Annexe technique pour l`application de

Annexe technique pour l'application :
Candidature et Inscription
En Ligne Lilloise
(CIELL)
FONCTIONNALITES SIMPLIFIEES
Les acteurs
Plusieurs sortes d’utilisateurs cohabitent autour de la
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problématique des candidatures (filières sélectives ou
non) :
- Le candidat qui, selon son profil, peut accéder à une
validation d’acquis, une année spéciale, une formation
de type licence ou master ou encore une formation
continue.
complémentaire (pour les formations avec quotas) sont
progressivement placés en liste principale en fonction
des quotas (courant juin à …)
- 5 - Par basculement automatique ou non², en fonction
des réelles présences au rendez-vous pour inscription,
les candidats en liste complémentaire (pour les
formations avec quotas) sont progressivement placés en
liste principale en fonction des quotas (juillet à …)
- 6 - Par basculement automatique ou non², en fonction
des réelles présences au cours en septembre, les
candidats en liste complémentaire (pour les formations
avec quotas) sont progressivement placés en liste
principale en fonction des quotas (en septembre).
Pour les dossiers tardifs, ces six phases peuvent être
confondues courant juillet ou septembre selon l’état
d’avancement du « remplissage » d’une formation.
Candidat
Pédagogue
Demande de dossier (Phase 1)
Saisie des données administratives, Saisie des cursus
scolaires, Saisie des informations post-Baccalauréat
(selon), Saisie des notes de lycée (selon), Saisie des
notes du baccalauréat (selon)
Impression du dossier par le candidat
Rendez-vous pour entretien (selon) (Phase 2)
Choix du créneau parmi ceux encore disponibles
Maintien de candidature (selon) (Phase 3)
Choix parmi les admissions en liste principale
Confirmation parmi les listes complémentaires
Prise de rendez-vous (selon) (Phase 5, et 4 ou 6)
Choix parmi les créneaux visibles3 et encore disponibles
Confirmation parmi les listes complémentaires
- Le régisseur de recette (ou l’Agent Comptable) en cas
de frais de dossier
- L’administrateur (au sens informatique ou responsable
administratif) dont le rôle consiste à paramétrer tout ou
partie et à attribuer les accès en fonction de
l’organisation de l’établissement.
Présence au rendez-vous (selon) (Phase 5, et 4 ou 6)
Fin de la campagne pour ce candidat.
Les phases
Scolarité
Il existe plusieurs phases majeures dans une campagne de
candidature :
Retour du dossier (Phase 1)
Si encaissement au retour du dossier, saisie du
paiement semi-automatisée et réception totalement
automatisée
Si encaissement avant ou dossier gratuit, réception
totalement automatisée
Envoi des décisions de jury (fin phase 2)
Tout dialogue est automatisé avec usage du courrier
électronique :
pièces
manquantes,
convocations
entretien, décisions, etc …
présence effective selon leur ordre de leur vœu.
3
2
Des outils statistiques indiquent la probabilité de places vacantes en tenant
compte des réponses des candidats, de leur prise de rendez-vous et/ou de leur
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Pointage de présence au rendez-vous (Phase 5 et 6)
Si encaissement de frais de polycopiés ou autre,
automatisation liée à la saisie comptable
Si non encaissement, automatisation par simple « clic »
LES FONCTIONNALITES PAR ACTEUR ET PAR
PHASE
- La pédagogie dont le travail consiste à examiner le profil
et le niveau du candidat en vue de l’admission ou de son
classement en liste d’attente (complémentaire) avec
d’éventuels tests ou entretiens
1 Les candidatures concernant les 1ère années de DUT ou de licences
générales sont gérées par l’outil National PostBac.
Envoi des décisions consécutives aux désistements
(phase 4, 5, 6)
Impression totalement automatisée : la lettre de décision
est imprimable par le candidat
Transfert de données vers APOGEE (OPI) pour
inscription
Les données sont transférées pour permettre les
inscriptions selon les organisations de l’établissement :
en « présentiel » ou en ligne.
Les réinscriptions peuvent faire l’objet d’un renvoi vers
un site particulier.
