réservation de groupe - Rotary International
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réservation de groupe - Rotary International
FR—(516) RÉSERVATION DE GROUPE Convention 2017 du Rotary International Atlanta (États-Unis) Du 10 au 14 juin 2017 INSTRUCTIONS Nouveau cette année : à partir de 15 chambres ou plus, les groupes doivent se rendre sur et choisir l’option « Groups of 15 or more » https://registration.experientevent.com/showROT171. Vous pourrez consulter les informations sur chaque hôtel et vous recevrez immédiatement la confirmation et un récapitulatif de votre réservation. Si vous choissisez de ne pas faire votre réservation de groupe en ligne, veuillez remplir ce formulaire (disponible sur riconvention.org). Les demandes seront traitées les demandes par ordre d’arrivée. Tout formulaire incomplet entraînera des retards ou une annulation • Une fois votre demande traitée, vous recevrez une proposition officielle (Official Offer of Rooms). Veuillez y répondre avant la DATE LIMITE (RETURN DUE DATE) indiquée. Au-delà de cette date, votre demande sera annulée. • Une carte bancaire est requise pour effectuer la réservation. • Tout ajustement du nombre de chambres peut être fait sans pénalité jusqu’au 5 décembre 2016. • Effectuer le paiement du total de deux (2) nuits et des taxes pour chaque chambre réservée le 5 décembre 2016 au plus tard (non remboursable). • Pour plus de détails, consulter les directives officielles à la page 2 pour les réservations de groupe. 1. INFORMATIONS SUR LE GROUPE 3. CHOIX D’HÔTELS Choisir jusqu’à trois hôtels, à classer par ordre de préférence. Experient fera tout son possible pour répondre à votre demande. Si les hôtels choisis ne sont plus disponibles, onPeak vous proposera un hôtel offrant des prestations similaires. Nom du groupe Adresse Ville Province (Canada) Code postal Pays 1. 2. 3. 2. REPRÉSENTANT DU GROUPE ARRHES Aucun paiement n’est requis pour l’instant. Une fois la proposition officielle reçue et acceptée, vous devrez fournir un numéro de carte bancaire (avec date d’expiration) pour garantir la réservation. Une facture vous sera ensuite envoyée par Experient environ 3 semaines avant le 5 décembre 2016. Le paiement de deux nuits et des taxes pour chaque chambre réservée est à envoyer directement à l’hôtel (avec copie au coordinateur Groupes d’Experient) par virement électronique bancaire en Won sud-coréen (KRW). Les frais de virement sont à la charge du groupe. Les paiements par carte bancaire ne sont pas acceptés. Si le paiement des arrhes n’est pas reçu au 5 décembre 2016 avec copie au coordinateur Groupes d’Experient, la réservation des chambres sera automatiquement annulée. Pour en savoir plus, consultez à la page 3 les Directives officielles pour les réservations de groupe. Nom Prénom Société (inclure tous les indicatifs) 7 (inclure tous les indicatifs) E-mail Par l’envoi de ce formulaire, vous autorisez Experient à communiquer les informations collectées pendant la réservation à l’hôtel où vous avez réservé une chambre. Ces informations seront soumises aux règles de confidentialité de l’hôtel. ENVOYER LE FORMULAIRE À : Experient, Attn: Rotary Group Coordinator One Overlook Point Suite 600 Lincolnshire, IL 60069, États-Unis [email protected] 7 +1-847-996-5401 Saisir votre demande de chambres ci-dessous. Si vous désirez faire des réservations de groupe dans plusieurs hôtels, veuillez utiliser un formulaire par hôtel (ex. : demande pour 20 chambres à l’hôtel A sur un formulaire ; demande pour 15 chambres à l’hôtel B sur un autre formulaire). Jour/date Nombre de chambres demandées Dim 4 juin Lun 5 juin Mar 6 juin Mer 7 juin Jeu 8 juin Ven 9 juin Sam 10 juin Dim 11 juin Lun 12 juin Mar 13 juin Mer 14 juin Jeu 15 juin Ven 16 juin Sam 17 juin Dim 18 juin Lun 19 juin Mar 20 juin Total des nuitées RÉSERVATION DE GROUPE Convention 2017 du Rotary International Atlanta (États-Unis) Du 10 au 14 juin 2017 DIRECTIVES OFFICIELLES POUR LES RÉSERVATIONS DE GROUPE Afin de ne pas s’exposer à des pénalités, le Rotary International, dans le cadre d’un accord signé avec les hôtels de la ville hôte, doit occuper un nombre minimum de chambres. À cette fin et pour s’assurer que les groupes réservent un nombre réaliste de chambres, le Rotary exige que les