Un nouveau métier au CHU de Poitiers : référent logistique de pôle

Logistique & Management
Un nouveau métier au CHU de Poitiers :
référent logistique de pôle
Direction de la Communication
CHU Poitiers
L’émergence de nouveaux métiers tels que celui de référent logistique est une
conséquence directe de la réorganisation des établissements de santé en pôles
d’activité. L’approche logistique représente un levier de changement important
pour faciliter une adéquation pertinente entre la gestion des besoins hospitaliers et
l’allocation des ressources.
Dans ce contexte, le CHU de Poitiers a mené au sein des pôles d’activité une réflexion logistique. Elle porte sur le management et la gestion interne des flux relatifs
aux commandes et aux stocks des produits, pharmaceutiques et hôteliers, nécessaires aux activités des pôles. De ces démarches, est né un nouveau métier : celui de
référent logistique.
Les constats
Les limites de la fonction d’intendant
Jusqu’à présent, le CHU de Poitiers disposait,
dans certaines unités fonctionnelles, d’intendants (aides-soignants formés), dont les
fiches de poste étaient aussi nombreuses que
les personnes et les situations. En 2001, une
enquête complète sur la gestion des stocks
dans les services de soins a permis de rapprocher les équipes logistiques et les soignants
autour d’un projet partagé. Elle a permis de
constater que la présence d’intendants ne
garantissait pas une gestion optimale des
stocks.
Les outils
En 2003, le « plein-vide » était déjà en test sur
4 unités fonctionnelles du pôle neuro-sciences pour les médicaments et solutés. Cet essai
a été très concluant par la simplicité et la rapidité des commandes vers la pharmacie. Le
principe du « plein-vide » est basé sur le
renouvellement de la consommation de
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chaque unité fonctionnelle. La dotation est
divisée en 2 bacs. Le déclenchement d’une
commande par les professionnels se fait dès
lors que l’un des 2 bacs est vide. Les autres
produits (hôteliers, imprimés, dispositifs
médicaux non stériles…) sont eux gérés à partir de dotation fixe et souvent plus à jour (ce
qui oblige à faire des demandes urgentes…).
Les commandes vers le magasin central sont
ainsi parfois surévaluées, ce qui augmente
inutilement les stocks des unités fonctionnelles.
Les locaux
En 2003, un inventaire et une cartographie des
réserves, dans 15 unités fonctionnelles réparties sur 2 pôles, ont permis de vérifier que le
niveau de stock n’était pas homogène ; certains produits avaient 2 ans de couverture de
stock et d’autres allaient tomber en rupture les
jours suivants. De plus, un même produit
d’une unité fonctionnelle pouvait être disposé
dans 4 réserves différentes et éloigné des équipes (les soignants perdent beaucoup de temps
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dans les déplacements au sein des unités).
Enfin, des stocks périmés ou obsolètes de
consommables voire d’équipements sont
identifiés.
Un bilan chiffré de ces différents constats,
dressé devant les cadres supérieurs de l’institution (de soins et techniques) et présenté au
comité de direction, a conduit le directeur
général à lancer un projet global au niveau du
CHU.
Celui-ci comporte 3 volets indissociables :
l’optimisation des réserves, les outils de commande et les moyens humains.
L’optimisation des réserves
Dans un premier temps, il paraît important de
rendre plus transparents les circuits des produits et la gestion des stocks au sein d’une
unité fonctionnelle.
La méthode “5 S”, méthode permettant de
ranger en 5 étapes, est utilisée et permet d’éliminer des produits stockés depuis des années,
et ainsi de libérer de la place pour optimiser au
mieux les surfaces (création de vestiaires, de
douches…) des unités fonctionnelles. Le 5 S
permet aussi de définir des réserves uniques
par famille de produit. Un même produit ne se
trouve que dans une seule réserve, et sera référencé comme point de commande vers les
fournisseurs internes : le linge dans la lingerie,
les produits d’entretien dans le local ménage,
les médicaments et dispositifs médicaux stériles et non stériles dans la salle de soins, au plus
près de l’équipe soignante et la création d’une
réserve dédiée aux matériels et équipements
utiles à tout moment (pied à perfusion, fauteuil roulant, pompes…).
