st 185505

Info-Blatt
Telekommunikationskosten
Inhalt
1. Vorbemerkung
2. Werbungskosten
Geltendmachung von beruflich veranlaßten Aufwendungen durch Arbeitnehmer
(soweit keine Erstattung durch Arbeitgeber)
3. Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStG
Steuerfreier Ersatz von beruflich veranlaßten Aufwendungen des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber
4. Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 45 EStG
Steuerfreiheit bei privater Nutzung betrieblicher
Telekommunikationsgeräte durch Arbeitnehmer
5. Pauschalbesteuerung nach § 40 Abs. 2 EStG
Sonderregelung bei Erstattung privater Internetkosten durch Arbeitgeber
6. Privatnutzung durch Selbständige
Keine analoge Steuerbefreiung wie bei der privaten
Nutzung betrieblicher Telekommunikationsgeräte
durch Arbeitnehmer
7. Besonderheiten bei Autotelefonen
© steuertip, markt intern Verlag
Seite 1 von 8
Stand: 01.05.2005
Info-Blatt
Telekommunikation
1. Vorbemerkung
Während die Finanzämter bei Computern eine pauschale Schätzung des beruflichen
Anteils akzeptieren, gibt es bei Telefon, Telefax und Internet detaillierte Regelungen,
wie Arbeitnehmer die beruflichen Aufwendungen ermitteln sollen.
Das Problem: Die Anweisungen der Finanzverwaltung stammen aus einer Zeit, als
es in Privathaushalten ein einziges Telefon gab, das sowohl privat als auch beruflich
genutzt wurde.
Wir meinen: Die Anweisungen der Finanzverwaltung und insbesondere die angeblichen Vereinfachungsregeln in R 33 der Lohnsteuer-Richtlinien sind nicht mehr zeitgemäß. Heute ist es einfach möglich, berufliche und private Telekommunikationskosten zu trennen. Wo dies ausnahmsweise schwierig ist, sollte eine pauschale Schätzung genügen.
Unser Service: Den ‚steuertip’-Berechnungsbogen Telekommunikation (Abruf-Nr.:
st 185605) können Sie zusammen mit Ihrer Steuererklärung 2004 beim Finanzamt
einreichen.
Zusatz-Service: Ein Muster für den Nachweis der beruflichen Veranlassung von Telekommunikationskosten ist unter st 185705 abrufbar. Nehmen Sie diesen Nachweis
zusammen mit dem Zahlungsbeleg zu Ihren Steuerunterlagen. Falls Sie über keinen
Zahlungsbeleg verfügen (z.B. Beleg verloren oder Münztelefon ohne Beleg) kann
dieses Formular als sog. Eigenbeleg dienen.
2. Werbungskosten
„Telekommunikationsaufwendungen sind Werbungskosten, soweit sie beruflich veranlaßt sind,“ so heißt es in R 33 der Lohnsteuer-Richtlinien (LStR). Dort finden Sie die
folgenden Regeln:
Weist der Arbeitnehmer den Anteil der beruflich veranlaßten Aufwendungen an
den Gesamtaufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten
im Einzelnen nach, kann dieser berufliche Anteil für den gesamten Veranlagungszeitraum zugrunde gelegt werden.
Dabei können die Aufwendungen für das Nutzungsentgelt der Telefonanlage sowie für den Grundpreis der Anschlüsse entsprechend dem beruflichen Anteil der
Verbindungsentgelte an den gesamten Verbindungsentgelten (Telefon und Internet) abgezogen werden.
Fallen erfahrungsgemäß beruflich veranlaßte Telekommunikationsaufwendungen
an, können aus Vereinfachungsgründen ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des
Rechnungsbetrags, jedoch höchstens 20 € monatlich als Werbungskosten angesetzt werden.
© steuertip, markt intern Verlag
Seite 2 von 8
Stand: 01.05.2005
Info-Blatt
Telekommunikation
Zur weiteren Vereinfachung kann der monatliche Durchschnittsbetrag, der sich
aus den Rechnungsbeträgen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten ergibt, für den gesamten Veranlagungszeitraum zugrunde gelegt werden.
Steuerfrei ersetzte Telekommunikationsaufwendungen (Auslagenersatz) mindern
den als Werbungskosten abziehbaren Betrag.
3. Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStG
Auslagenersatz liegt grundsätzlich vor, wenn ein Arbeitnehmer Ausgaben für
Rechnung des Arbeitgebers macht – gleichgültig, ob im Namen des Arbeitgebers
oder im eigenen Namen.
Voraussetzung für die Steuerfreiheit von Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStG ist
grundsätzlich der Einzelnachweis der verauslagten Beträge. Pauschaler Auslagenersatz – also ohne Einzelnachweis – führt regelmäßig zu Arbeitslohn.
Ausnahmsweise kann pauschaler Auslagenersatz steuerfrei bleiben, wenn er regelmäßig wiederkehrt und der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für
einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachweist.
Dabei können bei Aufwendungen für Telekommunikation neben den variablen
Gesprächsgebühren auch die Aufwendungen für das Nutzungsentgelt einer Telefonanlage sowie für den Grundpreis der Anschlüsse entsprechend dem beruflichen Anteil der Verbindungsentgelte an den gesamten Verbindungsentgelten (Telefon und Internet) steuerfrei ersetzt werden.
Fallen erfahrungsgemäß beruflich veranlaßte Telekommunikationsaufwendungen
an, können aus Vereinfachungsgründen ohne Einzelnachweis bis zu 20 Prozent
des Rechnungsbetrags, höchstens 20 € monatlich steuerfrei ersetzt werden.
Zur weiteren Vereinfachung kann der monatliche Durchschnittsbetrag, der sich
aus den Rechnungsbeträgen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten ergibt, für den pauschalen Auslagenersatz fortgeführt werden.
Der pauschale Auslagenersatz bleibt grundsätzlich so lange steuerfrei, bis sich
die Verhältnisse wesentlich ändern. Eine wesentliche Änderung der Verhältnisse
kann sich insbesondere im Zusammenhang mit einer Änderung der Berufstätigkeit ergeben.
© steuertip, markt intern Verlag
Seite 3 von 8
Stand: 01.05.2005
Info-Blatt
Telekommunikation
4. Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 45 EStG
Wichtiger Hinweis: Die Vorteile des § 3 Nr. 45 EStG aus Sicht der Arbeitgeber und
Arbeitnehmer – vor allem in Hinblick auf die private Computernutzung – stellt ein
weiteres ’steuertip’-Info-Blatt (Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 45 EStG) dar, das Sie
als Abonnent unter der folgenden Abruf-Nr. per Post gegen 5 €-Service-Wertscheck
oder im Internet unter www.steuertip-service.de anfordern können:
st 185205.
Seit 2000 sind nach § 3 Nr. 45 des Einkommensteuergesetzes (EStG) die Vorteile
eines Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von betrieblichen PC und Telekommunikationsgeräten nicht lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Wer von der
Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 45 EStG profitieren will, sollte folgende Punkte beachten:
Die Privatnutzung betrieblicher Telekommunikationsgeräte durch den Arbeitnehmer ist unabhängig vom Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung steuerfrei.
Im Klartext: Die Steuerfreiheit liegt auch dann vor, wenn ein Telekommunikationsgerät ausschließlich privat genutzt wird.
Typische Telekommunikationsgeräte des Arbeitgebers sind insbesondere Telefon- und Faxgeräte sowie Handys.
Die Steuerfreiheit umfaßt auch die Nutzung von Zubehör und Software.
Der Ort der Nutzung durch den Arbeitnehmer ist unerheblich. Die Steuerbefreiung
ist nicht auf die private Nutzung im Betrieb beschränkt, sondern gilt beispielsweise auch für Mobiltelefone im Auto des Arbeitnehmers.
Es muß sich um betriebliche Geräte handeln. Die Steuerfreiheit gilt nur für die
Überlassung zur Nutzung durch den Arbeitgeber oder auf Grund des Dienstverhältnisses durch einen Dritten.
Die Geräte dürfen nicht in das Eigentum des Arbeitnehmers übergehen. Nicht
unter die Steuerbefreiung fallen daher die Schenkung und der verbilligte Erwerb
von Telekommunikationsgeräten.
Von der Steuerfreistellung werden alle Vorteile erfaßt, die dem Arbeitnehmer entstehen. Bei der Überlassung von Telekommunikationsgeräten durch den Arbeitgeber sind auch die vom Arbeitgeber getragenen Verbindungsentgelte (Grundgebühr und sonstige laufende Kosten) steuerfrei.
