Faire un mailing avec WORD (2) et Excel

Faire un mailing avec WORD (2) et Excel
Un mailing est une procédure qui automatise le destinataire d’un courrier : une même lettre
sera envoyée à des destinataires différents.
L’adresse des destinataires est stockée dans un annuaire par exemple fait avec EXCEL
contrairement à la première fois où la base était issue de Word.
Les champs NOM, PRENOM, ADRESSE, VILLE, CODE POSTAL seront insérés
automatiquement par WORD avec les données d’Excel.
1) Dans Excel :
Menu FICHIER puis NOUVEAU
Votre feuille sera du type :
Numéro Date
Nom
Adresse
Ville
CP
Numéro : le numéro de l’enregistrement
Date : la date d’inscription etc…
Vous insérez une dizaine d’enregistrements
Vous sauvegardez cette feuille Excel sous le nom : c:\greta\base.xls
Vous appliquez la mise en forme selon vous mais vous définissez un filtre automatique.
(voir leçon précédente)
2) Vous ouvrez WORD :
*Ouvrir la fenêtre PUBLIPOSTAGE (MENU OUTILS puis PUBLIPOSTAGE)
Pour créer votre
document
Pour définir vos données
Cliquer sur DOCUMENT PRINCIPAL (1) pour créer UNE LETTRE TYPE
NOUVEAU DOCUMENT
Un nouveau document va se créer, c’est dans ce document que vous allez placer vos champs
et votre lettre.
Mais AVANT il faut obtenir les données (ou les créer).
Cliquer ici pour
obtenir vos
données
Vous allez
OUVRIR LA SOURCE DE DONNEES
la source de données c’est à dire votre base (base.xls)… qui se trouve dans Excel dans le
dossier c:\greta\base.xls
Dans TYPE DE FICHIERS vous sélectionnez Feuilles de calcul MS EXCEL puis vous
cliquez sur votre feuille base.xls ou OUVRIR.
A la fenêtre :
Vous choisissez FEUILLE DE CALCUL ENTIERE.
Cette fenêtre apparaît :
Vous cliquez sur MODIFIER LE DOCUMENT PRINCIPAL.
Vous revenez à votre document et la barre PUBLIPOSTAGE apparaît :
Une nouvelle barre s’affiche au dessus de la règle :
1) INSERER un CHAMP de FUSION : faites dérouler avec le triangle et les champs que vous
avez définis sont affichés et disponibles.
Ces champs seront disposés sur votre lettre à votre convenance.
A vous de fabriquer votre lettre en respectant les coutumes en vigueur (emplacement….).
2) FUSIONNER : votre document fini, cliquer sur FUSIONNER pour « voir » votre
publipostage, les différentes lettres seront ouvertes avec des noms différents (si votre fichier
contient 10 noms, 10 lettres seront ouvertes)
AVANT l’étape 1 ou 2 vous créez votre document : par
exemple BONNE ANNEE
En résumé :
1)
2)
3)
4)
5)
6)
Vous créez un doc
Publipostage
CREER
Choisir LETTRE TYPE
Puis FENETRE ACTIVE
Source de données :OUVRIR LA SOURCE DE DONNEES puis choisir votre
annuaire (base.xls)
7) A la question sauvegarder votre document actuel : OK (vous entrez un nom de
document de fusion)
8) Sur ce document vous placez les champs (INSERER UN CHAMP DE FUSION)
9) FUSIONNER pour créer les différentes lettres