crise, ...).
Le rôle du DRH, devenu un acteur de la stratégie de l’entreprise, a
considérablement évolué ces dernières années. On attend désormais
davantage de son service : une implication plus forte dans la stratégie
de l'entreprise, les fonctions de communication, un partage des
responsabilités. Le PDG travaille de plus en plus avec le DRH. Et, dans
ce contexte, les services et outils de communication auprès des
salariés se développent.
Les bénéfices de l’utilisation de ces nouveaux outils peuvent être à la
fois stratégiques, opérationnels et fonctionnels. Ces outils peuvent
être utilisés pour aider à faire évoluer la culture d’entreprise,
améliorer la productivité et/ou développer les échanges humains via
les nouveaux médias.
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Tous droits réservés.
Reproduction ou distribution sous quelque forme que ce soit est expressément interdite sauf permission écrite préalable de CXP Holding.
Nos informations sont livrées telles quelles et sans garanties. Bien que l’information soit considérée comme fondée au jour de sa publication, CXP Holding ne garantit pas la justesse, la complétude et la pertinence
de ses informations.
TYPOLOGIE DES OUTILS DE COMMUNICATION
En cherchant à établir une typologie historique des outils de communication pour les salariés, nous avons
rassemblé la littérature existante sur le sujet (groupware, outils collaboratifs, ...). Nous présentons dans cette
étude d’opportunité :

la vision de quelques spécialistes (matrice de Robert Johasen, Esther Dyson, autres regroupements),

