109 Réunion du Bureau de l`ICSU

18 septembre 2013
109
ème
Réunion du Bureau de l’ICSU
23 et 24 avril 2013
DECISIONS
Personnes présentes : Orhan Altan, John Ball, David Black, Luiz Davidovich, Maria
Carla Galavotti, Dov Jaron, Yuan Tseh Lee, Malegapuru W.
Makgoba, Gordon McBean, Nicole Moreau (points 1 à 13 et
21 à 29 de l’ordre du jour), Hans Rudolf Ott, Sergio Pastrana,
Kennedy Reed, Guoxiong Wu et Steven Wilson (membre de
plein droit)
Excusée :
Catherine Bréchignac
Secrétariat :
Tish Bahmani Fard, Carthage Smith et Denise Young
Participation partielle : Peter Bates, Gisbert Glaser, Vivien Lee, Howard Moore,
Katsia Paulavets, Anne-Sophie Stevance et Clare Thirlway
Mardi 23 avril
1.
Allocution de bienvenue et ouverture de la réunion
Le Bureau a indiqué que Catherine Bréchignac, qui devait participer (pour la dernière
fois au titre de Présidente sortante) à une partie de la réunion, a hélas dû être excusée.
2.
Adoption de l’ordre du jour
L’ordre du jour, auquel a été ajouté un point sur les droits acquis à « Autres questions »,
a été adopté.
Décision
Adoption de l’ordre du jour.
3.
Compte rendu de la 108ème Réunion de Bureau et questions à aborder
(non traitées ailleurs)
En dehors des points ci-dessous, toutes les autres questions soulevées ont été traitées
dans l’ordre du jour. Les décisions prises le 4 mars par téléconférence ont été
communiquées à titre indicatif.
2
3.1
Evaluation externe de l’ICSU
Lors de la téléconférence du 4 mars, le Bureau a accepté qu’une invitation officielle soit
adressée aux premières personnes choisies par le Comité de sélection pour siéger au
Panel d’évaluation. Neuf réponses ont été reçues : trois des invités ont décliné
l’invitation, cinq l’ont acceptée et une personne ne s’est pas encore prononcée. Cinq
personnes n’ont pas encore répondu.
L’offre de la Société de recherche sur les matériaux de Singapour (MRS-S) d’accueillir
l’évaluation a été officiellement acceptée. La MRS-S a débuté ses travaux à ce sujet.
Décision
Prendre note des avancées de la création du Panel d’évaluation externe.
3.2
Communication
Le service communication a présenté au Bureau l’avancée de ses travaux depuis la
dernière réunion de celui-ci, en 2012 : le nouveau format de la lettre d’information est
plus personnalisé et contient un message du Directeur Exécutif, ainsi qu’un article d’un
programme ou d’un membre de l’ICSU. Le site Internet a été doté de boutons renvoyant
vers plusieurs portails relatifs aux domaines importants couverts par l’ICSU, tels que la
science au service de la politique et Future Earth. Le Bureau a noté que le site de l’ICSU
devait dorénavant être constamment amélioré et remis à jour afin de rester en phase
avec l’évolution rapide des technologies.
Dans le cadre des activités de promotion de l’AG de 2014, la commande d’une vidéo de
présentation de l’ICSU expliquant clairement ce qu’est l’association, ce qu’elle fait et
quelle est son importance a été proposée. Ce projet fait partie de l’effort global pour
susciter davantage d’implication des membres en communicant clairement sur nos
activités et nos réalisations.
La publication récente d’un article dans la revue Nature sur les Objectifs de
développement durable, coécrit par Gisbert Glaser, de l’ICSU, a conféré une grande
visibilité à l’association du point de vue de la couverture médiatique, mais a également
engendré des visites sur son site Internet et dans les réseaux sociaux auxquels elle
participe.
Décisions
Prendre note des mesures prises par l’ICSU dans le domaine de la communication
depuis la dernière réunion.
Demander au service communication de vérifier si tous les membres du Bureau
reçoivent bien la lettre d’information.
Approuver la proposition de lancement d’une vidéo de présentation de l’ICSU à l’AG.
3.3
Comité sur la Liberté et la Responsabilité de la Conduite des Recherches
Scientifiques (CFRS)
Lors de la dernière réunion, le Bureau avait décidé d’inviter le président du CFRS à sa
prochaine réunion.
Washington Benitez-Ortiz, le seul membre du CFRS représentant l’Amérique latine, a
démissionné en raison de ses autres engagements. Il est important que toutes les régions
3
soient représentées à ce Comité. Le président a donc proposé la candidature du Cubain
Alberto Núñez Selles. Etant donné la difficulté de trouver un candidat adéquat dans la
région, après consultation du Secrétaire Général et du Vice-Président aux Relations
Extérieures, il a été demandé au Bureau d’examiner la recommandation du président de
procéder rapidement à la nomination.
Décision
Inviter Alberto Nunez Selles à siéger au CFRS.
3.4
Accès à la recherche et évaluation de celle-ci
3.4.1
3.4.2
Liberté d’accès aux données et aux publications scientifiques
Evaluation de la recherche par des systèmes de mesure
Lors de sa 107ème réunion, le Bureau avait décidé que les mesures de l’ICSU sur la
liberté d’accès aux données et informations scientifiques soient clarifiées en
consultation avec les Membres et qu’un compte rendu soit soumis à l’approbation de la
prochaine Assemblée Générale. Un groupe restreint du Bureau avait été formé pour se
charger de cette tâche et les premières contributions des organes de l’ICSU spécialisés
dans les données et les informations ont été présentées. Un projet de courrier sollicitant
la contribution des Membres avait également été rédigé par le groupe restreint. La
liberté d’accès est l’un des thèmes choisis pour des discussions de groupe à la réunion
des Unions.
Décisions
Prendre note des avancées sur la liberté d’accès.
Accepter de prolonger le mandat du groupe restreint du Bureau et de se réunir en
personne, si nécessaire ; discuter également de la nécessité d’introduire des systèmes de
mesure, une fois reçue la contribution des Membres.
3.5
Financement
Le Directeur Exécutif n’a pas pu faire avancer les actions de financement en raison
d’autres priorités, mais il prévoit de s’y consacrer de nouveau dès que possible après la
prise de fonctions du Directeur intérimaire de Future Earth.
4.
Décisions prises par voie électronique depuis la dernière réunion
Aucune décision n’a été prise par voie électronique depuis la dernière réunion du
Bureau.
5.
Rapport du Comité de Planification et d’Examen des Activités Scientifiques
(CSPR) et questions à aborder
(non traitées ailleurs)
La 25ème réunion du CSPR a eu lieu les 7 et 8 mars 2013 au Secrétariat de l’ICSU, à
Paris. Le rapport a été finalisé par le Secrétariat, mais n’a pas encore été approuvé par le
président du CSPR ni par les Membres.
Décision
Prendre note du rapport de la 25ème réunion du CSPR.
4
6.
Activités liées au développement durable
6.1
Rapport définitif du Groupe de transition de Future Earth
En septembre 2011, la 30ème Assemblée Générale de l’ICSU avait entériné la mise au
point d’une nouvelle initiative interdisciplinaire décennale consacrée à la recherche sur
les systèmes terrestres au service du développement durable, appelée aujourd’hui Future
Earth, sous la forme d’un organe interdisciplinaire, en collaboration avec les partenaires
de l’« Alliance des sciences et de la technologie pour le développement durable ». Ces
partenaires sont l’ICSU, le Conseil International des Sciences Sociales (CISS), le Forum
Belmont des agences de financement, l’UNESCO, l’UNEP et l’UNU. L’OMM est
observatrice.
Future Earth, qui avait été lancé à la Conférence des Nations Unies sur le
développement durable (Rio+20) en juin 2012, doit fournir à la société les
connaissances essentielles afin qu’elle relève les défis des changements
environnementaux et qu’elle identifie les possibilités de transition vers le
développement durable.
Le Groupe de transition de Future Earth, nommé en juin 2011 par le Bureau de l’ICSU,
en collaboration avec les autres partenaires de l’Alliance et sur recommandation du
CSPR, a achevé ses travaux sur la conception initiale de Future Earth. Ce groupe se
compose d’une trentaine de chercheurs et de spécialistes de nombreux pays,
représentant les sciences naturelles, sociales et humaines, ainsi que des organisations
internationales, des bailleurs de fonds et des sociétés. Le rapport définitif du Groupe de
transition a été présenté au Bureau.
Il décrit la forme initiale de Future Earth, son cadre d’étude et sa gouvernance, les
réflexions préalables sur sa communication et sa mission, ses stratégies éducatives et de
renforcement des capacités, ainsi que les lignes directrices de sa mise en œuvre. Les
versions antérieures des principaux chapitres du rapport avaient été distribuées et
soumises à consultation au cours du processus de conception de Future Earth. La
transition vers sa phase pleinement opérationnelle étant achevée, Future Earth doit se
développer et évoluer par un vaste processus de consultation. Les réunions de
consultation dans la région Moyen-Orient et Afrique du Nord, en Europe et en
Amérique du Nord ont été programmées pour mai-juin 2013.
Le rapport recommande une orientation pour que l’ICSU, ses partenaires de l’Alliance
et les premiers organes de gouvernance de Future Earth fassent progresser la conception
et la mise en œuvre jusqu’à ce que Future Earth soit pleinement opérationnel.
