Outlook 2010 Excel-Adressen in Outlook übernehmen

OU.009, Version 1.0 – 02.04.2013
Kurzanleitung
Outlook 2010
Excel-Adressen in Outlook
übernehmen
Möglicherweise führen Sie eine Adressliste in Excel, welche Sie auch in Outlook nutzen
möchten. Mit der Import-Funktion von Outlook lassen sich Excel-Adressen zu den Outlook-Kontakten hinzufügen.
Um Excel-Adresslisten in Outlook übernehmen zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
· Die Excel-Liste, aus welcher Sie Daten in Outlook übernehmen möchten, muss im
Format von Excel 97-2003 (*.xls) vorliegen. Nötigenfalls müssen Sie die betreffende
Excel-Datei mit Speichern unter in diesem Format abspeichern.
· Der Kontaktordner, in welchen Sie die Excel-Adressen übernehmen wollen, muss
bereits bestehen. Er kann beim Importvorgang nicht erstellt werden.
· Die Excel-Liste muss eine einheitliche Struktur aufweisen. Die erste Zeile der Liste
muss Feldbezeichnungen enthalten, damit die Inhalte den Rubriken im Outlook-Kontaktformular zugewiesen werden können (siehe Beispiel unten).
· Der Adressbereich in der Excel-Liste muss mit einem Namen belegt sein.
Den Namen für den Adressbereich definieren Sie wie folgt:
> Markieren Sie die Adressen der Excel-Liste, die Sie in Outlook übernehmen wollen,
inklusive Feldüberschriften.
> Rufen Sie im Register Formeln den Befehl Namen Definieren in der Gruppe Definierte Namen auf.
> Geben Sie im folgenden Fenster einen Namen für den Adressbereich ein.
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> Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.
> Speichern und schliessen (!) Sie die Excel-Datei.
> Starten Sie Outlook und markieren Sie den Kontaktordner, in welchen Sie die ExcelAdressen importieren möchten.
> Rufen Sie im Register Datei den Befehl Importieren auf. Damit wird der Import/Export-Assistent gestartet.
> Stellen Sie sicher, dass der Eintrag Aus anderen Programmen oder Dateien importieren markiert ist und klicken Sie auf Weiter.
> Im Fenster Datei importieren wählen Sie den Dateityp Microsoft Excel 97-2003 und
klicken auf die Schaltfläche Weiter.
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> Im nächsten Schritt wählen Sie über Durchsuchen die gewünschte Excel-Datei aus
und bestimmen, wie allfällige Duplikate behandelt werden sollen. Klicken Sie danach
auf Weiter.
> Stellen Sie im nächsten Schritt sicher, dass der richtige Zielordner markiert ist und
fahren Sie fort mit Weiter.
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> Im nächsten Fenster wird der Bereichsname der Excel-Adressliste angezeigt. Falls
mehrere Namen vorhanden sind, kreuzen Sie den Namen an, den Sie für Ihre Adressliste vergeben haben. Klicken Sie anschliessend auf Weiter.
> Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Felder zuordnen, um zu
überprüfen, ob die Felder der Excel-Liste den richtigen Outlook-Kontaktfeldern zugeordnet werden.
> Das Fenster Benutzerdefinierte Felder zuordnen erscheint.
> Müssen Sie einzelne Zuordnungen ändern, markieren Sie den betreffenden Feldnamen im linken Bereich Von und ziehen Sie ihn rechts auf das passende Outlook-Feld
im Bereich Zu. Klicken Sie anschliessend auf OK.
> Um eine Zuordnung rückgängig zu machen, ziehen Sie den Feldnamen aus der Spalte
Feld zurück in die Spalte Wert.
> Über die Schaltfläche Standardzuordnung werden gleichlautende Felder einander
automatisch zugeordnet.
> Über die Schaltflächen Weiter und Zurück können Sie zwischen Spaltenüberschrift
und effektivem Eintrag in der Quelldatei hin und her wechseln, was die Zuordnung der
Felder erleichtern kann.
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> Starten Sie den Importvorgang mit einem Klick auf OK und Fertig stellen.
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