Pour optimiser le rangement des réserves, il
est également important de disposer de locaux
adaptés à cette nouvelle organisation, ce qui
impose certains travaux dans les salles de
soins. Une visite des réserves de toutes les
unités fonctionnelles est réalisée par la pharmacie et la logistique afin de lister les lieux de
stockage (salles de soins comprises), dont l’agencement ne permet pas de ranger de façon
optimale : la proximité des produits au plus
près des soignants, un lieu de stockage unique
pour un même produit et l’ergonomie des
modes de rangement ont été pris en compte.
Certains besoins en travaux, issus de ces visites, ont été intégrés au planning de travaux du
comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (exemple : 2 salles de soins).
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Les principaux aménagements consistent à
sortir l’office de décontamination afin de
récupérer un pan de mur pour centraliser les
produits nécessaires aux équipes, tout en se
mettant en conformité avec les normes d’hygiène. Des suppressions de cloisons permettent d’agrandir les salles de soins trop étroites
et d’adapter le dimensionnement des pièces à
un rangement optimisé. La direction de la
construction du patrimoine a donc fortement
participé à ce projet. Et enfin, des réserves de
pôle sont créées pour gérer certains produits,
moins souvent utilisés ou communs aux unités fonctionnelles du pôle (tubes de prélèvements,
imprimés,
produits
hôteliers
réapprovisionnés plus rarement…).Une fois
les réserves optimisées s’est posée la question
des outils de commande : comment assurer un
approvisionnement fiable et cohérent ?
De nouveaux outils : le plein-vide
et l’e-procurement
Deux outils ont été introduits : le “plein-vide”
et “l’e-procurement”.
Le plein-vide est bien adapté aux produits
stockés dans les différents magasins du CHU
(pharmacie, magasin central, épicerie,…).
Pour généraliser la mise en place du
plein-vide sur l’ensemble des pôles du CHU
de Poitiers, il a fallu investir dans du mobilier
adapté. En janvier 2004, après avoir organisé
une exposition des 4 fournisseurs candidats,
le mobilier de Médi-math est retenu pour un
marché de 3 ans (2004-2007) permettant d’équiper 75 unités fonctionnelles. De plus, à
chaque nouvelle restructuration (bloc gynéco,
hospitalisation de traumatologie) ou nouveaux bâtiments (urgences-biologie médicale, pôle régional de cancérologie
actuellement en construction), le mobilier
plein-vide de Médi-math est installé.
Au mobilier adapté au rangement double-bac,
est associé un logiciel de lecture des code-barres. Chaque produit est identifié par une étiquette, sur laquelle sont renseignées toutes les
informations relatives à la commande.
Le choix de ce logiciel est réalisé par le groupe
de travail regroupant plusieurs membres des
différentes directions concernées (la pharmacie, l’informatique et la logistique) : c’est
le logiciel Pharma de Computer Engineering
qui est retenu et qui est installé actuellement.
Le gain du temps de commande est de 75%, ce
qui représente environ 6 équivalents temps
plein pour l’ensemble du CHU.
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Le deuxième outil, plus innovant, est l’e-procurement. Ce projet national, retenu par un
groupement de 17 CHU, a pour but de rendre
le circuit d’approvisionnement des produits
de tous les domaines d’achat plus efficace en
passant par des catalogues électroniques via
une plate-forme Internet. Les services de
soins sont concernés par cet outil pour la fourniture de produits hors-stock (hôteliers, dispositifs médicaux stériles et non stériles).
L’outil choisi par le comité national, Achatpro, permet de dématérialiser les flux d’information de la demande au mandatement de la
facture. Les délais de création d’une commande sont plus courts, le circuit de la
demande est plus transparent et les livraisons
plus rapides.
Les ressources humaines
L’utilisation de ces nouveaux outils de commande, plus efficaces, impose de s’appuyer
sur des agents formés dans la démarche logistique et donc dans la gestion des stocks.
L’adaptation de la fonction d’intendante à
l’organisation des pôles d’activité est menée
de manière institutionnelle en partenariat avec
la direction des activités de soins, la direction
des équipements et de la logistique, la direction du personnel, des relations sociales et des
conditions de travail et avec la participation
active de la pharmacie centrale.