6.2
Comité Scientifique de Future Earth
La 108ème réunion du Bureau avait entériné deux étapes importantes de la mise en œuvre
de Future Earth : la création de son Comité Scientifique et la nomination de son
Directeur intérimaire. Des entretiens ont été effectués en vue de la nomination du
Directeur intérimaire et le Directeur Exécutif a rendu compte au Bureau de l’état de la
procédure.
Un appel à candidatures pour le Comité Scientifique de Future Earth a été adressé aux
Membres de l’ICSU, du CISS, de l’Alliance et des programmes sur les changements
environnementaux mondiaux. Il a permis d’obtenir 134 candidatures au total. Il avait été
5
publié sur divers sites Internet pour atteindre toute la communauté scientifique. Il était
ouvert du 9 janvier au 26 février. Un Comité de sélection de sept membres a été créé,
sous la coprésidence du Vice-Président à la Planification et à l’Examen des Activités
Scientifiques (ICSU) et du Professeur Alberto Martinelli (CISS).
Après deux tours d’évaluation et trois téléconférences, le Comité de sélection a retenu
dix-huit candidats (seize membres ordinaires et deux coprésidents) sur des critères de
niveau scientifique élevé et d’équilibre du point de vue disciplinaire, géographique, du
sexe et de l’âge. Le Secrétariat a alors consulté l’Alliance de manière informelle sur
cette proposition, en soulignant le fait qu’elle devrait entériner la composition du comité
sélectionné, après décision du Bureau de l’ICSU et du Conseil Exécutif du CISS.
L’Alliance a effectué quelques suggestions mineures en faveur d’un rééquilibrage
géographique.
6.3
Note conceptuelle de l’Alliance
La conception partagée est l’une des caractéristiques importantes et inédites de Future
Earth, comme en témoigne la collaboration d’organisations au sein de l’Alliance, qui
rassemble des représentants de la communauté scientifique mondiale (ICSU et CISS),
des organismes finançant la recherche sur les changements environnementaux (Forum
Belmont et IGFA), ainsi que des bénéficiaires et des prestataires de service, représentés
par des organisations onusiennes (UNESCO, UNEP et OMM au titre d’observatrice).
Tous les membres de l’Alliance partagent un intérêt pour l’utilisation de la science, de
la technologie et de l’innovation en faveur du développement durable.
L’Alliance a joué à ce jour un rôle important dans la création de Future Earth,
notamment pour trouver les fonds nécessaires aux avancées du programme. Elle remplit
également les fonctions de Conseil d’administration intérimaire en attendant la mise en
place d’une structure permanente.
Malgré ce rôle joué par l’Alliance, une incertitude considérable demeure au sein de la
communauté scientifique quant à sa nature. L’Alliance a donc rédigé une note
conceptuelle décrivant ce qu’est l’« Alliance des sciences et de la technologie pour le
développement durable ».
Décisions
Approuver le premier rapport sur Future Earth comme définition de la structure de base
du programme pour sa mise en œuvre.
Entériner la composition du Comité Scientifique de Future Earth, en tenant compte des
autres propositions de l’Alliance (voir la composition définitive à l’Annexe 1, en
anglais).
Prendre note de la note conceptuelle de l’Alliance.
7.
La science au service de la politique
7.1
Le point sur les Objectifs de développement durable
Lors de la conférence Rio+20 des Nations Unies sur le développement durable, en juin
2012, les Etats avaient décidé de définir une liste d’objectifs de développement durable
(ODD) reflétant les dimensions économique, sociale et environnementale du
développement durable et l’équilibre de leurs relations. Les ODD ont une vocation
mondiale et applicable à tous les pays, développés comme en développement, tout en
6
tenant compte de la diversité des réalités et capacités nationales. C’est en cela qu’ils se
différencient des Objectifs du millénaire pour le développement, définis dans le but
d’éradiquer d’ici 2015 l’extrême pauvreté et ses conséquences sociales dans les pays en
développement. Le 22 janvier 2013, l’Assemblée générale de l’ONU a créé un Groupe
de travail intergouvernemental ouvert, chargé de définir une liste d'ODD en 2013 et
2014, puis de les lui soumettre en 2015.
L’ICSU collabore avec l’ONU pour fournir l’expérience et les conseils scientifiques
nécessaires au Groupe de travail intergouvernemental. Le Département des affaires
économiques et sociales de l’ONU, l’ICSU et le CISS ont réuni pour ce faire un groupe
d’une trentaine de scientifiques sur le thème « Science et objectifs de développement
durable » au siège des Nations Unies, à New York, les 20 et 21 mars 2013. Il s’agissait
pour la communauté scientifique, non seulement de se rencontrer et d’échanger sur la
manière dont la science peut apporter une contribution efficace à la définition des ODD,
mais également d’initier un dialogue avec les décideurs politiques, dont les membres du
Groupe de travail intergouvernemental, qui participent aux délibérations
intergouvernementales sur ces ODD.
L’ICSU aide également à la rédaction d’une note introduisant un fondement scientifique
à la définition des ODD. Cette note est rédigée par un groupe restreint de scientifiques
et de spécialistes de la politique dans le domaine des sciences, qui ont participé au
Comité d’organisation de la conférence Planet Under Pressure (Londres, mars 2012) ou
sont impliqués dans Future Earth. Elle énonce les objectifs visant à concilier d’une part
la conservation du système terrestre à l’état de l’Holocène (limites planétaires) pour
garantir le développement durable et d’autre part les objectifs universels de bien-être
humain, ainsi que les Objectifs du millénaire pour le développement après 2015.
L’ICSU participe enfin aux travaux du Groupe de travail intergouvernemental en
organisant, en partenariat avec le CISS et la FMOI, le Grand groupe de l’ONU
« Communauté scientifique et technologique ».
7.2
Réunion de haut niveau de conseillers scientifiques à l’échelon national
L’ICSU œuvre à la création d’un forum pour discuter des opportunités, des défis et des
bonnes pratiques dans les relations entre science et politique au niveau national. Ce forum
réunira de grands scientifiques menant le débat sur la science au service de la politique
au niveau national, parmi lesquels les conseillers scientifiques en chef des pays où ces
conseillers existent. Au-delà de la discussion, le forum pourra donner naissance à un
réseau mondial permanent d’échange et de dialogue. Une première réunion au moment de
l’Assemblée Générale de l’ICSU de 2014 en Nouvelle-Zélande a été suggérée. Peter
Gluckman, le conseiller scientifique en chef néozélandais, a accepté d’aider l’ICSU à
l’organiser.
7.3
Projet de proposition d’orientations pour la politique climatique
L’ICSU met au point un projet de création d’un forum international sur le rôle joué par la
communauté scientifique pour conseiller les pays dans le domaine des changements
climatiques. Ce projet n’en est qu’au début de sa phase de planification et d’étude
d’incidence.
7
Décisions
Prendre note des travaux de l’ICSU sur les Objectifs de développement durable et le
conseiller sur la suite du projet.
Accepter la proposition de projet de conseillers scientifiques nationaux.
Accepter le projet de proposition d'orientations pour la politique climatique.
8.
Santé urbaine
La première réunion du Comité Scientifique du nouveau programme « Santé et bien-être
dans l’environnement urbain » a eu lieu à Paris en décembre 2012. La prochaine, prévue
en mai à Kuala Lumpur, offrira aux scientifiques participant à la mise au point de
projets soutenus par le Bureau Régional pour l’Asie-Pacifique l’occasion de se
rencontrer. La planification d’une conférence internationale sur la dynamique urbaine, à
Paris en septembre 2013, se poursuit et les partenariats avec d’autres organisations
concernées sont en cours de négociation.
Un appel d’offres ouvert pour accueillir le Bureau International du programme a été
adressé en janvier à tous les Membres de l’ICSU. Deux offres ont été soumises à
l’examen du Bureau. Les membres du Comité Scientifique ont également été interrogés
par voie électronique sur les aspects positifs de ces deux offres.
Le Bureau a admis que des informations supplémentaires devaient être demandées aux
deux organisations ayant soumis leur offre et qu’une visite sur place par un comité
restreint de sélection devait ensuite être organisée.
Décisions
Approuver les aspects positifs des deux offres reçues.
Approuver l’organisation d’une visite sur place, par un comité de sélection composé du
Vice-Président à la Planification et à l’Examen des Activités Scientifiques, d’un
membre du Secrétariat et d’un membre du Comité Scientifique du programme.
Accepter d’autoriser le comité de sélection à prendre la décision finale relative au site
accueillant le Bureau International.
9.
31ème Assemblée Générale en 2014
9.1
Ordre du jour provisoire
Bien que les Statuts n’exigent d’envoyer aux Membres l’ordre du jour de l’Assemblée
Générale que trois mois à l’avance, dans la pratique, il est toujours envoyé au moins un
an à l’avance, afin de permettre aux Membres de le consulter et de le compléter. Un
ordre du jour provisoire a été soumis à l’examen du Bureau.
9.2
Renouvellement du Comité des Nominations
Le Comité des Nominations formule des recommandations quant aux candidatures
reçues pour les postes de Dirigeants et reçoit les candidatures pour la nomination des
membres ordinaires du Bureau. Il se compose d’un Président et de six autres membres,
nommés par le Bureau. Les membres du Comité des Nominations ne peuvent pas être
élus. Bien que les Statuts stipulent que ses membres sont désignés seulement un an
avant l’Assemblée Générale, il a semblé préférable de le faire plus tôt, afin que l’appel à
candidatures puisse être envoyé en temps et en heure pour permettre aux Membres de
pouvoir se consulter. Une réunion du Comité est prévue après le 28 février 2014, après
8
réception des candidatures, pour qu’il puisse envoyer sa liste de candidats aux Membres
avant le 30 avril 2014 (paragraphe 6.2 du Règlement intérieur). Une téléconférence sera
organisée au début de l’AG, si le Président juge inadéquates les listes de membres
ordinaires proposées par le forum des Unions Nationales et celui des Membres
Nationaux. Le cas ne s’est pas produit à ce jour. Le Bureau doit nommer les membres
de ce Comité.
