FICHE DE POSTE RECRUTEMENT DIRECT SANS CONCOURS

FICHE DE POSTE
RECRUTEMENT DIRECT SANS CONCOURS 2016
Numéro de poste :
Corps :
BAP :
Emploi-Type :
Nature du concours :
Intitulé du poste:
CATEGORIE:
Quotité :
ETABLISSEMENT :
SERVICE ou U.F.R. :
VILLE:
27570 T
ADT
J
Adjoint en gestion administrative
Direct
Secrétaire Formation Continue/Laboratoires de recherche
C
100%
Université de Lorraine
IUT Henri Poincaré de Longwy
LONGWY
Description du poste:
 Missions
Le poste consiste à assurer 2 missions distinctes :
- l’appui administratif du service formation continue et apprentissage sous la responsabilité du référent
formation continue et de la responsable administrative
- le secrétariat d’une antenne d’un laboratoire de recherche
 Activités principales :
- Assurer la gestion et le suivi administratif des étudiants en formation continue sous le dispositif
Insertion Adultes Formation Initiale (IAFI) :
- Accueillir, informer et orienter les demandeurs d’emploi
- Collecter, traiter, contrôler les données nécessaires à la constitution des dossiers
- Saisir les données sur une application dédiée du conseil général de Lorraine
- Assurer la gestion et le suivi administratif des dossiers
- Participer à l’organisation des réunions d’information en lien avec pôle emploi
- Participer à la collecte de la taxe d’apprentissage :
- Suivi administratif et financier
- Collaboration à la stratégie de collecte
- Participer au développement de l’apprentissage du DUT Gestion des Entreprises et des Administrations :
- Elaboration, suivi et traitement d’enquêtes de satisfaction,
- Elaboration de mailings à destination des entreprises
- Réaliser divers documents
- Participer à l’organisation de manifestations
- Assurer la gestion administrative et logistique du laboratoire :
- gestion des commandes courriers
- déplacement des enseignants-chercheurs,
- élaboration de divers documents
- suivi administratif et logistique des thésards et des invités
 Activités associées :
 Savoir-faire :
Maîtriser les logiciels courants de bureautique et des logiciels de mise en forme de document
Savoir traiter des bases de données pour la gestion de la taxe d’apprentissage
S’exprimer de façon claire et précise
Maitriser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
Appliquer la réglementation applicable aux dossiers IAFI et respecter les procédures de traitement des
dossiers IAFI
- Analyser et gérer les demandes d’information
- Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service
- Gérer la confidentialité des informations et des données
-
 Savoir être :
- Avoir le sens des relations humaines
- Savoir travailler en équipe et en relation partenariale
- Etre organisé, rigoureux et méthodique
 Partenaires (internes/externes) :
- Interne : responsable administrative, responsable des antennes de laboratoires, référent formation
continue, référent UFA (apprentissage)
- externe : laboratoire LERMAB, Sous-direction de la formation tout au long de la vie et apprentissage
 Spécificités du poste, contraintes :