Lettre n° 9 - Les services de l`État en Mayenne

Mayenne Services Publics
La lettre thématique
La @-administration
La préfecture de la Mayenne se modernise.
L'année 2013 sera celle de la @-administration avec comme objectif
principal l'amélioration du service aux usagers, à tous les usagers :
individuels, professionnels, élus.
La préfecture de la Mayenne vient de recevoir de l'AFNOR la certification
QUALIPREF pour l'accueil général et les actes réglementaires. C'est une
grande fierté pour les fonctionnaires de la préfecture qui voient ainsi la
qualité de leur travail récompensée.
La Mayenne est la première des préfectures des Pays de Loire à décrocher
ce satisfecit!
L’éditorial
Pour aller plus loin dans l'accessibilité au service public, ce 15 février nous
mettons en service le nouveau site internet des services de l'État en
Mayenne :
www.mayenne.gouv.fr
Plus convivial, plus complet, il permettra d'obtenir plus d'informations, de
consulter l'actualité des services de l'État et aussi de télécharger des
documents administratifs.
Je vous invite à visiter ce nouvel outil et à l'utiliser sans modération.
Au fil des pages de ce Mayenne Services Publics, vous pourrez aussi
découvrir les procédures que les administrés peuvent effectuer par internet
sans se déplacer : déclarations "télépac" que connaissent bien les
agriculteurs, création d'une association, service des cartes grises.
Enfin, dans ce numéro, les élus trouveront un article didactique sur la
dématérialisation des actes budgétaires communaux. Le processus est
simple. Même si la matière est complexe, la mise en œuvre est à la portée
de toutes les communes. Pour les budgets 2013, il est encore temps !
Les fonctionnaires de la préfecture sont à votre écoute pour vous répondre
et faciliter toutes vos démarches.
Corinne ORZECHOWSKI
Préfète de la Mayenne
La préfecture est certifiée Qualipref
Le 22 janvier 2013, l’AFNOR a remis à la préfecture de la Mayenne le label
Qualipref reconnaissant la qualité de l’accueil général des usagers et des
activités de délivrance des titres.
Et si vous télétransmettiez vos budgets en 2013 ?
Patrice Vignon, vous êtes le directeur des politiques
territoriales à la préfecture de la Mayenne
Patrice Vignon,
directeur des
politiques
territoriales
Qu’est-ce qu’Actes budgétaires ?
Ce module vient compléter le dispositif ACTES qui permet déjà aux
collectivités et à leurs groupements de télétransmettre la grande
majorité de leurs actes à la préfecture et aux sous-préfectures. Il
permet d'envoyer les maquettes budgétaires (budgets et compte
administratif 2013) en préfecture et en trésorerie, sous le format XML,
en lieu et place de l'envoi papier habituellement utilisé. La taille du
fichier télétransmis est considérablement diminuée par l’utilisation du
format XML et facilite les échanges et également les contrôles des
données. Ce fichier XML est généré automatiquement depuis
l'application de gestion financière des collectivités émettrices si celleci est à jour.
Pourquoi dématérialiser les budgets ? Quels avantages pour les
collectivités ?
Ils sont nombreux, en voici quelques exemples :
- fiabilisation et accélération des échanges avec la préfecture et les
sous-préfectures ;
- entrée en vigueur quasi immédiate de l'acte grâce à l'envoi
automatique de l’accusé de réception ;
- possibilité d’importer des données en provenance d’un autre logiciel
(Excel, XML, CSV) ;
- réduction des charges et coûts d’impression et de transmission ;
- diminution de l’espace de stockage ;
- mise en conformité facilitée des maquettes réglementaires ;
- détection possible d’erreurs d’imputation sur le plan comptable.
Les chiffres
246 collectivités
adhérentes à ACTES
En 2012 : 18 270
actes télétransmis
Est-ce que toutes les collectivités peuvent le faire ?
Oui. La télétransmission est maintenant ouverte à la grande majorité,
dès lors que la maquette budgétaire utilisée est dématérialisée. Ainsi
pour l’exercice 2013, sont concernés, les communes, les CCAS et les
EPCI (M14 et M4), le département (M52), le SDIS (M61).
