Le Publipostage (Mail Merge) avec Word et Excel ?

HINTS AND TIPS
10.09.2008
Le Publipostage (Mail Merge) avec Word et Excel ?
Le publipostage permet à Word de composer plusieurs documents à partir des
données d’un document Excel. Cette fonction est surtout employée pour
envoyer des lettres personnalisées ou créer des étiquettes.
Prenons un exemple simple :
Pour la St Nicolas, Gunther, Wim et Marco vont passer dans certains bureaux de
la société et offrir des Kinder Bueno, des Mars Delight et des bacs de Palm. Ils
voudraient imprimer une page par bureau avec les quantités à emmener.
Livreur
Gunther
Marco
Wim
Wim
Gunther
Marco
Marco
Gunther
12
20
4
6
10
4
8
4
6
10
2
2
7
2
8
4
Palm
Mars Delight
Livraison
Dépôt
Planning
Bureau Heidi
Bureau IT
Account Karamba
Bureau Bernadette
Bureau Ferrero
Bureau Pepsico
Kinder Bueno
Première étape : disposer d’un fichier Excel simple et formulé de la façon
suivante : la première ligne contient les titres des colonnes, les lignes suivantes
sont les données (une ligne par page dans Word). Soit :
4
2
0
1
3
0
2
4
Deuxième étape : récupérer ou créer un fichier de base en Word dans lequel
on viendra mettre ces données cf. ci-dessus à droite
Troisième étape : le publipostage proprement dit
1 – ouvrir le fichier de base en Word
2 – dans Tools -> Letters and Mailings : cliquer sur MailMerge
3 – Sélectionner le type de document : lettre, enveloppe, étiquette, etc…
Dans notre cas :
Sélectionner « Letters »
Puis : Next
4 – Sélectionner le document de base
Dans notre cas :
« Use current document »
Puis : Next
5 – Sélectionner la source de données
Dans notre cas :
Utiliser une liste existante
Puis aller chercher le fichier
Excel sur le disque dur
(Browse)
On indique dans quelle feuille du fichier Excel se trouvent les données…
Dans notre cas la feuille s’appelle « Delivery »
Et on retrouve les données de notre fichier Excel
A ce stade, on retrouve sur la
droite quelle est notre source
de données
On peut la choisir une autre
source ou la modifier…
Puis cliquer sur « Next »
6 – Ecrire le document et placer les champs du fichier Excel aux bons endroits
On peut associer nos champs
à une adresse ou une ligne
de salutation, mais le plus
clair, c’est de placer nos
champs dans le document en
utilisant « More Items »
Il faut se placer à l’endroit
voulu et insérer le champ en
double-cliquant dessus ou en
cliquant sur « Insert »
Les champs insérés apparaissent en guillemets sur le document de base :
Ensuite « Next » pour visualiser
les documents…
7 – Visualiser le résultat
Le bouton << ABC>> permet
de switcher entre la vue du
document de base et la vue
de pages complètes.
On peut passer les pages en
revue avec les boutons « << »
et « >> »
Cliquer sur « Next » pour
finaliser le publipostage et
éventuellement imprimer le
résultat…
A votre service !
L’IT-Team