CLSH - CCTP 2013-15 - Communauté de Communes Monts et

COMMUNAUTE DE COMMUNES DES MONTS ET VALLEES
Cahier des Clauses Techniques Particulières
(C.C.T.P.)
Identification de l'acheteur :
Communauté de Communes des Monts et Vallées
Place du 19 mars 1962
B.P. 2
76510 Saint Nicolas d’Aliermont
Tel : 02.35.04.85.10 - Fax : 02.35.04.85.19
Courriel : directeur @cc-mv.fr
Objet de la consultation :
Organisation et animation d'un accueil de loisirs estival
(2013-2015)
Marché de services en procédure adaptée
(en application de l’article 28 du Code des Marchés Publics)
Date limite de remise des offres : Lundi 26 novembre 2012 à 12h00
ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONSULTATION
La Communauté de Communes des Monts et Vallées administre un accueil de loisirs qui fonctionne aux
périodes suivantes :
- CLSH (centre Maternel et centre Jeunes et ado) : juillet du lundi au vendredi (hors jours
fériés) et 1ère quinzaine d’aout (les dates sont ajustées en fonction des vacances scolaires et
des jours fériés),
- Séjours : juillet et 1ère quinzaine d’aout,
Les éléments informatifs et statistiques relatifs à cet accueil de loisirs figurent dans les fiches en
annexe de ce cahier des charges (années 2010 à 2012).
Cette consultation vise à trouver un prestataire pour une période de trois ans pour les vacances
estivales des années 2013, 2014 et 2015, dans les conditions décrites dans le cahier des charges.
Elle portera sur une période allant de début juillet à la mi-août.
ARTICLE 2 : CONDITIONS GENERALES D'EXERCICE DE LA PRESTATION
2-1 – Activités
Les candidats devront organiser et mettre en œuvre les activités décrites dans les fiches en annexe
du présent cahier des charges.
Les conditions de partenariat entre la collectivité et le prestataire seront définies chaque année par
un avenant technique et financier soumis pour approbation préalable au Conseil Communautaire
concernant les périodes d’ouverture, les tarifs et les modalités financières (coût prévisionnel…).
2-2 - Recrutement, rémunération, formation
Le prestataire recrute, rémunère, forme, encadre le personnel d'animation nécessaire au
fonctionnement des activités dont il assure la mise en œuvre et le suivi.
Il s’engage, dans la mesure du possible, à prospecter au plan local pour le recrutement du personnel
éducatif, de façon à permettre une prise en charge des enfants par un public connaissant
l’environnement immédiat de l’Accueil de Loisirs. Ce personnel devra être qualifié ou en cours de
formation conformément à la législation en vigueur.
2-3 - Gestion, administration
La gestion pédagogique des activités est prise en charge par le prestataire. Elle comprend :
- l’établissement des projets pédagogiques, à remettre à l’ouverture de l’accueil,
-
la demande d’agrément pour les activités (CLSH et Séjours) de manière à ce que les parents
des enfants inscrits puissent utiliser les aides de la CAF (Bons Temps Libre, Aides aux
Vacances Enfants ou équivalents). Dans le cas contraire, ce manquement entrainerait une
baisse équivalente de la rémunération du prestataire.
-
l’organisation pédagogique (rythme, activités, aménagement de l’espace, sorties etc.)
les relations avec les familles (seuls les enfants inscrits sur les listes transmises par la CCMV
au prestataire seront accueillis),
la préparation pédagogique de l’accueil de loisirs et des actions assurées par divers moyens
(réunions de préparation avec les représentants de la Collectivité),
la préparation, le contrôle, le déroulement des diverses actions,
-
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-
-
toutes les informations nécessaires pour l’établissement des factures aux familles : les fiches
d’inscriptions sont fournies par le prestataire à la CCMV qui s’en sert de base pour la
facturation aux communes, donc au calcul de la fréquentation du Centre, et donc au bilan de fin
de saison (calcul du solde dû par la collectivité au prestataire),
la perception des prestations de service et aides diverses (CAF, CG…),
l’établissement du bilan de la saison servant de base au versement de la participation de la
CCMV.
