registration form – formulaire d`inscription

REGISTRATION FORM – FORMULAIRE D’INSCRIPTION
STUDENT / ÉLÈVE
Family name / Nom de famille:
Given names / Prénoms :
Date of birth / Date de naissance:
Health concerns or nutritional
particularities / Préoccupations de
santé ou alimentation
particulière :
Health card # /
No d’assurance médicale:
Grade / Niveau:
PARENTS
Father (guardian) / Père (tuteur)
Family name and given name / Nom et prénom :
Telephone (home) / Téléphone (résidence) :
Street address / Adresse
City / Ville:
Employer /Employeur:
Telephone (office) / Téléphone (bureau) :
Telephone (cellular) / Téléphone (cellulaire) :
E-mail / Courriel:
Postal Code / Code postal:
Mother (guardian) / Mère (tutrice)
Family name and given name / Nom et prénom :
Telephone (home) / Téléphone (résidence) :
Street address / Adresse
City / Ville:
Nepean
Employer /Employeur:
Telephone (office) / Téléphone (bureau) :
Telephone (cellular) / Téléphone (cellulaire) :
E-mail / Courriel:
Postal Code / Code postal:
Emergency Data / Données d’urgence
Primary contact (other than parents)
Premier contact (autre que parents) :
Telephone #1 / Téléphone #1:
Telephone #2 / Téléphone #2:
Health card # / Nº d’assurance médicale :
Family physician / Médecin de famille :
Telephone /
Téléphone :
REGISTRATION / INSCRIPTION
I understand and accept the conditions of registration as set out below.
Je comprends et j’accepte les conditions d’inscription énoncées ci-dessous.
Signature :
Date :
Joan of Arc Academy
FEE INFORMATION
2015-2016
Tuition Fees
Tuition fees for the 2015-2016 school year are as follows: $14,380 (first child),
$11504 (second child), $10,785 (third child). These cover teaching material, textbooks, workbooks,
and short educational field trips.
The Academy has three different fee payment plans. Cheques, post-dated as per the attached
School Fee Schedule, must accompany all registrations or re-registrations
Special Arrangements
Parents unable to comply with one of the three options may request special arrangements. Such
requests must be in writing and must explain the proposed arrangement and why it is required.
When two or more girls from the same family are registered at the Academy at the same time, a 20
% discount applies to the second child and a 25 % discount applies to the third and subsequent
children.
Membership Unit
A $500 membership unit is required for every student registered at Joan of Arc Academy.
Voluntary Participation
Each family must volunteer 15 hours to perform one or more of the activities described in the
attached documents. To guarantee this participation, each family must provide a $500 post-dated
cheque. If a family does not fulfill its obligation, the cheque is cashed at the end of the school year.
Parents are asked to fill in the volunteer form and to return it with the registration documents.
Tax Receipts per Calendar Year
Junior and Senior Kindergarten
Parents of Junior and Senior Kindergarten students will receive a child care deduction receipt for
100% of the tuition fees paid.
Grades 1 to 8
Tax receipts will be issued for the portion of a student’s school day involving daycare and for
periods of religious instruction.
Afterschool Service
School fees do not include participation in the Afterschool Program. Parents who want their
daughters to participate in this program must register for it separately. Annual receipts are issued
for payments to this program.
Children’s Fitness Tax Credit
Tax receipts will be issued for eligible fees paid for extracurricular physical activities to be defined
by the Canada Revenue Agency (CRA).
Hot Meal Program
Hot meals are offered 4 days of the week.
Milk
Single serving cartons of milk or chocolate milk may be purchased every day of the week.
Pizza Program
Pizza is offered once a week. This is also a fundraising activity.
Uniforms
Tuition fees do not include the cost of school uniforms, which are supplied by Top Marks. The
school provides order forms.
Responsibility for Payment
Withdrawals and Cancellations
To plan its operating expenditures, Joan of Arc Academy, a not-for-profit organization, must ensure
that annual income from school fees covers costs. When a student is enrolled, it is understood that
a place has been reserved for that child for the entire school year, and that parents are responsible
for the annual fees in full, except as noted below. The following policy is designed to protect the
school from financial loss. Parents agree to the following:
1. Parents of New Students:
Upon accepting an offer of admission to the school, parents will pay the non-refundable registration
fee and provide post-dated cheques as per the School Fee Schedule.
2. Re-registration:
Upon re-registration parents will pay the non-refundable registration fee and provide post-dated
cheques as per the School Fee Schedule.
3. Cancellation and Withdrawal Policy for all Parents:
Should it be necessary to withdraw a child, parents agree to provide written notification of
withdrawal to the Head of Joan of Arc Academy and agree that their financial responsibility for
school fees will be as set out in the following table.
Reimbursement (Policy EL- 4)
If the parents or guardians of a student decide to withdraw the student from the Academy for any
reason, other that the exceptions set out below, or if the Academy dismisses or otherwise requests
