Dienstanweisung zur Umlagepflicht nach dem AAG (U1/U2

Dienstanweisung
zur
Umlagepflicht nach dem AAG
(U1/U2-Verfahren)
Verfasser:
Frau Pniok
Stand Juli 2012
Stand: 07.2012
Seite 1 von 10
Vordr.-Nr. BTD015
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis
1. Vorbemerkung .................................................................................................................... 3
2. Allgemeines zum AAG ....................................................................................................... 3
3. U2-Verfahren ....................................................................................................................... 4
3.1 Allgemeines zum U2-Verfahren ...................................................................................... 4
3.2 Umlagepflichtige Beschäftigungsverhältnisse ................................................................ 4
3.3 Anordnung ...................................................................................................................... 4
3.4 Umsetzung in KIDIAP ..................................................................................................... 4
3.4.1. Zuständige Krankenkasse und Umlagesätze........................................................ 4
3.4.2. Umlagepflichtiges Arbeitsentgelt ........................................................................... 5
3.4.3 Erfassungsfenster 09a ........................................................................................... 5
3.4.4. Ergebnisfenster ..................................................................................................... 6
3.4.5 Beitragsabführung .................................................................................................. 7
3.4.6. Warnungsschlüssel und Plausihinweis ................................................................. 7
3.4.7 Dokumentation (Einmalig programmgestützte Umstellung bei der Einführung) .... 8
4. U1-Verfahren ....................................................................................................................... 9
4.1 Allgemeines zum U1-Verfahren ...................................................................................... 9
4.2 Umsetzung im Bezügezahlungsverfahren KIDICAP ....................................................... 9
4.2.1 Anordnung Teilnahme U1 ...................................................................................... 9
4.2.2 Erfassung Teilnahme U1...................................................................................... 10
Seite 2 von 10
1. Vorbemerkung
Diese Dienstanweisung (DA) ersetzt die Vorläufige DA zum U1/U2-Verfahren Stand Juli
2007. Die DA informiert über die Umlagepflicht U1 und U2 nach dem AAG und die verfahrenstechnische Umsetzung in KIDICAP.
Für das Erstattungsverfahren bei Beschäftigungsverbot/Mutterschaft (U2-Verfahren) wird auf
die DA AAG-Meldeverfahren (U2-Verfahren bei Mutterschutz) verwiesen.
Informationen zum Erstattungsverfahren bei Arbeitsunfähigkeit (U1-Verfahren) folgen in Kürze.
2. Allgemeines zum AAG
Mit Wirkung vom 1. Januar 2006 ist das Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) in Kraft getreten. Das AAG regelt das Ausgleichsverfahren der Arbeitgeberaufwendungen bei Arbeitsunfähigkeit (U1-Verfahren) und das Ausgleichsverfahren der Arbeitgeberaufwendungen für
Mutterschaftsleistungen (U2-Verfahren). Die Spitzenverbände der Sozialversicherungsträger
haben in ihren Rundschreiben zum AAG vom 21. Dezember 2005 und den Ergänzungen dazu vom 13. Februar 2006 entsprechende Ausführungsbestimmungen erlassen. Die Rundschreiben stehen u. a. unter http://www.aok-business.de/
Fachthemen
Rundschreiben
Rundschreiben 2005 und 2006 zum Download zur Verfügung.
Die Teilnahme am U1- und U2-Verfahren ist, soweit nicht die Ausnahmevorschriften des
§ 11 AAG zur Anwendung kommen, kraft Gesetzes verpflichtend.
Für Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes, die hinsichtlich der für die Beschäftigten des Bundes, der Länder oder der Gemeinden geltenden Tarifverträge tarifgebunden sind, findet
grundsätzlich nur das U2-Verfahren Anwendung (§ 1 Abs. 2 i. V. m. § 11 AAG).
Am U1-Verfahren nehmen nur Arbeitgeber teil, die maximal 30 Arbeitnehmer beschäftigen
und nicht von der Ausnahmevorschrift des § 11 AAG erfasst sind.
Weitere Erläuterungen zum Umlage- und Erstattungsverfahren sind den o.a. Gemeinsamen
Rundschreiben sowie den einschlägigen Besprechungsergebnissen der Spitzenverbände
der Sozialversicherungsträger zum AAG zu entnehmen.