9.3
Conférenciers et intervenants
Consécutivement à la téléconférence du Bureau du 4 mars 2013 et à la décision relative
aux intervenants de l’AG, le Secrétariat a contacté la Royal Society of New Zealand
pour lui demander de proposer des intervenants néozélandais. Le Bureau ayant décidé
de choisir un conseiller scientifique en chef parmi les intervenants, la Royal Society a
proposé Peter Gluckman (le conseiller scientifique du Premier Ministre – voir
http://www.pmcsa.org.nz/), en ajoutant que celui-ci pourrait partager son temps de
parole avec Mark Quigley, qui a amplement participé à la couverture médiatique
nationale et internationale du séisme de Christchurch et pourrait présenter son
expérience et ses conclusions sur le rôle des scientifiques dans la gestion des
catastrophes naturelles (voir
http://www.geol.canterbury.ac.nz/people/Mark_Quigley.shtml).
Pour la deuxième intervention, la Royal Society, sur avis du SCAR, a proposé Nancy
Bertler, dont les travaux sur l’Antarctique rencontrent un écho retentissant (voir
http://news.yahoo.com/antarctic-team-digs-deep-predict-climate-future121909842.html; http://www.victoria.ac.nz/antarctic/about/staff/nancy-bertler). Le
SCAR tiendra sa conférence immédiatement avant l’Assemblée Générale de l’ICSU, sur
le même site.
Le Bureau doit prendre une décision quant au troisième intervenant de l’AG.
9.4
Logistique
L’AG se tiendra au SkyCity Convention Centre d’Auckland. Le SkyCity Grand Hotel
est situé juste à côté et on trouve un grand nombre d’autres hôtels dans les environs. La
Royal Society a confié toute la logistique à un organisateur de conférences
professionnel, dont les représentants sont venus à l’ICSU l’année dernière et devaient
revenir à Paris en mai cette année. Notre interlocuteur à la Royal Society est Richard
Meylan, qui a passé neuf mois en détachement à l’ICSU en 2011 et participé à la 30ème
Assemblée Générale, à Rome, cette année-là. Richard connaissant le fonctionnement de
l’AG de l’ICSU et un organisateur ayant a été nommé, le Secrétariat a estimé qu’une
visite sur place n’était pas nécessaire et ne se justifiait pas du point de vue du temps ni
du coût. Il est actuellement en pourparler avec l’organisation hôte quant à la possibilité
de proposer aux délégués un système centralisé de réservation des billets d’avion.
L’équipe de direction de l’ICSU est entièrement responsable de l’organisation de l’AG.
Clare Thirlway est la directrice de projet et l’interlocutrice à l’ICSU. Un plan du projet a
été défini, ainsi qu’une liste des responsabilités par domaine de travail. Tous les
membres du Secrétariat sont impliqués dans le projet, sous forme d’équipes restreintes.
Des relations régulières via Skype et e-mail doivent être entretenues avec l’hôte et
l’organisateur de l’AG.
9
Décisions
Entériner l’ordre du jour de l’AG.
Demander au Directeur Exécutif et à son assistant de sélectionner une liste de candidats
parmi ceux proposés pour le Comité des Nominations et de la soumettre au Bureau,
complétée par d’autres noms.
Accepter de demander au Président de désigner un troisième intervenant à l’AG.
Accepter que les déplacements à l’AG se fassent en classe économique premium ou
avec possibilité de surclassement, à raison de 3 000 euros maximum par billet, et que,
pour les Comités de Politique Générale, seul le billet du Président du CSPR et du CFRS
soient couverts.
Prendre note du Plan de projet de l’AG et des responsabilités du personnel.
32ème Assemblée Générale en 2017
10.
Un appel d’offres pour accueillir la 32ème Assemblée Générale en 2017 a été adressé aux
Membres le 16 mai 2012. Il était clos le 31 décembre 2012. A ce jour, aucune offre n’a
été reçue. Les dates et lieux des AG sont fixés par l’AG précédente ou, à défaut, par le
Bureau.
Décision
Accepter de réitérer auprès des Membres l’appel d’offres pour accueillir la 32ème
Assemblée Générale.
11.
Perspective stratégique
Ce point de l’ordre du jour permet au Bureau de mener une discussion sur les
perspectives stratégiques relatives à trois sujets importants pour l’ICSU : sa structure
régionale, son implication auprès de ses Membres et ses relations avec ses organisations
paires. Ces questions figurent régulièrement parmi les priorités du Bureau (chacune
d’elle a fait l’objet d’un point distinct de l’ordre du jour de la réunion). Mais il s’agissait
ici de se pencher sur des questions d’ordre plus général : comment nous en sortons-nous
actuellement, qu’est-ce qui doit être amélioré et comment le Bureau et le Secrétariat
peuvent-ils collaborer pour réaliser ces améliorations dans le cadre des ressources
disponibles et de nos priorités ?
Les principaux points suivants ont été soulignés :
11.1
•
•
•
•
•
•
Modèle régional
Les Bureaux Régionaux sont limités par leur petit effectif et la faiblesse de leur
financement.
Nécessité de coordination de la politique de l’ICSU entre l’organe « central » et
les régions.
Nécessité d’impliquer les Unions dans les activités des Bureaux Régionaux et de
veiller à ce que ceux-ci connaissent les activités des Unions dans la région.
Nécessité de renforcer le lien entre les Comités et Bureaux Régionaux d’une part
et l’ICSU dans son ensemble d’autre part.
Les membres du Bureau chargés de la liaison devraient rendre compte au Bureau
des réunions régionales auxquelles ils ont assisté.
Encourager les relais régionaux dans le cadre de Future Earth.
10
11.2
•
•
•
•
Sensibiliser les Unions et les Membres Nationaux aux activités de l’ICSU et aux
avantages de leur adhésion (l’ICSU, c’est eux).
Montrer à l’AG l’implication des Membres Nationaux et des Unions dans les
différents projets de l’ICSU.
Encourager les Unions à travailler par groupes.
Continuer à envoyer des représentants de l’ICSU aux réunions des Unions.
11.3
•
•
•
12.
Implication des Membres
Organisations paires de l’ICSU
Membres parfois communs.
Il faudrait coopérer au lieu de se concurrencer.
Envisager des domaines de collaboration. Ex. : enseignement des sciences et
groupes de jeunes scientifiques.
Relations avec les Membres
12.1
Réunion des Unions des 29 et 30 avril 2013
La planification de la réunion des Unions, prévue les 29 et 30 avril 2013, était en bonne
voie. Après consultation des Unions, un ordre du jour provisoire a été dressé. Il vise à
fournir aux Unions des informations sur les activités de l’ICSU et le temps suffisant
pour discuter de la manière dont elles peuvent contribuer aux grands projets de l’ICSU.
La réunion ne vise pas à prendre des décisions, mais des propositions pourraient
émerger des débats. Il a été demandé aux Unions de fournir des informations sur leurs
activités et leurs priorités pour l’avenir, afin de les rassembler et de les distribuer avant
la réunion, à titre indicatif.
Décision
Prendre note des avancées de la réunion des Unions.
12.2
Réunions des Unions Scientifiques et des Organes Interdisciplinaires
Les grandes réunions des Unions et des Organes Interdisciplinaires sont une excellente
occasion pour l’ICSU de s’impliquer auprès de ses Membres et dans ses
programmes. Actuellement, une liste de ces réunions est communiquée aux membres du
Bureau et la présence de représentants de celui-ci, notamment ceux vivant dans la
région où est organisée la réunion, est encouragée. Lors de ces réunions, les
représentants du Bureau présentent l’ICSU, ce qui est une excellente occasion
d’entamer le dialogue avec les Membres sur leurs priorités et sur les initiatives du
moment de l’ICSU. Le Secrétariat met pour ce faire à la disposition des membres du
Bureau assistant à ces réunions les supports de présentation et les informations
nécessaires. Les commentaires informels reçus des Unions et des Organes
Interdisciplinaires sont assez mitigés. Si la participation des membres du Bureau de
l’ICSU est clairement la bienvenue, il leur est parfois demandé de mieux se renseigner
avant la réunion sur la manière dont l’Union concernée a contribué à l’ICSU et sur ses
principales activités. L’Union perçoit sinon de leur part un manque d’implication à la
réunion. Il a été proposé d’inclure un prospectus d’une page sur l’ICSU dans les
supports des réunions des Unions et que les représentants du Bureau contactent l’Union
concernée avant la réunion afin de vérifier qu’ils possèdent des informations complètes
sur les activités de cette Union.
11
Décision
Accepter qu’un bref compte rendu de chaque réunion des Unions à laquelle assistent les
représentants du Bureau soit présenté aux réunions de celui-ci.
13.
Relations avec les principaux partenaires
13.1
Prochaines réunions importantes impliquant le Secrétariat
Une liste des principales réunions organisées par l’ICSU de mai à octobre 2013 ou dans
lesquelles il est impliqué et les personnes de l’ICSU devant y participer a été transmise
au Bureau à titre indicatif.
