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Public Works and Government Services
Canada
Travaux publics et Services
gouvernementaux Canada
1 1
RETURN BIDS TO:
RETOURNER LES SOUMISSIONS À:
Title - Sujet
Regional Manager/Real Property
Contracting/PWGSC
Ontario Region, Tendering Office
12th Floor, 4900 Yonge Street
Toronto, Ontario
M2N 6A6
Ontario
Solicitation No. - N° de l'invitation
Date
EQ754-141072/A
2013-11-07
ACIA expansion du laboratoire GT
Client Reference No. - N° de référence du client
R.061999.001
GETS Reference No. - N° de référence de SEAG
PW-$PWL-042-1895
File No. - N° de dossier
CCC No./N° CCC - FMS No./N° VME
PWL-3-36055 (042)
REQUEST FOR PROPOSAL
DEMANDE DE PROPOSITION
Proposal To: Public Works and Government
Services Canada
We hereby offer to sell to Her Majesty the Queen in right
of Canada, in accordance with the terms and conditions
set out herein, referred to herein or attached hereto, the
goods, services, and construction listed herein and on any
attached sheets at the price(s) set out therefor.
Proposition aux: Travaux Publics et Services
Gouvernementaux Canada
Nous offrons par la présente de vendre à Sa Majesté la
Reine du chef du Canada, aux conditions énoncées ou
incluses par référence dans la présente et aux annexes
ci-jointes, les biens, services et construction énumérés
ici sur toute feuille ci-annexée, au(x) prix indiqué(s).
Solicitation Closes - L'invitation prend fin
at - à 02:00 PM
on - le 2013-12-18
F.O.B. - F.A.B.
Plant-Usine:
Destination:
Time Zone
Fuseau horaire
Eastern Standard Time
EST
Other-Autre:
Address Enquiries to: - Adresser toutes questions à:
Buyer Id - Id de l'acheteur
Correia-Reid, Vincent
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Telephone No. - N° de téléphone
FAX No. - N° de FAX
(416) 590-8259 (
(416) 512-5862
)
Destination - of Goods, Services, and Construction:
Destination - des biens, services et construction:
CFIA
Avenue Midland
Scarborough, ON
Comments - Commentaires
Instructions: See Herein
Instructions: Voir aux présentes
Vendor/Firm Name and Address
Raison sociale et adresse du
fournisseur/de l'entrepreneur
Delivery Required - Livraison exigée
Delivery Offered - Livraison proposée
Vendor/Firm Name and Address
Raison sociale et adresse du fournisseur/de l'entrepreneur
Issuing Office - Bureau de distribution
Regional Manager/Real Property Contracting/PWGSC
Ontario Region, Tendering Office
12th Floor, 4900 Yonge Street
Toronto, Ontario
M2N 6A6
Ontario
Telephone No. - N° de téléphone
Facsimile No. - N° de télécopieur
Name and title of person authorized to sign on behalf of Vendor/Firm
(type or print)
Nom et titre de la personne autorisée à signer au nom du fournisseur/
de l'entrepreneur (taper ou écrire en caractères d'imprimerie)
Signature
Canada
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Date
Amd. No. - N° de la modif.
Buyer ID - Id de l'acheteur
Client Ref. No. - N° de réf. du client
File No. - N° du dossier
CCC No./N° CCC - FMS No/ N° VME
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DES EXIGENCES RELATIVES À LA SÉCURITÉ S'APPLIQUENT À CE DOCUMENT
TABLE DES MATIÈRES
Le but de cette table des matières est de clarifier la structure générale de tout ce document.
Page de couverture
Instructions Particulières aux Proposants (IP)
IP1
Introduction
IP2
Documents de la proposition
IP3
Questions ou demandes d'éclaircissement
IP4
Accords commerciaux signés par le Canada
IP5
Attestations
IP6
Exigences relatives à la sécurité
IP7
Sites Web
Clauses, Conditions et Modalités Générales
Entente
Conditions supplémentaires (CS)
Particularités de l'entente
Exigences de présentation et évaluation des propositions (EPEP)
Énoncé de Projet / Cadre de référence
Description du Projet (DP)
Description des Services - Services requis (SR)
Description des Services - Services additionnels (SA)
Formulaire d'identification des membres de l'équipe (Annexe A)
Formulaire de déclaration/d'attestations (Annexe B)
Attestations pour le Code de Conduite (Annexe B - Annexe BB)
Formulaire de proposition de prix (Annexe C)
Faire affaire avec la Région de l’Ontario (Annexe D)
Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (Annexe E)
CFIA Functional Program and Options Analysis GTA Laboratory - Final Report (Annnexe F)
CFIA GTA Laboratory Expansion and Renovation Feasibility Study - Final Report (Annexe G)
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INSTRUCTIONS PARTICULIÈRES AUX PROPOSANTS (IP)
IP1
INTRODUCTION
1.
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a l'intention de faire appel à
une entreprise ou à une coentreprise d'experts-conseils pour assurer les services professionnels
requis dans le cadre du projet, selon les modalités exposées dans la présente Demande de
propositions (DDP).
2.
Il s'agit d'un processus de sélection en une seule phase. La nature de l'exigence et le nombre
limité prévu de réponses provenant du secteur privé portent TPSGC à croire que cette approche
ne forcera pas de nombreuses entreprises à déployer des efforts excessifs pour répondre aux
attentes de TPSGC.
3.
On demande aux soumissionnaires qui donnent suite à cette DDP de présenter une proposition
détaillée complète qui portera sur la méthode de travail détaillé ainsi que sur les prix et les
conditions proposées de l'équipe de l'expert-conseil proposée. Un volet technique combiné à un
volet financier de l'offre constitueront la proposition.
IP2
DOCUMENTS DE LA PROPOSITION
1.
Toutes les instructions, les clauses et les conditions identifiées dans la DDP et le contrat
subséquent par un numéro, une date et un titre sont incorporées par renvoi et font partie
intégrante de la DDP et du contrat subséquent comme si elles y étaient formellement
reproduites.
Toutes les instructions, les clauses et les conditions identifiées dans la DDP et le contrat
subséquent par un numéro, une date et un titre sont reproduites dans le guide des Clauses et
conditions uniformisées d'achat publié par TPSGC. Le guide est disponible sur le site Web de
TPSGC :
https://achatsetventes.gc.ca/politiques-et-lignes-directrices/guide-des-clauses-et-conditions-unifo
rmisees-d-achat
2.
Les documents qui constituent la proposition sont les suivants :
(a)
Instructions particulières aux proposants (IP);
R1410T (2013-06-27), Instructions générales aux proposants (IG) ;
Exigences de présentation et évaluation des propositions (EPEP);
(b)
les clauses, conditions et modalités générales, et les modifications qui s'y rapportent, identifiées
dans la clause Entente;
(c)
l'Énoncé de projet / Cadre de référence;
(d)
le document intitulé " Faire affaire avec la Région de la capitale nationale ";
(e)
la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS);
(f)
la proposition, le formulaire de déclaration/d'attestations et le formulaire de proposition de prix.
3.
La présentation d'une soumission constitue une affirmation que le soumissionnaire a lu ces
documents et accepte les modalités qui y sont énoncées.
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IP3
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QUESTIONS OU DEMANDES D'ÉCLAIRCISSEMENT
Les questions ou les demandes d'éclaircissement pendant la durée de la DDP dans le cadre de
la phase 1 doivent être soumises par écrit le plus tôt possible à l'autorité contractante dont le
nom figure à la page 1 de la DDP. Les demandes de renseignements ou d'éclaircissement
devraient être reçues au plus tard sept [ 7 ] jours ouvrables avant la date limite indiquée sur la
page couverture de la DDP. En ce qui concerne les demandes de renseignements ou
d'éclaircissement reçues après cette date, il se peut qu'on n'y répondre pas avant la date de
clôture pour la présentation des propositions.
IP4
ACCORDS COMMERCIAUX SIGNÉS PAR LE CANADA
Ce besoin est assujetti aux dispositions de l'Accord de libre-échange nord-américain (ALÉNA),
l'Accord sur les marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC) et
l'Accord sur le commerce intérieur (ACI).
IP5
CODE DE CONDUITE ET ATTESTATIONS - DOCUMENTATION CONNEXE
En présentant une soumission, le soumissionnaire atteste que le soumissionnaire et ses affiliés,
respectent les dispositions stipulées à l'article IG1 Code de conduite et attestations - soumission
des Instructions générales aux proposants R1410T (2013-06-27). La documentation connexe
requise à cet égard, assistera le Canada à confirmer que les attestations sont véridiques.
IP6
EXIGENCES RELATIVES À LA SÉCURITÉ
1.
Before award of a contract, the following conditions must be met:
1. Avant l'attribution d'un contrat, les conditions suivantes doivent être respectées :
a) le soumissionnaire doit détenir une attestation de sécurité d'organisme valable tel qu'indiquée
aux Conditions supplémentaires CS1;
b) les individus proposés par le soumissionnaire et qui doivent avoir accès à des renseignements ou à
des biens de nature protégée ou classifiée ou à des établissements de travail dont l'accès est
réglementé doivent posséder une attestation de sécurité tel qu'indiquée aux Conditions supplémentaires
CS1;
c) le soumissionnaire doit fournir le nom de tous les individus qui devront avoir accès à des
renseignements ou à des biens de nature protégée ou classifiée ou à des établissements de travail dont
l'accès est réglementé;
2. On rappelle aux soumissionnaires d'obtenir rapidement la cote de sécurité requise. La décision de
retarder l'attribution du contrat, pour permettre au soumissionnaire retenu d'obtenir la cote de sécurité
requise, demeure à l'entière discrétion de l'autorité contractante.
3. Pour de plus amples renseignements sur les exigences relatives à la sécurité, les soumissionnaires
devraient consulter le document " Exigences de sécurité dans les demandes de soumissions de TPSGC
- Instructions pour les soumissionnaires"
(http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/app-acq/lc-pl/lc-pl-fra.html#a31) sur le site Web Documents
uniformisés d'approvisionnement ministériels.
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SITES WEB
La connexion à certains des sites Web se trouvant dans la DDP est établie à partir d'hyperliens. La liste
suivante énumère les adresses de ces sites Web.
Loi sur l'équité en matière d'emploi
http://laws.justice.gc.ca/fr/showtdm/cs/E-5.401
Programme de contrats fédéraux (PCF)
http://www.travail.gc.ca/fra/normes_equite/eq/emp/pcf/index.shtml
Formulaire LAB 1168 Accord pour la mise en oeuvre de l'équité en matière d'emploi
http://www.servicecanada.gc.ca/cgi-bin/search/eforms/index.cgi?app=profile&form=lab1168&dept=sc&la
ng=f
Code de conduite pour l'approvisionnement
http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/app-acq/cndt-cndct/contexte-context-fra.html
Formulaire Consentement à la vérification de l'existence d'un casier judiciaire
http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/app-acq/forms/formulaires-forms-fra.html
Loi sur le lobbying
http://laws-lois.justice.gc.ca/fra/lois/L-12.4/index.html?noCookie
Contrats Canada
https://www.achatsetventes.gc.ca/
Données d'inscription des fournisseurs
https://srisupplier.contractscanada.gc.ca/
Formulaire du rapport d'évaluation du rendement de l'expert-conseil
http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/app-acq/forms/documents/2913-1.pdf
Sanctions économiques canadiennes
http://www.international.gc.ca/sanctions/index.aspx?lang=fra
Directive sur les voyages du Conseil national
mixtehttp://www.njc-cnm.gc.ca/directive/index.php?dlabel=travel-voyage&lang=fra&did=10&merge=2
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CLAUSES, CONDITIONS ET MODALITÉS GÉNÉRALES
ENTENTE
1.
L'expert-conseil comprend et convient que sur acceptation de l'offre par le Canada, une entente
ayant force obligatoire doit être conclue entre le Canada et l'expert-conseil et les documents qui
constituent l'entente doivent être les documents suivants :
(a)
la page de couverture et la présente clause " Entente ";
(b)
les clauses, conditions et modalités générales, ainsi que les modifications qui s'y rapportent,
désignées comme suit :
R1210D (2013-06-27), Conditions générales (CG) 1 - Dispositions générales
R1215D (2011-05-16), Conditions générales (CG) 2 - Administration du contrat
R1220D (2011-05-16), Conditions générales (CG) 3 - Services d'expert-conseils
R1225D (2012-07-16), Conditions générales (CG) 4 - Droits de propriété intellectuelle
R1230D (2012-07-16), Conditions générales (CG) 5 - Modalités de paiement
R1235D (2011-05-16), Conditions générales (CG) 6 - Modifications
R1240D (2011-05-16), Conditions générales (CG) 7 - Services retirés à l'expert-conseil, suspension ou
résiliation
R1245D (2012-07-16), Conditions générales (CG) 8 - Règlements des conflits
R1250D (2012-07-16) R1650D (2012-07-16), Conditions générales (CG) 9 - Indemnisation et assurance
Conditions supplémentaires
Particularités de l'entente
(c)
(d)
le document intitulé " Faire affaire avec la Région de la capitale nationale ";
(e)
(f)
toute modification au document de la DDP incorporée dans l'entente avant la date de l'entente;
(g)
la proposition, le formulaire de déclaration/d'attestations et le formulaire de proposition de prix.
2.
Les documents identifiés ci-dessus par un numéro, une date et un titre, sont incorporés par
renvoi à l'entente et en font partie intégrante comme s'ils y étaient formellement reproduits, sous réserve
des autres conditions contenues dans la présente.
Les documents identifiés ci-dessus par un numéro, une date et un titre, sont reproduits dans le
guide des Clauses et conditions uniformisées d'achat (CCUA) publié par Travaux publics et Services
gouvernementaux Canada (TPSGC). Le guide est disponible sur le site Web de TPSGC à l'adresse
suivante :
https://achatsetventes.gc.ca/politiques-et-lignes-directrices/guide-des-clauses-et-conditions-uniformisees
-d-achat.
3.
S'il se trouvait une divergence ou un conflit d'information dans les documents suivants, ces
derniers auraient priorité dans l'ordre suivant :
a) toute modification ou tout changement apporté à l'entente conformément aux modalités et conditions
de l'entente;
b) toute modification au document de l'invitation à soumissionner émise avant la date prévue de
présentation des propositions;
c) la présente clause " Entente ";
d) Conditions supplémentaires;
e) les clauses, conditions et modalités générales;
f) Particularités de l'entente;
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g)
h)
i)
j)
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le document intitulé " Faire affaire avec la Région de l’Ontario";
la proposition.
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CONDITIONS SUPPLÉMENTAIRES (CS)
CS1
EXIGENCES RELATIVES À LA SÉCURITÉ
Les exigences relatives à la sécurité suivantes (LVERS et clauses connexes) s'appliquent et font partie
intégrante de l'entente.
EXIGENCE EN MATIÈRE DE SÉCURITÉ POUR ENTREPRENEUR CANADIEN:
DOSSIER TPSGC No 400004464
1.
L'entrepreneur ou l'offrant doit détenir en permanence, pendant l'exécution du contrat ou de
l'offre à commandes, une attestation de vérification d'organisation désignée (VOD) en vigueur, délivrée
par la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) de Travaux publics et Services
gouvernementaux Canada (TPSGC).
2.
Les membres du personnel de l'entrepreneur ou de l'offrant devant avoir accès à des
établissements de travail dont l'accès est réglementé doivent TOUS détenir une cote de FIABILITÉ en
vigueur, délivrée ou approuvée par la DSIC de TPSGC. Tant que les autorisations de sécurité du
personnel de l'entrepreneur requises au titre du présent contrat n'ont pas été émises par la DSIC, ces
derniers NE peuvent PAS PÉNÉTRER sur les lieux sans une escorte.
3.
Les contrats de sous-traitance comportant des exigences relatives à la sécurité NE DOIVENT
PAS être attribués sans l'autorisation écrite préalable de la DSIC de TPSGC.
4.
L'entrepreneur ou l'offrant doit respecter les dispositions?:
a) de la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité et directive de sécurité (s'il y a
lieu), reproduite ci-joint à l'Annexe ________;
b) du Manuel de la sécurité industrielle (dernière édition).
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PARTICULARITÉS DE L'ENTENTE
Les Particularités de l'entente seront émises à l'adjudication du contrat et identifieront les honoraires à
verser à l'expert-conseil pour les services tels que déterminés dans le formulaire de proposition de prix.
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EXIGENCES DE PRÉSENTATION ET
ÉVALUATION DES PROPOSITIONS
EPEP 1Renseignements Généraux
EPEP 2Demandes de Proposition
EPEP 3Exigences de Présentation et Évaluation des Propositions
EPEP 4Prix des Services
EPEP 5Note Totale
EPEP 6Exigences de Présentation des Propositions - Liste de Vérification
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EXIGENCES DE PRÉSENTATION ET ÉVALUATION DES PROPOSITIONS
EPEP 1RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX
1.1
Référence à la procédure de sélection
Un « Aperçu de la procédure de sélection » est présenté dans la clause R1410T Instructions générales
aux proposants ( IG 3).
1.2
Calcul de la note totale
Dans le cadre du présent projet, on calculera la note totale de la façon suivante :
Cote technique x 90 % =
Cote de prix x 10 %
Note totale
Note technique (Points)
=
Note de prix (Points)
=
Maximum de 100 points
EPEP 2DEMANDES DE PROPOSITION
EPEP 2.1
Exigences de présentation des propositions
On devrait tenir compte de l’information de présentation suivante au moment de la préparation de la
proposition.
Déposer un (1) exemplaire original relié et cinq (5) copies reliés de la proposition
Format de la feuille: 216mm x 279mm (8.5" x 11")
Dimension minimum du caractère - 11 point Times New Roman ou équivalent
Largeur minimum des marges - 12 mm à gauche, en haut et au bas
Il est préférable que les propositions soient présentées sur des pages recto-verso
Une (1) «page» désigne un côté d’une feuille de papier de format 216mm x 279mm (8.5”x11”)
Une feuille à pliage paravent de format 279mm x 432mm (11”x17”) pour les tableaux et les
organigrammes, par exemple, comptera pour deux pages.
L’ordre de la proposition devrait suivre l’ordre établi dans la demande de proposition, section EPEP.
EPEP 2.2
Exigences spécifiques de présentation des propositions
Le nombre maximum de pages, incluant le texte et les tableaux, pour les Exigences de cotation sous la
rubrique EPEP 3.2 est de quarante (40) pages.
Ce qui suit n’est pas inclue dans le nombre maximum mentionné ci-haut;
(1)
lettre d’accompagnement
(2)
première page de la DDP
(3)
première page de modification(s) à la DDP
(4)
identification des membres de l’équipe (annexe A)
(5)
formulaire de déclaration/d'attestations (annexe B)
(6)
formulaire de proposition de prix (annexe C)
(7)
Attestations pour le Code de conduite( annexe B -annexe BB)
Conséquence de non-conformité: toute page excédentaire au delà du nombre maximum de pages
mentionné ci-haut et toute autre pièce jointe seront retirées de la proposition et exclues de
l’évaluation par le Comité d’évaluation de TPSGC.
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EPEP 3EXIGENCES DE PRÉSENTATION ET ÉVALUATION DES
PROPOSITIONS
EPEP 3.1
EXIGENCES OBLIGATOIRES
À défaut de satisfaire aux exigences obligatoires, votre proposition sera jugée irrecevable et ne sera pas
étudiée plus en profondeur.
3.1.1
Permis, certificat ou autorisation
Le proposant doit être l’expert-conseil principal en architecture qui fournira les services liés à cette
demande de propositions, de concert avec des sous-traitants d’autres domaines et/ou des membres de
son personnel, notamment des ingénieurs-mécaniciens, des ingénieurs électriciens électriques et des
ingénieurs en TI/télécommunications, des spécialistes de l’estimation des coûts, un rédacteur de devis,
un conseiller en coordination pour le déménagement du laboratoire, un spécialiste de la planification et
du calendrier, ainsi qu’un représentant de l’expert-conseil sur place durant la construction.
Tous les spécialistes doivent être accrédités, certifiés ou autorisés pour fournir les services
professionnels requis dans toute la mesure prescrite par les lois provinciales ou territoriales en vigueur
dans la province de l’Ontario.
Le spécialiste de l’estimation des coûts doit être membre de l’Institut canadien des économistes en
construction.
Le rédacteur de devis doit posséder une expérience dans la préparation de devis pour des projets où on
a recours aux formats DDN et 50 Division.
Le proposant, l’architecte du projet ainsi que l’ingénieur mécanique et électrique principal, le spécialiste
de l’estimation des coûts, le conseiller en coordination pour le déménagement du laboratoire, le
spécialiste de la planification et du calendrier, et le représentant de l’expert-conseil sur place durant la
construction doivent prouver qu’ils possèdent de l’expérience des laboratoires de niveau de confinement
2 (NC2) , comme il est indiqué à la section 3.2, Exigences de cotation.
3.1.2
Identification des membres de l’équipe de l’expert-conseil
Les membres de l’équipe de l’expert-conseil à identifier sont les suivants :
Proposant (expert-conseil principal)
- Architecte
Principaux sous-experts-conseils / spécialistes - Ingénieur mécanicien
- Ingénieur électricien
- Spécialiste des TI /télécommunications
- Spécialiste de l’estimation des coûts
- Rédacteur de devis
- Conseiller en coordination pour le déménagement
- Spécialiste de la planification et du calendrier
- Représentant de l’expert-conseil sur place durant la
construction
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Renseignements requis - nom de l’entreprise et des personnes clés à affecter à la réalisation du projet.
En ce qui concerne l’expert-conseil principal (et tous les sous-experts-conseils / spécialistes, indiquer les
accréditations, certifications ou autorisations existantes et/ou les moyens qu’il entend prendre pour
respecter les exigences en matière de licences et de permis de la province ou du territoire où le projet
sera réalisé. Dans le cas d’une coentreprise, indiquer la forme juridique existante ou proposée de cette
dernière (se reporter à l’article IG9 intitulé « Limite quant au nombre de propositions » de la clause
R1410T Instructions générales aux proposants).
Un exemple d’un formulaire acceptable (typique) pour la présentation des renseignements relatifs à
l’identification des membres de l’équipe, est présenté à l’annexe A.
3.1.3 Formulaire de déclaration et d’attestations
.1
Les proposants doivent remplir, signer et présenter :
(1) un formulaire de déclaration / d'attestations comme requis (annexe B).
3.1.4 Attestations relatives au code de conduite
Les proposants qui sont incorporés, y compris ceux soumissionnant à titre de coentreprise,
doivent fournir en même temps que leur soumission, ou le plus tôt possible après le dépôt de
celle-ci, la liste complète des noms de tous les individus qui sont actuellement administrateurs
du proposant. Les proposants soumissionnant à titre d'entreprise à propriétaire unique, incluant
ceux soumissionnant à titre de coentreprise, doivent fournir le nom du propriétaire en même
temps que leur soumission, ou le plus tôt possible après le dépôt de celle-ci. Les proposants
soumissionnant à titre de sociétés, sociétés de personnes, entreprises ou associations de
personnes n'ont pas à fournir de liste de noms. Si les noms requis n'ont pas été fournis avant
que l'évaluation des soumissions soit terminée, le Canada informera le proposant du délai de
fourniture de cette information. À défaut de fournir ces noms dans le délai prévu, la soumission
sera déclarée irrecevable. Fournir les noms requis est une exigence obligatoire pour l'attribution
d'un contrat.
3.2
3.2.1
EXIGENCES DE COTATION
Compréhension du projet :
Le proposant aurait avantage à démontrer qu’il comprend les buts du projet, les exigences fonctionnelles
et techniques, les contraintes et les aspects qui influeront sur le produit fini.
Information qui devrait être fournie:
les exigences fonctionnelles et techniques
les buts généraux (image de marque fédérale, développement durable, caractéristiques
particulières)
les relations entre ce mandat et d'autres études antérieures réalisées par TPSGC
les enjeux importants, défis et contraintes
le calendrier et le coût du projet; examiner les renseignements relatifs au calendrier et au coût et
évaluer les éléments de gestion des risques qui peuvent influer sur le projet
les philosophies et valeurs des utilisateurs clients.
3.2.2
Étendue des services :
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Le proposant aurait avantage à démontrer sa capacité à assurer les services, à satisfaire aux défis du
projet et à fournir un plan d’action.
étendue des services - liste détaillée des services
plan de travail - description détaillée des tâches et des produits à livrer
calendrier du projet - calendrier proposé d’exécution des principaux services à des étapes déterminées
stratégie de gestion des risques
3.2.3
Gestion des services
Le proposant aurait avantage à fournir des explications sur ce qui suit : comment il compte s’y prendre
pour fournir les services et respecter les contraintes; les modalités de gestion des services afin d’assurer
la continuité et l’uniformité du contrôle de même que la production et l’efficacité des communications; la
structure de l’équipe et son intégration à la structure actuelle des firmes; et le mode de gestion de
l’équipe. Le proposant doit également identifier les sous-experts-conseils et les spécialistes requis pour
compléter l’équipe de l’expert-conseil.
Si le soumissionnaire propose de fournir des services multidisciplinaires qui pourraient normalement être
fournis par un sous-expert-conseil, il doit l’indiquer ici.
confirmer la formation d’une équipe complète de projet, y compris les noms de l’expert-conseil,
des sous-experts-conseils et des spécialistes ainsi que leur rôle dans le cadre du projet.
organigramme indiquant les titres des postes et les noms des titulaires (équipe de
l’expert-conseil). Plan d’affaire de la coentreprise, composition de l’équipe et responsibilités, le
cas échéant
la relève prévue
profils des postes clés (responsabilités et affectations spéciales)
description d’un plan d’action des services avec les stratégies de mise en oeuvre et l’ordre
d’exécution des activités principales
rapports hiérarchiques
stratégies de communication
délai de réponse - démontrer comment les exigences relatives au délai de réponse seront
satisfaites.
3.2.4
Principes/approche/méthodologie de conception
Le proposant aurait avantage à préciser certains aspects du projet considérés comme défi principal,
qu’illustreront sa philosophie, son approche et sa méthodologie de conception. Le proposant a ici
l’occasion de décrire la philosophie de conception globale de l’équipe ainsi que l’approche qu’elle entend
utiliser pour résoudre les questions relatives à la conception et, en particulier, de fournir des explications
détaillées sur des aspects uniques du projet actuel.
philosophie/approche/méthodologie de conception.
décrire les principaux défis et comment l’approche de votre équipe sera appliquée à ces défis
particuliers.
3.2.5
Réalisations du proposant dans le cadre de projets
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Décrire les réalisations et l’expérience du proposant à titre d’expert-conseil principal dans le cadre de
projets.
Choisir un maximum de 3 projets liés à des laboratoires NC2 ou de niveau de classification supérieur
exécutés au cours des 6 dernières années pour lesquels l’entreprise était responsable de la conception
et de la construction/rénovation. Les locaux construits ou rénovés dans le cadre de ces projets doivent
être fonctionnels et être occupés depuis au moins 1 ans. Aux fins de prise en considération, un (1) seul
des trois (3) projets, au maximum, peut être présenté à titre de projet réalisé en coentreprise. Seuls les
3 premiers projets, présentés dans l'ordre, seront examinés; tous les autres ne recevront aucune
considération, comme s'ils n'avaient pas été soumis.
indiquer clairement comment ce projet est comparable/pertinent au projet faisant l’objet de la DDP
intention et brève description du projet; les parties narratives devraient comprendre une
discussion sur l’approche et la philosophie de conception employées pour respecter l’esprit du
projet et satisfaire les défis et les résolutions en matière de conception
contrôle et gestion du budget - c.-à-d. prix du contrat et coût définitif de construction - expliquer
les écarts
contrôle et gestion des calendriers du projet - c.-à-d. calendrier initial et calendrier révisé expliquer les différences
références de clients - nom, adresse et numéros de téléphone et de télécopieur des clients dont le
nom est donné en référence au niveau de l’exécution des travaux - les références peuvent faire
l’objet d’une vérification
noms des personnes clés responsables de la réalisation du projet
prix d’excellence reçus.
Le proposant (tel que défini dans l’article IG2 intitulé « Définitions » de la clause R1410T Instructions
générales aux proposants) doit posséder les connaissances des projets ci-dessus. L'expérience de
projets antérieurs d'entités autre que de celle du proposant ne sera pas prise en considération lors de
l'évaluation à moins que les entités ne fassent partie de la coentreprise du proposant.
Veuillez indiquer les projets qui ont été réalisés dans le cadre d’une coentreprise et les responsabilités de
chacune des entités membres de cette coentreprise dans chaque projet.
3.2.6 Réalisations des principaux sous-experts-conseils et spécialistes dans le cadre de
projets
Décrire les réalisations et l’expérience des principaux sous-experts-conseils et spécialistes à titre
d’expert-conseil principal ou de sous-expert-conseil dans le cadre de projets. Si le soumissionnaire
propose de fournir des services multidisciplinaires qui pourraient normalement être assurés par un
sous-expert-conseil, il doit l’indiquer ici.
Choisir au plus 3 projets liés à des laboratoires NC2 ou de niveau de classification supérieur exécutés
au cours des 6 dernières années par les principaux sous-experts-conseils ou spécialistes désignés, pour
lesquels l’entreprise était responsable de la construction/rénovation. Les locaux construits ou rénovés
dans le cadre de ces projets doivent être fonctionnels et être occupés depuis au moins 1 ans. Aux fins de
la prise en considération, un (1) seul des trois (3) projets, au maximum, peut être présenté à titre de
projet réalisé en coentreprise. Remarque : Seuls les 3 premiers projets, présentés dans l'ordre (par
sous-expert-conseil ou spécialiste) seront examinés; tous les autres ne recevront aucune considération,
comme s'ils n'avaient pas été soumis.
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indiquer clairement comment ce projet est comparable/pertinent au projet faisant l’objet de la DDP
intention et brève description du projet; les parties narratives devraient comprendre une
discussion sur l’approche et la philosophie de conception employées pour respecter l’esprit du
projet et satisfaire les défis et les résolutions en matière de conception
contrôle et gestion du budget
contrôle et gestion des calendriers du projet
références de clients - nom, adresse et numéros de téléphone et de télécopieur de clients dont le
nom est donné en référence au niveau de l’exécution des travaux - les références peuvent faire
l’objet d’une vérification
noms des personnes clés responsables de la réalisation du projet
prix d’excellence reçus.
3.2.7
Réalisations du personnel principal clé (expert-conseil principal, sous-experts-conseils et
spécialistes) liées à des projets de laboratoires
Décrire l’expérience et la compétence relatives aux tâches du personnel principal clé pour chacun des
membres de l’équipe de l’expert-conseil affectés à ce projet, indépendamment de leur association
antérieure avec l’entreprise du proposant actuel. Il s’agit là d’une occasion de mettre en valeur les points
forts des membres de l’équipe et de souligner leurs responsabilités, engagements et réalisations
antérieures.
Renseignements devant être fournis pour chaque membre du personnel clé - curriculum vitae d’au plus
une (1) page pour chaque membre du personnel principal clé (remarque : si un membre de l’équipe de
l’expert-conseil est affecté à différents rôles d’expert pour ce projet, veuillez fournir un curriculum vitae
distinct afin de prouver cette expertise particulière) :
accréditation professionnelle
accomplissements/réalisations/prix d’excellence
expérience pertinente, compétence et nombre d’années d’expérience
rôle, responsibilité et degré de participation de chaque membre dans le cadre de projets
antérieurs.
3.2.8 Réalisations du personnel affecté au projet (expert-conseil princial, sous-experts-conseils
et spécialistes) liées aux projets de laboratoire ou projets de complexité équivalente
Décrire l’expérience et la compétence des membres du personnel affecté à la réalisation du présent
projet, indépendamment de leur association antérieure avec l’entreprise du proposant actuel. Il s’agit là
d’une occasion de mettre en valeur les points forts des membres de l’équipe et de souligner leurs
responsabilités, engagements et réalisations antérieures.
Renseignements devant être fournis pour chaque membre du personnel clé - curriculum vitae d’au plus
une (1) page pour chaque membre du personnel affecté au projet (remarque : si un membre de l’équipe
de l’expert-conseil est affecté à différents rôles d’expert pour ce projet, veuillez fournir un curriculum
vitae distinct afin de prouver cette expertise particulière) :
accréditation professionnelle
accomplissements/réalisations/prix d’excellence
expérience pertinente, compétence et nombre d’années d’expérience
rôle, responsibilité et degré de participation de chaque membre dans le cadre de projets
antérieurs.
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3.3
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ÉVALUATION ET COTATION
Dans un premier temps, les enveloppes contenant les propositions de prix ne seront pas ouvertes et
seuls les aspects techniques des propositions qui sont recevables seront examinés, évalués et cotés par
un comité d’évaluation de TPSGC conformément à ce qui suit afin d’établir les cotes techniques:
Critère
Coefficient de
pondération
Cote
Cote
pondérée
Compréhension du projet
1,5
0 - 10
0 - 15
Étendue des services
1,0
0 - 10
0 - 10
Gestion des services
1,0
0 - 10
0 - 10
Principe/approche/méthodologie de conception
1,0
0 - 10
0 - 10
Réalisations du proposant
2,0
0 - 10
0 - 20
Réalisations des principaux
sous-experts-conseils/spécialistes
1,0
0 - 10
0 - 10
Réalisations du personnel principal clé
1.0
0 - 10
0 - 10
Réalisations du personnel affecté au projet
1.5
0 - 10
0 - 15
Cote technique
10,0
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Tableau générique d'évaluation
Les membres du Comité d'évaluation de TPSGC évalueront les points forts et faiblesses de la
soumission selon les critères d'évaluation et attribueront une cote de 0, 2, 4, 6, 8 ou 10 points pour
chaque critère d'évaluation selon le tableau générique d'évaluation qui suit:
0 point
INADÉQUA
T
FAIBLE
ADÉQUAT
PLEINEMENT
SATISFAISANT
SOLIDE
2 points
4 points
6 points
8 points
10 points
Connaît
jusqu'à un
certain point
les exigences
mais ne
comprend pas
suffisamment
certains
aspects des
exigences
Démontre une
bonne
compréhension
des exigences
N'a pas fourni
de
Ne
comprend
pas du tout
renseignement ou comprend
s pouvant être mal les
évalués
exigences
Démontre une
très bonne
compréhension
des exigences
Démontre une
excellente
compréhension
des exigences
Faiblesse ne De façon
Faiblesses
peut être
générale, il est peuvent être
corrigée
peu probable corrigées
que les
faiblesses
puissent être
corrigées
Aucune faiblesse Aucune
significative
faiblesse
apparente
Le proposant
ne possède
pas les
qualifications
et
l'expérience
Le proposant
manque de
qualifications
et
d'expérience
Le proposant
possède un
niveau de
qualifications et
d’expérience
acceptable
Le proposant
possède les
qualifications et
l'expérience
Le proposant
est hautement
qualifié et
expérimenté
Peu
probable que
l'équipe
proposée
soit en
mesure de
répondre aux
besoins
Équipe ne
compte pas
tous les
éléments ou
expérience
globale faible
Équipe compte
presque tous
les éléments et
satisfera
probablement
aux exigences
Équipe compte
tous les
éléments certains
membres ont
travaillé
ensemble
Équipe solide les membres
ont travaillé
efficacement
ensemble à des
projets
similaires
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Projets
antérieurs
non
connexes
aux
exigences du
présent
besoin
Généralement
les projets
antérieurs ne
sont pas
connexes aux
exigences du
présent besoin
Projets
antérieurs
généralement
connexes aux
exigences du
présent besoin
Projets
antérieurs
directement
connexes aux
exigences du
présent besoin
Principal
responsable de
projets
antérieurs
directement
connexes aux
exigences du
présent besoin
Extrêmemen
t faible; ne
pourra pas
satisfaire
aux
exigences de
rendement
Peu de
possibilité de
satisfaire aux
exigences de
rendement
Capacité
acceptable;
devrait obtenir
des résultats
adéquats
Capacité
satisfaisante devrait obtenir
des résultats
efficaces
Capacité
supérieure;
devrait obtenir
des résultats
très efficaces
Pour que leur proposition soit étudiée plus en profondeur, les proposants doivent obtenir une Note
technique d’au moins cinquante (50) points sur les cent (100) points disponible tel que précisés
ci-dessus.
Les propositions des proposants qui n’obtiennent pas la note de passage de cinquante (50)
points ne seront pas étudiées plus en profondeur.
EPEP 4PRIX DES SERVICES
Toutes les enveloppes de proposition de prix correspondant aux propositions recevables qui ont obtenu
la note de passage de cinquante (50) points sont ouvertes à la suite de l’évaluation technique. Un prix
moyen est établi en additionnant toutes les propositions de prix et en divisant la somme par le nombre
de propositions de prix ouvertes.
Toutes les propositions de prix ayant un écart de plus de vingt-cinq pour cent (25%) au-dessus du prix
moyen occasionneront le rejet de la proposition complète, laquelle ne sera plus considérée.
Les propositions de prix restantes sont cotées comme suit :
On attribuera la cote de prix de 100 à la proposition de prix la moins-disante.
On attribuera les cotes de prix de 80, 60, 40 et 20, respectivement, aux deuxième, troisième,
quatrième et cinquième propositions de prix les moins-disantes. On attribuera la cote de prix de
0 à toutes les autres propositions de prix.
Dans les rares cas où deux (ou plusieurs) propositions de prix sont identiques, on attribuera la
même cote aux propositions de prix égales, et on sautera le nombre correspondant de cotes
ensuite.
On multipliera la cote de prix par le pourcentage déterminé afin d’obtenir la note de prix.
EPEP 5
NOTE TOTALE
Les notes totales seront calculées comme il suit :
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Cote
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Plage
d’évaluation
% de la note
totale
Note
(points)
Cote technique
0 - 100
90
0 - 90
Cote de prix
0 - 100
10
0 - 10
100
0 - 100
Note totale
Le Comité d'évaluation recommandera de contacter d'abord le proposant auquel on aura attribué la
meilleure note totale, pour la prestation des services requis. Dans le cas d’une égalité, le proposant qui
présente la proposition de prix la moins-disante pour les services sera retenu.
EPEP 6 EXIGENCES DE PRÉSENTATION DES PROPOSITIONS - LISTE DE
VÉRIFICATION
La liste des formulaires et des documents fournie ci-après a pour but d’aider le proposant à établir un
dossier de proposition complet. Il appartient au proposant de satisfaire à toutes les exigences de
présentation des propositions.
Veuillez suivre les instructions détaillées de l’article IG 16 « Présentation des propositions » de la clause
R1410T Instructions générales aux proposants. Le proposant peut, s’il le désire, joindre à sa proposition
une lettre d’accompagnement.
Identification de l’équipe - voir le modèle de présentation type à l’annexe A
Formulaire de déclaration/d'attestations - formulaire présenté à l’annexe B, rempli et signé
Attestations pour le Code de conduite - liste des administrateurs / propriétaires- annexe B,
annexe BB
Proposition - soumettre un (1) original de la proposition plus cinq (5) copies
Page couverture de la DDP
Page couverture de toute(s) modification(s) de l’invitation
Dans une enveloppe distincte :
Formulaire de proposition
de prix - un (1) exemplaire rempli et présenté dans une enveloppe distincte.
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ÉNONCÉ DE PROJET
Description du projet
DP 1
DP 2
DP 3
DP 4
DP 5
DP 6
DP 7
DP 8
Renseignements sur le projet
Identification du projet
Contexte du projet
Documents existants
Programme
Objectifs du projet
Enjeux
Services d’expert-conseil
Description des services
AP 1 Administration du projet
Services requis
SR 1 Analyse des exigences du projet
SR 2 Études conceptuelles
SR 3 Design préliminaire
SR 4 Documents de construction
SR 5 Appel d’offres, évaluation des soumissions et adjudication du contrat de construction
SR 6 Construction et administration du contrat
SR 7 Mise en service de l’installation
SR 8 Gestion des risques
Services additionnels
SA 1 Planification, établissement et contrôle du calendrier du projet
SA 2 Estimation et planification des coûts
SA 3 Services supplémentaires sur le chantier pendant la construction
SA 4 Services-conseils relatifs au déménagement du laboratoire
SA 5 Rapport de clôture
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ÉNONCÉ DE PROJET
L’énoncé de projet compte deux sections :
Description du projet
Description des services
Administration du projet
Services requis
Services additionnels
Pour connaître les normes relatives à la prestation des services décrite dans la présente partie, veuillez
consulter le document intitulé, « Faire affaire avec SAG ». Il faut se conformer aux exigences des
normes qui s’appliquent à ces services.
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DESCRIPTION DU PROJET
DP 1
RENSEIGNEMENTS SUR LE PROJET
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) souhaite retenir les services d’un
cabinet d’architectes à titre d’expert-conseil principal spécialisé dans l’expertise de laboratoires de
niveau de confinement 2 (NC2) ou supérieur et appuyé par une équipe possédant la même expertise
relativement aux laboratoires NC2, composée d’ingénieurs en mécanique et électricité et de
professionnels d’autres domaines pour la fourniture des services requis dans le cadre du présent projet.
1.1
Titre du projet de TPSGC: CFIA GTA Laboratory Expansion Fit-up
1.2
Adresse du projet:
1.3
Numéro de projet de TPSGC: R.061999.001
1.4
Client / utilisateur:
Agence canadienne
d’inspection des
aliments(ACIA) Dirigeant de projet :
Santé Canada (HC) Propriétaire du bâtiment :
SNC-Lavalin Gestionnaire immobilier :
SNC Lavalin Responsable de la
mise en service:
2301, avenue Midland
Scarborough (Ontario)
Christopher Dawson
Dirigeant de projet, Planification, conception et
construction
Agence canadienne d’inspection des aliments,
59, promenade Camelot
1er étage Est, pièce 211
Ottawa (Ontario) K1A 0Y9
Tony Zilli
Directeur régional, Immobilisations, service administratif et
sécurité
Santé Canada
Tameash Persaud
SNC-Lavalin F et E
Frank Corcoran
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SNC-Lavalin F et E
55, rue Bay
Hamilton (Ontario) L8R 3P7
1.5
Équipe de TPSGC :
Gestionnaire de projet : Daniella Mavroudis
(Représentante ministérielle)
Gestion de projet, SPT
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
(TPSGC)
4900, rue Yonge
Toronto (Ontario) M2N 6A6
Gestionnaire de la
conception :
Gestionnaire de la mise en
service :
Alice Da Silva
Ressources d’architecture et de génie
(TPSGC)
4900, rue Yonge
Toronto (Ontario) M2N 6A6
À déterminer
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DP 2
IDENTIFICATION DU PROJET
2.1
Description
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L’agence canadienne d’inspection des aliments (ACIA) souhaite que ses laboratoires existants, situés à
l’installation de Santé Canada (SC) au 2301, avenue Midland, à Scarborough, en Ontario, soient rénovés
et agrandis. Ce projet de rénovation s’inscrit dans le plan visant à améliorer les méthodes de laboratoires
et la fonctionnalité de ceux-ci et à réduire le risque de contamination croisée entre les différentes
activités des laboratoires.
L’ACIA a quitté ses locaux de Mississauga afin de partager des locaux avec Santé Canada à
l’emplacement actuel il y a cinq années. L’ACIA et Santé Canada partagent certaines fonctions.
L’analyse du programme fonctionnel et des options réalisée par NXL Architects/Merrick Canada en vue
de définir les besoins des utilisateurs, les options proposées et les exigences du projet, a été terminée le
3 mai 2012. Pour obtenir des renseignements à ce sujet, veuillez consulter l’annexe F.
Sur la base de ce rapport, NXL Architects a entrepris une étude de faisabilité, terminée le 5 février 2013,
à la suite de laquelle l’ACIA a donné une approbation préliminaire au projet. L’étude de faisabilité est
présentée dans son intégralité à l’annexe G. Tous les travaux devraient s’inscrire dans la poursuite de
l’élaboration de l’étude conceptuelle décrite dans le présent rapport, exception faite de l’aggrandissement
en annexe à l’ouest, car cette partie a déjà été mise en oeuvre, et permettre l’exécution du projet jusqu’à
ce qu’il soit mené à terme.
Ce projet nécessite des services d’experts-conseils multidisciplinaires possédant de l’expérience liée aux
laboratoires aux fins d’examen de la conception proposée, de l’élaboration de la conception et des
travaux de construction pour la rénovation et l’aggrandissement des laboratoires existants de l’ACIA.
TPSGC, pour le compte de l’ACIA, prévoit embaucher un gestionnaire de la mise en service qui
préparera un plan de mise en service et surveillera la mise en oeuvre de celui-ci durant la conception et
la construction. L’équipe d’experts-conseils devra assurer la coordination des exigences du plan de mise
en service du gestionnaire de la mise en service dans le respect de la portée du projet.
TPSGC, en collaboration avec l’ACIA et SC, coordonnera la réinstallation du personnel de SC qui
occupe actuellement les locaux et qui est touché par ce projet. TPSGC gérerea cette partie de la portée
du projet.
L’expert-conseil devra fournir les services d’un conseiller en coordination pour le déménagement du
laboratoire qui planifiera et coordonner tous les éléments complexes de la mise en service, du
déménagement et de la réinstallation de l’équipement tout en assurant que les activités des laboratoires
se poursuivent durant la construction.
TPSGC a embauché un expert-conseil en environnement afin de préparer un inventaire des substances
désignées dans les environs de la zone du projet proposée. TPSGC compte également embaucher un
expert-conseil en environnement afin de préparer un devis et des dessins pour l’enlèvement/l’élimination
des substances désignées, au besoin, et de surveiller le chantier durant la construction. L’expert-conseil
devra intégrer le devis et les dessins décrivant la portée des travaux liés aux susbtances désignées dans
les documents relatifs à la construction concernant ce projet. L’expert-conseil devra assurer la
coordination de la portée de ces travaux avec d’autres aspects du projet, notamment le calendrier du
projet pour ce qui est des incidences sur la mise en oeuvre progressive du projet.
2.2
Coûts
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Dans l’estimation de construction de catégorie C, terminée le 21 décembre 2012 dans le cadre du
rapport sur l’étude de faisabilité, on a évalué les coûts en dollars de 2012 à 1 844 000 $, TVH en sus.
2.3
Calendrier
Les principales activités du projet et leur échéanciers correspondants sont indiqués ci-après :
ACTIVITÉ
SR1 et
SR2 SR3 SR4 SR5 -
DURÉE
ESTIMATIVE
Analyse des exigences du projet
Étude conceptuelle
(y compris les examens et l’approbation)
Design préliminaire
(y compris les examens et l’approbation)
Documents de construction
(y compris les examens)
Appel d’offres, évaluation et adjudication
du contrat de construction
SR6 -
Construction et administration du contrat
SR7 -
Mise en service de l’installation
5 semaines
8 semaines
20 semaines
8 semaines
52 semaines
5 semaines
Dans le cadre de ce projet, la date d’occupation doit être avant le 31 mars 2016. Les installations de
l’ACIA et de SC doivent être fonctionnelles au plus tard à cette date.
Les délais ci-dessus pendront effet immédiatement après l’attribution du contrat au proposant retenu.
Lorsqu’il préparera le calendrier détaillé, l’expert-conseil devra veiller à ce que les travaux soient prévus
simultanément lorsque ceux-ci ne sont pas interdépendants.
La durée des activités est préliminaire, et il incombe à l’expert-conseil, dans le cadre de son rôle de
planificateur, de vérifier et de confirmer la faisabilité des dates prévues ci-dessus (pour obtenir des
précisions, voir la section SA1, Planification, établissement et contrôle du calendrier du projet).
DP 3
CONTEXTE DU PROJET
3.1
Antécédents du projet
En 2008, l’Agence canadienne d’inspection des aliments (ACIA) a quitté les locaux qu’elle louait à
Mississauga pour s’installer dans une installation appartenant à la Couronne au 2301, avenue
Midland à Scarborough, et partager des locaux avec Santé Canada.
Afin d’améliorer les méthodes de laboratoire et la fonctionnalité de ceux-ci et de réduire les risques
de contamination croisée entre les différentes activités du laboratoire, les installations existantes de
l’ACIA doivent être agrandies.
L’ACIA a embauché un expert-conseil, NXL Architects, afin que ce dernier prépare un programme
fonctionnel et une analyse des options en vue de définir à quel endroit un agrandissement pourrait
être réalisé. Le rapport de mai 2012 de NXL Architects (se reporter à l’annexe F) a été utilisé dans
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les négociations entre l’ACIA et Santé Canada à l’appui d’améliorations au fonctionnement
mécanique et de l’immeubleet et dans le but d’examiner les possibilités de rénovation et
d’agrandissement.
À la suite de ces discussions, l’ACIA et Santé Canada se sont entendus sur deux zones
d’agrandissement : un agrandissement contigu à l’est, dans le bâtiment existant, pour certaines
activités de laboratoires, et un agrandissement en annexe à l’ouest pour les activités de bureau. NXL
Architects a reçu la tâche d’étudier cette nouvelle option et a préparé l’étude de faisabilité terminée
le 5 février 2013 (se reporter à l’annexe G). Veuillez prendre note que l’agrandissement en annexe à
l’ouest est terminé et que la portée de travaux pour cette zone n’est plus nécessaire dans le cadre
de ce projet.
L’aménagement recommandé, illustré dans le dessin A-10 de l’étude de faisabilité (se reporter à
l’annexe G), a été élaboré en se fondant sur l’étude de NXL Architects et, d’autre part, en
collaboration avec le personnel de l’ACIA, et il fournit des renseignements détaillés sur la disposition
des laboratoires.
Dans l’aménagement proposé, on recommande un projet de rénovation en trois étapes sans locaux
transitoires et le maintien des activités des laboratoires sans interruption. Pour un survol des étapes
proposées, veuillez vous reporter au dessin A-17 de l’étude de faisabilité (se reporter à l’annexe G).
Sommaire des recherches, de la planification et des recommandations pertinentes
Programme fonctionnel - se reporter à l’annexe F
Étude de faisabilité - analyse des options - se reporter à l’annexe F
Option finale - se reporter à l’annexe G
3.3
Élaboration du besoin du client/de l’utilisateur
Soucieuse de l’exécution de la mise en service de ses laboratoires, l’ACIA a demandé à TPSGC
d’embaucher un gestionnaire de la mise en service en vue de superviser la mise en service de ce
projet afin de répondre aux intérêts de l’ACIA. SNC-Lavalin est responsable des activités du
bâtiment de base et contribuera à la mise en service de l’installation.
