Cahier des charges relations presse / NM / OTH 1 Cahier des

Cahier des Charges
valant Acte d'engagement
Objet du marché : Relations Presse 2014-2017
n° de marché : 2013-037
Entre les soussignés:
1° L'office de tourisme de la Hague :
45 rue Jallot
50440 Beaumont-Hague
d'une part
et
2° La société
………………………………………………………….……………………………………………..
représentée par :
…………………………………………………………………………………………………….
Adresse complète du siège social :
…………………………………………………………………………………
Tél. : …………………………… Fax : ………………………….
- Immatriculation au S.I.R.E.T :
……………………………………………...…………….………………………
- Numéro d'identité d'entreprise (SIREN) :
……………………………...…………………………………………
- Code d'activité économique principale (APE) :
…………………………………………………………………..
- N° d'inscription au registre du commerce ou au registre des métiers
(4).................................................................
D'autre part
Il a été convenu ce qui suit : le titulaire s'engage envers l'Office de Tourisme de la Hague
à effectuer les prestations ci-après décrites aux conditions stipulées par le présent marché.
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1- Préambule
La Hague, pays où la côte prend toutes les formes que la nature a imaginées: dunes,
falaises, plages de sable fin et de galets, côtes rocheuses. Le bocage forgé par l'Homme, les
quelques bois et les landes composent l'intérieur du pays. Et la mer, omniprésente,
encadre cette terre sur trois côtés.
Situé entre Divette et Diélette, l’office de tourisme de la Hague (EPIC) est composée de 2
cantons: le canton de Beaumont et celui des Pieux. Le territoire touristique de la Hague
représente 34 communes et environ 28000 habitants sur une surface de 300 km2 .
L'Office de Tourisme de la Hague (OTH), composé de 10 salariés est présent sur territoire
grâce à ses bureaux d'accueil situés à Beaumont-Hague, Goury, Les Pieux et Port Diélette.
L'offre touristique de la Hague se décline sur plusieurs thématiques...
THÈMES
 Paysages, panoramas, grands sites à découvrir à travers les mesures en faveur de la
préservation de l'environnement et leurs acteurs
 Randonnées 4 saisons et sous toutes ses formes (pédestres, vélo, cheval.)
 Nautisme, la Hague est le spot normand à découvrir à travers les nouvelles
infrastructures du territoire et nouvelles offres
 Patrimoine
- naturel: le littoral, la campagne, le bocage, la lande...
- cuturel: églises...
- bâti: architecture des villages....
 Jardins: végétation luxuriante, étonnante...
 Les grands rendez-vous de l'été :Nuit des étoiles, La Rue Buccolique, Festival de
musique de la Hague... L'OTH s'affiche comme le partenaire des grandes
manifestations du territoire.
 Les Arts dans la Hague: cinéma, écriture, peinture, poterie, expositions... la Hague
inspire les artistes.
 Qualité des produits et des producteurs présents sur le territoire. Reconnaissance
de l'AOC pour les producteurs de cidre...
 Manifestations: Plantes et Saveurs d'Automne,
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Depuis 2008 nous travaillons avec une agence de relation presse pour la France. La
mission de cette agence étant arrivée à son terme nous relançons une consultation afin
de recruter à nouveau une agence.
PRECISIONS SUR NOS SERVICES...
 L'argus de la presse est pris en charge par l’OT.
 Une chargée de communication de l’OT sera l’interlocuteur unique de l’agence.
 L’organisation des accueils sur le territoire de journalistes sera réalisée par l’OT
 L’accompagnement des journalistes sur le territoire sera assuré par l’OT, par
conséquent la présence sur le territoire de l’attaché de presse est optionnelle
 Les relations presse avec les bloggeurs (dont l’activité est exclusivement liée à leur
blog) sont réalisées par l’OT
2- Objet de la consultation
La présente consultation concerne : Agence conseil pour relations presse
Dans le cadre de sa politique de promotion et de communication, l'OTH souhaite :
amplifier ses relations avec la presse nationale (prise en charge et assistance des relations
presse) dans les conditions suivantes :
- Cibles presse : Presse FRANCE
-
Supports médias: Journaux, radio, et tv
A cet effet, il souhaite s’attacher les services d’un prestataire dédié pour 4 missions
principales :
 Organisation d’un voyage de presse par an
 Exemples de thématiques :
 Randonnées et activités nature (d'avril à octobre)
 Gastronomie et patrimoine culturel (toute l'année)
 Jardins et patrimoine naturel (printemps)
Organisation d’accueils presse individuels
Suivant les demandes, ou suite à un démarchage. L’objectif étant de privilégier la
qualité des journalistes à la quantité. Un objectif quantitatif sera néanmoins déterminé en
commun, chaque début d’année, suivant l’actualité du territoire.