the withdrawal of the student, the Academy will retain the percentage of total tuition fees paid or still
payable for the school year based on the following table:
Date that withdrawal notice is
received by the Academy, or date on
which the withdrawal/dismissal is
requested by the Academy, or last
day of attendance of the student,
whichever is the latest.
March 2 - March 31 for the school year
beginning the following September
April 1 - June 30 for the school year
beginning the following September
July 1 - July 31
August 1 - August 31
September 1 - September 30
October 1 - October 31
November 1 - and later
*Excluding the non-refundable deposit
Percentage of
tuition fees payable
for the year that the
Academy will
retain*
15 %
25 %
40 %
60 %
80 %
90 %
100 %
The Academy will waive the reimbursement schedule and will reimburse all fees (including deposit)
paid for the upcoming school year after the parents or guardians have re-registered the student if:
1.
the Academy has notified in writing the parents or guardians that their child needs to repeat a
grade and the parents or guardians decide within three (3) weeks of such notification to withdraw
their re-registration request; or
2.
the Academy has notified in writing the parents or guardians that the Academy’s program is
proving too difficult for their child and that the Academy has decided to cancel the re-registration for
the student.
Note: In (1) above, if, after the three (3) weeks grace period has passed, the decision to withdraw is
made, the schedule above will be used to determine the applicable refund.
Penalties
If a renewal takes place between March 2 and March 31, a $500 non-refundable penalty is added.
As of April 1st, a non-refundable penalty of $250 per month is added.
Accounts Outstanding
Fees are due and payable on the dates specified. Additional fees of $25 a month apply for each late
payment and NSF cheque.
Students, whose fee payments are in arrears by more than one month may, at the discretion of the
Board, be dismissed.
Before re-admission, full payment of all fees with interest is required.
A student whose account has not been paid in full by the required date will not receive any grades
or transcripts from the Academy.
Dismissal
Joan of Arc Academy reserves the right to dismiss a student at any time if her presence, or the
presence of her parent(s) or guardian(s), is considered by the Head to be detrimental to the school
standards. Reasons may involve academics, conduct, or lack of cooperation.
Donations
As a registered charity, Joan of Arc Academic Society will issue income tax receipts for donations of
cash and materials.
Académie Jeanne d’Arc
RENSEIGNEMENTS
SUR LES FRAIS DE SCOLARITÉ
2015-2016
Frais de scolarité
Les frais de scolarité pour 2015-2016 sont les suivants : 14 380 $ (1er enfant),
11, 504 $ (2e enfant), 10 785 $ (3e enfant). Ces sommes comprennent le matériel pédagogique, les livres, les
cahiers d’exercices et les courtes sorties éducatives.
L’Académie offre trois modes de paiement des frais de scolarité. Dans tous les cas, des chèques postdatés
selon l’Échéancier des frais de scolarité ci-joint doivent être remis lors de l’inscription ou de la réinscription.
Modalités spéciales :
Les parents qui ne peuvent se conformer à aucune des trois options précitées peuvent demander que des
mesures spéciales de paiement leur soient accordées.
Lorsqu’une famille a deux filles ou plus qui fréquentent l’Académie en même temps, un rabais de 20 % est
alloué à la 2e enfant, et un rabais de 25 % est alloué à la 3e enfant, ainsi qu’aux autres filles de la famille.
Part de membre
Une part de 500 $ doit être fournie pour chaque élève à l’inscription initiale à l’Académie Jeanne d’Arc.
Bénévolat
Chaque famille doit faire 15 heures de bénévolat en accomplissant une ou plusieurs des activités décrites
dans les documents ci-joints. Comme garantie de sa participation, chaque famille doit fournir un chèque
postdaté de 500 $. À défaut de la contribution des 15 heures, le chèque sera encaissé en fin d’année
scolaire.
On demande aux parents de remplir le formulaire de participation bénévole et de le retourner avec les autres
documents relatifs à l’inscription.
Reçus aux fins d’impôt relatifs à une année civile donnée
Maternelle et Jardin
Les parents des enfants inscrites en maternelle et en jardin recevront un reçu déductible d’impôt
représentant 100 % des frais de scolarité d’une année civile donnée.
1re – 8e année
Des reçus seront remis pour la portion de la journée de l’élève considérée comme une période nécessitant
de la garde et pour les périodes d’instruction religieuse.
Service de garde Après-école
Les frais de scolarité n’incluent pas la participation au programme d’Après-école. S’ils le désirent, les parents
doivent y inscrire leur fille séparément et payer les frais qui sont alors en vigueur. Un reçu est remis
annuellement pour le montant versé.
Crédit d'impôt pour la condition physique des enfants
Des reçus aux fins d’impôt seront remis pour les activités physiques parascolaires (telles que définies par
l’Agence du revenu du Canada).
Repas chauds
Des repas chauds sont offerts quatre fois par semaine.
Programme de lait
On peut acheter un berlingot de lait ou de lait au chocolat à chaque jour.
Programme de pizza
