Comité de direction du 10 juillet

COMPTE-RENDU
COMITE DE DIRECTION
OFFICE DE TOURISME
DE LA HAGUE
Réunion du 10 juillet 2014
L'an deux mille quatorze, le 10 juillet à 18h30, le comité de direction de l'office de
tourisme de la Hague; dûment convoqué s'est réuni en session ordinaire, à l'Office de
Tourisme de la Hague, sous la présidence de Mme Martine DELSERIÈS
Nombre de conseillers en exercice : 15
Nombre de conseillers présents : 13
Nombre de participants au vote : 13
Date de convocation du comité de direction : le 2 juillet 2014
Date d'affichage : Le 15 juillet 2014
Présents : DELSERIÈS Martine, LEROUVILLOIS Gérard, CANOVILLE Michel,
CHEVEREAU Gérard, Gilles FOSSARD, Elisabeth BURNOUF, Hubert COLLAS,
Erwan DUVAL, Jean-Francis LABASQUE, Sylvain BULGARELLI, Eric LOISEL,
Manuela MAHIER, Roland SAUVAGE
Excusé : Véronique JORET
Absent : Patrick LEQUERTIER
Ordre du jour :
1. Installation des membres du collège des représentants
des professions et des activités touristiques
2. Election des deux vice-présidents
3. Présentation de la structure
4. Appel d’offres : aménagement du nouveau bâtiment
5. Tarifs rando famille
6. Jeux concours
7. DM 2014-01
8. Convention Animation Numérique de Territoire
9. Tarifs prestations OTH 2015
10. Délégation de signature
11. Questions diverses
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Installation des membres du collège des représentants
des professions et des activités touristiques
1)
L’OTH a été créé par délibération du Syndicat Mixte Touristique de la Hague en date
du 11 janvier 2007.
Vu l’article 5 des statuts modifiés de l’office de tourisme de la Hague en date du 27
septembre 2012 par délibération du Syndicat Mixte touristique de la Hague
n°57DL2012-001,
Suite à l’élection réalisée, un représentant titulaire et un représentant suppléant pour
chacune des activités suivantes ont été élus :
Gîtes et locations meublés
- Patrick LEQUERTIER (les 6 Cheminées) Jobourg
Titulaire
- Gilles LAVENU (Hameau de Laye) Auderville Suppléant
-
Hôtels et campings
Véronique JORET (le Grand Large) Les Pieux
-
Restaurants
Eric LOISEL (l'Auberge des Grottes) Jobourg Titulaire
Valery LEFILLIATRE (la Renardière) Vauville Suppléant
-
Chambres d'hôtes
Rolland SAUVAGE (le haut d'Ainville) Les Pieux
Titulaire
Jean CONSTANTINIDIS (la Laiterie) Grosville Suppléant
Titulaire
3 personnes qualifiées pour leurs compétences dans le domaine du tourisme
désignées par le Conseil Syndical du Syndicat Mixte Touristique de la Hague.
Erwan Duval : Cotentin Surf Club
Gérard Lerouvillois : Comité Départemental de Randonnée Pédestre
Gillles Fossard : Hôtel la Fossardière
PROPOSITION
Il est proposé de désigner comme membre du comité de direction, les membres cidessus nommés pour représenter les professionnels de l’activité touristique du
territoire.
Décision du Comité de Direction :
Le comité de direction à l’unanimité valide la proposition de la Présidente
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2)
Désignation du Président et élection des deux vice-présidents
L’article 7 des statuts de l’Office de Tourisme de la Hague (OTH) prévoit la
désignation du Président : de plein droit, la Présidente du Syndicat Mixte
Touristique de la Hague, Madame Martine DELSERIÈS est Présidente du
Comité de Direction de l’OTH.
L’article 8 des statuts de l’OTH prévoit l’élection par le comité de direction de deux
Vice-Présidents parmi ses membres, au scrutin à bulletins secrets, à la
majorité absolue.