Le prestataire s’engage, dans la mesure du possible, à prospecter au plan local pour l’organisation des
animations (équitation, initiations au nautisme, musées, base de loisirs, musées,…).
IMPORTANT :
Sont réalisés par les services de la CCMV :
-
la rédaction des documents d’information aux familles (le prestataire sera associé à la
validation du contenu),
-
l’inscription préalable au CLSH,
la liste des enfants inscrits sera transmise au prestataire. A la charge de ce dernier de suivre
la fréquentation et d’en transmettre les résultats tous les vendredis,
une liste des familles interdites d’inscription (sommes dues des années antérieures…) sera
communiquée au prestataire. En cas d’inscription, les fréquentation des enfants seront
décomptées,
la perception des participations des familles seront perçues par la CCMV,
le solde de la rémunération du prestataire sera établi au vu du relevé de fréquentation des
familles,
Le transport (matin et soir) est pris en charge par la CCMV (le transport lié aux activités en
est donc exclu).
-
-
2-4 - Locaux
Les locaux nécessaires à la conduite des activités sont mis à la disposition gratuite du prestataire par
la collectivité, les jours et heures convenus d'un commun accord.
L'entretien, l'éclairage, le chauffage, sont pris en charge par la collectivité.
Les modalités pratiques de ces mises à disposition seront arrêtées par une convention particulière
établie conjointement par le propriétaire des locaux, la collectivité et le prestataire.
2-5 - Restauration
Le prestataire organisera et encadrera le service de restauration. Le prix de cette prestation sera
intégré au prix de la journée (CLSH et Séjours).
2-6 - Responsabilités
Le prestataire est pleinement responsable de la sécurité des enfants accueillis dans les activités qu'il
anime. II s'engage :
- à faire toutes les déclarations préalables définies par la réglementation, en particulier les
déclarations d'ouverture d'un accueil de loisirs auprès de la Direction Départementale de la
Jeunesse et des Sports,
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-
à respecter strictement les normes quantitatives et qualitatives d'encadrement des enfants et
les conditions d'exercice des activités définies par la réglementation en vigueur,
à déclarer immédiatement aux autorités compétentes ainsi qu'au maire tout accident grave
survenu à l'occasion des activités,
à faciliter tout contrôle décidé par la CCMV.
2-7 - Assurances
Le prestataire s'engage à contracter une assurance couvrant sa responsabilité civile générale et
comportant notamment la protection juridique et la couverture des risques liés à ce type d'activités.
2-8 - Programme détaillé d'activités
Pour la période des vacances d'été, le prestataire établit un programme détaillé d'activités et le bilan
de la période écoulée pour le CLSH et les séjours.
Les programmes doivent être communiqués à la collectivité au plus tard 4 semaines avant le début de
la période concernée par les activités. Après validation par la Communauté de communes, les
programmes doivent être communiqués aux familles au plus tard 2 semaines avant le début de la
période concernée par les activités.
Les programmes doivent préciser clairement les activités prévues pour chaque demi-journée. Si des
équipements sont nécessaires pour la pratique d’une activité (bottes, casquettes…), cela doit
apparaître sur le programme d’activités.
2-9 – Bilan d’activités et de gestion
Les bilans d’activités – quantitatifs et qualitatifs - doivent être communiqués à la collectivité pour que
la commission Jeunesse et Sport puisse se réunir dans les meilleurs délais. Le versement du solde de
la participation de la collectivité ne sera mandaté qu’après cette validation.
Les statistiques doivent permettre une compréhension claire de la fréquentation et du public accueilli
(âge, commune d’origine…).
A cette occasion, le prestataire remet à la collectivité un bilan de gestion présentant une synthèse
des différents bilans d’activité et une vue détaillée des coûts de gestion. Ce bilan de gestion fait
notamment apparaître la ventilation des charges assumées par le prestataire pour l’organisation de
l’accueil de loisirs.
