Regelung zur Dokumentation

Regelung zur Dokumentation
Zweck
Die Dokumentation ist Nachweis und Maßstab für die Leistungsfähigkeit Ihres Managementsystems. Sie
legt Ursachen und Ergebnisse betrieblichen Handelns offen. Genauigkeit, Umfang und Tiefe der
Dokumentation entsprechen der Kompetenz der Beschäftigten sowie den betriebsspezifischen Gegebenheiten. Es ist empfehlenswert, zusätzlich zu den in den MAAS-BGW ausdrücklich geforderten
Dokumenten, die komplexen und risikobehafteten Vorgänge zu dokumentieren (zum Beispiel in
Verfahrens- oder Arbeitsanweisungen). Welche Abläufe oder Tätigkeiten dies betrifft, bestimmt jede
Einrichtung selbst. Wichtig ist, dass nachvollziehbar ist, was zur Gestaltung sicherer und gesunder
Strukturen und Abläufe vorgesehen ist beziehungsweise dass eine allgemein bekannte Vorgehensweise
praktiziert wird.
Dokumentation macht Arbeit. Aber Dokumentation erspart auch Arbeit, wenn wichtige Informationen
leicht auffindbar sind, sie auch unabhängig von den „Wissensträgern“ vorhanden sind und weitergegeben
werden können oder Nachweise gegenüber Dritten erbracht werden müssen. Das Prinzip dabei lautet:
„So wenig wie möglich und so viel wie nötig!“
Erfüllt Ihre Dokumentation bestimmte Anforderungen, so können Führungskräfte und Beschäftigte ihre
Arbeit zielgerichtet und in gleichbleibender Qualität durchführen. Ihnen steht eine Grundlage für die
Überprüfung, Bewertung und Verbesserung der Prozesse zur Verfügung. Und schließlich können Sie,
etwa durch ein attraktiv gestaltetes Handbuch, ihre Leistungsfähigkeit werbewirksam nach außen
darstellen.
Sie benötigen zwei schriftliche Regelungen,
(1) für die Lenkung aller qu.int.as-Dokumente (Dokumentenmanagement),
(2) für die Lenkung von Aufzeichnungen, insbesondere Nachweisdokumenten, zur sicheren Verwendung
und Aufbewahrung (Informations- und Datenmanagement).
Ihr Nutzen
Eine gute Dokumentation gehört zum Standard jedes QM-Systems. Sie macht Ihr System nach innen
transparent und nach außen überprüfbar. Das gilt auch für qu.int.as. Die MAAS-BGW fordern Sie daher
auf, Regelungen darüber zu treffen, wie Sie Ihre Dokumente und Aufzeichnungen bezüglich des Arbeitsschutzes lenken. Die gute Nachricht: Sofern Sie bereits ein gut funktionierendes Dokumentationssystem
im Rahmen Ihres QM-Systems aufgebaut haben, ändert sich für Sie nicht viel. Um die Anforderungen zu
erfüllen, müssen Sie lediglich sicherstellen, dass Ihre Arbeitsschutzdokumente und -aufzeichnungen
mitgelenkt werden – nutzen Sie einfach die Strukturen Ihres QM-Systems!
BGW Hauptverwaltung
Pappelallee 33/35/37
22089 Hamburg
Gesetzliche Unfallversicherung
Körperschaft des
Öffentlichen Rechts
Telefon (040) 202 07 - 0
Telefax (040) 202 07 - 24 95
www.bgw-online.de
Was Sie tun können
Ihr Dokumentationssystem hat idealerweise drei Ebenen:
Beschreiben Sie im Managementhandbuch am besten möglichst kurz aber verständlich, was in den zum
Arbeitsschutz gehörenden Prozessen zu tun ist. Nennen Sie wesentliche Schnittstellen. Visualisieren Sie
die Zusammenhänge in einer Prozesslandschaft. Das ist völlig ausreichend. Nur Vorgaben und
Standards mit unternehmensweiter Gültigkeit und Verbindlichkeit sollten Sie unmittelbar in das
Managementhandbuch aufnehmen. Eine übersichtliche Zusammenstellung aller Prozessbeschreibungen
und Verfahrensanweisungen in einem Dokumentationsverzeichnis ist jedoch unverzichtbar. In diesem
Verzeichnis können auch alle weiteren Dokumente wie Arbeits- und Betriebsanweisungen, Formulare,
Checklisten und anderes gelistet werden.