groupes s’acquittent à l’avance du total de deux (2) nuits taxes comprises (la première et la dernière nuit de votre séjour) pour chaque chambre réservée. Consultez votre facture pour en savoir plus. Les groupes souhaitant réserver au moins 15 chambres doivent respecter le calendrier suivant afin de garantir leur disponibilité. Nous insistons sur l’importance de ces échéances, car seuls les dossiers complets et envoyés dans les délais seront traités. Jusqu’au 6 septembre 2016 – Envoi de ce formulaire à Experient • Les réservations de groupe sont traitées par ordre d’arrivée par Experient, le fournisseur officiel d’hébergement du Rotary. Il est donc recommandé de les envoyer au plus tard le 6 septembre 2016. Après cette date, nous n’offrons aucune garantie quant à la disponibilité de chambres. Aucune demande de réservation de groupe ne sera traitée par téléphone. • À réception de la demande, une proposition de chambres sera adressée au représentant du groupe sous dix (10) jours ouvrables. Cette proposition indiquera clairement un délai de réponse à respecter impérativement. Votre réponse à Experient devra inclure la confirmation, l’ajustement ou le refus du nombre de chambres réservées ainsi qu’un numéro de carte bancaire pour garantir la réservation. • La proposition sera automatiquement annulée si une réponse n’est pas reçue dans les délais. • Une fois votre acceptation reçue et la carte bancaire approuvée, un coordinateur Groupes d’Experient contactera le représentant de votre groupe pour l’informer des prochaines échéances. • Il est possible que l’hôtel où les chambres ont été réservées envoie au représentant de votre groupe un document à signer. 5 décembre 2016 – Date limite pour l’ajustement du nombre de chambres • Échéance pour l’ajustement du nombre de chambres sans pénalité. Une facture du montant dû vous sera envoyée par Experient environ 3 semaines avant le 5 décembre 2016. Le paiement à l’avance du total de deux (2) nuits et des taxes pour chaque chambre réservée est à envoyer directement à l’hôtel avec copie au coordinateur Groupes d’Experient par virement électronique bancaire en dollars américains. Les frais de virement sont à la charge du groupe. Les paiements par carte bancaire ne sont pas acceptés. • Si votre paiement avec copie au coordinateur Groupes d’Experient n’est pas reçu au 5 décembre 2016, la réservation des chambres sera automatiquement annulée. • À partir de cette date, aucun remboursement ne sera effectué pour toute réduction du nombre de nuitées ou annulation de la réservation. Toute réduction du nombre de nuitées ou annulation doit être effectuée auprès du coordinateur Groupes d’Experient. Les paiements effectués à l’avance seront conservées par l’hôtel concerné à titre de pénalité. 28 février 2016 – Date limite pour fournir le noms des occupants des chambres • Dans le cas où un occupant n’a pas été assigné à une chambre, la réservation de cette chambre sera annulée et les arrhes conservées à titre de pénalité. Les groupes pourront toujours modifier le nom des occupants des chambres réservées jusqu’au 11 mai 2017. Après les dates limites communiquées par les hôtels, les représentants de groupe doivent négocier tout changement directement avec les hôtels. Pour plus en savoir plus, veuillez consulter le formulaire Réservation de chambre d’hôtel. Pour toute question, écrire à : Experient, Attn: Rotary Group Coordinator One Overlook Point Suite 600 Lincolnshire, IL 60069, États-Unis [email protected] 7 +1-847-996-5401 Réservé à l’usage d’Experient Received: Agent: Hotel: Offer: Acc: Deposits: Rooms: Total paid: ID: RÉSERVATION DE GROUPE Convention 2017 du Rotary International Atlanta (États-Unis) Du 10 au 14 juin 2017 CONVENTION 2017 – LISTE DES HÔTELS Il est possible que le Rotary International ajoute des hôtels à cette liste en vue de satisfaire les demandes. Veuillez consulter https://registration.experientevent.com/showROT171 pour vous informer des tarifs et disponibilités. Hotel Name Tarif chambre simple ou double (nuitée) 1 Aloft Hotel Atlanta Downtown 79 USD 2 Atlanta Marriott Marquis 205 USD 3 Marriott Suites Midtown 194 USD 4 Courtyard Atlanta Downtown 179 USD 5 Crown Plaza Atlanta Midtown 169 USD 6 DoubleTree by Hilton Atlanta Downtown 184 USD 7 Fairfield Inn & Suites Atlanta Downtown 144 USD 8 Four Seasons Hotel Atlanta 266 USD 9 Hilton Atlanta 189 USD 10 n Holiday Inn Atlanta Airport South 99,30 USD 11 n Holiday Inn Atlanta Perimeter / Dunwoody 99 USD 12 Holiday Inn Centennial Park 179 USD 13 Holiday Inn Express & Suites Atlanta Downtown 14 Hyatt Regency Atlanta 201,04 USD 236,80 USD 179 USD 15 Loews Atlanta Hotel 16 Omni Hotel at CNN Center 237 USD 17 Renaissance Atlanta Midtown Hotel 194 USD 18 Sheraton Atlanta Hotel 189 USD 19 The Ritz-Carlton Deluxe 249 USD 20 The Westin Peachtree Plaza 199 USD 21 W Atlanta - Downtown 205 USD 22 W Atlanta - Midtown 189 USD n Hôtel désigné pour les Rotaractiens (N.B.: aucun transport fourni de et vers l’hôtel. Transports publics à proximité). Les tarifs ci-dessus sont indiqués en dollars américains (USD) pour des chambres simples ou doubles. Sauf indication contraire, ils comprennent les taxes et une commission de 6 % facturée à Experient. Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer si une chambre est occupée par plus de deux personnes. Sauf indication contraire, le petit déjeuner est fourni à prix réduit. Pour en savoir plus, veuillez consulter les informations relatives à votre hôtel. N. B. : l’appellation du type de chambre peut varier ; il est équivalent à une chambre standard. S ree cht Pea Atlantic Station 17th St NW Spring St NW W Peachtree St NW 16th St NW IKEA Atlanta Techwood Dr NW Atlanta Botanical Garden 15th St NE 14th St NW 22 3 14th St NE 8 Piedmont Park 75 85 15 W eN l Av phil Hem State St NW 14th St NW Northside Dr NW High Museum of Art Atlanta Symphony E tN The Commons 10th St NW 10th St NE Dunwoody Marietta 41 8th St NE Atlanta City Hall Irwin St NE Martin Luther King, Jr Nat’l Historic Site E Av eS mo nt Pie d Georgia Capitol Piedmont Ave NE ATLANTA Edgewood Ave NE Co ca Edgewood Ave NE Co la Georgia State University rS Pl Selena S. Butler Park SE 75 tS E Pr S att 10 Auburn Ave NE E tS E nd S Co ur tla atu Pkwy Dr NE Bedford Pl NE Fort St NE 18 De c Boulevard SE Argonne Ave NE Piedmont Ave Freedom Pkwy Jackson St NE Peachtree Center Ave NE P l NE Par k St St Georgia Plaza SW Av e ral W Piedmont Ave NE t NE eS Peachtree St NE Pe ac h tre Spring St NW t re e ac h Underground Atlanta Ce nt Pe ac htr e eS tS W or W Tri nit yA ve S Highland Ave NE Ellis St NE Hurt Park Peachtree Fountains 7 Plaza St SW St St S Sp rin g Pe Fo r sy th W er St S Wa lk rS W Jr Dr SE Atlanta Medical Center 85 Decatur St SE SE No rth sid eD W SW 675 ard W ML K St Forest Park lev rs te S St 14 ch ell St S ma Robert W. Woodruff Park Panthersville Bou 154 Pe ba 9 Auburn Ave NE SW Northside Dr SW Ala Ralph McGill Blvd John Wesley Dobbs Ave NE eS li air F W tN rA 285 ve NE 10 Courtland St NE St N W Martin Luther King Jr Dr SW Mit Williams St NW pi Sprin g St N nial NW m Ol y 2 Ang ie Harris St NE NW ten Cen Center Par c 14 19 4 y Wa Georgia Philips Int’l Arena Plaza 13 Hapeville At l a n t a I n t ’ l Ai r p o r t Baker St NE St Georgia Dome (Atlanta Falcons) W Tabernacle ie 1/4 Mile The rN kD Juniper St NE Pine St NE College Park Andrew Young International Blvd NE 20 6 ck Lu 1/8 16 vd Bl al io n Andrew Young In ter nat CNN 12 Harris St NW ie eg rn Ca 3 1 Baker St NW Wa sh ing ton 0 Sp r Centennial Olympic Park Georgia World Congress Center Ivan Allen Jr Blvd World of Coca Cola Pry NW t rS NW Centennial Olympic Park Dr NW Dr ke Ba 0 ing e sid r th Joseph E. Boone Blvd NW Georgia Aquarium d East P oCivic i n t Center Park 85 285 W No Ivan Allen Jr Blvd Ivan Allen Jr Blv 21 Belvedere Park Candler-McAfee 20 Gresham Park Bedford-Pine 54 Park 166 Emory Crawford Long Hospital 285 154 23 75 29 tS St 41 278 North Ave NE 5 Pine St N E Decatur 278 29 20 Scottdale Druid Hills Atlanta 278 Ponce de Leon Ave NE Courtland St NE etta Mari 29 78 North Ave NE NW 19 280 78 Boulevard SE North Ave NW Spring St NW Ave N or th 285 Ponce de Leon Av e NE Techwood D r NW yN W 236 Peachtree St NE Bobby Dodd Stadium 29 278 kw W Peachtree St NW Techwood Dr NW Tech P t Dr NW kwy NW Luckie St NW hs ide P Fers t 85 23 23 41 Hilliard St SE Ferst Dr NW W rN eD sid rth No rt ta S Brookhaven Tu c k e r 5th St NE No riet Doraville C h a mb l e e 400 75 Vi n i n g s Georgia Institute of Technology Sandy Springs 19 Ferst Dr NW 141 11 S my r n a 17 Ma 285