2-10 - Modalités de règlement
Voir article 6.2 du CCAP.
2-11 – Obligations du prestataire
2.11.1. Respect de la réglementation
Le prestataire s'engage à respecter la réglementation inhérente à l'accomplissement de sa mission
ainsi que les règles de sécurité.
Tout manquement à cet engagement entraîne systématiquement la résiliation du marché aux torts
exclusifs du prestataire.
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2.11.2. Obligation de discrétion
Le prestataire, qui à l'occasion de l'exécution du marché, a reçu information ou communication de
renseignements ou documents confidentiels, est tenu de garder secret ces renseignements.
Ces renseignements ou documents ne peuvent être communiqués à d'autres personnes, sans
autorisation du représentant de la commune.
Tout manquement à cet engagement entraîne systématiquement la résiliation du marché aux torts
exclusifs du prestataire.
ARTICLE 3 : Description des activités :
Les activités à mettre en place, leurs objectifs généraux et leurs conditions de mise en œuvre sont
décrites dans les annexes suivantes :
Annexe 1 - Accueil de loisirs Sans Hébergement – Centres Maternel et Jeunes/ adolescents
Annexe 2 - Séjours
Annexe 3 – Eléments statistiques et informatifs de 2010 à 2012
II est bien précisé que la collectivité n'attend pas du prestataire qu'il reproduise à l'identique les
services et activités existants mais qu'il propose, dans le cadre des objectifs généraux, des modalités
d'intervention permettant la meilleure adaptation de l'offre à l'évolution des besoins des enfants et
des familles et garantissant un très bon niveau de qualité des prestations.
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ANNEXE 1 – ACCUEIL DE LOISIRS 3 / 13 ans des GRANDES VACANCES
1/ OBJECTIFS GENERAUX
II s'agit :
-
d'accueillir les enfants qui ne partent pas en vacances
de favoriser la découverte du milieu par l'organisation de sorties et visites
de favoriser la découverte de nouvelles activités
de permettre une ouverture sur l'extérieur
de porter attention à la gestion du rythme de vie de l'enfant
2/CONDITIONS DE MISE EN OEUVRE
Le centre de loisirs doit offrir une variété d'activités sportives ou culturelles de qualité. Outre la
découverte, il s'agit de permettre à l'enfant de développer sa créativité, son imaginaire. Ces activités
sont l'occasion de susciter des passions et d'en soutenir la pratique régulière. La découverte de
l'environnement et son appropriation sont utilisées comme moyens d'insertion sociale.
La place de l'enfant est centrale dans le fonctionnement de l’accueil de loisirs. II doit pouvoir choisir
son activité, s'exprimer sur les propositions qui lui sont faites et participer à la construction de
projets. Le centre est un espace collectif, il doit développer dans le groupe les notions d'entraide, de
solidarité et de respect de l'autre. Les rythmes doivent être adaptés aux enfants ; il ne s'agit pas de
consommer de l'activité mais de vivre des expériences ré exploitables par l'enfant. Différentes
formules d'accueil peuvent être envisagées sur un même site, notamment vers des activités
spécialisées et suivies répondant aux besoins et aux envies exprimées par les enfants et les parents.
3/ CARACTERISTIQUES DE L’ACTIVITE
- Age du public concerné : de 3 à 13 ans répartis comme suit :
centre de loisirs maternel : enfants de 3 à 6 ans (scolarisés) : fréquentation à la
demi-journée possible.