Seite 3 von 10
U2-Verfahren
3. U2-Verfahren
3.1 Allgemeines zum U2-Verfahren
Beim U2-Verfahren erstatten die Krankenkassen mit Ausnahme der landwirtschaftlichen
Krankenkassen den Arbeitgebern auf Antrag die im Falle von Mutterschaft entstandenen Arbeitgeberaufwendungen (§ 1 Abs. 2 AAG). Dafür ist der Arbeitgeber verpflichtet, für seine
Beschäftigten (außer für Beamte und Versorgungsempfänger) eine Umlage (U2) zu zahlen
(§ 7 AAG). Der Beschäftigte wird durch die Erhebung der U2-Umlage nicht belastet. Die U2Umlage ist an die jeweils zuständige Krankenkasse abzuführen, in der Regel ist dies die
Krankenkasse des Beschäftigten. Die U2-Umlage berechnet sich aus dem Umlagesatz der
jeweiligen Krankenkasse und dem umlagepflichtigen Arbeitsentgelt des Beschäftigten.
3.2 Umlagepflichtige Beschäftigungsverhältnisse
Grundsätzlich ist für jedes Beschäftigungsverhältnis
(= U2-Pflicht).
die
U2-Umlage
zu
erheben
Bestimmte Beschäftigungsverhältnisse sind von der U2-Pflicht ausgenommen, dazu zählen
z. B.
Beurlaubte Beamte, die in einem Beschäftigungsverhältnis stehen
Bezieher von Vorruhestandsgeld
3.3 Anordnung
Die Feststellung, ob ein Beschäftigungsverhältnis der U2-Pflicht unterliegt, trifft die Anordnenden Stelle. Die U2-Pflicht ist bei Neueinstellungen über das Feld "AAG-Pflicht" (Erfassungsfenster 09a) mit den Vordruck 3980 anzuordnen, Änderungen sind mit dem Vordruck
3971 im Feld "Begründung/Bemerkungen" anzuordnen.
3.4 Umsetzung in KIDIAP
Die U2-Umlage wird aus dem Umlagesatz der zuständigen Krankenkasse (= Umlagekasse)
und dem umlagepflichtigen Arbeitsentgelt des Beschäftigten ermittelt.
3.4.1. Zuständige Krankenkasse und Umlagesätze
Als Umlagekasse wird die Krankenkasse des Personalfalls aus dem Fenster 09a übernommen. Die Umlagesätze der Umlagekassen sind in den Benutzerdaten hinterlegt und in der
Krankenkassenliste (DZ-Portal Bezüge zentral Sozialversicherung  Tabellen/Hilfen)
aufgeführt.
Seite 4 von 10
U2-Verfahren
3.4.2. Umlagepflichtiges Arbeitsentgelt
Als umlagepflichtiges Arbeitsentgelt wird grundsätzlich das Arbeitsentgelt, nach dem
die Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung (RV) bemessen werden, herangezogen.
Bei RV-freien Beschäftigten wird ein fiktives Arbeitsentgelt zugrunde gelegt, nach
dem die RV-Beiträge im Falle des Bestehens von RV-Pflicht zu berechnen wären
(z. B. bei geringfügig entlohnten Beschäftigten, bei kurzfristig Beschäftigten und anderen RV-freien Personalfällen).
Bei Gleitzonenfällen wird die Umlage aus dem reduzierten Gleitzonenbrutto ermittelt.
Bei ATZ-Fällen wird die Umlage vom Brutto-Teilzeit-Entgelt errechnet.
Berücksichtigt werden die Arbeitsentgelte bis zur Beitragsbemessungsgrenze der RV
(getrennt nach Rechtskreis Ost und West).
Die U2-Umlage wird vom laufenden Arbeitsentgelt berechnet, einmalig gezahltes Arbeitsentgelt ist nicht zu berücksichtigen.