De plus, c’est facile, la prise en main se fait en une demi-journée avec
la possibilité d’utiliser l’aide en ligne sur le site : www.odmbudgetaires.org
Est-ce qu’il y a des préalables ?
Pour la partie informatique proprement dite, il faut que le progiciel
financier utilisé soit compatible avec l'application, c'est à dire qu'il soit
capable de générer un budget au format XML. Il faudra disposer de
l’application ToTEM (Totalisation et Enrichissement des Maquettes) qui
est téléchargeable gratuitement sur le site www.odm-budgetaire.org.
Pour la partie administrative, une convention ACTES doit être conclue
avec la préfecture (ou un avenant à la convention ACTES existante)
après délibération de l’organe délibérant. Il faut également recourir à un
tiers de télétransmission homologué par le ministère de l'intérieur.
Comment se passe la dématérialisation ?
Contacts :
Mme Claudine
RAHLI, référente
ACTES
02 43 01 52 26
La procédure de dématérialisation des documents budgétaires se
décompose en plusieurs étapes :
1. la génération du document budgétaire au format XML par le logiciel de
gestion financière (parties I, II et III et les annexes gérées par ce progiciel) ;
2. si besoin, la saisie ou l'import de données annexes supplémentaires dans
TotEM ;
3. le scellement du document dans TotEM, afin de récupérer un fichier XML
scellé qui sera transmis à la préfecture ;
4. l'envoi via le tiers de télétransmission du fichier XML (un envoi par fichier
XML) ;
5. l'envoi via le tiers de télétransmission de la délibération ou dernière page
du budget au format pdf (l'envoi doit impérativement être un envoi distinct du
fichier XML).
Quand commencer ?
Dès l’envoi des budgets primitifs 2013, en dématérialisant tous les
documents budgétaires de l’exercice (BP, BS, DM). Les comptes
administratifs ne pourront être dématérialisés que si les budgets ont été
télétransmis.
Pour aller plus loin :
www.dgcl.interieur.gouv.fr
www.odm-budgetaire.org
Télépac
Judith Détourbe, vous êtes chef du Service Économie et Agriculture Durable
à la Direction Départementale des Territoires de la Mayenne
Pourriez-vous préciser pourquoi il est primordial de généraliser la télé
procédure pour les démarches agricoles ?
Judith Détourbe,
chef du service
économie et
agriculture durable
à la DDT de la
Mayenne
L’usage des nouvelles technologies progresse dans tous les domaines d’activité y
compris au sein des exploitations agricoles qui se modernisent. Les enjeux restent
avant tout ceux de la performance et de l’amélioration des modalités de suivi et
de traitement des dossiers de demandes d’aides agricoles communautaires.
Pour les services des directions départementales des territoires, le traitement des
dossiers papiers est chronophage, très administratif et fortement mobilisateur de
moyens au détriment de l’accompagnement de proximité des agriculteurs.
Afin de rendre un meilleur service aux agriculteurs, la dématérialisation des
demandes d’aides de la PAC est naturellement apparue comme une priorité et une
voie de simplification au bénéfice de la relation entre les agriculteurs et les services
déconcentrés de l’État.
Quels sont les avantages de l'outil TéléPAC pour les exploitants agricoles et
pour quelles mesures peut-on l'utiliser ?
C’est une procédure électronique pratique, rapide et sécurisée pour les
agriculteurs.
Accessible 24h sur 24 et 7 jours sur 7, TéléPAC est un portail Internet sécurisé
qui permet aux exploitants de réaliser en ligne leurs demandes d’aides agricoles
annuelles au titre de la PAC.
Mesures concernées
Aides aux ovins et caprins
Calendrier
du 4 janvier au 31 janvier
Prime au maintien des troupeaux début mars jusqu’au 15 mai inclus
vaches allaitantes
Dossier PAC
début avril jusqu’au 15 mai inclus
C’est un outil simple et rapide, les formulaires sont pré-remplis à partir des
déclarations précédentes et le dossier est immédiatement transmis à l'administration
dès
. sa validation par la signature électronique de l’exploitant. Des systèmes d’alerte
préviennent l’usager des éventuelles incohérences de sa déclaration.