13.2
Partenaires
De brefs comptes rendus sur un certain nombre de partenaires stratégiques ont été
présentés, parmi lesquels les préparatifs d’une réunion de la TWAS, de l’IAP et de
l’UNESCO prévue à Trieste.
Décision
Prendre note des activités entreprises en collaboration avec les partenaires.
14.
Activités régionales
14.1
Mission des Bureaux Régionaux
Le document décrivant la mission des Bureaux Régionaux a été mis à jour
consécutivement aux évaluations effectuées en 2009 et 2010. Son contenu a été examiné
et amendé à la réunion des Dirigeants, des Présidents des Comités Régionaux et des
Directeurs Régionaux de l’ICSU, qui s’est tenue en novembre 2012. La version
définitive a été soumise à l’approbation du Bureau, qui a proposé quelques
modifications.
14.2
Attributions des Comités Régionaux
L’évaluation des Bureaux Régionaux de 2009 et 2010 a révélé la nécessité de modifier
leurs attributions afin de souligner leur rôle de conseillers scientifiques, par rapport à
celui de gestionnaires. Les nouvelles attributions ont été examinées et amendées lors de
la réunion des Dirigeants, des Présidents des Comités Régionaux et des Directeurs
Régionaux de l’ICSU qui s’est tenue en novembre 2012. La version définitive a été
soumise à l’approbation du Bureau, qui a proposé quelques modifications.
14.3
Plan d’évaluation des Bureaux Régionaux
Les trois Bureaux Régionaux de l’ICSU ont été évalués pour la première fois sous les
auspices du CSPR en 2009 et 2010. La période des prochaines évaluations a été fixée
par les Protocoles d’accord signés avec les Bureaux et l’éventuelle nécessité de solliciter
des propositions pour trouver une nouvelle organisation accueillant le Bureau Régional
pour l’Afrique a été soulevée. Le calendrier préalable de ces évaluations, établi par le
CSPR, a été soumis à l’examen du Bureau. Celui-ci a décidé que toute procédure pour
solliciter des offres d’accueil du Bureau Régional pour l’Afrique exigeait une attention
particulière et une discussion approfondie avec l’organisation hôte actuelle.
12
14.4
Mise au point d’une proposition de projet décennal à la SIDA
En juin 2012, l’Agence suédoise d’aide au développement (SIDA) a financé à hauteur
de 770 000 euros environ un programme pilote de vingt mois intitulé « Renforcer
l’implication des pays en développement dans la définition et la mise en œuvre des
priorités de la recherche sur le développement durable ». La somme couvre les
consultations régionales sur Future Earth, ainsi que les ateliers d’intégration et de mise
en œuvre sur les risques de catastrophes naturelles et l’énergie durable.
Des pourparlers avec les Directeurs Régionaux et les représentants de la SIDA sur une
éventuelle subvention décennale (2 x 5 ans) des suites du projet, s’élevant probablement
à 1 ou 1,5 million d’euros par an, ont débuté. Un projet de note conceptuelle définissant
les priorités et modalités de ce financement a été rédigé et soumis à l’examen du
Bureau. Du point de vue de l’ICSU, il est important d’utiliser tout financement
provenant d’un donateur pour répondre à ses propres priorités stratégiques, favoriser
l’intégration des activités régionales et mondiales et se conformer aux missions et rôles
fixés pour les Bureaux Régionaux.
La note conceptuelle a été examinée au cours de la 25ème réunion du CSPR, qui a estimé
que la prochaine proposition adressée à la SIDA devrait insister pour que soient
rassemblées les conditions favorables à la mobilisation de fonds supplémentaires pour
mettre en œuvre des actions au niveau régional. Il demeure cependant difficile de savoir
de quelle manière les Bureaux Régionaux peuvent soutenir les projets de recherche
régionaux pour obtenir des financements.
Le Bureau a préconisé la prudence vis-à-vis de telles subventions, afin que le donateur
ne contrôle pas de manière excessive le Bureau Régional ni les actions régionales en
général. Ces subventions devraient être attribuées à l’ICSU, au niveau central, et
reversées aux régions.
Décisions
Approuver la nouvelle définition des missions des Bureaux Régionaux, avec quelques
modifications (voir Annexe 2, en anglais).
Approuver les attributions des Comités Régionaux avec quelques modifications (voir
Annexe 3, en anglais).
Prendre note du calendrier des évaluations des Bureaux Régionaux et demander au
CSPR de débuter ces évaluations.
Accepter de poursuivre les pourparlers avec les hôtes du Bureau Régional pour
l’Afrique dans le cadre de la sollicitation d’offres pour l’accueillir.
Conseiller de poursuivre avec prudence l’étude de la proposition de la SIDA.
15.
Finances
15.1
Rapport du Comité des Finances
Le Président du Comité des Finances a rendu compte de la réunion de celui-ci qui s’était
tenue la veille.
15.2
Comptes 2012
Le Bureau a examiné et entériné les comptes 2012 audités.
13
15.3
Budget 2013
Un budget de fonctionnement prévisionnel pour 2013 (mis à jour depuis celui présenté à
la 30ème Assemblée Générale) avait été approuvé par le Bureau en novembre. Sa version
révisée, qui avait été examinée par le Comité des Finances, a été soumise à
l’approbation du Bureau.
15.4
Membres Nationaux dans une situation financière difficile
Le changement du système de contribution à l’ICSU et la crise économique mondiale
posent problème à plusieurs Membres Nationaux au moment de s’acquitter de leur
contribution. Plusieurs demandes d’exemption ont été soumises. Elles ont été examinées
par le Comité des Finances. Le Trésorier a rendu compte des conclusions des
discussions.
Décisions
Recommander l’approbation par l’Assemblée Générale (par voie électronique) des
comptes 2012 clos.
Approuver le budget 2013 révisé (voir Annexe 4, en anglais).
Accepter qu’aucune exemption du versement des contributions ne soit accordée.
16.
Organes Interdisciplinaires
16.1
Réseau international pour la mise à disposition des publications
scientifiques (INASP)
L’INASP est un Organe Interdisciplinaire de l’ICSU. Du point de vue juridique, c’est
une société à responsabilité limitée de droit anglais, jouissant du statut d'organisation
caritative. L’ICSU en est propriétaire et nomme les membres de son Conseil de trustees.
En 2012, un nouveau Directeur Exécutif a été nommé par les trustees et le financement
des cinq prochaines années d’activité vient d’être obtenu des donateurs.
Les trustees ont proposé un président, dont la nomination a été entérinée par le Bureau.
Le président actuel, John Wood, avait été nommé en octobre 2009. Les trustees ont
conseillé de reconduire son mandat pour trois ans.
Décision
Entériner la nomination de John Wood à la présidence de l’INASP pour un nouveau
mandat de trois ans, s’achevant en octobre 2015.
16.2
Comité sur les Données Scientifiques et Technologiques (CODATA)
La 28ème Assemblée Générale du CODATA, qui s’est tenue à Taipei les 1er et 2
novembre 2012, a décidé d’augmenter son nombre de membres en créant deux
catégories : membres affiliés et membres non affiliés. Elle a également supprimé la
catégorie Organisations de soutien (Supporting Organizations). Ces propositions ont
émergé des discussions du Comité des Membres et du Comité de Planification
Stratégique du CODATA.
14
L’Assemblée Générale a également entériné la proposition du Comité Exécutif du
CODATA d’adopter les bonnes pratiques administratives et financières en dotant le
CODATA d’un fonds de réserve.
Ces décisions requièrent une modification de la Constitution du CODATA, dont le
paragraphe 14 exige que de tels amendements soient approuvés par le Bureau de
l’ICSU.
Décision
Ratifier les amendements de la Constitution du CODATA décidés par sa 28ème
Assemblée Générale.
16.3
Recherche intégrée sur les risques de catastrophes naturelles (IRDR)
L’Accord de coopération et le Protocole d’accord ayant créé le Bureau International de
l’IRDR en juin 2010 prévoyaient une évaluation par les parties sur les résultats et la
viabilité de ce Bureau à Beijing. Une évaluation de la mise au point et du
fonctionnement du Centre d’Excellence International de l’IRDR hébergé et financé par
l’Académie des Sciences à Taipei, ainsi que de sa contribution aux objectifs du
programme mondial de l’IRDR est également à l’ordre du jour. Les deux évaluations
sont considérées comme informelles.
Lors de sa 25ème réunion, les 7 et 8 mars 2013, le CSPR a été informé sur les deux
établissements et sur leurs difficultés de fonctionnement. Le Bureau International
rencontre toujours des problèmes de financement national et de réglementation
administrative.
Le CSPR a également examiné une déclaration écrite du Président du Comité
Scientifique de l’IRDR montrant comment le Centre d’Excellence International de
Taipei répond aux besoins et aux objectifs du programme mondial de l’IRDR et
comment y apporter des améliorations. Les premières réactions du Centre d’Excellence
à ces propositions ont été favorables.
Le Bureau a demandé au Secrétariat de transmettre aux parties ses propres inquiétudes
quant aux failles de la gestion, de l’intégration et de la communication qui lui ont été
rapportées. Il a entériné les propositions du Président du Comité Scientifique
d'impliquer davantage l’IRDR et son Bureau International dans la planification et la
mise en œuvre des activités du Centre d’Excellence.
Décisions
Prendre note des inquiétudes et entériner les propositions du CSPR sur le
fonctionnement du Bureau International de l’IRDR et de son Centre d’Excellence
International à Taipei.