3.4.3 Erfassungsfenster 09a
Die U2-Pflicht wird im Fenster 09a wie folgt erfasst:
Feld AAG-Pflicht
Feld Beitragssatz U2
=2
= 1. Beitragssatz
ERF09a
Seite 5 von 10
U2-Verfahren
Da es sich beim U2-Verfahren um eine Pflichtversicherung handelt, sind die Felder zum AAG
grundsätzlich bei jedem Personalfall wie zuvor dargestellt zu füllen. Ist für den Personalfall
ausnahmsweise keine Umlage zu erheben, z.B. bei Mitgliedern einer landwirtschaftlichen
Krankenkasse (KVKasse 51XX), bei Beziehern von Vorruhestandsgeld (Personengruppe
108) bleiben die Felder zur AAG-Pflicht leer.
3.4.4. Ergebnisfenster
ANZ 09, Reiter Umlageverfahren nach dem AAG
Das Feld "AAG-Kasse" enthält die Krankenkasse, an die die Umlagebeiträge abgeführt werden. Dies ist in der Regel die KVKASSE des Personalfalls aus dem Fenster 09a.
In dem Feld "U1-/U2-Brutto-2" wird das Umlagebrutto (vgl. Punkt 3.4.2 umlagepflichtiges Arbeitsentgelt) angezeigt, aus dem sich die U1-/U2-Umlage errechnet.
Im Feld "Prozentsatz" wird der Prozentsatz angezeigt, mit dem die U2-Umlage berechnet
wurde.
Im Feld "U2-Beitrag" wird das Ergebnis der abzuführenden U2-Umlage angezeigt
(= "U1-/U2-Brutto-2" mal "Prozentsatz").
Seite 6 von 10
U2-Verfahren
Ergebnis ANZ27 (Jahreswerte)
Im Feld "U1-/U2-Brutto-2" wird die Jahressumme des Umlagebruttos angezeigt, aus dem
sich die U2-Umlage berechnet.
Im Feld "U2-Beitrag" wird der an die Umlagekasse abgeführte Beitrag angezeigt.
3.4.5 Beitragsabführung
Die ermittelte U2-Umlage wird zusammen mit den Gesamtsozialversicherungsbeiträgen an
die zuständige Krankenkasse abgeführt und in der Beitragsnachweisung berücksichtigt.
3.4.6. Warnungsschlüssel und Plausihinweis
Es wird eine harte Fehlermeldung ausgegeben, wenn bei Personalfällen keine U2-Pflicht erfasst ist und keine erkennbaren Ausnahmetatbestände (vgl. Punkt 3.4.3) vorliegen:
09a
AAG-Pflicht
14
Für den Personalfall muss AAG-Pflicht erfasst werden
Die U2-Beitragssätze (aus dem Feld "Beitragssatz U2") sind in den Benutzerdaten hinterlegt.
Die hinterlegten Umlagesätze sind der Krankenkassenliste (DZ-Portal  Bezüge zentral 
Sozialversicherung  Tabellen/Hilfen) aufgeführt. Wenn für eine Krankenkasse keine Umlagesätze in den Benutzerdaten vorhanden sind, erscheint bei den betroffenen Personalfällen entweder:
Seite 7 von 10
U2-Verfahren
im GUI-Dialog der Plausi-Hinweis 51 zu Maske 09a:
"Beitragsgruppe im Objekt KKD nicht vorhanden"
oder
in der Warn- und Hinweisliste der Warnungsschlüssel 270:
"Keine Umlagesätze bei Kasse vorhanden, BD oder PF überprüfen"
.
Beide Hinweise beziehen sich nur auf die Benutzerdaten und können ignoriert werden.
3.4.7 Dokumentation (Einmalig programmgestützte Umstellung bei der Einführung)
Im Abrechnungsmonat März 2006 wurden rückwirkend ab Januar 2006 programmgestützt
für alle Arbeitgeber die Umlagen für das U2-Verfahren errechnet und abgeführt. Dafür wurde
das Feld "LFG Pflicht" (ab KIDICAP Version 6.1.1 umbenannt in "AAG-Pflicht") in Maske 09
bei allen Personalfällen, die in mindestens einem Zweig sozialversicherungspflichtig sind, mit
Schlüssel "2" gefüllt. Geringfügig entlohnte und kurzfristig Beschäftigte wurden ebenfalls umgestellt. Personalfälle, die Mitglied einer landwirtschaftlichen Krankenkasse sind, wurden
nicht umgestellt.