La pizza est offerte une fois par semaine. Ceci est aussi une activité de collecte de fonds.
Uniformes
Les frais d’inscription n’incluent pas le coût des uniformes de l’école, qui sont fournis par Top Marks.
L’Académie procure les formulaires de commande.
Obligation de paiement
Annulation et retrait
Afin de planifier son budget de fonctionnement, l’Académie Jeanne d’Arc, qui est un organisme à but non
lucratif, doit s’assurer que les frais de scolarité pourvoient à ses dépenses annuelles. Par conséquent, au
moment où une élève s’inscrit à l’école, il est entendu qu’une place lui est réservée pour toute l’année et que
les parents paieront la totalité des frais, sauf dans les cas cités plus bas. Cette politique vise à protéger
l’école de pertes financières. En signant le formulaire d’inscription, les parents donnent leur accord aux
énoncés suivants
1. Parents de nouvelles élèves
Après confirmation de l’admission, les parents payeront à l’école l’acompte non remboursable et remettront
en même temps une série de chèques postdatés, conformément à l’Échéancier des frais de scolarité de
l’école, pour le solde des frais.
2. Réinscription
À la date de réinscription, les parents paieront à l’école les frais non remboursables de réinscription et
remettront en même temps une série de chèques postdatés, conformément à l’Échéancier des frais de
scolarité de l’école, pour le solde des frais.
3. Politique d’annulation et de retrait, pour tous les parents :
Dans le cas du retrait d’une enfant, le parent s’engage à faire parvenir par écrit un avis de retrait au directeur
de l’école. Le parent s’engage aussi à payer les frais de scolarité selon le tableau suivant.
Remboursement (Politique EL4)
Si les parents ou les tuteurs d’une élève décident de retirer leur enfant de l’Académie, pour n’importe quelle
raison, sauf les exceptions énoncées ci-dessous, ou si l’Académie renvoie ou demande le retrait de l’élève,
l’Académie retiendra le pourcentage du montant total des frais de scolarité payés ou à payer pour l’année
scolaire en question selon le barème qui suit :
Date de réception par l’Académie de
l’avis de retrait de l’élève, ou date du
renvoi/retrait de l’élève exigé par
l’Académie, ou date du dernier jour de
classe de l’élève, selon la plus tardive
des trois dates.
Du 2 – 31 mars pour l’année scolaire qui
débute au mois de septembre suivant
Du 1er avril au 30 juin pour l’année scolaire
qui débute au mois de septembre suivant
1er juillet – 31 juillet
1er août – 31 août
1er septembre – 30 septembre
1er octobre – 31 octobre
À partir du 1er novembre
*Excluant l’acompte non remboursable
Pourcentage des
frais de scolarité
annuels que
l’Académie
gardera*
15 %
25 %
40 %
60 %
80 %
90 %
100 %
L'Académie ne tiendra pas compte du barème de remboursement et remboursera tous les honoraires (y
compris l’acompte) payés pour l'année scolaire à venir après que les parents ou les tuteurs ont réinscrit
l’élève si :
1.
l'Académie a avisé, par écrit, les parents ou tuteurs que leur enfant a besoin de poursuivre une année
et que les parents ou tuteurs décident dans un délai de trois (3) semaines d'un tel avis de retirer leur
demande de réinscription ; ou
2.
l'Académie a avisé, par écrit, les parents ou tuteurs que le programme de l'Académie semble trop
difficile pour leur enfant et que l'Académie a décidé de décommander la réinscription de l’élève.
Note : Selon l’énoncé dans 1. ci-dessus, si, après que le délai de grâce de trois semaines est écoulé, la
décision est faite de retirer l’élève, le barème ci-dessus sera appliqué pour déterminer le remboursement
applicable.
Pénalités
Si la réinscription se fait du 2 mars au 31 mars, une pénalité non remboursable de 500 $ s’applique. À
compter du 1er avril, une pénalité non remboursable de 250 $ par mois s’y ajoute.
Comptes en souffrance
Les comptes sont dus et payables à la date spécifiée. Les comptes en souffrance, ainsi que les chèques
sans provision sont sujets à des frais de 25 $ par mois.
Les arrérages de frais de scolarité de plus d’un mois peuvent entraîner le renvoi d’une élève, suivant la
décision du Conseil d’administration.
Le paiement complet de tous les frais et intérêts passés est requis avant qu’une élève ne soit réadmise à
l’Académie.
L’élève dont le compte n’a pas été réglé au complet à la date requise ne recevra pas ses notes, ni copie de
son dossier scolaire de l’Académie.
Renvoi
L’Académie se réserve le droit en tout temps de renvoyer une élève dont la présence, ou la présence d’un
ou de ses parents ou tuteur (s) ne serait pas, selon la direction, en conformité avec les critères de l’école.
Les raisons invoquées peuvent être le rendement scolaire, la mauvaise conduite ou le manque de
coopération.
Dons
À titre d’organisme de charité, l’Académie Jeanne d’Arc remettra des reçus aux fins d’impôt pour les dons en
argent ou en matériel.
JOAN OF ARC ACADEMY - SCHOOL FEES SCHEDULE
ACADÉMIE JEANNE D'ARC - ÉCHÉANCIER DES FRAIS DE SCOLARITÉ
2015-2016
Registration of a NEW student / Inscription d'une NOUVELLE élève
To help you complete your cheques, you may check the boxes.
Pour vous aider à faire vos chèques, vous pouvez cocher les cases.
1st child - 1er enfant
1st option / 1re option
2nd child - 2e
enfant
3rd child - 3e enfant
-20%
-25%
11,504 $
10,785$
14,380$
Non-refundable deposit payable at registration /
Acompte non-remboursable payable à l'inscription

