Guide parametrage SNW

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Paramétrage
d’APOGEE
pour la saisie
des notes par le WEB
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UPPA
Philippe Brax
ÉQUIPE APOGÉE
Décembre 2012
Sommaire
Introduction
Objectifs et utilisateurs
Fonctionnalités offertes
Avantages
Limites
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Paramétrages
Equipe Apogée
Gestionnaires
Choix des éléments pédagogiques
Choix des périodes
Affectations des correcteurs
Habilitation des correcteurs
Adresse web
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Guide de paramétrage Apogée pour la saisie des notes par le WEB
• 1 Introduction
o Saisie des notes par le WEB : objectif et utilisateurs de l’application
-Ce nouveau service sécurisé permet
La saisie à distance, par le WEB, et à tout moment des notes et résultats d’examen et/ou
d’éléments pédagogiques d’une population d’étudiants.
-Le suivi de l’avancement des saisies
-Il est destiné en priorité aux enseignants et peut-être utilisé par les secrétariats pédagogiques.
-Ce service s’appuie sur le référentiel APOGEE. Les secrétariats pédagogiques pourront
définir les épreuves (EPR) ou éléments pédagogiques (ELP), session, type de notation, période
de saisie, enseignants habilités à la saisie par élément, etc…
o Fonctionnalités offertes
-Consultation et suivi de la saisie des notes
-Saisie sous anonymat possible
-Export et import facilité d’une population d’étudiants via fichier Excel
o Avantages
Cette procédure est comparable à la saisie des notes via l’import Export Excel mais sa procédure
plus conviviale permet de :
-disposer en temps réel de la population d’étudiants concernés par la notation
-de renseigner en toute sécurité la note ou l’absence de l’étudiant, à tout moment et quel que soit
le lieu.
-d’avoir un outil de suivi de l’avancement des collectes pour un responsable d’enseignement.
-les notes peuvent être saisies à n’importe quel niveau de l’arborescence, de l’épreuve au
semestre
o Limites
-Examens : seuls les examens modélisés dans Apogée par un ELP ou une EPR sont concernés
par ce service.
Il n’est pas possible de saisir une note ou un résultat pour une année VET ou VDI. Ce service
concerne principalement les éléments constitutifs d’une UE porteurs d’une note ou d’un résultat.
Les éléments pour lesquels il existe une règle de calcul ne devraient pas être proposés à distance.
-Etat des délibérations : avancement des délibérations exclusivement A.
Une note ne pourra pas être saisie ou modifiée si l’avancement est E ou T
-Statut des notes et résultats : les notes prennent le statut « I ». La modification de notes et
résultats existants ne sera possible que pour certains statuts, par exemple « I » ou « S » si la
renonciation est possible en session 2
-Les mentions, points de jury et rangs ne peuvent pas être saisis.
Equipe Apogée
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Guide de paramétrage Apogée pour la saisie des notes par le WEB
-La modification d’une note déjà présente :
Globalement, la saisie des notes directe dans apogée est prioritaire par rapport à la saisie des
notes par le web.
Si la note présente dans apogée n'est pas issue d'un report , la modification est possible si le
statut de la note est " I " 'importée', donc déjà saisie par le web ou issue d'un import excel
(également E 'en attente de saisie', et N 'non calcul').
Saisie, calculée ou modifiée après calcul => modification par le web impossible.
Pour une épreuve, une note 'S' dans apogée ne peut être modifiée par le web.
Le cas de la renonciation est un peu différent:
Dans le cas d'une session 2, si la note dans apogée est issue d'un report et la renonciation n'est
pas possible, pas de modification possible par le web.
si la renonciation est possible, la note peut être modifiée si elle a été importée ou saisie. (idem
pour les épreuves).
• Paramétrages
Le service de saisie des notes par le web est paramétré dans les domaines Référentiel et Accès à
distance. Les écrans WEB sont personnalisés via le service numérique OuPli. L’année résultat
concernée est la dernière année ouverte ou ouverte à l’initialisation dans le référentiel.
o Paramétrage fait par l’Equipe Apogée
L’EA s’occupe des paramétrages suivants :
les écrans WEB (côté utilisateur):
> personnalisation des libellés
> personnalisation des pages d’aide en ligne
> personnalisation des messages d’erreur et d’information
> personnalisation des contacts
référentiel APOGEE
> Activation du service (variable applicative TEM_SN_WEB à « O »
> Définition des utilisateurs du service : enseignants et gestionnaires : ils doivent être
connus de l’annuaire LDAP, définis dans le référentiel Personnel Apogée et habilités à
utiliser ce service via AGRHUM (groupe SI/Applications/Apogée notes WEB).
Outre les enseignants de l’UPPA, aux étudiants doctorants et aux enseignants
intervenants d’autres établissements.