Demander au Secrétariat de discuter avec les autres bailleurs de fonds et les partenaires
de l’IRDR des mesures concrètes à prendre pour améliorer les résultats actuels.
17.
Admission de nouveaux Membres et Associés Scientifiques
17.1
Unions Scientifiques Internationales
Deux organisations ont déposé une demande d’adhésion à l’ICSU au titre d’Unions
Scientifiques :
15


l’Association Cartographique Internationale (ACI)
la Commission internationale de l’éclairage (CIE)
L’ACI est actuellement Associée Scientifique Internationale de l’ICSU.
Juste avant la réunion du Bureau, la CIE a modifié sa demande pour être admise au titre
d’Associée Scientifique (voir paragraphe 17.2).
Décision
Accepter d’ordonner au Secrétariat de vérifier l’existence d’un soutien suffisant des
Membres pour la demande d’adhésion de l’ACI et, si tel est le cas et en l’absence
d’objection, recommander à l’Assemblée Générale en 2014 l’adhésion de cette
association.
17.2
Associés Scientifiques Internationaux et Régionaux
L’Académie africaine des sciences (AAS) a déposé une demande d’adhésion au titre
d’Associée Régionale. Le Bureau a également examiné à ce point de l’ordre du jour la
demande modifiée de la Commission internationale de l’éclairage (CIE).
Décisions
Accepter de demander au Secrétariat de vérifier l’existence d’un soutien suffisant des
Membres pour la demande d’adhésion de l’AAS et, si tel est le cas et en l’absence
d’objection, accepter de l’admettre comme Membre au titre d’Associée Scientifique
Régionale.
Accepter de demander au Secrétariat vérifier l’existence d’un soutien suffisant des
Membres pour la demande d’adhésion de la CIE et, si tel est le cas et en l’absence
d’objection, accepter de l’admettre comme Membre au titre d’Associée Scientifique
Internationale.
18.
Approbation des activités par l’ICSU
18.1
Année internationale des deltas
Il a été demandé à l’ICSU d’approuver la proposition de déclarer 2014 Année
internationale des deltas. L’IGBP et le WCRP sont les deux principaux organismes à
l’origine de cette demande. L’ICSU a déjà approuvé l’Année internationale de la
lumière de 2015 et l’Année internationale de l’intelligence mondiale de 2016. L’Année
internationale de la cristallographie, tout d’abord approuvée par l’ICSU et prévue en
2013, aura lieu en 2014. Efi Foufoula-Georgiou, à la tête de l’initiative sur les deltas,
s’est joint à la réunion par le biais de Skype.
Le Bureau soutient l’initiative et a admis la nécessité de sensibiliser sur l’importance
des deltas. Il s’est cependant demandé s’il était possible pour l’ONU d’entériner la
proposition d’année internationale d’ici 2014 et si l’ICSU pouvait entériner une année
internationale avant que l’ONU ne l’ait fait. Il a rappelé l’existence d’une autre année
internationale en 2014. Il s’est déclaré prêt à adopter le projet sous une forme autre que
celle d’année internationale, comme il l’avait fait pour Mathématiques de la planète
Terre 2013. Il faudrait faire en sorte que l’initiative étudie la possibilité de s’intégrer à
l’Année internationale de l’intelligence mondiale en 2016.
16
Décision
Accepter que l’Année internationale des deltas soit adoptée pour 2014, mais sous une
forme différente.
19.
Principales activités du Président et du Directeur Exécutif
Le Bureau a noté les activités, nombreuses et étendues, menées pour l’ICSU par le
Président et le Directeur Exécutif depuis sa 108ème réunion. Ils en ont rendu compte
oralement.
Décision
Prendre note des principales activités présentées par le Président et le Directeur
Exécutif.
20.
Dates et lieux des prochaines réunions du Bureau et des Dirigeants
Les dates suivantes ont été retenues pour les prochaines réunions :
2013
29-30 avril
5-8 mai
9-10 mai
26-27 septembre
4 novembre
4 novembre
5-6 novembre
2014
28 avril (matin)
29-30 avril
28 August
29 August
31 août3 septembre
4 septembre
ICSU Unions (Paris)
Conférence mondiale sur l’intégrité de la recherche (Montréal)
CFRS (Montréal)
CSPR (Paris)
Comité des Finances (Paris)
Dirigeants, des Présidents et des Directeurs Régionaux, ainsi que des
membres du Bureau chargés de la liaison (Paris)
Bureau (Paris)
Comité des Finances (Paris)
Bureau (Paris)
Dirigeants, des Présidents et des Directeurs Régionaux, ainsi que
des membres du Bureau chargés de la liaison (Nouvelle-Zélande)
Bureau (Nouvelle-Zélande)
31ème Assemblée Générale (Auckland – Nouvelle-Zélande)
Bureau (Nouvelle-Zélande)
Décision
Entériner les dates des réunions du Bureau avant l’AG de 2014.
21.
Autres points
La question des membres de comités auxquels il avait été demandé de déclarer tout
éventuel conflit d’intérêt a été soulevée et le Bureau a examiné une note provisoire à ce
sujet.
Décision
Demander au Secrétariat de revoir la note sur la déclaration de conflit d'intérêt afin de la
soumettre au Bureau lors de sa prochaine réunion.
17
22.
Evaluation de la réunion
Tous les membres du Secrétariat ont été remerciés pour leur contribution et pour avoir
assuré le bon déroulement de la réunion.
23.
Huis clos
23.1
23.2
Sans le Directeur Exécutif
Avec le Directeur Exécutif
En l’absence d’autres questions à aborder, le Président a clos la réunion à 17 heures 50.
Annexes (en anglais)
Annexe 1
Composition définitive du Comité Scientifique de Future Earth
Annexe 2
Mission des Bureaux Régionaux
Annexe 3
Attributions des Comités Régionaux
Annexe 4
Budget 2013 révisé
Annexe 5
Liste des mesures à prendre
03/06/2013 10:34
Annex 1
FUTURE EARTH SCIENCE COMMITTEE
MEMBERSHIP
CHAIR
Mark STAFFORD SMITH
Science Director, Climate Adaptation Flagship,
CSIRO
PO Box 1700, Canberra, ACT 2601, Australia
E [email protected]
T +61 2 6246 4349 M +61 408 852 082
VICE CHAIRS
Belinda REYERS
Council for Scientific and Industrial Research
(CSIR), PO Box 320, Stellenbosch, 7599
South Africa
E [email protected]
T +27 218882488
MEMBERS
Bina AGARWAL
School of Environment and Development
University of Manchester
Oxford Road, Manchester M13 9PL, UK
E [email protected]
T +44 7580379264 (UK) / +949810744677 (India)
Melissa LEACH
Institute of Development Studies
Falmer, Brighton, BN1 9RE, UK
E [email protected]
T +44 1273 915674
Jane LUBCHENCO
Administrator, National Oceanic and Atmospheric
Administration (NOAA)
401 Constitution Avenue, NW, Rm. 5128,
Washington, DC 20230, USA
E [email protected]
T +1 541.231.7159
Xuemei BAI
Fenner School of Environment and Society
Australian National University
Canberra, 0200 ACT, Australia
E [email protected]
T +61 261257825
Cheikh MBOW
World Agroforestry Centre (ICRAF)
United Nations Avenue, Gigiri
Research Unit:SD6/Office:Room G197
P.O. Box 30677-00100, Nairobi 00100, Kenya
E [email protected]
T +254-20 7224130 / C + 254 707 370 186
Eduardo BRONDIZIO
Student Building 130
Department of Anthropology
Indiana University
Bloomington, IN, 47405, USA
E [email protected]
T + 1 812-855 1041
Bradley CARDINALE
School of Natural Resources & Environment
University of Michigan, Ann Arbor, MI, USA
E [email protected]
T + 1 734 764 9689
Susanne MOSER
Susanne Moser Research & Consulting
402 Arroyo Seco
Santa Cruz, CA 95060, USA
E [email protected]
T +1-831-427-2081
Karen O’BRIEN
Department of Sociology and Human Geography
P.O. Box 1096 Blindern
0317 Oslo, Norway
E [email protected]
T +47 22858480
1|P a g e
03/06/2013 10:34
Annex 1
Sandra DIAZ
Instituto Multidisciplinario de Biología Vegetal
(IMBIV), Universidad Nacional de Córdoba,
C. Correo 495, 5000, Córdoba
Argentina
E [email protected]
T +54-351-4644990
Dahe QIN
46 Zhongguancun Nandajie
Beijing, China
E [email protected]
T 86 10 68407926
Armin GRUNWALD
Karlsruher Institute of Technology
Institute for Technology Assessment an Systems
Analysis (ITAS)
PO Box 3640, 76021 Karlsruhe, Germany
E [email protected]
T+49 721 608-22500
Youba SOKONA
Special Advisor on Sustainable Development
South Centre
Chemin du Champ d’Anier 17
Switzerland
[email protected] / [email protected]
T +41-227918046 / Cell: +41-787052556
Heinz GUTSCHER
Professor of Social Psychology
Buchenweg 27
8121 Benglen, Switzerland
E [email protected]
T +41 79 777 07 11
Tetsuzo YASUNARI
Hydrospheric Atmospheric Research Center (HyARC)
Nagoya University, Furo-cho, Chikusa-ku, Nagoya,
Aichi 464-8601, Japan
E [email protected] )
T +81-52-789-3465
Corinne LE QUERE
Tyndall Centre for Climate Change Research,
University of East Anglia, Norwich Research Park,
NR4 7TJ, UK
E [email protected]
T +44 1603 592840
2|P a g e
Annex 2
24 April 2013
ICSU Regional Offices1
Strengthening international science for the benefit of society
ICSU Regional Offices
The ICSU 27th General Assembly (September 2002) decided to establish four
ICSU Regional Offices for Developing Countries to replace the ICSU Committee
on Science and Technology in Developing Countries (COSTED). This decision
was based on recommendations from a review of COSTED.