L’émergence d’un nouveau métier :
référent logistique de pôle
La fonction d’intendant(e) d’unité évolue
vers un nouveau métier, celui de référent
logistique de pôle. La présence du mot “logistique” paraît primordiale car ce nouveau
métier concerne bien l’un des champs d’action du logisticien : la gestion et le suivi des
flux.
C’est donc le véritable chef d’orchestre des
approvisionnements nécessaires au fonctionnement des unités fonctionnelles dont il a la
charge dans son pôle. Le lecteur code-barres,
outil indispensable du plein-vide, est affecté
au référent logistique, ce dernier restant
garant du bon fonctionnement de la commande vers les magasins (pharmacie, magasin central et en 2007 épicerie et centre
d’approvisionnement en matériel stérile et
pansements).
Ses missions concernent :
• la gestion des commandes (à l’exception du médicament),
• le suivi des réceptions,
• le rangement dans les réserves dédiées,
• l’aide à la résolution des problèmes techniques et interlocuteur privilégié
entre les équipes soignantes et la logistique des prestataires internes du
CHU,
• la communication au sein des équipes des projets institutionnels relatifs à
la logistique hôtelière ou pharmaceutique
ques » sont commandés par des spécialistes :
IADE, IBODE, cadres,…
La démarche de recrutement des référents
logistiques
Au cours du deuxième semestre 2004, un état
des lieux a permis d’analyser le temps passé
par les professionnels d’une unité fonctionnelle (soignants, administratifs, …) lors des
commandes et de la réception des divers produits utilisés dans les pôles et d’évaluer au
plus près la quotité de temps nécessaire pour
permettre à un référent logistique d’exercer
ses missions. Ce premier état des lieux a pu
être réalisé grâce à la forte collaboration de 2
intendantes, puis a été étendu sur les 12 pôles
(voir tableau N°1).
Le bilan de cet état des lieux était frappant :
tous les métiers étaient représentés (voir
tableau N°2.a) et une même mission pouvait
être suivie par au moins 4 acteurs de métier
différent (tableau N°2.b). Des cadres assuraient les prises de commande, des infirmières
décartonnaient les solutés, des brancardiers
participaient au rangement des produits…Le
tableau N°2.c montre aussi le temps important
consacré à passer des commandes (difficulté
pour faire un point des niveaux de stock quand
un même produit peut être dans plusieurs
endroits et passation manuelle des
commandes).
Aucun pôle n’est épargné par ce constat : de
nombreux interlocuteurs participent à des
actions relevant de la logistique alors que leur
fonction ne le prévoit pas et de nombreuses
tâches sont réalisées par plusieurs acteurs,
Tableau 1 : Qui faisait les missions du référent logistique au CHU ?
Le référent logistique centralise toutes les
commandes hors-stock non spécifiques grâce
à l’e-procurement. Les produits plus « techni-
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Tableau 2a : Qui faisait les missions du référent logistique au CHU ?
au premier semestre 2007 afin de pourvoir
l’ensemble des pôles d’activités cliniques et
médico-techniques du CHU de Poitiers.
Les suppléants des référents logistique
Tableau 2b : Qui faisait les missions du référent logistique au CHU ?
Pour assurer la continuité de ses missions lors
de ses absences, le référent logistique peut
compter sur l’aide d’un suppléant. Les suppléants, eux, ont été recrutés au sein des pôles.
De nombreux candidats se sont présentés sur
l’ensemble des postes à pourvoir. Dans les
années à venir, les personnes qui restent intéressées par ces nouvelles fonctions devront
continuer à porter ce projet.
La formation des référents logistiques et
des suppléants
Tableau 2c : Qui faisait les missions du référent logistique au CHU ?
avec des risques de perte d’efficacité dans le
traitement des demandes. Le regroupement de
ces temps consacrés à la logistique permet de
définir 1 à 3 postes de travail selon la taille des
pôles qui sont, pour la plupart, récupérés sur
les effectifs en redistribuant les rôles au plus
près des fiches de poste de chacun.
Les différentes tâches des référents logistiques ont été évaluées et le temps consacré à
chacune d’elle est connu. Ainsi, les référents
logistique gèrent et organisent leur planning
de manière optimum.
