La gestion de devis-programmes

Cours de formation sur
« La gestion de devis-programmes »
dans le cadre de l’aide communautaire
extérieure décentralisée
Barcelona (ES), 18-22 January 2010
Co-organisé par
Institut européen d´administration publique (IEAP) Centre européen des régions (IEAP-CER)
et JCP srl
INTRODUCTION
Objectifs :
L´Union européenne est le plus grand donateur au monde. Il n´est
donc guère surprenant que l´aide au développement constitue
un pilier fondamental de la politique extérieure de l´UE. Améliorer
la qualité et l´impact de l´aide européenne au développement est
une préoccupation constante des institutions européennes. Au
cours de ces dernières années, la Commission a notamment pris de
nombreuses mesures tendant à renforcer l´efficacité des initiatives
d´aide (cf. Consensus européen sur le développement, Déclaration
de Paris et l´Agenda Accra pour l´Action – AAA).
Afin d´accroître l´efficacité de l´aide, de nouveaux partenariats ont
été mis en place ainsi que de nouvelles méthodes de travail – tels les
mécanismes de soutien sectoriel et budgétaire – qui s´appuient sur
les structures nationales pour dynamiser les pouvoirs locaux, avec le
soutien budgétaire notamment.
L’utilisation généralisée du soutien budgétaire aux gouvernements
partenaires et des systèmes nationaux comme outil privilégié
contribuera à accroître le sentiment d’appropriation locale des
agendas de développement. Ce sera aussi un facteur d´amélioration
de la transparence et de la prévisibilité. La prévisibilité en matière de
flux d´aide permet aux pays bénéficiaires de planifier et de gérer leurs
programmes de développement à court et moyen terme. Il est donc
important de s´assurer qu´il existe une expertise interne appropriée
et continue, qui dispose des connaissances, des compétences et de
l’expérience requises afin de répondre au mieux aux priorités et aux
besoins.
Ce programme de formation, conçu de manière à faire le lien avec le
Guide pratique des procédures applicables aux devis-programmes,
a pour objectif de consolider les connaissances et les capacités de
tous les acteurs qui agissent dans le cadre de l´aide communautaire
extérieure décentralisée. Toutes les étapes seront couvertes, depuis
la programmation jusqu’à la gestion, en passant par le contrôle,
l´évaluation et l´audit de projets et de programmes formulés
conformément à l´ « approche projet ».
Public visé :
Ce programme de formation s´adresse à tous les acteurs et bénéficiaires
de l´aide communautaire extérieure qui sont engagés dans la gestion
de projets et de programmes communautaires dans le contexte de la
décentralisation : professionnels et autorités responsables des pays
bénéficiaires, équipes ministérielles, régisseurs, comptables, chefs de
projet, experts, etc. Tous ceux qui participent à l´assistance technique
de projets financés par l´Union européenne.
Méthode de formation :
La méthode traditionnelle de formation (cours magistraux,
présentations, incluant des exemples concrets et des études de cas)
sera combinée à une approche plus participative et interactive au
travers de discussions, d´échanges et de tables rondes. Afin d´assurer
un maximum d´interactivité et le meilleur niveau d´apprentissage
et de compréhension des mécanismes enseignés, le nombre de
participants sera limité à 25.
Kit de formation :
Chaque participant disposera d´un kit de travail comprenant :
un ordinateur portable permettant l´accès électronique direct à
toutes les copies des présentations en anglais et en français (selon la
langue choisie par l´intervenant). Seront inclus :
•
•
•
•
•
les outils de gestion en ligne comprenant :
des outils de visibilité prêts à l´emploi (site Web)
la gestion financière et technique de devis-programmes
le système de contrôle des subventions
les logiciels d´application nécessaires aux procédures d’évaluation décentralisées des services et des subventions.
EQUIPE ENSEIGNANTE ET EXPERTS INVITÉS (par ordre alphabétique) :
Francesco BADIOLI (IT)
Senior expert and Team Leader with over 20 years experience in
the management of large-scale multi-country programmes funded
by the EC and other international donors. His long run expertise in
the PCM is combined with an in-depth working knowledge of the
whole monitoring and evaluation processes, ensuring strong skills in
the systematic use of modern methodologies for rapid assessment
and monitoring of projects and programmes. He claims also wide
expertise in the Project Identification and Project Preparation phase in
compliance with the PCM scheme as well as a substantial knowledge
of the new rules for project preparation. He boasts also a thorough
experience in Institutional Strengthening / Capacity Building of
Public Organisations and Agencies. Among other experiences,
Mr. Badioli has been the Team Leader for the 4 years monitoring
project of the ‘EUMEDIS programme’ allocating 65M€ throughout 22
projects which involved over 400 bodies, he is currently working as
Team Leader/Coordinator of the geographical ROM teams He is also
involved as Team Leader of the monitoring team, accountable for
follow up the EU-Egypt Innovation Fund - Research, Development &
Innovation Program which allocated 11M€ grants.