1,500 $
1,200 $
1,125 $
One single payment / Un seul paiement

12,880 $
10,304$
9,660 $

500 $



500 $

Membership unit payable at registration / Part de
membre payable à l'inscription (2)
Deposit related to volunteering dated June 1st, 2016
/ Versement relatif au bénévolat daté le 1er juin 2016
(1)

500 $

500 $
All postdated cheques must be submitted at registration. / Tous les chèques postdatés doivent être remis à l'inscription.
(1) Refundable if the family performs the prescribed hours of volunteer work during the school year, by June 1st, 2016/
Remboursable si la famille accomplit les heures requises de bénévolat pendant l'année scolaire, avant le 1er juin 2016.
(2) Please add the membership fee of $500 to the deposit. / S.V.P. ajouter la part de membre de 500 $ au dépôt.
1st child - 1er enfant
2nd option / 2e option
14,380 $
2nd child - 2e
enfant
3rd child - 3e enfant
-20%
-25%
11,504 $
10,785 $
Non-refundable deposit payable at registration /
Acompte non-remboursable payable à l'inscription
 1,500 $
1,200 $
1,125 $
First payment on April 1st, 2015 / Premier paiement
le 1er avril 2015
 6,440 $
5,152 $
4,830 $
Second payment on August 1st, 2015 / Deuxième
paiement le 1er août 2015
 6,440 $
5,152$
4,830 $
Membership unit payable at registration / Part de
membre payable à l'inscription (2)
Deposit related to volunteering dated June 1st, 2016/
Versement relatif au bénévolat daté le 1er juin
2016(1)

500 $



500 $
500 $

500 $
All postdated cheques must be submitted at registration. / Tous les chèques postdatés doivent être remis à l'inscription.
(1) Refundable if the family performs the prescribed hours of volunteer work during the school year, by June 1st, 2016 /
Remboursable si la famille accomplit les heures requises de bénévolat pendant l'année scolaire, avant le 1er juin 2016.
(2) Please add the membership fee of $500 to the deposit. / S.V.P. ajouter la part de membre de 500 $ au dépôt.
3rd option / 3e option
2nd child - 2e
enfant
3rd child - 3e enfant
-20%
-25%
11,504 $
10,785 $
 1,500 $
 1,431.11 $
 1,431.11 $
 1,431.11 $
 1,431.11 $
 1,431.11 $
 1,431.11 $
 1,431.11 $
 1,431.11 $
 1,431.11 $
 1,200 $
1,144.88 $
1,144.88 $
1,144.88 $
1,144.88 $
1,144.88 $
1,144.88 $
1,144.88 $
1,144.88 $
1,144.88 $
 1,125 $
1,073.33 $
1,073.33 $
1,073.33 $
1,073.33 $
1,073.33 $
1,073.33 $
1,073.33 $
1,073.33 $
1,073.33 $