Autres actions suggérées par l’agence permettant de développer l’impact des
relations presse. L’agence devra ainsi démontrer sa capacité à organiser une action
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presse dans un format innovant, propre à susciter la curiosité des journalistes en
s’appuyant sur les valeurs portées par le territoire.


Rapports et bilans trimestriels
 quantifier la valeur des retombées presse
 résumer des actions menées
Communiqués et dossiers de presse
 Rédaction d’un nouveau dossier de presse et mise à jour
 2 communiqués environ par an.
 Diffusion et relance
 Création de minis-dossiers de presse thématique (hébergements-gastronomie, bienêtre, activités-randonnées, patrimoine et environnement) suivant besoin spécifique
L’ensemble sera diffusé par l'agence de presse à ses frais, avec relance jusqu'à parution de
l'article.
Pour remplir ces missions, le candidat doit avoir une bonne connaissance du milieu du
tourisme, ainsi qu’une expérience manifeste en matière de relations presse au niveau
national.

NOS ATTENTES COMPLEMENTAIRES...
1 réunion par an sur le territoire de la Hague.

Toutes dépenses non prévues initialement doivent être validées par l’Office de
Tourisme de la Hague.

Les frais de déplacement sur notre territoire (hors voyage de presse) sont à votre
charge.

Frais d'affranchissement: à votre charge
3- Durée du marché
Le marché est passé pour une durée de 1 an, renouvelable deux fois par reconduction
expresse. Un contrat (en deux exemplaires) reprenant les obligations des deux parties sera
rédigé et signé.
A l’issue de la première année (mois de novembre), un bilan qualitatif sera dressé par
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l’agence de presse.
C’est sur présentation de ce bilan écrit que l'office de tourisme de la Hague se prononcera
pour la reconduction du marché.
4- Budget alloué :
Le budget annuel alloué à cette action, hors frais d’accueil des journalistes est de 10 000€TTC.
Certaines opérations pourront être présentées en option avec une description de l’action et de sa
pertinence.
5- Début des prestations: 1er janvier 2014
6– Procédure de passation
Marché adapté
7- Présentation des offres
Un projet de marché comprenant :
• La proposition commerciale du candidat valant bordereau de prix en détaillant les
points suivants :
 Honoraires forfaitaires pour la réalisation et le suivi des relations
presses
 Le coût d’organisation des voyages de presse (coût unitaire)
 Les propositions stratégiques formulées par le prestataire dans le
cadre de cette e consultation seraient les bienvenues : opérations
d’impact ? Outils ludiques pour la presse ? Concept de
communication ? Opération presse innovante ? Le but étant d’élargir
l’audience au-delà de la presse spécialisée.
• Le mémoire technique, qui exposera entre autre la qualité de l’équipe c'est-à-dire les
titres d'études et/ou l'expérience professionnelle des personnes pressenties pour
l’exécution des prestations, la fréquence des rendez-vous, les moyens que le candidat
entend mettre en oeuvre pour assurer la bonne exécution des prestations.
• Le cahier des charges, dûment complété et signé
8- Sélection des candidatures et jugement des offres
Les critères intervenant pour le jugement des offres sont indiqués ci-dessous et pondérés
de la manière suivante :
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1- Prix : 60%
2- Valeur technique (propositions d’action) : 20%
3- Expérience professionnelle dans le tourisme : 20%
9- Date limite de réception des offres
le 6 décembre 2013 à 12 heures
10- renseignements complémentaires
Renseignements administratifs :
Nicolas Maisonneuve au 02 33 01 86 12, mail : [email protected]
Renseignements techniques :
Adeline Aubert au 02 33 01 86 13, mail : [email protected]
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