Position Context: Reporting to the IT PMO Director and under the

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Position Context: Reporting to the IT PMO Director and under the
IT Project Control Officer (Reference number: MT0114)
Position Context:
Reporting to the IT PMO Director and under the supervision of the Recruitment to Retirement
(R2R) Program Manager, the Project Control Officer (PCO) will be part of the program
management team and play an important role in supporting the R2R program. He/she will
contribute to manage and control the project management planning, financial tracking and
administrative aspects of the program. The incumbent will facilitate the tracking of several
projects plan simultaneously, as well as monitor expenditures for the program. This includes
ensuring that all invoices have been approved with the proper sign-offs prior to payment and
maintaining ongoing cost to help complete the program forecast in accordance with the
methodology put in place by the IT PMO and the ITS standards.
Primary Responsibilities:
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Establish, maintain and support the Work Breakdown Structure and Master Plan for the
program (4-5 project schedules rolled up in a program schedule) in collaboration with the
Program and Project Managers
Develop, manage and maintain Program Dashboard (Monthly delivery objectives, Issues
log, Risks logs, Change Request Logs, Budget vs Forecast)
Seek direction and decisions, in a timely manner, from the Program Manager on any
issues that impedes the completion of the deliverables within the project schedule and
budget
Develop, manage and maintain registry of deliverable acceptance records
Manage the financial aspects of the program (including timesheets management)
Identify and communicate deviation risks and issues for the program
Support Project Managers to develop the project planning and timeline, identifying
potential conflict schedule and dependencies with other projects. Produce projects and
program progress reports.
Prepare and participate in project meetings and follow up with the relevant individuals
for action items or issues;
Responsible for Onboarding/Offboarding of team members (introduction to procedures,
provide access to documentation repository, logistics)
Education/Experience:
Undergraduate degree
Five (5) years' related experience
Other Qualifying Skills and/or Abilities:
Experience in the project management field (including PCO responsibilities for at least 3 major
programs). PMP or CAPM (Certified Associate Project Manager) certification would be a strong
asset. Mastery of PMBOK principles or other recognized project management methodologies.
Must have strong knowledge of financial/budgeting concepts (baseline, forecast, commitments,
earn value, etc.). Must have worked on large program project planning with MS Project (multiple
plans (4 – 5 plans) integrated into a global plan). Ability to work on a team, responsible, quality
oriented and able to meet deadlines, aptitude for clear and concise thinking, flexible and able to
adapt to change, and must be proactive and sdisciplined. Fluent in English and French with good
communication skills both in writing and speaking. Master MS Project. Knowledge of EPM with
resource leveling with a central resource database. Fully proficient in MS Excel (pivot tables,
lookup, basic scripting). Fully proficient in PowerPoint. Knowledge of Team Dynamix PPM tool
would be an asset. Knowledge of Macroscope Suite Management would be an asset.
How to Apply:
Please submit your curriculum vitae and cover letter, clearly indicating the reference number:
Email:
[email protected]
McGill University is committed to equity in employment and diversity. It welcomes applications
from indigenous peoples, visible minorities, ethnic minorities, persons with disabilities, women,
persons of minority sexual orientations and gender identities, and others who may contribute to
further diversification.
Faculty/Unit: IT Services, Project Management Office
Hours: 33.75
Duration: 2 years
Reporting To: Director, Project Management Office
Reference no.: MT0114
Responsable du contrôle des projets informatiques (Numéro de référence : MT0114)
Contexte du poste:
Relevant du directeur, Bureau de gestion de projets informatiques, et sous la direction du
gestionnaire du programme du recrutement à la retraite, le responsable du contrôle des projets
informatiques fera partie de l’équipe de gestion de programmes et jouera un rôle majeur dans le
soutien du programme du recrutement à la retraite. Il participera à la gestion et au contrôle des
volets de planification de la gestion de projets, de suivi financier et d’administration du
programme. Il veillera au suivi de plusieurs projets à la fois et surveillera les dépenses engagées
par le programme. Parmi ses tâches, il s’assurera que les factures ont été approuvées par les
responsables appropriés avant leur paiement et contrôlera les coûts récurrents pour bien établir
les prévisions budgétaires conformément aux méthodes mises en place par le Bureau de gestion
des projets informatiques et aux normes en matière de TI.