1st child - 1er enfant
14,380 $
Non-refundable deposit payable at registration /
Acompte non-remboursable payable à l'inscription
April 1st, 2015/ 1er avril 2015
May 1st, 2015/ 1er mai 2015
June 1st, 2015/ 1er juin 2015
July 1st, 2015/ 1er juillet 2015
August 1st, 2015 / 1er août 2015
September 1st, 2015 / 1er septembre 2015
October 1st, 2015 / 1er octobre 2015
November 1st, 2015 / 1er novembre 2015
December 1st, 2015/ 1er décembre 2015
Membership unit payable at registration / Part de
membre payable à l'inscription (2)
Deposit related to volunteering dated June 1st, 2016/
Versement relatif au bénévolat daté le 1er juin
2016(1)


500 $
500 $
500 $
500 $
All postdated cheques must be submitted at registration. / Tous les chèques postdatés doivent être remis à l'inscription.
(1) Refundable if the family performs the prescribed hours of volunteer work during the school year, by June 1st, 2016/
Remboursable si la famille accomplit les heures requises de bénévolat pendant l'année scolaire, avant le 1er juin 2016.
(2) Please add the membership fee of $500 to the deposit. / S.V.P. ajouter la part de membre de 500 $ au dépôt.
PERMANENT RELEASE FORM REGARDING PERSONAL INFORMATION
Dear parents:
Each year, a list of all our students is given to all families of our school community. This list consists of the students’
names, as well as the names, addresses and telephone numbers of parents. This information is useful for organizing
birthday parties, for the children to have their friends’ phone numbers, for organizing car pools as well as for those
occasions when the children have forgotten their homework. Please give the required information for both parents if it is
not the same.
Please note that this authorisation will be effective as long as your daughter is registered at the Academy. If
ever you decide to revoke your authorisation, please advise us in writing before the beginning of the school
year.
Student’s Name: ________________________________________________
Same contact information for both parents
We consent to having our and our daughter’s contact information released

We do not consent on having our and our daughter’s contact information released

Signature of one parent ___________________________________________
Different contact information for each parent
Mother
I, ____________________________________________
(Signature)
consent
do not consent


to having my and my daughter’s contact information released.
Address: ___________________________________________________________________________
number
Tel.:
street
city
province
postal code
(home)___________________ (work)__________________ (cell.)______________________
E-mail: ________________________________________
Father
I, ____________________________________________
(Signature)
consent

do not consent 
to having my and my daughter’s contact information released.
Address: ____________________________________________________________________________
number
Tel.:
street
city
postal code
(home)___________________ (work)__________________ (cell)_______________________
E-mail: ________________________________________
FORMULAIRE PERMANENT DE RENONCIATION RELATIF AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Chers parents,
Tous les ans, une liste de toutes nos élèves (dont les parents sont d’accord) est remise à toutes les familles de notre
communauté scolaire. Cette liste comprend le nom des élèves, ainsi que le nom, l’adresse et le numéro de téléphone
de leurs parents. Ces renseignements sont utiles pour organiser des fêtes d'anniversaire, pour que les enfants aient le
numéro de téléphone de leurs amies, pour organiser du covoiturage, ainsi que pour les occasions où les enfants ont
oublié leurs devoirs. Veuillez fournir les données pour les deux parents si elles sont différentes.
Il est à noter que cette autorisation sera en vigueur tant que votre fille sera inscrite à l’Académie. Si jamais
vous décidez de retirer votre autorisation, veuillez nous en faire part par écrit avant le début de l'année
scolaire.
Nom de l'élève : ______________________________________________
Mêmes coordonnées pour les deux parents
Nous consentons à la diffusion de nos coordonnées et de celles de notre fille.

Nous ne consentons pas à la diffusion de nos coordonnées et de celles de notre fille. 
Signature d'un parent _________________________________________
Coordonnées différentes pour chaque parent
Mère
Je, ______________________________________________
(Signature)
consens
ne consens pas 
à la diffusion des coordonnées de ma fille et de moi-même.
Adresse : _____________________________________________________________________
numéro
Tél. :
rue
ville
province
code postal
____________________ (foyer) ________________ (travail) ______________(cellulaire)
Courriel : ______________________________________
Père
Je, __________________________________________
(Signature)
consens 
ne consens pas 
à la diffusion des coordonnées de ma fille et de moi-même.
Adresse : _____________________________________________________________________
numéro
Tél. :
rue
ville
province
code postal
____________________ (foyer) ________________ (travail) _____________ (cellulaire)
Courriel : ______________________________________
PERMISSION DE TRANSFÉRER LE DOSSIER SCOLAIRE DE L’ONTARIO
DATE: _____________________________
Comme parent / tuteur, je vous donne la permission de transférer le dossier scolaire de ma fille,
____________________________________ à l’Académie Jeanne d’Arc.
École précédente :_______________________________________
___________________________________
Signature du parent / tuteur
•••••••••••••••••••
CONSENT TO RELEASE ONTARIO SCHOOL RECORD
DATE: _____________________________
As parent / guardian, I hereby consent to the transfer of my daughter’s
__________________________________ school records to Joan of Arc Academy.
Previous school:_____________________________________
__________________________________
Parent’s / guardian’s signature
_____________________________________________________________________________________
2221 Elmira Drive, Ottawa, Ontario K2C 1H3 • (613) 728-6364 • fax: (613) 728-2935
www.joanofarcacademy.com
VOLUNTEER REGISTRATION FORM
FORMULAIRE D’INSCRIPTION POUR LE BÉNÉVOLAT
Name of children at the Academy / Nom des filles à l’Académie
_________________________________________________
_________________________________________________
_________________________________________________
level / année
_____
_____
_____
We prefer to / Nous préférons :