Functions of the Regional Offices
The ICSU Regional Offices will promote the further development and strengthening
of science in the context of regional priorities and bring the science of developing
countries closer to ICSU. The Offices will support the work of ICSU and its Scientific
Unions, National Members in the Region, Interdisciplinary Bodies and Joint Initiatives
as well as its partners such as UNESCO and the Academy of Sciences for the
Developing World (TWAS). The Offices will collaborate with and build on scientific
networks in the region and help strengthen them as appropriate.
The work programme and strategic directions of the Regional Offices will be aligned
with the mission of ICSU: To strengthen international science for the benefit of
society. Both regional ownership of the process leading to priority setting, and a focus
on realistic outcomes, are essential if the work of the offices is to be successful and
sustainable. In addition, effective partnerships within the ICSU family and with other
key partners will help ICSU to function as a truly global organization involving the
scientific communities in all countries and regions of the world.
The Regional Offices shall:
• Ensure that the views of the scientific communities in the regions are taken
fully into account in the development of ICSU’s strategic priorities and promote
and implement actions in line with these priorities;
• Support integration of ICSU’s regional and global activities;
• Assist ICSU in strengthening science and capacity building in developing
countries through South-South and North-South collaboration, and
• Promote increased participation of developing country scientists and regional
scientific organizations in the implementation of the ICSU Strategic Plan
2012−2017.
1
A description of the functions of the Regional Offices and their modus operandi was decided on by
the ICSU Executive Board at its 86th meeting (February 2003). This up-dated version of the document
has been revised following recommendations from the Committee for Scientific Planning and Review
(CSPR) based on an integral analysis of the three ICSU Regional Office Reviews in 2011. It was
approved at EB 109 on 24 April 2013.
Annex 2
In line with these aims, the following types of activities would be appropriate functions
for the Offices:
(i) Help facilitate the adherence as ICSU National Members of institutions in
countries of the region that do not yet adhere to ICSU;
(ii) Develop and maintain links with national and regional scientific institutions,
societies, academies and governments, including current National Members,
in order to strengthen ICSU collaboration with them;
(iii) Support relevant scientific networks in the region and initiate new networks, as
necessary, within the framework of the ICSU strategic plan and regional
priorities;
(iv) Facilitate the free flow of scientists and scientific knowledge across borders;
(v) Assist ICSU Members in their strategic planning for activities in the regions
and ensure that their plans and activities are well linked to the science
community in the regions, relevant networks and organizations and reflect
regional priorities;
(vi) Assist the ICSU family in identifying scientists for membership of committees
and participation in activities within the ICSU family through the establishment
of a database of experts;
(vii) Act as a focal point for regional programme activities of ICSU and its
members;
(viii) Ensure efficient information transfer from ICSU and its family members to the
scientific community in the region; and
(ix) Share information and develop collaborative partnerships with UNESCO
Regional Offices for Science as well as with other strategic ICSU partners
such as TWAS and the InterAcademy Panel (IAP) on International Issues.
Regional Offices have been established for:
• Sub-Saharan Africa, currently based at the National Research Foundation,
Pretoria, South Africa
• Asia and the Pacific, currently based at the Malaysian Academy of Sciences,
Kuala Lumpur, Malaysia
• Latin America and the Caribbean, currently based at the Mexican Academy
of Science, Mexico city, Mexico.
It is expected that a fourth Regional Office will be established for the Middle East
and North Africa (MENA) region.
Director of the Regional Office
The Regional Offices will have a Director appointed by the Executive Board in close
consultation with the Regional Committees and in accordance with the agreements
between ICSU and the host institutions. The Director of the Regional Office is part of
the ICSU Secretariat, under the direction of the ICSU Executive Director. The
Director of the Regional Office is an ex officio member of the Regional Committee.
The Directors of the Regional Offices are responsible for keeping ICSU-Paris fully
informed of the activities of the Offices. Likewise, ICSU-Paris has special
responsibility to keep the Regional Offices fully informed about the activities of ICSU
at the international level. It is the responsibility of the ICSU Secretariat as a whole to
facilitate information flow between the ICSU family and the Regional Offices.
Annex 2
Regional Committees
ICSU Regional Committees provides advice on regional priorities and activities based
on the ICSU Strategic Plan 2012−2017.
Priority setting will involve a consultative process of National Members and key
organizations in non-member countries. This may be done through Consultative
Fora to which representatives of National and Scientific Union Members as well as
Interdisciplinary Bodies/Joint Initiatives will be invited. Key partner organizations will
also be involved in the consultation. The Consultation process will be organized by
the Regional Offices under the guidance of the ICSU Regional Committees.
The Regional Committee will advise on a yearly work-plan. It is necessary that the
work-plans for the Regional Offices are both visionary and realistic, reflecting the
available resources. The core support from ICSU and the host institution/country
should serve as a basis for the initiation of targeted activities and, where necessary,
additional external support should be sought. It is essential that the work-plans of the
Regional Offices be developed primarily on the basis of the ICSU strategy and not
overly influenced the availability of external funds.
The ICSU Executive Board (EB) appoints members of ICSU Regional Committees
based on nominations received from National Members in the regions and in close
consultation with the relevant Regional Committee. The EB can appoint additional
scientists from the region to ensure good coverage of the various disciplines as well
as the representation also of scientists from countries without a National Member
organization. Regional Committee members are appointed for periods of three years,
with potential renewal once. 2 The Chair of each Regional Committee will be
appointed by the Executive Board for a period of three years.
The ICSU Regional Committees are responsible for promoting the objectives and
activities of the Regional Offices. Their function is mainly one of providing scientific
advice and support rather than management. The Regional Committees will develop
and approve annual work-plans and the chair shall report to the ICSU Executive
Board annually at the meeting of ICSU Officers, Regional Chairs and Directors.
Hosting and funding arrangements
A formal agreement is negotiated between the host country/institution and ICSU for a
specified period of time. The Regional Offices are based in existing scientific
institutions in the host country and do not have their own legal identity. Thus, all staff
will be employed by the local institution and the terms of employment will be similar to
other staff in that institution.
The host country/institutions support the Regional Offices by making staff and
premises available plus catalytic financial support for programme activities. In
addition, the Regional Offices receive core funding from ICSU, (€50k in 2012, rising
to €75k p.a. from 2013 onwards). The Regional Offices should also set targets for inkind and/or financial contributions from other countries in the Region.
2
At least 40% of Regional Committee membership should be rotated off each time.
Annex 2
The Director of the Regional Office is responsible for fund raising for additional
activities and specific programmes under the general guidance of the Regional
Committee. All fund-raising should be done in ICSU’s name and should contribute to
the overall delivery of ICSU’s mission. ICSU-Paris will assist the Regional Offices in
fundraising activities as appropriate.
The host institution is responsible for keeping the books on income and expenditure
in such a way that the finances of the Regional Office can be readily separated from
the rest of the finances of the host institution. 3 Before the end of March each year, the
host institution shall provide ICSU with audited accounts for the previous year.
References:
ICSU 2002: International Council for Science. 2002. Report of ICSU’s CSPR Panel
for Review of Committee on Science and Technology in Developing Countries
(COSTED). 39 pp.
3
Staff travel, regional committee travel and meeting costs should be reported as separate budget
items.
Annex 3
24 April 2013
Terms of Reference for the ICSU Regional Committees i
Background
The mandate to create the ICSU Regional Offices was given by the 27th ICSU General Assembly
in Rio de Janeiro (2002), following recommendations from the Review Panel of the Committee on
Science and Technology in Developing Countries (COSTED). The ICSU Regional Offices are
based in existing scientific institutions in the host country and are established by formal
agreement between ICSU and the host institution/host country government.
The functions of the ICSU Regional Offices are to promote the further development and
strengthening of science in the context of ICSU’s overall strategy and regional priorities, and
bring the science of developing countries closer to ICSU. The Offices are established to support
the work of ICSU and its Scientific Unions, National Members in the Region, Interdisciplinary
Bodies and Joint Initiatives. Where it is appropriate, the Offices should work with regional and
international partners, such as UNESCO and the Academy of Sciences for the Developing World
(TWAS). The Offices should collaborate with and build on scientific networks in the region and
help strengthen them as necessary.
Each ICSU Regional Office has a Regional Secretariat (headed by a Director) and receives
strategic scientific guidance from an ICSU Regional Committee (ICSU RC). According to the
procedures stated in corresponding ICSU-Host Institution Agreements, ICSU RCs are established
by the ICSU Executive Board (EB) based on nominations received from ICSU National Members
in the Region. The EB can add additional scientists from the region to ensure good coverage of
the various disciplines as well as the representation of scientists from countries without a National
Member Organization.
Members of the Regional Committee are appointed for periods of three years, with potential
renewal once. Initially members are appointed for a 2 or 3 year period to allow staggered rotation.