Le recrutement des référents logistique s’est
ensuite effectué en deux temps : 12 en fin
d’année 2005 et 8 en mai 2006. Les candidats
ont passé un entretien devant un jury composé
d’un membre de la direction des activités de
soins, d’un cadre supérieur de santé et d’un
logisticien. Le choix a été de recruter sur un
profil d’aide-soignant ou d’agent technique
selon les pôles concernés. La connaissance de
l’activité des soins ou technique (imagerie et
laboratoires) apparaît indispensable pour
s’intégrer rapidement dans les équipes.
A ce jour, 20 référents logistique sont en activité par redéploiement ainsi que leurs suppléants. D’autres recrutements s’effectueront
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Avant leur affectation, les référents logistique
et leurs suppléants ont participé à une formation interne de 5 jours assurée par le service
logistique. Cette formation leur a permis d’acquérir des outils de base en logistique et en
informatique et surtout de rencontrer tous les
interlocuteurs et les partenaires dans l’organisation logistique interne du CHU de Poitiers
et sur leur lieu de travail (archives, atelier biomédical, blanchisserie, cuisine, magasins,
pharmacie, reprographie, services techniques, transports, vaguemestres…).
Ces rencontres ont donné l’occasion à chaque
participant d’exprimer ce qu’il attendait de
l’autre, de transmettre ses questionnements et
de formuler ses besoins. Deux sessions de formation ont été mises en place par le service
logistique de la direction des équipements et
de la logistique. Elles ont permis de déterminer des axes de travail autour des différentes
missions propres à cette fonction et de privilégier le cœur de métier de chaque partenaire,
dans un objectif de qualité des soins à apporter
aux patients.
Le suivi sur le terrain
Tous les mois, le service logistique et les référents logistique se réunissent pour soulever
les problèmes rencontrés et partager leurs
expériences : ces réunions sont riches en
échanges et en propositions d’amélioration.
A chaque réunion, un nouvel « invité » est
convié à faire remonter les dysfonctionnements rencontrés par les référents logistique
ou informe des problèmes inhérents à son secteur. La pharmacie, le magasin central, le traitement du linge, l’équipe transport ont déjà
été invités et d’autres rencontres sont prévues
avec le service de l’hygiène et les laboratoires.
Ce suivi a pour objectif d’accompagner les
référents logistiques dans leurs nouvelles
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missions et d’améliorer la qualité des relations de tous les acteurs du CHU.
Ce nouveau métier apporte une expertise supplémentaire au trio de pôle. Les référents sont
sollicités pour apporter des arguments aux
variations de consommation des unités fonctionnelles ; ils ont un rôle primordial dans la
gestion des stocks des unités de soins et dans
la mise en place des nouveaux outils au sein
du CHU
Ces projets et ce nouveau métier sont intégrés
dans un objectif logistique plus global au sein
du CHU : libérer du temps aux infirmières,
aux cadres, aux secrétaires…en les dégageant
des tâches logistiques dont ils ont la charge et
qui les écartent de leurs missions premières :
le soin, l’encadrement, la planification,…
Les référents logistique, de gauche à droite et de haut en bas : Vernoux M.T., Mutel S., Popilu S., Arrigault
N., Gauthier M., Naudin M.C., Lescal M.C., Lancereau M., Jeamet C.
Morineau V., Dutel B., Berquin P.
Richard S., Bernard F., Desouche A., Thomas Y., Collon C.
Sont absents : Brunet M., Begeault M., Girardin G. et Pouzet l.
Témoignages
Eric Dupeyron, directeur référent de pôle et également directeur des équipements et de la logistique
“Le métier de référent logistique : le chaînon manquant”
“La dispersion classique des interlocuteurs de la logistique au sein des pôles constitue un frein à la modernisation des organisations et à la recherche de leur plus grande efficience. Plusieurs évolutions récentes imposent le regroupement des taches sur une même fonction :
- Les outils se spécialisent avec l’arrivée de la commande sur Internet ou le recours à des logiciels dédiés ou à des interfaces de type « douchette ».
- La gestion des réserves et la programmation des commandes nécessitent une vision globale des besoins d’un pôle.