do our volunteer hours / faire nos heures de bénévolat

that you cash our cheque / que vous encaissiez notre chèque
FATHER / PÈRE :
MOTHER / MÈRE :
Name/nom :
Occupation :
Name/nom :
Occupation :
Employer/employeur :
Employer/employeur :
Other areas of interest / Autres champs d’intérêt :
Other areas of interest / Autres champs d’intérêt :
Home phone no./tél. domicile :
Work phone no./tél. travail :
Cell phone no./no. cellulaire;
E-mail/courriel:
Home phone no./tél. domicile :
Work phone no./tél. travail :
Cell phone no./no. cellulaire;
E-mail/courriel:
Committees and activities I am interested in / Comités et activités pour lesquels j’ai de
l’intérêt:
This form can be filled in by one or both parents. Please include the code and the name of the activity. / Ce formulaire
peut être rempli conjointement ou séparément par les parents. Veuillez indiquer le code et le nom de l’activité.
Ex. : A6
Landscaping / Aménagement paysager
In priority order :
Par ordre de priorité :
1.
1.
2.
2.
3.
3.
4.
4.
VOLUNTEERING
Academy parents are asked to contribute a certain number of hours of volunteer time, per family and per
year. If this obligation is not met, their $500 cheque in lieu of volunteer time is cashed at the end of the
school year. These hours of volunteer time, set at 15 hours by the Board for 2015-2016, may be performed
through committee work or by helping with Academy activities.
PROCEDURES
Please complete the enclosed Volunteer Registration Form by indicating your preferred Academy
committees or activities (see below). For example, for the Landscaping Committee, enter A6 on the form.
The form must be returned to the school with the rest of the registration package.
Parents are responsible for offering their services, keeping a log of their volunteer time, and ensuring that
they complete their hours before the end of the year.
The person responsible for each activity keeps a log of the volunteer hours of all participants. During the
month of April, the number of volunteer hours performed is tabulated and all parents are advised of their
status. In June, cheques are either returned to parents who have completed all their volunteer hours or
cashed when the volunteer hours have not been completed.
Parents may send an e-mail to [email protected] to obtain information regarding the
volunteering program.
Coordinator: France Bridges at 613.728.6364, extension 103
THE ACADEMY’S COMMITTEES AND ACTIVITIES
A1
Board of Directors
The Board of Directors consists of parents (or guardians) and external members elected for a term of
one, two or three years. They meet monthly. Anyone interested in serving on the Board should
contact the Chairperson of the Board. It is recommended that people serve on a committee or get
involved in school activities before seeking a mandate with the Board. Each member receives a 15
hour credit for volunteering.
A2
Finance Committee
This Committee reports regularly on the Academy’s financial situation. It makes tuition fee
recommendations to the Board and investigates additional financial opportunities.
A3
Building Committee
This Committee is responsible for making recommendations to the Headmaster concerning
renovations and major repairs to the school.
A5
Barbecue Committee
This committee is responsible for the organization of the Back-to-School Barbecue. The chair of this
committee obtains a 15 hour credit for volunteering.
A5
Marketing Committee
This Committee seeks opportunities to make the Academy better known and it coordinates the
publicity.
A6
Landscaping Committee
This committee develops and maintains the gardens on the school property. The chair of this
committee obtains a 15 hour credit for volunteering.
B
C
D
Special Events at the School
B1
Open House: Parents welcome and accompany prospective parents. There are up to four
open houses a year and they run from 13:00 to 19:00 on a school day.
B2
Christmas Arts, Crafts and Bake Sale: Many bakers are required for this activity. One hour of
volunteer time is credited for a dessert equivalent to a home-made cake or pie. Three hours
are credited for 2 such deserts.
B3
Used Uniform Sale: This involves receiving clothes, tagging, selling, and bookkeeping. The
Used Uniform Sale takes place during two school days in June. The chair of this committee
obtains a 15 hour credit for volunteering.
B4
Parking Lot Attendant: Attendants are required during special events such as the Back-toSchool Barbecue and the Christmas Concert.
B5
