Les Emails Professionnels en Anglais - Pagesperso

Méthodologie : l’e-mail professionnel en anglais
Les E-mails Professionnels en Anglais: 5 points essentiels
Ecrire un e-mail professionnel en Anglais est souvent plus facile que de parler: vous n'avez pas
à vous inquiéter quant à votre prononciation, et vous pouvez prendre le temps que vous
souhaitez pour le rédiger. Mais il existe toutefois des règles que vous devez garder en tête.
Voici quelques trucs pour vous aider à faire une bonne impression grâce à un simple email.
1. Les termes spécifiques:
"Reply to all" signifie que votre réponse sera envoyée à chaque personne ayant
reçu l’e-mail original. A l'emplacement des adresses emails, la case "cc" (carbon
copy) vous permet d'envoyer des copies en même temps que l’email alors que la
case "bcc" vous permet d’envoyer des copies en toute discrétion – le b est
l’abréviation de "blind" (caché).
Si quelqu’un vous demande de "forward" un email, vous devez alors lui envoyer
l’email en utilisant la case forward "fw."
2. Une bonne introduction:
Commencer un e-mail par "Hey" lorsque vous écrivez à un ami n'est pas
dérangeant, mais ne l’utilisez surtout pas pour un partenaire professionnel tel
qu’un client. Mais commencer par une expression trop formelle comme "Dear Sir"
ne convient pas non plus. La meilleure méthode est le classique "Dear Mr. / Ms."
suivi du nom de famille de votre interlocuteur. Si vous connaissez déjà la personne,
vous pouvez remplacer le nom de famille par le prénom. (ex: "Dear John").
3. Clair et concis:
Si dans certaines langues, utiliser des structures élaborées et compliquées
montrent votre éducation et votre intelligence, veillez à écrire en Anglais dans un
style clair et concis. Présentez clairement l’objet de votre e-mail dans le premier
paragraphe et gardez une structure aérée dans l'ensemble du texte en
commençant chaque paragraphe par une bonne phrase d’introduction. Des
mots tels que "first, second, next, and finally" servent de guides au lecteur qui
suivra alors plus facilement votre raisonnement. Ne décrivez pas tous les détails
mais finissez plutôt l’email par "If you have any other questions please feel free to
contact me,", ce qui donnera alors l’occasion au lecteur de prendre contact
avec vous.
4. Restez poli(e) et respectueux (se):
Même s’il faut être clair sur une éventuelle requête par e-mail, que ce soit pour un
remboursement, pour un envoi de chaussures par bateau, ou un entretien
professionnel, il est préférable de ne pas employer des verbes tels que "I want.". "I
would like" est plus respectueux. "I am interested in" est une excellente option si
vous êtes en train de faire une toute première offre ou si vous êtes encore au
balbutiement d’une affaire.
5. Une conclusion correcte:
"I am looking forward to your reply," "Thank you," ou "Sincerely" sont toujours
parfaits pour laisser votre lecteur sur une bonne impression.
A.BESSON
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How to begin : On commence en général par une référence à une communication passée :
Suite à
further to
Votre lettre
your letter
Votre fax
your fax
Notre entretien téléphonique
our telephone conversation
Notre réunion
our meeting
Votre demande
your request
Votre demande de renseignement your inquiry
Votre email
your mail
Du
dated
11 novembre
11th november
De ce matin
of this morning
De cette semaine
of this week
The body of the letter : après avoir mentionné la référence, indiquer la raison du courrier ou
de l'email :
Veuillez trouver la pièce jointe
Please find attached
Je vous écris afin de
I am writing to
Demander (une chose un service) request
Demander (une information)
enquire about
La livraison de
the delivery of
Planifiée pour
scheduled for
Le planning de
the schedule for
L'heure de
the time of
La datede
the date of
La réunion
the meeting
L'endroit de
the location of
Accuser réception de quelque chose :
Nous accusons réception de
we acknowledge receipt of
Nous avons reçu
we are in receipt of
Nous n'avons pas reçu
we have not received
Envoi recommandé
registered post
Envoi recommandé avec accusé de réception recorded delivery
Par avion
by air mail
Par avion
by sea/by surface mail
Donner une instruction ou fournir une information :
Je vous saurais gré de
Je vous prie de bien vouloir
Veuillez
Merci de
Confirmer par retour
Confirmer par fax
Merci d'une réponse rapide
Merci d'envoyer
Sous pli séparé
Prière de compléter le formulaire
A.BESSON
I would be grateful if you could
kindly
kindly
please kindly
confirm by return
confirm by fax/e-mail/letter
please reply promptly
please forward/send
under serarate cover
kindly complete the attached form
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Au sujet de
concerning/regarding
Merci d'éclaircir les points suivants kindly clarify the following points
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please confirm that
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Formuler une réclamation ou répondre à une plainte :
Malencontreusement
unfortunately
Nous regrettons
we regret that
Nous ne sommes pas en mesure de we are unable to
Veuillez accepter nos excuses
please accept our apologies
Pour la gêne
for any inconvenience caused
Nous ne sommes pas satisfaits de we wish to express our dissatisfaction with
Nous contestons
we wish to query
Expressions "to conclude" pour conclure
Dans l'attente de
we look forward to
Vous lire
hearing from you
Vous rencontrer
meeting you
Vous voir
seeing you
Recevoir votre proposition
receiving your proposal
Recevoir confirmation
receiving confirmation
Bientôt
shortly
Nous restons
we remain
A votre disposition
at your disposal
Pour toute information complémentaire for any further information
N'hésitez pas à nous contacter
please do not hesitate te contact us
Merci de votre coopération
thank you for your cooperation
Merci par avance
thank you in anticipation
Exercice : Vous avez répondu à une offre de stage dans une entreprise basée à Londres.
Votre future maître de stage (Mrs Smith) vous a donné par téléphone des informations sur le
poste mais elle n’a pas évoqué vos horaires de travail. Vous décidez de lui envoyer un email.
A.BESSON
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