Les règles de gestion (Accès à distance/Saisie des notes/Règles de gestion)
>SN01 : si inactive, les correcteurs n’ont pas la possibilité de modifier le barème de
notation. Les notes seront saisies sur le barème saisie par défaut dans les MCC.
>SN02 : si inactive, les disponibilités d’extraction et d’import de fichier de notes sous
anonymat ne sont pas disponibles
Vérification des enseignants dans le référentiel (code Harpège)
Equipe Apogée
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Guide de paramétrage Apogée pour la saisie des notes par le WEB
o Paramétrages fait par les gestionnaires
Choix des éléments pédagogiques soumis à la notation par le WEB
Domaine Accès à distance/ Saisie des notes / Affectation des périodes SN
Le centre de traitement de la gestionnaire s’affiche, puis :
Le choix de la session est obligatoire
Les filtres suivants permettent d’affiner l’affichage :
> La version d’étape. : toutes les ELP et EPR de l’année s’affichent
> Le semestre : tri sur les éléments du semestre affiché
> La nature de l’élément : UE, UP, … Les épreuves (EPR) s’affichent également
> La case à cocher « uniquement les EPR » permet de selectionner uniquement les
épreuves
> La période de l’élément (AN, S1, S2, …) peut être utilisée si elle a été renseignée dans
la structure de l’élément pédagogique.
> le champ « calendrier » permet d’afficher les épreuves présentes dans un calendrier
d’épreuves géré par APOGEE ; les autres champs ne peuvent alors pas être renseignés.
Il est recommandé d’utiliser l’un des filtres ; si ce n’est pas le cas, l’ensemble des
éléments pédagogiques de toutes les étapes du centre de traitement seront sélectionnées
et l’extraction est extrêmement longue.
Equipe Apogée
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Guide de paramétrage Apogée pour la saisie des notes par le WEB
Une fois les filtres renseignés, appuyer sur afficher.
Pour qu’un élément soit ouvert à la saisie des notes à distance, la case AD doit être
cochée. Cela peut se faire en masse par « tout sélectionner », mais auparavant la saisie
des périodes de notation est obligatoire.
Choix des périodes ouvertes à la notation
Les dates d’ouverture et de fermeture peuvent être renseignées pour chaque élément.
Une saisie en masse peut-être faite dans le champs « affecter les dates ». Appuyer ensuite
sur ce bouton. Les dates peuvent ensuite être modifiées ponctuellement.
Un fois les périodes saisies il est alors possible de cliquer sur AD
Equipe Apogée
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Guide de paramétrage Apogée pour la saisie des notes par le WEB
Affectation des correcteurs
Domaine Accès à distance/ Saisie des notes / Affectation des correcteurs.
Le centre de traitement de la gestionnaire s’affiche, puis :
-Le choix de la session est obligatoire
-Choix de l’élément pédagogique : ne peuvent être affichés que des éléments accessibles
à la saisie des notes par le WEB (case AD cochée dans l’écran précédent).
Les dates d’ouverture et de fermeture sont rappelées. Si la date est dépassée, l’élément ne
s’affiche pas.
-cliquer sur afficher pour afficher la liste des correcteurs déjà affectés, même si vous
savez qu’il n’y en a pas.
Choisir l’enseignant dans le menu déroulant en tapant les premières lettres de son nom .
Les enseignants qui peuvent être affectés sont les personnels en service dans le
référentiel APOGEE.
Equipe Apogée
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Guide de paramétrage Apogée pour la saisie des notes par le WEB
Si des groupes d’étudiants ont été définis et si vous sélectionnez le groupe associé à
l’enseignant, celui-ci n’aura accès qu’aux étudiants de son groupe. Ainsi plusieurs
enseignants peuvent être saisis pour un élément, chacun n’ayant accès qu’à ses étudiants.
Si un enseignant est désigné comme responsable du suivi cet enseignant aura accès via le
service numérique au suivi de l’avancement global de la saisie des notes, si vous cochez
la case ‘Responsable du suivi ‘
Si vous ne trouvez pas dans Apogée l’enseignant que vous cherchez, envoyez un
message à l’équipe Apogée avec les noms prénoms de l’enseignant.
Habilitation des correcteurs
Afin qu’ils puissent accéder à l’application de saisie des notes par le web, vous devez
communiquer les noms des enseignants concernés à l’Equipe Apogée afin qu’ils soient
habilités.
Adresse WEB
Le lien pour la connexion à l’application est le suivant :
https://www.apogee-pau.u-bordeaux.fr/snw8/
A diffuser aux enseignants concernés.
Un guide de l’utilisateur, « côté enseignant », est également disponible
sur le site Apogée.
Equipe Apogée
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