- Le service scolarité (services administratifs) qui est
chargé de dialoguer avec le candidat depuis sa
demande jusqu’à son éventuelle inscription
- 1 - Demande de dossiers par le candidat avec paiement
(éventuel), envoi par le candidat, réception par le service
scolarité et ventilation vers les UFR/départements des
dossiers (de janvier à …)
- 2 - Examen pédagogique avec éventuels tests et
entretiens, commission interne aux formations, jury
commun (d’avril à …)
- 3 - Confirmation par le candidat de son maintien en
complémentaire et/ou principale sur l’ensemble de ses
vœux (fin juin ou début juillet selon les formations)
- 4 - Par basculement automatique ou non2, en fonction
des réponses des candidats, les candidats en liste
Impression totalement automatisée : la lettre de décision
est imprimable par le candidat
Une fenêtre de visibilité permet de ne laisser apparaître que N jours
ouvrables consécutifs où il existe encore au moins une place de disponible
pour inscription. Ceci permet de forcer à remplir les premières prochaines
journées d’inscription et de pouvoir disposer de l’information de présence au
rendez-vous en vue de relance de complémentaire vers principale.
Examen du dossier (Phase 2)
Maintien dans la formation demandée ou basculement
vers une autre formation de la même UFR/département
Si la formation nécessite un classement de la liste
complémentaire :
Examen du dossier et évaluation de la pondération
éventuelle
Si le niveau est suffisant et s’il y a des tests ou des
entretiens, convocation pour les tests ou envoi d’un
mailing pour prise de rendez-vous pour entretien
S’il y a test et/ou entretiens, Saisie des tests et/ou
entretiens
Etablissement des critères quantitatifs et qualitatifs de
classement des listes
Si la formation ne nécessite pas de classement, prise de
décision avec ou non mailing pour un entretien
Evaluation du remplissage (Phase 4, 5 et 6)
Par basculement automatique ou aide à la décision de
basculement semi-automatique, passage de liste
complémentaire vers principale selon les statistiques
concernant les réponses au maintien des candidats,
prise de rendez-vous de ceux-ci et présence aux rendezvous.
Agent Comptable (si nécessaire)
Vérification des bordereaux générés suite aux saisies
Correction éventuelles des saisies
Envoi des bordereaux et chèques, mandats et/ou
coupons
Administrateur
Installation de l’application
Si mise à jour d’exécutables clients, les déployer dans
un volume disque paramétré à l’installation (C’est tout).
Sauvegarder les données selon les stratégies de
l’établissement
29/09/2010
DESCRIPTION PLUS DETAILLEE ET NON
EXHAUSTIVE DES FONCTIONNALITES
Pour le candidat
Le candidat est le principal utilisateur de l’application
CIELL. Il s’agit donc de lui offrir un outil ergonomique et
convivial pour déposer et suivre ses dossiers.
Il peut donc y déposer ses demandes en ayant fourni les
informations administratives, le cursus des cinq dernières
années. Selon son profil, il sera amené à donner des
informations complémentaires (telles que la dernière
formation suivie, le dernier diplôme postérieur au
baccalauréat, la dernière activité salariale s’il y a lieu, …).
Si une des formations (pour laquelle ce candidat postule)
souhaite les notes de lycée, ou les notes obtenues au
baccalauréat, ces informations lui sont demandées.
Chaque évolution de sa demande peut faire l’objet d’une
information visible sur le site Internet, ce qui peut simplifier
la gestion d’accusé de réception. L’utilisation de son e-mail
raccourcit les délais de courriers.
Lorsqu’une décision a été prise le concernant, elle n’est
visible qu’après la date de décision correspondant à cette
formation.
Lorsqu’une confirmation de candidature, suite à une
décision, est attendue, elle n’est possible qu’à partir des
dates décidées.
Lorsqu’une prise de rendez-vous (pour un entretien comme
pour une inscription) est possible pour un candidat, il peut
choisir parmi les créneaux de rendez-vous où des places
disponibles existent. S’il a des contraintes (liés à des
déplacements ou autres raisons), il peut choisir d’avoir la
liste des créneaux libres en début, fin de demi-journées
et/ou tel jour plutôt que tel autre, … Il est informé du lieu de
rendez-vous (qui peut être spécifique ou générique).