centre de loisirs pré-adolescents et Jeunes : 6-13 ans : fréquentation à la demijournée possible,
- Lieu : accueil de loisirs – Ecole d’Envermeu sous réserve de reconduction de la mise à
disposition par la commune,
- Heures et périodes d’ouverture : tous les jours de la semaine (du lundi au vendredi sauf jours
fériés) de 9h00 à 17h00. L’accueil sera assuré à partir de 8h30 jusqu’à 17h30
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ANNEXE 2 – ORGANISATION DES SEJOURS
1/ OBJECTIFS GENERAUX
-
privilégier le départ des enfants qui ne bénéficient pas ou peu de vacances
favoriser le goût de la découverte de sites d'accueil
développer l'intérêt pour des activités sportives ou culturelles nouvelles
s'ouvrir vers l'extérieur
apprendre à s'organiser et à vivre en collectivité
2/ CONDITIONS DE MISE EN OEUVRE
Les mini camps doivent permettre au plus grand nombre d’enfants de vivre un temps de vacances
collectif facile d’accès et riche sur le plan des apprentissages et des découvertes. Le temps des
vacances est de plus en plus morcelé pour les familles. Dans ce contexte, les enfants ont un besoin de
séjours sur des temps plus courts. L’organisation des mini camps devra donc prendre en compte cette
dimension sociologique.
Ce temps de vacances est en outre un moment privilégié pour favoriser la découverte de nouvelles
activités et susciter l’intérêt pour d’autres environnements. L’ouverture sur d’autres cadres de vie,
sur d’autres formes de vie en collectivité et sur de nouvelles pratiques culturelles et sportives devra
conditionner des choix d’organisation et de thématiques. Une attention particulière sera portée sur
l’organisation de la vie en collectivité au sein de ces mini camps. En effet, cette dimension du séjour
constitue en soi un temps d’activité riche en découverte et en apprentissage.
L’accessibilité à ces séjours devra également être prise en compte. Ce dispositif doit permettre au
plus grand nombre d’enfant de la commune un départ en vacances même sur des séjours courts.
3/ CARACTERISTIQUES DE L’ACTIVITE
-
Age du public concerné : 9 – 13 ans (âge minimum variable en fonction des activités
Nombre de mini camps souhaité : 3 en juillet (1 par semaine) et 2 en aout (1ère quinzaine), soit
5 par an, avec un maximum de 6,
Période de mise en œuvre : du lundi au vendredi (5 jours / 4 nuits) du lundi 9h00 au vendredi
17h00. L’accueil sera assuré à partir de 8h30 jusqu’à 17h30
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ANNEXE 3 – ELEMENTS INFORMATIFS ET STATISTIQUES 2010 et 2012
Bilan 2010-2012
CLSH
Nombre d’enfants inscrits
Nombre de jours d’ouverture
Nombre de journées enfants
Fréquentation moyenne
2010
296
19
2 914
« maternel » 40.71
« jeunes »
112.66
Total =
153.37
Coût de revient J/E
(animation seule, hors locaux)
Tarifs publics 2012
Tarif (€)
1 – QF < 350
2 – QF : 350-450
3 – QF : 450-500
3 – QF : 500-650
4 – QF : > 650
2011
288
28
2715.50
« maternel » 26.52
« jeunes »
69.32
Total =
95.84
21.57 €
Présence <= 7.5j
6.15
7.15
idem
7.20
8.70
2012
266
25
2355.50
« maternel » 38.70
« jeunes »
55.52
Total
94.22
24.40 €
Présence entre
8j et 17.50j
5.90
6.90
idem
7.95
8.45
Présence >=18j
Aide CAF76
5.65
6.65
idem
7.70
8.20
90.00
60.00
30.00
0.00
0.00
Séjours
Fréquentation (J/E) :
Nombre de séjours :
Places pourvues/réalisées
Coût de revient J/E :
2010
2 914
5
83/90
35.92 €
2011
2715.50
5
76/75
36.42 €
2012
Tarif des séjours 2012 : (5 jours/ 4 nuits
Proposition 2012
Participation des
familles
Moins de 350
De 351 à 450
De 451 à 500
Plus de 500
100 €
Aide CAF 76
Reste à la charge des familles
(10% minimum)
250 €
10 €
150 €
10 €
100 €
10 €
0€
100 €
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