Für die Steuerfreiheit kommt es nicht darauf an, ob die Vorteile zusätzlich zum
ohnehin geschuldeten Arbeitslohn oder auf Grund einer Vereinbarung mit dem
Arbeitgeber über die Herabsetzung von Arbeitslohn erbracht werden.
© steuertip, markt intern Verlag
Seite 4 von 8
Stand: 01.05.2005
Info-Blatt
Telekommunikation
Unser Tip: Arbeitgeber und Arbeitnehmer können den Verzicht auf einen bestimmten Barlohnbetrag zugunsten der leihweisen Überlassung beispielsweise
eines Handys vereinbaren. Dadurch wird steuerpflichtiger Barlohn durch einen
steuerfreien geldwerten Vorteil ersetzt.
Während die Steuerfreiheit unabhängig davon gilt, ob die Vorteile zusätzlich zum
ohnehin geschuldeten oder anstelle des geschuldeten Arbeitslohns erbracht werden, ist Voraussetzung für die Sozialversicherungsfreiheit, daß es sich um Einnahmen handelt, die zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt werden.
Unser Tip: Wird anstelle einer Gehaltserhöhung oder beispielsweise einer Weihnachtssonderzahlung dem Arbeitnehmer ein Handy des Arbeitgebers leihweise
zur privaten Nutzung zur Verfügung gestellt, ist dieser Vorteil steuer- und sozialversicherungsfrei.
Die Steuerfreistellung des geldwerten Vorteils ist der Höhe nach nicht begrenzt.
5. Pauschalbesteuerung nach § 40 Abs. 2 EStG
Ersetzt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern ganz oder teilweise Aufwendungen für
eine beruflich veranlaßte Internetnutzung, die der Arbeitnehmer privat getragen hat,
handelt es sich um steuerfreien Auslagenersatz (siehe 2.).
Nutzt der Arbeitnehmer einen betrieblichen Internetzugang privat, ist der Vorteil nach
§ 3 Nr. 45 EStG steuerfrei (siehe 3.)
Werden private Internetkosten ersetzt, handelt es sich hingegen grundsätzlich um
Arbeitslohn. Nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 EStG besteht jedoch die Möglichkeit, die
Lohnsteuer für Barzuschüsse des Arbeitgebers mit 25 Prozent zu pauschalieren. Zusatzvorteil: Es fällt in diesen Fällen auch keine Sozialversicherung an.
Voraussetzung für die Lohnsteuer-Pauschalierung ist, daß die Zuwendungen des
Arbeitgebers zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Im
Fall der Gehaltsumwandlung besteht somit nicht die Möglichkeit der LohnsteuerPauschalierung.
In den Lohnsteuer-Richtlinien (LStR R 127) stellt die Finanzverwaltung klar, daß zu
den Aufwendungen für die Internetnutzung sowohl die laufenden Kosten (z.B.
Grundgebühr für den Internetzugang, laufende Gebühren für die Internetnutzung,
Flatrate), als auch die Kosten der Einrichtung des Internetzugangs (z.B. ISDNAnschluß, Modem, Personalcomputer) gehören.
Die LStR enthalten folgende Vereinfachungsregelung:
Der Arbeitgeber kann den vom Arbeitnehmer erklärten Betrag für die laufende
Internetnutzung (Gebühren) pauschal versteuern, soweit dieser 50 € im Monat
nicht übersteigt. Der Arbeitnehmer muß erklären, einen Internetzugang zu besit© steuertip, markt intern Verlag
Seite 5 von 8
Stand: 01.05.2005
Info-Blatt
Telekommunikation
zen, für den im Kalenderjahr durchschnittlich Aufwendungen in der erklärten Höhe entstehen. Der Arbeitgeber hat die Erklärung des Arbeitnehmers als Beleg
zum Lohnkonto aufzubewahren.
Wichtig: Der Arbeitgeber muß die Angaben des Arbeitnehmers nicht überprüfen.
Stellt sich heraus, daß der Arbeitnehmer die Unwahrheit gesagt hat, droht dem
Arbeitgeber keine Haftung. Etwaige Mehrsteuern würden dann beim Arbeitnehmer nacherhoben.
