TDA_Est vaudois_Chef de chancellerie pénal

CAHIER DES CHARGES
1. Actualisation
Etabli le : 06.02.12
Par : Géraldine Ruffieux
Remplace la version du :
Motif d’actualisation : Réorganisation
2. Identification du poste
Département : ORDRE JUDICIAIRE VAUDOIS
Service : Tribunal d'arrondissement
Entité (division, secteur, établissement, office…) : TDA Est vaudois- 81031
N° de poste de référence : 2477
Intitulé du poste d ans l’entité : Cheffe de chancellerie greffe pénal
N° emploi-type : 10416
Libellé : Administratrice gestionnaire
Chaîne : 349
Niveau : 7
3. Mission générale du poste (description succincte)
1.
Organiser le travail du greffe, coordonner et contrôler l'activité des collaborateurs qui y travaillent.
2.
Assurer la gestion informatique des dossiers.
3.
Traiter de manière autonome les dossiers.
4.
Assurer le suivi des décisions et la clôture des dossiers.
5.
Collaborer au fonctionnement du greffe et de l'office.
4. Conduite : ETP directement subordonné-s
Cf. Organigramme
Non
Oui : 3 personnes, soit 2, 5 ETP
5. Mode de remplacement prévu, en cas d’absence du titulaire
Non
Oui : Poste n° 2478
Edition : Service du personnel – Etat de Vaud – Janvier 2010
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LIBERT É
ET
PATRIE
Cahier des charges / Etat de Vaud
6. Missions et activités
1. Organiser le travail du greffe, coordonner et contrôler l'activité des collaborateurs qui y travaillent.
50%
Planifier, répartir, coordonner et contrôler l’activité des collaborateurs, gérer leurs absences en prévoyant les
remplacements et les suppléances
Gérer et participer à la formation du personnel et accueillir les nouveaux collaborateurs.
Assurer la motivation du personnel du greffe ainsi que la mise en place d'un environnement de travail favorable.
Conduire les entretiens annuels d'appréciation du personnel du greffe.
Préparer l'agenda AUDI (création disponibilité des présidents).
Préparer les programmes d'audience pour les greffières, les juges et les journalistes.
Fixer les audiences en utilisant le logiciel Audi et calculer leur durée.
Tenir et gérer la grille des audiences et les reports.
Ouvrir le courrier, distribuer aux collaborateurs.
Gérer le courrier et la correspondance hors dossiers en cours.
2. Assurer la gestion informatique des dossiers.
10%
Assurer la réception dans GDD des affaires nouvelles en provenance du MP ou du Tribunal cantonal. Les attribuer à
un Président et les transmettre aux secrétaires attributaires.
Enregistrer le déroulement des opérations.
Enregistrer les pièces et actes de procédure.
Fixer et enregistrer les échéances.
Assurer le traitement de la correspondance conformément à la procédure et en établissant des courriers grâce aux
formules générées par GDD, ou en déférant aux instructions des présidents.
Pour les dossiers spécifiques d’opposition aux ordonnances pénales préfectorales et municipales : ouvrir et constituer
un nouveau dossier judiciaire.
3. Traiter de manière autonome les dossiers.
10%
Assurer selon un tournus la distribution du courrier, en définissant les dossiers nécessitant d’informer le président et
gérer les requêtes urgentes
Fixer les audiences au regard des agendas des présidents, du Ministère public, des avocats, des juges et autres
intervenants en utilisant le logiciel AUDI.
Gérer les reports.
Etablir et expédier les convocations aux diverses parties, contact avec les avocats, les dénonciateurs et le Ministère
public.
Assurer les correspondances et publications diverses en établissant les courriers grâce aux formules générées par
GDD, ou en déférant aux instructions du Président.
Vérifier la conformité des pièces aux exigences légales et administratives.
Veiller au respect des délais en regard des étapes de la procédure.
Traiter les demandes de mise à jour des casiers judiciaires selon leur ancienneté ou de la durée de l’instruction
Viser les factures relatives aux dossiers pénaux.
Procéder aux demandes d'avances de frais et vérifier les encaissements.
4. Assurer le suivi des décisions et la clôture des dossiers.
10%
Procéder aux notifications et calculer les délais d'exéquatur.
Etablir les extraits de jugements pour le casier judiciaire.
Edition : Service du personnel – Etat de Vaud – Janvier 2010
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LIBERT É
ET
PATRIE
Cahier des charges / Etat de Vaud
Assurer la gestion des recours et des appels: transmission du dossier à la chambre des recours ou à la CAPE.
Assurer la réception des arrêts du Tribunal cantonal et fédéral et effectuer les copies aux personnes concernées.
Trier et épurer les dossiers en vue de leur archivage.
Procéder aux opérations d’archivage dans GDD.
Elaborer les statistiques mensuelles et annuelles.
5. Collaborer au fonctionnement du greffe et de l'office.
20%
Renseigner et orienter les intervenants au téléphone ou au guichet, en veillant à un service efficace, de qualité et
courtois, de manière à garantir une image positive du service public.
Fournir les pièces demandées pas les justiciables et aux intervenants: copies de décisions, etc
Déférer à toutes demandes des présidents et de la première greffière.
Assurer la réception et la permanence téléphonique de l'Office.
Recevoir et transmettre des messages téléphoniques ou orienter les justiciables ou les intervenants externes dans les
différents greffes.
Participer, selon les besoins, aux audiences en tenant le procès-verbal d'audience, en prenant des notes en cours
d'audience et lors des délibérations, et, aux termes des délibérations, en dactylographiant le jugement sous la dictée
du président.
7. Eventuelles responsabilités particulières attribuées au titulaire
8. Exigences requises
8.1. Formation de base
Titre
CFC d'employé de commerce ou titre jugé équivalent
Exigé
Souhaité
Exigé
Souhaité
8.2. Formation complémentaire
Titre
Exigé
Souhaité
Exigé
Souhaité
8.3. Expérience professionnelle
Domaine
Expérience dans le domaine juridique, idéalement au sein d'un greffe
Nbre d’années
5 ans
ans
8.4. Connaissances et capacités particulières
Edition : Service du personnel – Etat de Vaud – Janvier 2010
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LIBERT É
ET
PATRIE
Cahier des charges / Etat de Vaud
Domaine
Discrétion, sens de l'organisation, résistence au stress, esprit de décision et capacité d'action,
capacité à gérer et motiver un groupe, respect des normes et des procédures
Exigé
Souhaité
Exigé
Souhaité
9. Astreintes particulières (travail de nuit, service de piquet, etc.)
10. Signatures
L’autorité d’engagement.
Date :
Nom et prénom :
Signature :
Le/la titulaire atteste avoir pris connaissance du présent cahier des charges.
Date :
Nom et prénom :
Edition : Service du personnel – Etat de Vaud – Janvier 2010
Signature :
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