Lenkung von Dokumenten
Die Lenkung von Dokumenten soll sicherstellen, dass:
•
•
•
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nur gültige Dokumente verfügbar sind,
ungültige Dokumente entfernt sind,
überholte Dokumente entsprechend angepasst werden.
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Was beinhaltet Lenkung?
Sie legen ein dokumentiertes Verfahren fest, dass die Lenkung von Dokumenten inklusive der
Arbeitsschutzdokumente regelt. Es folgt diesem Schema:
Im Einzelnen beantworten Sie folgende Fragen:
Erstellung
• Wer ist bei der Erstellung beteiligt?
• Worauf muss geachtet werden, zum Beispiel bezüglich Kennzeichnung und Zuständigkeiten?
Prüfung
• Wer darf prüfen?
• Was wird geprüft (Angemessenheit, Eindeutigkeit, Lesbarkeit und Aktualität)?
Freigabe
• Wer darf welche Dokumente freigeben?
• Wer ist daran beteiligt?
• Wie ist der Verfahrensweg?
Änderung
• Wer darf Änderungen vorschlagen?
• Wer wird in den Änderungsprozess einbezogen?
• Wie wird verfahren, wenn eine Änderung entschieden ist?
• Wie wird die Umsetzung der Änderung verfolgt?
Verteilung
• Wer bekommt welche Dokumente?
• Wo werden sie aufbewahrt?
• Wo wird ein zentrales Dokument aufbewahrt?
Rücknahme
• Wie werden veraltete Dokumente aus dem Verkehr gezogen?
• Was darf eventuell vor Ort vernichtet werden?
• Was muss zur Rücknahme freigegeben werden?
• Wer muss an diesem Prozess beteiligt werden?
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Archivierung
• Welche Dokumente werden wie lange aufbewahrt?
• Wo werden sie aufbewahrt?
• Wer ist für die Archivierung zuständig?
Drei Verfahrensschritte
Folgende Verfahrensschritte bilden die Grundlage für die Lenkung von Dokumenten:
1. Empfangsbestätigung: Der Empfang von Dokumenten wird vom Empfänger quittiert.
2. Änderungsliste: Der Revisionsstand von Dokumenten wird beispielsweise in einer Änderungsliste
kontinuierlich festgehalten.
3. Bestätigungsliste: Empfänger von Dokumenten sorgen dafür, dass die aktuelle Version genutzt und
veraltete Versionen vernichtet oder zurückgezogen werden. Der Austausch der Dokumente wird in
der Bestätigungsliste festgehalten.
So können Änderungslisten und Bestätigungslisten aussehen: ((hier aktuelle Grafiken aus dem Leitfaden
einfügen))
Änderungsliste des QMB (Beispiel)
Bestätigungsliste (Beispiel)
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Lenkung von Aufzeichnungen
Ihre Aufzeichnungen haben immer folgende Merkmale, die ihrer zuverlässigen Lenkung dienen:
Kennzeichnung
Die Kennzeichnung der Aufzeichnungen soll eindeutig, verständlich, einfach und nachvollziehbar sein.
Besonders wichtig ist es, die Aktualität der Aufzeichnung zu kennzeichnen.
Aufbewahrung
Aufzeichnungen sollen bei den Verantwortlichen vor Ort aufbewahrt werden, weil sie in ihren Bereichen
damit arbeiten. Sie sollen für Befugte zugänglich und leicht auffindbar sein.