ELIE BASSIL (LB)
Certified Public Accountant with over 15 years experience in
conducting External Audit, as per International Financial Reporting
Standard (IFRS), both for private companies and public bodies as
well as in analysing Financial statements and preparing budgets for
companies and institutions. Since March 2006, indeed, Mr. Bassil is
an evaluator, part of the Internal Audit Activity (Institute of Internal
Audit), accountable for the verification of the compliance with the
internal audit professional practices framework of IIA (Institute of
Internal Auditors). He is also a Certified Management Accountant in
charge of applying different cost analysis such as ABC (Activity Based
Costing), LCC (Life Cycle Costing), and of conducting project feasibility
studies. Mr. Bassil has been working as Senior Expert in Accountancy
in the frame of the EU HIBA project in Syria in charge of coaching the
staff of the HIBA Accounting and Finance Dept. to acquire automatism
in working on computerized accounting (organizing filing, entering
data, control entries, close accounting on monthly basis, produce
reporting through costs centres, prepare proposals to management
to take strategic decisions (financial and narrative reporting), of
assessing and further improving the computerized accounting as
well as of supervising the HIBA A&F dept accounting activities.
Gian Luca BOMBARDA (IT)
Training Expert with long run expertise on financial and procedural
procedures at the EC EuropeAid and expert/ trainer in the frame of
Third Capacity Building Scheme and of“Public Administration Capacity
Building – How to manage the MEDA funds under a decentralized
frame: the PMU” financed by the EC, implemented by the European
Institute of Public Administration. He boasts also coaching experience
on HOW to establish a PMU (Finance & Procurement procedures, OPE/
APE preparation, PCM, be prepared for audit & evaluation) as well as
experience in providing assistance to the establishment of PMU/PIU/
CFCU under the EC Decentralized Implementation System, in training
and delivering capacity building to their staff, including assistance on
drafting of Overall and Annual Programme Estimates. His knowledge
and understanding is completed also by him participating to the
working groups aiming at harmonizing the procedures and drafting
the Practical Guide applying to all EC external aid contracts financed
from the European Communities general budget (Budget) and the
European Development Fund (EDF), version 2000/2001 and 2003
within SCR first and AIDCO later on and by him, at the EuropeAid Cooperation Office Directorates A & B (2001-2005), being member of the
working groups for the co-ordination and delivery of internal training
about financial and procurement rules and procedures. He took part
also to the working groups for the analysis of the 2006 PRAG revision of
all EuropeAid internal training courses
Experienced trainer in developing training modules and delivering
training sessions in English, French and Spanish
Mr. Bombarda is the promoter and Academic Supervisor of this training
course.
Fadi HAIJAR (SY)
Recognized Lecturer and Senior expert with a strong IT background
and with a long run experience in the frame of EC projects, by providing
services in finalizing Technical Specifications, Terms of References for
Supply and Service tenders related to IT Infrastructure, Management
Information Systems electronic equipments, etc. EC expertise includes
also Evaluation process. His experience covers the following areas:
Solution design for software and Management Information Systems; IT
Infrastructures, Information modeling; Information Systems. He boasts
also wide expertise in the Analysis and Design of comprehensive
Information Systems for public organizations; Assessment of Needs for
IT staff and provision of the related training.
He made available his knowledge and experience to develop a webbased management tool to support different project managers.