3.4
Intervenants
Les intervenants du projet englobent des représentants des organisations suivantes :
Agence canadienne d’inspection des aliments - ministère-client/utilisateur
Santé Canada - propriétaire du bâtiment
SNC-Lavalin - Gestionnaire immobilier de Santé Canada, embauché par TPSGC
TPSGC - Direction générale des biens immobiliers, Services professionnels et techniques gestionnaire de projet et gestionnaire de la conception
3.5
Caractéristiques du site, défis
Examiner les conditions existantes et les systèmes du bâtiment pour ce qui est de l’établissement
des capacités et des améliorations à apporter au système CVAC afin de permettre la réalisation des
rénovations.
Planifier par étapes le démantèlement des laboratoires, la réinstallation du personnel et de
l’équipement, ainsi que la mise hors service et la mise en service de l’équipement.
Santé Canada rénove d’autres zones du bâtiment, c’est pourquoi les activités de construction de ce
projet doivent être exécutées séparément du travail des autres entrepreneurs dans le bâtiment.
Permettre le maintien des activités des laboratoires de Santé Canada et de l’ACIA durant la
construction. La construction doit être effectuée en dehors des heures normales de travail et
pendant les fins de semaine.
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Objectifs du gouvernement fédéral
TPSGC a élaboré une politique sur les bâtiments durables qui tient compte de facteurs
environnementaux aux étapes de la planification, de la conception et de la construction pour un
projet.
Ce projet étant exécuté au sein d’un bien de l’État, sa conception et l’élaboration de ses détails
doivent être effectuées avec la diligence raisonnable nécessaire pour démontrer que les
considérations à long terme ont été examinées. Ces considérations portent sur l’ensemble des
systèmes du bâtiment. L’analyse de cycle de vie doit être prise en compte dans la conception,
l’élaboration des détails et le choix des matériaux. La durabilité et la facilité d’entretien doivent être
constamment démontrés tout au long du projet.
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DOCUMENTS EXISTANTS
4.1
Documents existants - se reporter aux annexes F et G
- Rapport final sur le programme fonctionnel et l’analyse d’options
relatifs aux
laboratoires de la RGT de l’Agence canadienne d’inspection des aliments, préparé par
NXL Architects, daté du 3 mai 2012.
- Étude de faisabilité sur l’agrandissement et la rénovation des laboratoires de la RGT de
l’Agence canadienne d’inspection des aliments, préparée par NXL Architects, daté du
5 février 2013.
4.2
Documents existants que le proposant retenu pourra consulter (à la suite de
l’attribution du contrat)
- Documents de construction originaux
- Dessins d’archives des travaux de rénovation des laboratoires de l’ACIA (2008)
- Inventaire des substances désignées du bâtiment du gouvernement du Canada situé au
2301, avenue Midland, à Toronto, en Ontario, préparé par Advanced Environmental
Corp., le 12 février 2009
- Rapport final sur le programme fonctionnel et l’analyse d’options
relatifs aux
laboratoires de la RGT de l’Agence canadienne d’inspection des aliments, préparé par
NXL Architects, daté du 3 mai 2012 (document complet).
- Normes d’aménagement pour l’initiative Milieu de travail 2.0 du gouvernement du
Canada
- Manuel de mise en service de TPSGC (CP-1), dernière version
4.3
Documents en cours d’élaboration (incomplets, mais le proposant retenu pourra les
consulter)
- Rapport sur l’état du bâtiment, préparé par TPSGC (2013)
- Inventaire sur les substances désignées pour les zones touchées par le projet
- Liste mise à jour de l’équipement
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PROGRAMME
La superficie de plancher brute pour les travaux de rénovation proposés est d’environ 760 m2, dont
l’ACIA occupe actuellement 570 m2, les 190 m2 n’étant pas occupés par l’ACIA.
Pour obtenir des renseignements détaillés sur les exigences du programme fonctionnel et l’étude de
faisabilité, veuillez vous reporter aux annexes F et G.
DP 6
OBJECTIFS DU PROJET
6.1
Qualité
6.1.1 Principes de conception - Généralités
L’expert-conseil doit maintenir un haut niveau de conception architecturale et technique fondée sur
les principes modernes reconnus de conception. Tous les éléments conceptuels, la planification, les
aspects architecturaux et les calculs d’ingénierie doivent être entièrement coordonnées et cohérents,
en conformité avec les principes exemplaires de conception.
Le niveau de qualité doit être compatible avec celui des autres bâtiments du gouvernement du
Canada.
Le projet doit être mis en œuvre dans le respect de l’environnement tout en procurant un milieu de
travail à la fois sain et sécuritaire qui respecte ou dépasse les codes et qui favorise un
fonctionnement optimal.
La qualité des matériaux, les détails et les méthodes de construction doivent correspondre au type
de bâtiment et au budget. L’expert-conseil doit éviter les matériaux expérimentaux, afin de tenir
compte de la totalité du cycle de vie du bâtiment.
Les coûts d’exploitation doivent être maintenus au plus bas et doivent correspondre aux coûts
d’exploitation projetés figurant dans le plan des coûts. En vue de la conformité à cette exigence, le
budget énergétique doit être respecté, le matériel choisi dont nécessiter le moins de personnel
d’exploitation possible, les revêtements de finition de l’immeuble doivent être faciles d’entretien, etc.
Le caractère, le profil volumétrique et l’échelle de ce projet ainsi que les matériaux utilisés doivent
cadrer avec son contexte environnant.
La conception doit autoriser le maximum de souplesse dans l’usage immédiat et futur des locaux.
6.1.2
Principes de conception - principes spécifiques
Normes de construction
Les laboratoires de l’ACIA doivent être conformes aux Normes et lignes directrices canadiennes en
matière de biosécurité suivantes :
Ressource sur le Web :http://canadianbiosafetystandards.collaboration.gc.ca/index-fra.php/
Le secteur des bureau x de l’administration et les locaux du bureau de soutien doivent être
conformes aux Normes d’aménagement pour l’initiative Milieu de travail 2.0 du gouvernement du
Canada. Un exemplaire des normes d’aménagement sera remise au proposant retenu.
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Pour les activités et les documents relatifs à la mise en service, veuillez vous reporter au Manuel de
mise en service de TPSGC (CP-1), dernière version. Veuillez vous reporter à la ressource sur le
Web suivante :
http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/biens-property/sngp-npms/bi-rp/tech/miseenservice-commissioning/docum
ents/manuel-manual-fra.pdf
6.2 Développement durable
La Stratégie fédérale de développement durable (SFDD), élaborée en 2010, remplace les stratégies
ministérielles antérieures et impose de nouvelles exigences visant à accroître la transparence de la prise
de décisions en matière d’environnement et des rapports sur le rendement pour le Parlement et les
Canadiens. La SFDD requiert la prise de mesures à l’échelle de l’administration fédérale afin d’atteindre
des buts et objectifs communs dans des domaines clés, comme la qualité de l’air et les changements
climatiques, la gestion de l’eau, la protection de la nature et la diminution de l’empreinte écologique.
Le Rapport sur les plans et les priorités (RPP) du TPSGC de 2013-2014 énonce les buts du Ministère en
matière de durabilité, qui se fondent sur la SFDD. Il engage TPSGC à minimiser l’empreinte écologique
du gouvernement en atteignant ses cibles lors des travaux sur les immeubles de base et les
aménagements de locaux existants (y compris les rénovations).
Compte tenu de la taille du projet de rénovation des laboratoires, il n’est pas requis de respecter les
engagement pris par TPSGC dans le cadre de ses stratégies actuelles et passées en matière de
développement durable. Cependant, le bâtiment respecte déjà les engagements du RPP de 2013-2014,
où on indique que, àpartir du 1er avril 2012, la performance environnementale de tous les bâtiments de
l’État existants d’une superficie de plus de 1000 m2 sera évaluée au moyen d’un outil d’évaluation
reconnu par l’industrie. En mars 2013, le 2301, avenue Midland a été évalué en fonction des Normes
environnementales de construction (BESt) de l’Association des propriétaires et administrateurs
d’immeubles (BOMA) et a obtenu une note de 73 %, ce qui correspond au niveau 2. Cela signifie que le
bâtiment respecte les pratiques exemplaires de la BOMA en matière de gestion environnementale. En
raison du projet de rénovation, toute amélioration apportée à l’enveloppe du bâtiment sera une
amélioration à la durabilité du bâtiment et la note accordée par le BOMA devrait être plus élevée.
6.3 Gestion des déchets
Le projet devra être réalisé de façon à respecter les normes environnementales.
Les pratiques de gestion des déchets de construction, de rénovation et de démolition (CRD) doivent être
suivies conformément aux normes de l’industrie à l’appui des nouveaux engagements de la Stratégie
fédérale de développement durable (SFDD) et des engagements connexes à celle-ci [p. ex. pour ce qui
est de la norme LEED et des Normes environnementales de construction (BESt) de l’Association des
propriétaires et administrateurs d’immeubles (BOMA)]. Il faut au minimum chercher à recycler et/ou de
réutiliser tous les matériaux possibles où il existe des services et des marchés locaux et on veiller à ce
ques les pratiques de gestion des déchets de CRD respectent l’ensemble de la réglementation
provinciale ou municipale concernant les déchets de CRD.
L’expert-conseil doit appliquer les principes des 3R comme il est indiqué dans le Protocole de TPSGC de
gestion des déchets solides non dangereux des travaux de construction, de rénovation et de démolition
(CRD) de 2002. Les documents d’appel d’offres pour ce projet devront prévoir la réutilisation et le
recyclage de ces produits et des composants qui peuvent être récupérés des déchets produits dans le
cadre du projet.
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La Direction générale des Biens immobiliers est assujettie au Protocole de TPSGC de gestion des
déchets solides non dangereux des travaux de CRD. Ce protocole fournit des directives relatives à la
gestion de ce type de déchets lors de projets de CRD. Le protocole satisfait aux exigences des politiques
fédérales et provinciales, et il est conforme aux engagements et aux objectifs immédiats de la Stratégie
de développement durable en matière de gestion des déchets solides non dangereux générés par les
projets de construction, de rénovation et de démolition.
Pour tous les projets de plus de 1 million de dollars de la Direction générale des biens immobiliers, un
programme de gestion des déchets solides doit être mis en oeuvre afin de tirer parti au maximum des
possibilités de réutilisation et de recyclage de l’infrastructure existante. La même exigence est prévue
dans la réglementation de l’Ontario pour les projets de plus de 2 000 mètres carrés (règlements de
l’Ontario 102/94 et 103/94) et au sein d’une politique pour le reste du Canada. Selon la pratique
exemplaire de TPSGC, on doit réaliser un taux de détournement des lieux d’enfouissement d’au moins
75 %.
L’expert-conseil doit élaborer un programme de gestion des déchets conforme à la réglementation
provinciale et aux politiques fédérales applicables. Voici les éléments requis :
1. L’expert-conseil doit préparer des spécifications DDN qui cadrent avec les exigences liées à la gestion
des déchets non dangereux et qui tireront parti au maximum du réacheminement des déchets afin de
guider la réutilisation, le recyclage et l’élimination finale des déchets du projet.. Ces spécifications
doivent inclure la spécification DDN 01 74 20 relative à la gestion et à l’élimination des déchets de
construction/déconstruction.
2. L’expert-conseil doit demander à l’entrepreneur général, dans les documents de construction, de
préparer un plan de gestion des déchets (y compris une vérification des déchets et un plan de travail de
réduction des déchets) qui soit conforme au Protocole de TPSGC de gestion des déchets solides non
dangereux des travaux de CRD, aux fins d’examen et d’approbation durant la préparation des
documents de construction, avant le début du projet.
3. L’expert-conseil doit demander à l’entrepreneur général, dans les documents de construction, de
vérifier la mise en oeuvre du plan de gestion des déchets tout au long du projet en surveillant les efforts
de réacheminement des déchets réalisés, en effectuant un suivi et en produisant un rapport sur les
résultats finaux. Les résultats finaux du réacheminement des déchets devront être présentés dans le
Rapport final sommaire sur le réacheminement des déchets à la fin du projet, que produira
l’entrepreneur général.
6.4 Conformité aux codes
On doit se conformer aux codes, aux règlements, aux lois et aux décisions des « autorités compétentes
». Les normes, les lois et les codes types nationaux doivent être respectés. De plus, les normes, les
directives et les politiques ministérielles de TPSGC et de l’ACIA doivent être respectées.
L’expert-conseil doit utiliser la dernière version des codes, normes, directives, règlements et règlements
administratifs applicables. Les autorités publiques compétentes examineront la conception aux fins de
l’obtention des approbations et des permis requis pour le projet. Pour une liste non exhaustive des
codes, règlements, normes et directives applicables, veuillez consulter le document de TPSGC « Faire
affaire avec les Services d’architecture et de génie de la région de l’Ontario » ci-joint, à l’annexe D.
En cas de chevauchement, les exigences les plus strictes doivent s’appliquer.
L’expert-conseil devra indiquer quelles autres sphères de compétences s’appliquent au projet.
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6.5
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Gestion des risques
Une stratégie de gestion des risques est essentielle à la gestion des projets de TPSGC. Une telle
stratégie réunit planification du projet et planification des achats. Tous les groupes d’intérêts d’un projet
seront pris en compte dans la stratégie de gestion des risques. Ces groupes formeront une équipe de
production intégrée. Les services particuliers requis pour l’exécution du projet sont indiqués à la section
des Services requis.
6.6
Santé et sécurité
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) reconnaît qu’il est tenu de protéger la
santé et d’assurer la sécurité de toutes les personnes qui travaillent sur des projets de construction de
l’État. Il reconnaît également que les employés fédéraux et ceux du secteur privé ont droit de bénéficier
de l’entière protection prévue dans les règlements sur l’hygiène et la sécurité au travail.
Pour satisfaire à cette exigence et améliorer la protection de la santé et de la sécurité de toutes les
personnes se trouvant dans des chantiers de construction fédéraux, TPSGC accepte de se conformer
aux lois et aux règlements des provinces et des territoires sur l’hygiène et la sécurité au travail, en plus
du Règlement canadien sur la sécurité et la santé au travail.
DP 7
ENJEUX
7.1
Éléments majeurs de coût
L’estimation et le contrôle efficaces des coûts sont des activités cruciales et doivent être confiées à des
économistes en construction qualifiés. Les estimations des coûts de catégories C et B doivent être
présentées sous forme d’une analyse des coûts par élément. La norme d’acceptation pour ce format de
présentation est l’édition courante du modèle d’analyse des coûts élément de l’Institut canadien des
économistes en construction.
L’estimation des coûts de catégorie A doit être présentée sous forme de ventilation des coûts par corps
de métier. On doit joindre aux estimations un sommaire et les pièces justificatives complètes indiquant
les éléments des travaux, les quantités, les prix unitaires et les montants.
Pour en savoir plus à ce sujet, veuillez vous reporter à la rubrique SA 2, Estimation et planification des
coûts, et au document de TPSGC « Faire affaire avec les Services d’architecture et de génie de la
région de l’Ontario » ci-joint, à l’annexe D.
7.2
Éléments majeurs de la mise ne oeuvre progressive
Le ministère-client souhaite qu’une approche progressive pour l’ordonnancement des travaux soit
adoptée, de la mise hors service de l’équipement au déménagement de l’équipement dans une aire
d’entreposage temporaire, en passant par le déménagement et la réinstallation de l’équipement dans les
laboratoires rénovés et le maintien des activités de l’organisation durant toute la construction.
L’embauche d’un conseiller en coordination pour le déménagement du laboratoire permettra de faciliter
les discussions durant l’élaboration de la conception et l’exécution des travaux de construction en vue de
favoriser et d’organiser les activités de planification du ministère-client pour que celui-ci puisse gèrer ses
activités et réinstaller son personnel durant la mise en oeuvre du projet. La difficulté liée à la
résinstallation du personnel tient au fait que les locaux temporaires sont limités et qu’ils ne seront pas
toujours libres. On devra examiner d’autres options pour ce qui est des locaux temporaires.
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SERVICES D’EXPERT-CONSEIL
L’équipe de l’expert-conseil doit être en mesure de fournir les services dans les disciplines suivantes :
Architecture
Génie mécanique
Génie électrique
Expertise liée aux laboratoires en génie
architectural, mécanique et électrique
Conseil en coordination pour le déménagement
du laboratoire
Mise en service
Contrôle du calendrier
Contrôle des coûts/estimation des quantités
Gestion du risque
TI et télécommunications
Sécurité
Conception, contrôle et surveillance liés à la
qualité de l’air intérieur
Commandes des systèmes du bâtiment
Conception des systèmes de protection contre
les incendies et de sécurité des personnes
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DESCRIPTION DES SERVICES
AP 1
ADMINISTRATION DU PROJET
OBJET
Les exigences administratives ci-dessous s’appliquent à toutes les phases de la réalisation du projet.
1.1
Gestion de projet de TPSGC
Le gestionnaire de projet affecté au projet est le représentant du Ministère.
Le gestionnaire de projet est l’agent ministériel qui s’occupe directement du projet, et il doit répondre de
son avancement. Il est également le point de liaison entre l’expert-conseil, Travaux publics et Services
gouvernementaux Canada et les ministères clients.
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada gère le projet et exerce un contrôle continu sur le
travail de l’expert-conseil durant toutes les phases de l’élaboration du projet. Sauf directive contraire du
gestionnaire de projet, l’expert-conseil doit satisfaire à toutes les exigences du gouvernement fédéral et
obtenir toutes les approbations nécessaires pour les travaux.
1.2
Produits généraux à livrer
Lorsque les produits à livrer et les présentations exigées incluent des sommaires, des rapports, des
dessins, des plans ou des calendriers, fournir six (6) copies papier de chaque et deux (2) copies sur
support électronique, sauf indication contraire.
1.3
Voies de communication
Sauf directive contraire du gestionnaire de projet, l’expert-conseil doit communiquer uniquement avec ce
dernier. Il ne doit pas y avoir de contact direct entre les ministères clients et l’expert-conseil.
Au cours de l’appel d’offres relatives aux travaux de construction, Travaux publics et Services
gouvernementaux Canada s’occupera de la correspondance avec les soumissionnaires et de
l’adjudication du contrat.
1.4
Médias
L’expert-conseil ne doit pas répondre aux demandes de renseignements ni aux questions sur le projet
provenant des médias. De telles demandes doivent être adressées au gestionnaire de projet.
1.5
Réunions
L’expert-conseil doit organiser, comme suit, des réunions tout au long de la période d’élaboration du
projet au 2301, avenue Midland, à Scarborough, à l’intention de tous les membres de l’équipe du projet,
dont les représentants des entités suivantes :
l’Agence canadienne d’inspection des aliments (client/utilisateur);
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada;
Santé canada (propriétaire de l’installation);
SNC-Lavalin F et E (gestionnaire immobilier);
les experts-conseils;
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le gestionnaire de la mise en service.
Analyse des exigences du projet
et étape de l’étude conceptuelle :
trois (3) réunions (y compris la réunion initiale)
Étape de l’élaboration
de la conception :
tous les deux (2) semaines
Étape de la réalisation des
dessins d’exécution :
Étape de l’appel d’offres :
toutes les trois (3) semaines après chaque examen des
soumissions aux taux d’achèvement de 50 % et de 99 %.
une (1) réunion durant la séance d’information de
l’entrepreneur général
Étape de l’administration du
contrat et de la construction : toutes les deux (2) semaines.
L’expert-conseil doit participer aux réunions, consigner les points discutés et les décisions prises, ainsi
que rédiger et distribuer le procès-verbal dans les 48 heures suivant la réunion. L’expert-conseil doit
créer et tenir à jour une liste des mesures de suivi et des questions en suispens, et doit inclure cette liste
aux procès-verbaux distribués.
1.6
Délai de réponse
Dans le cadre du présent projet, le personnel clé du proposant retenu, des sous-experts-conseils ou des
firmes d’experts doit assister aux réunions ou répondre aux demandes de renseignements sur préavis de
deux (2) jours.
1.7
Produits à livrer dans le cadre du projet - généralités
1.
Les produits à livrer et les documents à présenter dans le cadre de ce projet, doivent être
conformes au présent énoncé de projet.
Tous les devis et dessins doivent être produits et distribués, dans le format prescrit, en utilisant
les protocoles de transfert de fichiers et d’organisation en couches prescrits dans « Faire affaire
avec les Services d’architecture et de génie de la région de l’Ontario », à l’annexe D de l’énoncé
de projet.
À moins d’indication contraire dans l’énoncé de projet, six (6) copies de tous les produits
livrables doivent être fournies en plus d’une copie électronique dans un format compatibles aux
plates-formes qu’utilise TPSGC, comme Microsoft (Word et Excel), Microsoft project, AutoCADD
2010 ou la version la plus récente, et la dernière version de DDN. De plus, une copie
électronique en format PDF de tous les rapports finaux et de tous les documents contractuels
doit être fournie. Toutes les propositions et tous les documents électroniques doivent être
estampillés et signés par un professionnel du domaine respectif : architecte agréé en Ontario
(membre de l’OAA) et ingénieur (ing.) pour les disciplines liées au génie.
En ce qui concerne les normes relatives au dessin, à la documentation et à la présentation
relativement à la prestation de services aux présentes, veuillez vous reporter au document de
TPSGC « Faire affaire avec les Services d’architecture et de génie de la région de l’Ontario »
ci-joint, à l’annexe D du présent document. Les normes prévues dans « Faire affaire avec les
Services d’architecture et de génie de la région de l’Ontario » et les exigences liées à chaque
étape de livraison du projet qui sont indiquées dans l’énoncé de projet doivent être respectées
dans le cadre de la portée des services.
2.
3.
4.
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Tous les documents doivent être produits selon les quantités et les formats indiqués ci-après et les
étapes de livraison du projet suivantes :
Documents d’étude conceptuelle
Nbre de copies :
Copies papier
.........6.........
Fichiers CDAO Fichiers PDF*
.........1......... . .....2.....
Documents du design préliminaire
Nbre de copies :
Copies papier
.........6.........
Fichiers CDAO Fichiers PDF*
.........1......... . .....2.....
Documents de construction
Nbre de copies :
Terminé à 50 %
Terminé à 99 %
Terminé à 100 %
Copies papier Fichiers CDAO Fichiers PDF* Format
DDN
(dessins et
(dessins et
devis)
devis)
.........6......... ........1.........
.........6......... . ........1.........
.........6......... ........1.........
......2.....
......2.....
......2.....
.....1.....
......1.....
......1.....
Documents de l’appel d’offres
Nbre de copies :
Copies papier
Dessins
Devis
Devis
.........6.........
...5 reliées
..1 non reliée
Fichiers CDAO Fichiers PDF* Format
DDN
.......1.........
......2.....
...... 1.....
......2.....
....1.....
Documents d’archives (et d’après exécution, le cas échéant)
Nbre de copies
Copies papier Fichiers CDAO Fichiers PDF* Format
DDN
.........6......... .........1......... ......2.....
......1.....
* Nota : Pour les fichiers en format PDF, veuillez en présenter une copie par courriel et une
autre copie sur un CD remis en même temps que les autres fichiers requis.
1.8
Acceptation des produits à livrer de l’expert-conseil
1.
TPSGC reconnaît l’obligation de l’expert-conseil de répondre aux exigences du projet, toutefois,
le processus de réalisation du projet autorise TPSGC à examiner les travaux. TPSGC se réserve
le droit de refuser les travaux non indésirables ou insatisfaisants. L’expert-conseil doit
obtenir
l’acceptation du représentant du Ministère pour chaque étape du projet.
2.
L’acceptation indique que, d’après un examen général d’éléments matériels touchant à des
questions précises, ces derniers sont jugés conformes aux objectifs et pratiques
gouvernementaux
et ministériels et que les objectifs généraux du projet sont atteints.
3.
L’acceptation ne libère aucunement l’expert-conseil de sa responsabilité professionnelle relative
aux travaux et au respect du contrat.
4.
Le fait que TPSGC accecpte les travaux ne lui interdit pas pour autant de rejeter les
travaux jugés insatisfaisants à une étape ultérieure de l’examen. Si les activités progressives
relative au design préliminaire, les mises à jour de l’échéancier, les coûts et les risques ou
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l’étude technique révèlent que les acceptations antérieures devraient être retirées (à la suite de fautes,
d’erreurs ou du non-respect des exigences/demandes de la part de l’expert-conseil),
l’expert-conseil devra concevoir à nouveau ces travaux et les présenter pour les faire accepter,
à
ses frais.
5.
L’acceptation par le client/l’utilisateur et d’autres agences ou ordres de gouvernement doit être
obtenue afin de compléter l’acceptation de TPSGC. L’expert-conseil doit aider le représentant du
Ministère a obtenir toutes les acceptations nécessaires et ajuster tous les documents
conformément aux exigences de ces administrations lorsqu’il faudra leur demander d’accepter
des travaux.
1.9
Présentations, examens et approbations
Les travaux en cours doivent être examinés par le représentant du Ministère ainsi que par les entités
indiquées ci-après :
Examen de TPSGC et de l’ACIA (utilisateur)
Format de présentation : rapport, dessins et devis et échantillons
Calendrier des présentations : on doit examiner les présentations lorsque les éléments terminés
ont été transmis au gestionnaire de projet
Délai d’exécution prévu : 2 semaines
Nombre de présentations: jusqu’à l’obtention de l’approbation
Travail Canada - Protection contre les incendies ou comme il est indiqué par le représentant du
Ministère
Format de présentation : rapport, dessins et devis et dessins d’ateliers examinés liés à la
sécurité des personnes
et examinés ont été transmis au gestionnaire de projet
Nombre de présentations : jusqu’à l’obtention de l’approbation
Autorités municipales
Format de présentation : dessins et devis
Submission Schedule: les présentations sont effectuées par l’entrepreneur général après
l’attribution du contrat de construction et remises à la municipalité aux fins d’examen
Délai d’exécution prévu : à déterminer par la municipalité
Nombre de présentations : jusqu’à l’obtention du permis/approbation
SNC-Lavalin et Santé Canada
Format de présentation : rapport, dessins et devis et dessins
ont été transmis au gestionnaire de projet
Nombre de présentations: jusqu’à l’obtention de l’approbation
Veuillez présenter une copie des dessins d’ateliers examinés à chaque entité suivante :
TPSGC - représentant du Ministère
ACIA
SNC-Lavalin
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Santé Canada
Tableau des examens et des approbations
TPSGC
SR1 - Analyse des exigences du projet
et SR-2 Étude conceptuelle
Examen du programme fonctionnel et du rapport
sur l’étude de faisabilité
Examen de l’option de conception finale
révisée
Examen de l’estimation de catégorie « C »
Examen du procès-verbal de la réunion
SR3 Design préliminaire
Documents d’élaboration de la conception
Estimation (s) de catégorie « B »
SR4 Documents d’exécution/appel d’offres
Dessins et devis de construction achevés à 50 %
Dessins et devis de construction achevés à 99 %
Estimation (s) de catégorie « A »
Documents d’appel d’offres finaux
ACIA
SC et
SNC-Lavalin
Protection
contre les
incendies
E
A
E
A
E
A
E
A
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E = Examen
A = Approbation
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SERVICES REQUIS
SR 1
ANALYSE DES EXIGENCES DU PROJET
1.1 OBJECTIF
La présente étape vise à s’assurer que l'expert-conseil a examiné et pris en considération l’ensemble des
exigences du projet, qu'il a cerné et évalué les conflits ou les problèmes, qu'il a proposé des solutions de
rechange et qu'il a présenté une description des travaux renfermant un mode d'exécution, un calendrier
et des estimations afin de garantir une exécution cohérente du projet, lesquels ont fait l’objet d’une
approbation. Ces documents approuvés constitueront l'étendue des services que l'on utilisera tout au
long du projet à titre de document de référence.
1.2 PORTÉE DES TRAVAUX ET ACTIVITÉS
L’expert-conseil doit :
Analyser l’énoncé de projet, les besoins/le programme du projet et les documents reçus du
représentant du Ministère et informer ce dernier de tout problème constaté ou du besoin d’obtenir
des renseignements, des précisions ou des directives supplémentaires.
Faire connaître à l’équipe de l’expert-conseil affectée à la conception du projet les besoins du
projet et la proposition d’option de conception finale préparée par NXL Architects
Participer à la réunion initiale du projet
Examiner tout le matériel existant disponible portant sur le projet
Dresser un liste de l’équipement supplémentaire qui pourrait permettre d’exécuter le projet plus
rapidement
Visiter l’immeuble et le site, et vérifier la capacité et la disponibilité des services requis pour le
projet
Pendant la visite du site, réaliser les relevés et obtenir les renseignements pertinent à la
conception, notamment la vérification ou la préparation, au besoin, des dossiers des ouvrages
finis
Déterminer les incidences potentielles de l’option de conception finale sur les systèmes existants
du bâtiment
Examiner le calendrier de projet proposé pour vérifier si tous les jalons sont atteignables
Examiner le plan des coûts et le budget pour vérifier si tous les coûts sont réalistes et atteignables
Déterminer et vérifier toutes les autorités compétentes dans le cadre du projet
Recenser les codes, la réglementation et les normes applicables
Établir une politique afin de minimiser les répercussions du projet sur l’environnement
conformément aux objectifs du projet et aux limites économiques
Examiner les possiblités pour ce qui est des répercussions sur l’environnement et de l’application
de l’évaluation des répercussions sur l’environnement
Examiner les rapports sur les substances désignées, déterminer l’incidence sur la portée du projet
et établir si des zones supplémentaires pouvant avoir une incidence sur la portée du projet doivent
faire l’objet d’une étude.
Déterminer les services supplémentaires ou spécialisés qui pourraient être nécessaires à la
réalisation du projet, mais qui ne font pas partie des services requis du présent énoncé de projet.
Communiquer au représentant du Ministère la liste des services proposés comme l’équipement ou
les matériaux d’essai, ou tout autre service qui pourrait avoir une incidence sur la conception, la
qualité, le budget ou le calendrier du projet.
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1.3 PRODUITS À LIVRER :
Résumé exhaustif du programme et de l’énoncé de projet démontrant la compréhension de
l’étendue des travaux, y compris ce qui suit :
rapport sur les éléments des systèmes existants de l’immeuble de base, y compris leurs état,
anomalies et durée utile prévue;
échéancier et plan des coûts du projet confirmés ou rajustés;
identification par écrit des problèmes, conflits ou autres renseignements perçus/hypothèses
d’éclaircissement pour prise en considération par le gestionnaire de projet
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SR 2
ÉTUDES CONCEPTUELLES
2.1 OBJECTIF
Examiner, en détail, les besoins du projet inclus dans la proposition d’option de conception finale
préparée par NXL Architects dans son rapport final et recenser les divergences dans la conception et
déterminer les améliorations à y apporter. Fournir des conseils sur les améliorations potentielles à
apporter à la conception et déterminer son incidence sur les systèmes du bâtiment. Examiner les
possibilités d’amélioration et les analyser par rapport aux priorités et aux objectifs du programme établis
auparavant. Après ce processus, une option sera recommandée en vue de passer à l’élaboration de la
conception.
Examiner la proposition d’option de conception finale préparée par NXL Architects dans son
rapport du 5 février 2013 et dresser la liste de l’équipement et des exigences connexes; présenter
toute divergence et amélioration pour ce qui est de l’aménagement dans la proposition de
conception finale.
Réviser la version de la proposition d’option de conception finale préparée par NXL Architects
pour y inclure les améliorations et obtenir l’approbation pour la conception finale révisée avant de
passer à la prochaine étape.
Examiner les systèmes existants du bâtiment et les comparer à la conception finale afin de
déterminer l’incidence de celle-ci sur les systèmes de base du bâtiment et leurs capacités.
Présenter des options de rechange pour modifier les systèmes de bâtiment existants viables et
pouvant être mis au point afin qu’ils soient compatibles à la conception finale.
Analyser chaque solution en fonction des objectifs du projet, notamment les coûts et le calendrier.
Recommander une option de conception finale afin qu’elle soit mise en oeuvre ainsi que toute la
documentation justificative et les justifications techniques.
Préparer et remettre un rapport au représentant du Ministère aux fins d’examen et d’approbation.
Fournir des copies de tous les documents de conception dans le format et la quantité précisés à la
section AP 1.7
2.3 PRODUITS À LIVRER
L’expert-conseil doit fournir ce qui suit :
les dessins de conception pour toutes les disciplines;
les plans de mise en oeuvre par étapes;
une description des options avec recommandation de la solution privilégiée;
une estimation de catégorie « C »;
un rapport sur les écarts par rapport au calendrier des travaux et les mesures correctives
recommandées ou l’échéancier mis à jour, le cas échéant.
2.4 PRODUITS À LIVRER - PARTICULARITÉS
2.4.1 Dessins d’architecture
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Plan de l’emplacement montrant l’accès principal et les mouvements de la circulation durant la
construction afin de pouvoir séparer les déplacements des entrepreneurs de ceux des
occupants/utilisateurs du bâtiment et du public.
Plans d’étage schématique des options de rechange indiquant, notamment, la position relative des
principales zones d’aménagement et des zones de laboratoires, les mouvements de la circulation,
les zones où les systèmes des bâtiments seront touchés dans le cadre de l’exécution du projet, la
disposition du mobilier et du matériel.
Surfaces utilisables et résumé des principales zones d’aménagement requises et proposées.
Plan préliminaire de mise en oeuvre progressive indiquant les zones occupées et les zones de
construction et la séparation entre les différents entrepreneurs.
2.4.2 Dessins de structure
Systèmes structurels proposés ou de rechange, le cas échéant.
2.4.3 Dessins mécaniques
La présentation de la conception doit comprendre une description de la fonction et des exigences
mécaniques spécifiques de chaque zone (ou salle) du bâtiment qui sont touchés dans le cadre du
projet. Incorporer dans la présentation une liste des exigences liées à chaque salle et indiquer les
services mécaniques de bâtiment devant être fournis.
Expliquer, dans cette présentation, la corrélation entre les systèmes mécaniques projetés et les
besoins des utilisateurs.
Indiquer le volume d’air extérieur à fournir par personne.
Indiquer le débit d’approvisionnement en air dans les locaux occupés..
Déterminer si du personnel d’exploitation à temps plein sera requis pour assurer le fonctionnement
de l’équipement mécanique. Faire une distinction entre le personnel requis pour satisfaire aux
exigences des codes et le personnel requis en raison de la nature et de la taille de l’installation.
Déterminer l'emplacement du point d'entrée dans le bâtiment de tous les services mécaniques.
Indiquer l’emplacement des installations mécaniques du bâtiment qui sont touchés dans la cadre
de ce projet.
Effectuer une analyse de la consommation d’énergie pour chaque option proposée concernant les
systèmes mécaniques.
Les nouveaux systèmes proposés du bâtiment doivent respecter le budget énergétique du
bâtiment existant.
Établir une budget énergétique pour le bâtiment et le comparer à la consommation d’énergie du
bâtiment existant. L’énergie totale consommée dans le bâtiment doit être exprimée en kWh/m2.
Présenter une analyse des coûts d’énergie exhaustive, réalisée selon la méthode décrite dans la
présente section, à l’article intitulé « Charges supportées par le bâtiment et analyse énergétique ».
Dresser une liste des produits et de matériaux non-canadiens proposés pour le projet
accompagnée d’une justification écrite.
Mettre à jour la liste de l’équipement ayant des exigences mécaniques.
2.4.4 Dessins d’électricité :
Principaux systèmes électriques de base proposés à l’étape conceptuelle.
Plan d’implantation montrant l’emplacement des entrées des services.
Diagrammes de répartition montrant les schémas unifilaires jusqu'aux centres de répartition.
Plans d’étage montrant l’emplacement des principales installations électriques et des centres de
répartition.
Liste à jour de l’’équipement ainsi que des besoins en matière d’électricité.
Liste des détails standards de TPSGC à utiliser.
Sommaire des études en matière d’électricité accompagné d’une description des installations
électriques suffisamment détaillée pour que le représentant du Ministère puisse l’évaluer et
l’approuver. Y joindre des études de faisabilité et des études économiques concernant les
installations proposées, faisant état des coûts et des charges.
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Liste des produits et de matériaux non-canadiens proposés pour le projet accompagnée d’une
justification écrite.
2.4.5 Mise en service:
Définir les besoins liés à la mise en service en collaboration avec le gestionnaire de la mise en
service.
2.4.6 Examen de l’inventaire des substances désignées
Examiner l’inventaire des substances désignées afin de savoir si elles auront une incidence sur la
conception et le rendement des systèmes du bâtiment. Informer le représentant du Ministère de
tout problème.
Recenser les zones à l’intérieur des paramètres du projet où il pourrait être nécessaire de prendre
des échantillons des matériaux existants afin de déterminer si ces matériaux contiennent des
substances désignées. Le représentant du Ministère embauchera au besoin un autre
expert-conseil en vue de préparer un inventaire supplémentaire des substances désignées.
Si des travaux d’élimination sont nécessaires, coordonner les travaux avec l’ordonnanceur de
projet pour ce qui est des incidences sur les travaux progressifs et avec les représentants des
autres disciplines pour ce qui est de l’incidence sur la portée du travail.
Si des travaux d’élimination sont nécessaires, TPSGC embauchera un autre expert-conseil en vue
de préparer des dessins et devis qui seront inclus dans les documents d’appel d’offres. Un autre
expert-conseil assurera la surveillance du chantier.
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SR 3
DESIGN PRELIMINAIRE
3.1 OBJECTIF
La présente étape vise à élaborer davantage une des options présentées à l’étape des études
conceptuelles. Les documents d’élaboration de la conception sont constitués de dessins et d’autres
documents visant à décrire l’ampleur et la nature du projet dans son ensemble en ce qui concerne les
éléments architecturaux, structuraux, mécaniques et électriques, les matériaux et autres éléments requis
s’il y a lieu.
Obtenir l’acceptation écrite du Gestionnaire de Projet pour l’élaboration d’une des options d’études
conceptuelles proposées.
Si des modifications sont exigées, fournir la documentation à l’appui de tous les changements
requis, analyser les répercussions des modifications sur toutes les composantes du projet et
présenter de nouveau les documents pour approbation s’il y a lieu.
Élaborer et clarifier l’objet des études conceptuelles pour chaque discipline en matière de
conception.
Continuer d’examiner l’ensemble des lois, règlements, normes, directives, codes et des
règlements municipaux applicables dans le cadre de la conception du projet.
Présenter le matériel sur la conception au client, au comité d’examen de la conception ou à
d’autres comités, selon les directives du représentant du Ministère.
Présenter la conception aux autorités gouvernementales compétentes ou aux autorités locales, si
nécessaire;
Mettre au point l’option de conception approuvée à un niveau de détail qui facilitera les
estimations des coûts de catégorie B, l’examen de la conception et les discussions avec le
ministère client.
Présenter au représentant du Ministère des documents de design préliminaire suffisamment
détaillés pour définir l’envergure, le but et la nature de l’ensemble du projet.
Analyser la constructibilité du projet et donner des conseils sur le processus d’exécution des
travaux et sur sa durée.
En se fondant sur tout le matériel disponible à cette étape, élaborer un calendrier des jalons aux
fins de considération, en prêtant une attention particulière aux répercussions sur les locataires.
Fournir la liste de toutes les sections du Devis directeur national (DDN) à utiliser et en rédiger une
version préliminaire. Présenter un devis sommaire pour tous les systèmes, pour les principaux
éléments et pour le matériel. Joindre au devis sommaire la documentation des fabricants sur les
principaux éléments et équipements des systèmes proposés aux fins du présent projet.
Coordonner la portée des travaux d’élimination des substances désignées, le cas échéants, avec
la portée des travaux de toutes les disciplines dans le cadre du projet.
Fournir une estimation des coûts de construction de catégorie B à jour, établie d'après les
documents de design préliminaire, ainsi qu'un calendrier de projet et un plan des coûts révisé.
Fournir des exemplaires de tous les documents de design préliminaire, selon le modèle et le
nombre précisés dans la section AP 1.7.
Plan de l’emplacement
Plans de mise en oeuvre par étapes
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Plans de démolition
Plans d’étage, qui englobent toutes les disciplines, montrant en détail tous les services et les
éléments d’étage nécessaires pour prendre toutes les décisions de conception et pour évaluer de
façon substantielle le coût du projet
Détails d'architecture, de structure, de génie civil, de menuiserie et de finition pour déterminer le
choix des types de matériaux et des finis
Plans des plafonds réfléchis
Élévations intérieures indiquant l’emplacement de la menuiserie préfabriquée, du mobilier de
laboratoire et de l’équipement
Coupes et détails
Finis et palettes de couleurs
Relevé : finitions des salles, portes, cadres et grillages, accessoires de portes
Liste de l’équipement indiquant s’il s’agit d’équipement existant ou nouveau, son type, les besoins
mécaniques et électriques, l’endroit où il doit être entroposé et l’emplacement final proposé, qui
l’installera et quand.
Devis préliminaire pour tous les systèmes et les principaux éléments ou l’équipement principal
indiquant toutes les divisions du DDN applicables au projet et donnant une brève description de
tous les systèmes et des principaux éléments ou de l’équipement principal proposés pour le projet
Estimation des coûts de catégorie « B »
Calendrier préliminaire des travaux, y compris les articles à long délai de livraison
Rapport de l’ingénieur en protection contre l’incendie englobant les exigences, les stratégies ou
les interventions pour assurer la protection du bâtiment et de ses occupants
Dossier de projet indiquant en détail les hypothèses de base du projet et les justifications pour
toutes les décisions importantes
Énoncé de l’objectif de la conception et énoncé de la mise en service, qui seront inclus dans le
plan de mise en service (préparé par le gestionnaire de la mise en service)
Pour les produits mécaniques et électriques à livrer, veuillez vous reporter aux sections 3.4.3 et
3.4.4.
3.4 PRODUITS À LIVRER - PARTICULARITÉS
Les produits à livrer englobent ce qui suit :
3.4.1 Dessins d’architecture
Plan de l’emplacement montrant le ou les bâtiment et les éléments environnementaux existants
ou proposés, dont :
Mouvements de la circulation:
piétons;
véhicules privés;
aire de stockage pour la construction;
routes de services.
Stationnement :
employés;
visiteurs;
stationnement des véhicules de service et aires de chargement.
Plans de mise en oeuvre progressive
Plans de démolition
Plans de chaque étage montrant tous les locaux à bureaux et les laboratoires requis, notamment
toutes les aires de circulation, les escaliers, les ascenseurs requis ainsi que les locaux auxiliaires
nécessaires à l’entretien. Indiquer la trame du bâtiment, les modules, etc., et les dimensions des
principaux éléments.
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Plans du mobilier, de la menuiserie préfabriquée, du mobilier de laboratoire et de l’équipement
Plans des plafonds réfléchis coordonnant les éléments de tous les disciplines montés ou encastrés
dans le plafond comme les diffuseurs d’air, les gicleurs, les détecteurs de fumée, les luminaires,
les les hottes d’extraction.
Élévations intérieures de tous les laboratoires indiquant les exigences de conception pour le
mobilier et l’équipement de laboratoire afin de permettre de déceler les détails et de coordonner
les services mécaniques et électriques.
Coupes et détails de la menuiserie préfabriqueée et du mobilier de laboratoire
Préparation des tableaux des finitions et des couleurs pour les matériaux proposés dans les
bureaux et les laboratoires (au moins deux options de palettes de couleurs)
Relevé : finitions des salles, portes, cadres et grillages, ferronerie
Liste d’équipement indiquant s’il s’agit d’équipement existant ou nouveau, l’endroit où ils sont
entreposés, les emplacements proposés; le nouvel équipement qui sera installé par l’entrepreneur
général ou par d’autres entrepreneurs.
3.4.2 Dessins de structure :
Dessins montrant les éléments structuraux proposés, le type de fondation, les matériaux de construction,
les détails de retenue des murs et du parement extérieur, ainsi que tous les autres détails importants ou
inhabituels proposés. Les dessins peuvent être distincts des dessins d’architecture ou incorporés à
ceux-ci. Inclure une copie du rapport d’investigation du site sur lequel repose la conception.
3.4.3 Dessins de mécanique :
Plan d’implantation montrant l’emplacement des entrées de canalisations d’alimentation en eau,
d’égouts sanitaires et pluviaux et de branchements aux services publics, y compris tous les
niveaux de radiers clés.
Dessins montrant la dimension initiale des emplacements des installations de chauffage, de
ventilation et de conditionnement d’air et la disposition de tous les principaux équipements à
l’intérieur des locaux d’installations mécaniques.
Dessins de la tuyauterie et de la robinetterie montrant le parcours et les dimensions des
canalisations principales et l’emplacement de la robinetterie et des autres appareils sanitaires
requis.
Dessins des systèmes de protection contre l’incendie montrant les principaux éléments.
Préparer des ébauches à partir du concept approuvé. Mettre à jour l’analyse et le budget
énergétiques établis à l’étape des études conceptuelles.
Mettre à jour la liste des exigences.
Fournir sur toutes les charges énergétiques internes et externes des renseignements
suffisamment détaillés pour permettre de déterminer si la proposition est compatible avec les
services existants, le concept approuvé et le budget énergétique.
Procéder à une analyse des équipements et des installations retenus et y joindre les schémas et
les calculs nécessaires pour démontrer les avantages économiques des systèmes choisis.
Décrire les installations mécaniques à fournir ainsi que les composantes de chaque installation.
Décrire le fonctionnement proposé des installations mécaniques.
Expliquer les compétences que devra posséder le personnel d’exploitation pour faire fonctionner
les systèmes d’immeuble ainsi que les fonctions qu’il devra remplir.
Décrire l’architecture des dispositifs de commande des systèmes d’immeuble. Fournir une
architecture de réseau SCGE préliminaire, des schémas de principe des dispositifs de commande
des installations mécaniques, et l’ordre d’exécution des opérations.
Expliquer les mesures de contrôle acoustique qui seront intégrées à la conception.
Fournir les calculs et les calendriers (valves, diffusers, filtres, clapets, etc.)
Indiquer la direction de la circulation d’air
Fournir les dessins de la tuyauterie d’évacuation et de ventilation et des conduites d’alimentation
de la plomberie
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Fournir des dessins détaillés des commandes CVAC, de la liste des points du système CND, des
dispositifs de commande
Indiquer le tracé pour se rendre aux emplacements de raccordement
Liste d’équipement ayant des exigences mécaniques
3.4.4 Dessins d’électricité :
Soumettre des dessins contenant des renseignements plus détaillés sur les aspects suivants :
Schéma unifilaire des circuits d'alimentation ainsi que de leurs systèmes de mesure et de protection,
y compris :
la puissance nominale de l'équipement raccordé;
les rapports et les connexions des TC et des TP;
la description des relais le cas échéant;
les niveaux maximums de court-circuit utilisés pour la conception;
l’identification et la capacité des services;
la charge connectée et la demande maximale prévue de chaque centre de répartition.
Plans d’électricité comportant ce qui suit :
des élévations des étages et l’identification des pièces;
la légende de tous les symboles employés;
l’identification des numéros des circuits des prises de courant et interrupteurs de commande;
le diamètre de tous les conduits et les fils, sauf les diamètres maximums qui devraient être
mentionnés dans le devis;
une nomenclature des panneaux indiquant les charges de chaque panneau,
la disposition des conduits téléphoniques installés dans les planchers/plafonds.
Schémas de distribution pour le câblage des réseaux d’éclairage, d’alimentation électrique, de
téléphone, de télécommunications, d’alarme incendie et autres.
Schémas élémentaires des systèmes de contrôles.
Nomenclature des moteurs et des dispositifs de commande.
Plan d'implantation de l'éclairage et nomenclature des appareils d'éclairage montrant les circuits et
contenant des renseignements sur la commutation et le montage des appareils.
Plan de localisation des appareils de chauffage électrique et nomenclature connexe.
Indiquer le tracé pour se rendre aux emplacements de raccordement
Fournir des détails sur l’accès aux salles et leur sécurité
Liste de l’équipement ayant des exigences électriques
Fournir les données suivantes :
Charge connectée totale.
Demande maximale et facteurs de diversité.
Puissance de la charge de réserve.
Exigences et calculs relatifs aux courts-circuits montrant la puissance nominale de l'équipement
utilisé.
3.4.5 Mise en service
Définir les besoins opérationels en fonction de l’objectif de la conception de l’installation
Définir les besoins liés à la mise en service en collaboration avec le gestionnaire de la mise en
service
Préparer un énoncé de mise en service concernant les besoins liés à la mise en service,
notamment les objectifs, la portée des travaux et les besoins, les fonctions et les responsabilités
de l’utilisateur
Préparer un énoncé, à inclure avec l’énoncé de mise en service, indiquant les systèmes du
bâtiment qui nécessiteront des activités de mise en service importantes tant sur le plan
mécanique et électrique que pour ce qui est des essais du système intégré.
Coordonner les exigences du plan de mise en service préparé par le gestionnaire de la mise en
service
Définir et établir les documents précis à verser aux archives du projet
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Coordonner les exigences liés à la mise en service et les produits à livrer, dans le cadre du projet,
prévues à la section 3.4.6, Substances désignées
En fonction du résultat de l’examen du rapport sur les substances désignées, déterminer s’il est
nécessaire d’éliminer les substances désignées
S’il est nécessaire d’éliminer les substances désignées, indiquer les zones où l’élimination aura
lieu dans les dessins et les devis en notant que la portée des travaux sera préparée par un autre
expert-conseil, embauché par TPSGC. Coordonner les conséquences de la portée de ces travaux,
dans le cadre du projet, avec les représentants de toutes les disciplines. TPSGC embauchera un
autre expert-conseil pour préparer les dessins et les devis, qui seront inclus dans les documents
d’appel d’offres du projet. La surveillance de l’élimination sur le chantier sera également effectuée
par autre expert-conseil.
Coordonner les conséquences sur les travaux progressifs avec l’ordonnancier et les conséquences
sur la portée des travaux des différentes disciplines avec chaque représentant de celles-ci.
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SR 4
DOCUMENTS DE CONSTRUCTION
4.1 OBJECTIF
La présente étape vise à préparer les dessins et le devis qui doivent décrire en détail les exigences
relatives à l’exécution des travaux et à l’établissement de l’estimation finale des coûts du projet.
50 % indique que l’élaboration technique du projet est assez avancée - c’est-à-dire devis,
nomenclatures, détails et plans d’architecture et d’ingénierie plus élaborés.
99 % indique la présentation de documents d’exécution complets en prévision de l’appel d’offres
et la présentation aux autorités locales pour examen préalable à la demande d’obtention des
permis requis.
Élaborer un manuel d’exploitation des installations (MEI) particulier au projet.
La présentation finale intègre toutes les révisions exigées à la suite de la version à 99 % et vise à
fournir à TPSGC une version complète des documents d’exécution aux fins de l’appel d’offres.