Assistance to the photographer at the beginning of the year: This involves directing the flow of
students in an effective and gentle manner. Picture- taking may last the whole day. The date
for picture taking is confirmed in early September.
B6
Science Fair Judging: This involves visiting student exhibits, questioning the participants and
completing evaluation forms. The Science Fair is usually held in February.
Helping Classroom Teachers when requested by the teacher:
C1
Accompanying students on field trips, to tournaments, etc.
C2
Helping with some classroom learning activities (e.g. reading, workshops,
hands-on activities, computers).
C3
Helping teaching staff for special events (e.g. performances, exhibitions, plays, celebrations).
Library:
D1
F
H
Labelling, sorting, shelving, taking inventory, and organizing book fairs.
Ski Day:
F1
G
games,
Normally, in February or early March, all students go skiing for the day. Many parents
are needed to supervise this activity. Seven hours of volunteer work per parent are
credited for full-day participation in this outing. Being able to ski is not a pre-requisite.
Sports:
G1
Coaching basketball, volleyball, soccer, badminton, or cross-country.
coach obtains a 15 hour credit for volunteering.
Each
G2
Building and maintaining skating rink. Two people responsible for this
obtain a 15 hour credit for volunteering.
activity
Activities Requiring Special Skills: Please let us know if you have skills which would benefit
the school and are not called-upon elsewhere in the list. We are especially interested
in plumbing, electrical, painting, excavating, landscaping and building skills.
Bénévolat
Nous demandons aux parents de l’Académie de faire un certain nombre d’heures de bénévolat, par famille et
par année. Ces heures de bénévolat, dont le nombre a été établi par le Conseil à 15 heures pour l’année
scolaire 2015-2016, peuvent être accomplies dans le cadre de comités ou d’activités de l’Académie. Si les
heures ne sont pas complétées, le chèque de 500 $ tenant lieu du bénévolat, sera encaissé à la fin de
l’année scolaire.
PROCÉDURES
Veuillez remplir le Formulaire d’inscription pour le bénévolat ci-inclus, en indiquant les comités ou activités
qui vous intéressent (voir ci-dessous). Par exemple, pour le Comité de l’aménagement paysager, inscrivez
A6 sur le formulaire. Le formulaire doit être retourné à l'école avec les documents d’inscription.
Les parents sont responsables de proposer leurs services, de tenir un registre de leurs heures de bénévolat,
et de s’assurer d’accomplir le nombre d’heures requises avant la fin de l’année.
La personne responsable de chaque activité doit tenir un registre des heures de bénévolat de tous les
participants. En avril, le nombre d’heures accomplies est comptabilisé et tous les parents sont avisés de leur
statut. En juin, les chèques sont retournés aux parents qui ont accompli toutes leurs heures de bénévolat, ou
encaissés dans le cas contraire.
Les parents peuvent envoyer un courriel à [email protected] pour obtenir tout
renseignement relié aux présentes procédures.
Coordonnatrice : France Bridges au 613.728.6364, poste 103
LES COMITÉS ET LES ACTIVITÉS DE L’ACADÉMIE
A1
Conseil d’administration
Le Conseil d’administration est formé de parents (ou de tuteurs) et de membres externes, élus pour
un mandat de un, deux, ou trois ans. Ils se rencontrent chaque mois. Toute personne désirant siéger
au Conseil devrait communiquer avec le président du Conseil. Il est recommandé de faire partie d’un
comité d’abord ou de participer à des activités de l’école avant de solliciter un mandat au Conseil
d’administration. Tout membre reçoit un crédit de 15 heures de bénévolat.
A2
Comité des finances
Ce comité fournit régulièrement des rapports sur la santé financière de l’Académie et s’occupe
d’engager les vérificateurs. Il présente des propositions au Conseil concernant les frais de scolarité.
De plus, il recherche et évalue de nouvelles sources de financement.
A3
Comité de l’immeuble
Ce comité présente des recommandations au Directeur au sujet des rénovations et des réparations
majeures à l’immeuble.
A4
Comité du Barbecue de la rentrée
Ce comité est responsable de l’organisation du Barbecue de la rentrée. La personne responsable du
comité reçoit un crédit de 15 heures de bénévolat.
A5
Comité de marketing
Ce comité cherche des occasions de faire mieux connaître l’Académie et il coordonne la publicité.
A6
Comité de l’aménagement paysager