Si, après deux tours de scrutin, aucun candidat n’a obtenu la majorité absolue,
il est procédé à un troisième tour et l’élection a lieu à la majorité relative. En cas
d’égalité de suffrages, le candidat le plus âgé est déclaré élu.
Proposition :
Il est proposé de procéder à l’élection des deux vice-présidents à l’issue d’un scrutin
à bulletins secrets.
Décision du Comité de Direction :
- Décide de désigner comme Présidente de l’Office de Tourisme de la Hague,
Madame Martine DELSERIÈS.
- Décide de procéder à l’élection des deux vice-présidents à l’issue d’un scrutin à
bulletins secrets.
Sont élus :
•
Au
poste
de
1er
vice-président :
Madame
Elisabeth
BURNOUF est élue avec : voix pour : 12, abstention : 1
•
Au poste de 2ème vice-président : Monsieur Roland
SAUVAGE est élu avec : voix pour : 12, abstention : 1
3)
Présentation de la structure
Voir document joint
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4)
Appel d’offres : aménagement du nouveau bâtiment
Voir document en annexe
Décision du Comité de Direction :
Le comité de direction à l’unanimité valide la proposition de la Présidente
5)
Tarifs rando famille
Dans le cadre des randonnées « La Hague à vos Pieds » organisées par l’Office de
tourisme de la Hague, des nouvelles randonnées familiales seront proposées dans le
bois de Flamanville. Ces randonnées ciblant en particulier les enfants mais avec
accompagnement obligatoire par un adulte, il est proposé de fixer le tarif de la
randonnée à : 3€ttc, tarif unique pour enfant ou adulte
Décision du Comité de Direction :
Le comité de direction à l’unanimité valide la proposition de la Présidente
6)
Jeux concours
L’office de tourisme de la Hague organise tout au long de l’été 2014 un jeux
concours (dans les accueils et sur le site Internet). L’objectif de ce jeux est de
collecter un maximum de contacts mails afin de pouvoir par la suite leur faire
parvenir des propositions de séjours ou simplement leur donner envie de venir ou
revenir sur notre territoire.
Il y aura quatre périodes de concours réparties sur les mois de juin à août 2014
Période 1 : du 21 juin au 20 juillet 2014
Période 2 : du 21 juillet au 3 août 2014
Période 3 : du 4 août au 17 août 2014
Période 4 : du 18 août au 31 août 2014
Les tirages au sort auront lieu chaque lundi suivant la période de jeu
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La répartition des lots se fera la façon suivante
Période 1 : Tirage le lundi 21 juillet 2014
– Séjour multi-activités au Cap de la Hague
– La Hague, Cap à l'Ouest
Période 2 : Tirage le lundi 4 août 2014
– Séjour multi-activités au Cap de la Hague
– Weekend entre terre et mer
Période 3 : Tirage le lundi 18 août
– Séjour multi-activités au Cap de la Hague
– La Hague, Cap à l'Ouest
Période 4 : Tirage le lundi 1er septembre 2014
– Séjour multi-activités au Cap de la Hague
– Weekend entre terre et mer
DOTATIONS DU JEU
Intitulé du lot
Valeur
détaillée
Valeur
unitaire du
lot
Valeur
Totale
Séjour multi-activités au 1 semaine en gîte 2 personnes
Cap de la Hague
1 séance « découverte » de
char à voile
1 Topoguide
400,00€
55,00€
461,00 €
1844,00 €
La Hague, Cap à l'Ouest
2 nuits en chambre d'hôte
avec petit déjeuner
1 dîner pour 2 en table d'hôte
1 Topoguide
140,00€
56,00€
201,00 €
404,00 €
1 nuit pour 2 à l'hôtel le
Landemer avec petit déjeuner
1 dîner pour 2 au restaurant de
l'hôtel
258,00€
258,00 €
516,00 €
Weekend entre terre et
mer
Forfait
Soirée
étape
comprenant
Détail du lot
6,00€
6,00€
2764,00 €
Décision du Comité de Direction :
Le comité de direction à l’unanimité valide la proposition de la Présidente
7)
DM 2014-01
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1-Créances irrécouvrables sur exercices antérieurs :
*Année2009 : Agence Afavel voyages
-50€ topoguides
-423€ guidages
-167.44€ participation forfait salon Caen
- 15€ frais de poursuite
Soit un total de 655.44€
*Année 2011 : Mr MAUGER
-19.90€ Chèque impayé pour DVD
2-Charges Exceptionnelles
Le formulaire « impôt sur les sociétés » n’ayant pas été déclaré par un
prestataire une amende fiscale est à régler.