4.2 PORTÉES DES TRAVAUX ET ACTIVITÉS - GÉNÉRALITÉS
Les activités sont similaires aux trois étapes; l’état d’avancement de l’élaboration du projet
devrait correspondre à l’étape de la présentation visée.
Obtenir l’approbation du représentant du Ministère pour les documents présenté aux différentes
étapes de l’élaboration de la conception (design préliminaire) [50 %, 99 % et final (100 %)]
Confirmer le format des dessins et des devis
Coordonner les besoins du projet, avec le gestionnaire de la mise en service, pour assurer la
conformité au plan de mise en service
Mettre à jour et achever l’énoncé d’objectif de la conception et l’énoncé de mise en service
Intégrer les exigences du plan de mise en service dans les documents de construction
Intégrer la portée des travaux des susbstances désignées qu’effectuent d’autres experts-conseils
de TPSGC dans les documents de construction
Précisez les procédures particulières (p. ex. construction progressive)
Présenter les dessins et devis aux étapes requises [50 %, 99 % et final (100 %)]
Fournir une réponse écrite à tous les commentaires d’examen et les intégrer dans les documents
de construction, s’il y lieu.
Donner des indications sur l’état d’avancement de l’estimation des coûts et, tout au long du projet,
fournir des estimations mises à jour
Mettre à jour le calendrier du projet
Préparer une estimation finale de catégorie « A »
Examiner les devis sur les matériaux et sur les procédés de construction et confirmer qu’ils
satisfont aux objectifs de développement durable
Fournir des copies de tous les documents de construction présentés, dans les format et les
quantités prévus à la section AP 1.7.
4.3 PORTÉE DES TRAVAUX ET ACTIVITÉ - PARTICULARITÉS
4.3.1 Réunion d’information technique et de production
La production des documents de construction doit faire l’objet d’un examen lors des réunions
organisées par le représentant du Ministère et l’expert-conseil
Les représentants du ou des ministères clients et le personnel de soutien de TPSGC doivent
assister aux réunions organisées par le représentant du Ministère.
L’expert-conseil doit veiller à ce que les membres de son personnel et les représentants des
sous-experts-conseils assistent aux réunions d’information technique et de production s’il y a lieu.
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L’expert-conseil devra se charger de toutes les données nécessaires, d’imprimer les données sur
les progrès, etc.
L’expert-conseil devra préparer les procès-verbaux des réunions et en distribuer des copies à tous
les participants.
4.3.2 Examen de l’avancement des travaux
Au fur et à mesure de l’élaboration des dessins de construction, présenter, au besoin, les dessins,
les nomenclatures, les détails, les données de conception pertinentes ainsi que le plan des coûts
et le calendrier du projet mis à jour.
Mécanique et électricité :
Les diagrammes de processus, les plans d'aménagement des systèmes, la sélection et les
dimensions de l'équipement et les plans d'étage montrant les principaux équipements.
Tous les principaux conduits d’air cotés et indiqués sur les dessins, notamment le plan
d’agencement de tous les principaux locaux contenant des installations mécaniques et des
transformateurs.
L’architecture du réseau du SCCSE, les schémas des dispositifs de commande des installations
mécaniques, la séquence de fonctionnement de chaque installation mécanique, les schémas des
dispositifs de commande des installations électriques, la nomenclature des points d’entrée et de
sortie de commandes numériques directes.
Mettre à jour l’analyse et le budget énergétiques
Tous les calculs pour la conception mécanique et la sélection de l’équipement, lesquels doivent
être présentés aux étapes précisées de présentation des progrès accomplis. Les fiches de
calculs doivent être reliées (dans un cahier à trois anneaux) et indexées.
Les calculs présentés ne seront pas nécessairement examinés. Ils sont requis aux fins d’archivage
et, dans certains cas, pour faciliter la compréhension et l’interprétation des conceptions .Les
calculs doivent être présentés dans un format lisible, soigné et facile à comprendre.
Le devis et une table des matières des sections du devis. Le devis doit être compris des sections
rédigées et éditées du DDN modifiées par TPSGC, du devis principal interne de TPSGC et des
sections du DDN.
4.3.3 Présentation aux autorités de l’inspection
Présenter les plans et le devis aux responsables de l’inspection avant l’appel d’offres, aux fins
d’approbation.
4.3.4
Élimination des susbtances désignées:
Intégration de la portée des travaux et du devis de l’élimination des substances désignés, produit
par l’autre expert-conseil de TPSGC, dans les documents de construction. Coordonner l’incidence
de la portée des travaux dans le cadre du porjet avec les représentants de toutes les disciplines.
Les produits à livrer sont similaires pour les trois étapes; l'état d'avancement de l'élaboration du
projet devrait correspondre à l'étape de présentation.
L'expert-conseil doit fournir ce qui suit :
4.4.1 Présentation achevée à 50 %
Ensemble des dessins d'exécution achevés à 50 %
Jeu complet de devis montrant toutes les divisions révisées, achevé à au moins 50 %
Manuel des procédures d'exploitation uniformisées (PEU) achevé à 50 %
État d'avancement des nomenclatures : finition des pièces; liste des matériaux pour les finitions et
les couleurs; porte, bâti, moustiquaire; quincaillerie de porte
Deux copies des tableaux d'échantillons et de couleurs
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Une copie des données justificatives, des études et des calculs, etc., exigés par les services
techniques de TPSGC aux fins de vérification de la conformité
Une copie à jour du plan des coûts et du calendrier du projet
4.4.2 Présentation achevée à 99 %
Ensemble des dessins d'exécution achevés à 99 %
Jeu complet de devis dans lesquels toutes les divisions sont révisées, achevé à au moins 99 %
Version à jour de l'Énoncé d'objectif de la conception
Énoncé de mise en service à jour
Manuel des procédures d'exploitation uniformisées (PEU) achevé à 99 %
Une copie des nomenclatures de finitions et de couleurs complètes, ce qui comprend les
textures, les lustres, les supergraphiques, les échantillons de couleur et les échantillons de matériaux.
Deux copies des tableaux d'échantillons et de couleurs
Une copie des données justificatives, des études, des calculs, etc., exigés par les services
techniques de TPSGC aux fins de vérification finale et de consignation.
Une copie à jour du plan des coûts et du calendrier du projet
4.4.3 Présentation finale (100 %)
Cette présentation comprend toutes les révisions exigées à la suite de l'examen des documents
achevés à 99 %. Fournir ce qui suit :
Jeu complet des dessins d'exécution originaux
Jeux complets de devis originaux
Estimation des coûts de catégorie " A "
Énoncé définitif de l'objectif de la conception
Énoncé de mise en service définitif
Manuel des procédures d'exploitation uniformisées (PEU) entièrement terminé
Deux jeux complets de tableaux d'échantillons et de couleurs. Un jeu de rapports d'étude de
substances dangereuses.
4.4.4 Originaux
Comme mesure de protection contre la perte ou l'endommagement des documents originaux,
conserver un jeu complet des dessins sous forme reproductible et une copie du devis.
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SR 5 APPEL D’OFFRES, ÉVALUATION DES SOUMISSIONS ET ADJUDICATION
CONTRAT DE CONSTRUCTION
DU
5.1 OBJECTIF
La présente étape vise à obtenir les soumissions d’entrepreneurs compétents pour réaliser le projet
conformément aux documents de soumission, à les évaluer, puis à adjuger le contrat de construction en
conformité avec les règlements édictés par le gouvernement , y compris le « Règlement fédéral sur les
bureaux de dépôt des soumissions ».
1. Renseignements généraux
Assister aux réunions d’information pour les soumissionnaires.
Rédiger des addenda portant sur les points soulevés au cours de ces réunions, qui seront
distribués par le gestionnaire de projet.
Fournir au gestionnaire de projet toute l’information dont les soumissionnaires ont besoin pour
bien interpréter les documents de construction. Le gestionnaire de projet transmet cette
information à tous les participants sous forme d'addenda.
Conserver des notes complètes sur toutes les demandes de renseignements faites pendant la
période d'appel d'offres et les remettre au gestionnaire de projet à la fin de la période pour
insertion dans le dossier de TPSGC.
Participer à l’évaluation des soumissions en fournissant des conseils sur ce qui suit :
l’exhaustivité des documents de soumission sous tous les rapports;
les aspects techniques des soumissions;
la répercussion des options de rechange et des compétences qui peuvent avoit été incluses
dans la soumission;
la capacité des soumissionnaires à réaliser l’étendue complète des travaux;
la disponibilité d’équipements adéquats pour exécuter les travaux.
Si TPSGC décide de lancer un nouvel appel d’offres, fournir conseils et aide au gestionnaire de
projet.
Réviser et modifier, à vos frais, les documents d’exécution afin de ramener les coûts des travaux
en deçà des limites établies.
Déterminer et signaler toute répercussion d'addenda à l'appel d'offres ou au contrat sur le coût et
le calendrier du projet.
Fournir des copies de tous les documents de construction dont le type et le numéro sont précisés
au point AP 1.7.
2. Appel d'offres
1.
Suivant l'acceptation des documents de construction par le représentant du Ministère, l'expert
conseil doit fournir un (1) jeu complet de dessins d'exécution portant le sceau d'approbation d'un
professionnel de la discipline respective dans un format numérique convenant à la reproduction, et deux
(2) jeux de devis approuvés, l'un convenant à la reproduction et l'autre devant être adéquatement relié et
recouvert.
2.
L'expert-conseil doit, sur demande :
a.
fournir au représentant du Ministère les informations nécessaires pour l'interprétation et la
clarification des documents de construction;
b.
aider à l'évaluation et à l'approbation des matériaux, des méthodes et des systèmes équivalents;
c.
aider à la préparation d'addenda;
d.
assister aux visites de chantier, au besoin.
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3. Évaluation des soumissions et attribution du contrat de construction
1.Le représentant du Ministère est chargé de rassembler et de diffuser les documents d'appel
d'offres, d'organiser la réception des soumissions et d'attribuer le contrat de construction.
2.L'expert-conseil doit, sur demande :
a.
Examiner et évaluer les soumissions reçues pour les travaux de construction du projet et donner
son avis sur leur mérite relatif;
b.
Fournir des renseignements à l'appui des négociations de prix.
Documents originaux des dessins et du devis.
Copies électroniques des dessins et du devis.
Addenda le cas échéant.
Modifications aux documents, si un nouvel appel d’offres est nécessaire.
Estimation des coûts ou calendrier d’exécution du projet mis à jour.
Documents délivrés aux fins de la construction (dessins et devis), selon le besoin
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SR 6
CONSTRUCTION ET ADMINISTRATION DU CONTRAT
6.1 OBJECTIF
La présente étape vise à mettre en oeuvre le projet conformément aux documents contractuels et à
orienter et à contrôler tous les changements nécessaires ou demandés à l’étendue des travaux durant la
construction.
L'expert-conseil doit :
Durant la mise en oeuvre du projet, agir au nom de TPSGC dans la mesure prévue dans le
présent document.
Procéder à l’examen des travaux en cours à intervalles appropriés pour déterminer s’ils sont
conformes aux documents contractuels.
Tenir TPSGC au courant de l’état d’avancement et de la qualité des travaux, et signaler toutes les
erreurs et les défectuosités relatives aux travaux décelées au cours de l’examen sur place.
Prendre des photographies de l'état d'avancement des travaux et des lacunes, et les joindre aux
rapports d'examen sur place.
S’assurer de la conformité au plan de mise en service et, au besoin, mettre le plan à jour.
Déterminer les montants dus à l’entrepreneur d’après l’état d’avancement des travaux et certifier
le paiement de ces montants à l’entrepreneur.
Interpréter les exigences des documents contractuels.
Fournir des conseils sur tout ce qui touche les coûts du projet durant la construction.
Aviser le gestionnaire de projet de tous les changements possibles à l’étendue des travaux
pendant la mise en oeuvre du projet
Examiner les documents soumis par l’entrepreneur.
Rédiger des autorisations de modification qui seront distribuées par le représentant du Ministère,
et les justifier.
Indiquer toute modification ou substitution de materiau/d’équipement sur les documents d’archives
du projet.
Durant la période de garantie de douze (12) mois, enquêter sur tous les défauts d’exécution et
allégations à cet effet, et communiquer des instructions appropriés à l’entrepreneur.
Rédiger les instructions d’exploitation des installations et les afficher.
Finaliser le manuel d’exploitation des installations.
Réaliser l’examen final de la garantie.
6.3 PORTÉE DES TRAVAUX ET ACTIVITÉS - PARTICULARITÉS
6.3.1 Réunions d’information avant la construction
Immédiatement après l’adjudication du contrat, convoquer une réunion d’information avec
l’entrepreneur et les représentants du Ministère. Rédiger le compte rendu de la réunion et en
distribuer des copies à tous les participants et aux autres personnes approuvées par le
gestionnaire de projet.
Convoquer des réunions de chantier aussi souvent qu’il le faut, en commençant par la réunion
d’information avant la construction. Les personnes suivantes devraient participer aux réunions :
chef de chantier, inspecteur des travaux, principaux sous-sous-traitants, sous-experts-conseils
touchés et représentants des Services gouvernementaux au besoin. Rédiger les comptes rendus
des réunions et en distribuer des copies à tous les participants. Le gestionnaire de projet peut
inviter des ministères-clients à assister à n’importe laquelle de ces réunions.
Informer le représentant du Ministère des dates et des heures des réunions proposées;
Assister à toutes ces réunions;
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Dresser le procès-verbal de ces réunions et fournir une copie de celui-ci au représentant du
Ministère.
6.3.2 Calendrier du projet et des travaux de construction
Dès que possible après l'attribution du contrat de construction, demander à l'entrepreneur de
fournir un calendrier détaillé des travaux de construction et, après en avoir vérifié la conformité avec le
calendrier du projet, en faire parvenir deux (2) exemplaires au représentant du Ministère;
Dès que possible après l'attribution du contrat, obtenir le calendrier de construction et les
éléments détaillés de la mise en service indiqués séparément, et en assurer la diffusion à toutes les
personnes concernées;
Effectuer le suivi du calendrier de construction approuvé, prendre les mesures nécessaires pour
qu'il soit respecté et soumettre un rapport détaillé au représentant du Ministère concernant tout retard.
Fournir au représentant du Ministère un compte rendu de l'état d'avancement de la construction.
Aviser le représentant du Ministère de tout retard connu ou prévu qui pourrait avoir des
répercussions sur la date d'achèvement du projet, et consigner avec exactitude les causes des retards.
Déployer tous les efforts nécessaires pour aider l'entrepreneur à éviter les retards.
6.3.3 Prolongation des délais
N'approuver aucune demande de prolongation de délai. Le représentant du Ministère doit
évaluer toutes les demandes de prolongation de délai de l'entrepreneur et donner des directives à cet
égard à l'entrepreneur et à l'expert-conseil. Seul le représentant du Ministère peut approuver les
demandes de prolongation de délai et il doit signifier son approbation par écrit.
6.3.4 Ventilation des coûts
Obtenir de l'entrepreneur une ventilation détaillée des coûts sur un formulaire normalisé de
TPSGC et envoyer celui-ci au représentant du Ministère avec la première demande d'acompte de
l'entrepreneur.
6.3.5 Remplacement de sous-traitants
L’entrepreneur est tenu d’employer les sous-traitants qui sont inscrits sur la liste qu’il a fourni suite
à l’ouverture des soumissions à moins que le Ministère n’autorise un remplacement. Les
remplacements de sous-traitants ne sont pris en considération que s’ils n’entraînent aucune
augmentation des coûts. Étudier toutes les demandes de remplacement de sous-traitants, puis
faire des recommandations au gestionnaire de projet.
Dans les cas où des sous-traitants n’ont pas été inscrits sur la liste fournie ci-dessus, obtenir la
liste des sous-traitants auprès de l’entrepreneur au plus tard 10 jours ouvrables après la date
d’adjudication du contrat.
6.3.6 Exigences relatives à la main-d’oeuvre
L’entrepreneur est tenu, aux termes du contrat, d’employer des ouvriers compétents et
expérimentés pendant toute la durée du projet, et de se conformer aux conditions de travail
émises par Travail Canada. Informer le Ministère chaque fois qu’une situation relative à la
main-d’oeuvre ou aux conditions de travail semble exiger un correctif de la part de ce dernier.
L’expert-conseil doit s’assurer qu’une copie des conditions de travail a été affichée à un endroit
bien en vue sur le chantier.
6.3.7 Conformité aux arrêtés municipaux
Veiller à ce que la construction soit conforme aux règlements et arrêtés municipaux qui
s’appliquent.
Les questions concernant le ministère du Travail doivent être référées à l’ingénieur.
6.3.8 Sécurité de la construction
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Tout chantier d'un projet de construction où se trouvent des employés fédéraux durant les travaux
doit être conforme à la Loi et au Règlement du Canada sur la sécurité et la santé au travail
administrés par Santé et bien-être social Canada.
Les mesures de sécurité-incendie prévues durant la construction doivent être conformes aux
normes CI 301 et 302 administrées par le Commissaire fédéral des incendies.
Par ailleurs, l'entrepreneur doit observer les lois et les règlements municipaux sur la sécurité ainsi
que toutes les directives émises par des agents appartenant à des organismes ayant des
compétences dans le domaine de la sécurité des chantiers.
S’assurer que l’entrepreneur a obtenu l’autorisation pour coordonner, isoler, protéger et remettre
en service les systèmes de protection incendie et d’extinction pendant la construction. Signaler au
gestionnaire immobilier les moments où ces systèmes seront mis hors service et les moments
prévus de leur remise en service. Vérifier que l’entrepreneur a obtenu du Commissaire des
incendies l’autorisation de fournir un service de surveillance aux termes de la norme FC 301 ou
selon les directives du représentant du Ministère.
6.3.9 Visites des lieux
La construction doit se faire après les heures normales de travail et la fin de semaine.
L'expert-conseil doit déterminer, en coordination avec l'entrepreneur, le moment le plus propice à
l'examen des lieux. L'expert-conseil doit faire l'examen des lieux durant les heures de construction, au
besoin.
Fournir des services de base d'examen sur le chantier afin d'assurer le respect des
exigences liées aux règlements municipaux et au code du bâtiment et de veiller à ce que les travaux
soient conformes aux documents contractuels.
Fournir des services additionnels d'examen sur le chantier, à la demande du
représentant du Ministère, afin de répondre aux exigences énoncées à la section SA 3 des Services
additionnels
Fournir les services de personnes qualifiées qui connaissent à fond les exigences
techniques et administratives du projet.
Établir, avec les entrepreneurs, une entente écrite faisant état des étapes ou des
aspects des travaux qui doivent être inspectés avant qu'on les recouvre.
Évaluer la qualité des travaux et signaler par écrit à l'entrepreneur et au représentant du
Ministère toute défectuosité et lacune relevée au cours des inspections.
Inspecter les matériaux, les éléments préfabriqués et les composantes à la source ou à
l'usine au besoin pour assurer l'avancement du projet.
Les directives, clarifications ou listes de lacunes doivent être présentées par écrit à
TPSGC.
Consigner, et signaler au représentant du Ministère, l'état d'avancement des travaux, les
défauts de conformité et les défaillances constatés lors de chacune des visites des lieux, et remettre à
l'entrepreneur des rapports d'étape écrits accompagnés de la liste des défaillances constatées; prendre
des photographies numériques de l'état d'avancement des travaux et des travaux à reprendre; inclure
ces photos dans les rapports et recommander des mesures à prendre.
L'expert-conseil prendra des dispositions pour que les sous-experts-conseils en
architecture, en structure, en mécanique et en électricité et les autres experts-conseils puissent exécuter
les inspections périodiques exigées aux termes du contrat de l'expert-conseil, et pour que ces
inspections aient lieu en temps opportun pour l'avancement des travaux.
6.3.10 Clarifications et interprétation
Au besoin, fournir au à l'entrepreneur des clarifications et une interprétation des
documents de construction ou des conditions du chantier, sous forme de texte ou de graphique, pour
l'exécution adéquate et l'avancement de la construction afin d'éviter tout retard dans la réalisation du
projet.
6.3.11 Rapports d'étape
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Informer régulièrement le représentant du Ministère de l'état d'avancement des travaux.
Présenter aux deux semaines un rapport comprenant des photos montrant l'état d'avancement des
travaux.
6.3.12 Mesure des travaux
Si les travaux sont fondés sur des prix unitaires, mesurer et consigner les quantités aux
fins de la vérification des demandes d'acompte mensuelles, du certificat de quasi-achèvement des
travaux et du certificat de mesure définitif.
Lorsqu'un avis de modification proposée sera donné en fonction de prix unitaires, tenir
un registre précis des travaux. Consigner les dimensions et les quantités.
6.3.13 Dessins détaillés
Fournir à titre informatif, au représentant du Ministère, tout dessin détaillé additionnel
nécessaire pour la clarification ou l'interprétation des documents contractuels.
6.3.14 Dessins d'atelier
Établir et mettre en œuvre un protocole d'acheminement et de distribution des dessins
d'atelier jugé acceptable par l'équipe de projet. Vérifier le nombre requis de copies des dessins d'atelier.
Prévoir des copies additionnelles aux fins d'examen par le ministère client.
Préciser dans les documents de construction tous les dessins d'atelier que l'entrepreneur
doit soumettre.
Examiner dans un délai raisonnable les documents déposés par l'entrepreneur, comme les
dessins d'atelier, les données sur les produits et les échantillons, et prendre d'autres mesures
appropriées à leur égard, afin de s'assurer qu'ils sont conformes au concept général des travaux décrit
dans les documents contractuels.
Examiner promptement les dessins d'atelier fournis par l'entrepreneur afin de vérifier
s'ils sont conformes au concept général et à l'intention des documents de construction et faire savoir à
l'entrepreneur s'ils le sont ou non; remettre au représentant du Ministère une (1) copie de ces documents
une fois leur conformité confirmée.
Vérifier si le numéro de projet figure sur les dessins d'atelier et si ces derniers sont
classés en ordre séquentiel.
Avant d'être retournés à l'entrepreneur, les dessins d'atelier doivent recevoir l'estampille
" Vérifié et certifié conforme pour la construction " de l'entrepreneur et l'estampille " Examiné avec
commentaires ", " Examiné " ou " Refusé " de l'expert-conseil.
S'efforcer de réaliser le traitement des dessins d'atelier dans les cinq (5) jours ouvrables
ou le nombre de jours convenu par le représentant du Ministère.
À l'achèvement du projet, faire parvenir quatre (4) copies des dessins d'atelier vérifiés
au représentant du Ministère. Veiller à ce que le numéro de projet figure sur ces dessins et à ce que ces
derniers soient classés en ordre séquentiel.
6.3.15 Inspection et essais
Recommander l'établissement de rapports d'essai des matériaux de construction et les
examiner.
Préciser dans les documents de construction les essais que doit effectuer l'entrepreneur en ce
qui concerne les produits et le rendement.
Recommander qu'un essai soit effectué pendant les travaux de construction aux fins
d'assurance de la qualité, évaluer les résultats de cet essai et en informer le représentant du Ministère.
Demander à l'entrepreneur de prendre des mesures correctives si les matériaux ou les travaux
observés ne sont pas conformes aux exigences du contrat de construction et en informer le représentant
du Ministère.
Avant de soumissionner, remettre au Ministère la liste des essais qui devraient être effectués, y
compris les essais à réaliser au chantier et en usine.
S'assurer que tous les essais sont détaillés dans le plan de mise en service.
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Une fois le contrat attribué, aider le représentant du Ministère à renseigner l'entreprise
responsable des essais sur les services requis, la distribution des rapports, les voies de communication,
etc.
Examiner tous les rapports d'essai et prendre les mesures qui s'imposent avec l'entrepreneur
dans les cas où les travaux ne sont pas conformes aux travaux énoncés dans les documents
contractuels.
Aviser immédiatement le représentant du Ministère lorsque les essais ne sont pas conformes
aux exigences du projet et que les mesures correctives auront des conséquences sur le calendrier.
Aider le représentant du Ministère à évaluer les factures de l'entreprise responsable des essais
pour ce qui est des services rendus.
Recommander au représentant du Ministère le moment auquel l'autre expert-conseil devrait
effectuer la surveillance de l'élimination des substances désignées sur le chantier. Informer
l'entrepreneur du moment où l'expert-conseil en élimination sera sur place.
6.3.16 Formation
Avant l'appel d'offres, examiner le plan de formation et en coordonner les exigences avec celles
des documents de projet, de concert avec le gestionnaire de la mise en service.
6.3.17 Modifications au contrat de construction
Il n'appartient pas à l'expert-conseil de modifier les travaux ou le prix du contrat.
Présenter toutes les demandes et les recommandations de modification au contrat de
construction ainsi que les répercussions de celles-ci au représentant du Ministère aux fins d'approbation.
Les modifications qui ont une incidence sur le coût ou la conception doivent être approuvées par
le représentant du Ministère.
Une fois l'approbation du représentant du Ministère obtenue, demander un devis de prix détaillé
à l'entrepreneur pour les modifications envisagées, déterminer si les prix sont acceptables, évaluer les
répercussions sur l'avancement de la construction, et soumettre rapidement des recommandations au
représentant du Ministère.
Le représentant du Ministère enverra à l'entrepreneur les autorisations de modification préparées
par l'expert-conseil, avec copie à l'expert-conseil. Une autorisation de modification est requise de la part
du représentant du Ministère pour toute modification approuvée.
Tous les changements, y compris ceux qui n'ont pas d'incidence sur le coût du projet, feront
l'objet d'autorisations de modification.
La pratique des " échanges " est interdite.
6.3.18 Demandes de paiement partiel soumises par l'entrepreneur
Demander à l'entrepreneur de soumettre une ventilation des coûts du prix adjugé du contrat de
construction à un niveau de détaillé correspondant à la taille et à la complexité du projet, ou selon ce qui
est précisé dans le contrat, et présenter la ventilation des coûts au représentant du Ministère avant que
l'entrepreneur ne soumette sa première demande de paiement partiel.
Examiner les demandes soumises chaque mois par l'entrepreneur (demandes de paiement
partiel) en ce qui concerne les travaux et les matériaux, conformément aux exigences des documents de
construction.
Examiner les demandes de paiement partiel en temps opportun et, si elles sont acceptables, les
certifier en regard des travaux effectués et des matériaux fournis en vertu du contrat de construction, et
les soumettre au représentant du Ministère aux fins d'approbation et de traitement.
Si les travaux sont fondés sur des prix unitaires, mesurer et consigner les quantités de
main-d'œuvre, de matériaux et d'équipement utilisées pour la certification des demandes de paiement
partiel.
Vérifier, à chaque paiement partiel, que l'entrepreneur a noté avec exactitude l'information sur le
jeu de documents contractuels conformes à l'exécution du chantier.
Les réclamations sont faites en utilisant les formulaires suivants s'il y a lieu :
Demande de paiement partiel
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Ventilation des coûts pour contrats à prix unitaire ou à prix combiné
Ventilation des coûts pour contrats à prix forfaitaire
Déclaration statutaire - demande de paiement partiel
Examiner et signer les formulaires indiqués, et transmettre rapidement les demandes au
représentant du Ministère aux fins de traitement.
Joindre les documents suivants à chaque demande de paiement partiel :
Calendrier de l'état d'avancement des travaux mis à jour
Photographies détaillées de l'avancement des travaux.
6.3.19 Matériaux sur le chantier
L’entrepreneur peut faire une demande de paiement pour des matériaux se trouvant sur le
chantier mais qui n’ont pas été intégrés dans l’ouvrage.
Les matériaux doivent être entreposés dans un endroit sécuritaire désigné par le Ministère.
Une liste détaillée des matériaux avec la facture du fournisseur montrant le prix de chaque article
doivent accompagner la demande; l’expert-conseil est tenu de vérifier cette liste.
Les articles doivent être inscrits séparément sur la feuille de détail après la liste détaillée et le
total.
Au fur et à mesure que les matériaux sont intégrés dans l’ouvrage, le coût de ces derniers doit
être ajouté à l’article de détail approprié et retiré de la liste des matériaux.
6.3.20 Comité d’acceptation
L’expert-conseil doit informer le Ministère lorsqu’il est convaincu que les travaux sont presque
achevés. Il doit s’assurer que son représentant, le représentant de ses sous-experts-conseils, le
responsable des inspections continus sur le chantier, l’entrepreneur et les représentants des
principaux sous-traitants font partie intégrante du comité d’acceptation du projet et assistent à
toutes les réunions organisées par le Ministère.
6.3.21 Inspection provisoire
Le comité d’acceptation doit inspecter les travaux et inscrire tous les ouvrages inacceptables ou
incomplets sur un formulaire désigné. Le comité doit ensuite approuver le projet tel qu’il a été
exécuté par l’entrepreneur sous réserve de l’élimination des défectuosités et de l’achèvement des
ouvrages incomplets énumérés et évalués.
6.3.22 Certificat d'achèvement substantiel (provisoire)
Examiner les travaux de construction avec le représentant du Ministère et l'entrepreneur, puis
consigner tous les travaux inacceptables et incomplets relevés.
Demander à l'entrepreneur tous les guides d'exploitation et d'entretien, de même que les autres
documents ou articles que celui-ci doit fournir en vertu du contrat de construction, en examiner
l'exhaustivité et la pertinence, et les fournir au représentant du Ministère;
Préparer et soumettre au représentant du Ministère, aux fins d'approbation et de traitement, et
en tant que base de paiement pour l'entrepreneur, une certification d'achèvement substantiel (provisoire)
tel que l'exige le contrat de construction, accompagnée des documents justificatifs dûment signés et
certifiés.
Le paiement est subordonné à la préparation des documents suivants et à leur signature par les
parties intéressées :
1.
Certificat d'achèvement substantiel
2.
3.
4.
Inspection et acceptation
5.
Déclaration statutaire : Certificat d'achèvement substantiel
6.
Certificat de la Commission des accidents du travail
7.
Photographies de l'état d'avancement des travaux
8.
Calendrier mis à jour
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"
Vérifier que tous les articles sont inscrits correctement et veiller à ce que les documents remplis
ainsi que tous les documents justificatifs soient remis au représentant du Ministère aux fins de
traitement.
6.3.23 Occupation du bâtiment
Le Ministère ou le ministère client peut occuper le bâtiment en question après la date
d’acceptation provisoire du bâtiment par le comité d’acceptation. La date d’acceptation
correspond normalement à la date d'émission du Certificat provisoire d'achèvement des travaux
par l’entrepreneur. À la date de cette acceptation, l'entrepreneur peut annuler l'assurance
contractuelle, et le Ministère ou le ministère client (selon le cas) assumera la responsabilité des
aspects suivants :
la sécurité du ou des ouvrages;
les coûts du combustible de chauffage et des services publics;
le bon fonctionnement et l'utilisation de l'équipement installé dans le cadre du projet;
l'entretien général et le nettoyage du ou des ouvrages;
l’entretien des lieux (à l’exception de l’entretien des aménagements paysagers prévu par le contrat).
6.3.24 Manuel des données d’exploitation et d’entretien
Manuel des données d’exploitation et d’entretien : [4] jeux de chaque volume établi par
l’entrepreneur conformément à la section [01730][01732] [01007] du devis du projet et vérifié
quant à son exhaustivité, à sa pertinence et à son format de présentation par les experts-conseils
en architecture, en mécanique et en électricité, doivent être soumis au gestionnaire de projet de
TPSGC avant l’acceptation provisoire ou le début réel des travaux et la période d’instruction, la
première de ces éventualités étant prise en considération. L’entrepreneur doit conserver un
exemplaire de chaque volume pour ses dossiers et son propre usage pendant la période
d’instruction.
6.3.25 Instruction du personnel d’exploitation
Prendre les dispositions nécessaires et s’assurer que le personnel d’exploitation du Ministère est
bien instruit sur l’exploitation de tous les services et les installations; à cette fin, utiliser les
manuels définitifs comme référence.
L’expert-conseil doit prévoir des séances de formation, au besoin, portant sur l’intention de la
conception et sur l’exploitation des installations. Se servir du manuel d’exploitation des
installations pour les séances de formation.
6.3.26 Clés
S’assurer que toutes les clés et les combinaisons de coffre-fort sont remises au Ministère et/ou au
ministère client le cas échéant.
6.3.27 Inspection finale
L’expert-conseil est tenu d’informer le Ministère lorsqu’il est convaincu que tous les travaux énoncés
dans le contrat de construction sont achevés, et que les défectuosités énumérées sur le formulaire
d'inspection et d'acceptation suite à l'inspection provisoire ont été corrigées. Le Ministère demande alors
au comité d’acceptation de faire une inspection finale du projet. Si tous les travaux ont été exécutés à la
satisfaction du comité, ce dernier accepte définitivement le projet achevé par l’entrepreneur.
6.3.28 Certificat d'achèvement (final)
Aviser le représentant du Ministère lorsque les travaux de construction ont été terminés d'une
manière généralement conforme au contrat de construction.
Procéder à l'examen final de l'ouvrage avec le représentant du Ministère et l'entrepreneur et, si
l'ouvrage est jugé satisfaisant, préparer, et remettre au représentant du Ministère pour approbation et
paiement final à l'entrepreneur, un certificat d'achèvement (final) comme l'exige le contrat de
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construction, accompagné des documents justificatifs dûment signés et certifiés, y compris les garanties
des fabricants et des fournisseurs.
Pour que le paiement final soit versé, les parties concernées doivent remplir et signer les
documents suivants :
1.
Certificat d'achèvement
2.
3.
Inspection et acceptation
4.
Déclaration statutaire : Certificat d'achèvement substantiel
5.
6.
Certificat de décharge de la Commission des accidents du travail
7.
Certificat d'acceptation délivré par l'autorité responsable des inspections électriques
8.
Photographies finales
Vérifier que tous les articles sont inscrits correctement et veiller à ce que les documents remplis
ainsi que tous les documents justificatifs soient remis au représentant du Ministère aux fins de
traitement.
6.3.29 Prise en charge
La prise en charge officielle du projet ou de certaines parties du projet achevées par
l'entrepreneur est déterminée par l'équipe de projet de TPSGC, qui comprend l'expert-conseil et le
ministère client. La date du certificat provisoire d'achèvement du projet et la date du certificat définitif
d'achèvement signifient le début de la période de garantie de 12 mois pour les travaux achevés à la date
inscrite sur chaque certificat, conformément aux conditions générales du contrat.
Remettre au ministère l'original des garanties de l'entrepreneur pour les matériaux et les travaux
couverts par une garantie prolongée conformément aux conditions des devis. S'assurer de l'intégralité et
de la portée de la couverture.
6.3.30 Dessins d'après exécution et d'archives et devis
Après la prise en charge et avant que le certificat d'achèvement (final) soit délivré, obtenir de
l'entrepreneur une copie papier annotée des dessins d'exécution :
Montrer les écarts significatifs de construction par rapport aux dessins d'origine du contrat,
notamment les changements indiqués sur les dessins post-contractuels, les changements découlant
d'autorisations de modification et/ou des instructions données sur le chantier.
Vérifier que toute l'information sur l'ouvrage fini fournie par l'entrepreneur est complète et
exacte, et la soumettre au représentant du Ministère.
Produire des dessins de l'ouvrage fini en incorporant dans les dessins et le devis du projet les
changements indiqués sur les dessins post-contractuels, les changements découlant des autorisations de
modification et/ou des directives de chantier et les renseignements sur les travaux exécutés.
Voir à ce que les dessins de l'ouvrage fini puissent être imprimés numériquement ou numérisés
en incorporant tous les changements apportés aux dessins d'exécution originaux d'après des plans
conformes à l'exécution, des dessins et les renseignements fournis par l'entrepreneur, ainsi que les
autorisations de modifications et les directives de chantier.
S'assurer que tous les dessins du dossier portent la mention " Ouvrage fini " et qu'ils sont datés
et signés par l'expert-conseil, et fournir également une copie annotée du devis faisant état des
modifications s'y rapportant.
Présenter un jeu complet de dessins de l'ouvrage fini et de devis selon le nombre et le format
exigés par l'entente de services de l'expert-conseil dans les huit semaines suivant l'acceptation finale.
Fournir un jeu complet des dessins d'atelier définitifs.
6.4 PRODUITS À LIVRER :
Rapports écrits sur les visites au chantier, y compris les noms des personnes concernées.
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Rapports écrits sur l'état d’avancement des travaux et sur le coût du projet à la fin de chaque
mois.
Dessins renfermant des détails supplémentaires, le cas échéant, pour interpréter et clarifier
davantage ou pour compléter les documents de construction.
Dessins après l’adjudication du contrat.
Avis de modification proposée, directives de chantier, et autorisations de modifications, etc. pour
signature par le représentant du Ministère
Certificats de rendement et/ou d'achèvement substantiel
Compte rendu des activités de mise en service
Plans conformes à l'exécution (copie papier fournie par l'entrepreneur)
Dessins de l'ouvrage fini et devis
Photographies de l'état d'avancement des travaux durant la construction et photographies finales
(format numérique)
Examens des demandes de paiement progressif
Liste des défectuosités couvertes par la garantie.
Rapport sur l’examen final de la garantie.
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SR 7 MISE EN SERVICE DE L'INSTALLATION
7.1 OBJECTIF
Les membres de l'équipe de mise en service et leurs rôles dans le cadre de ce projet doivent
être les suivants :
1. Gestionnaire de la mise en service : prépare le plan de mise en service et supervise toutes
les activités de mise en service pour ce projet (Remarque : TPSGC retiendra les services du
gestionnaire de la mise en service au moyen d'un contrat distinct du présent contrat)
2. Représentant de l'expert-conseil : fait la liaison avec le gestionnaire de la mise en service et
fournit toute l'information relative à la conception qui est nécessaire pour la mise en service afin de
répondre aux exigences fonctionnelles de l'ACIA et pour conserver l'intention de la conception des
systèmes de l'immeuble de base; prépare l'Énoncé de l'intention de la conception et l'Énoncé de mise en
service; et les soumet au gestionnaire de la mise en service afin que la coordination avec le plan de
mise en service puisse se faire.
3. Représentant ministériel de TPSGC : gère les activités de l'expert-conseil et du gestionnaire
de la mise en service.
4. Représentant de SNC Lavalin pour la mise en service : fournit toutes les exigences de
l'immeuble de base, examine les répercussions de tout changement proposé sur les systèmes existants
et fournit de la rétroaction à ce sujet, fournit les exigences opérationnelles qui touchent les systèmes de
base de l'immeuble.
L'expert-conseil doit fournir des services de mise en service pour vérifier que les exigences
fonctionnelles de l'immeuble de base et de l'ACIA sont correctement interprétées durant l'étape de
conception et d'élaboration des documents contractuels, et que les systèmes de l'immeuble fonctionnent
uniformément avec la plus grande efficience, dans toutes les conditions de charge normale.
L'expert-conseil est en liaison avec le gestionnaire de la mise en service et incorpore les exigences et
les normes relatives à la mise en service dans la conception et dans les documents du contrat de
construction.
En tant que membre de l'équipe de TPSGC, le gestionnaire de la mise en service (dont TPSGC
a retenu les services) représente les intérêts de TPSGC et de l'ACIA; il lui revient de superviser toutes
les activités de mise en service durant les étapes du développement et de la mise en œuvre du projet et
après la construction, afin de veiller à ce qu'elles soient conformes au manuel de la mise en service de
TPSGC (édition la plus récente).
SNC Lavalin, en tant que membre de l'équipe de TPSGC, représente les intérêts de l'immeuble
de base de Santé Canada (le propriétaire); il lui revient d'examiner les activités de mise en service
durant les étapes du développement et de la mise en œuvre du projet, et après la construction, afin de
veiller à ce qu'elles soient conformes au manuel de mise en service de TPSGC (édition la plus récente),
et de formuler des observations à ce sujet.
TPSGC, pour le compte de l'ACIA, aura recours aux services du gestionnaire de la mise en
service afin qu'il représente les intérêts de l'ACIA et supervise les activités de mise en service durant les
étapes de l'élaboration et de la mise en œuvre du projet, et après la construction, afin de veiller à ce
qu'elles soient conformes aux normes opérationnelles de laboratoire de l'ACIA (locataire dans
l'immeuble de Santé Canada). Le gestionnaire de la mise en service coordonnera les activités et les
normes de mise en service de l'immeuble de base avec SNC Lavalin.
Tout au long de cette étape, l'expert-conseil et ses représentants sur les lieux travailleront en
étroite collaboration avec le gestionnaire de la mise en service, TPSGC et l'entrepreneur pour exécuter
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les activités de mise en service et créer des plans, des rapports et des manuels utiles et bien intégrés,
en conformité avec les documents contractuels.
L'expert-conseil et ses représentants doivent :
1.
Définir les exigences opérationnelles et en matière de rendement de l'immeuble de base
(immeuble de Santé Canada) et du locataire (ACIA) de concert avec le gestionnaire de la mise en
service.
2.
S'assurer que les documents contractuels et de conception définissent la responsabilité relative
au respect des exigences et à la démonstration de la conformité.
3.
S'assurer que de bonnes procédures de démarrage et de vérification systématique sont
employées pour les composants et les sous-systèmes, y compris une documentation convenable et la
certification des rapports et des techniques de contrôle de la qualité dans le cadre des services de base
normaux ou améliorés et des procédures contractuelles;
4.
S'assurer que le produit final satisfait aux exigences spécifiées et aux critères définis dans
l'énoncé du projet.
5.
Consigner les exigences relatives au fonctionnement, à l'entretien et à la gestion et transférer les
travaux achevés aux exploitants qualifiés de l'installation.
6.
Viser à minimiser les coûts du cycle de vie d'exploitation et d'entretien.
7.
Confirmer que les exigences fonctionnelles du ministère sont interprétées correctement durant
l'étape de la conception, que les systèmes de l'immeuble fonctionnent uniformément avec la plus grande
efficience, dans toutes les conditions de charge normale.
7.2 PORTÉE DES TRAVAUX ET ACTIVITÉS - RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX
L'expert-conseil doit fournir des services qui comprennent, sans s'y limiter, les activités
suivantes :
1.
Fournir une documentation complète sur les exigences opérationnelles et en matière
d'entretien.
2.
Préparer un manuel des procédures d'exploitation des systèmes (PES). Le contenu du
manuel de PES et du manuel de fonctionnement et d'entretien (E et F) de l'entrepreneur doit
correspondre à la dernière édition du manuel de mise en service (CP.1) de TPSGC.
3.
Examiner les formulaires d'information sur les produits et de vérification du rendement
et soumettre des commentaires à TPSGC et au gestionnaire de la mise en service.
4.
Assister aux essais de mise en service pour veiller à ce que les protocoles appropriés
soient observés.
5.
Définir les responsabilités de l'entrepreneur et des sous-traitants quant à la mise en
service, la vérification du rendement et les essais.
6.
Être témoin des tests de vérification du rendement effectués par l'entrepreneur. Tenir
des rapports détaillés sur le développement et examiner avec l'entrepreneur les systèmes spécialisés
comme les systèmes de surveillance et de contrôle de l'énergie.
7.
Examiner les formulaires de vérification du rendement remplis pour tous les éléments,
sous-systèmes et systèmes intégrés et le rapport de rendement final présenté par le gestionnaire de la
mise en service.
8.
S'assurer que la documentation et les rapports sur les essais présentés par le
gestionnaire de la mise en service sont soumis au représentant du Ministère de façon appropriée et dans
les meilleurs délais.
9.
S'assurer que l'entrepreneur soumette un calendrier de formation afin que le personnel
de F et E puisse recevoir une formation sur l'exploitation des nouvelles installations d'après le plan de
formation préparé par le gestionnaire de la mise en service. Le plan de formation doit tenir compte des
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exigences à court et à long terme et inclure des méthodes pédagogiques utilisant à la fois des
documents sur papier et des techniques audio-visuelles.
10.
Examiner le rapport final sur la mise en service préparé par le gestionnaire de la mise
en service, à la fin de toutes les activités de mise en service.
7.3 PORTÉE DES TRAVAUX ET ACTIVITÉS - PARTICULARITÉS
1.
Le projet sera accepté et le certificat d'achèvement substantiel sera délivré seulement
après que l'entrepreneur aura satisfait aux exigences du contrat et sous réserve des conditions suivantes
:
a.
Essai réussi de tous les systèmes intégrés ainsi que des systèmes de soutien à la
sécurité des personnes et la satisfaction de toutes les exigences de l'autorité compétente.
b.
Tous les certificats sur les essais, les rapports sur la mise en service et la documentation
sur la mise en service ont été approuvés par le représentant du Ministère.
2.
Au cours de l'étape de construction, l'expert-conseil doit :
a.
Surveiller les activités de mise en service prévues au contrat et faire rapport à ce sujet;
b.
Examiner et certifier les rapports d'essai, de réglage et d'équilibrage et les autres
rapports de vérification lorsqu'ils auront été terminés par les organismes chargés des essais de
l'entrepreneur;
c.
Examiner le calendrier de mise en service et le faire correspondre avec les étapes du
projet, et assister aux réunions sur la mise en service;
d.
Assister à tous les essais de composants, de systèmes et de systèmes intégrés;
e.
Examiner et commenter les résultats des essais de mise en service;
f.
Donner des conseils et faire des recommandations au sujet de la mise au point;
g.
Finaliser le rapport sur l'intention de la conception et le manuel de F et E de TPSGC/
SNC Lavalin/Santé Canada/ACIA afin qu'ils représentent l'entretien et le fonctionnement de chaque
système tel qu'il a été mis en service.
7.4 DOCUMENTS À LIVRER
L'expert-conseil doit fournir les documents suivants :
1. Énoncé de l'intention de la conception
2. Énoncé de la mise en service
3. Devis sur la mise en service, dans la Division 01.
4. Manuel sur les procédures d'exploitation normalisées
5. Examen et approbation du manuel de F et E de l'entrepreneur
L'expert-conseil doit examiner les documents suivants préparés par le gestionnaire de la mise en
service, et coordonner les exigences à la mesure du projet.
1 Plan de mise en service
2. Formulaires d'information sur le produit, et formulaires de la vérification du rendement, que
doit exécuter l'entrepreneur.
3 Calendrier de mise en service
4. Plan de formation, et matériel de formation
5. Mise en service après acceptation
6. Rapport final de mise en service
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SR 8 GESTION DES RISQUES
L’expert-conseil doit fournir son appui au gestionnaire de projet afin d’identifier les risques pendant toute
la durée du projet.
Voir « Faire affaire avec SAG » pour les « Définitions » et la « Liste de contrôle » de la gestion des
risques.
Processus de la gestion des risques :
Identifier les événements de risque d’après votre expérience antérieure et en utilisant le liste de
contrôle proposée ou d’autres listes disponibles;
Qualifier/quantifier la probabilité des événements de risque (faible, moyen, élevé) et leur impact
(faible, moyen, élevé);
Prioriser les événements de risque (c.-à-d. concentrer les efforts sur les événements de risque
dont la probabilité de réalisation est élevée et l’impact prévu de moyen à élevé);
Élaborer une réaction vis-à-vis du risque (c.-à-d. évaluer les solutions de rechange pour fins
d’atténuation des risques. Il s’agit là de la valeur ajoutée véritable de la gestion des risques); et,
Mettre en oeuvre les mesures d’atténuation des risques.
8.3 LIVRABLES:
Préparer un rapport sur la gestion des risques à l'étape d'achèvement de 100 % des documents de
construction.
Inclure les commentaires de tous les sous-experts-conseils et du client.
Prendre les dispositions nécessaires pour assurer, au besoin, la mise en œuvre de mesures
d'atténuation. Cela peut englober (sans toutefois s'y limiter) d'autres recommandations, des analyses,
des études, des réunions de chantier et des examens sur place, etc.
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SERVICES ADDITIONNELS
SA 1
PLANIFICATION DES DÉLAIS, ÉCHÉANCIER ET CONTRÔLE DU PROJET
1.1 EXIGENCES RELATIVES À LA PLANIFICATION ET AU CALENDRIER, ET APPLICATION
La planification et l'établissement du calendrier sont des priorités essentielles dans tous les projets du
gouvernement fédéral. Ce concept vise à faciliter la réalisation d'objectifs et il faut le considérer comme
un processus interactif continu, qui comprend la planification, l'intervention, la mesure des travaux, les
évaluations et la révision.
L'objet des services offerts dans le cadre de ce projet est de mettre sur pied et de coordonner, de
concert avec le conseiller pour la coordination du déménagement du laboratoire, les étapes progressives
de la mise hors service, du déménagement, de la réinstallation et de la mise en service de l'équipement,
afin que l'ACIA puisse poursuivre ses activités de laboratoire durant toute la période de construction.
1.2 SYSTÈME POUR LE CONTRÔLE DU PROJET
Le spécialiste de la planification et de l'établissement du calendrier doit fournir un système de contrôle
de projet reposant sur des techniques de réseautage comme la méthode du chemin critique en ce qui
concerne la planification, l'établissement du calendrier, la surveillance de l'état d'avancement et les
rapports sur l'avancement du projet. Nous recommandons que le système de contrôle du projet soit
entièrement informatisé et soit créé au moyen d'un des nombreux logiciels commerciaux existants. La
préférence est accordée à MS Project, mais toute version logicielle compatible avec MS Project est
acceptable.
1.3 PERSONNEL
Des employés chevronnés et parfaitement compétents dans la planification et l'établissement de
calendriers doivent jouer un rôle prépondérant dans l'élaboration et la surveillance du calendrier du
projet. Le spécialiste de la planification et de l'établissement du calendrier doit fournir à l'expert-conseil
des services d'établissement de calendrier dès le début de la phase de la conception du projet, et jusqu'à
l'attribution du contrat de construction. L'expert-conseil doit fournir les services de planification et
d'établissement du calendrier conformément à la portée générale des travaux décrite ci-après, de même
qu'aux services particuliers précisés.
1.4 PORTÉE DE LA PROPOSITION
La portée générale des travaux liés aux phases de la conception, de la rédaction des documents de
construction et de l'attribution du contrat, dans le cadre des services de planification et d'établissement
du calendrier, comprend les activités suivantes :
Élaborer une structure de répartition des travaux.
Élaborer, surveiller et tenir des calendriers détaillés, des graphiques à barres et des listes des
principaux jalons.
Définir les activités du projet.
Assister aux réunions suivant les besoins.
Déterminer les composantes/phases principales des travaux - Créer un plan d'approche
progressive pour chaque phase du projet qui entraîne un changement aux activités de l'ACIA durant la
construction, jusqu'à ce que les observations de l'entrepreneur soient connues.
Déterminer les exigences en matière de coordination de l'équipe de conception en ce qui a trait
à la mise hors service, au déménagement, à la réinstallation et à la mise en service.
