Erfolgsfaktoren Projektmanagement - Muk-IT

Was macht Projekte erfolgreich?
Überblick in Erfolgsfaktoren des Projektmanagements
Ralf Gabriel, Gabriel.management, 19.4.2012
Münchner Unternehmerkreis MUK-IT
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Gabriel.management
Interim-Management
Projekt-Management
Gesundheits-Management
Experten on demand.
Wir sind ein Team aus erfahrenen Interim Managern, Projektmanagern, Beratern, Trainern und Coaches.
Unsere Mission: Unternehmen und Menschen leistungsfähig halten
Ralf Gabriel:
• 47 Jahre, Münchner, verheiratet, Dipl.-Kfm.
• 22 Jahre in Konzern-, mittelständischen und Start-Up-Unternehmen, davon 17 Jahre
leitende Positionen als Serviceleiter, Bereichsleiter und Geschäftsführer
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Langjährige Projekterfahrung als Interim Manager, Projektmanager, Change Manager
Zertifizierter PM nach IPMA (International Project Management Association) Level C
Gesellschaft für Projektmanagement (GPM), Leitungsteam München
Assessor für den Project Excellence Award der GPM 2012
Trainer u.a. für Projektmanagement, Selbstmanagement
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Gabriel.management – Leistungen und Erfolgsfaktoren
Unsere Leistungen für erfolgreiche Projekte:
 Erkennen der Erfolgsblocker einzelner Projekte und des gesamten
Projektmanagementsystems
 Erarbeitung von Quick-Wins und Ansetzen von Optimierungshebeln
 Aufbau und Optimierung von Projektmanagement-Prozessen im Unternehmen
 Optimierung einzelner Projekte bis hin zur Krisen-Interim-Projektleitung
 Aufbau und interimistische Leitung von Projektmanagement-Offices (PMO)
 Projektmanagement-Coaching auf Projekt- und Programmebene
 Praxis-Workshops, in denen Projektabläufe besprochen und verbessert werden
 Trainings und Schulungen, mit optionaler internationaler Zertifizierung nach IPMA durch die GPM
Unsere Erfolgsfaktoren:
 Beratung und Umsetzung aus einer Hand
 Wir arbeiten selbst nach erprobten Projektmanagement-Standards
 Schnelles Erkennen und Umsetzen von Optimierungspotenzial
 Schnelle Verfügbarkeit durch langjähriges Experten-Netzwerk
 Wir sind fokussiert auf den Mittelstand und operative Einheiten von Konzernen
in den Branchen IT, Automotive, Gesundheit, Industrie, Elektrotechnik, Banken.
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Erfolg und Misserfolg
Wieviel Prozent aller Projekte werden erfolgreich abgeschlossen?
Erfolgreich
abgeschlossen
29 %
Von den nicht erfolgreichen haben….
Nicht
erfolgreich
53%
Gescheitert
18%
84% den Zeitrahmen gesprengt
56% den Kostenrahmen gesprengt
36% unvollständige Funktionalität
Standish Group: nur ein Drittel der IT-Projekte sind erfolgreich!
Quelle: Standish Group 2002-2004
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Projekt und Projektmanagement
Wann ist ein Projekt ein Projekt?
Zeitlich begrenzt
(Anfang und Ende)
Klare
Zielvorgabe
Nicht alles ist ein Projekt!
Kriterienkatalog festlegen!
Abgrenzung Projekt – Linie
Eindeutige
Aufgabenstellung
Erfordert Koordination
Klar abgegrenzte
nicht alltägliche
Aufgabe
Aufgabenstellung
mit Risiko
Komplexität
Speziell zusammengestelltes Team
Eigenes
Budget
Begrenzte
Ressourcen
Einmaligkeit
“The shortest distance between concept and completion is project management” (PMI*)
* PMI = Project Management Institute, USA
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Wann ist ein Projekt erfolgreich?
Subjektives Erfolgsempfinden
Erfolg = Erreichung von Zielen
Drei Erfolgsebenen:
1. Materieller Erfolg -> Bsp. Kosteneinhaltung, mängelfreie Abnahme, zeitgerechte Lieferung
2. Immaterieller Erfolg -> Bsp. tolles Team, viel Spaß gehabt, den Kunden begeistert
3. Persönlicher Erfolg -> Bsp. Beförderung, Anerkennung, Prämie
Erfolgsfaktoren: Einflussgrößen, die über Erfolg oder Mißerfolg eines Projektes,
Unternehmens, eines Bereiches, Teams oder Person entscheiden.
Kompetenzelemente der ICB = IPMA Competence Baseline
IPMA = International Project Management Association
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Kompetenzelemente nach ICB
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Erfolgsfaktor 1: Klare Zieldefinition
Quelle: Siemens AG
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Erfolgsfaktor 1: Klare Zieldefinition
Das Magische Dreieck des Projektmanagements
Leistungsziel
Ergebnisse: WAS
Qualität
Kosten
-ziel
Termin
-ziel
Vorgehen:
WOMIT, WIE ,
BIS WANN
Konkurrierende Zielbeziehung, ‚magisches Dreieck‘
Tipp: Ziele S.M.A.R.T. definieren:
S = Spezifisch, M = Messbar, A = Attraktiv/akzeptiert, R = Realistisch, T = Terminiert
Auch die Nicht-Ziele definieren!