Ecriture pour la décision modificative :
Compte 654 – pertes sur créances irrécouvrables
Compte 6712 – pénalités, amendes fiscales et pénales
+675.34€
+100.00€
Compte 6231 - annonces et insertions
-775.34€
Le comité de direction accepte la perte des créances
3-Amortissement subvention leader « aménagement du territoire sur 10 ans »
Compte 13917 -Budget communautaire et fonds structurels
Chapitre 021 Compte 777 Chapitre 023 -
-3 000.00€
+3 000.00€
Quote-part des subventions d’investissement + 3 000.00€
- 3 000.00€
4-Annulation titre antérieur
Compte 7063 - Encart publicité
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-87.79€
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Compte 673 - Titres annulés (sur exercices antérieurs)
+87.79€
Décision du Comité de Direction :
Le comité de direction à l’unanimité valide la proposition de la Présidente
8)
Convention Animation Numérique de Territoire
Dans le cadre de l’animation numérique de territoire, l’office de tourisme de la Hague
propose en partenariat avec le Pays d’accueil touristique du cotentin, des formations
afin d’améliorer la connaissance et l’utilisation des nouveaux outils numériques.
L’objectif est naturellement de réduire la fracture numérique et d’améliorer la
compétitivité de notre territoire.
Voir convention en annexe :
Il est proposé d’autoriser la Présidente à signer cette convention.
Décision du Comité de Direction :
Le comité de direction à l’unanimité valide la proposition de la Présidente
9)
Tarifs des produits OTH
Il est proposé de reconduire les tarifs pratiqués en 2014.
Tarifs des guidages en autocar 2015 en €TTC
En € TTC
Demi-journée (3h)
Journée
Jours ouvrables
115,00 €
190,00 €
Dimanches
175,00 €
290,00 €
Jours Fériés
230,00 €
Tarif randonnée commentée en €TTC:
Prix/pax/jour
 Jour ouvrable : 5,50 €
385,00 €
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

Dimanche : 8,00 €
Jour Férié : 11,00 €
Carnets de routes : 10% du montant total
Tarif rallye photo en €TTC :
Prestation : Jeu organisé et animé par l'OTH, nécessitant la présence de 2
animatrices sur le terrain.
– Forfait groupe / ½ journée : 275,00 €
– Tarif dimanches & fériés : 350,00 €
Tarif Juniors en €TTC :
Prestations : randonnées accompagnées, animations jeux....
– Prix/enfant/½ journée : 2 €
Gratuité accordée aux adultes accompagnateurs
Tarif rallyes jeu en €TTC :
Rallyes jeu ont été créés courant 2014 : tarifs 2€TTC
-
les aventures de Gimly le Goubelin au Cap de la Hague
-
les aventures de Gimly le Goubelin au Cap du Rozel
Décision du Comité de Direction :
Le comité de direction à l’unanimité valide la proposition de la Présidente
10)
Délégation de signature
Dans le cadre du départ de Nicolas Maisonneuve, Directeur de l’Office de Tourisme
de la Hague, il est nécessaire de donner une délégation de signature par intérim, le
directeur d’un EPIC étant l’ordonnateur de la structure.