Préparer les rapports sur l'avancement des travaux, au besoin.
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Préparer le calendrier de préconstruction.
Examiner et coordonner, avec le gestionnaire de la mise en service, le calendrier élaboré par ce
dernier pour la phase préalable à la mise en service.
1.5 PLANIFICATION
1.5.1 STRUCTURE DE RÉPARTITION DU TRAVAIL DU PROJET
Dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la finalisation de l'accord, préparer la structure de répartition du
travail du projet. Cette dernière est une structure arborescente représentant les services et les autres
tâches d'un projet, pour organiser, définir et représenter graphiquement les activités qu'il comporte.
Cette structure devrait comprendre au moins cinq niveaux : le projet, l'étape, l'élément, le sous-élément
et l'ensemble des travaux.
1.5.2 CALENDRIER DU PROJET ET PRÉVISION DES MOUVEMENTS DE TRÉSORERIE POUR LES
HONORAIRES DE L'EXPERT-CONSEIL
Dans les dix (10) jours ouvrables suivant la finalisation de l'accord, l'expert-conseil doit préparer un
calendrier de projet qui tient compte de toutes les activités et de tous les coûts principaux du projet. Ce
calendrier confirmera la validité des jalons qui figurent dans le calendrier proposé des principaux jalons
ou proposera des solutions de rechange. Les phases importantes de l'élaboration du projet comprennent
l'analyse des exigences du projet, l'étude conceptuelle, le design préliminaire, les dessins et le devis de
travail, l'appel d'offres, l'attribution du contrat et la construction.
Également dans les dix (10) jours suivant la finalisation de l'accord, l'expert-conseil doit préparer une
prévision des mouvements de trésorerie pour les coûts principaux liés aux honoraires de l'expert-conseil,
conformément au calendrier.
Sauf indication contraire dans la présente section, la durée est exprimée en jours ouvrables, à raison
d'une semaine de cinq jours, sans tenir compte de tous les jours fériés (soit environ 250 jours par an).
Le calendrier de projet d'origine sera " gelé " et servira de calendrier cible ou de référence original. Ce
plan cible peut être revu sur l'ordre du représentant du Ministère, si les conditions le justifient. Les
calendriers cibles et les prévisions des mouvements de trésorerie révisés doivent être rapprochés avec
les prévisions et les calendriers précédents afin qu'il existe une piste de vérification continue.
L'expert-conseil déposera la version initiale et les versions subséquentes du calendrier de projet selon
les modalités suivantes :
1.
un CD contenant toutes les données sur le calendrier et les mouvements de trésorerie;
2.
un graphique à barres précisant la durée des activités, les dates " au plus tard " et " au plus tôt ",
la marge totale, le pourcentage d'achèvement et les allocations budgétaires;
3.
un diagramme de planification illustrant l'ordonnancement de toutes les activités;
4.
des prévisions annuelles et mensuelles des mouvements de trésorerie, sous forme numérique.
1.5.3 Après cinq jours ouvrables d'examen, l'expert-conseil en planification et établissement du
calendrier doit avoir une rencontre avec l'équipe du projet pour mettre la dernière main à un calendrier
de projet et à une prévision des mouvements de trésorerie mutuellement acceptables.
1.6
ORDONNANCEMENT
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1.6.1 CALENDRIERS DÉTAILLÉS - CONCEPTION, DESSINS, APPEL D’OFFRES ET
ADJUDICATION DU CONTRAT
Préparation du calendrier détaillé
L'expert-conseil doit, dans les vingt (20) jours ouvrables qui suivent la conclusion officielle de l’entente,
produire un calendrier détaillé du projet (voir l’annexe 2). On doit y trouver les activités de toutes les
étapes des études conceptuelles et des études préliminaires ainsi que l’ensemble des examens et
approbations nécessaires. On doit aussi y trouver les activités relatives aux dessins d'exécution et au
devis menant aux étapes clés des approbations soit aux pourcentages d’achèvement de 33 %, de 66 %
et de 99 %. On doit enfin y trouver les activités de coordination et d'examen aboutissant aux documents
de soumission définitifs (100 %), ainsi que la description du processus d'appel d'offres aboutissant à
l'adjudication du contrat.
Avant l'achèvement des documents de soumission, les activités initiales de construction et de mise en
service, inscrites au calendrier principal du projet, doivent être subdivisées afin de confirmer la validité
des démarches adoptées pour ces étapes. Les descriptions doivent être suffisamment explicites pour
montrer l’ordre de succession et l’interdépendance de toutes les tâches prévues au contrat et faciliter la
coordination et le contrôle de toutes les activités du projet.
Le calendrier doit être suffisamment détaillé pour qu’on puisse s’en servir pour assurer une bonne
planification et un contrôle adéquat de l’avancement des travaux. On recommande aussi que la durée
des activités ne dépasse pas cinq jours. Les activités particulières doivent toujours se rattacher aux
dates jalons définies et approuvées dans le calendrier directeur du projet.
Dans la mesure du possible, les activités dont la marge est nulle (c.-à-d. les activités qui commencent et
se terminent aux « dates au plus tôt » établies) lesquelles constituent le « chemin critique », doivent être
déterminées et clairement signalées dans le réseau logique comme devant faire partie, dans la mesure
du possible, d’une suite ininterrompue d’activités du début à la fin du projet. Les activités critiques ou
quasi-critiques ne doivent pas représenter plus de 25 p. 100 de l’ensemble des activités du projet. Les
activités quasi-critiques sont celles ayant une marge de un à cinq jours ouvrables.
Examen et approbation du calendrier détaillé
L'expert-conseil doit prévoir une semaine (civile) pour l'examen du calendrier détaillé proposé par
l’ingénieur.
Après l'examen, toutes les modifications requises doivent être soumises à l’ingénieur au plus tard une
semaine (civile) après qu'il en ait fait la demande.
L'expert-conseil doit, à la demande de l’ingénieur et sans frais supplémentaires, fournir tous les
renseignements supplémentaires dont celui-ci estime avoir besoin pour juger de la valeur pratique du
calendrier proposé.
Respect du calendrier détaillé
L'expert-conseil doit respecter le calendrier détaillé approuvé. Il doit aussi diriger ses
sous-experts-conseils en les aidant à planifier et à coordonner leurs travaux en fonction de ce calendrier.
2.6.2
CONTRÔLE DE L’AVANCEMENT DES TRAVAUX ET RAPPORTS D’ÉTAPE
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Le dernier jour ouvrable de chaque mois, l'expert-conseil, en collaboration avec toutes les parties
concernées, doit mettre à jour le calendrier détaillé. Il doit y inscrire :
l'état d'avancement de chaque activité à la date du rapport;
les modifications nécessaires, ponctuelles et planifiées;
les prévisions d'avancement et d'achèvement;
les dates de début et de fin réelles de toutes les activités contrôlées dans le réseau telles
qu'elles ont été consignées;
les retards possibles, les problèmes non encore réglés et les préoccupations des équipes de conception,
ainsi que les solutions possibles aux problèmes graves de planification et d'ordonnancement.
Dans les cinq (5) jours suivant la date de la mise à jour du calendrier, l'expert-conseil doit
présenter la version initiale et les versions subséquentes du calendrier détaillé selon les modalités
suivantes :
1.
un CD contenant toutes les données sur le calendrier et les mouvements de trésorerie;
2.
un graphique à barres du calendrier détaillé précisant l'état d'avancement à ce jour;
3.
un rapport écrit (narratif) mensuel basé sur l'échéancier détaillé, expliquant en détail les travaux
achevés à ce jour, comparant les progrès accomplis avec les prévisions et présentant les prévisions les
plus récentes. Le rapport doit faire la synthèse de l'état d'avancement à ce jour, expliquer les écarts et
les retards actuels et éventuels par rapport au calendrier détaillé et aux chemins critiques. Ce rapport
doit mentionner les retards possibles, les problèmes non réglés et les préoccupations du point de vue
des équipes de conception, ainsi que des options pour faire face aux problèmes graves de planification
et de calendrier.
1.6.3 EXIGENCES RELATIVES À L’APPEL D’OFFRES ET AU CALENDRIER DES
TRAVAUX
Périodes de construction et de mise en service
Au fur et à mesure que les études avancent et que les travaux qui devront être exécutés se précisent,
l’expert-conseil doit établir des calendriers plus détaillés et préciser davantage les mouvements de
trésorerie afin d’illustrer l’ordre de succession de ses tâches liées aux activités d’autres marchés ou aux
contraintes imposées par ces derniers. Ce travail permettra :
de confirmer ou de remettre en question la durée et les étapes d'exécution déjà établies des
travaux;
d'établir des projections des mouvements de trésorerie plus précises pour les travaux;
de déterminer les besoins de coordination et (ou) les sources possibles de conflit;
d'examiner et d'évaluer les répercussions financières du calendrier établi par l'entrepreneur
retenu à l'aide de la méthode du chemin critique.
Avant le lancement de l'appel d'offres (lorsque les dessins sont achevés à 90 %), l'expert-conseil doit
produire la section 01014 du devis à inclure dans les documents contractuels portant sur la planification
et l'ordonnancement des travaux, la soumettre à l’examen de l'ingénieur et discuter avec lui de la façon
de l’accorder globalement aux autres exigences pertinentes de l’administration du contrat.
1.7.2 PRODUITS À LIVRER
L'expert-conseil doit fournir les produits suivants :
Calendrier du projet (dont les chemins critiques et la structure de répartition du travail du projet)
Prévision des mouvements de trésorerie pour les honoraires de l'expert-conseil
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SA 2 ESTIMATION ET PLANIFICATION DES COÛTS
2.1
Spécialiste des coûts
L'exécution du projet dans le délai prescrit et dans les limites du budget constitue une priorité absolue.
C'est pourquoi, on devra faire appel à une équipe expérimentée et parfaitement à l’aise avec les
techniques d'estimation, de planification et de contrôle des coûts, et qui a prouvé sa valeur en
administrant avec succès des gros projets de construction. Cette équipe, appelée spécialiste des coûts,
doit maîtriser tous les aspects de l'estimation des coûts de construction aux diverses étapes des études
et exploiter les techniques d'analyse des coûts par élément, d'analyse des risques, d'établissement du
coût du cycle de vie, d'analyse de la valeur et de gestion par l'analyse de la valeur.
La planification et le contrôle des coûts permettent de réaliser les objectifs financiers du projet et
s'inscrivent dans un processus continu et interactif faisant intervenir la planification, l’intervention, la
mesure, l'évaluation et la révision.
2.2
Étendue des services
Le spécialiste des coûts doit offrir des services interactifs et continus de consultation en matière de coûts
du début de l’étape des études de projet jusqu'à la fin de la construction. Il doit en outre préparer des
estimations exhaustives des coûts pour toutes les disciplines, de l'escalade des coûts, de l'inflation et
des coûts éventuels.
Le spécialiste des coûts doit offrir à TPSGC et à l'expert-conseil des services de consultation ainsi que
des services de surveillance des coûts et d'information.
Le spécialiste des coûts doit assister à toutes les réunions de projet qui se tiennent aux étapes des
études. Il doit, en outre, être prêt à présenter des estimations au représentant du Ministère et à les
justifier, le cas échéant.
La proposition d’honoraires devrait être fondée sur un contrat de construction à prix forfaitaire. Si le
représentant du Ministère décide de réaliser le projet par l’entremise d’une gestion du projet, d’une
gestion de la construction, d’une construction en lots ou d’autres méthodes, le spécialiste des coûts
négociera tout rajustement d’honoraires avec l’expert-conseil qui est acceptable à TPSGC, avant
d’entreprendre le rajustement des estimations et des systèmes de compte rendu.
D’autres services peuvent être fournis à des coûts supplémentaires, au besoin.
2.3
Services - Activités de base
Le spécialiste des coûts doit collaborer avec l'équipe de l'expert-conseil et TPSGC et les conseiller sur le
coût des composantes du bâtiment et des diverses installations. Les estimations doivent être détaillées
et les sommaires des coûts présentés sous forme d'analyse des coûts par élément. Les formats de
présentation acceptables sont mentionnés à la rubrique Exigences de présentation qui suit.
Le spécialiste de l'estimation des coûts doit exercer une surveillance continuelle des coûts,
détecter rapidement et signaler le plus tôt possible toutes les modifications qui ont ou qui pourraient
avoir une incidence sur les coûts estimatifs des travaux de construction du projet.
Si, en raison de tels changements, l'estimation des coûts est en-dessous de ce qui est établi
dans le plan des coûts de construction ou le dépasse, le spécialiste de l'estimation des coûts, de concert
avec l'équipe de l'expert-conseil, doit fournir au représentant du Ministère toute l'information existante à
cet égard.
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Le spécialiste et l'équipe proposeront au représentant du Ministère d'autres solutions de
conception et réviseront les dernières estimations.
Veuillez vous reporter à l'Annexe D - Faire affaire avec la SAG Région de l'Ontario pour en
savoir plus.
2.3.1 Rapports
Le spécialiste de l'estimation des coûts doit fournir une explication narrative pour chaque
estimation des coûts d'un produit à livrer, en donnant une description et une présentation des coûts
suffisamment détaillées pour définir clairement :
1.
La modification de la portée des travaux : préciser la nature, la raison et l'incidence financière
globale pour l'ensemble des modifications cernées et potentielles en ce qui concerne l'estimation des
coûts de construction.
2.
Dépassement et surestimation des coûts : préciser la nature, la raison et l'incidence financière
globale de tous les écarts de coût réels ou possibles.
3.
Options permettant de respecter de nouveau l'estimation des coûts de construction : préciser la
nature et les incidences financières potentielles de toutes les options recensées qui sont proposées pour
que le projet respecte de nouveau l'estimation des coûts de construction.
savoir plus.
2. 3.2
Exigences de présentation
Format de présentation des sommaires
Analyse des coûts par élément : Les sommaires des estimations doivent être présentés selon un
format d'analyse convenu et uniforme. Plusieurs variations du format peuvent être acceptées par
TPSGC (après discussion), mais il est préférable d’utiliser ceux qui suivent les formats de l’ASTM
(USA), CIQS (CDN), CSI Uniformat II (USA) ou BCIS (UK).
Résumé de discipline : Utiliser de préférence les résumés de discipline qui suivent le modèle du
Répertoire normatif sauf si les méthodes en usage dans la région offrent des solutions plus
appropriées.
Ventilation des coûts du projet : Les coûts de chaque phase de la construction doivent être
présentés séparément dans les estimations. Les coûts prévus de chaque phase doivent être
ventilés selon les bâtiments du complexe et les postes suivants :
Rénovation.
Veuillez vous reporter à l'Annexe D - Faire affaire avec la SAG Région de l'Ontario pour en savoir plus.
Supports de présentation
Fournir à TPSGC trois [3] copies papier de tous les rapports accompagnés uniquement des
sommaires des estimations, et une [1] copie papier supplémentaire du rapport incluant les
données justificatives des estimations.
Fournir une copie numérique de l'estimation totale, du sommaire et des détails justificatif, sur
CD, selon un format convenu.
Délai
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Compte tenu que les estimations doivent suivre les décisions de conception auxquelles elles se
rattachent, il est normal que leur publication retarde. La partie sur les coûts des rapports d'étape peut
être publiée après coup mais, à moins d'indication contraire de la part du représentant du Ministère, ce
délai ne doit pas dépasser deux semaines.
Utilisation de l'information disponible
Le spécialiste des coûts doit fournir des estimations complètes même si l'information à laquelle il a
accès aux étapes des études conceptuelles et de l’élaboration de la conception et au début de la
préparation des dessins d'exécution est incomplète. Dans un tel cas, il doit faire des hypothèses et,
après les avoir vérifiées auprès de l'expert-conseil, soit les présenter comme telles, soit les intégrer dans
un devis préliminaire, que l'expert-conseil modifiera, le cas échéant.
2.3.3 Techniques
Cette activité ne doit pas être prise en compte dans la proposition de frais, étant donné que le
paiement de cette activité doit faire l'objet de négociations et être effectué de façon distincte par
TPSGC.
2.4 Services - Activités particulières
savoir plus.
Étape de l'analyse du projet
Examiner l'estimation des coûts de catégorie " D ", faire rapport à ce sujet et proposer des
révisions à cette estimation. Attendre que le spécialiste de l'estimation des coûts, l'expert-conseil
et TPSGC aient accepté l'estimation de catégorie " D " révisée pour procéder.
L'estimation des coûts de catégorie " D " révisée deviendra le plan des coûts de construction.
Études conceptuelles
On préparera l'estimation des coûts de catégorie " C " pour qu'elle soit le plus détaillée possible,
en fonction de l'information connue et en reprenant les coûts détaillés élémentaires et
supplémentaires.
Design préliminaire
Une fois le design préliminaire achevé, préparer une estimation des coûts de catégorie " B "
représentant le niveau accru de détails de conception établis. Il faudra préparer ce rapport en
reprenant les coûts détaillés (par élément), à savoir les quantités mesurées avec des provisions
ou des montants forfaitaires minimums.
Après acceptation finale, l'estimation des coûts de catégorie " B " deviendra le plan des coûts de
construction.
Documents contractuels
Pendant la production des documents contractuels, un processus de contrôle des coûts continu,
progressivement plus détaillé, est requis. À chaque examen des documents de construction, une
estimation à jour devra permettre de démontrer que l'on respecte le plan des coûts de
construction. À l'étape de soumission de 50 % d'achèvement, il faudra produire une estimation
des coûts de catégorie " B " révisée. À l'étape de soumission de 99 % d'achèvement, il faudra
produire une estimation des coûts de catégorie " A ". En cas de non-respect du plan des coûts de
construction, des révisions aux documents contractuels s'imposeront.
Avant l'appel d'offres
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Après l'achèvement des documents du contrat, une estimation de coûts de catégorie " A "
préalable à l'appel d'offres sera préparée au moyen de quantités mesurées à 100 %.
Fournir une ventilation des coûts selon les corps de métier pour l'estimation préalable au
lancement de l'appel d'offres qui servira dans l'examen des propositions déposées et dans la
répartition de l'estimation de l'entrepreneur retenu.
Étape de l'appel d'offres
1.
2.
3.
4.
Lancement de l'appel d'offres : Pendant la durée de l'appel d'offres, examiner les incidences
financières créées par la diffusion de modifications à l'appel d'offres/au contrat, et en rendre
compte. Intégrer les résultats de l'examen de ces modifications dans l'estimation finale préalable
à l'appel d'offres (pour la version élémentaire et la version des corps de métier) avant le dépôt
des propositions.
Examen et analyse des propositions : Seconder au besoin le représentant du Ministère en
analysant et en rapprochant les différences entre l'estimation préalable à l'appel d'offres et les
propositions déposées.
Négociations : S'il se révèle nécessaire de négocier avec un soumissionnaire avant l'attribution
du contrat, le spécialiste de l'estimation des coûts devra fournir les renseignements financiers
nécessaires et participer à ces négociations sur demande.
Rapprochement : À la signature du contrat avec l'entrepreneur retenu, le spécialiste de
l'estimation des coûts devra, au besoin, rapprocher de manière détaillée, l'estimation
élémentaire et l'estimation des corps de métier avec le montant convenu dans le contrat. Ces
estimations ainsi rapprochées serviront à l'équipe responsable de la construction pendant la
phase de la réalisation du projet.
Services du spécialiste de l'estimation des coûts durant la construction
Pendant la construction, le spécialiste de l'estimation des coûts secondera l'équipe responsable
de la construction en lui donnant sur demande des conseils sur les coûts.
Le cas échéant, le paiement se fera selon une base convenue et négociée. Ceci peut entraîner
les activités suivantes :
Évaluation des autorisations de modification;
Évaluation des demandes de remboursement;
Évaluation des travaux réalisés;
Évaluation des mouvements de trésorerie.
2.5 Responsabilités envers TPSGC
TPSGC examinera en continu tous les aspects des travaux du spécialiste des coûts pour établir
la validité et l'intégralité des renseignements déposés. Si TPSGC relève des problèmes,
notamment des erreurs et des omissions, ainsi que des éléments pour lesquels les détails sont
insuffisants ou pour lesquels il faut fournir de plus amples explications, le spécialiste de
l'estimation des coûts doit réexaminer les estimations déposées et y apporter les modifications
qui seront jugées nécessaires et/ou fournir des pièces justificatives étoffées et satisfaisantes
pour confirmer que ces corrections ou modifications sont inutiles.
Impossibilité d'abroger les responsabilités de l'expert-conseil
Aucune acceptation ou approbation par TPSGC, qu'elle soit explicite ou implicite, ne peut libérer
le spécialiste de l'estimation des coûts, ou l'expert-conseil, de sa responsabilité professionnelle
ou technique concernant les estimations et les rapports sur les coûts.
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De même, l'acceptation d'une estimation par TPSGC ne libère en aucun cas l'expert-conseil de
sa responsabilité concernant le respect du plan des coûts de construction convenu durant le
cycle de vie du projet, ni de l'exigence de recommencer la conception au cas où la soumission
acceptable la plus basse différerait de manière significative du plan des coûts de construction
convenu, à moins ou jusqu'à ce que le représentant du Ministère ne donne un avis contraire par
écrit.
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SA 3 SERVICES ADDITIONNELS D'INSPECTION SUR LE CHANTIER PENDANT LA
CONSTRUCTION
3.1 INTENTION
Le but des services additionnels sur le chantier est de garantir la présence de représentants de
l'expert-conseil sur le chantier, au-delà des services de base d'examen du chantier de construction. À la
demande du représentant du Ministère, les représentants de l'expert-conseil inspecteront les travaux,
afin de faire la coordination entre les disciplines, et surveilleront les aspects critiques des travaux durant
la construction de l'installation; feront la liaison avec l'entrepreneur, avec le représentant du Ministère et
avec d'autres intervenants, comme l'exigeront les travaux.
L'expert-conseil, durant la phase du design préliminaire et de préparation des documents de
construction, déterminera la mesure et la nature des services additionnels requis sur le chantier que
fourniront ses représentants durant la construction, au-delà des services de base d'examen du chantier
de construction. Veuillez vous reporter à l'Annexe C - Formulaire de proposition de prix, pour la limite
des frais imputés pour les services additionnels sur le chantier durant la construction.
Les travaux de construction de ce projet se feront après les heures normales de travail et durant la fin de
semaine.
Il se pourrait donc que plus d'une personne soit nécessaire pour couvrir toutes les heures de
construction, en fonction des compétences requises selon la nature des travaux exécutés, et de l'état
d'avancement des travaux de construction sur le chantier.
Le représentant de l'expert-conseil sur le chantier est responsable de la réalisation d'examens
additionnels du chantier de construction (y compris en heures supplémentaires lorsque les activités de
construction se font sur plusieurs quarts de travail par jour), au-delà des examens de base du chantier de
construction, en ce qui concerne les aspects critiques du projet, et de la préparation de rapports sur
chaque visite de chantier pour tous les travaux de construction exécutés. Il lui incombe d'assurer une
communication constante entre le gestionnaire des installations ou le représentant de SNC Lavalin, le
représentant du Ministère, les agences de conception, l'entrepreneur, le commissaire régional aux
incendies (ou la personne désignée par le représentant du Ministère), et le ministère du Travail de la
province, ainsi que d'autres autorités compétentes.
Le représentant sur le chantier de l'expert-conseil devra :
1.
2.
3.
4.
5.
obtenir l’autorization du représentant Ministère avant de commencer les services additionnels
d’inspection sur le chantier pendant la construction.
relever directement de l'expert-conseil et de tous les membres de l'équipe du conseil composée
de sous-experts-conseils spécialistes de diverses disciplines.
faire la liaison avec le représentant du Ministère, l'entrepreneur, et d'autres membres de l'équipe
du projet et d'autres intervenants, selon les directives du représentant du Ministère, et maintenir
des lignes de communication appropriées.
connaître parfaitement les documents contractuels, le Code national du bâtiment et toutes les
normes concernant les travaux de construction du Commissaire fédéral des incendies (y compris
la norme CI 301 datée de juin 1982 et la Norme pour soudage et découpage, CI 302, datée de
juin 1982). Le représentant de l'expert-conseil sur le chantier doit également connaître toutes les
normes fédérales, provinciales et municipales relatives à la santé et à la sécurité des ouvriers en
construction.
connaître parfaitement les exigences de l'énoncé de projet de l'expert-conseil et les
responsabilités des autres en lien avec ses services dans le cadre du projet.
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3.2 PORTÉE DES TRAVAUX, ACTIVITÉS ET PRODUITS À LIVRER
1. Renseignements généraux
Le(s) représentant(s) sur le chantier de l'expert-conseil doit(doivent) :
1.
À la demande du représentant du Ministère, fournir des services supplémentaires d'inspection,
de coordination avec d'autres disciplines et de surveillance, et fournir des clarifications durant les
travaux de construction, et rendre compte de ces activités à l'expert-conseil. En outre, le représentant du
Ministère peut déléguer des responsabilités supplémentaires sous réserve de l'accord de l'expert-conseil.
2.
Consigner chaque visite, dans un rapport d'examen du chantier, en y décrivant tous les travaux
de construction exécutés. Il lui incombe d'assurer une communication constante entre le gestionnaire
des installations de SNC Lavalin, le représentant du Ministère, le commissaire régional aux incendies
(ou la personne désignée par le représentant du Ministère), l'expert-conseil et l'entrepreneur.
3.
Coordonner et diriger les services d'un assistant approuvé par TPSGC.
4.
En cas d'urgence, le représentant de l'expert-conseil sur le chantier a le pouvoir d'arrêter les
travaux ou de donner des ordres visant à assurer la sécurité des travailleurs ou des biens de l'État. Le
représentant de l'expert-conseil sur place doit informer rapidement le représentant du Ministère (dans les
12 heures) des ordres donnés.
2. Inspection et comptes rendus
Il incombe au représentant de chantier d'inspecter toutes les phases des travaux en cours, en vue de
porter à l'attention de l'entrepreneur, après vérification auprès de l'expert-conseil, et du représentant de
la Direction générale de la construction, tout écart entre les travaux, les documents contractuels et les
procédures de construction acceptées. Le représentant de chantier doit tenir un registre quotidien de ces
inspections et transmettre, une fois par semaine, un rapport écrit à l'expert-conseil, aux fins de
distribution, en respectant le format indiqué. Le représentant de chantier doit produire tout rapport ou
étude qu'exige le gestionnaire de projet par l'intermédiaire de l'expert-conseil.
3. Interprétation des documents contractuels
L'interprétation des documents contractuels relève de la responsabilité de l'expert-conseil. Ce dernier
peut toutefois demander au représentant de chantier de lui fournir de l'information concernant les
conditions de travail et de transmettre des instructions quotidiennes à l'entrepreneur.
Le représentant de chantier a comme devoir d'aider l'expert-conseil et de l'informer de tout problème
anticipé pouvant retarder les travaux. La méthode à utiliser pour transmettre cette information sera
décidée par l'expert-conseil.
4. Modifications apportées aux travaux
Il n’appartient pas au représentant de chantier d'autoriser ou d'ordonner des modifications du travail, qui
changeront la conception de la construction ou la valeur du contrat, sauf si ce pouvoir lui a été délégué
par le représentant du Ministère.
L'expert-conseil peut demander au représentant de chantier d'aider à évaluer les modifications apportées
aux travaux, lorsqu'il est nécessaire de faire appel à quelqu'un qui connaît les conditions de travail.
5. Communication et Liaison
Le représentant sur le chantier de l'expert-conseil devra :
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1.
2.
3.
4.
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Vérifier que les travaux sur le chantier sont conformes aux documents de construction, consulter
l'expert-conseil et obtenir des directives au sujet des conclusions tirées. La question doit ensuite
être portée à l'attention du chef de chantier de l'entrepreneur. Même si des discussions
informelles avec des chefs de chantier des sous-traitants sont généralement autorisées (mais
uniquement avec le consentement de l'entrepreneur), le représentant de l'expert-conseil sur le
chantier ne doit pas traiter directement avec le contremaître ou les gens de métier, ni entraver
l'avancement des travaux.
Communiquer officiellement et par écrit avec l'entrepreneur, et informer immédiatement le
représentant du Ministère et l'expert-conseil.
Communiquer immédiatement avec l'expert-conseil quand il est manifeste que des informations
ou des mesures sont nécessaires de la part de l'expert-conseil (par ex., instructions générales,
clarifications, approbation d'échantillons de dessins d'atelier, demandes, autorisations de
modifications proposées, instructions de chantier, détails, dessins, etc.)
S'assurer que TPSGC et l'expert-conseil sont avisés promptement lorsque des pièces ou des
éléments importants des matériaux et de l'équipement sont livrés afin qu'ils puissent prendre les
mesures nécessaires pour que le personnel compétent les inspecte avant l'installation.
L'expert-conseil doit fournir une copie du rapport d'examen du chantier au représentant du Ministère pour
chacune des visites.
6. Rapports d'examen de chantier
Le représentant sur place de l'expert-conseil doit préparer un rapport d'examen du chantier pour chaque
visite à l'intention de l'expert-conseil et du représentant du Ministère, dans le format requis, comprenant
les éléments suivants :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
l'avancement par rapport au calendrier;
les activités importantes commencées ou achevées au moment de la visite, les activités
principales en cours et les gros travaux exécutés;
la main-d'œuvre sur place : les entreprises de construction sur place, les travaux exécutés par
chaque entreprise, le nombre de travailleurs par entreprise, l'équipement sur place (utilisé et non
utilisé);
les livraisons et enlèvements importantes de matériaux et/ou d'équipement;
les instructions données à l'entrepreneur;
les difficultés rencontrées qui pourraient engendrer des retards d'exécution;
les matériaux et la main-d'œuvre nécessaires immédiatement;
l'estimation du coût des travaux terminés et des matériaux livrés (contrat de remboursement des
coûts) telle que TPSGC peut la demander;
la présence des entreprises d'inspection et d'essai, les essais exécutés, les résultats, etc.;
toute information ou mesure en suspens requise par l'expert-conseil ou TPSGC;
les conditions météorologiques, surtout les conditions inusitées survenues pendant les travaux
de construction en cours.
les interruptions (heure de début et de fin, entreprises/travailleurs concernés);
d'autres remarques;
les accidents sur le chantier;
les risques pour la sécurité des personnes ou la protection de l'édifice engendrés par les travaux,
l'entrepreneur ou ses agents;
les photographies numériques prises durant la visite qui illustrent les activités du chantier, y
compris les défaillances, les progrès, les conditions spéciales, etc. Incorporer la date à laquelle
elles ont été prises dans la photographie et dans le nom du fichier.
7. Inspection de l’ouvrage
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Le représentant de chantier doit procéder à des observations et à des vérifications au hasard de
l'ouvrage pour déterminer si les travaux, les matériaux et l'équipement sont conformes aux documents
contractuels et aux conditions supplémentaires. Le représentant de l’expert-conseil au chantier doit
informer l'entrepreneur de toute défectuosité ou de tout écart non approuvé au moyen d'une note de
service et signaler immédiatement à l'expert-conseil et au représentant de la Direction générale de la
construction de TPSGC tout problème que l'entrepreneur tarde à éliminer ou refuse de régler.
Le représentant de chantier prendra les dispositions nécessaires pour permettre aux experts-conseils en
architecture, en structure, en génie mécanique et en génie électrique et autres auxquels l'expert-conseil
principal fait appel de procéder aux inspections périodiques exigées aux termes du contrat conclu avec
l'expert-conseil, de façon que ces inspections puissent se faire en temps opportun, compte tenu de
l'avancement des travaux.
Le représentant de chantier signalera également si des matériaux et de l'équipement sont incorporés
dans le projet avant l'approbation des dessins d'atelier ou des échantillons s'y rapportant.
Le représentant de chantier aidera à dresser tous les rapports provisoires, préliminaires et définitifs sur
les défectuosités, en collaboration avec les représentants de TPSGC et de l'expert-conseil.
8. Réunions de chantier
Le représentant de chantier doit participer à toutes les réunions de chantier.
9. Inspection et essais
Le représentant de chantier doit veiller à ce que les essais et les inspections exigés dans les documents
contractuels soient effectués, assister aux essais et en consigner les résultats dans le registre quotidien.
Il faut avertir l'expert-conseil si les résultats des essais ne correspondent pas aux exigences précisées ou
si l'entrepreneur n'effectue pas les essais comme il faut.
10. Urgences
Lorsque survient une urgence menaçant la sécurité de personnes ou menaçant une propriété ou lorsque
le bon déroulement des travaux est compromis par les activités de l'entrepreneur, pour protéger les
intérêts de TPSGC, le représentant de chantier est tenu d'informer immédiatement l'entrepreneur par
écrit du danger possible. Par ailleurs, si nécessaire, le représentant de chantier interrompra les travaux
ou ordonnera la prise de mesures correctives et se mettra immédiatement en rapport avec
l'expert-conseil pour obtenir d'autres instructions.
11. Restrictions
Il est interdit au représentant de chantier :
d’autoriser des dérogations par rapport aux documents contractuels;
d’effectuer des essais;
d'approuver des dessins d'atelier ou des échantillons;
de conseiller le client utilisateur à propos de quelque aspect que ce soit sans d'abord obtenir des
instructions de l'expert-conseil;
d'approuver des travaux effectués ou n'importe quelle partie de l'immeuble;
d'empiéter sur la sphère de responsabilités du directeur des travaux de l'entrepreneur;
d’interrompre les travaux, à moins qu’il soit convaincu qu'il y a une urgence, tel que décrit plus haut.
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SA 4 SERVICES CONSULTATIFS EN COORDINATION POUR LE DÉMÉNAGEMENT DU
LABORATOIRE
4.1 INTENTION
L'objet des services de conseil en coordination pour le déménagement du laboratoire est de garantir que
les opérations de laboratoire de l'ACIA continuent sans accroc pendant chaque phase de la construction,
jusqu'à la pleine occupation des locaux. Les services de conseil seront requis à toutes les étapes de la
livraison afin de garantir que l'équipe du projet coordonne toutes les exigences des déménagements
pendant chaque phase du projet.
L'expert-conseil doit :
1.
Examiner l'étude de faisabilité réalisée par NXL Architects et formuler des recommandations
quant à la mise en œuvre progressive du projet.
2.
Fournir des conseils au client et au représentant du Ministère sur les points suivants :
a)
Le plus petit nombre de déménagement requis pour maintenir les opérations de laboratoire
durant le démantèlement et la construction du nouveau laboratoire
b)
La manière la plus efficace de démanteler le laboratoire tout en ayant le moins d'impact possible
sur les opérations
3.
Participer à toutes les réunions de conception du projet durant les étapes des études
conceptuelles et du design préliminaire
4.
Préparer le calendrier d'installation de tout l'équipement
5.
Coordonner avec toutes les disciplines les activités de déménagement qui ont des répercussions
sur la conception afin de minimiser les retards de construction et de respecter le calendrier d'occupation
des locaux pour chaque phase de la construction
6.
Mettre à jour le calendrier de mise en œuvre progressive à chaque étape de la conception et
durant la construction
7.
Coordonner avec le gestionnaire de la mise en service afin de minimiser les répercussions sur la
mise en service de l'équipement
8.
Coordonner et examiner le calendrier avec le spécialiste de l'établissement du calendrier et
l'entrepreneur en ce qui a trait à toute répercussion sur le maintien des opérations des laboratoires de
l'ACIA.
L'expert-conseil doit fournir les produits suivants :
Calendrier de la mise en œuvre progressive durant l'étape des études conceptuelles
Calendrier révisé de la mise en œuvre progressive à chaque fois que les exigences quant à la
portée du projet sont modifiées
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SA 5 RAPPORT DE CLÔTURE
L'expert-conseil doit soumettre des rapports de clôture comprenant généralement les éléments suivants
:
1. Introduction:
a. Historique du projet
b. Portée des travaux
c. Description de l'intention de la conception
d. Élaboration de la conception
e. Processus d'appel d'offres et attribution du contrat
2. Mise en œuvre du projet
a. Réunion de démarrage
b. Plan de travail et calendrier des travaux
c. Essais sur le chantier et contrôle de la qualité
d. Réunions d'étape et procès-verbaux
e. Instructions de chantier
f. Autorisations de modifications
3. Problèmes et difficultés rencontrés au cours de la mise en œuvre
a. Retards dans les travaux
b. Leçons tirées
4. Conclusion et sommaire
5. Liste des annexes
a. Copie du devis
b. Dessins du contrat
c. Liste des sous-traitants et fournisseurs
d. Photographies numériques
e. Dessins conformes à l'exécution (version numérique)
f. Dessins de l'ouvrage fini et devis
g. Dessins postcontractuels
h. Tous autres dessins liés au projet
i. Tout rapport environnemental
j. Tout autre rapport lié au projet
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ANNEXE A
FORMULAIRE D'IDENTIFICATION DES MEMBRES DE L'ÉQUIPE
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Pour obtenir des détails sur le présent formulaire, se référer à l'EPEP dans la Demande de propositions.
L'expert-conseil principal et les autres membres de l'équipe de l'expert-conseil doivent être agréés, ou
admissibles à l'agrément, certifiés et/ou autorisés à dispenser les services professionnels requis, dans
toute la mesure prescrite par les lois provinciales ou territoriales.
I.
Expert-conseil principal (proposant - Architecte):
Nom de la firme ou de la coentreprise: ...............................................................
...............................................................
...............................................................
Personnes clés et attestation professionnelle provinciale et/ou accréditation professionnelle:
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
II.
Principaux sous-experts-conseils / spécialistes:
Ingénieur en mécanique
Nom de la firme:
..................................................................................
..................................................................................
..................................................................................
Personnes clés et attestation professionnelle provinciale et/ou accréditation professionnelle:
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
Ingénieur électricien
Nom de la firme:
.........................................................................
.........................................................................
.........................................................................
Personnes clés et attestation professionnelle provinciale et/ou accréditation professionnelle
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
Spécialiste des TI /télécommunications
Firm Name:
.........................................................................
.........................................................................
.........................................................................
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...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
Spécialiste de l’estimation des coûts
Firm Name:
.........................................................................
.........................................................................
.........................................................................
-
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
Rédacteur de devis
Firm Name:
.........................................................................
.........................................................................
.........................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
Conseiller en coordination pour le déménagement
Firm Name:
.........................................................................
.........................................................................
.........................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
Spécialiste de la planification et du calendrier
Firm Name:
.........................................................................
.........................................................................
.........................................................................
...............................................................................................................................
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...............................................................................................................................
Représentant de l’expert-conseil sur place durant la construction
Firm Name:
.........................................................................
.........................................................................
.........................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
...............................................................................................................................
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ANNEXE B
FORMULAIRE DE DÉCLARATION/D'ATTESTATIONS
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ANNEXE B - FORMULAIRE DE DÉCLARATION/D'ATTESTATIONS
Titre du projet :
Nom du proposant :
Adresse:
Numéro de téléphone :(
Numéro de télécopieur : (
Adresse postale
)
)
Courriel:
Numéro d’entreprise d’approvisionnement:
Type d’entreprise:
Taille de l’entreprise:
Nombre d’employés ______
_____ Propriétaire unique
Architectes/Ingénieurs diplômés ______
_____ Associés
Autres professionnels ______
_____ Société
Soutien technique ______
_____ Coentreprise
Autres ______
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ANNEXE B - FORMULAIRE DE DÉCLARATION/D'ATTESTATIONS (SUITE)
Programme de contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi - Attestation
Je, soumissionnaire, en présentant les renseignements suivants à l'autorité
contractante, atteste que les renseignements fournis sont exacts à la date indiquée
ci-dessous. Les attestations fournies au Canada peuvent faire l'objet d'une vérification
à tout moment. Je comprends que le Canada déclarera une soumission non recevable,
ou un expert-conseil en situation de manquement, si une attestation est jugée fausse,
que ce soit pendant la période d'évaluation des soumissions ou pendant la durée du
contrat. Le Canada aura le droit de demander des renseignements supplémentaires
pour vérifier les attestations d'un soumissionnaire. À défaut de répondre à cette
demande, la soumission sera déclarée non recevable ou sera considéré comme un
manquement au contrat.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur le Programme de contrats fédéraux
pour l'équité en matière d'emploi, visitez le site Web de Ressources humaines et
Dveloppement des comptences Canada - Travail.
Date : ___________(AAAA/MM/JJ) [si aucune date n'est indiquée, la date de clôture de
la demande de soumissions sera utilisée]
Compléter à la fois A et B.
A. Cochez seulement une des déclarations suivantes :
( ) A1. Le soumissionnaire atteste qu'il n'a aucun effectif au Canada.
( ) A2. Le soumissionnaire atteste qu'il est un employeur du secteur public.
( ) A3. Le soumissionnaire atteste qu'il est un employeur sous réglementation
fédérale, en vertu de la Loi sur l'quit en matire d'emploi.
( ) A4. Le soumissionnaire atteste qu'il a un effectif combiné de moins de 100
employés au Canada (l'effectif combiné comprend les employés permanents
à temps plein, les employés permanents à temps partiel et les employés
temporaires [les employés temporaires comprennent seulement ceux qui ont
travaillé pendant 12 semaines ou plus au cours d'une année civile et qui ne
sont pas des étudiants à temps plein]).
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A5. Le soumissionnaire a un effectif combiné de 100 employés ou plus au Canada; et
( ) A5.1. Le soumissionnaire atteste qu'il a conclu un Accord pour la mise en uvre de
l'quit en matire d'emploi valide et en vigueur avec HRDCC - Travail.
OU
( ) A5.2. Le soumissionnaire a présenté lAccord pour la mise en oeuvre de lquit en matire
demploi (LAB1168) à RHDCC - Travail. Comme il s'agit d'une condition préalable à
l'attribution du contrat, remplissez le formulaire intitulé Accord pour la mise en œuvre
de l'équité en matière d'emploi (LAB1168), signez-le en bonne et due forme et
transmettez-le à RHDCC - Travail.
B. Cochez seulement une des déclarations suivantes :
( ) B1. Le soumissionnaire n'est pas une coentreprise.
OU
( ) B2. Le soumissionnaire est une coentreprise et chaque membre de la
coentreprise doit fournir à l'autorité contractante l'attestation Programme de
contrats fédéraux pour l'équité en matière d'emploi. (Consultez la section sur
les coentreprises des Instructions générales aux proposants.)
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Attestation pour ancien fonctionnaire
Les contrats attribués à des anciens fonctionnaires qui touchent une pension ou qui
ont reçu un paiement forfaitaire doivent résister à l'examen scrupuleux du public et
constituer une dépense équitable des fonds publics. Afin de respecter les politiques et
les directives du Conseil du Trésor sur les contrats avec des anciens fonctionnaires,
les soumissionnaires doivent fournir l'information exigée ci-dessous avant l'attribution
du contrat.
Définition
Aux fins de cette clause,
« ancien fonctionnaire » signifie tout ancien employé d'un ministère au sens de la Loi
sur la gestion des finances publiques, L.R., 1985, ch. F-11, un ancien membre des
Forces armées canadiennes ou de la Gendarmerie royale du Canada. Un ancien
fonctionnaire peut être :
a) un individu;
b) un individu qui s'est incorporé;
c) une société de personnes constituée d'anciens fonctionnaires; ou
d) une entreprise à propriétaire unique ou une entité dans laquelle la personne visée
détient un intérêt important ou majoritaire.
« période du paiement forfaitaire » signifie la période mesurée en semaines de salaire
à l'égard de laquelle un paiement a été fait pour faciliter la transition vers la retraite ou
vers un autre emploi par suite de la mise en place des divers programmes visant à
réduire la taille de la fonction publique. La période du paiement forfaitaire ne
comprend pas la période visée par l'allocation de fin de services, qui se mesure de
façon similaire.
« pension » signifie une pension ou une allocation annuelle versée en vertu de la Loi
sur la pension de la fonction publique (LPFP), L.R., 1985, ch. P-36, et toute
augmentation versée en vertu de la Loi sur les prestations de retraite supplémentaires,
L.R., 1985, ch. S-24, dans la mesure où elle touche la LPFP. La pension ne comprend
pas les pensions payables conformément à la Loi sur la pension de retraite des Forces
canadiennes, L.R., 1985, ch. C-17, à la Loi sur la continuation de la pension des
services de défense, 1970, ch. D-3, à la Loi sur la continuation des pensions de la
Gendarmerie royale du Canada, 1970, ch. R-10, et à la Loi sur la pension de retraite de
la Gendarmerie royale du Canada, L.R., 1985, ch. R-11, à la Loi sur les allocations de
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retraite des parlementaires, L.R., 1985, ch. M-5, et à la partie de la pension versée
conformément à la Loi sur le Régime de pensions du Canada, L.R., 1985, ch. C-8.
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Ancien fonctionnaire touchant une pension
Selon les définitions ci-dessus, est-ce que le soumissionnaire est un ancien
fonctionnaire touchant une pension? OUI ( )
NON ( )
Si oui, le soumissionnaire doit fournir l'information suivante pour tous les anciens
fonctionnaires touchant une pension, le cas échéant :
a)
b)
le nom de l'ancien fonctionnaire;
la date de cessation d'emploi dans la fonction publique ou de la retraite.
En fournissant cette information, les soumissionnaires acceptent que le statut du
soumissionnaire retenu, en tant qu’ancien fonctionnaire touchant une pension en vertu
de la LPFP, soit publié dans les rapports de divulgation proactive des marchés, sur les
sites Web des ministères, et ce conformément à l’Avis sur la Politique des marchés :
2012-2 et les Lignes directrices sur la divulgation des marchés.
Directive sur le réaménagement des effectifs
Est-ce que le soumissionnaire est un ancien fonctionnaire qui a reçu un paiement
forfaitaire en vertu de la Directive sur le réaménagement des effectifs?
OUI ( )
NON ( )
Si oui, le soumissionnaire doit fournir l'information suivante :
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
le nom de l'ancien fonctionnaire;
les conditions de l'incitatif versé sous forme de paiement forfaitaire;
la date de la cessation d'emploi;
le montant du paiement forfaitaire;
le taux de rémunération qui a servi au calcul du paiement forfaitaire;
la période correspondant au paiement forfaitaire, incluant la date du début,
d'achèvement et le nombre de semaines;
nombre et montant (honoraires professionnels) des autres contrats assujettis aux
conditions d'un programme de réaménagement des effectifs.
Pour tous les contrats attribués pendant la période du paiement forfaitaire, le montant
total des honoraires qui peut être payé à un ancien fonctionnaire qui a reçu un
paiement forfaitaire est limité à 5 000 $, incluant les taxes applicables.
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Nom du proposant :
DÉCLARATION :
Je, soussigné, à titre de dirigeant du proposant, atteste par la présente que les
renseignements fournis dans le présent formulaire et dans la proposition ci-jointe sont
exacts au meilleur de ma connaissance. Si la proposition est présentée par des
associés ou une coentreprise, chacun des associés ou chacune des entités membres
de cette coentreprise doit fournir ce qui suit.
....................................................................... .................................................................................
nom
signature
..........................................................................
titre
J'ai l'autorité d'engager la société / les associés / le propriétaire unique / la coentreprise
....................................................................... .................................................................................
nom
signature
..........................................................................
titre
....................................................................... .................................................................................
nom
signature
..........................................................................
titre
La personne suivante servira d’intermédiaire avec TPSGC durant la période d’évaluation de la
proposition: ______________________.
Téléphone : (
) ___________ Télécopieur : (
) ____________
Courriel: ____________________________________
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Cette Annexe B devrait être remplie et fournie avec la proposition mais elle peut être fournie
plus tard comme suit: si l'Annexe B n'est pas remplie et fournie avec la proposition, l'autorité
contractante en informera le soumissionnaire et lui donnera un délai afin de se conformer aux
exigences. À défaut de répondre à la demande de l'autorité contractante et de se conformer
aux exigences dans les délais prévus aura pour conséquence que la proposition sera déclarée
non recevable.
.
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ANNEXE B
ANNEXE BB
ATTESTATIONS POUR LE CODE DE CONDUITE
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Les soumissionnaires devraient fournir, avec leur soumission ou le plus tôt possible après le
dépôt de celle-ci, une liste complète de tous les individus qui sont actuellement administrateurs
du soumissionnaire. Si la liste n'a pas été fournie à la fin de l'évaluation des soumissions, le
Canada informera les soumissionnaires du délai à l'intérieur duquel l'information doit être
fournie. Le défaut de fournir cette liste dans les délais prévus aura pour conséquence que la
soumission sera déclarée non recevable. Les soumissionnaires doivent toujours fournir la liste
des administrateurs avant l'émission d'une offre à commandes.
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ANNEXE C
FORMULAIRE DE PROPOSITION DE PRIX
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ANNEXE C - FORMULAIRE DE PROPOSITION DE PRIX
DIRECTIVES : Veuillez remplir ce Formulaire de proposition de prix et le présenter dans une enveloppe
distincte scellée sur laquelle vous aurez dactylographié le nom du proposant, le nom du projet, le
numéro de l'invitation de TPSGC et la mention " FORMULAIRE DE PROPOSITION DE PRIX ". Les
propositions de prix ne doivent pas comprendre les taxes applicables.
LES PROPOSANTS NE DOIVENT PAS MODIFIER LE PRÉSENT FORMULAIRE
Nom de projet: ACIA expansion du laboratoire GT
Nom du proposant:
Les éléments suivants feront partie intégrante du processus d’évaluation :
SERVICES REQUIS
Honoraires fixes (R1230D (2012-07-16), CG 5 - Modalité de paiement)
SERVICES
HONORAIRES FIXES
SR 1 Analyse des exigeances du projet
$........................
SR 2 Études conceptuelles
$........................
SR 3 Design preliminaire
$........................
SR 4 Documents de construction
$........................
SR 5 Portée des travaux et activités
$........................
SR 6 Construction et administration du contrat
$........................
SR 7 Mise en service de l’installation
$........................
SR 8 Gestion des risques
$........................
MAXIMUM DES HONORAIRES FIXES $........................
SERVICES ADDITIONELS
Honoraires fixes (R1230D (2012-07-16), CG 5 - Modalité de paiement)
SA 1 Planification des délais, échéancier et contrôle du projet
$........................
SA 2 Estimation et planification des coûts
$........................
SA 4 Services consultatifs en coordination pour le déménagement du laboratoire $........................
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SA 5 Rapport de clôture
$........................
MAXIMUM DES HONORAIRES FIXES $........................
Honoraires fondés sur le temps (R1230D (2012-07-16), CG 5 - Modalités de paiement)
Notes:
1. Le Représentant de l’expert-conseil sur place durant la construction doit obtenir l’autorization du
représentant Ministère avant de commencer les services additionnels d’inspection sur le chantier
pendant la construction.