Lorsqu'un exploitant signe électroniquement son dossier, il a la certitude que son
dossier est recevable et sera instruit par l'administration.
TéléPAC offre également des services complémentaires, il permet, entre autre, de
consulter : sa référence herbe, ses comptes rendus de paiement, son registre
parcellaire graphique, ses documents et formulaires télédéclarés.
La télédéclaration garantit une efficience accrue de l’administration pour le traitement
et l’instruction des dossiers.
Quels sont les points sur lesquels l'exploitant agricole doit être vigilant ?
Les chiffres
2012 : 83,6 %
télédéclarations
2e département
au niveau
national
objectif 2013 :
100 %
.
1. Comme précédemment dans le dossier papier, contrôler que les cases
des aides sollicitées et en particulier la case correspondant à l'aide
découplée ou DPU (droit à paiement unique) sont bien cochées
2. Bien remplir son dossier électronique jusqu'à la signature électronique et
vérifier l'état « signé » de son dossier
3. Enregistrer l'accusé de réception et le relire attentivement : il
récapitule l'ensemble des données déclarées, les aides demandées et
les alertes éventuelles qui ne sont pas traitées
Quels sont les enjeux pour le département de la Mayenne en 2013 ?
Le département de la Mayenne a été retenu pour participer à l’expérimentation
« non-envoi du dossier papier » grâce au partenariat renforcé entre la DDT et les
organisations professionnelles agricoles et sur la base de la stratégie locale
proposée pour assurer l’accompagnement des agriculteurs et notamment celui des
actuels déclarants « papier ».
La suppression des envois du dossier papier est un levier déterminant pour améliorer
le taux de télédéclaration déjà très élevé dans le département et les mesures
d’accompagnement mises en place permettront une perception positive de la part
des exploitants agricoles.
Concrètement, les exploitants agricoles ne recevront plus le dossier papier pour
effectuer leurs demandes d’aides agricoles communautaires en 2013.
Le télé service « e-création » pour
déclarer une association
Isabelle Raoul, vous êtes le chef du bureau des élections et de la
réglementation à la direction de la réglementation et des libertés publiques
Qu’est-ce que le « télé-service e-création » ?
E-création est un nouveau télé-service qui vous permet de réaliser l’intégralité de
votre déclaration de création d’association sur internet.
Isabelle Raoul,
chef du bureau des
élections et de la
réglementation
Le service est opérationnel depuis le 5 janvier 2012 en Mayenne. Grâce à la
démarche « e-création », vous pouvez désormais créer votre association en ligne.
Il est encore peu utilisé par les usagers puisque seules une trentaine de dossiers
ont été traités à ce jour dans le département depuis sa mise en place.
En quoi consiste la démarche ?
La démarche est très simple : vous pouvez remplir l’intégralité de votre formulaire
en quelques clics sur Internet et joindre vos pièces justificatives en ligne. A l’aide
des formulaires en ligne, vous avez la possibilité de déclarer la liste des personnes
chargées de l’administration de l’association et de demander également la
publication obligatoire au Journal Officiel des associations.
Vous êtes informés en temps réel de l’avancement de votre dossier tout au long de
son traitement et jusqu’à sa validation.
Une fois votre dossier validé par l’administration, vous recevrez votre récépissé de
déclaration de manière dématérialisée.
Quelles sont les pièces justificatives à joindre ?
Pour effectuer la démarche vous devez préalablement créer votre compte
association en ligne à l’adresse sécurisée suivante :
https://compteasso.service-public.fr
Vous disposerez ainsi d’un mot de passe et d’un code identifiant.
Pour déclarer la création de votre association vous devez ensuite vous munir des
documents suivants :
•
le procès verbal de l’assemblée constitutive ou son extrait daté et signé,
portant le nom et le prénom du signataire,
• les statuts de l’association datés et signés par au moins deux personnes
mentionnées dans la liste des dirigeants (bureau ou conseil
d’administration), portant leur nom, prénom et fonction au sein de
l’association sous format électronique,
• le mandat (le cas échéant) portant la signature, le nom, le prénom et la
fonction au sein de l ‘association de l’une des personnes chargées de
l'administration (bureau ou conseil d’administration).