Schutz
Die Aufbewahrung soll so erfolgen, dass Beschädigungen, Beeinträchtigungen und Verlust verhindert
werden. Ungültige Aufzeichnungen, die zum Beispiel aus gesetzlichen Gründen aufbewahrt werden,
müssen gegen unbeabsichtigten Gebrauch geschützt werden. Der Datenschutz ist zu beachten.
Wiederauffindbarkeit
Alle Aufzeichnungen, auch archivierte, müssen wieder auffindbar sein.
Aufbewahrungsfrist
Es müssen eindeutige Festlegungen getroffen werden, wie lange welche Art von Aufzeichnungen
aufbewahrt wird. Dabei sind gesetzliche Forderungen einzuhalten. Zwei Beispiele:
•
Beispiel 1:
Gemäß Unfallverhütungsvorschrift BGV A1 „Grundsätze der Prävention" § 24 Abs. 6 hat der
Unternehmer dafür zu sorgen, dass jede Erste-Hilfe-Leistung dokumentiert und diese Dokumentation
fünf Jahre lang verfügbar zu halten ist. Die Dokumente sind vertraulich zu behandeln und können
nach fünf Jahren unter Wahrung des Datenschutzes vernichtet werden.
•
Beispiel 2:
Gemäß Unfallverhütungsvorschrift BGV A4 „Arbeitsmedizinische Vorsorge" § 2 Abs. 1 ist vom
Unternehmer eine Vorsorgekartei für alle Beschäftigten, bei denen eine Vorsorgeuntersuchung
durchgeführt wurde, zu führen. Die Dokumente für die jeweiligen Beschäftigten sind bis zu deren
Ausscheiden unter Beachtung des Datenschutzes aufzubewahren.
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Verfügung
Mit der Verfügung wird geklärt, wer welche Aufzeichnungen führt und erhält: Mitarbeiter und Vorgesetzte
vor Ort, Fachkraft für Arbeitssicherheit, oberste Leitung und andere.
Vernichtung
Eine zusätzliche Anforderung ist die Lenkung der Vernichtung von Arbeitsschutzaufzeichnungen. Es
muss klar geregelt sein, welche Aufzeichnungen ab wann vernichtet werden dürfen, wer zustimmen muss
und wer die Freigabe zur Vernichtung geben darf. Auch wer Aufzeichnungen letztlich vernichtet und in
welcher Form das geschieht, wird festgelegt.
Lenkungsmatrix
In einer Lenkungsmatrix werden vor allem die Zuständigkeiten für die Lenkung bestimmter Aufzeichnungen festgelegt. Darüber hinaus können einige Angaben wie Verteiler oder Aufbewahrungsdauer
notiert werden.
Hinweise
Dokumente können elektronisch oder als Ausdrucke geführt und abgelegt werden. Elektronische
Dokumente haben den Vorteil der Vernetzung, sind aber auch anfällig für Fehler bei der Archivierung
oder Verlinkung. Nicht immer ist hier eine gute Übersichtlichkeit garantiert.
Suchen Sie sich die Dokumentationsform, die Ihrem Unternehmen am ehesten entspricht und mit dem
Ihre Beschäftigten gut und zuverlässig arbeiten können. Ob sie eine internetbasierte Managementsoftware verwenden, dessen Informationen auf jedem Ausgabemedium einschließlich Tablet-PCs und
Smartphones verfügbar sind, oder ein traditionelles Ablagesystem mit Ordnern, Postfächern und
handschriftlichen Vermerken, bleibt Ihre Entscheidung. Qualität ist abhängig davon, ob Sie die jeweils
aktuellen und für Ihre Ziele relevanten Informationen und Nachweise finden und ihnen trauen können.
Oft gilt für diesen Zweck das Motto: „Weniger ist mehr“. Achten Sie darum bei Ihrem Dokumentenmanagement immer darauf, wie Sie es gleichzeitig schlank, übersichtlich und verständlich halten können,
ohne auf den nötigen Informationsgehalt verzichten zu müssen.
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