As per decision of the ICSU Executive Board (103rd meeting, October 2010), the Chairs of the
Regional Committees are formally appointed by the Executive Board in consultation with the
Regional Committees. The Chairs are appointed for a period of three years. The Regional Director
and the ICSU Executive Director serve as ex officio members in the Regional Committee and
since 2007 (EB 96th decision) a Member of the Board has been appointed ex officio member on
the RCs. The host institution also appoints an ex officio member of the RCs. The ex officio
members have the same rights and responsibilities as ordinary members. Regional Committees
meet normally twice a year.
Terms of Reference:
Each ICSU Regional Committees shall:
•
Help the Regional Office to identify needs and priorities as input to the development of
ICSU’s overall Strategic Plans, ensuring that the views of the scientific communities in
the region are fully taken into account in the definition of ICSU’s global priorities;
•
within the context of ICSU’s overall strategy, be responsible for promoting the objectives
and functions of the Regional Office, including regional science plans and activities;
Annex 3
•
promote increased participation of developing country scientists and regional scientific
organizations in the implementation of ICSU’s global and regional science plans and
activities;
•
assist ICSU in strengthening science and capacity building in developing countries
through activities that promote South-South and North-South collaboration;
•
work with the Director of the Regional Office on advocacy and fund-raising for the
implementation of ICSU activities in the region;
•
advise on annual work-plans and oversee their implementation, taking into account
budgetary considerations; and
•
play a scientific advisory role to ICSU, regarding issues in the region.
The Regional Chairs and Directors will meet annually with the Officers of ICSU and report to the
Executive Board.
i
These ToR are based on the “Standard rule of procedures for appointment of Regional Committee members”
and incorporate recommendations from the overall CSPR review of the Offices in 2011; approved at EB 109 on
24 April 2013.
Annex 4
ICSU Budget 2013 revised, EB 109, in Euros
Where an exchange rate is necessary, this is based on the average rate in the first trimester of 2010 of 1$ = 0.747€.
staff
INCOME
I. NON-EARMARKED
NdM Member Dues
National Members
Union Members
NdM Associate Dues
NdM Income from ICSU bank accounts
NdM Other income
II. EARMARKED
CT USA Contribution to WCRP
CT NSF
TBF France
IRDR
HM
Rio+20
PB
Global sustainability/Future Earth
RQ
SIDA grant
KP
Other income
NdMO
TOTAL INCOME
EXPENDITURE
1. POLICY COMMITTEES
MB 1.1 CSPR
1.2 CSPR Planning and Reviews
1.2.1 ES visioning/GEC
RR
1.2.2 CODATA review
1.2.3 Obs system review
2013, GA
2013 EB108
2013 EB109
NSF
Future Earth
2013-2014
IRDR
Sida
Notes
1
2 516 713
177 471
10 500
15 000
2 516 713
177 471
10 500
30 000
2 516 713
177 471
10 500
30 000
86 000
2
3
4
228 000
290 000
500 000
250 000
228 000
204 000
500 000
250 000
228 000
198 000
500 000
508 000
5
198 000
6
7
508 000
8
9
285 000
320 000
532 000
3 987 684
4 201 684
5 020 684
284 000
877 775
508 000
532 000
2013 GA
2013 EB108
2013 EB109
NSF
Future Earth
IRDR
Sida
70 000
120 000
60 000
65 000
877 775
10
532 000
11
12
13
14
15
6 000
6 000
16
Annex 4
EXPENDITURE
RR 1.3 CFRS
NdM 1.4 Salaries
Sub-Total
2. JOINT INITIATIVES
CT 2.1 USA contribution to WCRP
RR 2.2 IPY/Polar science
MB 2.3 Hazards/IRDR
MB 2.4 Ecosystems and Society (PECS)
RR 2.5 Future Earth
2.6 Salaries
Sub-Total
ED
VL
2013 EB108
2013 EB109
67 500
227 000
484 500
67 500
240 000
373 500
80 000
240 000
391 000
17
228 000
60 000
250 000
20 000
228 000
228 000
19
166 000
724 000
250 000
20 000
60 000
340 000
898 000
515 000
20 000
70 000
310 000
1 143 000
225 000
449 000
91 000
10 000
775 000
117 000
20 000
362 000
225 000
194 000
91 000
10 000
520 000
4. GRANTS PROGRAMME
300 000
300 000
260 000
60 000
10 000
44 000
10 000
152 000
276 000
60 000
10 000
44 000
45 000
10 000
142 000
311 000
60 000
20 000
64 000
45 000
10 000
142 000
341 000
55 000
55 000
80 000
6.GOVERNANCE MEETINGS
6.1 General Assemblies
225 000
NSF
Future Earth
IRDR
Sida
18
20
3. ICSU REGIONAL OFFICES
3.1 Direct support
3.2 SIDA grant
3.3 Salaries
3.4 Travel, additional support
Sub-Total
5. SPECIAL INITIATIVES
5.1 EB New Initiatives and ICSU
ED review
MB 5.2 Rio+20 follow up
RR 5.3 Urban Health
MB 5.4 Data and information initiatives
RR 5.5 Unions meeting
NdM 5.6 Salaries
Sub-Total
CT
2013 GA
485 000
21
22
60 000
110 000
10 000
200 000
23
24
25
439 000
83 000
10 000
26
27
28
29
20 000
30
10 000
31
32
45 000
33
34
24 000
35
36
Annex 4
EXPENDITURE
RR 6.2.1 EB /Officers/CF
FK 6.2.2 EB at Unions/IB GAs.
NdM 6.3 Salaries
Sub-Total
7. OUTREACH
DY 7.1 Publications & Communication
TBF 7.2 Informatics
FK 7.3 Travel
NdM 7.4 Salaries
Sub-Total
CT
NdM
EL
TBF
NdM
NdM
NdM
8. ADMINISTRATIVE SUPPORT
8.1 Staff development/training
8.2 Depreciation on fixed assets
8.3 Bldg maintenance
8.4 Office expenses
8.5 Audit fees/Legal advice
8.6 Bank charges
8.7 Salaries
Sub-Total
9. CONTINGENCIES
NdM 9.1 General contingencies
NdM 9.2 Retirement indemnity
TOTAL EXPENDITURE
EXPECTED NET
2013 GA
2013 EB108
2013 EB109
95 000
25 000
393 000
568 000
95 000
15 000
425 000
590 000
95 000
15 000
425 000
615 000
49 000
71 000
35 000
210 000
365 000
49 000
71 000
35 000
281 000
436 000
129 000
71 000
35 000
301 000
536 000
35 000
21 000
20 000
150 000
40 000
15 000
545 000
826 000
35 000
21 000
20 000
150 000
40 000
15 000
607 000
888 000
80 000
21 000
20 000
150 000
40 000
15 000
672 000
998 000
30 000
39 000
3 974 500
30 000
39 000
4 385 500
30 000
39 000
5 128 000
13 184
-183 816
-107 316
NSF
Future Earth
IRDR
Sida
37
38
39
9 000
80 000
40
41
15 000
42
20 000
43
44
45
46
47
48
49
22 746
50
51
52
283 000
320 000
507 746
532 000
53
Annex 4
Notes on revised 2013 budget, EB 109
Income
1. Membership dues
Membership dues are those decided on by the 30th GA in 2011 with an approved
inflation adjustment of 3% p.a. This includes NSF funding for core staff and an
additional voluntary contribution from China:Taipei (184K in 2013).
2. Associate Dues
21 Scientific Associates at €500.
3. Income from Bank Accounts
Based on the results from 2011 and 2012.
4. Other Income
No additional non-earmarked income confirmed for 2012.
5. USA for WCRP
The NSF contribution to WCRP, which is~$275,000 (€228k, see note 24) in 2013.
6. NSF
A 5-year grant was approved by NSF, starting in October 2008.
For 2013 the total award is €284k ($389k), of which €86k is considered as part of the
US dues to ICSU and included under national member dues. This is allocated to
cover partial salary costs for Science Officers (budget lines 2.6). The remainder will
be used for Future Earth (line 2.5, €60k); consultants (lines 2.6 and 5.6, €48k); New
initiatives (line 5.1, €20k), data and information activities (line 5.4, €45k);
publications (line 7.1, €9k) and travel (line 7.3, €15k).
7. French Subvention
ICSU receives €500,000 per year from the French Government.
8. IRDR income
China:Taipei is providing €250k per annum for the development and activities of a
project office for the IRDR programme in Taipei. This includes a 10% overhead
which goes into admin salaries in support of IRDR (note 50). UNISDR also
contributes $25k to IRDR. The total income available for 2013 includes accumulated
unspent funds from 2011 and 2012
9. Rio+20
Funding and activities for Rio+20 were completed in 2012.
10. Global sustainability/Future Earth
A donation of €778,755k has been secured from the Tang Prize Foundation in support
of Future Earth until end 2015. An additional €99k has been carried over from 2012.
A grant is also being applied for from NSF to support the interim director post. 320k
of the available funds have been allocated to support temporary staff (notes 24, 43)
and activities (notes 23 and 40) in 2013
11. SIDA grant
An 18 month grant from the Swedish International Development Agency SIDA has
been secured to support work in the Regional Offices to address the Grand challenges
for Global Sustainability. The total funding is ~€856k starting in April/May 2012
with €324K being spent in 2012 and €532K available in 2013. For expenditure see
lines 3.2 and 3.3
Annex 4
Expenditure
12. Committee for Scientific Planning and Review
The CSPR will meet twice in 2013 in Paris and the costs are based on 2012 figures.
