réservation de groupe - Rotary International

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réservation de groupe - Rotary International
FR—(516)
RÉSERVATION DE GROUPE
Convention 2017 du Rotary International
Atlanta (États-Unis)
Du 10 au 14 juin 2017
INSTRUCTIONS
Nouveau cette année : à partir de 15 chambres ou plus, les groupes doivent se rendre sur et choisir l’option « Groups of 15 or more »
https://registration.experientevent.com/showROT171. Vous pourrez consulter les informations sur chaque hôtel et vous recevrez immédiatement la confirmation et un récapitulatif de votre réservation. Si vous choissisez de ne pas faire votre réservation de groupe en
ligne, veuillez remplir ce formulaire (disponible sur riconvention.org). Les demandes seront traitées les demandes par ordre d’arrivée.
Tout formulaire incomplet entraînera des retards ou une annulation
• Une fois votre demande traitée, vous recevrez une proposition officielle (Official Offer of Rooms). Veuillez y répondre avant la DATE
LIMITE (RETURN DUE DATE) indiquée. Au-delà de cette date, votre demande sera annulée.
• Une carte bancaire est requise pour effectuer la réservation.
• Tout ajustement du nombre de chambres peut être fait sans pénalité jusqu’au 5 décembre 2016.
• Effectuer le paiement du total de deux (2) nuits et des taxes pour chaque chambre réservée le 5 décembre 2016 au plus tard
(non remboursable).
• Pour plus de détails, consulter les directives officielles à la page 2 pour les réservations de groupe.
1. INFORMATIONS SUR LE GROUPE
3. CHOIX D’HÔTELS
Choisir jusqu’à trois hôtels, à classer par ordre de préférence. Experient fera tout son possible pour répondre à votre demande. Si
les hôtels choisis ne sont plus disponibles, onPeak vous proposera
un hôtel offrant des prestations similaires.
Nom du groupe
Adresse
Ville
Province (Canada) Code postal Pays
1.
2. 3. 2. REPRÉSENTANT DU GROUPE
ARRHES
Aucun paiement n’est requis pour l’instant. Une fois la proposition
officielle reçue et acceptée, vous devrez fournir un numéro de carte
bancaire (avec date d’expiration) pour garantir la réservation. Une
facture vous sera ensuite envoyée par Experient environ 3 semaines
avant le 5 décembre 2016. Le paiement de deux nuits et des taxes
pour chaque chambre réservée est à envoyer directement à l’hôtel
(avec copie au coordinateur Groupes d’Experient) par virement
électronique bancaire en Won sud-coréen (KRW). Les frais de virement sont à la charge du groupe. Les paiements par carte bancaire
ne sont pas acceptés. Si le paiement des arrhes n’est pas reçu au
5 décembre 2016 avec copie au coordinateur Groupes d’Experient,
la réservation des chambres sera automatiquement annulée. Pour
en savoir plus, consultez à la page 3 les Directives officielles pour
les réservations de groupe.
Nom
Prénom
Société
 (inclure tous les indicatifs)
7 (inclure tous les indicatifs)
E-mail
Par l’envoi de ce formulaire, vous autorisez Experient à communiquer les informations collectées pendant la réservation à l’hôtel où
vous avez réservé une chambre. Ces informations seront soumises
aux règles de confidentialité de l’hôtel.
ENVOYER LE FORMULAIRE À :
Experient, Attn: Rotary Group Coordinator
One Overlook Point
Suite 600
Lincolnshire, IL 60069, États-Unis
[email protected]
7 +1-847-996-5401
Saisir votre demande de chambres ci-dessous. Si vous désirez faire des réservations de groupe dans plusieurs hôtels, veuillez utiliser un formulaire par
hôtel (ex. : demande pour 20 chambres à l’hôtel A sur un formulaire ; demande pour 15 chambres à l’hôtel B sur un autre formulaire).
Jour/date
Nombre de
chambres
demandées
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5
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6
juin
Mer
7
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8
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9
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20
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Total
des
nuitées
RÉSERVATION DE GROUPE
Convention 2017 du Rotary International
Atlanta (États-Unis)
Du 10 au 14 juin 2017
DIRECTIVES OFFICIELLES POUR LES RÉSERVATIONS DE GROUPE
Afin de ne pas s’exposer à des pénalités, le Rotary International, dans le cadre d’un accord signé avec les hôtels de la ville hôte, doit
occuper un nombre minimum de chambres. À cette fin et pour s’assurer que les groupes réservent un nombre réaliste de chambres, le
Rotary exige que les groupes s’acquittent à l’avance du total de deux (2) nuits taxes comprises (la première et la dernière nuit de votre
séjour) pour chaque chambre réservée. Consultez votre facture pour en savoir plus.
Les groupes souhaitant réserver au moins 15 chambres doivent respecter le calendrier suivant afin de garantir leur disponibilité. Nous
insistons sur l’importance de ces échéances, car seuls les dossiers complets et envoyés dans les délais seront traités.
Jusqu’au 6 septembre 2016 – Envoi de ce formulaire à Experient
• Les réservations de groupe sont traitées par ordre d’arrivée par Experient, le fournisseur officiel d’hébergement du Rotary. Il est donc
recommandé de les envoyer au plus tard le 6 septembre 2016. Après cette date, nous n’offrons aucune garantie quant à la disponibilité
de chambres. Aucune demande de réservation de groupe ne sera traitée par téléphone.
