procedure d achat de fournitures et petit materiel

Procédure d’achat de fournitures et de petit matériel. PR 08.2 V2 du
27/11/2012
PROCEDURE D ACHAT DE FOURNITURES
ET PETIT MATERIEL
PR 08.2 version 2 du 27 novembre 2012
Rédacteur
Géraldine DESERT
Créée le 31/03/2011
Vérificateur
Evelyne PICARD
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Approbateur
Commandant François VUILLEMIN
Procédure d’achat de fournitures et de petit matériel. PR 08.2 V2 du
27/11/2012
Evolution version
Date
V1 31/03/2011
V2 27/11/2012
Créée le 31/03/2011
Modification
Version d'origine
Mise à jour du montant maximum d’achat sans lancement d’appel d’offre, remise en page.
Mise à jour des documents de référence – Mise à jour du synoptique
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Procédure d’achat de fournitures et de petit matériel. PR 08.2 V2 du
27/11/2012
1. CONTEXTE DU DOCUMENT
La présente procédure a pour objet de décrire l’acte d’achat d’une fourniture ou d’un
petit matériel n’entrant pas dans le cadre d’un marché public au sein du service
Formation du SDIS14.
Les fournitures comprennent :
•
•
•
Fournitures de bureau : papier, crayon, consommable….
Consommables informatiques : cartouches d’encre ….
Petit matériel : matériel pédagogique, bricolage, consommable
Et dont le montant n’excède pas les critères de code de marchés publics (plus de 15 000 € depuis le 01
janvier 2012)
2. GLOSSAIRE
BDC : Bon de commande
BL : Bon de livraison
3. DOCUMENTS DE REFERENCE
Catalogue fournisseurs, site internet
4. RESPONSABILITES DANS LA MAITRISE DOCUMENTAIRE
Créée le 31/03/2011
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Procédure d’achat de fournitures et de petit matériel. PR 08.2 V2 du
27/11/2012
5. Description ou procédure
Début
DONNEES D’ENTREE
Fournisseur/Catalogues
Budget
DONNEES DE SORTIE
Expression du besoin d'achat via un devis
DEVIS
Agent
↓
Demande accord/validation de la hiérarchie
Chef de service
NON
Achat justifié et
accepté ?
Devis validé
OUI
Etablissement et édition du BDC via le devis
validé
Agent
Abandon ou recherche
d’un fournisseur mieux
disant ou d’un achat
moins cher
Agent
Bon de commande
Signature du BDC
Hiérarchie
BC,BL visé
↓
Envoi du bon de commande au fournisseur
Mise à jour du tableau de suivi
Agent
↓
Réception du produit commandé et contrôles
quantitatifs+visa du BL
Réceptionnaire, Agent
↓
Enregistrement date de livraison
dans tableau de suivi
Agent
↓
Réception de la facture
Accueil SDIS
↓
Diffusion facture vers service finances
groupement formation puis agents concernés
Accueil SDIS/Service finances
↓
Validation service fait
Agent ayant réceptionné la marchandise
↓
Mandatement de la facture/Envoi paierie
Service des Finances
↓
FIN
Créée le 31/03/2011
4/4
BL validé
Facture
Facture
Mandat