2. Le coût de ces services est basée sur les taux horaires fixes indiqués ci-dessous pour la durée du
contrat. Les taux doivent être compris des frais généraux et profits hors TVH.
3. La période de construction est basé sur une estimation de 57 semaines sur le site.
4. Aucune information n'est à ajouter au «non applicable» ou des articles de prix vierges, ou la
proposition sera déclarée non recevable et mis de côté, ne recevant pas un examen plus approfondi.
5. Le paiement des honoraires sera fondé sur les heures réelles de travail. Les dépenses de voyage
et/ou temps de déplacement ne seront pas remboursés séparément.
6. Taux horaire tout compris et englobe les heures normales de travail et toutes les autres heures de
travail par quarts requises.
SA 3 SERVICES ADDITIONNELS D'INSPECTION SUR LE CHANTIER PENDANT LA
CONSTRUCTION
Position
Nom
Taux Horaire
($/hr)
Heures Prévues
Superviseur
Montant Total $
(Estimée)
400
SA 3 Total
SERVICES
TIME BASED FEE
AS 3 Services additionnels d’inspection sur le chantier pendant la construction
$........................
MAXIMUM DES HONORAIRES FONDÉS SUR LE TEMPS
$........................
COÛT TOTAL DES SERVICES POUR FINS D’ÉVALUATION DES PROPOSITIONS
Total des honoraires fixes pour services requis
Total des honoraires fixes pour services additionnels
Total des honoraires fondés sur le temprs pour services additionels
......................$
......................$
......................$
Total des honoraires évalués
......................$
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ANNEXE C - FORMULAIRE DE PROPOSITION DE PRIX (SUITE)
LES TAUX HORAIRES SUIVANTS PEUVENT ÊTRE UTILISÉS POUR DES MODIFICATIONS
APPORTÉES AU CONTRAT.
Le Canada peut accepter ou rejeter n’importe quel de ces honoraires, débours et taux horaires.
Le Canada se réserve le droit de négocier ces honoraires, débours et taux horaires.
Dirigeants
Nom
$ de l’heure
..................................................................................
.............................$
..................................................................................
.............................$
..................................................................................
.............................$
..................................................................................
.............................$
..................................................................................
.............................$
Personnel
Nom
$ de l’heure
..................................................................................
.............................$
..................................................................................
.............................$
..................................................................................
.............................$
..................................................................................
.............................$
..................................................................................
.............................$
FIN DU FORMULAIRE DE PROPOSITION DE PRIX
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ANNEXE E
LISTE DE VÉRIFICATION DES EXIGEANCES RELATIVES A LA SÉCURITÉ
(voir ci-joint)
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ANNEXE F
CFIA FUNCTIONAL PROGRAM AND OPTIONS ANALYSIS
GTA LABORATORY - FINAL REPORT
(voir ci-joint)
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ANNEXE G
CFIA GTA LABORATORY EXPANSION
AND RENOVATION FEASIBILITY STUDY - FINAL REPORT
(voir ci-joint)
architects
Prepared by
FINAL Report
February 5, 2013
Canadian Food Inspection Agency
GTA Laboratory Expansion and Renovation
Feasibility Study
DĞĐŚĂŶŝĐĂůƌĂǁŝŶŐ .............................................................................................................20
ϲ͘&ŝƌĞWƌŽƚĞĐƟŽŶ^ǇƐƚĞŵƐ ....................................................................................................19
ϱ͘WůƵŵďŝŶŐΘƌĂŝŶĂŐĞ^ǇƐƚĞŵ ............................................................................................19
ϰ͘,ĞĂƟŶŐ͕sĞŶƟůĂƟŽŶ͕ĂŶĚŝƌŽŶĚŝƟŽŶŝŶŐ^ǇƐƚĞŵƐ .........................................................17
ϯ͘ƌĞĂƐŽĨ^ĐŽƉĞŽĨtŽƌŬ.....................................................................................................17
Ϯ͘/ŶƚƌŽĚƵĐƟŽŶ ...................................................................................................................... 17
ϭ͘ǆĞĐƵƟǀĞ^ƵŵŵĂƌǇ...........................................................................................................17
ƌĐŚŝƚĞĐƚƵƌĂůƌĂǁŝŶŐƐ .......................................................................................................5-14
ϭ͘ϱŽƐƚƐƟŵĂƚĞͲŽŵŵĞŶƚƐΘKďƐĞƌǀĂƟŽŶƐ ......................................................................3
ϭ͘ϰWƌŽƉŽƐĞĚŽŶƐƚƌƵĐƟŽŶWŚĂƐĞƐ ..........................................................................................3
ϭ͘ϯ^ĐŽƉĞŽĨƚŚŝƐWƌŽũĞĐƚ^ƚĂŐĞ ................................................................................................3
WĂƌƚϰͲŽƐƚƐƟŵĂƚĞ
ϯ͘'ĞŶĞƌĂůůĞĐƚƌŝĐĂůKǀĞƌǀŝĞǁ ...............................................................................................23
^ƵŵŵĂƌŝĞƐĂŶĚƐƟŵĂƚĞ ..................................................................................................37-46
ϲ͘ŽĐƵŵĞŶƚĂƟŽŶZĞĐĞŝǀĞĚ ...................................................................................................37
ϱ͘ƐƟŵĂƚĞ^ĐŽƉĞůĂƌŝĮĐĂƟŽŶƐ .............................................................................................36
ϰ͘'ĞŶĞƌĂů>ŝĂďŝůŝƚǇ ................................................................................................................. 36
ϯ͘ŽŶƟŶŐĞŶĐŝĞƐ..................................................................................................................... 35
Ϯ͘ĂƐŝƐŽĨƚŚĞƐƟŵĂƚĞ ..........................................................................................................34
ϭ͘/ŶƚƌŽĚƵĐƟŽŶ ....................................................................................................................... 34
ůĞĐƚƌŝĐĂůƌĂǁŝŶŐƐ ............................................................................................................25-30
ϰ͘ŵĞƌŐĞŶĐǇWŽǁĞƌ ..............................................................................................................23
ϭ͘'ĞŶĞƌĂů............................................................................................................................... 23
Ϯ͘ǆĞĐƵƟǀĞ^ƵŵŵĂƌǇ ...........................................................................................................23
Part 3 - Electrical Report
WĂƌƚϮͲDĞĐŚĂŶŝĐĂůZĞƉŽƌƚ
ϭ͘ϮWƌŽũĞĐƚ^ƵŵŵĂƌǇ................................................................................................................ 3
ϭ͘ϭǆĞĐƵƟǀĞ^ƵŵŵĂƌǇ ............................................................................................................ 3
Part 1 - Architectural Report
ĂŶĂĚŝĂŶ&ŽŽĚ/ŶƐƉĞĐƟŽŶŐĞŶĐǇ
'd>ĂďŽƌĂƚŽƌǇZĞŶŽǀĂƟŽŶĂŶĚǆƉĂŶƐŝŽŶ&ĞĂƐŝďŝůŝƚǇ^ƚƵĚǇ
&ŝŶĂůZĞƉŽƌƚͲ&ĞďƌƵĂƌǇϮϬϭϯ
dĂďůĞŽĨŽŶƚĞŶƚƐ
Architectural Report
Part 1
WŚĂƐĞϭʹǆƉĂŶƐŝŽŶŝŶƚŽ,ŽĸĐĞĂƌĞĂĂƐƚŽĨ'ƌŝĚůŝŶĞϴ͘dŚŝƐǁŽƌŬĂƌĞĂǁŽƵůĚďĞŚŽĂƌĚĞĚŽīĨƌŽŵƚŚĞƌĞƐƚŽĨƚŚĞŇŽŽƌƉůĂƚĞ͕ĂŶĚǁŽƌŬǁŽƵůĚƉƌŽĐĞĞĚǁŝƚŚŽƵƚŝŵƉĞĚŝŶŐ&/ŽƉĞƌĂƟŽŶƐƵŶƟůƚŚĞĞŶĚŽĨƚŚĞƉŚĂƐĞĨŽƌĚŽŽƌǁĂǇŝŶƐƚĂůůĂƟŽŶ͘dŚŝƐ
ƉŚĂƐĞĐŽŵƉƌŝƐĞƐƚŚĞĨŽůůŽǁŝŶŐŽƉĞƌĂƟŽŶƐ͖
ͻ ϭ͗WƌŽǀŝƐŝŽŶŽĨ^ĂŵƉůĞƌĞĐĞƉƟŽŶĂƌĞĂ͕ĐƵƌƌĞŶƚůǇŶŽƚƉĂƌƚŽĨƚŚĞ&/ĨĂĐŝůŝƚǇ͕ŝŶĐůƵĚŝŶŐůŽŐŐŝŶŐŝŶ͕ďĞŶĐŚĞƐ͕ĂŶĚƐĂŵƉůĞ
storage refrigerators;
ͻ ϭ͗^ƚŽƌĂŐĞĂƌĞĂĨŽƌ&/ĐŽŶƐƵŵĂďůĞƐ͕ǁŝƚŚŝŶĞĂƐǇĂĐĐĞƐƐƚŽƚŚĞƐĂŵƉůĞƌĞĐĞŝƉƚĂƌĞĂĂŶĚƐƚĂī͖
ͻ ϭ͗ǆƚƌĂŶĞŽƵƐDŝĐƌŽƐĐŽƉǇůĂďĞǆƉĂŶƐŝŽŶǁŝƚŚŶĞǁĚŽŽƌĨŽƌĚŝƌĞĐƚĐŽŶŶĞĐƟŽŶƚŽǆƚƌĂŶĞŽƵƐDŝĐƌŽƐĐŽƉǇƐĂŵƉůĞƉƌĞƉĂƌĂƟŽŶ͖
ͻ ϭ͗DĂŶĂŐĞƌŽĸĐĞ͖
ͻ ϭ͗ĮŶŝƐŚĞƐƌĞŶŽǀĂƟŽŶƚŽĞǆŝƐƟŶŐƌŽŽŵǁŚŝĐŚǁŝůůďĞƵƐĞĚĂƐYƵŝĞƚƌŽŽŵ͖
ϭ͘ϰWƌŽƉŽƐĞĚŽŶƐƚƌƵĐƟŽŶWŚĂƐĞƐ
;ZĞĨĞƌƚŽƐŚĞĞƚͲϭϳͿ
ƌĂǁŝŶŐͲϭϬ͕ĂƩĂĐŚĞĚƚŽƚŚŝƐƌĞƉŽƌƚ͕ƉƌŽǀŝĚĞƐƚŚĞĚĞƚĂŝůĞĚůĂďŽƌĂƚŽƌǇůĂǇŽƵƚƐ͕ǁŚŝůĞĚƌĂǁŝŶŐͲϭϳŚŝŐŚůŝŐŚƚƐƚŚĞƉƌŽƉŽƐĞĚ
ƉŚĂƐĞƐƚŽĂĐŚŝĞǀĞƚŚĞĮŶĂůĂƌƌĂŶŐĞŵĞŶƚǁŚŝůĞŝŶĐŽŶƟŶƵŽƵƐŽƉĞƌĂƟŽŶ͘
ϭ͘ϯ^ĐŽƉĞŽĨƚŚŝƐWƌŽũĞĐƚ^ƚĂŐĞ
;ZĞĨĞƌƚŽƐŚĞĞƚͲϭϬͿ
dŚĞŝŶǀĞƐƟŐĂƟŽŶ͕ŝŶĐŽŶũƵŶĐƟŽŶǁŝƚŚ&/ƐƚĂī͕ůĞĚƚŽƚŚĞƌĞĐŽŵŵĞŶĚĞĚůĂǇŽƵƚƉƌĞƐĞŶƚĞĚŝŶƌĂǁŝŶŐͲϭϬ͕ŚŝŐŚůŝŐŚƚƐŽĨ
ǁŚŝĐŚĂƌĞĂƐĨŽůůŽǁƐ͗
ͻ &/ĞǆƉĂŶƐŝŽŶĨŽƌƐĂŵƉůĞƌĞĐĞƉƟŽŶ͕ĂŶĚǆƚƌĂŶĞŽƵƐDŝĐƌŽƐĐŽƉǇůĂďĨƵŶĐƟŽŶƐ;ůŽǁƵƟůŝƚǇŝŵƉĂĐƚͿĞĂƐƚǁĂƌĚŝŶƚŽĞǆŝƐƟŶŐ
,ŽĸĐĞĂƌĞĂ;ŶŽƚĞʹĚĞůĞƟŽŶŽĨƌĂĐĞƚƌĂĐŬĐŝƌĐƵůĂƟŽŶĐŽƌƌŝĚŽƌƐƟůůǇŝĞůĚƐĂĐŽĚĞĐŽŵƉůŝĂŶƚĞǆŝƟŶŐƐƚƌĂƚĞŐǇ͕ĂƐƚŚĞƌĞĂƌĞ
ϰĞǆŝƚƐƚĂŝƌƐʹŽŶĞŝŶĞĂĐŚĐŽƌŶĞƌŽĨƚŚĞŇŽŽƌƉůĂƚĞͿ͖
ͻ DŝŶŽƌĞǆƉĂŶƐŝŽŶŽĨ&/ůĂďŽƌĂƚŽƌǇǁĞƐƚǁĂƌĚƚŽĐƌĞĂƚĞĂǀĞƐƟďƵůĞŶĞĂƌ'ƌŝĚ>ŝŶĞϰĨŽƌƐĞŐƌĞŐĂƚĞĚĂĐĐĞƐƐƚŽůĂďŽƉĞƌĂƟŽŶƐƐŽƵƚŚŽĨƚŚĞƐĞƌǀŝĐĞƐƉŝŶĞ͖
ͻ ZĞŶŽǀĂƟŽŶĂŶĚƌĞĐŽŶĮŐƵƌĂƟŽŶŽĨĞǆŝƐƟŶŐ&/ůĂďŽƌĂƚŽƌǇƐƉĂĐĞƚŽƐƵŝƚWƌŽŐƌĂŵZĞƋƵŝƌĞŵĞŶƚƐĂŶĚŽƉĞƌĂƟŽŶĂůǁŽƌŬŇŽǁ͖
ͻ ǆƉĂŶƐŝŽŶŽĨ&/ŽĸĐĞĂƌĞĂƚŽǁĞƐƚƐŝĚĞŽĨƚŚĞŇŽŽƌƉůĂƚĞ͘
ď͘ƐĂƌĞƐƵůƚŽĨĚŝƐĐƵƐƐŝŽŶƐ͕ƵƐŝŶŐƚŚĞDĂǇϮϬϭϮƌĞƉŽƌƚĂƐĂďĂƐŝƐ͕&/ĂŶĚ,ĞĂůƚŚĂŶĂĚĂĐĂŵĞƚŽĂŐƌĞĞŵĞŶƚŽŶƚǁŽ
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1. Architectural Report
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nxl architects
prepared by
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5
prepared by
nxl architects
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LABORATORIES
RENOVATION TO EXISTING AREAS CURRENTLY
OCCUPIED BY CFIA
ϳ
nxl architects
prepared by
8
9
nxl architects
prepared by
ϭϬ
11
nxl architects
prepared by
ϭϮ
ϭϯ
nxl architects
prepared by
14
PROPOSED CONSTRUCTION PHAHSES
LEGEND:
CONSTRUCTION PHASE 1
DEC 05, 2012
A-17
WĂƌƚϮ
Mechanical Report
January 2013
Review
of
the Mechanical Systems
for
the Proposed CFIA Laboratory Renovation & Expansion
Scarborough, Ontario
Ϯ͘ϬDĞĐŚĂŶŝĐĂůZĞƉŽƌƚ
ϭϳ
General
3.1
Area 1 Existing CFIA laboratory space
Area 2 Proposed sample reception/Extraneous Microscopy Lab addition (Expansion areas)
The areas of scope of work for the proposed laboratory renovation are basically divided into two
main areas.
Areas of Scope of Work
3.0
No physical or destructive testing and no design calculations have been performed unless
specifically recorded. Any comments and conclusions are, therefore, based on apparent physical
appearances of the building components. Any design or installation deficiencies existing but not
recorded in this report were not apparent given the level of the study undertaken. We can,
therefore, accept no liability for any costs incurred by subsequent discovery or manifestation of
such deficiencies.
The purpose of this report is to undertake a review of the expanded space and related
modifications to determine feasibility, and to provide input for costing of mechanical works
involved in achieving required installation.
This report is limited to scope to only those building components, which are specifically
referenced in the text. Any components not included have not been reviewed, and if their
conditions need to be known, further study will be required.
Previous mechanical report prepared by Merrick & Company was also provided to us during this
review.
Mechanical drawings from the 2007 renovation, but not the specifications, were made available
to us at the time of the study.
Tou & Associates Limited has been engaged by NXL Architects to conduct a review of the
mechanical systems for the proposed CFIA laboratory renovation at 2301 Midland Avenue,
Scarborough, Ontario
2.0 Introduction
The proposed design for the laboratory expansion and related modifications to other existing
areas generally is feasible and achievable based on the mechanical recommendations mentioned
in this report.
1.0 Executive Summary
TOU & ASSOCIATES LIMITED
nxl architects
prepared by
Proposed Differential Pressure and Air Flow Pattern
4.1
Air Distribution and Climate Control
4
For the laboratories north of the service cores where the layout are changed the most, i.e. the
sizes and location of the each of the laboratory, the supply and exhaust will have to be redesigned so that each laboratory will have its own supply and exhaust for proper control.
With the proposed layout changes, the existing supply and exhaust ductwork will have to be
revised in order to provide proper air quantities for the required air flow pattern as well as
temperature control.
4.2
Air balancing of the entered HVAC system will be required upon completion of the project.
Localized differential pressure monitoring device will be required in for the following rooms:
- Bio Hazard Room
- Method Development
- Post PCR Lab
- Extraction Room Lab
- Pre PCR Lab
18
Biological Safety Cabinets used are self contained units with integral HEPA filtration system and
re-circulating fan. No external exhaust will be required.
Exhaust for the two existing autoclaves in the Media Preparation Lab is reported to be
ineffective. New exhaust arrangement will be provided for the new autoclaves as well as the two
exiting ones.
Two existing fume hoods are proposed to be relocated from the current Extraneous Lab to the
new Extraneous Sample Prep Lab. Each fume hood has a 10" stainless steel exhaust duct leading
to its dedicated exhaust fan in the penthouse mechanical room through the service core service
shaft. New exhaust ducts will be required from the new location to the service core service shaft.
Some piping changes inside the ceiling space as well as lowering of the ceiling in couple of
locations will be required in order to install these two new exhaust ducts.
The new Sample Reception and Extraneous Microscopy Laboratory are located in the current
Health Canada office areas. These areas are served by the base-building standard office HVAC
system. As this system consists of supply distributions with common ceiling plenum return
arrangement, differential pressure will not be attainable. These areas will be part of the neutral
pressure zones and the distribution will be modified to suit the new layout accordingly.
Fume Hood Exhaust
4.3
The building has a Building Automation System controlling reheat coils and volume control
dampers to maintained required space set point temperature. The reheat coils and volume
control dampers will need to be revised in association with the air distribution changes. Each
laboratory is to have its dedicated damper/reheat coil per proper control. The BAS will then be
required to be updated accordingly.
As mentioned, the new Sample Reception and Extraneous Lab areas are served by the basebuilding standard office HVAC system. The supply and return arrangement will be modified to
suit the new proposed layout. Supplementary cooling , i.e. split air conditioning system may be
required for the Sample Reception, due to the number of fridges and freezes, and the Media
Room.
For the south laboratories, ductwork changes will only be made when effected by the differential
pressure requirements and dedicated equipment, i.e. new autoclave exhaust.
TOU & ASSOCIATES LIMITED
With the proposed layout changes in the current CFIA laboratory space, the supply and exhaust
system distribution would need to be modified with the above mentioned design parameters.
The general office areas surrounding the laboratory space are served by the base-building
standard office HVAC system. These areas will be our reference datum as the neutral pressure
zones. With the required air flow directions, a total of six pressure differential steps will be
required, i.e. from -4 to +1.
In association with CFIA's input, we have established the required differential pressure/air flow
pattern for the proposed laboratory layout. (Please refer to the attached sketch SKM-1.)
As per standard laboratory design guidelines, the required differential pressure and air flow
pattern together with the required air changes will be the primary parameters for the design of the
HVAC systems. Temperature and humidity control will then be designed in association with
these requirements.
Heating, Ventilation and Air Conditioning System
4.0
General
5.1
Sprinkler System
6.1
Standpipe System
Fire Extinguishers
Provide 5 new dry chemical fire extinguishers complete with cabinet.
6.3
6
One fire hose cabinet at the East side along gridline 8 will be required to be relocated. Two new
fire hose cabinets will be required, one besides the North stairwell and the other besides the
South stairwell.
6.2
Existing sprinkler system will be modified to provide proper coverage for the proposed layout as
per NFPA-13 requirements.
Fire Protection systems
6.0
The new emergency shower is positioned in the Chemistry Lab where an existing floor drain is
located. Therefore, only hot and cold water connections will be required.
The proposed layout, in general, locates equipment with plumbing requirements in the vicinity of
existing plumbing services or close to the service core where services are readily available.
This also applied to process piping i.e. gas, air, vacuum, R.O. water and drainage.
Plumbing and Drainage Systems
5.0
19
nxl architects
prepared by
ϮϬ
WĂƌƚϯ
Electrical Report
ϯ͘ϬůĞĐƚƌŝĐĂůZĞƉŽƌƚ
Ϯϯ
nxl architects
prepared by
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nxl architects
prepared by
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nxl architects
prepared by
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EXTRANEOUS
nxl architects
prepared by
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EXTRANEOUS
Part 4
ŽƐƚƐƟŵĂƚĞ
A.W. Hooker Associates Ltd. Cost Consultants awhooker.com
Report Recipient:
NXL Architects
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CFIA GTA LABORATORY
Class C Estimate R.1
DECEMBER 21, 2012
ϰ͘ϬŽƐƚƐƟŵĂƚĞ
ϯϯ
Malcolm Yates, PQS, CET
Senior Partner (Mechanical)
Tim Moore, PQS
Partner
Encl: (Class C Estimate R.1, December 21, 2012)
A.W. HOOKER ASSOCIATES LTD.
Yours very truly,
We trust our work will assist in the decision making process and look forward to our continued
involvement in this important project.
Please refer to the preamble of our cost report for all exclusions, assumptions, and information pertaining
to the estimate.
We recommend that the owner and/or the design team carefully review the cost estimate report, including
line item descriptions, unit price clarifications, exclusions, inclusions and assumptions, contingencies,
escalation, and mark-ups. This is to ensure that the design intent is captured within the content of the
report. This is especially important at early stage estimates which tend to be based on a lesser level of
design completion.
This estimate is meant to reflect the fair market value for the construction of this project; it is not intended
to be the prediction of the lowest bid and should be representative of the median bid amount received.
This estimate was prepared based on drawings and information provided by NXL Architects received on
December 4, 2012.
Please find enclosed our Class C Estimate Revision 1 for the above project.
Dear Jay and Sherif,
Re: CFIA GTA Laboratory, Class C Cost Estimate R.1
Attention: Jay Levine & Sherif Saleb
NXL Architects
180 Lesmill Road, Studio 18
Toronto, ON M3B 2T5
December 21, 2012
prepared by
nxl architects
Table of Contents
December 21, 2012
A.W. Hooker Associates Ltd.
Project No. 111556
Page 1
8. ELEMENTAL ESTIMATE .............................................................................................................................A1-18
6. DOCUMENTATION RECEIVED ...........................................................................................................................7
7. GROSS FLOOR AREA SUMMARY ......................................................................................................................7
5.2 List of Assumptions..........................................................................................................................................6
5. ESTIMATE SCOPE CLARIFICATIONS ................................................................................................................6
5.1 List of Exclusions .............................................................................................................................................6
4.2 Ongoing Cost Control ......................................................................................................................................5
4. GENERAL LIABILITY ............................................................................................................................................5
4.1 Statement of Probable Costs...........................................................................................................................5
3.3 Construction Contingency (Post Contract Changes).......................................................................................4
3.2 Escalation ........................................................................................................................................................4
3. CONTINGENCIES.................................................................................................................................................4
3.1 Design and Pricing Contingency .....................................................................................................................4
2.10 Soft Costs .......................................................................................................................................................4
2.9 Specifications....................................................................................................................................................4
2.8 Procurement .....................................................................................................................................................3
2.7 Bonding.............................................................................................................................................................3
2.6 General Requirements and Fees .....................................................................................................................3
2.5 Construction Schedule.....................................................................................................................................3
2.4 Taxes ...............................................................................................................................................................3
2.3 Unit Rates ........................................................................................................................................................3
2.2 Location Cost Base..........................................................................................................................................2
2. BASIS OF THE ESTIMATE...................................................................................................................................2
2.1 General Information .........................................................................................................................................2
1.2 Type of Estimate..............................................................................................................................................2
1. INTRODUCTION TO THE ESTIMATE..................................................................................................................2
1.1 Project Description...........................................................................................................................................2
CFIA GTA LABORATORY
ϯϰ
December 21, 2012
Project No. 111556
The location cost base for this estimate is Scarborough, Ontario.
2.2 Location Cost Base
Page 2
Significant changes to the basis of design will impact the estimate value; this is particularly critical where changes
are made after the final estimate prior to tender. We recommend that all major design or scope changes be
reviewed for their cost, time and constructability impact prior to incorporation in a finalized tender package.
From the design information provided, we have measured quantities where possible and applied typical unit rates
for each of the specific elements based on historical cost data for this type of project. In some instances where
design information is limited we have made reasonable assumptions based on our experience with projects of a
similar scope and design. Estimates for mechanical and electrical systems are developed based on information
prepared by the project engineers (Merrick and Company’ report for previous schemes used as reference),
historical reference projects and experience.
2.1 General Information
2. BASIS OF THE ESTIMATE
The intention of the estimate is not to predict the low bid price received; typically based on historical tender
results estimates are more likely to be towards the median value of bids received under competitive conditions.
This is a deliberate methodology due to the inherent risk in attempting to predict the low bid and numerous factors
which can contribute to lower than anticipated tender submissions which are beyond our control.
The accuracy of the estimate based on the documentation provided and design stage is intended to be +/- 15%.
This is based on standard industry guidelines derived from the Federal Government definition of Estimate Class
(A, B, C & D). Contingencies are included to offset the accuracy risk, to the extent that the estimated amount
represents the current opinion of the likely fair market value at the time of tender.
This Class C Estimate is intended to establish a realistic elemental estimate of the hard construction costs based
on the level of design information provided. Detailed quantities have been measured from drawings where
possible for the proposed building and associated site development. This estimate reflects our opinion as to the
fair market value for the hard construction of this project.
1.2 Type of Estimate
This project consists of the upgrades to existing operations as well as provision for future staffing increase at the
existing CFIA GTA Laboratory within 2301 Midland Avenue facility in Scarborough, Ontario. The work includes
expansion of the laboratories to the East, a new vestibule to the West, conversion of existing training room into
open office workstations, and renovations to the existing lab spaces.
1.1 Project Description
1. INTRODUCTION TO THE ESTIMATE
CFIA GTA LABORATORY
ϯϱ
December 21, 2012
A design and pricing contingency has been included as a percentage of the hard construction costs including the
general requirements and fees.
This allowance of 15% is meant to cover design and pricing unknowns in the preparation of this estimate.
The contingency where included in our estimate is not meant to cover significant additional program space or
quality modifications, but rather to provide some flexibility as the design develops. The design contingency
typically decreases as the design progresses and more definition and detail is available to refine the basis of the
cost estimate. If the owner anticipates significant changes to the basis of design we recommend additional
contingency be retained as a reserve for the scope modifications.
2.7 Bonding and Insurance
We have included the median estimated costs for 50% Performance, 50% Labour and Materials, and 10% bid
bonds. These are the traditional bonding requirements commonly requested by the owner. The actual final
bonding costs will vary depending on the selected contractors’ performance history.
Project No. 111556
Page 3
It was assumed for the preparation of this estimate that the project would be tendered to a prequalified list of
bidders with a standard Lumpsum contract. Pricing is based on competitive tender results with a minimum of four
(preferably six tender submissions) at general contractor and major trade level. Pre-qualification with a restrictive
list of contractors or subcontractors may result in a higher tendered cost due to the inherent reduction in
competitiveness. Tenders receiving two or less submissions (occasionally three) historically tend to have a much
higher risk of over an overrun in cost when compared to the budget established in an estimate. Ensuring
adequate bonafide bidders is a prerequisite for competitive bidding scenarios, on which the estimate is
predicated.
2.8 Procurement
Project No. 111556
Page 4
This contingency where included in our estimate excludes any major program or scope requests by the client;
these should form part of an overall project management reserve or be reflected in increased funding.
This allowance of 15% for is to provide for increases in construction costs due to Change Orders issued during
construction.
Contingency has been included for post contract changes that may occur after the project is tendered.
3.3 Construction Contingency (Post Contract Changes)
Escalation during construction is included in the unit rates; essentially this allowance is the risk carried by the
general contractor and trades with a fixed price made years before the work is completed or carried out for some
trades.
The estimate is based on current Q4 2012 prevailing markets and an allowance has not been included for
escalation beyond Q4 2012.
3.2 Escalation
3.1 Design and Pricing Contingency
The General Requirements and Fees for the General Contractor are included as a percentage of the hard
construction cost. These costs include supervision and labour, access to the site, site accommodations, site
protection, temporary utilities, clean up, equipment, and other miscellaneous project requirements provided by the
General Contractor.
The estimate includes an allowance for general liability and builder’s risk insurance based on an average cost per
$1,000 of estimated hard construction costs. The actual insurance costs would be subject to the insurance
requirements for the project.
3. CONTINGENCIES
An itemized list of potential soft costs has been shown on the Master Estimate Summary. These costs include
items traditionally funded by the owner and separate from the hard construction costs which would be applicable
to the contractor. The soft costs include items such as consultant fees; disbursements; project management fees;
independent inspection and testing; third party commissioning; legal fees; permits and development charges;
operational and moving expenses; financing and loan fees; owner supplied furnishings, fixtures, and equipment;
and Harmonized Sales Tax.
2.6 General Requirements and Fees
The estimate has been prepared on the assumption that the work will be performed as three distinct phases and
that the majority of work will be conducted during evenings and weekends.
2.5 Construction Schedule
Harmonized Sales Tax (HST) is excluded from our estimate.
2.4 Taxes
The estimated soft costs have been excluded from this estimate.
2.10 Soft Costs
Where detailed and complete specifications are unavailable, we have assumed that no onerous special
requirements will be applicable to this project. It was assumed that all products / materials could be substituted
with an alternative product to avoid sole-sourcing which results in a non-competitive market and increases costs.
CFIA GTA LABORATORY
2.9 Specifications
December 21, 2012
The unit rates in the preparation of the elemental estimate include labour and material, equipment, and
subcontractors overheads and profits. We have assumed for pricing purposes that union contractors would
perform the work. We have assumed the fair wage policy would be in effect. The unit rates for each of the
elements are based on typical mid-range costs for the type of design, construction, and materials proposed.
Unit rates in all estimates combine the material, labour, and equipment components for a single unit cost for ease
of presentation. This estimate is not a prediction of low bid. Pricing assumes competitive bidding for every
aspect of the work.
2.3 Unit Rates
CFIA GTA LABORATORY
nxl architects
prepared by
Project No. 111556
Page 5
If the project is over budget or there are unresolved budget issues, alternative systems or schemes should ideally
be evaluated before proceeding with the design phase. We recommend that cost control be implemented
throughout the various stages of the design process to ensure the proposed design remains within the overall
budget. It is recommended that the final estimate be produced by HOOKER using Bid Documents to determine
overall cost changes, which may have occurred since the preparation of this estimate. The final update estimate
will address changes and additions to the documents as well as addenda issued during the bidding process.
HOOKER cannot reconcile bid results to any estimate not produced from bid documents including all addenda.
A.W. Hooker Associates Ltd. recommends that the owner and/or the design team carefully review the cost
estimate report, including line item descriptions, unit price clarifications, exclusions, inclusions and assumptions,
contingencies, escalation, and mark-ups. This is to ensure that the design intent is captured within the content of
the report. This is especially important at early stage estimates which tend to be based on a lesser level of design
completion.
4.2 Ongoing Cost Control
A.W. Hooker Associates Ltd. (HOOKER) cannot control the cost of labour and materials, the general contractors
or any subcontractors’ methods of determining prices, or competitive bidding and market conditions. This opinion
of probable cost of construction is based on the experience, qualifications, and best judgement of the professional
consultant familiar with the construction industry. HOOKER cannot and does not warranty that proposals or
actual construction costs will not vary from this or subsequent estimates.
ϯϲ
December 21, 2012
Harmonized Sales Tax (HST)
Project Soft Costs (as described in item 2.10 above and shown on Master Estimate Summary)
Furniture, furnishings, and equipment (except as noted in the estimate)
Escalation allowance beyond Q4 2012
Procurement and lease cost for additional tenant space
Abatement and handling of asbestos and other hazardous materials
Premium for construction management or alternate approaches to procurement
Sole sourced equipment or sole sourced building automation control system
Temporary staff accommodations / swing space
PA Equipment & Cabling
Project No. 111556
Page 6
General:
13. Various assumptions were made based on the design information available and our experience with
projects of a similar nature. Please refer to the specific items within the estimate for the detailed
assumptions made.
Electrical:
10. The existing distribution equipment has sufficient capacity to accommodate the new loads.
11. Lighting will generally be provided using recessed energy efficient fluorescent clean room fixtures.
12. Existing systems (Fire Alarm, security, communications) head end equipment has the capacity to
accommodate new devices.
Mechanical:
3. We assume laboratory drainage & vent piping material will be Borosilicate glass
4. New lab equipment including autoclaves, fume hoods and biological safety cabinets to be supplied and
installed by lab contractor. Mechanical contractor to provide only service connections.
5. We assume existing sprinkler coverage is ‘wet’, light or ordinary hazard type.
6. Autoclaves and fume hoods ductwork to be welded stainless steel 304L.
7. Assumed adequate steam service /capacity is available to serve new autoclave.
8. We assume existing fume hoods and roof top or air handling units are adequate in capacity to serve new
additions and renovation hence our estimate does not include costs of such units.
9. We assume majority of work to be conducted during evenings and weekends.
Architectural:
1. Majority of work conducted during evenings and weekends
2. Health Canada additional space is to be acquired and used to accommodate CFIA usage
5.2 List of Assumptions
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
5.1 List of Exclusions
CFIA GTA LABORATORY
4.1 Statement of Probable Costs
December 21, 2012
5. ESTIMATE SCOPE CLARIFICATIONS
4. GENERAL LIABILITY
CFIA GTA LABORATORY
Architectural Drawings (9 NO)
CFIA Functional Program and Operations Analysis – Final Draft Report
Dated March 30, 2012 (previous report was applied to reflect the current
scope)
DWG
October 1, 2012
Revision / Date
December 21, 2012
760
TOTAL GROSS FLOOR AREA (square metres)
Project No. 111556
Page 7
Note: These measurements were taken from the colour coded Proposed General Arrangement Layout
Plan dated Oct 1, 2012 prepared by NXL Architects.
190
Renovations to existing non CFIA occupied areas
Gross Floor Area
570
Net Floor Area
Renovations to existing CFIA occupied areas
Area Description
GROSS FLOOR AREA TABLE (square meters)
The following gross floor areas of renovation construction have been measured from floor plan drawings. The
areas were measured electronically with a digitizer and checked longhand by dimensioning and scaling. The
gross area calculations were performed in accordance with the Standard Method of Measurement published by
the Canadian Institute of Quantity Surveyors.
7. GROSS FLOOR AREA SUMMARY
DOC
Document Description
Reference
Architectural drawings and documentation were prepared by NXL Architects.
6. DOCUMENTATION RECEIVED
CFIA GTA LABORATORY
ϯϳ
MASTER ESTIMATE SUMMARY
Sub Total (current dollars)
$0
$0
$0
760
760
8,181
Total Estimated Hard and Soft Construction Costs
0
4 Soft Costs
Imperial Conversion
0
3 Site Work (including M&E site services)
$225.41
$2,426.32
$0.00
$0.00
$61.84
$2,364.47
760
1 Building
Estimated Construction Costs
Major Component)
2 Alterations and Demolition
$27,138
$0
$0
$0
$0
$113,127
$123,832
$63,733
$69,800
$25,375
$299,100
$65,000
$67,840
$64,205
$148,670
Sub
Total
Unit
Cost/m2
$225.41
$2,426.32
$316.45
$2,109.61
Excluded
$2,109.61
$275.13
$86.84
$342.63
$35.71
$0.00
$35.71
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$148.85
$162.94
$83.86
$395.65
$91.84
$33.39
$393.55
$85.53
$604.31
$89.26
$84.48
$195.62
$369.36
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
Unit
(Cost/m2)
NFA m2
(Breakdown by
8,181
Imperial Conversion
760
760
Total Estimated Hard Construction Cost
11 Construction Contingency (post contract)
760
760
760
15.0%
0.0%
760
760
760
760
0
760
760
760
0
NFA
(m2)
Sub Total (Excluding Escalation)
10 Escalation Contingency
15.0%
5.0%
8 Contractor's Fees (OH&P)
9 Design Contingency
8.0%
7 Contractor's General Requirements
- Demolition
- Alterations
6 Ancillary Work
- Site Development (prep, surfaces, landscaping)
- Mechanical Site Services
- Electrical Site Services
5 Site Work
- Service and Distribution
- Lighting, Devices, and Heating
- Systems and Ancillaries
4 Electrical
- Plumbing and Drainage
- Fire Protection
- Heating, Ventilation, Air Conditioning
- Controls
3 Mechanical
- Partitions and Doors
- Finishes
- Fittings and Equipment
2 Building Interiors
- Sub Structure
- Structure
- Exterior Enclosure
1 Building Shell
Hard Construction Costs
CLASS C ESTIMATE (Rev.1)
DECEMBER 21, 2012
CFIA GTA LABORATORY
$0
Per SF
$1,844,000
Excluded
$0
$47,000
$1,797,000
Estimated
Total
Per SF
$1,844,000
$240,500
$1,603,300
$0
$1,603,300
$209,100
$66,000
$260,400
$27,138
$0
$300,692
$459,275
$280,715
Estimated
Total
0.0%
0.0%
2.5%
97.5%
% of
Total
13.0%
0.0%
11.3%
3.6%
14.1%
1.5%
0.0%
16.3%
24.9%
15.2%
0.0%
% of
Total
nxl architects
prepared by
Specialty
Sub
Break down
Sub
Element
Total
Imperial Conversion
Total Building (C1) Mechanical
C1.41 - Controls and Automation
C1.42 - Miscellaneous Works and General Accounts
C1.4 Controls
C1.31 - Liquid Heat Transfer (Heating)
C1.32 - Liquid Heat Transfer (Cooling)
C1.33 - Steam and Condensate
C1.34 - Air Distribution
C1.35 - Exhaust Systems
C1.36 - Specialty Systems
C1.37 - Support Systems and Works
- C1.37.3 - Balancing and Commissioning
- C1.37.5 - Interim Corrective Actions
- C1.37.8 - Selective Demolition
C1.3 Heating, Ventilation & Air Conditioning
C1.21 - Standpipe
C1.22 - Sprinklers
C1.24 - Fire Extinguisher
C1.2 Fire Protection
C1.11 - Plumbing Fixtures
C1.12 - Domestic Water
C1.13 - Sanitary Waste & Vent
C1.14 - Storm
C1.15 - Natural Gas
C1.16 - Specialty Systems:
C1.1 Plumbing & Drainage
C1 Mechanical
Description
Element\Sub-Element
PROJECT NO:111556
$20,000
$0
$0
8,181 SF
$42,000
$23,000
$105,000
$9,000
$5,000
$5,000
$125,100
$30,000
$0
$20,000
$7,500
$7,875
$0
$1,000
$9,000
$45,800
$0
$0
$0
$0
$0
$24,000
$459,275
$65,000
$299,100
$25,375
$69,800
Element
Total
$55.26
$30.26
$138.16
$11.84
$6.58
$6.58
$164.61
$39.47
$0.00
$26.32
$9.87
$10.36
$0.00
$1.32
$11.84
$60.26
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$31.58
$ per m2
Sub
Element
14.2%
65.1%
5.5%
15.2%
%
Element
PAGE A2
$56.14 Per SF
$604.31 Per m2
$85.53
$393.55
$33.39
$91.84
$ per m2
Element
ϯϴ
Imperial Conversion
Total Building (C2) Electrical
C2.31 - Fire Alarm System
C2.32 - Security System
C2.33 - Communications
C2.34 - P.A. System
C2.35 - Miscellaneous
C2.36 - General Requirements
C2.3 Systems & Ancillaries
C2.21 - Lighting
C2.22 - Branch Devices & Wiring
C2.23 - Heating
C2.2 Lighting, Devices & Heating
C2.11 - L.V. Switchboard
C2.12 - Emergency Power
C2.13 - Distribution
C2.14 - Feeders
C2.15 - Motor Controls & Wiring
C2.1 Service & Distribution
C2 Electrical
Description
Element\Sub-Element
CFIA GTA LABORATORY
DECEMBER 21, 2012
760 m2
CFIA GTA LABORATORY
DECEMBER 21, 2012
Net Floor Area
ELECTRICAL ESTIMATE SUMMARY
MECHANICAL ESTIMATE SUMMARY
PROJECT NO:111556
8,181 SF
$4,720
$14,113
$35,172
$0
$0
$9,728
$78,782
$28,022
$0
$17,029
$0
$88,871
$0
$3,809
$7,129
$2,000
$11,318
Sub
Element
Total
$300,692
$63,733
$123,832
$113,127
Element
Total
$6.21
$18.57
$46.28
$0.00
$0.00
$12.80
$103.66
$36.87
$0.00
$22.41
$0.00
$116.94
$0.00
$5.01
$9.38
$2.63
$14.89
$ per m2
Sub
Element
Net Floor Area
21.2%
41.2%
37.6%
%
Element
PAGE A3
$36.76 Per SF
$395.65 Per m2
$83.86
$162.94
$148.85
$ per m2
Element
760 m2
ELEMENTAL SUMMARY
1.00
0.00
1.00
1.00
1.00
1.00
0.00
0.00
0.00
0.00
1.00
1.00
1.00
1.00
1.00
1.00
1.00
1.00
1.00
0.00
0.95
0.95
1.00
0.23
0.05
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
Ratio
0
0
0
0
0
m2
m2
m2
m2
m2
0 m2
0 m2
0 m2
0 m2
0 m2
Unit
m2
m2
m2
m2
760 m2
0 m2
760 m2
760 m2
760 m2
760 m2
0 m2
0 m2
0 m2
0 m2
760 m2
760 m2
760 m2
760
760
760
760
760 m2
760 m2
0 m2
722 m2
722 m2
760 m2
178 m2
36 m2
Quantity
$275.13
Excluded
$316.45
$342.63
$86.84
$35.71
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$148.85
$162.94
$83.86
$91.84
$33.39
$393.55
$85.53
$8.58
$187.04
$0.00
$20.00
$47.74
$20.13
$194.33
$923.61
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
Unit
Rate
PROJECT NO:111556
TOTAL ESTIMATED CONSTRUCTION COST (nearest ,000)
Z2.1 Design Contingency
Z2.2 Escalation Contingency
Z2.3 Construction Contingency
Z2 Allowances
Z1.1 General Requirements
Z1.2 Fees
Z1 General Requirements & Fees
Z. GENERAL REQUIREMENTS
& CONTINGENCIES
D2.1 Demolition
D2.2 Alterations
D2 Ancillary Work
D1.1 Site Development
D1.2 Mechanical Site Services
D1.3 Electrical Site Services
D1 Site Work
D. SITE & ANCILLARY WORK
C2.1 Service & Distribution
C2.2 Lighting, Devices & Heating
C2.3 Systems & Ancillaries
C2 Electrical
C1.3 HVAC
C1.4 Controls
C1 Mechanical
C. SERVICES
B3.1 Fittings & Fixtures
B3.2 Equipment
B3.3 Conveying Systems
B3 Fittings & Equipment
B2.1 Floor Finishes
B2.2 Ceiling Finishes
B2.3 Wall Finishes
B2 Finishes
B1.1 Partitions
B1.2 Doors
B1 Partitions & Doors
B. INTERIORS
A3.1 Walls Below Grade
A3.2 Walls Above Grade
A3.3 Windows & Entrances
A3.4 Roof Finish
A3.5 Projections
A3. Exterior Enclosure
A2.1 Lowest Floor Construction
A2.2 Upper Floor Construction
A2.3 Roof Construction
A2. Structure
A1.1 Foundations
A1.2 Basement Excavation
A1. Sub-Structure
A. SHELL
Description
Element\Sub-Element
DECEMBER 21, 2012
CFIA GTA LABORATORY
$209,100
$0
$240,500
$260,400
$66,000
$27,138
$0
$0
$0
$0
$113,127
$123,832
$63,733
$69,800
$25,375
$299,100
$65,000
$6,520
$142,150
$0
$14,440
$34,465
$15,300
$34,590
$33,250
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$1,844,000
$449,600
$326,400
$27,138
$0
$300,692
$459,275
$148,670
$64,205
$67,840
Element
Total
Elemental Cost
Sub
Element
$275.13
$0.00
$316.45
$342.63
$86.84
$35.71
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$148.85
$162.94
$83.86
$91.84
$33.39
$393.55
$85.53
$8.58
$187.04
$0.00
$19.00
$45.35
$20.13
$45.51
$43.75
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$0.00
$ per m2
Sub
Element
Net Floor Area
100.0%
24.4%
17.7%
1.5%
0.0%
16.3%
24.9%
8.1%
3.5%
3.7%
0.0%
0.0%
0.0%
%
PAGE A4
$2,426.08
$591.58
$429.47
$35.71
$0.00
$395.65
$604.31
$195.62
$84.48
$89.26
$0.00
$0.00
$0.00
$ per m2
Element
760 m2
ϯϵ
-
12
-
-
-
Door hardware supply allowance
TOTAL FOR FINISHES - Floor Finishes
Allowance to patch and make good floor finishes disturbed from construction
B2.11 - Floor Finishes
B2.1 FINISHES - Floor Finishes
TOTAL FOR INTERIOR PARTITIONS & DOORS - Doors
Allowance for door glazing
10
11
- single
- double
- double , unequal size
- relocate existing door, unequal
Hollow metal door and frame including installation and paint finish
B1.2 PARTITIONS & DOORS - Interior Doors
B1.21 - Interior Doors & Hardware
-
TOTAL FOR INTERIOR PARTITIONS & DOORS - Partitions
NIL
B1.13 - Structural Partitions & Shear Walls
NIL
0.95
0.05
0.23
CLASS C ESTIMATE (REV. 1)
-
-
-
9.1
9.2
9.3
9.4
9
8
7
Caulking, sealing, and firestopping
6
B1.12 - Moveable Partitions
Remove and relocate existing glazing
Rough carpentry
4
5
Tie in new partitions with existing
Infill door opening with gypsum board, double
3
2
Gypsum board partitions including:
B1.11 - Fixed Partitions
B1.1 PARTITIONS & DOORS - Partitions
B. INTERIORS
Description
- 16 mm gypsum board
- 92 mm metal studs
- batt insulation
- 16 mm gypsum board
-
-
-
-
1.1
1.2
1.3
1.4
1
No.
CFIA GTA LABORATORY
Unit
NO
PR
PR
PR
722 m2
722 m2
36 m2
1 LS
17 NO
9
1
3
1
178 m2
760 m2
760 m2
2 NO
19 NO
2 NO
178 m2
Quant.
$20.00
$20.00
$923.61
$1,500.00
$850.00
$1,000.00
$1,800.00
$2,000.00
$500.00
$194.33
$8.00
$10.00
$350.00
$100.00
$700.00
$95.00
Rate
$14,440
$14,440
$33,250
$1,500
$14,450
$9,000
$1,800
$6,000
$500
$34,590
$6,080
$7,600
$700
$1,900
$1,400
$16,910
Sub Total
Total
DECEMBER 21, 2012
nxl architects
prepared by
0.95
13 m
New plastic laminate lab benching (working bench, no lower cabinets)
New plastic laminate lab benching (low bench)
Stainless steel lab bench
Removable stainless steel encasement to autoclaves
Fume hoods
25
26
27
28
29
1 LS
4 m
7 m
57 m
9 m
New plastic laminate lab benching
B3.21 - Equipment
-
760 m2
24
B3.2 FITTINGS & EQUIPMENT - Equipment
-
1.00
1 LS
760 m2
760 m2
Relocate existing lab benching to accommodate work
TOTAL FOR FITTINGS & EQUIP. - Fittings & Fixtures
NIL
B3.14 - Furniture
Allowance for specialties
B3.13 - Specialties
NIL
B3.12 - Millwork
-
-
-
-
B3.11 - Miscellaneous Metals
-
Miscellaneous metals including lintels, bracing, and so fourth
B3.1 FITTINGS & EQUIPMENT - Fittings & Fixtures
-
1.00
1 LS
515 m2
722 m2
2 NO
1 LS
23
22
21
20
19
TOTAL FOR FINISHES - Wall Finishes
Allowance to patch and make good wall finishes
18
-
Epoxy paint finish to new partitions and expanded areas
17
B2.3 FINISHES - Wall Finishes
B2.31 - Wall Finishes
-
-
16
TOTAL FOR FINISHES - Ceiling Finishes
Remove and relocate existing ceiling access panels including make good
15
-
Allowance to make good ceilings to remain
Allowance for bulkheads
14
542 m2
Unit
181 m2
B2.21 - Ceiling Finishes
-
Quant.
Suspended washable acoustical tile ceiling to expanded areas
B2.2 FINISHES - Ceiling Finishes
Description
-
13
No.
CFIA GTA LABORATORY
$15,000
$10,000
$9,100
$15,600
$85,500
$3,150
$6,520
$5,000
$1,520
$15,300
$5,000
$10,300
$34,465
$1,000
$10,000
$10,830
$12,635
Sub Total
Included with Mechanical
$15,000.00
$2,500.00
$1,300.00
$1,200.00
$1,500.00
$350.00
$8.58
$5,000.00
$2.00
$20.13
$5,000.00
$20.00
$47.74
$500.00
$10,000.00
$20.00
$70.00
Rate
Total
DECEMBER 21, 2012
ϰϬ
36
35
34
33
32
31
30
No.
C1.11 - Plumbing Fixtures
-
Unit
Disconnect, remove and cap plumbing hook-up from lab benchwork to be
removed to facilitate construction of new vestibule at the west side of the labs
1 NO
1 NO
Renovations Works to Existing Labs
1 NO
1 NO
1 NO
0 m2
760 m2
6 m
4 NO
New laboratory benchwork plumbing hook-up using borosilicate glass drainage
& vent piping to existing in adjacent service core
0.00
1.00
Quant.