• À réception de la demande, une proposition de chambres sera adressée au représentant du groupe sous dix (10) jours ouvrables. Cette
proposition indiquera clairement un délai de réponse à respecter impérativement. Votre réponse à Experient devra inclure la confirmation, l’ajustement ou le refus du nombre de chambres réservées ainsi qu’un numéro de carte bancaire pour garantir la réservation.
• La proposition sera automatiquement annulée si une réponse n’est pas reçue dans les délais.
• Une fois votre acceptation reçue et la carte bancaire approuvée, un coordinateur Groupes d’Experient contactera le représentant de
votre groupe pour l’informer des prochaines échéances.
• Il est possible que l’hôtel où les chambres ont été réservées envoie au représentant de votre groupe un document à signer.
5 décembre 2016 – Date limite pour l’ajustement du nombre de chambres
• Échéance pour l’ajustement du nombre de chambres sans pénalité. Une facture du montant dû vous sera envoyée par Experient environ
3 semaines avant le 5 décembre 2016. Le paiement à l’avance du total de deux (2) nuits et des taxes pour chaque chambre réservée
est à envoyer directement à l’hôtel avec copie au coordinateur Groupes d’Experient par virement électronique bancaire en dollars
américains. Les frais de virement sont à la charge du groupe. Les paiements par carte bancaire ne sont pas acceptés.
• Si votre paiement avec copie au coordinateur Groupes d’Experient n’est pas reçu au 5 décembre 2016, la réservation des chambres sera
automatiquement annulée.
• À partir de cette date, aucun remboursement ne sera effectué pour toute réduction du nombre de nuitées ou annulation de la réservation. Toute réduction du nombre de nuitées ou annulation doit être effectuée auprès du coordinateur Groupes d’Experient. Les
paiements effectués à l’avance seront conservées par l’hôtel concerné à titre de pénalité.
28 février 2016 – Date limite pour fournir le noms des occupants des chambres
•
Dans le cas où un occupant n’a pas été assigné à une chambre, la réservation de cette chambre sera annulée et les arrhes conservées
à titre de pénalité. Les groupes pourront toujours modifier le nom des occupants des chambres réservées jusqu’au 11 mai 2017.
Après les dates limites communiquées par les hôtels, les représentants de groupe doivent négocier tout changement directement
avec les hôtels. Pour plus en savoir plus, veuillez consulter le formulaire Réservation de chambre d’hôtel.
Pour toute question, écrire à :
Experient, Attn: Rotary Group Coordinator
One Overlook Point
Suite 600
Lincolnshire, IL 60069, États-Unis
[email protected]
7 +1-847-996-5401
Réservé à l’usage d’Experient
Received:
Agent:
Hotel:
Offer:
Acc:
Deposits:
Rooms:
Total paid:
ID:
RÉSERVATION DE GROUPE
Convention 2017 du Rotary International
Atlanta (États-Unis)
Du 10 au 14 juin 2017
CONVENTION 2017 – LISTE DES HÔTELS
Il est possible que le Rotary International ajoute des hôtels à cette liste en vue de satisfaire les demandes. Veuillez consulter
https://registration.experientevent.com/showROT171 pour vous informer des tarifs et disponibilités.
Hotel Name
Tarif chambre simple ou double (nuitée)
1
Aloft Hotel Atlanta Downtown
79 USD
2
Atlanta Marriott Marquis
205 USD
3
Marriott Suites Midtown
194 USD
4
Courtyard Atlanta Downtown
179 USD
5
Crown Plaza Atlanta Midtown
169 USD
6
DoubleTree by Hilton Atlanta Downtown
184 USD
7
Fairfield Inn & Suites Atlanta Downtown
144 USD
8
Four Seasons Hotel Atlanta
266 USD
9
Hilton Atlanta
189 USD
10
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Holiday Inn Atlanta Airport South
99,30 USD
11
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Holiday Inn Atlanta Perimeter / Dunwoody
99 USD
12
Holiday Inn Centennial Park
179 USD
13
Holiday Inn Express & Suites Atlanta Downtown
14
Hyatt Regency Atlanta
201,04 USD
236,80 USD
179 USD
15
Loews Atlanta Hotel
16
Omni Hotel at CNN Center
237 USD
17
Renaissance Atlanta Midtown Hotel
194 USD
18
Sheraton Atlanta Hotel
189 USD
19
The Ritz-Carlton Deluxe
249 USD
20
The Westin Peachtree Plaza
199 USD
21
W Atlanta - Downtown
205 USD
22
W Atlanta - Midtown
189 USD
n Hôtel désigné pour les Rotaractiens (N.B.: aucun transport fourni de
et vers l’hôtel. Transports publics à proximité).
Les tarifs ci-dessus sont indiqués en dollars américains (USD) pour
des chambres simples ou doubles. Sauf indication contraire, ils
comprennent les taxes et une commission de 6 % facturée à
Experient. Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer si une
chambre est occupée par plus de deux personnes. Sauf indication
contraire, le petit déjeuner est fourni à prix réduit. Pour en savoir
plus, veuillez consulter les informations relatives à votre hôtel.
N. B. : l’appellation du type de chambre peut varier ; il est équivalent
à une chambre standard.
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