la cartographie collaborative du CXP (communication, partage et collaboration),

les critères retenus pour cette étude qui se veut générique et synthétique (asynchrone, synchrone et
l’utilisateur est acteur).
Les éléments novateurs et souvent rencontrés dans les applications RH au sens large sont repris dans la
classification qui différentie les éléments synchrones, asynchrones et ceux qui rendent l’utilisateur final acteur
(en gras sont mentionnés ceux qui ont été le plus souvent cités).
Information/Communication
Partage
Collaboration
ASYNCHRONE
SYNCHRONE
L’UTILISATEUR EST ACTEUR
Mail, blog, flux RSS, podcats, workflow
Discussion en ligne, Chat, web conférence,
Workflow fonctionnel, Blog participatif,
informatifs, documents, applications,
web Cam, voix sur IP, tableaux blancs, ...
partages de fichiers, votes, sondages en
consultation, annuaire, intranet,
Widgets
ligne, billets, commentaires, Wiki,
indexation, self service, portail, favoris,
interfaces, réseaux, communauté de
Tag, partage de documents, ...
pratiques, forum, cooptation, widgets, ...
ANALYSER LES OFFRES
I
RÉDIGER LE CAHIER DES CHARGES
I
APPROFONDIR LE DOMAINE
I
COMPRENDRE LE MARCHÉ
SYNTHÈSE & PERSPECTIVES
TYPOLOGIE DES FONCTIONS
En paie et RH, les grandes fonctionnalités
référencées sont paie, gestion des temps,
recrutement, formation (dont e-Learning),
rémunération, compétences et carrières. Nous
avons choisi dans cette étude de présenter une
fonction transverse, participative, qui fait
travailler ensemble les salariés.
Figure 1 - Tous les métiers RH sont concernés par les outils de
communication
Le grand domaine classique de la gestion de la
paie revient aussi sur le devant de la scène de
l’actualité avec la dématérialisation. Pour chaque
grand domaine fonctionnel, des exemples
d’outils/fonctions synchrone, asynchrone et où
l’utilisateur est acteur sont proposés.
Source le CXP, 2009
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ANALYSER LES OFFRES
I
RÉDIGER LE CAHIER DES CHARGES
I
APPROFONDIR LE DOMAINE
I
COMPRENDRE LE MARCHÉ
SYNTHÈSE & PERSPECTIVES
Gestion des temps : depuis déjà de nombreuses années, les outils de gestion proposent des outils de
communication à destination des salariés. Les informations concernent leur temps de travail, leur solde de
congés, le montant de leur compteur épargne-temps, etc. Pour cela, ces solutions ont historiquement utilisé les
badgeuses, puis avec l’évolution des nouvelles technologies, les self-services.
Gestion administrative du personnel et paie : des self-services sont de plus en plus proposés par les éditeurs
pour faciliter la maintenance de la mise à jour des données salariés. Cependant, dans les faits, ils ne sont pas
souvent déployés dans les entreprises. Leur déploiement est fonction de la maturité de la culture de
l'entreprise face aux nouvelles technologies, de leur organisation et de leur politique de suivi/analyse des
procédures.
Recrutement : le domaine fonctionnel du recrutement a été très fortement impacté par l’évolution des
nouvelles technologies de ces dernières années et notamment la diffusion des annonces et la recherche de
candidats. Ces deux grandes activités dans le domaine fonctionnel recrutement sont fortement marquées par
de nouveaux usages : l'utilisation des sites RH pour faire découvrir les métiers de l'entreprise (avec des jeux,
communautés, vidéos, podcasts, chats, salons virtuels), la géolocalisation des offres d’emploi ou encore le
webtracking des candidats : blog, CV vidéo, réseaux (Viadeo, Linkedin, Facebook, ...). On ne parle plus
aujourd’hui de recherche de candidats, mais d'eSourcing. Les réseaux professionnels s’imposent dans le
domaine de la cooptation. L’utilisation de ces nouveaux outils facilite la communication avec les salariés et/ou
les candidats.
Formation : les tendances observées sur ce marché en pleine "construction" sont nombreuses. On peut citer
l’intégration des nouvelles technologies (Wiki, communautés annuaires, tag, services web, ...) qui engendre des
nouveautés : apprentissage informel, formations multimodales et multi canaux, nouvelles formes de contenus :
serious games, GPS, clonage, simulation...
Performance, compétence et carrières : les entretiens d’évaluation se sont fortement informatisés ces
dernières années et quasiment toutes les solutions informatiques proposent aujourd’hui des self services à
destination des salariés pour qu’ils consultent leurs entretiens, leurs résultats, leurs objectifs, etc. (sous réserve
de la maturité de la structure dans laquelle il est employé, puisque beaucoup de sociétés en France, malgré les
lois à ce sujet, ne réalisent pas d’entretiens annuels avec leurs salariés et/ou ne leur fixe pas d’objectif). Dans
ce domaine, si la solution informatique peut aider à suivre quelques éléments mais ne remplacera pas les
valeurs humaines de l’échange en tête à tête.
Rémunération : dans l’étude d’opportunité sur les outils de rémunération, les grandes fonctions identifiées
sont : politique de rémunération, benchmark salarial et masse salariale. Au plan opérationnel, pour les
politiques de rémunération, des self-services sont souvent proposés : ils permettent aux managers, voire
parfois aux salariés d’accéder à leurs données personnelles.
Innovation participative et/ou management des idées : ce type d’application métier, vraiment centralisé sur la
dynamique de gestion des idées propose une approche complémentaire aux outils collaboratifs. La solution
structurée, permet, pas à pas, de suivre le processus de cheminement d’une idée : il s’agit d’une solution
dynamique, d’amélioration continue. La feuille de route précise évolue avec les besoins, les tendances.
L’analyse quasiment en temps réel permet de réajuster, lancer une autre idée, la traiter et l’exploiter comme
nécessaire pour l’organisation. Nous qualifions ce type de solution comme étant "métier" en parallèle des
solutions de groupware, travail collaboratif, dites "techniques".
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I
APPROFONDIR LE DOMAINE
I
COMPRENDRE LE MARCHÉ
SYNTHÈSE & PERSPECTIVES
Réseaux sociaux : recueil de nouveaux usages émergeants : Que ce soit pour communiquer en interne, pour
favoriser l’apprentissage de connaissances, pour promouvoir les bests practices de ses clients entre eux, ... les
réseaux investissent de plus en plus toutes les directions et les divers domaines fonctionnels RH (avec une
prédominance nette pour le recrutement).
TYPOLOGIE DES ACTEURS
Aujourd’hui de nombreux acteurs proposent de communiquer avec les salariés. Toutes les solutions
fonctionnelles du marché pourraient être concernées. Cette étude prend comme axes les solutions en liens
plus ou moins directs avec la Direction des Ressources Humaines.
 Les éditeurs d'ERP : proposent des fonctionnalités paie et RH dont des outils de communication à
destination des salariés (SAP, Oracle, ...).
 Les acteurs de paie et RH : offrent des fonctionnalités paie et RH et selon leur maturité
technologique des solutions plus ou moins avancées pour communiquer avec les salariés (Cegid,
Infor, Meta4, Sage, Vedior Front RH,...).
 Les éditeurs experts RH : en général, ces solutions intègrent les dernières nouveautés technologies.
Elles proposent des outils de communication au niveau fonctionnel de ceux proposés par les ERP
voire au delà. On différentie les acteurs RH présents sur plusieurs domaines fonctionnels
(recrutement formation etc.) comme par exemple : Cornerstone, Job Partners, Taleo, Open
Portal,...), des acteurs plus opérationnels sur un grand domaine fonctionnel comme en formation par
exemple, avec e-Docéo, Conscio Technologies,... En gestion des temps les acteurs proposent depuis
déjà de nombreuses années des portails employés et ont fait de grands efforts ces dernières années
dans la personnalisation des interfaces pour les écrans à destination des salariés (par exemple :
Horoquartz, Bodet...).
 De petits acteurs de niche : par exemple Lucca, structure entièrement spécialisée sur le planning de
congés des salariés, propose depuis longtemps des écrans à
destination directe du salarié.
Documents CXP associés :
 Les experts en solution de communication auprès des salariés : les
acteurs de management des idées ou d’innovation participative
(NovaGO, HumanPerf Software (Idhall SC), Ideavalue, Jenni Idea
Management, Imaginatik, Entertain, ...), certains acteurs du monde
du décisionnel axent leur marketing sur la volonté de mettre en
avant la communication auprès des salariés (Information Builder...),
des acteurs de niche, en avance sur les usages, offrent des
technologies avant-gardistes et proposent parfois des partenariats
avec les acteurs plus traditionnels. C’est par exemple le cas des
solutions de réseau d’entreprise (comme Bluekiwi, Calinda
Software, Nearbee...).
SERVICE EXPERT - Gestion de la paie et des RH
E-SHOP : Gestion de la paie et des RH
E-SHOP : Gestion avancée des RH
E-SHOP : Fonctions et composants Recrutement, formation, autres modules
ETUDE OPPORTUNITÉ - Les outils de
communication auprès des salariés
ETUDE D'OPPORTUNITE - Les solutions SaaS et
offres d’externalisation pour la GRH
Le marché du réseau social est extrêmement diversifié et fragmenté, se
partageant entre les créateurs de réseaux sociaux, les prestataires de services,
les éditeurs de logiciels et les communautés open source.
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