Il est proposé de donner cette délégation de signature à Vanessa Andrin, comptable
de l’OTH pendant la vacance du poste de Directeur.
Décision du Comité de Direction :
Le comité de direction à l’unanimité valide la proposition de la Présidente
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ANNEXES
OFFICE DE TOURISME DE LA HAGUE
Aménagement intérieur du
Point d’accueil de Beaumont Hague
Maître d’Ouvrage :
La Présidente
Office de tourisme de la Hague
Martine DELSERIÈS
Le Directeur
Nicolas Maisonneuve
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SOMMAIRE
INDICATIONS GENERALES...............................................................................................11
DEFINITION DES PARTIES........................................................................................................11
PROCEDURE DE PASSATION...................................................................................................11
Contexte de la commande et objet de la consultation...................................................................11
MODALITES D’ATTRIBUTION.................................................................................................12
PIECES CONTRACTUELLES.....................................................................................................12
CONDITIONS D’EXECUTION....................................................................................................12
DESCRIPTIF DES TRAVAUX..............................................................................................13
DONNEES DE L’EXISTANT........................................................................................................13
DESCRIPTIF DES BESOINS .......................................................................................................13
DEFINITION DES PRESTATIONS.....................................................................................14
Budget.......................................................................................................................................16
DELAIS DE REALISATION..................................................................................................16
Objet de la convention :..................................................................................................................18
Le public concerné par les ateliers et les conférences...................................................................18
Mise en œuvre des ateliers et des conférences du numérique à destination des
socioprofessionnels du territoire....................................................................................................18
Répartition des moyens humains et financiers entre les trois partenaires :...............................20
Communication...............................................................................................................................21
Durée de la Convention :................................................................................................................21
Modification de la convention :......................................................................................................21
Résiliation de la convention :..........................................................................................................21
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INDICATIONS GENERALES
DEFINITION DES PARTIES
Au sens du présent document, la personne publique contractante est :
Office de tourisme de la Hague
45 rue Jallot
B.P. N° 119
50440 BEAUMONT-HAGUE
 : 02.33.01.83.97 - Fax : 02.33.01.86.11
Mail : [email protected]
Représentée par Nicolas Maisonneuve, Directeur.
PROCEDURE DE PASSATION
Marché passé selon une procédure adaptée en application de l’article 28 du Code des
Marchés Publics.
Contexte de la commande et objet de la consultation
L’office de tourisme de la Hague (OTH) a décidé de regrouper dans un seul bâtiment son
activité administrative et son espace accueil.
Une phase gros œuvre, dont le Maitre d’Ouvrage est la Communauté de Communes de la
Hague (CCH) est en cours (Esquisse en cours) afin de réhabiliter l’ensemble du bâtiment
(extérieur et intérieur à l’exception de l’espace accueil).
Dans ce cadre, l’OTH a décidé d’engager un ensemble de travaux d’agencement de
l’intérieur de son nouvel espace d’accueil
Le présent cahier des charges concerne la désignation d’un agenceur chargé de la réalisation
de ce projet.
Le local concerné constitue le rez-de-chaussée de l’immeuble dont les étages supérieurs sont
occupés par les bureaux administratifs de l’OTH. La surface au sol à aménager est d’environ
85m2.
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Compte tenu du fait que la réflexion sur les travaux de gros œuvre est engagée, il sera
impératif pour le prestataire retenu de procéder rapidement à un échange régulier avec
l’architecte en charge du gros œuvre afin d’assurer une cohérence entre les projets.
Ce local aura vocation à recevoir du public avec de plus, un objectif d’obtention du label
Tourisme et Handicap imposant des contraintes en termes d’accessibilité.
Les candidats pourront proposer une note technique démontrant la pertinence de leur
candidature ainsi que leur capacité à assurer la prestation demandée dans les conditions de
qualité et de technicité requises. Cette note pourra prendre en compte les contraintes, les
coûts, les délais de réalisation et en toute connaissance des normes et prescriptions en vigueur.