Attention ! aucune date de naissance ne doit figurer sur les documents joints
(statuts, procès verbal, mandat) sous peine de rejet de la déclaration. En cas de
réponse négative à votre demande, vous devrez renouveler intégralement votre
télédéclaration.
Quels sont ses avantages de cette procédure?
Un service fiable, pratique et utile qui simplifie les démarches des associations
et vous fait gagner du temps puisqu’il est accessible 24h sur 24 et 7 jours sur 7
depuis votre compte association.
Grâce à ce nouvel espace, les dirigeants associatifs peuvent effectuer plus
facilement leurs démarches administratives sur internet en utilisant un identifiant
et un mot de passe unique. L’éventail de services en ligne offerts par « votre
compte association » s’enrichit progressivement à mesure que le réseau de
partenaires s’agrandit.
En créant un compte, les dirigeants associatifs bénéficient également d’un
espace confidentiel de stockage gratuit et sécurisé, qui leur permet de conserver
leurs documents administratifs et pièces justificatives de façon à ce qu’ils soient
toujours facilement accessibles.
Les démarches dans le domaine
des cartes grises
Véronique Renoux-Viou, vous êtes le chef du bureau de la circulation à
la direction de la réglementation et des libertés publiques
Pouvez-vous nous expliquer en quoi la e-administration facilite les
démarches des usagers dans le domaine des cartes grises?
Véronique Renoux-Viou
Chef du bureau de la
circulation
Les possibilités offertes par la « e-administration » s’articulent autour de 3
axes :
- d’une part, elle permet à l’usager d’accomplir des démarches directement
de son domicile, je pense notamment aux cartes grises avec l’obtention d’un
certificat de situation administrative (non gage) ou à l’enregistrement du
changement d’adresse en ligne,
- d’autre part, elle facilite l’accomplissement des démarches en anticipant le
déplacement de l’usager dans nos services ; il peut ainsi consulter la liste
des pièces nécessaires pour préparer la constitution de son dossier, télécharger
les imprimés cerfa, les compléter et même enregistrer une pré-demande de
changement de titulaire en matière de cartes grises,
- enfin, il peut suivre l’avancement de l’acheminement d’un titre comme son
certificat d’immatriculation (carte grise) ou assurer un suivi de sa situation, je
pense ici à son nombre de points affectés à son permis de conduire.
En matière de cartes grises, quelles démarches peuvent être accomplies
directement, sans se déplacer en préfecture ?
Il s’agit des trois démarches gratuites suivantes :
- de l’obtention du certificat de situation administrative (CSA).
C’est un document délivré par le ministère de l’Intérieur contenant des éléments
d’information sur la situation administrative d’un véhicule. C’est un document
obligatoire qui doit être remis lors de chaque cession de véhicule. Pour l’obtenir,
il convient de se munir du certificat d’immatriculation (carte grise), de se
connecter
sur
le
lien
suivant :
https://siv.interieur.gouv.fr/map-usgui/do/accueil_certificat. et de saisir très précisément les données demandées
dans les cases correspondantes en respectant scrupuleusement les tirets ou
espaces pour : le numéro d’immatriculation, la date de 1ère immatriculation, la
date du certificat d’immatriculation (carte grise) et le nom et le prénom.
- de l’enregistrement du changement d’adresse : en effet, depuis le 03
janvier 2012, les particuliers, titulaires d’un certificat d’immatriculation au
format SIV (ZZ-123-ZZ) peuvent effectuer leur changement d’adresse en
ligne sur le portail www.mon-service-public.fr. Grâce à ce nouveau
téléservice, ils reçoivent à leur domicile, l’étiquette à apposer sur le certificat
d’immatriculation. Le changement d’adresse en ligne peut s’effectuer pendant
une période de deux mois s’étalant d’un mois avant ou après le
déménagement effectif. Le certificat d’immatriculation peut recevoir jusqu’à 3
étiquettes. En revanche, l’usager devra se rendre en préfecture au 4ème
changement d’adresse car il devra restituer l’ancien certificat
d’immatriculation et s’acquitter de la redevance d’acheminement (2€50) afin
d’obtenir un nouveau CI (portant toujours la même immatriculation).