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Erfolgsfaktor 2: Fokus auf Initialisierung und Planung
Get the ball rolling?
Erhöhe den Planungsaufwand … und senke den Gesamtaufwand.
Planung ersetzt den Zufall durch den Irrtum.
Planen heißt auch, Probleme aufzeigen und lösen, bevor sie eintreten können.
• Auftragsanalyse
• Zielplanung
• Projektorganisation und -Rollen
• Phasenplanung
• Meilensteine
• Umfeldanalyse
• Stakeholderanalyse
• Risikoanalyse
• Kommunikationsplan
• Projektstrukturplan, Arbeitspakete
• Vorgangsplanung
• Ressourcen-/Einsatzmittelplan
• Kosten- und Finanzmittelplanung
• adaptierter Projektauftrag
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Erfolgsfaktor 3: Risiken im Blick
Risikomanagement
Identifizierung
der Risiken
Termin
Analyse und
Bewertung
der Risiken
Nachkontrolle
und
Lernphase
Kosten
Überwachung
und Steuerung
Leistung
Entwickeln
geeigneter
Massnahmen
Wahrscheinlichkeit, %
100 %
0%
Schadenshöhe
Die Chancen nicht vergessen!
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Erfolgsfaktor 3: Risiken im Blick
Risikostrategien
Quelle: GPM
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Erfolgsfaktor 4: Stakeholder-Kommunikation
Personen und Personengruppen, die vom Projekt betroffen,
am Projektverlauf interessiert sind, oder am Projekt beteiligt
sind.
Analyse nach Interessen, Einfluss/Macht und Betroffenheit.
Ableitung von Zielen, Strategien, Risiken und konkreten
Aktivitäten zur Steuerung des sozialen Umfeldes.
Projekte brauchen Rückendeckung, Macht-und Fachpromotoren,
Sponsor/Mentor aus der Geschäftsleitung.
Kommunikation im Projekt
Kommunikationsplan
Gemeinsam statt einsam
Projekt-Wiki, Projekt-Blogs
Konflikt- und Problemlösungen
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Erfolgsfaktor 5: Kompetente PL und Teammitglieder
Ohne Projektleiter kein Projektstart
Projektleiter und Teams verfügen über die nötigen Skills
Kompetenzen und Verantwortlichkeiten übertragen
„Ressourcenallokation“ während des Projektes
Team und Teamrollen
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Erfolgsfaktor 6: Regelmässig Ziele und Auftrag überprüfen
Stay on track or change the track?
Planung ohne Kontrolle ist sinnlos, Kontrolle ohne Planung unmöglich!
Projektmonitoring, Projektfortschritt, MTA, Budgets
Projektreporting, Statusberichte, Projektampeln
Change-Management, Claim-Management
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Erfolgsfaktor 7: Strategisches Projektmanagement
Projekteffektivität:
-> werden die richtigen Projekte gemacht
Projekteffizienz:
-> werden die Projekte richtig gemacht
Projektportfolio:
Strategische
Bedeutung
max
P1
P2
P3
min
max
Wirtschaftliche
Bedeutung (Erlös)
Weitere Kriterien:
- Operative Dringlichkeit (niedrig – sehr hoch)
- Risiko der Projektdurchführung (niedrig – sehr hoch)
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Wie gut erfüllen Ihre Projekte die Erfolgsfaktoren?
Ergänzung um weitere Erfolgsfaktoren
Analyse der Erfolgsfaktoren, inwieweit diese in den Projekten angewandt werden
Erfolgsfaktor
Projekt A
Zieldefinition
3
Initialisierung und
Planung
5
Risiken im Blick
2
StakeholderKommunikation
4
PL und Team
4
Ziel/Auftrag
überprüfen
3
Strategisches PM
2
Projekt B
Projekt …
Alle Projekte
…
Ausprägung: 1=keine Anwendung, 5=bestmögliche Anwendung
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Das Project Excellence Modell
Jährlicher Project Excellence Award der GPM
 Das Bewertungsmodell basiert auf dem Business Excellence Modell
der EFQM – der European Foundation of Quality Management
 Projektmanagement: Es wird beurteilt, inwieweit das Vorgehen des
Managements excellent ist.
 Projektergebnisse: Es wird beurteilt, inwieweit die Ergebnisse excellent
sind.
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Tipps und Links
Seminar: „Projektmanagement Intensiv“ 1,5 Tage am 29.6.-30.6.2012
Optimierung von Projektmanagement im Unternehmen
www.gabrielmanagement.de/projekt.htm
Links:
GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement: www.gpm-ipma.de
Fachportal für Projektmanagement: www.projektmagazin.de
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !
Ralf Gabriel, Gabriel.management
Prinz-Otto-Str. 7c, 85521 Ottobrunn bei München, Tel. 0049-(0)89-456 898 43
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