Cristiana GAITA (IT)
Experienced Project Manager of complex Technical Assistance projects
internationally financed in the area of VET, Education, SMEs development,
business management for entrepreneurs, ministry officers, trainers and
academic professors. She boasts expertise, as Project Director and Senior
Project Manager, in coordinating and backstopping the activities both
at headquarters and in beneficiary countries, in managing EU and local
experts, supervision of the administrative and financial management
of the programme, monitoring the project cash-flows, procurement,
allocating budgets, submitting financial and technical reports. She
is experienced also in the design and organization of training paths/
study visits – balanced mix of ad hoc lectures, visits to companies and
local SMEs support agencies – for entrepreneurs, ministry officers and
SME supporting agencies directors etc as well as in networking and
maintaining contacts with different local stake-holders to increase the
involvement of local companies and level of ownership;
ANDREAS HAVELKA (AT)
Long-run experience as Trainer in the field related to the EU external
aid (financial instruments such as MEDA and ENPI, procedures, calls for
proposals and tenders, PRAG, PCM, evaluation, etc.). Mr. Havelka boasts
a sound knowledge of EU issues - policies and financial instruments as
well as the corresponding procedures. He is an experienced evaluator
participating in several evaluation committees in the framework of
calls for proposals and calls for tenders. He is a successful CfP proposals
writer, particularly in the context of the 7th Framework Programme,
energy and environmental sector. Mr. Havelka combines his strong
know-how in project management - Project Cycle Management, Logframe approach, project monitoring, etc. (theoretical and practical
aspects) - with good presentation and moderation abilities. He has
been working from 2001 to 2005 as Operations Manager at EuropeAid
Co-operation Office where among his duties there were several
missions related to project identification, evaluation committees (wide
spectrum of topics). He is currently working as free lance consultant
Stéphanie HOREL (FR)
Lecturer and Coordinator of the EuroMed Training of Public
Administration Programme at EIPA–ECR Barcelona since 2004. Before
joining EIPA-ECR, she worked as a legal advisor for the European
Commission (Secretariat-General and DG Research), the Mundie e
Advogados law firm in São Paulo (BR) and for the CNRS (Centre National
de la Recherche Scientifique) in Paris. At EIPA-ECR, she coordinates and
participates, mainly through technical assistance, to EU projects mainly
funded through EC External Aid. As well, she lectures on various topics
related to EU external policy and Aid, Project Cycle Management and
Euro- Mediterranean Partnership.
Felipe SANTOS (FR)
Trainer with over 7 years experience in co-operating/working directly
with the European Commission (Europe-Aid), - namely C5 Unit for
European civil servants leaving to Contract-Finance Sections in ACP
Countries Delegations; former G2 Unit and G7 Unit for European civil
servants and agents from all the EC Delegations and for EuropeAid C5,
G2 and F3 during regional seminars in ACP Countries (EDF procedures) covering all legal aspects of public procurement and grants in the field
of the European Commission development aid (EDF and Budget lines).
Main areas covered: Introduction to the procedures of the European
Commission in the context of development aid / Service contract / Work
contract / Supply contract / Grant contract / Programme estimates /
Global commitments (financing proposals and financing agreements).
He is experienced in delivering training courses in English, French,
Portuguese and Spanish.
Silvia TORRESI (IT)
Experienced in the entire training cycle, from drafting training
programmes, developing curricula to the delivery of trainings and
workshops for different target groups (including local public officials).
She has an excellent knowledge of EC external aid procedures for
services, supplies and grants schemes (including drafting of guidelines,
application forms, contractual documents, etc) which is combined
with strong background in EU public procurement and grant schemes
management – thorough experience and knowledge of the European
Commission project management procedures, in particular the PRAG
and FP7. She boasts also a wide experience in the evaluation of call for
proposals as well as in Project (tender and proposals) preparation for EU
funded activities – support in identifying partners and experts (EU and
local) to consortia set up, coordination of project activities, provision
of contributions in terms of technical and financial reporting. She has
also ability to work in an intercultural and interdisciplinary context,
experience with national public institutions with complex institutional
and organizational settings
Please note that the trainers/lecturers might vary.
PROJET DE PROGRAMME
Lundi 18 janvier 2010
09h00 Inscription des participants
13h00 Déjeuner
09h30 Présentation du programme, objectifs et méthodologie
Gian Luca BOMBARDA, JCP
14h30 Atelier (suite)
09h45 Présentation des outils en ligne
Fadi HAIJAR, MultiTECH
10h00 Présentation des participants
10h30 Etape 1: Vue d´ensemble de l’aide communautaire
extérieure
Stéphanie HOREL, IEAP-CER
11h30 Pause
11h45 Etape 2: Organes devant être mis à disposition par les
autorités bénéficiaires dans le cadre de projets et
programmes formulés selon la méthode spécifique
d´allocation de l´aide dite « approche projet »
Stéphanie HOREL, IEAP-CER
16h15 Pause
16h30 Etude de cas : analyse des résultats
Facilitateurs: Gian Luca BOMBARDA et Cristiana GAITA, JCP
17h30 Fin du deuxième jour
Mercredi 20 janvier 2010
09h30 Les obligations légales du régisseur et du comptable
Felipe SANTOS, Arkipelago
10h30 Vue d´ensemble des procédures de passation de marchés
(fourniture, services et travaux): rôle de l´Unité de gestion
de programme, seuils, étapes, contrôles a priori
Felipe SANTOS, Arkipelago
12h30 Déjeuner
11h30 Pause
14h00 Organisme de gestion du devis-programme: dotation en
personnel et missions
- Régisseur et comptable
- Avances
Gian Luca BOMBARDA, JCP
11h45 Vue d´ensemble des procédures de passation de marchés (suite)
15.00
Lire et interpréter la convention de financement et les
dispositions techniques et administratives: objectifs,
besoins et modalités de mise en œuvre
Stéphanie HOREL, IEAP-CER
16h00 Pause
16h15 Exercice: convention de financement/dispositions
techniques et administratives
(Les participants s´exerceront en effectuant l´analyse d´un
document)
Stéphanie HOREL, IEAP-CER
17h30 Fin du premier jour
20h30 Dîner de bienvenue
Mardi 19 Janvier 2010
09h30 Des dispositions techniques et administratives au devis
programme – identification des objectifs, activités,
définition de la composition du budget, etc.