- L’analyse des consommations et des dépenses déléguée au pôle et notamment à l’assistant de gestion, va impliquer une grande réactivité et
une communication optimisée entre celui-ci et ce nouveau responsable des relations avec la logistique : l’assistant constatant un dépassement de crédits sur un compte délégué au pôle se tournera vers le référent afin qu’il analyse avec lui les consommations et recherche les explications, les moyens de réaliser des économies ou prévoit les besoins futurs.
- Le suivi de la maintenance des infrastructures ou des équipements impose enfin la professionnalisation et la connaissance inter personnelle
aux deux bouts de la chaîne ainsi que l’accès à des outils tels que les logiciels de gestion assistée par ordinateur. J’attends donc de l’arrivée de
ce « chaînon manquant » une meilleure adaptabilité de nos organisations, une plus grande fluidité des relations entre pôles cliniques et secteurs logistiques et achats et un esprit critique qui le conduise à proposer des améliorations dans le fonctionnement des pôles et des services
prestataires. Il reste un soignant, œuvrant à sa manière pour une meilleure prise en charge du malade.”
Christelle Collon - référente logistique
“C’est un poste très enrichissant par les missions qui nous sont confiées, même si parfois la charge de travail est importante. Pour ma part, je ne
laisserais pas ce poste que j’essaie d’accomplir avec sérieux et professionnalisme et où je m’épanouis.”
Véronique Morineau – référente logistique pôle urgences-orthopédie
“Ce nouveau métier, logistique déjà attendu depuis de nombreuses années par tous les corps de métiers est enfin défini et s’est concrétisé. Je
suis heureuse de pouvoir l’exercer et d’avoir la chance de suivre l’évolution des outils de travail (Achat pro, le système plein-vide, Prinéo,
Asset plus...). Le côté relationnel est primordial et très enrichissant. Les tâches sont diversifiées, ce qui ne laisse place à aucune monotonie.
Etre référent logistique, c’est être l’interlocuteur entre différents corps de métiers pour le bon fonctionnement des services et le bien-être des
patients. Le suivi des commandes, des litiges et la gestion permanente du matériel sont le quotidien des référentes. Le fait qu’il y ait une responsable engendre des économies dans les services. Nous savons bien qu’il y a toujours eu des cigales et des fourmis au niveau des commandes. J’espère que le CHU promulguera la nécessité de ce métier et incitera les autres hôpitaux à créer ce nouveau poste.”
Brigitte Sury – cadre supérieur de santé du pôle Gériatrie
“Dans le pôle gériatrie, trois référentes logistique contribuent, depuis le mois de février 2006, à une gestion de qualité dans le cadre de la résolution des problèmes techniques ainsi que des commandes, approvisionnement et réception des différents produits. Dans le secteur d’hébergement, la mise en place de ces postes ont également permis de repositionner la fonction de gouvernante, déjà connue en gériatrie. (fonction
d’accueil et de suivi du séjour du résident et de sa famille). Ces référentes logistique interviennent en partenariat avec le cadre supérieur, les
cadres de santé du pôle et les professionnels de soins et logistiques. Elles participent également à des démarches de projet. Elles sont des interlocutrices reconnues par tous. » Christian Nau – responsable de l’atelier biomédical « La fonction d’ « intendant » mise en place il y a quelques années déjà, dans des services tels les réas, blocs opératoires… a eu un impact certain sur le suivi du matériel et de leur maintenance. La
généralisation de cette fonction à tous les services de l’hôpital est accueillie avec enthousiasme par le service biomédical. Leur rôle au regard
des matériels et de leur maintenance s’avérera très vite indispensable, en particulier en terme de gestion d’inventaire, de suivi des interventions, de la sensibilisation à la mauvaise utilisation des équipements et aux coûts induits.”
Séverine Masson – directrice du personnel, des relations sociales et des conditions de travail
“La création des fonctions de référent logistique a permis à chaque métier de soins de se repositionner sur ses fonctions essentielles, et de développer la mobilité fonctionnelle au sein d’un corps, les aides-soignants, très nombreux dans tous les EPS, offrant ainsi la possibilité d’un second métier à des professionnels déjà expérimentés dans leur premier métier. La démarche projet est ici remarquable puisqu’elle permis le
redéploiement, de 20 postes, sans aucune création (sauf un en budget annexe) et génère des économies d’achat.”
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