Relocated fume hoods ( 2 nos.) plumbing hook-up including process piping
such as gas, air, vacuum, non potable / R.O. water, borosilicate glass drainage
Extraneous/ Microscopy Lab
Additional condensate drains and connections to existing sanitary drainage
system for new freezers
Sample Reception Lab
New Laboratories
C1. SERVICES - MECHANICAL
-
TOTAL FOR FITTINGS & EQUIP. - Conveying Systems
NIL
B3.33 - Material Handling Systems
NIL
B3.32 - Escalators & Moving Walks
-
-
-
-
NIL
B3.3 FITTINGS & EQUIPMENT - Conveying Systems
B3.31 - Elevators
-
TOTAL FOR FITTINGS & EQUIP. - Equipment
-
-
Fridges and Freezers
Open office workstations
Open shelving to storage
Relocate existing cabinets
Description
CFIA GTA LABORATORY
$500.00
$3,000.00
$7,500.00
$2,500.00
$5,000.00
$0.00
$187.04
$500.00
$200.00
Rate
$500
$3,000
$7,500
$2,500
$5,000
$0
$142,150
Excluded
Excluded
$3,000
$800
Sub Total
$45,800
Total
DECEMBER 21, 2012
No.
-
-
-
-
$300.00
$1,500.00
1 NO
1 NO
Disconnect, remove and cap plumbing hook-up from existing fume hood
New fume hood plumbing hook-up including process piping such as gas, air,
vacuum, non potable / R.O. water, borosilicate glass drainage & vent piping to
existing capped services after removal of existing fume hood
1 NO
$3,000.00
$5,000.00
1 NO
1 NO
New dump sink c/w 2 sets of taps & retractable range hoses and hot & cold
water rough-in connections.
& vent piping to existing in adjacent service core.
No work required
C1.15 - Natural Gas
No work required
C1.14 - Storm
Included in C1.11 above
C1.13 - Sanitary Waste & Vent
Included in C1.11 above
C1.12 - Domestic Water
Extraneous / Sample Lab
$1,500.00
1 NO
1 NO
Relocate existing sinks (2 nos.) c/w new hot & cold water rough-in connections
$3,000.00
$2,000.00
$1,000.00
$1,500.00
New emergency shower c/w thermostatic mixing valve assembly and hot & cold
water rough-in connections.
Chemistry Lab
1 NO
Remove laboratory benchwork plumbing services and cap off under the bench.
New replaced section of laboratory benchwork plumbing hook-up using
borosilicate glass drainage & vent piping to existing in adjacent service core.
Canning Lab
1 NO
Included
Included
$5,000
$3,000
$1,500
$3,000
$2,000
$1,000
$1,500
$0
$0
$0
41
-
-
-
-
-
-
-
-
Provide steam / condensate hook-up to new autoclave from services in
adjacent service core
Media Preparation Lab
C1.33 - Steam and Condensate
New split air conditioning c/w remote condenser, interconnection refrigerant
piping to provide supplementary cooling for Sample Reception Lab - 2 Tons
New Laboratories
C1.32 - Liquid Heat Transfer (Cooling)
Extend existing hot water piping from adjacent service core to new zone hot
water reheat coils c/w hook up connections
New Laboratories
C1.31 - Liquid Heat Transfer (Heating)
C1.3 Heating, Ventilation & Air Conditioning
TOTAL FOR MECHANICAL - Fire Protection
1 NO
Mechanical system risk factor and premium for three construction phases
1 NO
1 NO
6 NO
760 m2
1 NO
5 NO
45 HDS
Provide clean up, submittals, supervision, overtime / weekend work, minor
cutting and patching, mechanical permits, testing, site and head office
overheads and profit.
Fire extinguishers dry chemical type c/w cabinets
C1.24 - Fire Extinguisher
Adjust and supplement existing sprinkler head coverage to suit new partitioning
and ceiling layouts over entire renovated and expanded area. Assume 50 % of
existing sprinklers will need relocation
$5,000.00
$5,000.00
$1,500.00
$33.39
$2,000.00
$7,000.00
$200.00
$175.00
C1.22 - Sprinklers
$91.84
New autoclave plumbing piping connection including borosilicate glass drainage
& vent piping to existing in adjacent service core.
760 m2
$6,000.00
$18,000.00
Rate
$3,000.00
1.00
1.00
1 NO
1 NO
Unit
2 NO
C1.21 - Standpipe
-
TOTAL FOR MECHANICAL - Plumbing & Drainage
Quant.
New fire hose cabinets c/w connection to existing stand pipe mains (assume
existing stand pipe with-in 10 m length)
$0
Description
-
-
-
No.
$1,500.00
Total
CFIA GTA LABORATORY
1 NO
$1,500
$300
$3,000
$500
$5,000
Sub Total
DECEMBER 21, 2012
Relocate existing fire hose cabinet to suit new architectural layout
Wash-up Lab
1 NO
$3,000.00
$500.00
$5,000.00
Rate
Plumbing hook-up including R.O. water and borosilicate glass drainage & vent
piping to new counter sinks ( 3 Nos.) supplied by Lab contractor
Microbiology Lab
1 NO
Unit
Minor adjustments to existing plumbing services to laboratory benchwork to be
moved east side
Quant.
1 NO
Transfer Lab / Method Development Lab
Description
CFIA GTA LABORATORY
$5,000
$5,000
$9,000
$25,375
$2,000
$7,000
$1,000
$7,875
$6,000
$1,500
$69,800
$6,000
$18,000
Sub Total
$5,000
$5,000
$9,000
$9,000
$1,000
$7,875
$7,500
$24,000
Total
DECEMBER 21, 2012
nxl architects
prepared by
No.
-
-
-
Unit
51 m2
Relocate and supplement existing air distribution devices including supply air
diffusers, return air grilles, balancing / fire dampers to suite new architectural
finishes/ layout.
No work required
Exhaust ( stainless steel ) duct connections for a new autoclave and two
existing ones, connect to existing in adjacent service core
Wash-up Lab
Microbiology Lab
1 NO
$15,000.00
$2,500.00
$15,000
$2,500
$500
ϰϮ
-
TOTAL FOR MECHANICAL - Controls
New localized differential pressure monitoring devices for Bio-hazard, Method
Development, Post PCR lab, Extraction room lab and Pre PCR lab
1 NO
Relocate thermostats to suit new partitioning layout
Remove exhaust duct from existing fume hood to be replaced with new and
provide new stainless steel exhaust duct, connect to existing and / or leading to
dedicated exhaust fan
$0
New Laboratories
New zone reheat coil, venturi air valve and thermostat with integration to BAS
Upgrade, adjust and supplement existing controls on zone reheat coil, venturi
air valve and thermostat with integration to BAS for north & south side labs of
service cores.
-
C1.4 MECHANICAL - Controls
C1.41 - Controls and Automation
-
The building has a Building Automation System (BAS) controlling reheat coils
and volume control dampers to maintain required set point temperature. Each
lab. will have its dedicated damper/ reheat coil for proper control . The BAS will
be updated accordingly as follows:
TOTAL FOR MECHANICAL - HVAC
760 m2
Total Mech Unit Rate
1.00
1 NO
1 NO
5 NO
16 NO
1 NO
6 NO
760 m2
1 NO
1.00
1 NO
Unit
1 NO
Quant.
Balance air and water flow volumes to new design conditions - submit report
(for entire system serving affected area)
C1.37.3 - Balancing and Commissioning
Load and line side wiring by electrical / div.16
C1.37.2 - Mechanical Wiring and Starters
Noise and vibration is generally included with equipment and/or hook up costs
C1.37.1 - Noise and Vibration Isolation
C1.37 - Support Systems and Works
Description
-
-
-
-
-
-
1 NO
No.
Remove non-functional exhaust hood from ceiling space
Excluded
$12,000
$30,000
$125,100
Total
CFIA GTA LABORATORY
$500.00
$12,000.00
$34,000
$46,000
$3,825
$2,000
$8,000
$31,275
Sub Total
DECEMBER 21, 2012
Biological safety cabinets (BSC) are self contained units with HEPA filtration
system and recirculation fan hence no external exhaust will be required
Transfer Lab / Method Development Lab
Provisions for relocated fume hoods ( 2 nos.) stainless steel 304 exhaust ducts
(250 mm dia.) leading to dedicated exhaust fans located in the penthouse
mechanical room through service core service shaft.
Extraneous Sample Prep. Lab
New Laboratories
1 NO
$100.00
340 m2
For the laboratories south side of service cores the ductwork changes to area
only affected by the differential pressure requirements and dedicated equipment
such as new autoclave and fume hood exhaust.
C1.35 - Exhaust Systems
$200.00
230 m2
For the laboratories north side of service cores the supply and exhaust duct will
be redesigned to provide individual supply and exhaust for proper control
$75.00
$1,000.00
2 NO
New variable air volume ( VAV) box c/w reheat coils for managers office and
quiet room
New Open Office Space and Vestibule
$2,000.00
$225.00
Rate
4 NO
139 m2
Quant.
New venturi valves (Phoenix or equal ) c/w reheat coils on supply and exhaust/
return air distribution system to maintain required differential air pressure in Lab
areas
New Sample Reception and Extraneous Lab areas are served by the base
building standard office HVAC system. The supply and return air ductwork will
be modified to suite new lab layout c/w galvanized steel rectangular or round
ductwork ( thermally insulated), distribution devices such supply air
diffusers/registers, return air grilles and fire/balancing dampers
New Laboratories
C1.34 - Air Distribution
Description
CFIA GTA LABORATORY
$604.31
$85.53
$6,000.00
$17,000.00
$2,200.00
$1,000.00
$3,000.00
$2,000.00
$393.55
$27,000.00
$78,000.00
$20,000.00
Rate
$65,000
$6,000
$17,000
$11,000
$16,000
$3,000
$12,000
$299,100
$27,000
$78,000
$20,000
Info only
Included
Sub Total
$23,000
$42,000
$105,000
$20,000
$0
$0
$20,000
Total
DECEMBER 21, 2012
C2.11 - L.V. Switchboard
-
200A, 600v, 3 phase, 3 wire splitter
106
1.00
1 NO
75 KVA dry type transformer
105
122
113
114
115
116
117
118
119
120
121
112
111
C2.2 ELECTRICAL - Lighting, Devices & Heating
C2.21 - Lighting
-
-
Lab lighting using recessed fluorescent lab fixtures
TOTAL FOR ELECTRICAL - Service & Distribution
Supervision
Premium time, etc.
Job set-up, etc.
Rentals, small tools, etc.
Permits & inspections
Insurance
Performance bond
Labour & material bond
Contingency
Extend existing grounding
-
-
-
Power connection with load and line side wiring to mechanical units
LS
LS
LS
LS
LS
LS
LS
LS
LS
760 m2
760 m2
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1 LS
760 m2
3 M
4#4/0 + 1#2 in 63mm emt
110
C2.15 - Motor Controls & Wiring
12 M
3#3 + 1#8 in 27mm emt
109
-
30 M
C2.14 - Feeders
3#3/0 + 1#2 in 53mm emt
-
Existing to remain
108
107
1 NO
100A, 600v, 3 phase fused disconnect switch
104
C2.13 - Distribution
1 NO
1 NO
80KVA 120/208v, 3 phase, 4 wire emergency backup UPS
103
-
1 LS
1 NO
Add 100A 3P breaker to existing emergency panel
Unit
Emergency power 42cct, 120/208V, 400A panel
C2.12 - Emergency Power
Quant.
101
-
C2.1 ELECTRICAL - Service & Distribution
-
Existing to remain
C2. SERVICES - ELECTRICAL
Description
-
102
100
No.
CFIA GTA LABORATORY
$103.66
$148.85
$2,231.00
$0.00
$5,345.00
$2,138.00
$1,390.00
$214.00
$0.00
$0.00
$0.00
$2,000.00
$9.38
$144.03
$43.63
$95.12
$1,000.00
$3,411.74
$659.32
$80,000.00
$3,100.00
$700.00
Rate
$78,782
$113,127
$2,231
$0
$5,345
$2,138
$1,390
$214
$0
$0
$0
$2,000
$7,129
$432
$524
$2,854
Excluded
$1,000
$3,412
$659
$80,000
$3,100
$700
Excluded
Sub Total
$0
$78,782
$11,318
$2,000
$7,129
$3,809
$0
$88,871
Total
DECEMBER 21, 2012
ϰϯ
C2.23 - Heating
1.00
LS
LS
LS
LS
LS
LS
LS
LS
LS
141
140
82 NO
-
Existing to remain
PA system to be incorporated into telephone system
C2.34 - P.A. System
Voice/Data CAT 6 horizontal cabling
139
-
82 NO
Voice/Data empty conduit outlet
138
C2.33 - Communications
760 m2
Security access and CCTV empty conduit system
137
760 m2
760 m2
1
1
1
1
1
1
1
1
1
760 m2
C2.32 - Security System
Remedial work to the Fire Alarm system to accommodate relocated partitions
C2.31 - Fire Alarm System
C2.3 ELECTRICAL - Systems & Ancillaries
TOTAL FOR ELECTRICAL - Lighting, Devices & Heating
Supervision
Premium time, etc.
Job set-up, etc.
Insurance
Performance bond
Contingency
Existing to remain
Security access and CCTV empty conduit system
-
-
-
-
-
-
-
136
135
126
127
128
129
130
131
132
133
134
125
86 NO
Power connections to hard wired equipment with associated wiring
Unit
124
Quant.
82 NO
C2.22 - Branch Devices & Wiring
Description
15A 125V duplex receptacle for lab
-
123
No.
CFIA GTA LABORATORY
$253.57
$175.36
$12.46
$6.11
$6.21
$162.94
$7,497.00
$0.00
$5,607.00
$2,243.00
$1,458.00
$224.00
$0.00
$0.00
$0.00
$173.75
$159.50
Rate
Excluded
Excluded
$20,793
$14,380
$9,470
$4,644
$4,720
$123,832
$7,497
$0
$5,607
$2,243
$1,458
$224
$0
$0
$0
Excluded
$14,943
$13,079
Sub Total
$0
$0
$35,172
$14,113
$4,720
$17,029
$0
$28,022
Total
DECEMBER 21, 2012
nxl architects
prepared by
154
153
152
151
142
143
144
145
146
147
148
149
150
No.
-
-
-
-
-
D1.2 SITEWORK - Mechanical Site Services
D1.21 - Water
-
-
No work required
D1.25 - Specialty Systems
No work required
D1.24 - Natural Gas
No work required
D1.23 - Storm
No work required
D1.22 - Sanitary
No work required
TOTAL FOR SITE WORK - Site Development
NIL
D1.14 - Landscaping
NIL
D1.13 - Improvements
NIL
D1.12 - Hard Surfaces
-
-
-
-
D1.11 - Preparation
-
NIL
D. SITE & ANCILLARY WORK
D1.1 SITEWORK - Site Development
-
TOTAL FOR ELECTRICAL - Systems & Ancillaries
Supervision
Premium time, etc.
Job set-up, etc.
Insurance
Performance bond
Contingency
Description
1
1
1
1
1
1
1
1
1
LS
LS
LS
LS
LS
LS
LS
LS
LS
Unit
760 m2
Quant.
0.00
0 m2
Total Elec Unit Rate
1.00
-
-
CFIA GTA LABORATORY
$0.00
$395.65
$83.86
$4,909.00
$0.00
$2,835.00
$1,134.00
$737.00
$113.00
$0.00
$0.00
$0.00
Rate
$0
$63,733
$4,909
$0
$2,835
$1,134
$737
$113
$0
$0
$0
Sub Total
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$0
$9,728
Total
DECEMBER 21, 2012
44
D1.3 SITEWORK - Electrical Site Services
169
168
D2.2 ANCILLARY WORK - Alterations
D2.21 - Alterations
-
TOTAL FOR ANCILLARY WORK - Demolition
-
-
This estimate excludes allowances for asbestos abatement and the handling of
hazardous materials
D2.12 - Hazardous Materials
Garbage bins and dumping fees
Temporary partitions and hoarding
Allowance to move HC existing offices to another area within the same floor
167
166
Remove and dispose the following:
D2.11 - Demolition
D2.1 ANCILLARY WORK - Demolition
TOTAL FOR SITE WORK - Electrical Site Services
Existing to remain
D1.34 - Site - General Requirements
Existing to remain
D1.33 - Site - Lighting
Existing to remain
D1.32 - Site - Communications
- gypsum board partitions
- folding partition
- double doors
- make good where partitions removed
- create opening for new doors, single
- create opening for new doors, double
- remove lab benching
- remove non functional exhaust hood and make good
- miscellaneous demolition including M&E
-
-
-
-
-
-
-
Existing to remain
D1.31 - Site - Power
-
TOTAL FOR SITE WORK - Mechanical Site Services
No work required
D1.26 - Miscellaneous Works and General Accounts
Description
-
-
1.00
0.00
0.00
165.1
165.2
165.3
165.4
165.5
165.6
165.7
165.8
165.9
165
164
163
162
161
No.
CFIA GTA LABORATORY
Unit
760 m2
1 LS
1 LS
1 LS
m2
m2
PR
NO
NO
PR
m
NO
LS
0 m2
0 m2
85
10
5
5
1
1
71
2
1
Quant.
$35.71
$1,500.00
$5,000.00
$10,000.00
$2.50
$5.00
$100.00
$100.00
$200.00
$350.00
$75.00
$500.00
$2,500.00
$0.00
$0.00
Rate
$27,138
Excluded
$1,500
$5,000
$10,000
$213
$50
$500
$500
$200
$350
$5,325
$1,000
$2,500
$0
Excluded
Excluded
Excluded
Excluded
$0
Sub Total
Total
$0
$0
$0
$0
$0
DECEMBER 21, 2012
Site accommodations:
- temporary site office
- temporary signage
- telephone and fax
- stationary supplies and office equipment
Site protection:
- hoarding and gates
- safety guard rails
- fire extinguishers
- first aid kits
- temporary shoring
- temporary stairs and ladders
- protection for site elevators and flooring
Temporary utilities:
- temporary construction power panels
- temporary water source
Site clean up:
- daily clean up in addition to the trades
- final cleaning
- dump bins
- dumping charges
175
175.1
175.2
175.3
175.4
175.5
175.6
175.7
176
176.1
176.2
177
177.1
177.2
177.3
177.4
- traffic control
- pedestrian safety
- removal of exterior cladding for access
- temporary closure panels
173.1
173.2
173.3
173.4
174.1
174.2
174.3
174.4
Access to site
173
174
Allowance for the temporary conditions provided by the General Contractor
including:
Z1.12 - Temporary Conditions
172
-
- supervision and coordination of subcontractors
- site superintendent and vehicle
- general labour expenses
Z1.11 - Supervision & Labour Expenses
-
171.1
171.2
171.3
Z1.1 GENERAL REQUIREMENTS & FEES - General
Requirements
-
Allowance for the General Contractor's supervision & labour expenses as
follows:
Z. GENERAL REQUIREMENTS & CONTINGENCIES
-
171
TOTAL FOR ANCILLARY WORK - Alterations
NIL
170
0.00
-
Description
No.
CFIA GTA LABORATORY
Quant.
1 LS
0 m2
Unit
$85,425.58
$0.00
Rate
$85,400
$0
Sub Total
8.0%
Total
DECEMBER 21, 2012
45
188.1
188.2
188.3
188
187
186
185
184
-
Z2.1 ALLOWANCES - Design Contingency
-
TOTAL FOR ALLOWANCES - Design Contingency
- Architectural / Structural / Siteworks
- Mechanical Services
- Electrical Services
Design Contingency as a percentage of the above to cover increases in the
overall scope of the design during the remaining stages of the design phase
(applied to measured works plus general requirements and fees)
TOTAL FOR GEN. REQ'MENTS & FEES - Fees
-
Allowance for the General Contractor's Fees (Overhead and Profit).
(applied to measured works plus general requirements)
Z1.2 GENERAL REQUIREMENTS & FEES - Fees
Z1.21 - General Contractor's Fees
-
TOTAL FOR GEN. REQ'MENTS & FEES - Gen. Req'ments
-
-
Labour & Material and Performance bonding
General Liability and Builder's Risk insurance
Building permit
Z1.13 - Permits, Insurance & Bonds
1.00
1.00
1.00
760 m2
1 LS
1 LS
1 LS
760 m2
1 LS
760 m2
1 LS
1 LS
1 LS
Premium for evenings and after hours work
183
Unit
1 LS
Quant.
Allowance for phasing (3 stages)
Door hardware supply
Independent inspection and testing
182
181
-
- CPM scheduling
- land surveying
- testing and inspections
- photography
179.1
179.2
179.3
179.4
Cash Allowances
Miscellaneous
179
180
- material hoisting equipment
- cranes and operators
- small tool rental
- pumps and pumping equipment
Equipment:
178
178.1
178.2
178.3
178.4
Description
No.
-
CFIA GTA LABORATORY
$66,410.99
$342.63
$11,000.00
$7,000.00
$107,000.00
$275.13
$60,300.00
$89,900.00
$58,900.00
$86.84
Excluded
Sub Total
$209,100
$60,300
$89,900
$58,900
$66,000
$66,000
$260,400
$11,000
$7,000
Excluded
$107,000
$50,000
Included in B 1.2
$50,000.00
Rate
15.0%
15.0%
15.0%
5.0%
$18,000
$157,000
Total
DECEMBER 21, 2012
nxl architects
prepared by
190
189
No.
-
Z2.3 ALLOWANCES - Construction Contingency
-
TOTAL FOR ALLOWANCES - Construction Contingency
Construction Contingency for post contract changes
(applied to measured works plus general requirements, fees, Design
Contingency and Escalation Contingency)
TOTAL FOR ALLOWANCES - Escalation Contingency
Contingency for escalation that might occur between the date of the estimate
and the anticipated tender date
(applied to measured works plus general requirements, fees and Design
Contingency)
Z2.2 ALLOWANCES - Escalation Contingency
Description
1.00
0.00
-
-
CFIA GTA LABORATORY
1 LS
0 m2
1 LS
Unit
760 m2
Quant.
$316.45
$240,500.00
$0.00
$0.00
Rate
$240,500
$240,500
$0
Excluded
Sub Total
15.0%
0.0%
Total
DECEMBER 21, 2012
ϰϲ
www.nxl.ca
T: 416.447.1836
18-180 Lesmill Road
Toronto, ON
M3B 2T5
NXL ARCHITECTS
Appendix D - Doing Business with A&E
PWGSC Ontario Region Project Number R.061999.001
October 24, 2013
Appendix D
Doing Business with A&E
Ontario Region
Public Works and Government Services Canada
October 24, 2013
Table of Contents:
Section 1.......... General Design, Documentation and Submission Standards
Section 2.......... Architectural Design
Section 3.......... NOT APPLICABLE
Section 4.......... Specification Brief
Section 5.......... NOT APPLICABLE
Section 6.......... Risk Management
Section 7A........ NOT APPLICABLE
Section 7B........ NOT APPLICABLE
Section 7C……. NOT APPLICABLE
Section 8..........Structural Design General Requirements
Section 9.......... Mechanical Design
Section 10A...... NOT APPLICABLE
Section 10B...... General Electrical Design
Section 10C...... NOT APPLICABLE
Section 11........ Cost Planning and Control
Section 12........ Elemental Cost Analysis
Section 13........ Time Management
Section 14........ Drawing Conversion to Portable
Document Format (PDF)
October 24, 2013
SECTION 1 GENERAL DESIGN, DOCUMENTATION AND SUBMISSION STANDARDS
1.1
Introduction
The purpose of this document is to help consultants perform their work while dealing with Ontario Region of
PWGSC. It is intended to complement the requirements stated in the main body of the RFP, in particular in
the Project Brief and the Required Services sections. This document elaborates on specific items that are
particular to the Ontario Region, but in no way does it supersede the main clauses of the RFP.
1.2
Document Management
All project documents are to be electronically distributed to project stakeholders through the use of a
commercially available, secure internet, web based browser software application system similar to
PWGSC’s current OPROMA system. Documents must be distributed in pdf format, with an e-mail
notification system to stakeholders. Individual pdf files must not exceed 4MB. Version and document
control features are required to enable review of previous documents issued. The document system must
be managed and operated by the consultant, who shall control secure access rights to project stakeholders
identified by the PWGSC Project Manager.
To obtain access to PWGSC’s OPROMA system, request an account from the departmental
representative.
1.3
Sustainability
Use sustainable design principles to achieve a minimum building performance rating of:
1.
2.
3.
4.
New construction projects are to meet the standards of LEED Gold.
Major renovation projects (±5M of construction cost) are to meet the standards of LEED Silver.
Heritage building projects are to follow the principles of sustainability described in the ”Sustainable
Heritage Guide” entitled “Applying Sustainability Principles and Practices to Heritage Buildings and
Projects: A Guide for Property / Project Managers and Consultants”.
For all other projects, the principles of sustainability shall be followed.
Comply with PWGSC- Strategic Framework for Sustainability in Buildings, April 1, 2012.
1.4
Drawings
The drawings are complementary to the specification. They should describe the extent of work. Do not rely
on a mandatory site visit to complete the information. Notes such as "verify on site", "as instructed","to be
determined on site by Departmental Representative", will not generate accurate bids and may result in
unnecessarily high bid prices. The drawings shall allow the Bidders to bid accurately and calculate all
quantities. If quantities are impossible to show (i.e. cracks to be repaired) give a quantity for bid purposes.
Construction drawings should be strictly technical drawings, fully detailed and dimensioned, clearly and
accurately drawn, complete with all necessary descriptive notes. On all drawings present the work to be
done as clearly as possible. Draw details at sufficient scales to eliminate doubt as to the method of
construction, materials and quantities required. Required sheet order: plans; elevations; main sections;
and details. Avoid wasted space but ensure that sheets are not overcrowded or difficult to read.
Do not submit blank sheets in progress sets of drawings issued for review.
The terminology used should be consistent throughout the drawings and specification.
October 24, 2013
Design on a modular basis to take advantage of dimensional standardization and co-ordination.
Drawings have to be in metric only even if the project is to renovate an old building. Any references to
imperial units will not be accepted.
Consultants MUST follow the “PWGSC CADD Standards” available electronically at:
• On the web, at: http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/biens-property/cdao-cadd/index-eng.html
(this document refers to NCR contacts)
When prepared by Consultants, the final drawings (original) shall bear the Professional's seal and
signature.
1.5
Standard Drawing Information
PWGSC will provide the following standard items to the consultants with respect to CADD
AutoCAD format Borders (14 sizes)
Site legend w/ symbols
AutoCAD plotting ctb (colour table) files
Graphic Bar Scales and North Arrow in AutoCAD format
AutoCAD template files
1.6
Detail/Section Number
Use the 3-part “bubble” provided in the supplied borders to reference details, sections, etc. The 3-part
"bubble" will contain the detail / section number, the number of the drawing where it is required and the
number of the drawing where it is detailed. This pattern must be adhered to.
1.7
Presentation Requirements
Present drawings in sets comprising the applicable architectural, interior design, structural, mechanical,
electrical, landscaping and civil drawings in that order. All drawings shall be of uniform standard size. Print
with black lines on white paper. Staple or otherwise bind prints into sets. Where presentations exceed 20
sheets, the drawings for each discipline may be bound separately for convenience and ease of handling.
1.8
Title Sheets
Title sheets may be used at the Consultant's discretion, for design presentations or on large sets of
Construction drawings.
1.9
Indices
Provide an index at the front of each set of drawings. Where a large number of sheets are involved, place
the index on a title sheet or at the front of each set of the various disciplines. Include drawing indices in the
specifications after the Table of Contents.
1.10
Legends
Provide a legend of symbols, abbreviations, references, etc., on the front sheet of each set of drawings or,
in large sets of drawings, immediately after the title sheet and index sheets. Coordinate abbreviations and
October 24, 2013
acronyms with PWGSC Section 01 42 13.
1.11
Drawing Notes
Indicate all materials, systems and products on the drawings by means of numbered notes as follows:
Demolition Notes:
Deconstruction Notes:
Construction Notes:
Revision Notes:
Assembly Notes:
note number in a 7mm square box
note number in a 7mm square box
note number in a 7mm diameter circle
note number in a 7mm triangle
note number in a 10mm hexagon
adjacent to the appropriate location on the plan, section or detail with an arrow connecting the box, circle,
triangle or hexagon to the specific material, system or product indicated on the drawing. Provide a list of
drawing notes relating to the sequentially numbered notes on the right hand side of the drawing sheet
adjacent to the title block. Minimum text size: 2mm. Do not repeat text that is already in the SACC or
specification.
1.12
North Points
On all plans include a north point. Orient all plans in the same direction for easy cross referencing.
Wherever possible, lay out plans so that the north point is at the top of the sheet.
1.13
Abbreviation Standards
Use text abbreviations with discretion to ensure that there will be no misunderstanding of the drawings.
Follow abbreviation list provided as part of specification standards from the ftp site. Co-ordinate with
PWGSC Section 01 42 13 Abbreviations and Acronyms.
1.14
Drawing Symbols
Follow generally accepted drawing conventions, understandable by the construction trades, if more
symbols are required than are provided by PWGSC.
1.15
Drawing Scale
For all drawings, including details, provide a graphic scale for each drawing and detail. PDF files shall be
created to full plotted scale.
1.16
As-Built and Record Information
As-built information is received from the Contractor. It contains drawings, specifications, shop drawings,
submittals, samples, etc. It is noted as such by the Contractor.
Record drawings and specifications are updated originals prepared by the Consultants based on the
information supplied by the Contractor in the as-built.
1.17
Shop Drawing Submittal Log
Fill in and submit the PWGSC Ontario Region Shop Drawing Submittal Log with each application for
payment. Shop Drawing Submittal Log is available in MS Excel from the PWGSC OPROMA system.
1.18
October 24, 2013
Tender Documents Format
All tender documents will be submitted by the consultant in the tender document files native electronic
format as well as .pdf format, as follows:
PDF Properties:
1.
Each pdf file must be of a uniform and standard pdf paper size within the contents of
each file.
Drawings:
1.
Each drawing is to be converted to a pdf file. One (1) drawing per file.
2.
The file shall be named with the drawing number and then the title of the drawing from the drawing
title block (e.g. A01 - Architectural Cover Page)
Specifications:
1.
The complete Project Specification is to be converted to one PDF file, with a PDF page size of 8.5”
x 11”, portrait orientation. One (1) PDF per complete project specification, all Divisions. The file
shall be named with the project number and then the word Specification
(e.g. R.123456.001 Specification).
2.
Where tables or schedules within the Specification do not conform to the 8.5” x 11” format, they are
to be converted to PDF files of the appropriate sheet size and included in the submission as
appendices. Identify such files as appendices in the Specification Table of Contents.
3.
Any amendments shall be converted to a PDF file. Text should be converted into one file.
Drawings shall be one drawing per PDF file. The name for each text file shall be
"Amendment Number #." The name for each amendment drawing file shall be
"Amendment Number # - Drawing XXX" (where XXX is the name of the drawing).
Creation of CD/DVDs (when specifically requested):
1.
The files above shall be burned onto CD/DVD(s).
2.
When the pdfs are burned onto the CD/DVD, folders shall be created. The folders will be
"Drawings", "Specifications", and "Amendments". The Plans and Specifications - Table of
Contents PDF will reside at the uppermost level with the three folders.
3.
CD/DVDs should be labeled with the following information:
a)
Description from the Drawing Title Block
b)
Project Number
c)
Solicitation Number
d)
"Original Solicitation" OR "Amendment # X"
e)
Number of CDs in this grouping (e.g. 1 of 3)
1.19
Principles of PWGSC Contract Documents
PWGSC’s contract documents are based on common public procurement principles. PWGSC does not use
Canadian Construction Document Committee (CCDC) documents. The terms and conditions are prepared
and issued by PWGSC as well as other related bidding and contractual documents.
For information, the clauses are available on the following web sites: SACC at
https://buyandsell.gc.ca/policy-and-guidelines/standard-acquisition-clauses-and-conditions-manual/5/R
and the CAD standards athttp://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/biens-property/cdao-cadd/index-eng.html Any
questions should be directed to the Project Manager.
1.20
October 24, 2013
Quality Assurance
Consultants are required to undertake their own quality control process and must review, correct and
coordinate (between disciplines) their documents before sending them to PWGSC.
Submissions of the project manual that do not comply with the RFP design and submission requirements,
and/or are not compliant to the current codes and standards may be subject to written complaints to the
consultant’s licensing and accreditation bodies such as the, OAA, AC (formerly RAIC), PEO, CIQS, AATO,
OACETT, CSC - Construction Specifications Canada, consultant’s liability insurance carrier, etc.
1.21
Fit-up Standards
The design for general-purpose office space accommodation for all Government of Canada departments or
agencies is to follow and conform to the latest Fit-Up Standards including the selection of systems,
materials, furnishings and equipment. Obtain the latest version of the “Government of Canada Workplace
2.0 Fit-Up Standards” from the PWGSC Project Manager.
Note that the breakdown of the cost estimate at each stage of delivery should reflect the funding
accountabilities for the components of an accommodation project as described in the "A3.3 Fit-Up
Components and Funding Accountabilities" chart in the "Government of Canada Workplace 2.0 Fit-Up
Standards”, i.e. Base building cost vs. Fit-Up Standard cost vs. other cost.
1.22
Heritage Value
The Treasury Board Heritage Building Policy states "Departments must manage buildings they administer
so as to conserve their heritage character throughout their life cycles." Any modification considered to a
Government of Canada building or site should value its architectural character, no matter how old or how
new the building or site may be.
For a federal (Government of Canada) building that is designated as classified or recognized by the
Federal Heritage Building Review Office (FHBRO), implement the project following a conservation
approach based on accepted principles and practices as described in the "Standards and Guidelines for
the Conservation of Historic Places in Canada."
1.23
Barrier Free Design for Disabled
Design buildings and grounds to make them accessible and usable by disabled persons, unless otherwise
required in the Project Brief. Conform to CAN/CSA-B651-04(R2010), including making buildings and other
facilities accessible to persons with a range of physical, sensory and cognitive disabilities. Adhere to
specific client requirements as directed, and Correctional Service Canada (CSC) policy on accessibility for
CSC projects.
Also conform to Treasury Board of Canada Secretariat Accessibility Standard for Real Property, web link:
http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-eng.aspx?id=12044&section=text"
1.24 Minimum Codes and Standards
The most stringent requirements of the following codes and standards shall apply:
National Building Code of Canada.
National Fire Code of Canada.
National Plumbing Code of Canada.
October 24, 2013
Canada Labour Code Part II (Occupational Safety and Health).
Fire Commissioner of Canada Standards.
Federal Boiler Emission Regulations.
Federal Environment Code of Practices.
PWGSC Federal Office Building Standards.
Treasury Board of Canada Secretariat Standards and Directives.
Canadian Electrical Code.
Canadian Standards Association Specifications, Standards and Guidelines.
ANSI, ASHRAE, ASTM, AWMAC, FM, MPI, TSSA, ULC etc. Standards, Guidelines and Handbooks.
Model National Energy Code of Canada for Buildings.
Provincial Codes, Municipal Codes/By-Laws and Utility Authority Codes.
Additional codes and standards are detailed in the Sections for specific disciplines.
1.25
Operating Costs
Operating costs must be kept to a minimum and reflect the projected operating costs in the Cost Plan. This
is to be achieved by compliance with the Energy Budget, selection of materials and equipment, requiring
the minimum of operating personnel, and building finishes for easy maintenance, etc..
October 24, 2013
SECTION 2 ARCHITECTURAL DESIGN
2.1
Review
All designs must be reviewed by the Department and conform to the requirements of the Project Brief.
2.2
Principles
The Department expects the Consultant to maintain a high standard of architectural design, based upon
recognized contemporary design principles. All design elements, planning, architectural, engineering and
landscaping, must be fully co-ordinated, and consistent in adherence to good design principles.
2.3
Economy
Design strictly within the budget and in accordance with sound investment economics and operating and
maintenance expenditures.
Design for the optimum ratio of net usable space to outside gross areas.
2.4
Flexibility
Design for maximum flexibility in immediate and future use of space. Where possible, devise a building grid
with column spacing, fenestration and service runs suited to flexible interior space arrangements.
2.5
Future Extension
Design for future extension as determined by the Departmental Representative and ensure that permanent
spaces, such as service rooms and duct spaces, etc., are sized for future additional capacity.
2.6
Quality
Quality of materials and construction methods shall be commensurate with the type of building and the
budget. Avoid experimental materials. Take into account the total life-cycling of the building.
2.7
Regulations
Design shall comply with applicable Federal, Provincial and Municipal regulations and codes. In case of
conflict, the most stringent requirements apply.
2.8
Design
The Department expects imaginative design and good aesthetic expression throughout all projects. Design
shall be compatible with adjacent buildings, or with the existing building in extension work.
2.9
Required Space
Provide all rooms required to within 10% of the approved areas. Deviation from this requirement may entail
redesign.
2.10
Ancillary Space
Provide washrooms, janitor's rooms, furnace rooms, electrical panel and transformer rooms, storage
October 24, 2013
rooms, freight and garbage holding areas, duct spaces and other building service space not specifically
listed in the Project Brief, but essential to the efficient operation of the building.
2.11
Fit-up Standards
In accordance with Section 1.
2.12
Heritage Value
2.13
Barrier Free Design for Disabled
2.14
Colour Schemes
All colour schemes require PWGSC approval. Submit schemes in duplicate well in advance and so as not
to delay the work of the Contractor. Colour schemes should include all surfaces and materials to be
coloured on site, plus any items provided with a colour finish or texture during prefabrication. Indicate any
untreated or natural-finish surfaces contributing to the overall aesthetic appearance of the project. To fully
illustrate the scheme, provide PWGSC with actual samples (colour chips, material samples, etc.) of interior
finishes that are to be installed. Revise the scheme if necessary to obtain final PWGSC approval. Ensure
that the Contractor carries out the approved scheme. One copy of the approved scheme will be retained
by PWGSC for verification of the final results on site.
2.15
Codes and Standards
SECTION 4
4.1
October 24, 2013
SPECIFICATION BRIEF
Purpose of Section
The purpose of this document is to state specification policy and to provide a framework, format and
reference information to assist the specifier in developing the project specifications. It gives additional detail
to the information in the NPMS Specification Brief.
4.2
Definition
A specification is a written instruction describing type and quality of materials, products, equipment and
fixtures; quality of workmanship; methods of fabrication, installation and erection; standards, test and code
requirements; and specific sizes of materials. By contrast, the construction drawings present quantities of
work and materials, dimensions, locations, form and building details, and show the scope of work.
4.3
Legal Status
Specifications are part of the legal contract between the Contractor and the Owner. They provide the basis
for accepting or rejecting workmanship or products on site.
4.4
Division 00 - General Instructions to Bidders, General Conditions, Etc.
Read and understand the applicable General Instructions to Bidders, General Conditions and other related
Division 00 contact documents listed in 4.14.
The SACC Manual references for Division 00 are available on the internet at:
https://buyandsell.gc.ca/policy-and-guidelines/standard-acquisition-clauses-and-conditions-manual/5/R or
http://ccua-sacc.tpsgc-pwgsc.gc.ca/pub/rese-eng.jsp
Construction Contract Administration Forms are available at:
http://publiservice-app.tpsgc-pwgsc.gc.ca/forms/text/search_for_forms-e.html
for federal government employees; and
http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/app-acq/forms/formulaires-forms-eng.html
for the public.
See the document entitled “Construction Contract Administration Forms Real Property Contracting”.
4.5
National Master Specification
The National Master Specification (NMS) is a bilingual (English and French) database of master
construction specification sections which is owned and managed by PWGSC. It was created in 1975 as a
joint effort between several Government of Canada departments and Construction Specifications Canada.
The text consists of wording likely to be required for a wide range of construction and/or renovation
projects.
In preparing project specifications, the Consultant shall use the latest release of the NMS amended by
PWGSC Ontario Region to the maximum extent to which it is applicable, as per PWGSC RPB Real
Property Branch Policy on the Use of the National Master Specification NMS 2012 formerly Departmental
Policy 039/2001-05-01, TB Minute 732202, subject to the Consultant's overriding responsibility for the final
content of the project specification. Use PWGSC Ontario Region amended NMS sections and PWGSC
Ontario Region Master Specifications: Architectural, Structural, Mechanical and Civil Minor Works and InPublic Works and Government Services Canada
October 24, 2013
House specification masters available by downloading from PWGSC’s OPROMA system. The Consultant
shall edit, assign new section numbers, amend, and supplement the PWGSC Ontario Region Amended
NMS as the Consultant deems necessary to produce an appropriate project specification free from conflict
and ambiguity, i.e. new sections not presently included in the NMS database. The Consultant shall be
responsible for the cost of processing the project specifications in NMS Professional Specification Editing
Software or MS Word using the Consultant's own or sub-contracted typing/word processing facilities.
The Consultant shall be responsible for all proofreading. Both the NMS and PWGSC Ontario Region
Master Specifications follow CSC/CSI MasterFormat 2012 numbering. As of January 2005, the NMS
renumbered the entire database in line with MasterFormat 2004 and now MasterFormat 2012 which uses
6, 8 and 10 digit section numbers instead of the previous 5 digit numbers, consisting of two numbers, a
hard or connecting space, two more numbers, a hard or connecting space and two more numbers (for
example, 01 11 00 instead of 01110). MasterFormat 2012, 2011, 2010 and 2004 divides the work into 50
divisions instead of the previous 16 divisions. In March 2007 the NMS began including 8 digit section
numbers, consisting of two numbers, a hard or connecting space, two more numbers, a hard or connecting
space, two more numbers, a period and two more numbers (for example, 01 11 00.01).
The Consultant is responsible for obtaining from any authorized supplier, the NMS User's Guide, and an
updated version of the NMS specification sections that the Consultant requires in preparing the project
specification. Use of the NMS system shall not relieve the Consultant of the responsibility for conforming to
the approved time schedule.
4.6
Regional Guide Specifications
The Centre of Expertise, in some regions, maintains abridged versions of some NMS specifications and a
number of other short form guide specifications for materials and equipment not covered by the NMS.
These are available from the regional Specifications Offices.
The Consultant shall obtain the region's amended version of Division 01, which also includes requirements
particular to the Region. The Consultant shall ensure that the Regional requirements of Division 01
sections appropriate to the project are incorporated into the appropriate NMS Division 01 sections. The
PWGSC amended Division 01 sections on the ftp site already contain these revisions. Other regional
abridged and short form specifications may be used at the Consultant's or the department's option. These
are available from PWGSC’s OPROMA system.
As in the case with the NMS, the Consultant shall be entirely responsible for project specification accuracy,
applicability of content, completeness, and correctness, whether or not prepared using the abridged or
short form guide specifications referred to herein. This includes using reference standards designations,
dates, titles and technical content current as of the date of bidding. Consult the various standards writing
organizations web sites.
4.7
Specification Organization
Section Titles, Numbers and Format: Since its inception, the NMS structure has been and continues to be
based on the "MasterFormat 2012" Master List of Section Titles and Numbers and SectionFormat 2008
which are jointly produced by the Construction Specifications Institution of the United States and
Construction Specifications Canada. The 2012 NMS is currently based on MasterFormat 2012.(50
Divisions, 6 and 8 digit Section Numbers).
Type of Section: Narrowscope sections describing single units of work are preferred for more complex
work; Broadscope sections may be more suitable for less complex work.
October 24, 2013
Format: Use the NMS wide page or 1/3 - 2/3 format consistently throughout the specification.
4.8
Specifying Materials
The practice of specifying actual brand names, trade names, model numbers, etc., is against departmental
policy except for very special circumstances. Some NMS sections incorporate trade names. For PWGSC
delete the trade names from the NMS. The method of specifying materials and the use of trade names
shall be as stated hereunder, and in the following order of preference:
.1
Specify by using recognized standards such as those produced by CGA, CGSB, CSA, and ULC, or
by trade associations such as AWI/AWMAC/WI, CRCA, MPI and TTMAC. Use Canadian standards
wherever possible.
.2
Where CGSB Qualified Product Lists are available that identify materials that meet requirements of
relevant CGSB Standards, specify to restrict supply of materials to those on such lists.
.3
Current lists are available from:
Canadian General Standards Board Sales Centre,
OTTAWA, Ontario K1A 1G6
Telephone:
(613) 941-8703
Fax:
(613) 941-8705
.4
Where no standards exist, specify by a non-restrictive, non-trade name "prescription" specification
or by a "required performance" specification.
.5
Where no standards exist and where a suitable non-restrictive, non-trade name "prescription"
specification or a "required performance" specification cannot be developed, specify by trade name.
Include all trade names available under WTO, NAFTA and other trade agreements, of materials acceptable
for the purpose intended, and in the case of equipment, identify by model number. The name, telephone
number and web site of the manufacturer and distributor must also be included.
.6
Obtain written approval from the Departmental Representative’s designated PWGSC Project
Manager before: adding or deleting from list of trade names specified in NMS sections or PWGSC master
specifications; specifying trade names in lieu of "prescription" or "performance" method used in NMS
sections; or specifying trade names when writing "custom" (not NMS) sections.
Additionally, use trade names:
x Where only one specific material will fulfill the exact requirements of the project.
x Where specific materials are required to match existing materials.
x On projects of a special nature due to an unusual function or timing requirement such as
emergency repairs.
List all trade names of materials acceptable for the purpose and make reference to the Instructions to
Bidders for the method of approving alternative materials. Where trade names are specified in an
'Acceptable material' sub-paragraph following the complete generic performance criteria specification, list
all available WTO, NAFTA and other trade agreements (not just Canadian) manufacturer's, their model
numbers, the distributors and the complete telephone numbers including area code, fax number and
website.
The Consultant shall read and apply the trade agreement clauses applicable to the project which are listed
in the NAFTA article 1007 Technical Specifications, the WTO article VI Technical Specifications, and in the
Agreement on Internal Trade Chapter 4 - General Rules Article 401: Reciprocal Non-Discrimination.
On certain projects, trade names or manufacturers' numbers may be included in the Hardware Section, as
specifically instructed in writing by the RCMP Security Engineering Branch or Correctional Service Canada.
Use the following format as a sub paragraph following the performance criteria paragraphs. Set up trade
name acceptable material specifications as follows:
October 24, 2013
Acceptable Material:
1. ABC Co.
Model [
], manufactured by 123 Inc. 416-555-1234 fax 416-555-2234 www.123.com,
distributed by 456 Inc 416-555-5678 fax 416-555-5566 www.456.com.
2. DEF Co.
Model [
3. GHI Co.
Model [
4. Alternative Materials: Approved by amendment in accordance with Instructions to Bidders. (Or
instead of this wording with each list of trade names, include the following in Part 1 of Specification
Sections in which trade names appear "Acceptable Materials: Where materials are specified by trade name
refer to the General Instructions to Bidders for procedure to be followed in applying for approval; SACC
Manual Clause ID R2410T for GI14 Approval of Alternative Materials, or, SACC Manual Clause ID R2710T
for GI16 Approval of Alternative Materials.")
The reference to the General Instructions to Bidders in the above examples is necessary to remove any
suggestion of partiality and to ensure that all suppliers are aware of the provision for alternative proposals
during the tendering period. Do not use such phrases as "or equal", "similar to", "equivalent to","to match"
to provide for alternative materials. Use language identified in the NMS User's Guide.
Identify material as in product literature. Specific types and model numbers are required.
Do not use variations on above methods of specifying by trade name. One example is use of the phrase
"Acceptable Manufacturers".
While this establishes the names of manufacturers who are acceptable it does not ensure that the actual
material involved will be acceptable. Moreover, it does not allow for competition because there is no tie-in
with the Instructions to Tenderers which deal only with alternative "materials".
4.9
Standards
The following is a partial list of internet websites that may be used to check for the most current
publications of standards that might be referenced in the construction specification document.
AA: www.aluminum.org
AAMA: www.aamanet.org
AMCA: www.amca.org
ANSI: www.ansi.org
API: www.techstreet.com/info/api.html#hist
ARI: www.ari.org
ASHRAE: www.ashrae.org
ASME: www.asme.org
ASTM: www.astm.org
AWMAC: www.awmac.com
BIFMA: www.bifma.com
CGA: www.cga.ca
CGSB: www.pwgsc.gc.ca/cgsb/home/estore-e.html
CRCA: www.roofingcanada.com
CSA: www.csa.ca
CSDMA: www.csdma.org
EIA: www.eia.org
IEEE: www.ieee.ca
ISA: www.isa.org
ISO: www.iso.ch
October 24, 2013
OPSS and OPSD: http://www.raqsa.mto.gov.on.ca/techpubs/ops.nsf/OPSHomepage
MIA: www.marble-institute.com
MPI: www.specifypaint.com
NAAMM: www.naamm.org
NEMA: www.nema.org/
NFPA: www.nfpa.org/catalog/catalog_home.asp?cookie%5Ftest=1
NLGA: www.nlga.org
NSSN: www.nssnorg
SAE: www.sae.org
SCC: www.scc.ca/indexe.html
SMACNA: www.smacna.org
SSPC: www.sspc.org
TIA: www.tiaonline.org
TTMAC: www.ttmac.com
ULC: www.ulc.ca/standards
UL: www.ul.com
General reference of standards: www.cssinfo.com/search.html and www.techstreet.com
For metal manufacturers: www.retailsource.com/index.html
For other website addresses of industry trade and manufacturer associations, use internet advanced
searches.
Standards within NMS sections are not always the most current. The responsibility to ensure that the latest
standards current as of the date of bidding are used remains the responsibility of the consultant; include
current standard designation, date, title and technical content.
The NMS Secretariat can also be reached on the web at www.nms-ddn.ca
4.10
Canadian Materials
Specify Canadian materials to the fullest extent procurable, consistent with proper economy and the
expeditious carrying out of the work. Consider km from raw material source and fabricated product source
to project. Coordinate with latest LEED and Green Globes requirements, the PWGSC Green Policy and
any client’s green policy.
4.11
Cash Allowances
Construction contract documents should be complete and contain all of the requirements for contractual
work. Cash allowances are to be used only under exceptional circumstances (i.e. utility companies) where
no other method of specifying is appropriate. Obtain the Departmental Representative’s designated
PWGSC Project Manager's approval to use cash allowances. Use Section 01 21 00 Allowances (formerly
section 01210 in MasterFormat 1995) of the NMS to specify cash allowances.
Refer to Section 6 Risk Management and Sections 11 and 12 Cost Planning and Control.
