Outlook 2010, E-Mail

OU.015, Version 1.0 – 05.05.2014
Kurzanleitung
Outlook 2010
E-Mail-Vorlagen
Verfassen Sie immer wieder E-Mail-Nachrichten mit gleichem oder ähnlichem Inhalt, mit
derselben Anlage oder bestimmten Sende-Optionen, empfiehlt es sich, diese als E-MailVorlagen abzuspeichern. Der Vorteil einer E-Mail-Vorlage besteht darin, dass Sie den
Text und alle gewünschten Einstellungen vorgeben können und nicht jedes Mal neu eingeben oder von einer Nachricht in die andere kopieren müssen. So können Sie unter
anderem Empfänger und Betreff, allfällige Anlagen, Übermittlungseinstellungen wie
beispielsweise Abstimmungsschaltflächen und die Formatierung oder das Design der
Nachricht in der Vorlage speichern. Erstellen Sie auf der Basis der Vorlage eine neue
Nachricht, sind alle diese Angaben und Einstellungen bereits eingetragen.
E-Mail-Vorlage erstellen
> Verfassen Sie eine neue E-Mail-Nachricht mit dem gewünschten Text, nehmen Sie alle
erforderlichen Einstellungen vor und fügen Sie alle benötigten Angaben hinzu.
> Wählen Sie im Register Datei den Befehl Speichern unter.
> Im Fenster Speichern unter wählen Sie den gewünschten Speicherort, geben im Feld
Dateiname einen Namen für die E-Mail-Vorlage ein und wählen im Feld Dateityp den
Typ Outlook-Vorlage bzw. Outlook-Vorlage(*.oft).
> Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Die Vorlage wird als *.oft-Datei (Outlook
Form Template) im gewählten Ordner gespeichert. Haben Sie keinen eigenen Ordner
gewählt, wird der Vorlagen-Ordner von den Word-Einstellungen übernommen.
> Schliessen Sie die Nachricht, ohne sie zu speichern.
E-Mail-Vorlage aufrufen
Das Aufrufen von Vorlagen gestaltet sich in Outlook relativ umständlich. So müssen Sie
im Register Start auf das Symbol Neue Elemente > Weitere Elemente > Formular auswählen klicken. Danach wählen Sie im Feld Suchen in den Eintrag Vorlagen im Dateisystem, um den Standard-Vorlagen-Ordner zu öffnen, oder über die Schaltfläche Durchsuchen einen anderen Ordner aus. Anschliessen markieren Sie die gewünschte Vorlage
und klicken auf die Schaltfläche Öffnen.
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Outlook 2010, E-Mail-Vorlagen – 2
Sprunglisten
Wesentlich schneller lassen sich Outlook-Vorlagen aufrufen, wenn Sie diese in die
Sprungliste von Outlook aufnehmen.
> Starten Sie den Windows-Explorer, öffnen Sie den Ordner mit Ihren E-Mail-Vorlagen
und ziehen Sie die betreffende Vorlage mit der Maus auf das Outlook-Symbol oder auf
eine leere Stelle in der Taskleiste.
> Sobald der Hinweis Anheften an Microsoft Outlook 2010 erscheint, lassen Sie die
Maus los. Daraufhin erscheint die Sprungliste von Outlook. Zuoberst ist hier die
soeben angeheftete E-Mail-Vorlage sichtbar.
> Um eine angeheftete Outlook-Vorlage aufzurufen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Outlook-Symbol in der Taskleiste. Dazu muss Outlook nicht gestartet
sein. Klicken Sie in der Sprungliste auf die gewünschte Vorlage, wird diese sogleich
aufgerufen.
Möchten Sie eine E-Mail-Vorlage ändern, rufen Sie sie auf, nehmen die gewünschten
Änderungen vor und speichern sie anschliessend unter dem gleichem Namen im gleichen
Ordner. Bestätigen Sie die Warnmeldung, wird die ursprüngliche Vorlage ersetzt.
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