MODALITES D’ATTRIBUTION
L’attribution du marché se fera sur la base des critères et sous-critères pondérés suivants :
 Prix des prestations (K=5)
 Esquisse graphique (K=3)
 Références en aménagement d’office de tourisme ou équivalent (K=2)

Esquisse ou photos des réalisations

Esquisse de projets proposés
PIECES CONTRACTUELLES
Les pièces contractuelles du marché sont les suivantes par ordre de priorité :
 Pièces particulières :
• Le présent document valant CCP
• L’acte d’engagement
 Pièces générales :
• Le cahier des clauses administratives générales applicables aux marchés publics de
prestations intellectuelles.
CONDITIONS D’EXECUTION
1.6.1 Généralités
Le présent descriptif a pour but de faire connaître le programme général, il n’est pas
limitatif, en conséquence, il demeure convenu que ce programme puisse évoluer suite aux
échanges avec le prestataire retenu.
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Lieu de la prestation
Les travaux sont à réaliser sur le site :
•
Beaumont Hague , 45 rue Jallot
Hygiène et sécurité
Les travaux seront réalisés en accord avec l’architecte du gros œuvre.
Protection des ouvrages existants
L’entrepreneur devra prendre toutes les dispositions nécessaires pour assurer une
protection suffisante des existants.
L’entrepreneur sera tenu responsable de toutes les détériorations en cours des travaux.
Il devra rendre compte immédiatement à la personne responsable du suivi de chantier de
toutes dégradations de l’installation et devra procéder à ses frais et sans délai à la remise en
état des matériels concernés.
DESCRIPTIF DES TRAVAUX
DONNEES DE L’EXISTANT
Le point d’accueil de Beaumont Hague, un des 4 lieux d’information touristique de l’OT
de la Hague, est actuellement situé place de la Madeleine.
L’activité administrative de l’OTH se trouve dans un immeuble de 2 étages au 45 rue
Jallot. L’occupation de cet immeuble était initialement partagé entre l’OTH (2 ème étage et
le CIAS rdc et 1er étage). Depuis le 1er janvier 2013, l’OTH est le seul occupant de cet
immeuble et souhaite donc regrouper son activité dans cet immeuble. Dans ce cadre, des
travaux de réhabilitation sont nécessaires comprenant 2 parties :
-
Travaux de gros œuvre et façade (MO : Communauté de Communes de la Hague ;
Maîtrise d’œuvre : cabinet Boisroux de Cherbourg Octeville) + peinture et sols du 1 er
et 2ème étage
-
Aménagement intérieur de l’espace d’accueil (MO : Office de tourisme de la Hague).
DESCRIPTIF DES BESOINS
Le local devra permettre à l’OTH de remplir au mieux sa mission d’accueil et d’information
du public.
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A cette fin, le local choisi devra comporter différents espaces distincts.
Les besoins de l'Office pour l’accueil sont :
 Définir les différents espaces dans la zone accueil;
 Prendre en compte tous les publics pour obtenir le label "Tourisme et handicap" ;
 Rationaliser cet espace en identifiant les fonctions : accueil et information
touristique, boutique, espace détente, espace enfants ;
 Harmoniser les présentoirs et choisir le système le plus pratique ;
 Création d’une banque d’accueil :
 Disposer d'un point de consultation d'internet ou zone wifi avec sièges + tablettes
 2 manges-debout pour accueil face à face
 Aménager un espace détente, de consultation des brochures,
 Prévoir un espace Qualité (lié à notre certification Qualité Tourisme);
 Prévoir les lieux d’installation d’écrans d’affichage dynamique (intérieur et vitrine)
 Définir un modèle de présentoirs de documentation en accord avec l’aménagement
intérieur (nombre de présentoirs et dimensions à définir avec le Maître d’Ouvrage)
 Mise en avant d’un espace boutique par un mobilier attrayant mais aussi pratique. La
boutique de l'Office présente des cartes postales, des objets, des livres et des
produits du terroir…
 Proposer un aménagement de réserve de première nécessité (documentation de
base)
 Prévoir l’intégration d’un copieur/imprimante
 Enseigne extérieure
DEFINITION DES PRESTATIONS
Espace accueil principal
Banque d’accueil 2 postes de travail + accès handicap + Meubles de rangements haut/bas
avec les caractéristiques suivantes :
o Une banque la plus compacte possible
o Disposer de 2 postes d'agent dédié à l'accueil (2PC + 2 téléphones), d'un
espace de réserve des documents les plus demandés,
o Disposer d'un point central d'encaissement pour les ventes boutique et les
ventes billetterie
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o Banque répondant aux normes d’accessibilité
o Banque permettant un échange en face à face debout
o Banque permettant de sortir très facilement afin de faciliter l’échange autour
des manges-debout.
