L`ARCHIVAGE DES DOCUMENTS ELECTORAUX

L’ARCHIVAGE
DES DOCUMENTS ELECTORAUX
PF/CV
Pôle des services- Service Archives
Tel :05.63.60.16.66
1er avril 2012
9 - Service Archives
Les communes sont responsables de l’organisation matérielle des élections politiques et socio-professionnelles.
Les principes qui régissent le tri des dossiers d’élections sont fixés par le code électoral, la circulaire AD 93-1 du
11 août 1993 et l’instruction DPACI/RES/2004/01 du 5 janvier 2004.
Toute élimination d’archives doit faire l’objet d’un bordereau d’élimination visé par le Directeur des Archives
Départementales.
LES LISTES ELECTORALES
Les listes électorales générales sont à conserver indéfiniment. Elles doivent être classées par ordre
chronologique.
Peuvent être éliminés après un délai de 3 ans, avec visa :
-les listes électorales par bureau,
-les tableaux rectificatifs,
-les avis d’inscription et de radiation.
Les instructions et pièces préparatoires peuvent être éliminées sans visa des la clôture de la liste.
LES OPERATIONS DE VOTE
Les dossiers d’élections doivent être classés de préférence par type d’élections : référendums, présidentielles,
législatives, municipales… Cela permet de les retrouver plus facilement sur le long terme.
DOCUMENTS A CONSERVER
DEFINITIVEMENT
Procès-verbal d’élection général et
par bureau.
PV d’installation du Conseil
Municipal.
Liste des candidats
Profession de foi : une par
candidat.
Organisation du bureau de vote :
liste des présidents, assesseurs,
secrétaires.
DOCUMENTS ELIMINABLES
IMMEDIATEMENT SANS VISA
Instructions
Bulletins de vote et enveloppes.
DOCUMENTS ELIMINABLES APRES
5 ANS AVEC VISA
Feuilles de dépouillement.
Message des résultats à la
Préfecture.
Votes par procuration.
Cartes d’électeurs non
retirées.
Courriers d’importance
mineure ou sans suite.
Les listes d’émargement sont envoyées à la Préfecture. Si celle-ci vous les retourne, vous devez les conserver
indéfiniment, avec le dossier de l’élection concernée.
CDG 81 MAISON DES COMMUNES 188 RUE DE JARLARD 81000 ALBI TEL : 05 63 60 16 50 FAX : 05 63 60 16 51
Email : [email protected] Site : www.cdg81.fr
COMMUNICABILITE (Loi n°2008-696 du 15 juillet 2008)
Les listes électorales et les dossiers d’élections politiques sont immédiatement communicables à tout citoyen qui
en fait la demande.
En revanche, les listes d’émargement sont communicables 10 jours suivant le scrutin, puis après un délai de 50
ans.
De même, les déclarations nominatives pour les élections prud’homales ne sont communicables qu’après un
délai de 50 ans.
POUR TOUT RENSEIGNEMENT
Service d’aide à l’archivage
Pôle des services du CDG 81
[email protected]
05 63 60 16 66
CDG 81 MAISON DES COMMUNES 188 RUE DE JARLARD 81000 ALBI TEL : 05 63 60 16 50 FAX : 05 63 60 16 51
Email : [email protected] Site : www.cdg81.fr