Gian Luca BOMBARDA, JCP
11h00 Pause
11h15 Atelier: planifier un programme-devis opérationnel, rédiger un S-UPPE et un devis-programme annuel
(Les participants s´exerceront à rédiger un programme
devis opérationnel à l´aide d´instruments en ligne sur la
base des dispositions techniques et administratives analysées
le jour précédent)
Facilitateurs: Gian Luca BOMBARDA, Cristiana GAITA,
Fadi HAJAR
12h45 Pause
14h30 Comment rédiger les spécifications techniques pour les
fournitures et travaux
Gian Luca BOMBARDA, JCP
14h45 Comment rédiger les termes de référence de services
Andreas HAVELKA, Senior Consultant
15h45 Pause
16h00 Etude de cas: présentation du système d’évaluation
des services
Cristiana GAITA, JCP
16h15 Atelier: Comment rédiger les critères de sélection et
d´attribution / grilles d´évaluation
(L´exercice permettra de présenter les principales règles
à respecter lors de la conception des critères d´évaluation et
d´attribution)
Facilitateurs: Felipe SANTOS, Andreas HAVELKA
et Cristiana GAITA
17h30 Fin du troisième jour
Jeudi 21 janvier 2010
Vendredi 22 janvier 2010
09h30 Gestion du « schéma subvention »: présentation de
l´ensemble du cycle
(Concevoir un appel à propositions, développer des lignes
directrices, conduire des évaluations, etc.)
Silvia TORRESI, JCP
09h30 Livre comptable obligatoire, préparation des audits,
paiements et recouvrement des ordres: l´importance de
l’assurance de qualité
Elie BASSIL Certified Public Accountant, BASSIL CA
11h30 Pause
11h45 Etude de cas: simulation d’un comité d´évaluation.
Session d´évaluation d’un appel à propositions
Facilitateurs: Gian-Luca BOMBARDA, Stéphanie HOREL
et Silvia TORRESI
13h00 Déjeuner
14h30 Suivi et évaluation
Francesco BADIOLI et Fadi HAIJAR
10h30 Pause
10h45 Organiser la visibilité
Gian Luca BOMBARDA, JCP
12h00 Jumelage et Pacte de stabilité + focus sur TAIEX , la
coopération transfrontalière et le fonds d’investissement en
faveur de la PEV
Brève présentation du programme, des objectifs, etc. En cas de
demande d’analyse supplémentaire, un module spécifique peut
être développé en tant qu’événement distinct
Stéphanie HOREL
13h00 Evaluation et conclusions Stéphanie HOREL
16h15 Pause
16h30 Système de suivi en ligne
Francesco BADIOLI
13h30 Déjeuner
17h30 Fin du quatrième jour
INFORMATION GÉNÉRALE
Lieu du séminaire :
Hotel Catalonia Berna ****
C/ Roger de Llúria, 60, ES - 08009 Barcelone
Tel. 34 93 272 00 50, http://www.hoteles-catalonia.es
Langues de travail :
Anglais et français avec traduction simultanée. Anglais et espagnol sont
aussi prévus pour des futurs séminaires.
Expression d’ intérêt :
Les personnes intéressées peuvent demander une copie de la brochure
du cours de formation sur « La gestion de devis-programmes » à l’adresse
suivante [email protected]
- Droits d’inscription: Les droits d’inscription s’élèvent à 5.000 € et
comprennent le kit de formation, la documentation, les déjeuners
(des 5 jours), un dîner de bienvenue, les pauses café et un certificat
de participation. Notez que les frais de voyage et de séjour sont à la
charge des participants ou de leur administration.