Ce comité aménage et entretient les jardins sur la propriété de l’école. La
responsable du comité reçoit un crédit de 15 heures de bénévolat.
B
personne
Événements spéciaux à l’école
B1
Journées portes ouvertes : Les parents accueillent et accompagnent les parents-clients
éventuels. Il y a jusqu’à quatre Journées portes ouvertes par année et elles ont lieu de 13 h à
19 h un jour de semaine.
B2
Vente d’art, d’artisanat et de pâtisseries de Noël : De nombreux bénévoles sont requis pour
cette activité. La contribution d’un dessert équivalant à un gâteau ou une tarte maison donne
droit à un crédit d’une heure de bénévolat. Les bénévoles peuvent gagner un crédit de trois
heures pour 2 desserts.
B3
Vente d’uniformes usagés : Ceci comprend la réception des vêtements, l'étiquetage, la vente,
et la comptabilité. La vente d’uniformes usagés a lieu pendant deux jours d'école en juin. La
personne responsable du comité reçoit un crédit de 15 heures de bénévolat.
B4
Préposés au stationnement : Des préposés sont requis pour les événements spéciaux, tels
que le Barbecue de la rentrée et le Concert de Noël.
B5
Aide du photographe au début de l’année : Cette activité, qui peut durer une journée entière,
consiste à diriger les élèves efficacement et avec douceur. La date de la prise des photos est
déterminée au début de septembre.
B6
C
D
Aide au personnel enseignant lorsque l’enseignante le demande
C1
Accompagner les élèves lors de sorties, de tournois, etc.
C2
Aider à la tenue de certaines activités pédagogiques dans les classes (exemples : lecture,
ateliers, jeux, activités interactives, ordinateurs).
C3
Aider le personnel enseignant lors d’événements spéciaux (exemples : représentations,
expositions, pièces de théâtre, célébrations).
Bibliothèque :
D1
F
H
Aider à étiqueter, à classer et à ranger les livres, à faire l’inventaire, et à organiser les foires
du livre.
Journée de ski :
F1
G
Juge à la foire des sciences : Les juges doivent examiner les projets, poser des questions aux
participantes et remplir des formulaires d’évaluation. Habituellement, la Foire des sciences a
lieu en février.
Normalement, en février ou au début de mars, toutes les élèves se rendent sur les pentes
pour une journée de ski. Nous avons besoin de plusieurs parents bénévoles pour surveiller
cette activité. Un crédit de sept heures de bénévolat par parent est accordé pour la
participation à la journée entière. Il n’est pas nécessaire de savoir skier.
Sports :
G1
Entraînement d’une équipe de basket-ball, volley-ball, soccer, badminton, ou cross-country.
Chaque entraîneur reçoit un crédit de 15 heures de bénévolat.
G2
Établissement et entretien de la patinoire. Les 2 personnes responsables de
reçoivent un crédit de 15 heures de bénévolat.
la patinoire
Activités exigeant des qualifications particulières : Vous êtes invités à nous faire part de vos
compétences qui pourraient profiter à l’école, mais auxquelles on ne fait pas appel ailleurs dans cette
liste. Nous sommes particulièrement intéressés aux habiletés dans les domaines de la plomberie,
l’électricité, la peinture, l’excavation, l’aménagement paysager, et la construction.
REGISTRATION CHECKLIST
To ensure an efficient registration, please verify that you have included the following:
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Renewal Form verified and signed.
Deposit check, dated today.
One, two or ten cheques, according to the option you have chosen
Volunteering cheque ($500) dated June 1 2016
Volunteering Registration Form completed
Registration Form
Membership Unit cheque ($500 for each new child) dated today
Thank you for your cooperation.
AIDE-MÉMOIRE POUR L’INSCRIPTION
Pour assurer une inscription efficace, veuillez vous assurer d’inclure:
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Formulaire de réinscription vérifié et signé.
Chèque en acompte
Un, deux ou dix chèques, selon l'option que vous avez choisie
Chèque relatif au bénévolat (500 $) daté du 1er juin 2016
Formulaire d’inscription pour le bénévolat rempli
Formulaire d’inscription
Chèque de part de membre (500 $ par enfant)
Merci de votre collaboration.
JOA Marketing Program Tracking / Suivi du programme de marketing de l’AJA
May I ask you how you heard about Joan of Arc Academy?
Puis-je vous demander comment vous avez entendu parler de l'Académie Jeanne d’Arc ?
Was it …
Était-ce …
❏ A referral? / Une référence ?
If yes, who? / Si oui, par qui? ________________________________
❏ Online? / En ligne?
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