Un récapitulatif lui permet de savoir en permanence l’état
de l’ensemble des dossiers le concernant. Un rappel lui est
fait concernant des pièces et informations manquantes ou à
saisir sur le site WEB.
Pour la « scolarité »
L’automatisation a été poussée le plus loin pour faciliter le
travail du personnel du service scolarité, leur permettant
d’être disponible pour l’accueil et le suivi des cas
particuliers.
C’est ainsi que, pour les formations nécessitant un
paiement du dossier de candidature, un lecteur de chèque
permet de n’avoir à saisir que le nom du titulaire du compte
bancaire, la date indiquée sur le chèque et le montant (non
automatiquement initialisé pour permettre une vérification.
Pour les dossiers « papier » retournés par le candidat, un
lecteur de code-barres permet de réceptionner sans erreur
possible un dossier en un maximum de 3 secondes (sans
compter celles nécessaires à l’ouverture de l’enveloppe
contenant ce dossier !). Le dossier nécessitant un examen
pédagogique peut alors partir immédiatement vers la
commission d’examen.
Lors de la phase d’inscription, une consultation a l’écran
permet de savoir en temps réel si le candidat est déjà inscrit
dans une formation de ce portail, s’il a le choix entre deux
formations (suite à un passage récent de liste
complémentaire vers liste principale, un candidat étant en
liste principale ayant eu la courtoisie de signaler qu’il
démissionnait suite à son acceptation dans un autre
établissement n’étant pas sur le portail ou ayant été
« éliminé » suite à une non-prise de rendez-vous ou à une
non-présence au rendez-vous).
Une interface OPI permet de transmettre à APOGEE les
données existantes.
Pour le responsable de la formation
Dans la période précédant le jury, les équipes
d’enseignants chargés de l’examen des dossiers disposent
d’une interface d’aide à la décision.
L’enseignant peut orienter la demande vers une autre
formation du même département (UFR) ; par exemple,
après examen, il s’avère que le candidat dispose d’assez
de bagages pédagogiques pour être accepté directement
en deuxième année de master d’informatique !
Chaque formation dispose de ses propres critères de
décision. Actuellement, quatre sortes de formations
existent : la formation avec classement de la liste
complémentaire (avec entretien ou non), la formation avec
décision manuelle, la formation avec décision « manuelle »
après entretien pour les non-refusés, la formation sans
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autre décision possible qu’un changement de formation .
Seules les formations ayant un nombre de candidatures
élevées devraient être, par défaut, à liste complémentaire
classées.
Pour les formations avec classement, et pour lesquelles un
« modèle mathématique » a pu être établi pour aboutir à ce
classement, des matières peuvent être créées : entretien,
excellence scientifique, maîtrise des langues étrangères,
etc … Chaque matière peut être affectée d’un coefficient,
qui peut être différent par formation. Ces coefficients sont
spécifiques à chaque formation pédagogique. La moyenne
ainsi calculée peut bénéficier d’une pondération liée à
l’examen du dossier, aux appréciations, etc…
Certaines
formations
ont
besoin
de
critères
supplémentaires tels que lettre de motivation, entretien, …Il
est possible de donner une « note » à ces critères. La liste
de ces critères peut être étendue selon les besoins de
chaque formation.
Les dossiers spéciaux peuvent bénéficier d’un « forçage »
de certaines notes, par exemple pour forcer la « Moyenne
Calculée ».
Des outils permettent de simuler le jury de chaque
établissement en obtenant des informations sur la qualité
du recrutement par famille de candidat et permettant une
prise de décision sur les critères à retenir pour le jury.
Les paramétrages de coefficients, la définition des critères
supplémentaires, la gestion des familles de formations
suivies sont du ressort pédagogique pour chaque formation
pédagogique. Aussi un outil est mis à disposition d’un
administrateur de UFR/département pour la saisie de ces
données.