13. CSPR Planning and Review
The budget for CSPR Planning and Review activities is sub-divided to show the
actual activities (notes14-16).
14. ES Visioning/GEC
These past activities will be taken forward under the Future Earth Initiative (line 2.5).
15. Review of CODATA
The review of the Committee on Data for Science and Technology will be completed
in 2013 and no more meetings are planned.
16. Observing System review
The planned review of ICSU’s role in relation to the Observing systems is being
delayed but some support is required to participate in the WMO review of GCOS.
17. Committee on the Freedom and Responsibility in the conduct of Science
CFRS will meet twice in 2013, including a meeting in Montreal in association with
the World Conference on Research Integrity.
18. Executive Salary Costs (see also note 39)
The salary costs are distributed between budget lines 1.4, 2.6, 3.3, 5.6, 6.3, 7.4 and
8.7. This budget line includes half the cost for the Executive and Deputy Executive
Directors. The other half is under budget line 6.3.
The total staff costs for 2013 are €2,191,000 (compared with 2,032,000 in 2012).
This includes a 2.4% increase to cover inflation and limited merit based increases. It
should be noted that several of these staff are on project short-term (14-18mth)
contracts (lines 2.6 and 7.4). The total figure also includes consultant costs. A total
of €349,000 of earmarked funding is allocated to staff costs.
19. USA contributions to WCRP
Contribution from NSF (see note 5)
20. International Polar Year/Polar Science
The proposed follow-up review of Polar Research needs is no longer planned for
2013
21. Hazards/IRDR
This line also includes expenditure related to the earmarked funding from
China:Taipei and UNISDR (note 9). Also includes costs (€30k) for one meeting of
the IRDR Scientific Committee per annum to be hosted in Paris (a 2nd meeting will be
in Beijing and paid for by the IPO)
22. Ecosystems and Society (PECS)
One meeting of the Scientific Committee for this programme is budgeted for in 2013.
The IPO will support additional meetings as necessary
Annex 4
23. Future Earth initiative
€60k has been allocated from the NSF grant for 2013 (see note 6) and 10K from
donor funds. This includes cost for the first meeting of the Scientific Committee and
a meeting of the projects. The costs for staff dedicated to future Earth are included in
line 2.6.
24. Salaries for Science Officers and consultancies
Salary costs for the Junior Science Officer post and consultancy fees (partially
covered by the grant from NSF). Also includes €200k for interim posts for Future
Earth (director, Science Officer, admin support and PA for 3-6mths in 2013).
25. Regional Offices
It was agreed at the 30th General Assembly that the direct support to each of the
Regional Offices will increase from €50k to €75k in 2013.
26. SIDA grant
The income from the SIDA grant in 2013 to fund activities in the regions and the cost
of the grant coordinator based in Paris (line 27).
27. Salaries
The costs for the SIDA grant coordinator, the majority of which will be covered by
the SIDA grant (including overheads).
28. Travel
Some travel costs now incorporated into the SIDA grant
29. Grants Programme
A grants programme for10 grants at ~ €30,000 each was budgeted for but CSPR
agreed to fund only 9 grants.
30. Executive Board New Initiatives
This includes €20k from the NSF grant and costs for one meeting of the ICSU
external review panel.
31. UN Commission for Sustainable Development and Rio+20
There are a number of UN meetings in 2013 as part of the follow-up to Rio+20 and
the development of the SDGs. ICSU continues to represent the S&T ‘UN major
group’ in these processes.
32. Urban Health
The Scientific Committee for implementing the Urban Health programme will meet
twice in 2013. The costs for an IPO site visit have also been included in this budget
line.
33. Strategic Data and Information initiatives
Estimated costs for one meeting of for the Scientific Committee for the ICSU World
Data System and other GEO/GEOSS related activities. Funding from NSF (note 6).
34. Unions meeting
A meeting of the Unions is planned for April 2013 and there will be some costs
associated with this.
35. Salaries for Science Officers and consultancies
Salaries for a science officer post and consultant fees.
36. ICSU General Assembly
The costs for General Assemblies are budgeted over three years. The travel costs for
New Zealand will be more than recent GAs and an increased provision has been
made to allow for this.
Annex 4
37. Executive Board, Officers and CF
Costs for two EB meetings and two Officers’ meetings, including one with Regional
Directors and Chairs. The costs for Committee on Finance (CF) meetings are also
included in this line.
38. Estimated costs of members of the EB representing ICSU at General Assemblies of
Unions and Interdisciplinary Bodies.
39. Executive Salary Costs
Half the costs of salaries for the Executive and Deputy Executive Directors. (see note
18) and the full costs for the Assistant Executive Director.
40. Publications and Communication
This includes the Annual Report, several other reports and communication materials
and website development during 2013. Some funds provided by NSF (see note 6.
€80k is also allocated from Future Earth funds for outreach events and consultancy
work
41. Informatics
Costs for computers, web consultants, etc.
42. Travel
Travel costs have been assigned to relevant budget lines, when appropriate, although
this is not always possible. This line mainly represents the travel of the Executive
Director and other staff that is not related to specific projects. The estimate is based
on 2011and 2012 figures.
43. Salaries for Communication and Outreach
Salaries for the Communications director IT Officer and web master + Future Earth
Communications coordinator (3mths).
44. Staff Development and Training
A staff retreat is budgeted for 2013 together with consultancy fees for team-building
and project management training. Also includes individual training, for which some
of the costs are recovered from the social charges on salaries.
45. Depreciation on fixed assets
Depreciation on capital investments in infrastructure and furnishing, for which the
costs are written off over several years.
46. Building maintenance.
Includes building repairs and maintenance contracts, which were previously under
Office expenses
47. Office Expenses
Costs for services, equipment rental, photocopying, office repairs, staff recruitment,
postage, telephone etc. This budget line has been increased since the GA to reflect
the recruitment of new staff.
48. Audit Fees and Legal Advice
Costs for the legal auditor, preparation of payslips and other legal advisory services.
49. Bank Charges
Estimate based on previous years.
50. Salaries for Administrative Staff
Salaries for administrative and accounts staff (6 persons). Augmented to include a
new accounting assistant and a new admin officer (6mths each).
Annex 4
51. General Contingencies
This includes a contingency to cover the possibility of exchange rate loss on the
provision for arrears, which is hard to predict. It can also cover other unexpected
expenditures.
52. Provision for Retirement Indemnity
A provision is made annually to transfer funds to the statutory retirement indemnity
reserve.
53. Predicted Balance for 2013
The outline planning budget for 2013 that was approved by the 30 GA (September,
2011) was balanced. The revised budget for 2013 forecasts a deficit of €107k.
This is mainly due to the maintenance of short-term staff posts for Future Earth and
communications that were previously funded on external earmarked funds.
It should be noted that at the end of 2012, the General Fund stood at €1230k.
Annex 5
22 August 2013
109th Meeting of Executive Board
23-24 April 2013
FOLLOW-UP ACTIONS
Agenda Item/Action
Responsible Deadline
(lead person
in bold)
Status
3.2 Communications
Ensure that all Members of EB receive the newsletter
Prepare ICSU corporate video to be launched at the GA
DY/JM
DY/JM
Ongoing
Ongoing
3.3 CFRS
Invite Alberto Nunez Selles to serve on CFRS
CS
Done
3.4 Research access and assessment
Extend EB sub-group and maybe hold physical meeting
Discuss whether to include metrics
CS
John Ball/CS
Done
6.2 Future Earth Scientific Committee
Inform co-sponsors of EB’s decision on Future Earth SC
SW
Done
7.2 High-level meeting of national-level science advisers
Continue work on national science advisors project
SW
Ongoing
7.3 Climate Policy Options Project
Continue work on proposal for climate policy options project
SW
Ongoing
8.
Urban Health
Organize site visit and decide on location of IPO
CS/site visit group
Done
9.
31st General Assembly 2014
Circulate GA Agenda to Members
Draw up short list for proposed membership of Nominating
Committee and submit to EB for approval
Decide on third speaker at GA
CT
Done
SW/TBF
YTL
Done
Done
10. 32nd General Assembly 2017
Reiterate call for offers to host 32nd General Assembly
TBF
Done
12.2 Meetings of Unions and InterdisciplinaryBodies
Give brief report of each Union meeting attended to EB
EB members
Ongoing
2
Agenda Item/Action
Annex 5
Responsible Deadline
(lead person
in bold)
Status
14. Regional Activities
Revise description of remit of Regional Offices
Revise ToR of Regional Committees
Continue discussions re hosting of African Office
KP/CS
KP/CS
CS
Done
Done
Ongoing
15. Finance
Circulate 2012 accounts for (electronic) approval by GA
CS/VL
Done
16.1 INASP
Inform INASP of reappointment of John Wood as Chair for
further three years until October 2015
CS
Done
16.2 CODATA
Inform CODATA of approval of changes to Constitution
HM
Done
16.3 IRDR
Continue discussions with IRDR co-sponsors and partners
re concrete steps to improve current performance
HM
Ongoing
17.1 International Scientific Union Member
Circulate Members re support for application from ICA
TBF
Done
17.2 International and Regional Scientific Associates
Circulate Members re support for application from AAS
Circulate Members re support for application from CIE
TBF
TBF
Done
Done
18.1 International Year of Deltas (IYDs)
Inform Efi Foufoula-Georgiou of EB agreement that
International Year of Deltas could be endorsed in 2014 in
a different form
TBF
Done
21. Any Other Business
Prepare paper on declaration of conflict of interest for next EB SW
Nov. 2013