Bei höheren Zuschüssen zur Internetnutzung und zur Änderung der Verhältnisse
gilt R 22 Abs. 2 LStR sinngemäß. Das heißt: Der Arbeitnehmer kann höhere Kosten für die Internetnutzung für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten
nachweisen und anschließend den monatlichen Durchschnittsbetrag fortführen,
bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern.
Soweit die pauschal besteuerten Bezüge auf Werbungskosten entfallen, ist der
Werbungskostenabzug grundsätzlich ausgeschlossen. Zu Gunsten des Arbeitnehmers sind die pauschal besteuerten Zuschüsse zunächst auf den privat veranlaßten Teil der Aufwendungen anzurechnen. Aus Vereinfachungsgründen unterbleibt zu Gunsten des Arbeitnehmers eine Anrechnung auf seine Werbungskosten bei Zuschüssen bis zu 50 € im Monat.
6. Privatnutzung durch Selbständige
Während Arbeitnehmer Vorteile aus der privaten Nutzung von Telekommunikationsgeräten nicht versteuern müssen, verwehrt die Finanzverwaltung (siehe OFD Koblenz, Kurzinformation Einkommensteuer Nr. 001/02 vom 10.01.2002, Az: S 2121 A)
Selbständigen eine analoge Anwendung von § 3 Nr. 45 EStG. Die Finanzverwaltung
begründet dies so:
Der Arbeitgeber hat regelmäßig ein Interesse daran, die private Nutzung betrieblicher Telekommunikationseinrichtungen durch Arbeitnehmer einzuschränken
(Entstehung von Telefongebühren, Einsatz Arbeitszeit für unternehmensfremde
Zwecke).
Dieser natürliche Interessengegensatz fehlt beim Unternehmer.
Eine Erweiterung des Anwendungsbereichs des § 3 Nr. 45 EStG auf Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften würde die Möglichkeit eröffnen, gezielt private Aufwendungen in den steuerrelevanten betrieblichen Bereich zu verlagern und in dieser
Weise ungerechtfertigte Steuererleichterungen zu erlangen.
Der Arbeitnehmer hat diese Möglichkeit nicht, weil er zunächst darauf angewiesen ist, daß sein Arbeitgeber die private Nutzung überhaupt gestattet und zudem
keine Kostenerstattung verlangt.
Bei den Gewinneinkünften sind die Aufwendungen für betriebliche Telekommunikationsgeräte zunächst in vollem Umfang Betriebsausgabe. Die private Nutzung
© steuertip, markt intern Verlag
Seite 6 von 8
Stand: 01.05.2005
Info-Blatt
Telekommunikation
durch den Betriebsinhaber ist durch eine Nutzungsentnahme in der Gewinnermittlung zu korrigieren, wobei die private Nutzung ggf. im Schätzungswege ermittelt
werden kann.
Beachten Sie: Gegen die Ungleichbehandlung sind bereits zwei Finanzgerichtsverfahren anhängig (siehe ’steuertip’ 15 und 25/04), und zwar beim Finanzgericht Sachsen (Az.: 4 K 1435/02) und beim Finanzgericht Schleswig-Holstein (Az:
2 K 252/03).
Unser Service: In einem vom ’steuertip’ in Auftrag gegebenen Rechtsgutachten
bestätigt die international anerkannte Steuerexpertin Prof. Dr. Johanna Hey (Uni
Düsseldorf), daß bei privater Mitbenutzung betrieblicher PC und Telekommunikationsgeräte durch Unternehmer die vollständige Steuerbefreiung verfassungsrechtlich geboten ist (siehe ’steuertip’ 31/02). Als Argumentationshilfe ist das
Gutachten, das nach wie vor aktuell ist, unter st 185805 für Sie abrufbar.
7. Besonderheiten bei Autotelefonen
Die Oberfinanzdirektion Frankfurt a.M. (Verfügung vom 04.03.2003, Az. S 2354 A 39 - St II 30) hat zur lohnsteuerlichen Behandlung der Aufwendungen im Zusammenhang mit der Benutzung eines Autotelefons folgende Grundsätze aufgestellt:
Wichtiger Hinweis: Die Grundsätze gelten nach der OFD-Verfügung sinngemäß für
andere Mobiltelefone.
a) Telefon in einem Fahrzeug des Arbeitgebers
Bei der Ermittlung des privaten Nutzungswerts eines dem Arbeitnehmer überlassenen Kraftfahrzeugs (sog. 1-Prozent-Regelung) bleiben die Aufwendungen für
ein Autotelefon einschließlich Freisprechanlage außer Ansatz (vgl. R 31 Abs. 9
Nr. 1 Satz 6 LStR).