Présentoirs X 3 pour information et diffusions des brochures OT et partenaires sur une ou
deux cloisons
Espace attente : zone de 4 assises environ et table basse pour attente et consultation des
informations
Aménagement des vitrines pour affichage et écran plat
Espace boutique/billetterie
Meubles présentoir bas pour boutique
Présentoir mural sur panneau rainuré en stratifié type Retif
Peintures
- peintures sur l’ensemble des murs nus en harmonie avec l’aménagement général
Sols
- parquet flottant ou autre solution sur sol nu. Démarcation aux sols des différents espaces
Eclairage :
L’ensemble des réseaux seront à la charge de le Communauté de Communes de la Hague (en
charge du gros œuvre), néanmoins, il est convenu que le prestataire retenu informera
l’architecte « Gros œuvre » des besoins en terme de réseaux (électrique, informatique…).
Restera à la charge du prestataire retenu la fourniture et la pose des éclairages
complémentaires dans l’espace accueil.
Il sera en outre nécessaire de prévoir l’éclairage des enseignes extérieures ainsi le coffret de
sécurité pour la coupure d’alimentation des enseignes lumineuses.
Enseignes extérieures
Sur le pignon et en façade, une signalétique extérieure sera réalisée. Au vu des matériaux
utilisés sur l’extérieur du bâtiment, l’enseigne sera de préférence directement peinte sur le
bâtiment
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Une enseigne lumineuse, fournis par l’office de tourisme, sera à fixer dans l’angle du
bâtiment.
Budget
L’enveloppe financière affectée aux travaux est de 50000 euros hors TVA
DELAIS DE REALISATION
L’ensemble des travaux devront être réalisés en accord avec le calendrier de réhabilitation
du bâtiment (gros œuvre).
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Projet Convention de Partenariat
« Animation Numérique de Territoire sur le Pays du Cotentin »
Entre
Le Syndicat Mixte du Cotentin, structure porteuse du Pays d’Accueil Touristique du Cotentin (PAT),
représenté par son Président, Michel Cannoville, autorisé à signer la présente convention par
délibération n°
et
L’Office de Tourisme de La Hague
représenté par sa Présidente, Martine Delseries, autorisé à signer la présente convention par
délibération n°
adresse xxxxxxxx
et numéro de SIRET xxxxxxx
et
L’Espace Public Numérique des Pieux
représenté par son maire, Monsieur Jacques Lepetit, autorisé à signer la présente convention par
délibération n°
adresse
et numéro de SIRET
Contexte :
Rappel de la stratégie numérique du Pays d’Accueil Touristique du Cotentin
En mai 2013, le Syndicat Mixte du Cotentin lançait un diagnostic des pratiques et usages du numérique
auprès des professionnels du tourisme partenaire des Offices du tourisme. A l’issue de ce diagnostic et de
celui de Manche Tourisme, une stratégie a été élaborée visant à développer la connaissance et les outils
liés à ce nouvel usage incontournable pour le secteur du tourisme. Coordonné par l’animateur numérique
du territoire du SMC, elle définit les actions suivantes :
- Création d’un programme annuel d’ateliers du numérique en direction des socioprofessionnels du
tourisme.