- de la consultation, à partir du site de l’Agence Nationale des Titres
Sécurisés
(ANTS)
http://www.ants.interieur.gouv.fr/siv/geolocgprof?id_virt=2041, des lieux et de l’identité des professionnels de l’automobile
conventionnés, auprès desquels il est possible de se présenter pour procéder
à une demande de changement de titulaire sur un certificat d’immatriculation.
Il peut s’agir d’un lieu proche de votre domicile ou de votre travail.
Comment anticiper et préparer au mieux ses démarches avant de se
déplacer à la préfecture ou d’envoyer son dossier par courrier ?
Afin de limiter l’attente aux guichets de la préfecture, l’usager doit disposer de
la liste des pièces nécessaires pour accomplir les diverses démarches pour
constituer un dossier complet ; je lui conseille de consulter au préalable :
- le site internet de la préfecture : http://www.mayenne.gouv.fr
- ou certains sites dédiés comme celui de l’Agence Nationale des Titres
Sécurisés (ANTS) pour les cartes grises : http://www.ants.interieur.gouv.fr/
- ou service public : http://www.service-public.fr/ et de sélectionner la
démarche recherchée.
Il lui sera ainsi possible de télécharger les divers imprimés cerfa, de les prérenseigner et de les imprimer.
Et qu’en est-il de la pré-demande de changement de titulaire en
ligne pour les cartes grises ?
L’usager peut limiter son attente au guichet en pré-remplissant une prédemande de changement de titulaire en ligne, accessible aux véhicules
d’occasion déjà immatriculés dans le nouveau système SIV (ZZ-123-ZZ). Il
est vivement recommandé que le vendeur et l’acheteur se mettent d’accord
pour respecter l’ordre suivant dans la ré-immatriculation du véhicule :
Etape 1 : le vendeur enregistre la déclaration de cession en
préfecture AVANT que l’acheteur n’entame les démarches de pré-demande
de changement de titulaire en ligne,
Etape 2 : l’acheteur effectue les démarches de pré-demande en ligne.
Une fois sa pré-demande enregistrée, il doit obligatoirement éditer l’accusé
d’enregistrement et se présenter à la préfecture avec ce document et
l’ensemble des pièces nécessaires à la ré-immatriculation dans les 4 jours
calendaires qui suivent son émission. Les services préfectoraux reprennent
alors la demande d’immatriculation à partir des informations pré-remplies et
valident la pré-demande de changement de titulaire.
Comment suivre la production de sa carte grise ?
En premier lieu, en indiquant son numéro de téléphone portable dans
l’imprimé cerfa de demande d'immatriculation, le titulaire recevra un SMS
directement sur son téléphone. Il lui sera envoyé dès que le certificat
d'immatriculation sera depuis 3 jours en attente à la Poste. Il disposera de
12 jours pour aller le retirer muni de l'avis de passage du facteur.
Par
ailleurs,
en
se
connectant
sur
le
site
suivant :
http://www.ants.interieur.gouv.fr/siv/suivi-des-titres il lui sera possible de
connaître très précisément où est sa carte grise.
Le saviez-vous ?
Connaître le nombre de points sur son permis de conduire
Il est possible de connaître le nombre de points affectés à son permis grâce au
site internet Télépoints à l’adresse suivante :
https://tele7.interieur.gouv.fr/telepoints/identification.do
Pour y accéder, il est nécessaire au préalable d’être en possession de ses
identifiants (numéro de dossier et code personnel confidentiel sécurisé).
Une notice explicative téléchargeable sur le site internet de la préfecture détaille
les modalités d’obtention de ce code. Etant personnel et confidentiel, il ne peut
être obtenu par internet (démarche par correspondance ou en se rendant à la
préfecture).
Le nombre de points ne peut être consulté que le lendemain du jour où le code
confidentiel aura été délivré.
Mayenne Services Publics – Lettre thématique n° 9 – février 2013
Directrice de publication : Corinne Orzechowski, préfète de la Mayenne
Conception – réalisation : Service départemental de veille et de communication interministérielle (SDVCI)
Crédits photographiques : DMAT - SDVCI - DDT de la Mayenne