Nach der Abrechnung März 2006 wurde eine Liste der nicht umgestellten Fälle erstellt. Die
Liste war von den anordnenden Stellen zu prüfen. Soweit für nicht umgestellte Fälle die U2Umlage erhoben werden sollte, war dies im Einzelfall anzuordnen (BADV-Schreiben D 2.26 O 1961 - 1/06 vom 9. Februar 2006).
Seite 8 von 10
U1-Verfahren
4. U1-Verfahren
4.1 Allgemeines zum U1-Verfahren
Beim U1-Verfahren (§ 1 Abs. 1 AAG) erstatten die Krankenkassen mit Ausnahme der landwirtschaftlichen Krankenkassen den Arbeitgebern auf Antrag die im Falle der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall entstandenen Arbeitgeberaufwendungen bis zu maximal 80 % (Erstattungsprozentsatz). Im Falle der Teilnahme am U1-Verfahren ist der Arbeitgeber verpflichtet,
für seine Beschäftigten eine Umlage (U1) zu zahlen (§ 7 AAG). Der Beschäftigte wird nicht
belastet. Die Krankenkassen bieten in der Regel mehrere U1-Umlagesätze mit unterschiedlichen Erstattungsprozentsätzen zur Auswahl an.
Am U1-Verfahren nehmen nur Arbeitgeber teil, die maximal 30 Arbeitnehmer beschäftigen
und nicht von der Ausnahmevorschrift des § 11 AAG erfasst sind. Nach § 11 AAG sind die
Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes, die hinsichtlich der für die Beschäftigten des Bundes,
der Länder oder der Gemeinden geltenden Tarifverträge tarifgebunden sind, vom U1-Verfahren ausgenommen. Ist ein Arbeitgeber nicht vom U1-Verfahren nach § 11 AAG ausgenommen, so bestimmt sich die Feststellung der Umlagepflicht nach § 3 AAG.
Die anordnenden Stellen wurden mit BADV-Schreiben D 2.26 - O 1961 - 1/06 vom 9. Februar 2006 aufgefordert, die Verpflichtung zur Teilnahme am U1-Verfahren in eigener Zuständigkeit zu prüfen. Im Zweifelsfall ist ein Antrag auf Erteilung eines Feststellungsbescheides
bei der zuständigen Krankenkasse zu stellen. Das BADV-Schreiben ist im DZ-Portal unter
Bezüge zentral
Sozialversicherung
Hinweise/News eingestellt.
Wenn eine Teilnahmeverpflichtung besteht, ist dies schriftlich anzuordnen mit Angabe des
maßgeblichen Erstattungsprozentsatzes je betroffener Krankenkasse.
4.2 Umsetzung im Bezügezahlungsverfahren KIDICAP
4.2.1 Anordnung Teilnahme U1
Zur verfahrenstechnischen Umsetzung der Teilnahme eines Arbeitgebers am U1-Verfahren
sind dem BADV (K 2.15 oder [email protected]) folgende Angaben zu übermitteln:
Die Teilnahmeerklärung am U1-Verfahren des betroffenen Arbeitgebers
Eine Auflistung aller betroffenen Krankenkassen bei diesem Arbeitgeber und der jeweils zutreffende U1-Beitragssatz
Datum ab wann die U1-Beitragssätze in KIDICAP zu hinterlegen sind
Die U1-Beitragssätze der betroffenen Krankenkassen werden anhand der o. a. Angaben in
die Benutzerdaten von KIDICAP eingepflegt.
Seite 9 von 10
U1-Verfahren
4.2.2 Erfassung Teilnahme U1
Bei den betroffenen Personalfällen sind in ERF09a folgende Erfassungen vorzunehmen:
Feld AAG-Pflicht
Feld Beitragssatz U1
Merkmal 3 (U1 und U2 Pflicht liegt vor)
der zutreffende Beitragssatz ist auszuwählen.
Die U1-Beitragssätze sind in gleicher Reihenfolge wie unter
www.gkv-ag.de  Beitragssatzabfrage dargestellt in den Benutzerdaten von KIDICAP hinterlegt.
Feld Beitragssatz U2
1. Beitragssatz
Wenn das Feld AAG-Pflicht mit 3 gefüllt und ein U1-Beitragssatz ausgewählt wurde, werden
die U1-Beiträge maschinell ermittelt und monatlich zusammen mit den Gesamtsozialversicherungsbeiträgen abgeführt.
Seite 10 von 10