Publipostage avec Word 2007

Publipostage avec
Word 2007
Comment faire un publipostage
Modification du format des champs de dates
Service ICT & Pédagogie - CPLN
Publipostage Word 2007
CPLN
17.11.2009
1 Etapes du publipostage
1. Il faut tout d'abord disposer du fichier (Excel
ou Access par exemple) contenant les
données de publipostage (les champs).
Pour l'exemple, nous allons utiliser le fichier
"ListeNoms.xlsx" qui contient une liste d'élèves
avec leurs noms, prénoms et dates de
naissance.
2. Il faut ensuite créer un nouveau fichier Word, c'est depuis ce dernier qu'il sera possible
d'effectuer le publipostage (retranscrire les données du fichier Excel dans des
documents Word).
3. Aller dans l'onglet "Publipostage", puis
cliquer sur "Démarrer la fusion et le
publipostage" dans le groupe "Démarrer la
fusion et le publipostage" puis cliquer sur
"Lettres". Cela aura pour effet de préparer
un nouveau document sous forme de lettre
qui pourra recevoir des champs de fusion
afin de créer le publipostage.
4. Il faut à présent associer le fichier contenant
les données à notre fichier Word. Il faut
cliquer sur "Sélection des destinataires" se
trouvant dans le groupe "Démarrer la fusion et
le publipostage" de l'onglet "Publipostage".
Cliquez ensuite sur "Utiliser la liste
existante…" et allez rechercher votre fichier
contenant les données.
Pour l'exemple, nous allons donc rechercher le fichier Excel "ListeNoms.xlsx".
5. Il faut à présent sélectionner la feuille (si c'est un fichier Excel) ou la table (si c'est un
fichier Access) où se trouvent les données à fusionner. Cliquez sur "OK" pour terminer
Dans notre exemple, c'est sur la
première feuille que se trouvent nos
données dans le fichier Excel et la
première ligne contient les en-têtes de
colonnes.
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6. Maintenant que le fichier qui contient les
données est associé au document Word,
nous pouvons insérer les champs de
fusion (donc les données) dans ce dernier.
Il suffit de cliquer sur "Insérer un champ
de fusion" qui se trouve dans le groupe
"Champs de fusion" de l'onglet
"Publipostage". On peut ensuite
sélectionner les champs que l'on désire
insérer dans le document.
Dans notre exemple, nous insérons les
champs "Prénom", "Nom" et
"Date_de_naissance"
7. Maintenant que les champs ont été insérés, il suffit d'effectuer la fusion pour que toutes
les lettres avec les données de chaque enregistrement soient créées. Pour ceci, cliquer
sur "Terminer & fusionner" (1) dans le groupe "Terminer" de l'onglet "Publipostage". Il
est alors possible de modifier les différents enregistrements ou de les imprimer
directement.
Il est aussi possible d'afficher l'aperçu des résultats avant d'effectuer la fusion, il suffit de
cliquer sur "Aperçu des résultats" et de passer d'un enregistrement à l'autre grâce aux
flèches de navigation (2).
2 Modification du format d'un champ comportant une date
Par défaut, une date que l’on insère depuis un fichier Microsoft Office Excel ou Microsoft Office
Access s’affiche avec le format américain (mois/jour/année) dans le fichier Word.
Hors, nous aimerions disposer de la date au format
européen (jour/mois/année).
Voici comment procéder pour modifier le format d'un
champ de type "Date".
1. Il faut tout d'abord faire une manipulation dans les
options de Word. Cliquer sur le bouton Office puis
sur "Options Word".
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2. Aller ensuite dans "Options avancées" puis avec la barre de défilement, aller tout en bas.
Il faut cocher la case "Confirmer la conversion du format de fichier lors de l'ouverture".
Cliquer ensuite sur "OK".
Lorsque l'on dispose de champs de fusion, il est
possible de spécifier le format à utiliser pour
certains types de données. Pour la date, il est
notamment possible de changer le format en
spécifiant le type souhaité.
Un champ de fusion se trouvant dans un
document est visible par le nom qu'il porte. Par
exemple, voici 3 champs de fusion (un nom, un
prénom et une date de naissance) dans un
document Word :
Lorsqu'un champ de fusion est de type "date" il s'insère dans le document avec le format
américain par défaut
3. Il nous faut alors modifier le code du champ pour
ainsi nous permettre de spécifier un autre format.
Il suffit de presser sur « ALT-F9 » pour afficher le
code des champs de fusion. Nous voyons que les
champs ne s'affichent plus de la même manière.
Par défaut, le code d'un champ de type "Date" est
"«Nom_du_champ »".
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4. Pour spécifier le format de la date à
utiliser (jour/mois/année), il faut ajouter
à la suite de ce code la spécification du
format suivante : \@ "dd.MM.YYYY".
Le champ contient donc maintenant le
code suivant :
«Date_de_naissance»
5. Il suffit de presser à nouveau sur "ALT-F9" pour réafficher les champs avec leurs noms
et vous constaterez ensuite après la fusion que les dates s'affichent à présent avec le
format européen.
Il existe une multitude de formats différents pour les dates, en voici 4 différents que l'on peut
spécifier :
\@ "dd.MM.YYYY"  Met la date au format "20.09.1987"
\@ "dd.MMM.YYYY"  Met la date au format "20.sept.1987"
\@ "dd.MMMM.YY"  Met la date au format "20.septembre.87
\@ "dddd.dd.MMMM.YY"  Met la date au format "samedi.20.septembre.87
A savoir que les "." entre le jour, le mois et l'année peuvent être remplacés par un autre caractère
comme par exemple le "/". La date sera alors affichée comme ceci : 20/03/1987
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