4.12
Extended Warranties
It is the policy of PWGSC's Real Property Contracting Directorate (RPCD) to avoid extending warranties
more than 24 months. Where it is necessary to extend the twelve month warranty period provided for in the
General Conditions of the Contract, use the following wording in Part 1 of the applicable technical sections,
under the heading "Warranty":
October 24, 2013
1.
"For the work of this Section [
] the 12 months warranty period prescribed in General Conditions
GC3.13 Warranty and Rectification of Defects in Work is extended to 24 months."
2.
Where the extended warranty is intended to apply to a particular part of a specification section
modify the above as follows: "For [insulating glass units] the 12 month ... [
] months."
Parts of the work for which extended warranties may be required are those, such as roofing and
waterproofing, in which, based on past performance, defects are likely to appear after the twelve month
warranty period provided for in the General Conditions.
4.13
Terminology
Use the term "Departmental Representative" instead of PWGSC, Engineer, Owner, Consultant or Architect.
Departmental Representative means the officer or employee of Her Majesty who is designated pursuant to
the Bid and Acceptance Form and includes a person specially authorized by the Departmental
Representative to perform, on the Departmental Representative's behalf, any of the Departmental
Representative's functions under the contract and is so designated in writing to the Contractor. Wherever
options: [Engineer], [Architect], [Consultant], [Owner], [Design Builder], [Departmental Representative]
appears in NMS Sections, select the words “Departmental Representative". Use metric units.
The terminology used shall be consistent throughout the drawings and specifications.
4.14
Specification Documentation
Front and Back Cover: by Department.
Amendments (if required): by Consultant. Department to provide format, and to sign and distribute.
Special amendments: by Department, copies of the current special amendments are available from the
regional Specifications Section.
Instructions to Bidders: by Department.
Bid and Acceptance Form: by Department.
Standard Construction Contract Documents for Major Works: by Department, consisting of:
General Instructions to Bidders, SACC Manual Clause ID R2710T
Bid and Acceptance Form,
GC1 General Provisions, SACC Manual Clause ID R2810D
GC2 Administration of the Contract, SACC Manual Clause ID R2820D
GC3 Execution and Control of the Work, SACC Manual Clause ID R2830D
GC4 Protective Measures, SACC Manual Clause ID R2840D
GC5 Terms of Payment, SACC Manual Clause ID R2850D
GC6 Delays and Changes in the Work, SACC Manual Clause ID R2860D
GC7 Default, Suspension or Termintion of the Contract, SACC Manual Clause ID R2870D
GC8 Dispute Resolution – Arbitration (Generally for Contracts between $100,000 and $5,000,000), SACC
Manual Clause ID R2880D
GC8 Dispute Resolution – Mediation (Generally for Contracts greater than $5,000,000), SACC Manual
Clause ID R2882D
GC9 Contract Security, SACC Manual Clause ID R2890D
GC10 Insurance, SACC Manual Clasue ID R2900D
Insurance Terms, SACC Manual Clause ID R2910D
October 24, 2013
Fair Wages and Hours of Labour - Labour Conditions, SACC Manual Clause ID R2940D (formerly R0203D
Labour Conditions "D")
Allowable Costs for Contract Changes Under GC6.4.1, SACC Manual Clause ID R2950D
and for Minor Works: by Department, consisting of:
General Instructions to Bidders under $100,000, SACC Manual Clause ID R2410T
Bid and Acceptance Form,
GC1 General Provisions, SACC Manual Clause ID R2810D
GC2 Administration of the Contract, SACC Manual Clause ID R2820D
GC3 Execution and Control of the Work, SACC Manual Clause ID R2830D
GC4 Protective Measures, SACC Manual Clause ID R2840D
GC5 Terms of Payment under $100,000, SACC Manual Clause ID R2550D
GC6 Delays and Changes in the Work, SACC Manual Clause ID R2860D
GC7 Default, Suspension or Termination of the Contract, SACC Manual Clause ID R2870D
GC8 Dispute Resolution (Generally for Contracts under $100,000), SACC Manual Clause ID R2884D
GC9 Insurance under $100,000, SACC Manual Clause ID R2590D
Fair Wages and Hours of Labour - Labour Conditions SACC Manual Clause ID R2940D (formerly R0203D
Labour Conditions "D")
Allowable Costs for Contract Changes Under GC6.4.1, SACC Manual Clause ID R2950D
The SACC Manual references for Division 00 are available on the internet at http://ccua-sacc.tpsgcpwgsc.gc.ca/pub/rqqr.do?lang+eng&sec0=5&sec1=R
Documents listed are incorporated by reference only. The SACC Manual references for Division 00 are
available on the internet as specified in clause 4.4.
New Terms:
y The term “Canada” shall henceforth be used in place of “Her Majesty”, “Minister” and
“Engineer”.
y The term “Departmental Representative” is defined as the person exercising the roles and attributes of
Canada under the contract and replaces the term “Engineer”.
y The term “Certificate of Substantial Performance” replaces the term “Interim Certificate of Completion”.
y The term”Certificate of Completion” replaces “Final Certificate of Completion”.
List of Contents, Index of Specification and Divisions 01 to 50 (MasterFormat 2012) (formerly 01 to 16
under MasterFormat 95) and Drawings: by Consultant based on attached examples.
4.15
Typing Format
Refer to the NMS for approved wide page and 1/3-2/3 page format and numbering method. Use consistent
format throughout the project specification. Print on 216 mm x 280 mm (8-1/2” x 11”) white bond paper, 11
or 12 point TT Courier New font. Do not use smaller fonts as they are not legible.
Every page shall have the Project Number, the Section title, the six digit Section number, the page number
and the project date. Obtain sample from the specification reviewer before proceeding with specifications.
The header and/or footer shall not show the consultant's name and address, the project title or the project
street address.
The Consultant shall hand over specifications in both hard paper copy and soft electronic copy compatible
with NMSEdit Professional version 3.01.03A or MS Word 2010 and PDF on CD/DVD/USB or secure
electronic file transfer server of the project specifications, title page, amendments, etc. Verify the software
version currently in use at PWGSC on award of consulting contract. Submit small drawings, i.e.
October 24, 2013
abbreviations, room, colour, door and hardware schedules, notes, unit price tables when applicable, etc. in
MS Excel/MS Word or Lotus 123 as per PWGSC Ontario Region electronic masters.
4.16
Electronic File Sharing
PWGSC Ontario Region master specifications and PWGSC Ontario Region amended NMS sections are
available to copy to your computer from PWGSC’s OPROMA system.
All specifications are provided in NMSEdit, rtf and pdf formats.
Download the Master Specifications to create your master library. These master specifications are to be
used to create your project specification document.
4.17
Printing and Binding
The Department is responsible for printing and binding. Provide Department with one sided, camera ready
paper original of specification. In NMS Professional with 11 point font, use binding margins 0.75 Left and
0.75 right and page width of 6.74. With 12 point font use binding margins 0.50 Left and 0.50 right. Ensure
pdf files have the correct binding margins for two sided printing.
4.18
Bidding Information
Instructions to Bidders: Provide Department with a list of significant trades including costs. The Department
will then determine which trades, if any, will be tendered through the Bid Depository.
Bid and Acceptance Form: Provide Department with a list of unit, separate, and alternative prices to be
included.
Amendments: Provide Department with amendment in Departmental format in MS Word and pdf. The term
Addenda was discontinued in June 2007. This terminology is currently under review.
4.19
PWGSC Ontario Region Master Specifications
The PWGSC Ontario Region Master Specifications and Ontario Region amended NMS master
specifications are available by downloading fromPWGSC’s OPROMA system (4.16). These .spp
specifications are only compatible with NMSEdit Professional v3.01.03A or later specification processing
software and the rtf version for MS Word is somewhat compatible with other word processing software.
Verify software version currently in use at PWGSC on award of consulting contract. Masters are also
provided in pdf.
PWGSC Ontario Region will supply small drawing masters, i.e., abbreviations, room, colour, door and
hardware schedules, notes, etc. in Lotus 123 and MS Excel/Word.
Contact PWGSC Ontario Region, Senior Specification Officer, Cathy Ferren-Palmer at 416-512-5971 or by
email at [email protected] or Dan Covey at 416-512-5942 or by email at
[email protected]. Files are stored in NMS Professional specification writing software, rtf,
pdf, and are not available in any other word processing formats. You can save the specifications in other
formats but you must submit your projects specifications to PWGSC Ontario Region in file formats
compatible with NMS Professional as a *.spp file, rtf or MS Word doc/docx.
4.20
October 24, 2013
Fixed/Stipulated Price Contract - Lump Sum
Use the ‘Bid and Acceptance Form - Lump Sum’. Delete all "Measurement for Payment", "Measurement
Procedures" and "Payment Procedures" paragraphs from Heavy Civil Engineering sections of NMS, if such
sections are used with other sections of NMS for Lump Sum Contracts.
4.21
Unit Price Contract
Use the ‘Bid and Acceptance Form - Unit Price’. The majority of Heavy Civil engineering projects are
tendered as Unit Price Contracts. To accommodate this, the Heavy Civil sections of the NMS include unit
price measurements under Part 1 of each section in “Measurement Procedures”.
The remaining sections of the NMS and PWGSC Ontario Region in-house masters are written for fixed
price contracts and therefore do not include “Measurement and Payment” clauses. When combining both
systems in a project, ensure only one method of payment is specified.
Unless otherwise instructed by the Departmental Representative’s designated PWGSC Project Manager,
contracts are written for heavy civil engineering are written on the Unit Price basis and Payment
Procedures paragraphs apply. Add the Measurement and Payment paragraphs to the remaining sections
when combining with Heavy Civil Engineering sections.
4.22
Combined Lump Sum and Unit Price Contract
Use the ‘Bid and Acceptance Form - Combined Price’ when a portion of the work involves unit prices. The
unit price table should only be used for labour, tooling or materials when the quantity cannot be accurately
determined prior to execution of the work. The unit price table is not to be used to obtain a cost breakdown
for lump sum work.
4.23
Fire Protection Policies and Standards
Consult and comply with the Federal Fire Protection and Standards and Other Documents as published by
Human Resources and Skills Development Canada. Documents can be found at:
http://www.hrsdc.gc.ca/eng/labour/fire_protection/policies_standards/index.shtml
4.24
Designated Substances
For existing buildings and all sites, include the Designated Substances Survey report results in Division 01.
Edit the project site conditions list extensively in Section 01 35 29.06. Save the Designated Substances
Survey as a separate pdf. If hardcopy is included in the project manual, bind into the specification as an
appendix. This will satisfy the requirements of the Occupational Health and Safety Act and Regulations for
Construction Projects, Revised Statutes of Ontario 1990, Chapter O.1 as amended, O. Reg. 213/91 as
amended and O. Reg. 490/09, Designated Substances.
4.25
WHMIS
Comply with the requirements of the Workplace Hazardous Materials Information Systems (WHMIS)
regarding use, handling, storage, and disposal of hazardous materials; and regarding labeling and the
provision of material safety data sheets acceptable to Labour Canada.
4.26
PCB Disposal
Comply with Ontario Regulation 309. Use PWGSC amended NMS specification Section 02 84 00
Management of Toxic Waste.
4.27
October 24, 2013
Environmental Requirements
Comply with Federal and Provincial Acts, Codes, Regulations, Guidelines and Codes of Practice including
but not limited to:
CEPA - Canadian Environmental Protection Act 1988.
Federal Halocarbon Regulations 2003 and EPAM.
Guidelines for Emissions from Commercial/Industrial Boilers and Process Heaters; Code of Practice for
the Reduction of CFC Emissions from Refrigeration and Air Conditioning Systems 1990; New Source
Performance Standards for Stationary Combustion Turbines 1990; CEPA Guidelines for Storage Tanks
Containing Petroleum Products 1992; CCME Code of Practice for UST Systems Containing Petroleum
Products 1989.
FA - Fisheries Act.
TDGA - Transportation of Dangerous Goods Act.
NWPA - Navigable Waters Protection Act.
MBCA - Migratory Birds Convention Act.
PCPA - Pest Control Products Act.
IRIA - International River Improvements Act.
ECOLOGO - Environment Canada, Environmental Choice Program, Guidelines and Certified Products
Lists.
4.28
Waste Disposal
Comply with waste reduction plans, recycling, reuse, sale to reuse stores, etc. as specified in PWGSC
Ontario Region masters. Co-ordinate section 01 11 01 with 02 42 92 in MasterFormat 2012 for minor works
and sections 01 74 20 etc. in MasterFormat 2012 with 02 42 92, 02 42 93 and 02 41 Series and 02 42
Series sections in MasterFormat 2012 for major works.
Use deconstruction rather than demolition to the maximum extent possible. The goal is to divert 90 to 95%
of deconstruction, demolition and construction waste from landfill. Carefully deconstructed items shall be
reused, recycled, sold to reuse stores, factory refurbished, etc. in accordance with the waste reduction
workplan.
Specify as many details as possible of the waste reduction workplan in the Contract Documents. Do not
leave it up to the Contractor to decide. Where the destination of products is known, specify where the
material is going with name, complete street address, phone number and email address. Refer to PWGSC
Ontario Region Sections 02 41 19 and 02 42 92 Deconstruction of Structures for detailed deconstruction
specs, and Section 02 42 93 Deconstruction and Waste Products Workplan Summary.
4.29
Door Hardware
Door hardware shall be specified and scheduled using the ANSI/BHMA numbers and symbols for type,
grade, function, finish, etc. in accordance with PWGSC specifications, NMS specifications, and the Door
and Hardware Institute - DHI "Sequence and Format for the Hardware Schedule, June 1984". Use the
Lotus 123 or MS Excel/Word small drawing files listed above. Other formats WILL NOT be accepted.
Project files must be compatible with our storage and retrieval systems such as DM/EDRM.
Do not use trade names and/or manufacturer's model numbers in the hardware specifications or schedules
unless directed to do so IN WRITING by the Departmental Representative for specialty hardware items.
4.30
Epoxy Coatings
Use PWGSC Ontario Region Section 09 96 00 for all epoxy and urethane floor, wall and ceiling coatings.
4.31
October 24, 2013
Painting
Specify paints using the MPI - Master Painters Institute, Architectural Painting Specification Manual, latest
edition plus amendments.
Lead paint: use PWGSC amended NMS Sections 02 83 10, 02 83 11, 02 83 12, 02 83 15 or 02 83 20.
Repainting of heavy civil structures/bridges, etc., use Section 09 97 17 with MOT and SSPC/NACE
standards.
4.32
Sealants
Use PWGSC Section 07 90 00 Joint Sealing and Lotus 123 or MS Excel spreadsheet. Specify
Environmental Choice Program, Ecologo sealants. Use SWRI validated sealants to the maximum extent
possible.
4.33
Asbestos Abatement
Comply with Ontario Regulations 278/05 for asbestos abatement and Regulation 309 to transport, deliver
and deposit asbestos waste. Use PWGSC amended NMS Sections 02 82 00.01, 02 82 01.02 and 02 82
00.03 (formerly 02 82 10, 02 82 11 or 02 82 12) as required. It shall be the responsibility of the Consultant
to verify that the specifications have been prepared in accordance with the Doing Business With A&E.
4.34
Projects with a 33%, 66% and 100% Submission
33% Submission: submit hard copy to Departmental Representative for:
List of Contents for all divisions and sections in this project.
66% Submission: submit hard copy and electronic copy to the Departmental Representative for:
List of Contents for all divisions, Division 01 sections and a rough edit of specialty sections, such as,
Asbestos Abatement, Guano Removal, Removal and Disposal of Underground Fuel Oil Tanks, Lead Paint
Removal, Finish Hardware, Epoxy Flooring and Automatic Controls.
One hard copy and one pdf of the Designated Substances Survey Report.
One copy of draft Hardware Schedule, Door and Frame Schedule, and Door and Frame Types.
One hard copy of window calculations from AAMA/WDMA/CSA-101/I.S.2/A440-08, North American
Fenestration Standard/Specification for Windows, Doors and Unit Skylights and AAMA/WDMA/CSA101/I.S.2/ A440S1-09, Canadian Supplement to AAMA/WDMA/CSA- 101/I.S.2/A440-08, North American
Fenestration Standard/Specification for Windows, Doors and Unit Skylights - Figure A.1 Checklist for
Selecting Performance Levels for Windows, Doors, and Unit Skylights, revised July 2009.
100% Submission: submit hard copy and electronic copy compatible with NMSEDIT PROFESSIONAL or
MS Word or rtf and in PDF format (one NMS Professional spp or MS Word doc/docx or rtf and one pdf for
whole spec) to the Departmental Representative for:
Final Specification Title Sheet, List of Contents and all specification sections.
4.35
Projects with a 50% and 100% Submission
50% Submission: submit hard copy to Departmental Representative for:
List of Contents for all divisions and sections in this project, Division 01 sections and a rough edit of
specialty sections, such as, Asbestos Abatement, Guano Removal, Removal and Disposal of Underground
Fuel Oil Tanks, Lead Paint Removal, Finish Hardware, Epoxy Flooring and Automatic Controls. (one NMS
Professional spp or MS Word doc/docx or rtf and one pdf for whole spec)
October 24, 2013
One hard copy and one pdf of the Designated Substances Survey Report.
One copy of draft Hardware Schedule, Door and Frame Schedule, and Door and Frame Types.
One hard copy of window calculations from AAMA/WDMA/CSA-101/I.S.2/A440-08, North American
Fenestration Standard/Specification for Windows, Doors and Unit Skylights and AAMA/WDMA/CSA101/I.S.2/A440S1-09, Canadian Supplement to AAMA/WDMA/CSA- 101/I.S.2/A440-05, North American
Fenestration Standard/Specification for Windows, Doors and Unit Skylights - Figure A.1 Checklist for
Selecting Performance Levels for Windows, Doors, and Unit Skylights, revised July 2009.
100% Submission: submit hard copy and electronic copy compatible with NMSEDIT PROFESSIONAL or
MS Word or rtf and in PDF format (one NMS Professional spp or MS Word doc/docx or rtf and one pdf for
whole spec) to the Departmental Representative for:
Final Specification Title Sheet, List of Contents and all specification sections.
4.36
As-Built and Record Specifications
Submit paper copy and electronic copy compatible with NMSEDIT PROFESSIONAL or MS Word or rtf and
in PDF format to the Departmental Representative of as-built and record specifications. (one NMS
Professional spp or MS Word doc/docx or rtf and one pdf for whole spec)
4.37
Specification List of Contents Example
SPECIFICATIONS: Note that NMS Edit Professional or MS Word macros create the list of contents.
DIVISION
SECTION
................................................................................. NO. OF
...................................................... PAGES
DIVISION 01 - GENERAL REQUIREMENTS
01 11 00
SUMMARY OF WORK....................... ................................................................
DIVISION 02...
15
List all Sections and number of pages.
DIVISION 03...
DIVISION 04...
DIVISION 05...
...continue to DIVISION 50 The List of Contents is generated automatically by NMS Professional or MS
Word macros.
4.38
Quality Assurance/Quality Control and Non-Compliant Documents
Submissions of the project manual that do not comply with the RFP design and submission requirements
including Appendix D - Doing Business with A&E Ontario Region Section 4 Specification Brief, and/or are
not compliant to the current codes and standards may be subject to written complaints to the consultant’s
licensing and accreditation bodies such as the, OAA, AC (formerly RAIC), PEO, CIQS, AATO, OACETT,
CSC - Construction Specifications Canada, consultant’s liability insurance carrier, etc.
Consultants shall submit the names and qualifications of all specification writers in each discipline that
have worked on the project, including the total number of hours each individual has charged to the project.
October 24, 2013
SECTION 6 RISK MANAGEMENT
The Consultant will provide the necessary information required by the Departmental Representative to
create and update the Risk Management Plan throughout the project.
6.1
Definitions
Procurement Plan:
Formal submission for approval to enter into a contract and composed of a (1) cost estimate of the
requirement (including cash allowances, and design, estimating and inflation allowances), (2) a
contingency and, (3) an anticipated amendment amount.
Allowances:
Additional resources included in an estimate to cover the cost of known but undefined requirements for an
individual activity, work item, account or sub account: design allowance, estimating allowance, inflation
allowance and other allowances specifically identified are part of a cost estimate
Cash Allowances:
A specific amount to be used for specific work item or service.
Cash Allowance Construction: additional resources included in an estimate to cover the cost of known
but undefined requirements whose probability of occurrence is high. This allowance is specifically
identified in a cost estimate.
Cash Allowance Consultant: additional services included in an estimate to cover the cost of known but
undefined requirements whose probability of occurrence is high. This allowance is specifically identified in
a cost estimate.
Risk Allowance:
Anticipated monetary value of risk events, due to the complexity of the project, market conditions,
competiveness, and timing of project; contingencies are likely to happen and do not form part of cost
estimates.
Anticipated Amendments:
This is basically the pre-authorization of amending authority to a certain level. Individual contract
amendments within this authority must still be approved by the appropriate level of contracting authority.
The total amount of the Anticipated Amendment to a project cost estimate is determined as the summation
of the Expected Monetary Value of risk events reasonably expected to occur during the life cycle of a
project.
Risk Management:
The art and science of identifying, analyzing, and responding to risk factors throughout the life of a project
and in the best interests of its objectives. (PMBOK)
Risk Event:
A discrete occurrence that may effect the project for better or worse (i.e. late delivery of a piece of
equipment is a “risk event” that may cause a schedule delay).
Probability:
The likelihood that an event will occur (i.e. Low, Medium, High).
October 24, 2013
Impact:
The result of the occurrence of an event on the project either positive or negative. (i.e. a schedule delay as
a result of late delivery of a piece of equipment may have a high negative impact on a project; increased
access to a construction site due to early departure of occupants in an office space may have a positive
impact on a project).
The Impact of individual Risk Events can be qualified as low, medium, high or quantified in terms of time,
cost (immediate cost or in-service cost (O&M)) or performance.
High risk*: A project (or element of a project) may be assessed as high risk if one or more hazards exist in
a significant way and, unless mitigated, would result in probable failure to achieve project objectives.
Medium risk*: A project (or element of a project) may be assessed as medium risk if some hazards exist
but have been mitigated to the point that allocated resources and focused risk management planning
should prevent significant negative effect on the attainment of project objectives.
Low risk*: A project (or element of a project) should be assessed as low risk if hazards do not exist or
have been reduced to the point where routine project management control should be capable of preventing
any negative effect on the attainment of project objectives.
*per Treasury Board Secretariat Manuals Chapter 2-2 Project Management
EMV: Expected monetary value of risk event (i.e. cost or saving to the project if risk event occurs)
6.2
Risk Management Checklist
Probability, impact, overall risk, risk response and risk allowance are to be determined for each item listed
below which is applicable to the project. Applicable items will be identified by the Departmental
Representative.
Resources External to Project Management Team
¾
Planning Resources and Performance
errors and omissions
low accuracy of estimates (allowances)
data inadequacies
level of liability insurance
potential for misinterpretation / misunderstanding of documents
planning inexperience
¾
Construction Resources Required & Performance
level of liability insurance
design versus execution methods
suitability of execution methods to design
commissioning issues (start up / turnover difficulties)
contractor construction strategy
reputation of contractor
contractor financial stability
contractor inexperience
resources obtained less qualified than desired
availability / suitability / performance of resource
October 24, 2013
Project Scope Delivery
¾
Delivery of Specified Requirement
accuracy of client requirements in terms of cost/ schedule / performance / quality and ability to
interface with existing environment
conflicting client priorities
low level of client knowledge
Y2K compliance
¾
Unstated Client Requirements
completeness of client requirements in terms of cost/ schedule / performance / quality and ability to
interface with existing environment
restricted working conditions
opportunities for changes / positive impact
¾
Stakeholder Requirements, Stated and Unstated
low involvement of user groups in scope of definition
interface with existing systems
restricted working conditions
operational needs
Site / Asset / Building Actual Conditions
¾
Actual Physical Environment
availability / accuracy of as built documentation and existing condition reports
high variability / low stability of soils
potential for soil contamination
presence of hazardous materials
availability / access to site
presence of other contractors on site
climate (winter conditions, rain, wind, water levels)
Government / PWGSC / Client / Context
¾
Impact on Adjacent Areas Actual
impact on adjacent areas (land / tenants/ traffic / operations)
¾
Impact from External Sources
legal lawsuits, patent rights, licensing, etc.
political impacts including visibility of project
social sensibilities
potential strikes
market risks
bad press (media coverage)
¾
Impact from Unanticipated Regulatory Change
environmental legislation and environmental screening
potential changes to Acts, Codes and Regulations
municipal building / occupancy permit issues
¾
Procedures Known
suitability of tender documents
suitability of contracting method
delays in tendering process
client internal coordination
change order process
October 24, 2013
Plan Approval / Design Reviews
¾
approvals may be required from Client, PWGSC, Treasury Board, FHBRO, Fire Commissioner,
Police, Emergency Services, Municipalities, Cities, etc.
absence of Investment Analysis
unstable / changing client organization
heritage building issues
health and safety issues
potential for “hold orders”
design review delays (client / PWGSC / TBS / other)
approval delays (client / PWGSC / TBS / other)
SECTION 8
8.1
October 24, 2013
STRUCTURAL DESIGN GENERAL REQUIREMENTS
General
All design criteria shall be in accordance with the current edition of the National Building Code of Canada,
its supplements and the relevant Canadian Standards Association Standards. If local or municipal codes
and by-laws are more stringent they shall take precedence.
For material properties (both physical and chemical), methods of fabrication, tests, etc. reference should be
made to the latest editions of CSA the Canadian Standards Association Standards and CGSB the
Canadian General Standards Board Specifications, give the standard number and date of the issue, etc.
8.2
Design
The Consultant shall discuss design loads with Public Works and Government Services Canada Structural
Engineers before formulating his proposals.
The Consultant shall submit structural system proposals for consideration and review by Public Works and
Government Services Canada. These proposals shall contain the following information:
General description of the building.
Design loads.
Comparative cost analysis of several alternative structural systems, comprising superstructure and
foundations.
Recommended structural systems, compatible with the other systems proposed, i.e., architectural,
mechanical, electrical, etc.
Prior to commencement of working drawings, the Consultant shall submit for consideration by Government
Services the following data:
Design and location of expansion joints with temperature ranges, etc. as assumed.
Design criteria for basement and retaining wall.
Methods of shoring for excavations.
Provisions for interfacing for phased construction projects.
Other relevant information as necessary.
Government Services Structural Engineers may require the submission of detailed analysis and design of
any structural components, with sufficient time allowed for their review and approval before their inclusion
on the drawings.
The Consultant shall submit at the completion of the design, a legible set of neatly bound notes with
contents indexed. These notes shall provide the detailed analysis and design of all the significant aspects
of the structure including the following.
Design criteria and assumptions.
Design live loads and dead loads throughout the structure, in adequate detail to permit the check of
individual areas.
Column, elevator core and footing design gravity loads throughout the building, including separation of
dead loads, live loads and reduced live loads.
Footing loads.
Lateral forces and lateral forces analysis.
Torsion analysis.
Aspects of the design, other than those listed above, which Government Services or the Consultant
would place in any especially important category.
8.3
October 24, 2013
Soils Investigation
A preliminary soils report will be prepared for PWGSC and copies will be made available as soon as they
are ready. PWGSC will require the structural consultant to establish what additional soil testing information
is required immediately after approval of the concept design. The consultant shall arrange for final soils
investigator acceptable to the Department. The cost will be borne by the Department.
The soil consultant's recommendations, discussions, considerations, requirements and conclusions shall
be submitted separately from soil data.
Drawings and diagrams forming part of soil data shall not exceed 216 mm x 279 mm in size or multiples
thereof.
8.4
Live Loads
Floor areas to be used for General Office purposes, whether open-landscaped or divided by moveable
partitions, shall be designed for a uniformly distributed live load of 3 kPa plus a uniformly distributed 1 kPa
moveable partition allowance.
In the design of any floor slab, beams or girders, the 3 kPa uniformly distributed live load shall not be
modified by reduction factors based on tributary area.
In the calculation of live loads on columns, no reduction factor for tributary area shall be applied to the
uniformly distributed live load, for the top two office floors of multi-storey buildings.
Basement, main floor, corridors, assembly areas and fire refuge areas shall be designed for a uniformly
distributed live load of 5 kPa.
Normal file registry areas shall be designed for a uniformly distributed live load of 5 kPa.
Mechanical equipment rooms and storage areas shall be designed for a minimum of 7.5 kPa.
For roof snow loading, Wind Exposure Factor shall be taken as 1.0.
8.5
Structural Drawings
Drawings shall be fully dimensioned. Weighted lines shall be employed and sections shall be crossreferenced, using the ”PWGSC CADD Standards”.
The following drawings shall be provided:
Foundation plan.
Floor and Roof Framing Plans.
Column schedules containing the following information:
Datums as noted on structural plans.
Column loads at footings (dead and live).
Column sizes.
Vertical reinforcement, ties, dowels, etc.
Baseplate and anchor bolt details.
Size and footings.
Live loads, partition, ceiling, floor finish and mechanical equipment allowances.
Type of waterproofing and details to show effectiveness of same.
General notes, including:
October 24, 2013
Design Codes used.
Lateral forces.
Allowable bearing pressures.
8.6
Testing and Inspection
A resident engineer (Departmental Representative) may be appointed and paid by PWGSC to ensure that
the structure is built in accordance with Plans and Specifications and to maintain records of the blow
counts for each pile (if applicable).
A testing company will be engaged and paid for by PWGSC for testing concrete, soils compaction, pile load
tests (if applicable) and structural steel work (e.g. bolting, welding, etc.)
The structural consultant will be expected to make periodic visits to the site, as later agreed with the
Departmental Representative.
8.7
SECTION 9
9.1
October 24, 2013
MECHANICAL DESIGN
General
Read and understand the applicable General Conditions listed in Section 4.
This section stipulates the standards for design of building HVAC, fire protection, and plumbing systems.
Provide systems to meet the design requirement with least annual owning and operating cost.
Mechanical systems shall be compatible and co-ordinated with the architectural, structural, electrical and
other project systems.
Systems and equipment shall be fail-safe consistent with required reliability of service.
Provide heating, ventilation and air conditioning systems that:
Have the flexibility and capacity required to meet the requirements of intended use of space after the
premises have been occupied.
Have individual temperature controls and start/stop schedules for each room and each zone which
have unique load variations and occupied hours.
Have the capability of introduction of 100% outside air to permit flushing out the building, dilution of
contaminants, and use of "free cooling" for energy conservation.
Provide plumbing systems in compliance with the National Plumbing Code and Ontario Plumbing Code.
Provide fire protection systems to meet the requirements of the Fire Commissioner of Canada Standards,
the National Fire Code and Canada Labour Code.
9.2
Project Specifics
Refer to the Project Brief.
The Consultant shall review the operational requirements and applicable code requirements.
The Consultant shall develop alternative schemes with sufficient documentation to support the
recommended systems and equipment for providing mechanical services to meet the requirements.
For office renovation projects, the Consultant shall review existing mechanical installation and
documentation. Assess, evaluate, and make recommendations, for the upgrade of existing mechanical
systems to accommodate new office layout.
9.3
System Applications
In accordance with project requirements, justify system selection and its design on the basis of
performance, service and maintenance, and the total owning and operating cost.
Systems shall be capable of automatically maintaining space comfort conditions for all building load
variations during the heating and cooling seasons.
Use outdoor air as free cooling source whenever economically feasible.
Avoid recirculation of exhaust air with outside air by properly locating intakes and outlets.
October 24, 2013
Use heat recovery systems for all air exhausted when such measures prove to be economical, as
determined by life cycle costing.
9.4
Building Loads and Energy Estimates
Building load calculations and energy estimates shall be carried out using a computerized load and energy
simulation program. This shall be a commercially available program and approved for use by PWGSC.
Refer to Required Services (RS) sections for additional requirements.
The energy analysis program shall simulate all energy consumed in the building on a hourly basis for a full
year.
The building energy analysis with input and output summaries shall be submitted with the concept design
submission; revise and resubmitted with the design development submission and each of the 30%, 66%,
and 99% construction document submissions. The updating shall reflect all the latest architectural and
engineering changes to the project.
9.5
Energy Consumption Budget
Energy consumption budgets shall be established for all building projects.
Investigate and present for review a minimum of three viable and different concept options for each project.
The options shall be evaluated based on building life cycle costs which will include initial capital cost plus
annual energy operation and maintenance costs.
The analyses shall be based on annual energy consumptions and take into account climatic data, building
architecture, clients' operational requirements and system and equipment data. Total energy consumed in
the building shall be expressed in kWh per m².
Design HVAC systems to exceed Model National Energy Code of Canada for Building 2011.
9.6
Codes and Standards
9.7
Federal Halocarbon Regulations (FHR 2003) and Environmental Protection Alternative
Measures (EPAM)
All Consultants, Contractors and Subcontractors responsible for undertaking work related to equipment
containing halocarbons are to be aware of the requirements prescribed under the Federal Halocarbon
Regulations, 2003, and are to ensure compliance to the FHR 2003 as part of the EPAM.
9.8
Fire Protection Requirements
In addition to the National Building Code, Ontario Building Code, National Fire Code and NFPA Standards,
fire protection is subject to the requirements of Fire Commissioner of Canada Standards issued by HRDC Labour Program/Fire Protection for general storage, fire extinguishers and sprinkler systems.
Comply with the requirements of the Fire Commissioner of Canada. Fire protection systems are to be
subject to the final inspection and test of the Fire Commissioner of Canada.
9.9
October 24, 2013
Plumbing Requirements
Provide complete plumbing systems including sanitary and storm drainage, domestic hot and cold water
piping, and plumbing fixtures.
Where drinking fountains are provided, they shall be bi-level and shall provide drinking water at less than
13°C and shall be located no more than 30 m from any workstation on each and every floor.
Provide adequate supply of domestic hot water at constant temperature of 38°C to lavatories, showers and
sinks.
Plumbing systems shall conform to the requirements of the National Plumbing Code 2010 and Ontario
Plumbing Code 2010, whichever is the most stringent.
9.10
Heating, Ventilation, and Air Conditioning (HVAC) Requirements
Outside Design Criteria: Take outside design conditions from National Building Code and base on January
1% outdoor Winter design and July 2.5% outdoor Summer design temperatures.
9.11
Space Comfort Standards
General:
The following comfort standards apply to air conditioning in general office type occupancy where
sedentary adult activity may be expected. Requirements for other types of occupancy or for environments
related to standards other than for human comfort to be as per latest published data in ASHRAE
handbooks.
Outdoor air ventilation rates shall be based on the latest edition of ASHRAE Standard 62.1-2013
"Ventilation for Acceptable Indoor Air Quality" unless special requirements or regulations dictate otherwise.
Unless noted otherwise, conform to or exceed CSA Z204-94(R1999), "Guideline for Managing Indoor
Air Quality in Office Buildings".
Temperatures:
During occupied periods, and in the occupied zone, a minimum temperature of 21°C when heating, and
a maximum of 24°C when cooling shall be maintained. The rate of change of dry bulb temperature is not to
exceed 2°C per hour within the specified limited. The vertical temperature difference measured from 100
mm and 1700 mm above finished floor shall not exceed 3°C.
The occupied zone is defined as the space volume between the floor and 1800 mm from the floor and
more than 600 mm from walls or perimeter heating/cooling equipment.
The average conductive heat loss at winter design temperature combining both glass and wall heat
losses from zone exterior surfaces should not exceed 25 watts/m².
Provide wall fin radiation heaters below all exterior windows in the building.
Floor surface temperature: between 18°C and 29°C.
Relative Humidity:
Maintain relative humidity between 30% (winter design) and 60% (summer design) at any point in an
occupied zone.
Rate of change or relative humidity at any point in the occupied zone is not to exceed 20% RH per hour
within the above specified limits.
Filtration:
All supply air (i.e. recirculated air plus outside air) shall pass through filters having ASHRAE minimum
efficiency of MERV II or better.
October 24, 2013
Ventilation:
Ventilation is defined as the supply of clean, odour and contaminant free air to a space in sufficient
quantities to dilute and remove space generated air contaminants and odours and to maintain the occupant
oxygen requirements.
Generally, outside air is considered to be contaminant free air suitable for ventilation purposes. Outside
air intakes shall not be located in the vicinity of loading dock or any high pollutant area. Exhaust air outlets
shall be properly located to prevent entrainment in outside air intakes.
Except for outdoor make-up air to replace exhaust air, ventilation requirements are related to people. A
ventilation rate of 10.0 L/s of outside air per person is adequate for occupant comfort, provided sufficient
total air is circulated in the space to dilute contaminants. The ventilation rate calculated on a per occupant
basis is not to be less than 1.0 L/s/m² of gross zone floor area.
Measurement of CO2 concentration: Provide CO2 sensor in the space or in the return air stream for
monitoring CO2 concentration. CO2 sensor shall not be used by the air flow controls to reduce the outside
air flow rate to below the minimum requirement of 10 L/s per person.
Air Circulation:
Total primary air supply for general occupancy areas to be designed at not less than 4 L/s/m² of floor
area or 6 air changes per hour.
Total primary air supply to high occupant density areas, i.e. conference rooms, board rooms, high
density workstation areas (high density occupancy is defined as a workstation with its foot print being less
than 10m² ), etc. to be designed at not less than 7.7 L/s/m² of floor area or 10 air changes per hour.
Maintain air motion at velocities between 0.05 m/s and 0.15 m/s during Winter heating operation, and
between 0.05 m/s and 0.23 m/s during Summer cooling operation in an occupied zone unless noted
otherwise.
Acoustic Duct Liner:
The air side of duct liner shall be coated with acrylic coating treated with anti-microbial agent to resist
microbial growth.
As a minimum, office areas with regular density occupancy (the net occupiable space of each workstation
is greater than 10 m²) shall have HVAC zoning as follows for individual zone temperature controls:
Each private office.
Maximum of 50 m² perimeter area with the same load profile along the same exposure. Perimeter area
is defined as an area within 5 m of the outside wall.
Maximum of 100 m² interior area with the same load profile.
Mechanical exhaust systems shall be provided to meet the following minimum requirements:
Washroom or Janitor Closet: 10 L/s per m² of floor area; at least 25 L/s per sanitary fixture.
Shower Room: 10 L/s per m² of floor area; at least 20 L/s per shower head.
Enclosed Parking Garage: 7.5 L/s per m².
Conform to current Canada Labour Code Part II.
Make-up air for the above exhaust systems may be obtained from the adjacent corridors and offices.
Provide dedicated exhaust systems for photocopier areas to maintain VOCs concentration not to
exceed 3mg/ m³ , and exhaust directly to the outdoors.
Provide a separate exhaust facility with individual speed control and ON/OFF switch for the lunch room.
Maintain negative air pressures within the garage area in relation to surrounding building areas.
October 24, 2013
Mechanical system noise shall conform to the following Noise Criteria (NC) levels:
Conference, meeting rooms
Teleconference rooms
Private offices
General open area offices
Public area, corridors
25-35 NC
25
NC max.
25-35 NC
30-40 NC
40-45 NC
Noises shall be free from annoying, recognizable characteristics such as rumble, hiss, tones, and
variability of noise patterns.
9.12
Lan Room A/C
Provide continuous air conditioning to maintain temperature in LAN rooms and telecommunication rooms
not to exceed 24°C at all times (24 hours/7 days per week).
9.13
TAB
Testing, adjusting and balancing of air distribution and hydronic systems performed by the Contractor shall
be verified. The Consultant shall verify the results of not less than 20% of all reported measurements.
9.14
Building Automatic Control System Requirements
The networked Building Automation Systems (BAS) including the building Energy Monitoring
and Control System (EMCS) shall be designed by a qualified control systems specialist recognized in this
field.
As a minimum the drawings and specifications for the controlled systems shall include:
An English language narrative sequence of operation.
Mechanical control schematics.
EMCS network architecture.
DDC Input/Output Point Schedules in PWGSC format.
At the preliminary design briefing the Consultant shall obtain a copy of the current PWGSC Automatic
Control System Master Specification Sections. The Consultant shall review and edit the PWGSC Automatic
Control System Master Specifications.
9.15
Commissioning
PWGSC Commissioning Manager (or its representative) will overview all commissioning activities, review
and approve all commissioning documents, overview Functional Performance Testing and O&M Training,
and review the accuracy of all reported results. Commissioning shall be done to the approval of the
PWGSC Commissioning Manager.
Unless noted otherwise, the Design Consultant shall have an overall responsibility for preparation of design
intent and design criteria documents, preparation of Commissioning Specifications, preparation of
commissioning plan, system startup verification form, functional performance test forms, review of shop
drawings, inspection of construction, verification of commissioning testing including installation testing,
equipment starting and testing, system starting and testing, review TAB reports, review and approval of "As
built" drawings and O&M Manuals, preparation of Systems Operating Manual, Maintenance Manual, and
preparation of Commissioning Report.
October 24, 2013
Refer to Required Services (RS 7) for the additional commissioning responsibilities and key commissioning
activities of the Design Consultant.
9.16
Drawing Requirements
Refer to PWGSC CADD Standards.
Numbering, size, symbols, title blocks, etc.:
Number sheets consecutively, commencing with the Plot or Site Dwg. as M-1. Show the mechanical
subject in the appropriate title block space, e.g. "Plumbing and Drainage", "Heating", "Air Conditioning and
Ventilation", "Sprinkler System", "Details", etc.
Do not combine Plumbing and Heating on one drawing unless the size and simplicity of the project
make this feasible.
Mechanical drawings shall be the same size as the Architectural Final Working Drawings for the
project. Generally, the required size of pre-printed sheets for Working Drawings will be determined by the
Departmental Representative.
Room and area reference on mechanical drawings must in all cases show the room designation as
used on "Room Finish Schedule".
Consolidate notes on the right-hand side of the sheet.
Scale and room identification:
Scale: All drawings must be legible and must include sufficient information to permit accurate bidding
and installation.
When the scale of plans is 1:50 all branches of the mechanical work (plumbing, air-conditioning,
heating, etc.) may be shown on one plan, provided that these systems are not too complex.
When the scale of plans is 1:100 a separate set of floor plans shall be made for each branch of the
mechanical work, except that heating and air conditioning may be shown on one set of plans.
A scale of plans smaller than 1:100 shall not be used.
All boiler rooms, machine rooms, equipment rooms, etc. and all congested areas shall be fully detailed
on the plans, and sections with all equipment that might be involved in interferences shown, and drawn to a
scale not smaller than 1:50.
Identical floors: Where floors are identical architecturally, typical floor plans may be used for
mechanical work only where the complete floor is identical and riser diagrams clearly show all changes
involved. Typical plans are not allowed, i.e. no "similar wings", "right-or-left-handed".
Room numbers: Show all room numbers on mechanical drawings to facilitate co-ordination and crossreference with those shown on architectural and electrical drawings.
Drawing Requirements:
Each set of drawings, namely, plumbing, heating, air conditioning, etc. must give scales, floor
elevations and compass points, column grids, column numbers and titles. The elevation of the lowest floor
shall be shown. Drawings shall show elevation of all main pipes and ducts.
Piping riser diagrams and system flow diagrams shall be provided for all multi-storey buildings and shall
include all piping sizes not clearly indicated on floor plans and details. Single line piping diagrams shall be
provided to indicate connections to all system components, together with pipe size schedules where
various sizes of units employ the same diagram. Flow diagrams shall show all equipment in true sequence
showing piping, valves, control valves, strainers, pressure gauges, thermostats, etc. Identify equipment on
these diagrams using nomenclature corresponding to that used in the appropriate equipment schedules.
When using three or more similar pieces of equipment, all pertinent information as to size, capacity, etc.
shall be shown in a schedule.
Cross sections of mechanical rooms shall relate to the operator's view in mechanical room. Clearly
diagram each system to show intent of system and method of operation and control.
October 24, 2013
Piping and Ducting Location:
The piping and ducting shall be shown, as nearly as possible, in the location where it is to be actually
installed. Conceal all piping, ducting and other services in ceilings, chases, shafts, furred out spaces or
partitions, except in basement or storage areas not occupied by personnel.
Piping of any description shall not be located in any space used as switchboard (switch-gear) or
transformer room or electrical closet.
As far as possible, no piping or ductwork shall be run above switchboards, motor control centres or
surface mounted panelboards located in mechanical equipment rooms. Where piping for any service must
run above such equipment, a drip pan shall be specified.
Water and waste pipes shall not be located in exterior walls where there is danger and freezing.
Pipes, ducts or other utilities shall not be embedded in the fireproofing of any column or other structural
member or between the fireproofing and the structural member protected.
Pipe Sleeves: The structural or the architectural drawings must show the pipe sleeves for all pipes passing
through footings of exterior walls below grade. The elevations of sleeves must be given.
Waterproofed Floors:
Where floors are waterproofed, all pits, cleanout manholes, trenches, etc. shall be kept to a minimum,
i.e. thicken slab to contain waste pipes under basement or in the case of large drains, consider
waterproofed trenches.
Drainage piping required in slabs subjected to hydrostatic pressure shall be co-ordinated with the
structural design.
Checking of Drawings:
Drawings must be checked for completeness, clarity, interferences with structural features and with
electrical equipment, and agreement with the architectural drawings.
A large part of the checking, particularly the interferences between the mechanical and electrical
systems and the structural features, can be made during the preparation of the drawings.
"As Built" Drawings and Specifications: Specify that each mechanical subcontractor shall record, on one
set of white prints all changes, alterations, as well as any additions as covered by authorized "Change
Orders" at the same time approval is received from the prime Consultant. This shall include rerouted lines,
located ducts, valves and equipment.
9.17
Specification Requirements
Specifications in accordance with Section 4.
At the 33% submission of working documents, provide outline specifications for all systems and principle
system components and equipment. Provide the outline specifications with manufacturers literature about
principal equipment and system components proposed for use in this project.
The specifications with table of contents shall consist of typed and edited PWGSC Ontario Region
amended NMS and in house specification sections.
9.18
Design Submission Requirements
Design Concept Submission:
Submit design criteria document. Provide the following information for each room in the building:
User's function and requirements.
Estimated maximum occupancy.
Indoor summer design conditions.
October 24, 2013
Indoor winter design conditions.
Outdoor air supply ventilation rate per person.
For mechanical options, provide a description and the following information for each proposed option:
An economic and technical explanation of the reason for the proposed mechanical systems.
A copy of building energy analysis with input and output summaries.
Design Development Submission:
Produce the preliminary designs based on the approved concept.
Provide system flow diagrams and EMCS network architecture. Describe the mechanical systems, the
components of each system, the operation of each system, and the updated energy analysis summaries.
Provide a design intent brief that describes the mechanical systems conforming to the approved design
criteria document.
Submissions of Construction Documents:
The 33% submission shall include floor plans showing routing of major HVAC, plumbing and fire
protection systems, piping riser diagrams and system flow diagrams, EMCS network architecture,
outline mechanical specifications, and the updated energy analysis summaries.
The 50% submission shall include the equivalent of 33% submission plus preliminary mechanical room
layout drawings, mechanical control schematics, DDC Input/Output Point Schedules, equipment
schedules, and mechanical specification sections, and the updated energy analysis summaries.
The 66% submission shall include updated 33% submission plus mechanical room layout drawings,
mechanical control schematics, DDC Input/Output Point Schedules, equipment schedules, and
mechanical specification sections, and the updated energy analysis summaries.
The 99% submission shall include: Plans and Specifications detailing the requirements for the
construction. Updated design intent brief and design criteria document. Updated energy analysis
summaries.
Refer to Required Services (RS) for additional requirements.
9.19
October 24, 2013
SECTION 10B GENERAL ELECTRICAL DESIGN
10B.1
Design Basis
Base the electrical design on providing the following features at the most economical cost, considering both
investment and operating expenditures:
y Safety to personnel during operation and maintenance.
y Ease of maintenance for equipment maintained by non-specialized personnel.
y Flexibility and reliability of electrical services.
y Proper co-ordination of all elements of the system as to:
y Insulation levels
y Interrupting capacities
y Protective relaying
y Mechanical strength
y Energy conservation with respect to system and equipment and their operation.
10B.2
Codes and Standards
Electrical work to conform with the Canadian Electrical Code CSA C22.1-2012, Part 1, Ontario Electrical
Safety Code 2012 and all bulletins, Canada Labour Code Parts IV and VI and applicable local codes and
regulations.
Require CSA certification on equipment.
Specify applicable standards for equipment, i.e., EEMAC, CSA, ULC, ASTM, NFPA, ANSI, etc.
10B.3
Materials and Equipment
Require Canadian products where economically feasible. Avoid specifying trade names.
Specify that within 30 days after contract award, the Contractor submits for approval of the Departmental
Representative, 5 complete lists of all materials and equipment that he intends to use in the Contract.
10B.4
Fees and Permits
Specify that the Contractor pay fees and obtain permits as required by authorities having jurisdiction.
10B.5
Nameplates
For major equipment specify plastic white on black sandwich type nameplates be attached with metal
screws; letters to be minimum 10 mm high.
Use plastic nameplates (adhesive-applied) for receptacle and switch cover plates in laboratories and other
work areas.
Provide the Contractor with co-ordinated nameplate titles.
10B.6
Poke Through Wiring
Electrical power to any floor area is to be supplied from electrical panels on that floor to avoid the use of
"poke through" wiring.
10B.7
October 24, 2013
Incoming Electrical Services
Underground: generally, underground service is preferred and use where required to conform to local
practice. Cable and installation should be to the approval of the local Power and Inspection Authorities.
Provide spare ducts for future additions or maintenance.
Overhead: overhead service may be economically acceptable for small buildings.
Carry out economic analysis and submit:
y An analysis of the capital investment on equipment and long-term electrical energy cost for purchasing
energy at utility voltage level against purchasing energy at higher voltage levels, taking into account energy
losses in equipment such as service transformers.
y An estimate of the equipment and installation cost for the proposed electrical system.
y A calculation for the interest, at the current interest rate as furnished by Bank of Canada, on the
difference in investment on alternative concepts of the electrical system.
Primary service equipment: Include protective devices, instrument transformers, metering equipment and
other requirements of the local Supply Authority.
Well in advance discuss with the local PUC the size and type of service required. Obtain from the PUC the
three phase symmetrical short circuit fault level at the incoming end of their service to determine the
interrupting capacity of their service equipment.
Obtain from the local PUC data regarding point of connection, service characteristics and requirements,
extent and cost of work provided by the Authority, type of service required (overhead or underground),
whether a transformer vault is required and reasons therefore, and the best method of metering (primary or
secondary, etc.).
Obtain approval from the local Supply Authority and Inspection Authority having jurisdiction for the
proposed service entrance equipment, switchgear, duct-maintenance hole systems, transformers,
overhead systems and associated equipment.