- Création de conférences liées au numérique.
- Sensibilisation et formation auprès des Offices de Tourisme du Territoire via le CLIC.
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L’office de tourisme pour sa connaissance du terrain et de ses partenaires, l’EPN pour sa technicité
possèdent les compétences complémentaires pour apporter une plus-value aux actions menées dans ce
cadre.
Le détail de ce partenariat fait l’objet de la présente convention,
Rappel des objectifs de l’animation numérique de territoire
Objectifs communs partagés par les contractants :
-
Définir une stratégie numérique territoriale commune
-
Faire émerger et coordonner des projets communs liés au tourisme numérique
-
Diffuser les bonnes pratiques en matière de tourisme numérique
-
Améliorer la technicité des acteurs touristiques du territoire du Cotentin
-
Créer un réseau d’échange et de partage d’expériences entre acteurs du territoire
-
Renforcer la présence de la Destination touristique Cotentin sur Internet
Il a été convenu ce qui suit :
Objet de la convention :
La présente convention a pour objet de définir :
-
La répartition des rôles et missions des trois organismes dans l’accompagnement collectif du
numérique sur le territoire de l’Office de Tourisme de la Hague : (Les moyens humains,
techniques et financiers attribués par chaque partie pour mettre en œuvre la stratégie
numérique.)
Le public concerné par les ateliers et les conférences
Le public concerné par ces ateliers correspond aux adhérents de l’Office de tourisme ou d’autres
Offices de Tourisme sur le territoire du Syndicat Mixte du Cotentin. Ce public pourra participer
gratuitement aux ateliers.
Mise en œuvre des ateliers et des conférences du numérique à destination
des socioprofessionnels du territoire
Dans le cadre de la mutualisation et pour des raisons d’organisation, les ateliers ou les conférences
pourront être organisés en dehors du territoire.
Mission du Syndicat Mixte du Cotentin
-
Créer un réseau d’échanges et de partage d’expériences entre acteurs du territoire (EPN, Office
de tourisme).
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-
Faire émerger, mettre en œuvre et coordonner des projets communs liés au tourisme numérique.
-
Diffuser les bonnes pratiques en matière de tourisme numérique. (création d’une page pro sur le
site internet www.encontentin.fr)
Communication des actions à l’échelle du Cotentin via la presse.
-
Evaluer les actions liées à ce domaine pour les faire évoluer.
-
Elaboration du contenu des ateliers et des conférences
-
Gestion des intervenants si nécessaire
-
co-animation des ateliers si nécessaire.
-
Réalisation des outils et supports de communication du programme.
Mission de l’Office de tourisme
-
Participer à l’élaboration et la mise en œuvre des ateliers numériques à destination de l’ensemble
des professionnels du tourisme et des conférences de par leur connaissance du terrain (les
besoins et les attentes)
S’engager à assurer un suivi des participants, suite aux ateliers
-
Dans son fonctionnement général, l’Office de tourisme mettra en pratique les méthodes vues en
atelier.
Diffusion et communication du programme auprès des socio-professionnels et de la presse locale.
-
Gestion des inscriptions (date limite d’inscription, nombre minimum et maximum d’inscrits /
-
action…)
Gestion de la facturation des participants le cas échéant, si le SMC fait appel à un professionnel
-
extérieur,
Le cas échéant, si l’atelier ou la conférence ne s’organise pas sur le territoire mais à proximité
-
l’Office de tourisme assurera également ses missions d’information auprès de leurs prestataires.
Mission de l’EPN
-
-
Participer à l’élaboration et la mise en œuvre des ateliers numériques à destination de l’ensemble
des professionnels du tourisme et des conférences
S’engager à assurer un suivi des participants, suite aux ateliers selon les conditions financières de
l’EPN
Organisation technique des ateliers (mise à disposition gratuite de la salle et des ordinateurs avec
-
connexion internet).