Responsabilités principales:
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Établir, mettre à jour et appuyer la structure de répartition du travail ainsi que le plan directeur
du programme (quatre ou cinq calendriers de projet regroupés sous celui du programme) en
collaboration avec les gestionnaires de programmes et de projets.
Élaborer, gérer et mettre à jour le tableau de bord du programme (objectifs mensuels, journal
des incidentes, journaux des risques, journaux des demandes de changement, comparaison
budget-prévisions).
Solliciter en temps opportun le gestionnaire de programmes afin qu’il donne des conseils et
prenne des décisions concernant toute situation empêchant l’exécution des éléments livrables à
l’intérieur de l’échéancier et du budget.
Mettre au point, gérer et mettre à jour le registre des dossiers d’acceptation des éléments
livrables.
Gérer les aspects financiers du programme (notamment la gestion des feuilles de temps).
Déceler et faire connaître les risques d’écarts et les problèmes touchant le programme.
Aider les gestionnaires à développer le plan et le calendrier du projet et à cerner les conflits
d’horaire éventuels et les liens de dépendance avec d’autres projets. Produire des rapports
d’étape portant sur les projets et le programme.
Préparer les réunions de projet et y participer et faire le suivi des mesures à prendre ou des
problèmes à traiter avec les personnes concernées.
Se charger de l’accueil et du départ des membres de l’équipe (présentation des procédures,
accès à la bibliothèque de documents, logistique).
Education et experience minimum:
Baccalauréat
Cinq (5) ans d'expérience connexe
Autres compétences et/ou aptitudes:
Expérience en gestion de projets (notamment à titre de responsable du contrôle des projets
informatiques dans le cadre de trois programmes d’importance). Certification PMP ou CAPM
(Certified Associate Project Manager), un atout important. Maîtrise des principes de la norme
industrielle Project Management Book of Knowledge (PMBOK) ou d’autres méthodes reconnues
liées à la gestion de projets. Connaissances approfondies des concepts financiers et budgétaires
(base de référence, prévisions, engagements, valeur acquise, etc.). Expérience acquise en
planification de projets dans le cadre d’un vaste programme à l’aide de MS Project (nombreux
plans [quatre ou cinq] intégrés à un plan global). Capacité de travailler au sein d’une équipe;
d’assumer des responsabilités, d’être axé sur la qualité et de respecter les échéances; aptitude à
tenir un raisonnement clair et concis, à faire preuve de souplesse et à s’adapter au changement;
proactivité et discipline. Maîtrise du français et de l’anglais. Bon communicateur, à l’écrit et à
l’oral. Maîtrise de MS Project. Connaissances de la gestion de projet d’entreprise avec audit des
ressources dans une base de données de ressources centrale. Maîtrise de MS Excel (tableaux
croisés, recherche, scripts de base). Maîtrise de PowerPoint. Connaissances de l’outil de gestion
de projets et de portefeuilles Team Dynamix, un atout. Connaissances de Macroscope Suite
Management, un atout.
Comment poser sa candidature:
Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae et lettre d'accompagnement en indiquant
clairement le numéro de référence : MT0114
Par courriel :
[email protected]
L'Université McGill souscrit à la diversité et à l'équité en matière d'emploi. Elle accueille
favorablement les demandes d’emploi des peuples autochtones, des minorités visibles, des
minorités ethniques, des personnes handicapées, des femmes, des personnes de toutes
orientations et identités sexuelles et d’autres personnes qui pourraient contribuer à une plus
grande diversité.
Faculté/unité: Services des technologies de l'information, Bureau de gestion de projets
Heures: 33.75
Durée: 2 ans
Titre du supérieur immédiat: Directeur, Bureau de gestion de projets
Numéro de référence: MT0114