Existing services: obtain locations of all buried service such as electrical, telephone lines, water and sewer
lines, gas mains, etc. Specify that the Contractor take adequate protective measures before any digging
operations commence.
Duct systems: determine the size and location of incoming ducts for electricity, telephones, fire alarms,
etc., and indicate them in the working documents.
10B.8
Transformer
Dry type transformers are preferred for primary voltages of 5 kV or lower where insulation, co-ordination
and protection satisfactory to the Power Supply Authority can be obtained. Provide lightning arrestors.
Liquid cooled transformers are preferable above 5 kV although dry type may be used if approved by the
Power Authority. Check BIL requirements.
Establish transformer noise levels which will not cause interference in working areas.
Specify standards to establish quality, tests and performance.
10B.9
October 24, 2013
Capacity of Electrical Service
Allow for 100% lighting load plus an appropriate demand factor on the remaining load based on operating
characteristics.
The main service should provide for minimum 50% expansion.
10B.10
Transformer Vaults
Allow for future expansion.
Provide an independent ventilation system (gravity where possible) with intake and exhaust direct to the
outside.
10B.11
Switchgear Assemblies
Use metal-enclosed assemblies with drawout circuit breakers where current, voltage and short circuit
characteristics are within their limits.
Incorporate H.R.C. current limiting fuses into circuit breakers on circuits requiring high short circuit
protection.
Provide a co-ordination study to justify selection of fuses and breakers.
10B.12
Distribution Levels
Submit for Departmental approval a study of load requirements taking into account the overall plan.
120/240 volt power may be required to serve specific items of equipment.
A 208Y/120 volt, three-phase, four-wire system for lighting, receptacles and power is usually satisfactory
for smaller buildings.
From the load and type of building make an economic study to determine if the use of a 600/347 volt
system is warranted.
10B.13
Panelboards
Use circuit breaker type panelboards for motors, power equipment and lighting.
Circuit breakers to be of the bolt-on type. Multipole breakers to have single handle. Tie-bars not allowed.
Switch and fuse units may be used for high short circuit protection.
Mains or bussing to be made of copper.
Specify that each circuit shall be clearly labeled in a typewritten directory with a clear plastic cover.
Branch circuit panelboards to be fitted with lock type doors.
October 24, 2013
Specify minimum interrupting capacity rating.
Include a minimum of 20% spare breakers, and in laboratory and workshop areas provide space for 30%
more.
Recessed panelboards should have additional spare, empty conduits extending to ceiling spaces.
Comply with PWGSC Advisory Notice on Counterfeit-Labelled Moulded Case Circuit Breakers issued June
28, 2012.
10B.14
Wiring Methods
Specify that either rigid steel or aluminum conduit be used for panel feeders, for 600 volt equipment, and in
other locations required by the Canadian Electrical Code and local regulations.
PVC or FRE conduit may be used for underground work. Conduit embedded in concrete must not be
aluminum.
Electrical metallic tubing, EMT, may be used in locations approved by the Canadian Electrical Code and
local regulations. Provide insulated green ground conductor in EMT conduits.
For motors and equipment subject to vibrations or movement provide flexible connections of liquid-tight
flexible metal conduit.
Specify conduits to be installed neatly with adequate bracing and clearances from adjacent equipment, and
maintaining watertight penetration of walls and floors.
Wire size to be No. 12 AWG minimum for power or lighting circuits. Minimum conduit size for power and
lighting circuits shall be 20 mm dia.
Conductors to be copper.
Conceal conduit and wiring in finished areas.
Permanent tags should be provided to feeders at pull and junction boxes.
10B.15
Ceiling Distribution System
Power System:
y Provide an electrical distribution system above the suspended T-bar ceiling with duplex receptacles to
accommodate downfeed service poles. A minimum of (4) four duplex receptacles shall be spaced at 3.5 m
(maximum) center to center, both ways. Connect no more than six (6) receptacles to a 15A circuit.
y Identify each receptacle with the panel and circuit number on red dymo tape.
y Receptacle boxes shall be securely fastened to the slab above and must not be installed more than 600
mm above T-bar ceiling.
y An insulated ground wire shall be installed in each conduit and grounded to the common panel ground.
y Where electrified screens are installed, provide a power distribution system in the ceiling space
complete with junction boxes to Code requirement, one for each 40 square meter area with 208/120V, 3
Ph, 8 wire 4 circuit system in each box.
10B.16
October 24, 2013
Equipment Connections
Indicate on the working drawings wiring for motors, control equipment and other electrical equipment
installed under other Divisions. Do not include low voltage (below 50 volts) wiring.
Extend wiring to equipment furnished by the Department.
10B.17
Switches and Receptacles
Switches for lighting to be specification grade AC rated 15/20 ampere, 120/347 volts, ganged where
possible and mounted at maximum 1200 mm centre from finished floor.
Receptacles to be specification grade U-ground type, triple wiping contacts, rated 15 A, 125 volt, mounted
minimum 400 mm above finished floor.
In lunch room provide above the counter two 15 A, 125 V duplex receptacles; each to be split wired and
with a pilot light and switch.
In laboratory and shop areas:
y In areas where benches or counter tops may be located receptacles not part of the furniture should be
mounted 1.0 m above the floor and spaced 1.5 m apart.
y Use a minimum of one 30 A, 240 volt receptacle per laboratory.
y Connect not more than 2 duplex receptacles to a circuit for bench receptacles.
Ratings of other receptacles as indicated or required.
10B.18
Corrosion Resistant Finishes
Cover plates, surface-mounted outlet boxes, etc, located in areas where corrosive materials may be used
must have suitable corrosion resistance. In laboratories, ensure that finishes on electrical equipment cover
plates and surface mounted outlet boxes match the finishes on mechanical fittings.
10B.19
Motor
Co-ordinate control sequences to provide starters and other auxiliary control equipment with the proper
characteristics and features to obtain the performance intended.
Provide disconnect switches, starters and auxiliary control equipment which are not an integral part of
packaged units described in equipment specifications but which are required for performance and
sequence of operation of equipment specified under other Divisions.
Motors 400 W and over are to be three-phase.
Check that the voltage drop due to motor starting is within limits acceptable to the local utility. If required,
use a reduced- voltage starter.
Provide motors with thermal-overload protection of the manual reset type. Built-in overloads in the motor
are not acceptable. Specify that protection be co-ordinated with motor characteristics.
Single phase motors to be controlled by manual starters and not by tumbler switches.
Motor starters are not to be supplied from lighting panelboards if at all possible.
October 24, 2013
Automatic-control devices such as thermostats, floats or pressure switches may control the starting and
stopping of motors directly, if designed and rated for that purpose, otherwise use a magnetic starter.
When a manual-automatic operation is required, use a "Manual-off-Automatic" selector switch. Connect the
selector switch so that only the normal automatic regulating control devices will be bypassed when the
switch is in manual position. Connect safety control devices, such as low or high pressure cutouts, high
temperature cutouts, motor overload, etc, in the control circuit in both the Manual and Automatic positions
of the selector switch.
For three-phase motor starters provide:
y Magnetically operated motor starter.
y Fused control transformer for all 110 volt control.
y Manual-off-Automatic selector switch where remote control is used.
y Preferred: combination starters. Acceptable: starters with separate disconnect devices.
y Motor starter disconnecting devices to be manually operated and to be load-break fused switches or air
circuit breakers.
Control devices in individual special purpose enclosures should be mounted in groups.
Co-ordinate all motor controls with the Mechanical Consultant.
10B.20
Motor Control Centres
Use motor control centers where they provide an economical and practical grouping of controls. Centres
should be free-standing structures. Use combination starters. Mount centres on continuous mounting
channels on raised concrete pads. Wall mount type may be used for groups of up to four starters. Identify
each circuit by a black laminated plastic nameplate with white letters. Specify control centres as per
EEMAC Standard for class and type.
10B.21
Motor Equipment Feeders
In open equipment areas consider the advantages of running motor equipment feeders from overhead
rather than up through floor slabs.
10B.22
Underfloor Ducts or Raised Floors
Underfloor duct or raised floor systems for power, telephones and intercom may be used in office areas,
but not in laboratory areas. Submit a cost estimate and preliminary layout at Concept Stage Submission, if
considered feasible.
10B.23
Telecommunication Systems
Provide an empty conduit system for voice and data communication systems directly from the main
building communications room or the building communications riser room on the same floor to the
communications room in the tenant space to suit.
Where plenum cable system is provided for voice and data communication systems in the ceiling space,
ensure that these cables are properly supported from the structural ceiling slab and not laid on top of
ceiling tiles.
Where required for security and/or physical protection purposes, provide an empty zone conduit system
for telephone and data communication systems with each zone conduit serving a bay area of maximum 50
October 24, 2013
m². Provide 50 mm EMT conduits with plastic end bushings and nylon pull strings. Provide long radius
90a bends and pulling points as required by telecommunication systems companies.
10B.24
Intercommunication Systems
Provide an intercom system or empty conduit system only for an intercom system. Submit proposed layout
at the Design Stage Submission.
10B.25
Elevators
Conform to the National Building Code, Canada Labour Code Part IV, local regulations, ASME A17.12010/CAN/CSA-B44-10 Safety Code for Elevators, Dumbwaiters, Escalators and Moving Walks and
CAN/CSA-B651-04(R2010), Accessible Design for the Built Environment or CAN/CSA-B355-09, Lifts for
Persons with Physical Disabilities.
Provide elevators, dumbwaiters, and escalators only where they can be justified as functional requirements
of the building.
Where groups of units are involved, submit an elevator analysis to indicate the performance of the system
proposed.
Direct plunger hydraulic elevators may be used for elevators serving 2 or 3 stops provided ground
conditions do not introduce serious difficulties in installing the cylinder.
Provide fire fighters service if required by the codes.
10B.26
Clocks
Provide manual reset clocks and clock outlets in strategic areas such as main lobbies, corridors, general
offices and conference rooms. Use an automatically supervised clock system in large buildings where
economically justified.
10B.27
Fire Alarm System
General: Depending on the size of the building provide a fire alarm system in accordance with the National
Building Code and Treasury Board Personnel Management Manual, Occupational Safety and Health,
Chapter 3-4, "Standards for Fire Alarm Systems". Installation to CAN/ULC-S524-06. Verification of Alarm
System to CAN/ULC-S537-04. Inspection and Testing of Alarm System to CAN/ULC-S536-04.
Fire alarm system to be multiplex or hardwired to suit the project. Submit cost comparison with preliminary
layout at concept stage submission.
10B.28
Voice Communication System
Conform to requirements of the National Building Code and the Treasury Board Manual, Personnel
Management Manual, Occupational Safety and Health, Chapter 3-4, “Standards for Fire Alarm Systems,
01-02-92. Depending on the size of the building, provide a voice communication system in conjunction with
the fire alarm system.
The design, inspection and testing is to be subject to the approval of the FC.
10B.29
October 24, 2013
Standby Power
If a standby electrical generating set is required provide specific requirements here.
Provide a standby electrical generating set to supply emergency power for 12 hours minimum.
Emergency power supply shall be in accordance with CAN/CSA-C282-09, Emergency Electrical Power
Supply for Buildings.
Enclose generator room with non-combustible materials having a 2 hour fire rating and by Underwriters
Laboratories labeled 1-1/2 hour fire rated doors.
Install diesel engine in accordance with the requirements of the NFPA 37-2010.
Fuel supply and piping system is to be in accordance with National Fire Code of Canada, NFC 2010.
Standby lighting, power panels and circuits shall be provided for future connection to standby generator
even if generator is not required at the design stage.
Receptacles connected to emergency system to be colour coded red for ready identification.
10B.30
Lighting General
Lighting systems to be designed to provide the required illumination levels with ease of luminaire
relocation, lighting control and lighting maintenance with no damage occurring to components. Refer to
PWGSC Office Lighting Design Standard & Application Guidelines, April 2012, for detailed information not
contained in this section.
Ceiling surfaces to have a 80% minimum reflectance, a minimum NRC rating of 0.8 as per ASTM C42309a test standard titled Standard Test Method for Sound Absorption and Sound Absorption Coefficients by
the Reverberation Room Method.
Leave a minimum ceiling depth of 220 mm for ceiling recessed luminaire installation, unless otherwise
determined by PWGSC.
Submit co-ordination drawings showing worst cases of ceiling space requirements and clearances for
structural, mechanical and electrical components.
Provide exterior security lighting for drives, walks, parking areas, entrance/exit doors and other strategic
locations. Exterior lighting to be controlled by timer or photocell. Provide manual by-pass switches.
Provide the Department with detail calculations of light intensities to support the design.
10B.31
Lighting Levels
For each room or area determine the task performed and provide minimum maintained average
illumination levels to meet Labour Canada Regulations and PWGSC Standard, IESNA recommended
lighting levels and Tables 1 and 2 attached at the bottom of this section. These levels may be achieved by
using non-uniform task ambient lighting layouts.
In cases where visual task description, furniture layout and office layout is unavailable, a minimum base
illumination level of 750 lux average maintained over the entire work space is to be used.
October 24, 2013
Minimum to average illumination ratio to be 0.8 or better over the entire working area. Provide local
switching for enclosed rooms, e.g., private offices, conference rooms, training rooms, etc. For large areas
provide local switching arrangements to conveniently control and conserve energy.
10B.32
Lighting Power Allowances
Conform to ANSI/ASHRAE 90.1-2010(SI) requirements.
While individual areas may deviate from the ANSI/ASHRAE recommended values, the total power budget
for lighting shall not exceed 22 watts per square metre, unless otherwise determined by PWGSC.
10B.33
Energy Consumption
Conform to ANSI/ASHRAE 90.1-2010(SI) requirements.
10B.34
Luminaires
Fluorescent luminaires is preferred for indoor applications. Depending on the luminaire design, these
luminaires shall be capable of accommodating up to 76 mm high metal louvres. The use of incandescent
luminaires is limited to applications where questions of aesthetics, ultraviolet emission and lighting control
requires it. Use compact fluorescent lamps where possible.
The use of HID luminaires is limited to support and utility spaces. Special dispensation of this use limitation
can be obtained from the PWGSC Regional Electrical Engineer, provided the requirements of PWGSC
requirements are met.
For outdoor applications the use of HID luminaires is preferred. See PWGSC Office Lighting Design
Standard & Application Guidelines, April 2012.
Illustrate all fixtures on the working drawings or standard details sheets and specify in detail the quality of
material, construction and standard of performance required. Manufacturer's name and catalogue numbers
are not allowed in contract documents.
Specify fluorescent luminaires either 300 mm or 500 mm width to suit ceiling modules for recessed
installation.
10B.35
Ballasts
For fluorescent fixtures, use electronic type, rapid start, energy efficient, high power factor, with THD not
exceeding 15, and sound rated A ballasts, having low current crest factor (less than 1.8) and wired to
maximize energy efficiency. Electronic ballasts must be the type approved by PWGSC, Provincial and
local Hydro authorities for energy efficiency and harmonic criteria.
HID's ballasts to meet or exceed the performance requirements of ANSI C82.4-2002, and to be suitable for
the lamp and temperature specified.
10B.36
Lamps
Provide lamps of the best quality available. Generally, fluorescent lamps to be rapid start, 32 watts T8 3500
K. Incandescent lamps are to be for 130 volt operation. Specify initial and average lumens and rated life.
Specify 3500 K fluorescent lamps for new installations and major renovations.
10B.37
October 24, 2013
Lighting Controls
Manual controls:
y These may be line switches, low voltage switches, time switches, photocontrols and contactors. They
should be located to maximize convenience and load control.
y Circuit breakers and light contactors are not to be used as localized manual lighting controls.
Microprocessor lighting controls:
y May be operated from a central master control unit, have field distributed control panels for zone control
and local "on-off" controls. Programming functions can be assigned from the main console unit and/or
assigned from field control panels. Local control can be achieved via a wall switch or telephone line.
10B.38
Emergency Lighting
Provide sufficient emergency lighting to permit a safe evacuation. Emergency lighting systems must be
installed in accordance with Canada Labour Code Part IV and PWGSC Office Lighting Design Standard &
Application Guidelines, April 2012.
Emergency battery lighting units must be performance certified by CSA as meeting CSA C22.2 No. 141-10,
Emergency Lighting Equipment.
10B.39
Exit Signs
Exit and paths of exit travel are to be indicated by electrically illuminated full panel bilingual exit signs. Size
of lettering to meet the National Building local Fire Department and CAN/CSA-C860-11 requirements and
photoluminescent exit signs to CAN/ULC-S572-10 Performance of Internally Lighted Exit Signs
requirements. Connect electrified Exit Signs to emergency power system.
If there is no provision for a standby generator, connect to emergency battery units.
10B.40
Heating
Co-ordinate heating with mechanical and architectural design. If electrical heating is used, ensure that the
heating units specified provide the required wattage but do not exceed specified values. Integrate the
heating controls with the total environmental aspect of the building.
10B.41
Transient Voltage Surge Suppressors (TVSS)
TVSS is to be fully applicable for the purpose of protecting all facility AC electrical circuits from the
hazardous effects of transient voltages. These transients may be generated externally by lightning induced
energies, utility load factor corrections, and substation switching or they can be internally generated due to
inductive and/or capacitive load switching.
10B.42
Lightning Protection
Determine the necessity of installing lightning protection. If required, provide protection to meet CAN/CSAB72-M87(R2008), latest provincial Lightning Rods Act, provincial or local regulation, the requirements of
Provincial Fire Marshal.
10B.43
Security System
Provide an alarm system against unauthorized entry of the premises and certain secure areas. Use door
switches and alarms plus an electronic intrusion alarm system.
10B.44
October 24, 2013
Lighting Levels
Table 1 - Recommended Levels of Illumination (Interior).
TABLE 1
Illumination levels for interior office spaces, expressed as minimum acceptable values of maintained
average horizontal lux levels over
a) the working plane at each work station and
b) at floor level for support spaces. Refer to IESNA Illuminance Surveying techniques for field
measurements.
Description of Task
High Contrast Visual Task (4) (7)
Low Contrast Visual Task (5) (7)
VDT use (3)
Filing work (6)
Circulation areas immediate to task areas
Public spaces, lounges, waiting areas
Notice Boards
Conference, training rooms
Corridors
Cafeteria - dining (9)
Cafeteria - food display, serving, cashier (9)
Food preparation (9)
Washrooms (8)
Powder room - grooming (8)
Stairways
Illumination (lx)
10 lx = 1 dalx
600
1,000
300-500 (1)(2)
300
200
100-200
300
300-600 (1)
100
75
300
500
200
300
100
Note
(1) Provide flexible and/or dimmable lighting levels.
(2) VDT task in conjunction with paper oriented task requiring greater illumination will conform to the
requirements of the latter.
(3) For guidance in lighting design for VDT spaces see publication PWGSC Design Guide "Office Lighting
for Video Display Terminals".
(4) Typically found in private offices, clerical work and accounting offices.
(5) Typically found in drafting offices, mapping and artwork offices.
(6) Typically visual tasks of high contrast and large size, or tasks of intermittent visual nature.
(7) For general office spaces with undetermined task use 750 lux and a minimum to average ratio of 0.8.
and is the actual sink top.
(8) The reference plane is the actual sink top.
(9) The reference plane is the actual table top, counter top or serving surface.
10B.45
October 24, 2013
Lighting Levels
Table 2 - Recommended Levels of Illumination (Exterior).
TABLE 2
Illumination levels for exterior commercial office building spaces, expressed as minimum acceptable
values of maintained average horizontal lux levels over usable area and at pavement level. Refer to
IESNA Illuminance Survey techniques for field measurements.
Illumination
Uniformity
Description of Task
Level (lux) (1)
Ratio
OPEN PARKING
Vehicular traffic low activity
10
4:1
Vehicular traffic, moderate-high activity
20
4:1
Vehicular intersections
30
3:1
Pedestrian walkways
10
N/A
Pedestrian walkways and vehicular intersection
30
3:1
Other area
10
N/A
COVERED PARKING
General parking and pedestrian areas
50
4:1
Ramps and corners
100
3:1
Entrance area (Note 2)
500
N/A
BUILDING FLOODLIGHTING
Building façade (vertical illumination)
100-300
4:1
Note
1. Provide photocell control with manual bypass.
2. The entrance area is defined as the portal or physical entrance to the covered portion of the parking
structure and 15 m beyond the edge of the covering into the structure.
10B.46
October 24, 2013
SECTION 11 CONSTRUCTION COST PLANNING AND CONTROL
11.1
Agreement Requirements
The Consultant Agreement requires the Consultant to monitor the project construction cost from
commencement of his work through to post- construction evaluation of the completed project.
11.2
Cost Plan
The project cost plan is an application of cost criteria to the design, establishing a reasonable economic
relationship between cost, quality, utility and appearance. It confirms the feasibility of producing the
required accommodation within the construction cost limit, and provides a means of subsequent checking
and control of overall expenditure.
The Cost Plan defines a certain amount of money for a certain quality of project in relation to the Basic
Requirements.
11.3
Cost Control
Provide cost control services during the design and construction documents development and during Bid
period and initiate corrective action to ensure that the estimated project construction cost remains within
the approved construction cost limit/budget.
Advise the Departmental Representative immediately if changes are required due to revised client
requirements, etc. impact the Construction Cost Limit. Do not proceed with these changes until authorized
by the Departmental Representative.
11.4
Classes of Estimates - Definitions
CLASSES OF CONSTRUCTION COST ESTIMATES USED BY PWGSC
A- PWGSC and Treasury Board
In its dealings with Treasury Board on matters of project approvals, PWGSC uses two classes of
estimates: indicative and substantive. The indicative estimate is the first one that is used
(chronology-wise) and serves as the basis of Preliminary Project Approval by the Treasury
Board. This estimate is also referred, within PWGSC, as a class “D” estimate. The substantive
estimate is the second one that is used (again, chronology-wise) and serves as the basis of
Effective Project Approval by the Treasury Board. This estimate is also referred, within
PWGSC, as a class “B” estimate.
B- PWGSC and Consultant Agreements (for architects and engineers)
In its dealings with architects and engineers, PWGSC uses four classes of estimates: classes “D”, “C”, “B”
and “A”. The Class “D” estimate is the first one that is used (chronology wise) and serves as the basis of
the Construction Cost Estimate upon which an agreement between PWGSC and an
architectural/engineering (A&E) consulting firm is entered into. The class “D” estimate is prepared by
PWGSC and is used by the A&E firm during its performance of the ‘Analysis of the Project Brief’. (This
estimate compares to the indicative estimate). The Class “C” estimate is prepared by the firm as part of the
‘Design Concept’. The Class “B” estimate is prepared by the firm as part of the ‘Design Development’. (This
estimate compares to the substantive estimate).
October 24, 2013
The Class “A” estimate is prepared by the firm as part of the ‘Construction Documents, Pre-Bid
Construction Cost Estimate and Project Schedule’. Definitions of classes “D”, “C”, “B” and “A” are as
follows.
DESCRIPTION OF THE CLASSES OF ESTIMATES USED BY PWGSC FOR
CONSTRUCTION COSTING OF BUILDINGS PROJECTS
Class “D” Estimate
This estimate provides an indication of the total cost of the project, based on the user’s functional
requirements to the degree known at the time. It is based on historical cost data for similar work, suitably
adjusted for such factors as: effect of inflation, location, risk, quality, size, and time. All related factors
affecting cost are considered to the extent possible. Such an estimate is strictly an indication (rough order
of magnitude) of the project total cost and completion date. This estimate is used to establish the indicative
estimate required by the Treasury Board for Preliminary Project Approval. Expected degree of accuracy:
20%.
Class “C” Estimate
This estimate is prepared at the end of the Design Concept stage and is based on updated user
requirements, general description of the end built works, preliminary site information and existing
conditions, production, and takes into consideration construction experience and market conditions as well
as basic implementation logistics. It includes costs for design, documentation, and construction
supervision. Expected degree of accuracy: 15%.
Class “B” Estimate
This estimate is prepared at the end of Preliminary Design and is based upon data (on cost, time and
construction) of a level of precision as is typically available when the design of the major systems and subsystems of the facility (including outline specifications and preliminary drawings and models), as well as
when the results of all site or installation investigations are completed. This estimate also makes allowance
for all costs resulting from the anticipated schedule, expected market conditions and suitable level of
contingencies. This estimate is used to establish the substantive estimate required by Treasury Board for
Effective Project Approval. Expected degree of accuracy: 10%.
Class “A” Estimate
This estimate is based on the “B” estimate which has been updated concurrently with the development of
Construction Documents and is submitted as a final pre-bid estimate. It requires that project systems be
designed and specified to near completion, and is based on a realistic construction schedule and accurate
labour and material costs. This is the final estimate before bid call or construction start. Typically, the total
forecast is presented in elemental format and includes all actual associated fees and costs. Expected
degree of accuracy: 5%.
The Cost Plan must be within the authorized budget. Intermediate and Final Estimates should remain
within the Cost Plan, unless (changes due to revised client requirements, etc., are authorized by the
Department. Advise the Department immediately if such changes occur.
11.5
Construction Cost Estimate Submissions
Provide the following Construction Cost Estimate Submissions:
October 24, 2013
y A Class "C" Estimate with each Design Concept Submission. The Consultant will also submit Class 'C'
estimate for various options thus facilitating Departmental Representative’s decision re: selecting the best
options. The Consultant's submission will include variance analysis between the construction cost limit and
Consultant's Class 'C' estimate with justification/substantiation of variances.
y A Class "B" Estimate with the Design Development and Outline Specifications of Design Systems
Submission. The Consultant's submission will include variance analysis between the construction cost limit
and Consultant's Class 'C' estimate with justification/substantiation of variances.
y An updated Class "B" Estimate with each submission of the updated Construction Documents at each
stage of production specified, i.e. at 66% completion. Each submission will include variance analysis.
y A Class "A" Estimate with the 100% complete stage Construction Document.
y Each Class "C" Estimate shall consist of a completed Elemental Cost Analysis Form.
y Each Class "A" or "B" Estimate submission shall comprise of a completed Elemental Cost Analysis
Form and the back-up sheets showing each Sub-Element Item of the work quantified and priced.
11.6
Cost Advice
Provide cost advice, during the design stage, between cost estimate submissions. Evaluate cost of various
options, as required, to facilitate Department's decision.
Provide cost advice during the construction stage. Prepare cost estimates for every change based on
Contemplated Change Notice and submit to Departmental Representatives. This will assist in deciding on
whether to proceed with a change or to assess Contractor's quotation. Evaluate Contractor's quotation and
recommend for approval by Departmental Representatives.
11.7
Cost Estimating Specialist
A Cost Consultant, employing Quantity Surveyors, shall provide the cost planning and estimating service
for this project.
or
On staff or sub-consultant Quantity Surveyors or other Cost Estimating Specialists shall be used to perform
the cost planning service for this project.
Provide details of the Cost Estimating Specialist's qualifications and experience for approval.
11.8
Cost Plan - Definition
The Cost Plan is the construction cost estimate approved for funding for this project. This is the Class "B"
Estimate that is prepared from the Preliminary Drawings and Outline of Design Systems.
The Cost Plan defines a certain amount of money for a certain quality of building in relation to the Basic
Floor Area Requirements.
11.9
Classes of Estimates - Definitions
y Classes of Estimates are defined as follows:
y Class "D" Estimate: a cost estimate based upon unit costs derived from another building of similar
type.
y Class "C" Estimate: a cost estimate based upon concept drawings, which represent one possible
solution to the design of the project.
y Class "B" Estimate: a cost estimate based upon design development documents and an outline of
design systems, or, 25%, 66%, to 95% complete Construction documents.
y Class "A" Estimate: a cost estimate based upon 100% complete construction documents, or, bid
documents.
October 24, 2013
The Cost Plan must be within the authorized budget. Intermediate and Final Estimates should remain
within the Cost Plan, unless (changes due to revised client requirements, etc., are authorized by the
Department. Advise the Department immediately such changes occur.
11.10 Project Cost Analysis Form
Submit costing information on the standard Analysis Form Project Cost Analysis form (see Sample).
Include as much detail as possible, including back-up sheets showing each Sub-Element Item of the work
quantified and priced.
11.11 Outside Gross Area and Volume Measurement
To be measured in accordance with publication by the Canadian Institute of Quantity Surveyors
"Measurement of Buildings by Area and Volume".
11.12 Construction Elements
The following clauses provide a brief explanation of the construction elements listed in the Project Cost
form Elemental Analysis.
11.13 Element No. A1 Substructure
A11 Normal foundations: foundation walls, footings and associated items, below lowest floor level.
A12 Basement: excavation and backfill.
A13 Special foundations: foundation items of a costly or abnormal nature that are customarily kept
separate from Elements 1.1 and 1.2. These include: dewatering, underpinning; shoring; sheet piling;
caissons; waterproofing; extra cost for rock excavation.
11.14 Element No. A2 Structure
A21 Lowest floor: lowest structural floor construction, including supporting beds and layers.
A22 Upper floor: upper floor construction, including columns.
A23 Roof: structural roof construction, including columns.
11.15 Element No. A3 Exterior Cladding
A31 Walls below ground floor: exterior walls, from top of the normal foundations level to ground floor level.
Basement walls may be taken down to footings, provided that this dimension is not more than 300 mm.
below basement floor level.
A32 Walls above ground floor: exterior walls, from ground floor level to roof level. Include opening forming
items. Parapet walls may be included, when materials are similar.
A33 Windows: windows and associated items, installed into openings in exterior walls.
A34 Roof covering: weatherproof roof finish and other items applied to roof structure, including parapets.
October 24, 2013
Exterior doors and screens: exterior doors, frames, hardware and associated items, together with glazed
screens at entrances, installed into openings in exterior walls.
A35 Projections and recessed: items of work resulting from projections to, or recesses from, the general
line of the exterior wall face. Typical items include: projecting balconies in their entirety; additional items
resulting from recess balconies; canopies attached to the building; sunshades; soffits and framing to
building overhangs; soffits, fascias and associated framing; eavestroughs and downpipes.
11.16 Element No. B1 Interior Partitions and Doors
B11 Permanent partitions: internal permanent walls and partitions, and the framing component of framed
partitions. Include opening forming items.
Glazed partitions: interior glazed partitions and screens, including doors and frames of similar materials.
B12 Movable partitions: interior movable partitions, including doors and frames of similar materials and the
same proprietary make.
B12 Interior doors: interior doors, frames, hardware and associated items, installed into openings in interior
walls and partitions.
11.17 Element No. B2 Interior Finishes
B21 Floor finishes: floor finishes, other items and sleepers, applied on floor structures, in an interior space.
B22 Ceiling finishes: ceiling finishes, other items strapping and framing, applied to underside of, or
beneath, structures, over an interior space.
B23 Wall finishes: wall finishes, other items and strapping, applied to exterior walls, interior walls, partitions
or partition framing, in an interior space.
11.18 Element No. B3 Fittings and Equipment
B31 Fittings and fixtures: built in items of a general nature. These include: miscellaneous metal items;
cabinet work; chalkboards; tackboards; toilet partitions; washroom accessories; directories; lockers;
shelving; rolling shutters; loading dock devices.
B32 Equipment: built in items to provide a specialized service. These include: kitchen and cafeteria;
laboratory; hospital; gymnasium; cranes and hoists.
B33 Elevators and escalators: elevators and B34 escalators and other similar devices to move people and
materials within a building.
11.19 Element No. C1 Mechanical
C11 Plumbing and drainage: service systems to supply, heat, condition, distribute, use, collect and
discharge water.
C12 Fire protection: service systems to provide built-in fire protection.
C13 Heating: service systems to provide heating for the building.
C13 Ventilating and air conditioning: service systems to supply, condition, distribute, ventilate and exhaust
air.
October 24, 2013
C13 Refrigeration: service systems to provide refrigeration.
C13 Special equipment and piping: specialized service systems. These include: vacuum; compressed air;
medical gases; fuel storage and supply; engine exhaust; central lubrication equipment; central liquid soap
dispensing.
C14 Building controls: provision of controls to other service systems.
Mechanical overhead and profit: Mechanical Subcontractors's overhead and profit items, which include
applicable General Conditions items.
11.20 Element No. C2 Electrical
C21 Service systems provided by the Electrical Subtrade, for a building.
C21 Electric power: service systems to generate, supply, distribute and ground electric power.
C21 Uninterrupted power: service systems to provide an uninterrupted supply of electrical power.
C22 Electric lighting: service systems to provide electric lighting.
C22 Electric heating: service systems to provide electric heating for the building.
C23 Fire alarm: service systems to provide fire detection and alarm.
C23 Communications: service systems to provide for sound, imaging and data communication by
electronic means.
Electrical overhead and profit: Electrical Subcontractor's overhead and profit items, which include
applicable General Condition items.
11.21 Element No. D1 Site Development
D11 Site work: development of the site, outside the building footprint area, of an Architectural or Structural
nature.
D12 Mechanical site services: service systems of a Mechanical Subtrade type, including associated items,
to the site, and up to one metre from the building perimeter.
D13 Electrical site services: service systems provided by the Electrical Subtrade, including associated
items, to the site, and up to the exterior surface of the building.
11.22 Element No. D2 Ancillary Work
D21 Demolition: demolition of existing buildings on site to make way for new construction work.
D22 Alterations: alterations to an existing building, which will become part of, or all of, the new facility.
11.23 Element No. Z1 Overhead and Profit
Z11/Z12 General Contractor's overhead and profit items, which include General Condition items.
October 24, 2013
11.24 Element No. Z2 Contingencies
Z21 Design development contingency: an allowance to provide for changes to, and development of, the
project design, from the date of the estimate to the 100% complete working drawings and specifications
stage. This contingency does not include for a basic and substantial change to the project initiated by the
building owner.
Z22 Escalation contingency: an allowance to provide for forecasted variation in cost due to passing of time,
from the date of the estimate to the anticipated bid date.
Z23 Escalation-during Construction: Once the Contract is signed, no escalation is applied.
Z24 Permits/Approvals: Municipal Building Permit; TSSA approval; HVAC permit, etc.
Z25 Construction Contingency-during construction. Department's allowance to cover unforeseen conditions
and changes occurring during construction.
Z26 LEED Gold: 12% of Construction cost.
11.25 Contact
For more information contact Mr. Spencer Jeyarajan 416-512-5945, fax 416-512-5535. Internet e-mail:
[email protected]
October 24, 2013
SECTION 12 ELEMENTAL COST ANALYSIS
Project Name:
_____________________________________________
_____________________________________________
_____________________________________________
Project Number:
______________
Project Manager:
______________
Region:
_______________
Consultants - Architectural:
______________________________________
Structural:
______________________________________
Mechanical:
______________________________________
Electrical:
______________________________________
Cost:
______________________________________
Design Stage Submission:
__________________________
Class of Estimate:
__________________________
Date of Cost Estimate Submission:
__________________________
Basic Floor Area Requirements:
__________________________
Gross Floor Area of New Construction:
__________________________
Gross Floor Area of Renovations:
__________________________
Project:
Location:
Owner:
Consultant:
PUBLIC WORKS AND GOVERNMENT SERVICES CANADA
Ontario Region
ELEMENTAL CONSTRUCTION COST SUMMARY
Ratio to
GFA
Element
October 24, 2013
Elemental Cost
Quantity
Unit Rate
Report Date:
Page No.:
Bldg. Type:
GFA
Elemental Amount
Sub-Total
Total
Rate per m2
Sub-Total
Total
%
A SHELL
A1 SUBSTRUCTURE
A11 Foundations
A12 Basement Excavation
A13 Special Conditions
A2 STRUCTURE
A21 Lowest Floor Construction
A22 Upper Floor Construction
A23 Roof Construction
A3 EXTERIOR ENCLOSURE
A31
A32
A33
A34
A35
Walls Below Grade
Wall Above Grade
Windows & Entrances
Roof Coverings
Projections
B INTERIORS
B1 PARTITIONS & DOORS
B11 Partitions
B12 Doors
B2 FINISHES
B21 Floor Finishes
B22 Ceiling Finishes
B23 Wall Finishes
B3 FITTINGS & EQUIPMENT
B31
B32
B33
B34
Fittings & Fixtures
Equipment
Elevators
Escalators
C SERVICES
C1 MECHANICAL
C11
C12
C13
C14
Plumbing & Drainage
Fire Protection
HVAC
Controls
C2 ELECTRICAL
C21 Services & Distribution
C22 Lighting, Devices & Heating
C23 Systems & Ancillaries
NET BUILDING CONSTRUCTION ESTIMATED COST - EXCLUDING SITE
D SITE & ANCILLARY WORK
D1 SITE WORK
D11 Site Development
D12 Mechanical Site Services
D13 Electrical Site Services
D2 ANCILLARY WORK
D21 Demolitions
D22 Alterations
NET BUILDING CONSTRUCTION ESTIMATED COST - INCLUDING SITE
Z1 GENERAL REQUIREMENTS & FEE
Z11 General Requirements
Z12 Fee
TOTAL CONSTRUCTION COST ESTIMATE - EXCLUDING CONTINGENCIES
Z2 ALLOWANCES
Z21 Design & Pricing Allowance
Z22 Escalation-until tender call
Z23 Escalation-during construction
Z24 Permits/Approvals
Z25 Construction Contingency
Risk Factors
TOTAL CONSTRUCTION COST ESTIMATE -INCLUDING CONTINGENCIES + RISK FACTORS
GOODS & SERVICES TAX
AP-7A (REV)
SECTION 13
13.1
October 24, 2013
TIME MANAGEMENT
Time Management, Planning, and Control
The Time Management, Planning, and Control Specialist (scheduler) shall provide a Project Planning and
Control System (Control System) for Planning, Scheduling, Progress Monitoring and Reporting and a Time
Management, Planning, and Control Report (Progress Report). It is required that a fully qualified and
experienced Scheduler play a major role in providing services in the development and monitoring of the
project schedule.
The scheduler will follow good industry practices for schedule development and maintenance as
recognized by the Project Management Institute (PMI).
PWGSC - Ontario Region, presently utilizes Microsoft Project for its current Control Systems and any
software used by the consultant should be fully integrated with these, using one of the many commercially
available software packages.
13.2
Schedule Design
Project Schedules are used as a guide for execution of the project as well as to communicate to the project
team when activities are to happen, based on network techniques using Critical Path Method (CPM).
When building a Control System you must consider:
1. The level of detail required for control and reporting;
2. The reporting cycle- monthly and what is identified in the Terms of Reference, but also includes
Exception Reports;
3. That the duration must be in days;
4. What is required for reporting in the Project Teams Communications Plan and
5. The nomenclature and coding structure for naming and reporting requirements of activities, schedules
and reports.
13.3
Schedule Development
For purposes of monitoring and reporting of project progress and ease of schedule review it is important to
maintain a standard for all schedules and reports starting with the Work Breakdown Structure (WBS),
identification of Milestones, naming of activities as well as schedule outputs and paper sizing and
orientation.
13.4
Work Breakdown Structure
When developing the schedule the consultant needs to use PWGSC standards and practices. Two basic
requirements are the National Project Management System (NPMS) and a Work Breakdown Structure
(WBS), structured supporting the NPMS (Levels 1-4).
The WBS is as follows:
Level 1
Project Title (NPMS)
Level 2
Project Stage (NPMS)
Level 3
Project Phase (NPMS)
Level 4
Processes to meet Deliverables/Control Points Milestones (NPMS)
Level 5
Sub-Processes and Deliverables in support of Level 4
Level 6
Discrete activities. (Work Package)
October 24, 2013
Not all the Stages, Phases and Processes in the NPMS will be required on all the projects, however the
structure remains the same.
13.5
Major and Minor Milestones
The Major Milestones are standard Deliverables and Control Points within NPMS and are required in all
schedule development. These Milestones will be used in Management Reporting within PWGSC as well as
used for monitoring project progress using Variance Analysis. The Minor milestones are process
deliverables (Level 4) or sub-process deliverables (level 5) also used in Variance Analysis.
Each Milestone will also be assigned appropriate coding for Status Reporting and Management Reporting.
Milestones must have zero duration and are used for measuring project progress.
Milestones may also be external constraints such as the completion of an activity, exterior to the project,
affecting the project.
13.6
Activities
All activities will need to be developed based on Project Objectives, Project Scope , Major and Minor
Milestones, meetings with the project team and the scheduler’s full understanding of the project and it’s
processes.
Subdivide the elements down into smaller more manageable pieces that organize and define the total
scope of work in Levels 5-6 that can be scheduled, costed, monitored and controlled. This process will
develop the Activity List for the project.
Each activity is a discrete element of work and is the responsibility of one person to perform.
Each activity will describe the work to be performed using a verb and noun combination
(i.e. Review Design Development Report).
Activities should not have durations longer that 2 update cycles, with exception of activities not yet defined
in a “Rolling Wave”.
Each activity will be assigned at WBS level 6 and appropriately coded for Status Reporting and
Management Reporting.
These elements will become activities, interdependently linked in Project Schedules.
13.7
Project Logic
Once the WBS, Milestones and Activity List have been developed the activities and milestones can be
linked in a logical manner starting with a Project Start Milestone. Every activity and milestone must be
linked in a logical manner using either a Finish to Start (FS), Finish to Finish (FF), Start to Start (SS) or
Start to Finish (SF) relationship. There can be no open-ended activities or milestones.
A Finish to Start (FS) is the preferred relationship.
When developing relationships avoid the use of lags and constraints in place of activities and logic.
13.8
October 24, 2013
Activity Duration
The activity duration (in days) is the estimated length of time it will take to accomplish a task.
Consideration needs to be taken in how many resources are needed and are available, to accomplish any
activity. (Example: availability of Framers during a “Housing Boom”.) Other factors are the type or skill level
of the available resources, available hours of work, weather etc.
There will be several types of lists and schedules produced from this process, which will form part of the
Progress Report.
13.9
Activity List
An Activity List identifies all activities including milestones required to complete the whole project.
13.10 Milestone List
A Milestone List identifies all project Major and Minor milestones.
13.11 Master Schedule
A Master Schedule is a schedule used for reporting to management at WBS level 4 and 5 that identifies the
major activities and milestones derived from the detailed schedule. Cash Flow projections can be assigned
at WBS level 5 for monitoring the Spending Plan.
13.12 Detailed Project Schedule
A Detailed Project Schedule is a schedule in reasonable detail (down to WBS Level 6 and 7) for progress
monitoring and control, this will ensure that the schedule shall be in sufficient detail to ensure adequate
planning and control.
13.13 Schedule Review and Approval
Once the scheduler has identified and properly coded all the activities; put them into a logical order and
then determined the appropriate durations. The scheduler can then analyze the schedule to see if the
milestone dates meet the contractual requirements and then adjust the schedule accordingly by changing
durations, resource leveling or changing logic.
When the schedule has been satisfactorily prepared the scheduler can present the detailed schedule to the
Project Team for approval and be Baselined. There may be several iterations before the schedule meets
with the Project Teams agreement and the contractual requirements.
The final agreed version must be copied and saved as the Baseline to monitor variances for reporting
purposes.
13.14 Schedule Monitoring and Control
Once baselined the schedule can be better monitored, controlled and reports can be produced.
Monitoring is performed by, comparing the baseline activities % complete and milestone dates to the actual
and forecast dates to identify the variance and record any potential delays, outstanding issues and
concerns and provide options for dealing with any serious planning and scheduling issues in report form.
October 24, 2013
Analyze and report from early start sequence on all activities due to start, underway, or finished for the
complete project.
There will be several reports generated from the analysis of the baseline schedule and will form part of the
Time Management Report in the Required Services Sections (RS)
13.15 Progress Reports
A Progress Report reflects the progress of each activity to the date of the report, any logic changes, both
historic and planned, projections of progress and completion the actual start and finish dates of all activities
being monitored.
The Progress Report includes:
A Narrative Report, detailing the work performed to date, comparing work progress to planned, and
presenting current forecasts. This report should summarize the progress to date, explaining current and
possible deviations and delays and the required actions to resolve delays and problems with respect to the
Detail Schedule, and Critical Paths.
Narrative reporting begins with a statement on the general status of the project followed by a
summarization of delays, potential problems and project status criticality, any potential delays, outstanding
issues and concerns and options for dealing with any serious planning and scheduling issues.
A Variance Report, with supporting schedule documentation, detailing the work performed to date,
comparing work progress to planned. This report should summarize the progress to date, explaining all
causes of deviations and delays and the required actions to resolve delays and problems with respect to
the Detail Schedule, and Critical Paths.
A Criticality Report identifying all activities and milestones with negative, zero and up to five days Total
Float used as a first sort for ready identification of the critical, or near critical paths through the entire
project.
Included in the Progress Report as attachments are: WBS chart, Activity Lists, Milestone Lists, Master
Schedules, Detailed Project Schedule
13.16 Exception Report
The Scheduler is to provide continuous monitoring and control, timely identification and early warning of all
unforeseen or critical issues that affect or potentially affect the project.
If unforeseen or critical issues arise, the Scheduler will advise the Project Manager and submit proposed
alternative solutions in the form of an Exception Report.
An Exception Report will include sufficient description and detail to clearly identify:
1. Scope Change: Identifying the nature, reason and total impact of all identified and potential project
scope changes affecting the project.
2. Delays and accelerations: Identifying the nature, the reason and the total impact of all identified and
potential duration variations.
3. Options Enabling a Return to the project baseline: Identifying the nature and potential effects of all
identified options proposed to return the project within baselined duration.
October 24, 2013
13.17 Standard Submissions
At each submission or deliverable stage provide a complete and updated Progress Report, the contents of
each report will vary with requirements and at each project phase. Typically a Progress Report has:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Executive Summary;
Narrative Report;
Variances Report;
Criticality Report;
Exception Report (as required)
Work Breakdown Structure Chart;
Activity List;
Milestone List;
Master Schedule with Cash Flow Projections;
Detail Project Schedule (Network Diagram or Bar Charts)
13.18 Schedule Outputs and Reporting Formats
The sheet sizing and orientation is more a suggestion that a role, changes to the paper format may vary to
accommodate the information and column information required.
Progress Reports:
Paper Size: Letter
Paper Format: Portrait
Title Format: Project Title; Report Type; Print Date; Data Date; Revision Block
Body Text: Narratives for each report to match other reports generated in the D.S.S.
Variance Report Columns: Activity ID, Activity Name, Planned Finish, Revised Finish, Variance, Activity %
Complete,
Criticality Report Columns: Activity ID, Activity Name, Duration, Start, Finish, Activity % Complete, Total
Float.
Exception Reports:
Paper Size: Letter
Title Format: Project Title; Report Type; Print Date; Data Date; Revision
Body Text: Narrative to match other reports generated in the D.S.S.
Paper Size: Letter
Paper Format: Landscape
Title Format: Project Title; Report Type; Print Date; Data Date; Revision
Columns: Activity ID, Activity Name, Duration, Remaining Duration, Start, Finish, Total Float.
Work Breakdown Structure (indent tree):
Paper Size: Letter
Columns: WBS Code, WBS Name, Duration, Cost estimate, start and finish dates.
Footer Format: Project Title; Report Type; Print Date; Data Date; Revision Block
October 24, 2013
Activity Lists:
Paper Size: Letter
Columns: Activity ID, Activity Name, Start, Finish, Predecessor, Successor.
Sort with Early Start, then Early Finish, then Activity ID and with the WBS.
Milestone Lists:
Paper Size: Letter
Columns: Activity ID, Activity Name, Start, Finish.
Sort with Early Start, then Early Finish, then Activity ID and without the WBS.
Master Schedule (Bar Chart):
Paper Size: 11X17
Columns: Activity ID, Activity Name, Duration, Activity % Complete, Start, Finish, Total Float.
Detailed Project Schedules (Bar Chart):
Paper Size: 11X17
Columns: Activity ID, Activity Name, Duration, Activity % Complete, Start, Finish, Total Float.
October 24, 2013
SECTION 14 DRAWING CONVERSION TO PORTABLE DOCUMENT FORMAT (PDF)
Preface
Portable Document Format (PDF) is the standard format for documents that are posted on the Government
Electronic Tendering System (GETS). Architectural and Engineering Consultants shall supply, in addition to
native format files, electronic copies of drawings and specifications in PDF format for tendering
Government of Canada (GoC) construction projects.
Create PDF drawing and specification files derived from the native software in which they were created.
Scanning is only permissible in special circumstances, such as cases where no electronic version of a
drawing being included in a construction tender package exists.
The information provided in this basic reference guide does not relieve consultants from following the
established standards for the production of drawings and specifications. The sole purpose of this guide is
to provide basic information on the PDF conversion process, bearing in mind that additional detailed
technical information is available from the various software manufacturers.
14.1
Printer Drivers
Adobe Acrobat provides two different printer drivers that are able to convert CADD drawing into PDF
format; Acrobat PDF Writer and Acrobat Distiller. It is recommended that Acrobat Distiller be used to create
PDF file of architectural and engineering drawings due to their size and complex graphical nature.
14.2
PDF Files Settings
Security:
Files must not be password protected and must allow printing.
Drawing Orientation:
The final PDF drawing files must be displayed on the screen in the same direction that the users are
intended to view them.
Font Type:
In order to avoid any problems during the conversion and to minimize the potential for font display errors,
the fonts used for the production of construction drawings must be PostScript or True Type fonts.
Resolution:
Since the PDF files will be used for printing, it is recommended to select 600 dots per inch (dpi).
Scale:
When choosing the Plot scale in Adobe, it is important to choose the 1:1 scale to ensure the integrity of the
scale from which the drawings were created in the CADD software.
14.3
Scanning
Scanning is not recommended and should be done only when the drawing is not available electronically.
When scanning a drawing, scan in real size (scale 1:1) to ensure that the scale remains intact in
October 24, 2013
subsequent printing. Open each scanned drawing to verify and ensure that the resolution, scale and border
are of an acceptable quality.
14.4
Final Checklist
When the drawing file has gone through the PDF conversion, open and verify the following:
y That the sheet size displayed is what was intended to be created (the size is viewable in the lower left
corner of the drawing).
y That the orientation of the sheet is correct.
y That the line types, line weights and fonts match the CADD drawing.
y That the PDF file is in black and white.
y That each drawing is a single PDF file.
y That the PDF file is not password protected and printable.
If all the items are verified, the PDF file is useable.
14.5
Additional Information
For more information about the creation of PostScript and EPS files please refer to the User’s Guide of the
CADD software being used to produce the drawings. For more information about creating PDF file please
refer to the Acrobat Distiller User’s Guide and/or visit the Adobe Web site at www.adobe.com.

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Transcription

Documents pareils

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PR209 : Design Project - Enseirb

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SOLICITATION AMENDMENT MODIFICATION

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