Le cas échéant, la fixation des tarifs par stagiaire
-
Missions partagées par les partenaires :
-
Réalisation du programme, du contenu et co-animation des ateliers.
-
Définition et validation des outils et supports de communication
-
Validation du contenu des ateliers et des conférences
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Répartition des moyens humains et financiers entre les trois partenaires :
Cet article définit le financement du programme d’actions collectives organisé par les trois
organismes :
Les engagements
- L’office de tourisme et le syndicat mixte devront avoir intégré dans leurs pratiques l’ensemble des
recommandations mis en œuvre dans les ateliers.
Moyens humains
Syndicat Mixte du Cotentin :
Dans le cadre de ses missions, la chargée de mission tourisme en tant qu’animatrice numérique de
territoire intervient pour la coordination, l’animation des ateliers sur l’ensemble du Cotentin dans le
cas où il n’y a pas d’ANT sur le territoire concerné. Les frais de mission de l’ANT sont pris en charge
par le Syndicat mixte.
Le syndicat mixte pourra faire intervenir d’autres prestataires selon les besoins de l’atelier. Dans ce
cas, le Syndicat mixte prendra à sa charge les frais d’intervention (coût de la prestation, restauration
et déplacement)
L’Office de Tourisme
Dans le cas où un ANT est formé sur le terrain, l’office de tourisme mettra à disposition ses compétences
en coanimation, si besoin. L’office de tourisme prend à sa charge les frais de mission de son ANT ou de la
personne qui co-anime.
L’EPN
L’EPN met à disposition un animateur.
Détermine le coût d’inscription aux ateliers, aux conférences.
Moyens financiers
L’EPN prend à sa charge les frais de salle et de structure (matériel).
Le syndicat mixte prend à sa charge les frais d’accueil (type café, gâteau…), et des intervenants
extérieurs éventuels.
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Etant donné la complexité des droits d’inscription demandés par les EPN et afin de faciliter l’accès aux
ateliers par l’ensemble des adhérents des Offices de tourisme de tout le Cotentin. Le Syndicat Mixte
prend à sa charge ces droits d’inscription.
Modalité de paiement
Le Syndicat mixte s’acquittera des charges qui lui incombent par mandat administratif sur
présentation d’une facture accompagnée d’un RIB.
Communication
Toute opération de promotion et de communication (relations presse, outils de communication…) des
actions collectives menées tout au long de l'année se fera avec la mention des trois partenaires mais
également en leur présence.
Les trois structures s’engagent à travailler en partenariat et seront présentes conjointement sur toutes les
actions collectives numériques à destination des acteurs touristiques.
Ils ne manqueront pas d’intégrer les logos des financeurs de l’ANT : Région Basse-Normandie, FEDER.
Durée de la Convention :
Cette présente convention est valable un an à compter 1 er juin 2014, reconduite tacitement.
Trois mois avant son échéance, les partenaires effectueront l’évaluation de leur collaboration et
décideront du renouvellement ou du prolongement de la présente convention.
Modification de la convention :
Toute modification à la présente convention fera l’objet d’un avenant entre les trois partenaires.
Résiliation de la convention :
En cas de non-respect de ses obligations par l’une des parties, la convention pourra être dénoncée
par lettre recommandée avec accusé de réception expliquant les motifs de cette dénonciation. Sans
règlement à l’amiable du différend, la convention cessera de plein droit à l’issue d’un délai de trois
mois suivant l’envoi de la lettre recommandée.
Le à ,
Le
Pour Le Syndicat Mixte du Cotentin
Pour L’Office de Tourisme de la Hague
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Le Président,
Le Président
Michel Canoville
Martine Delseries
Le ,
Pour les EPN du xxxxx
Le Président
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