- Date limite d’inscription : le 15 décembre 2009
- Nombre des participants: Le nombre de places est limité à 25 (les
inscriptions additionnelles seront remportées pour la suivante
séance). Le cours de formation seulement aura lieu s’il y a un
minimum de 20 places garanties.
- Le paiement se fera dès réception de la confirmation d’inscription
et deux semaines avant la tenue du cours. Veuillez indiquer sur
le formulaire d’inscription le mode de paiement choisi. En cas de
désistement après la date limite mais avant le 31 décembre 2009,
nous nous verrons dans l’obligation de vous réclamer une
contribution de 1.000 € (équivalent à 20%) ; ou une contribution de
1.500 € (équivalent à 30%), si le désistement arrive plus tard de cette
date, à moins qu’une autre personne ne vous remplace.
Renseignements :
EIPA-ECR (Institut européen d’administration publique –
Centre européen des régions)
C/ Girona, 20, ES – 08010 Barcelone
http://www.eipa.eu/en/antenna/Barcelona/
Attn: Miriam Escolà - Programme Organiser
Tél. +34 93 567 24 01, e-mail: [email protected]
Vous pouvez également vous inscrire en ligne en utilisant le formulaire
d’inscription disponible sur le site Internet de l’IEAP : www.eipa.eu,
et du JCP http://www.jcpsrl.eu, où y trouverez également toutes les
informations utiles sur le séminaire.
Vos coordonnées seront enregistrées dans notre base de données et
utilisées uniquement pour l’envoi d’informations sur nos activités. Si vous
ne souhaitez pas être inclus dans notre fichier d’adresses, veuillez cocher
la case correspondante dans le formulaire d’inscription.
Réservation d’hôtel :
L’IEAP-CER se propose de vous réserver une chambre (tarif spécial pour
les participants) à l’hôtel Hotel Catalonia Berna ****. Prix : 90 € : Chambre
double pour une personne avec petit déjeuner (7% TVA inclus) ; 100 € :
Chambre double avec petit déjeuner (7% TVA inclus).
Si vous souhaitez profiter de cette opportunité, veuillez indiquer vos dates
d’arrivée et de départ sur le formulaire d’inscription ainsi que le type de
chambre. Le règlement de la note se fera directement et individuellement
à la réception de l’hôtel avant votre départ. Nous attirons votre attention
sur le fait que si vous vous inscrivez après la date de clôture, nous ne
pourrons pas vous garantir la réservation d’hôtel.
Votre inscription ne sera effective qu’après réception d’une
confirmation de notre part par courriel.
FORMULAIRE D’INSCRIPTION
du cours de formation sur « La gestion de devis-programmes »
Barcelone (ES), du 18 au 22 janvier 2010
Nom : ....................................................................................................... Numéro d’identité : . .......................................................................... Prénom : .....................................................................................................................................................................................................................
Fonction : ....................................................................................................................................................................................................................
Organisation: .............................................................................................................................................................................................................
Département : ...........................................................................................................................................................................................................
Adresse professionnelle : . .....................................................................................................................................................................................
Code postal et ville : ........................................................................... Pays : .......................................................................................................
Tél : . .......................................................................................................... Fax : . ........................................................................................................
Courriel : ......................................................................................................................................................................................................................
Droits d’inscription:
Comprennent le kit de formation, la documentation, les déjeuners (des 5 jours), un dîner de bienvenue,
les pauses café et un certificat de participation.
€ 5.000
Méthode de payement
Virement bancaire (Il est nécessaire d’indiquer le nom du participant et le référence ‘PEM’ )
JCP account:
IBAN: IT58W0638512802100000000544
BIC:IBSPIT2B
Bank: CARISBO – Cassa di Risparmio in Bologna
Address: via Carlo Calvi, 6 – 42100 Reggio Emilia (IT)
Données de facturation
Nom de l’Organisation :.......................................................................... Adresse légale : ......................................................................................................
Nº Identification fiscale :......................................................................... Département : ........................................................................................................
Description du payement et nom du participant : .............................................................................................................................................................
Réservation d’hôtel
Je souhaite la réservation d’une chambre: Hôtel Catalonia Berna
Date d’arrivée : ....................................................... Date de départ : .............................................. N° de nuits : ......................
chambre double pour une personne
chambre double
Pas de réservation d’hôtel
Lieu et date :
Signature:
TPour assurer une bonne organisation, veuillez envoyer ce formulaire dument complété par courriel avant
le 15 décembre 2009, à Miriam Escola, Organisatrice du Programme - [email protected]
L’inscription sera confirmée par courriel
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d’informations de nos activités. Si vous ne souhaitez pas être inclus dans notre fichier, veuillez cocher cette
case .