Führt der Arbeitnehmer vom Autotelefon des Firmenwagens aus Privatgespräche,
so ist dieser geldwerte Vorteil nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei. Dabei ist es ohne
Bedeutung, in welchem Umfang der Arbeitnehmer das Autotelefon im Geschäftswagen privat nutzt. Selbst bei einer ausschließlich privaten Nutzung entsteht kein
steuerpflichtiger geldwerter Vorteil (vgl. R 21e Satz 1 LStR).
b) Telefon in einem Fahrzeug des Arbeitnehmers – Steuerfreier Auslagenersatz
Stellt der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die Aufwendungen für die Anschaffung,
den Einbau und den Anschluß eines Autotelefons sowie die laufenden Gebühren
für die Telefongespräche in Rechnung, so sind die Ersatzleistungen nach § 3 Nr.
50 EStG steuerfrei, wenn das Autotelefon so gut wie ausschließlich für betrieblich
veranlaßte Gespräche genutzt wird; andernfalls können die Gesprächsgebühren
nach § 3 Nr. 50 EStG nur steuerfrei ersetzt werden, wenn die Aufwendungen für
die beruflichen Gespräche im Einzelnen nachgewiesen werden.
© steuertip, markt intern Verlag
Seite 7 von 8
Stand: 01.05.2005
Info-Blatt
Telekommunikation
Der Auslagenersatz kann pauschal ermittelt werden, wenn er regelmäßig wiederkehrt und der Arbeitnehmer für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten
den Einzelnachweis führt. Der Durchschnittsbetrag kann als pauschaler Auslagenersatz beibehalten werden, bis eine wesentliche Änderung der Verhältnisse
eintritt (z.B. Änderung der Berufstätigkeit).
Entstehen dem Arbeitnehmer erfahrungsgemäß beruflich veranlaßte Telefonkosten, kann der Arbeitgeber 20 Prozent der vom Arbeitnehmer vorgelegten Telefonrechnung, höchstens jedoch 20 € monatlich, als Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50
EStG steuerfrei ersetzen (vgl. R 22 Abs. 2 LStR).
c) Telefon in einem Fahrzeug des Arbeitnehmers – Werbungskostenabzug
Soweit die Ausgaben für betrieblich veranlaßte Telefongespräche nicht vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden, können sie als Werbungskosten berücksichtigt werden.
Weist der Arbeitnehmer den Anteil der beruflich veranlaßten Aufwendungen an
den Gesamtaufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten
im Einzelnen nach, kann der Durchschnittsbetrag als beruflicher Anteil für den
gesamten Veranlagungszeitraum zugrunde gelegt werden.
Wenn dem betreffenden Arbeitnehmer erfahrungsgemäß beruflich veranlaßte Telefonkosten entstehen, können alternativ aus Vereinfachungsgründen ohne Einzelnachweis bis zu 20 Prozent des Rechnungsbetrags, jedoch höchstens 20 €
monatlich als Werbungskosten anerkannt werden (vgl. R 33 Abs. 5 LStR).
Zu den Werbungskosten gehört auch der beruflich veranlaßte Anteil der Abschreibung des Autotelefons. Bemessungsgrundlage für die Abschreibung sind
die Aufwendungen für die Anschaffung, den Einbau und den Anschluß des Autotelefons. Als Nutzungsdauer ist ein Zeitraum von fünf Jahren zugrunde zu legen.
Dabei kann für die Aufteilung der Abschreibung derselbe Aufteilungsmaßstab angewandt werden, der bei der Aufteilung der laufenden Telefongebühren zugrunde
gelegt wird.
Betragen die Anschaffungskosten des Autotelefons ohne Umsatzsteuer bis zu
410 €, kann der beruflich veranlaßte Anteil an den Anschaffungskosten des Autotelefons in voller Höhe im Jahr der Anschaffung als Werbungskosten berücksichtigt werden.
© steuertip, markt intern Verlag
Seite 8 von 8
Stand: 01.05.2005