Pour les dossiers arrivant après le jury, si les critères de
décision ont été déterminés à ce jury, il est possible de
prendre une décision immédiate.
Des outils permettent de connaître en temps réel le quota
des candidats ayant confirmé leur candidature, ayant pris
rendez-vous, ayant annulé leur candidature. Des outils
4
C’est le cas à Lille où un dossier unique est demandé pour une licence
SQAPS (avec deux options Qualité Alimentaire ou –exclusif- Pratique de
Soins). Les candidats demandent un dossier unique pour cette formation ;
l’examinateur décide en tenant compte de la lettre de motivation, du souhait
du candidat et surtout de la formation de celui-ci de le placer dans l’option
Qualité Alimentaire ou dans l’option Pratique de Soins.
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permettent éventuellement de mettre « hors course » des
candidats n’ayant pas confirmé ou pris rendez-vous dans
un délai donné (paramétrable). D’autres permettent alors de
remonter de liste complémentaire vers liste principale les
mieux classés et ce par famille de formations (si les critères
pédagogiques l’exigent).
Toute prise de décision entraîne l’envoi d’un e-mail si…
avec des délais pour prendre rendez-vous en cas
d’admission. Le contenu des courriers dépend de la date
d’impression : « juin », « fin juin et début juillet », « courant
juillet », « fin juillet et septembre ». Mais ces tâches sont
totalement automatisées et globalisées par regroupement
de formations.
Pour le régisseur de recettes
Dans les établissements où le dossier de candidature est
payant, la charge de travail du régisseur de recette est
grandement simplifiée par l’application.
Lorsque le service scolarité saisit un chèque, un mandat,
des coupons internationaux, le journal des recettes est
instantanément mis à jour. Si une ventilation du montant a
été prévue par le conseil d’administration de cet
établissement, elle est réalisée lors de la saisie elle-même
d’une façon transparente.
La saisie d’espèces peut être autorisée à une personne
étant habilitée à la saisie d’espèces.
Le régisseur de recette peut donc recevoir les « piles » de
chèques saisis et de vérifier sur les bordereaux valides pour
le TPG que les comptes sont corrects. Les modifications
éventuelles sont possibles par un outil spécifique de
gestion de la caisse.
Cet outil de régie de recette couvre d’ailleurs tous les
besoins (autres que de candidature) si nécessaire.
Pour les établissements n’ayant pas de régie de recette
associée à la gestion de candidature, l’outil sert de
générateur de bordereaux transitoires pour l’Agent
Comptable de l’Université.
Pour l’administrateur
La sécurité, le paramétrage de l’application ont toujours été
l’objet d’attentions constantes. Les données personnelles
des candidats, l’anxiété des familles dans ces périodes où
résultats aux formations suivies, avenir du jeune sont des
sujets de discussion très vives méritant que nous mettions
en place des outils fiables.
Pour la sécurité passive, le choix du moteur de base de
données doit permettre la sauvegarde en temps réel des
données stockées. La connexion SSL sur le serveur WEB
est possible et doit être utilisée.
Chaque utilisateur ne doit avoir accès qu’aux données qui
le concerne.
Le candidat doit avoir accès à ses données et à elles
seules, aux décisions finales sans pour autant avoir accès à
toutes les décisions intermédiaires.
A l’intérieur de chaque établissement, l’accès doit être aussi
modulaire. Le service « Scolarité » doit accéder aux
données qui lui sont nécessaires. L’enseignant n’a pas
accès aux mêmes données que le service scolarité ou que
le régisseur de recettes. L’enseignant de la formation
Chimie n’a pas accès aux données concernant un de leur
candidat à la formation Biologie.
A l’intérieur de chaque établissement, l’accès passe par un
module principal.
L’accès au module principal est soumis à double
autorisation : authentification (actuellement Windows 2000
ou NT), couple adresse(s) IP/ Utilisateur. Dans le jargon de
l’application, nous appelons cet utilisateur un ACTEUR.
A l’intérieur de chaque module, l’accès à certains
traitements est soumis à autorisation ou à certaines
conditions (de date par exemple).
Un outil d’administration permet de définir des profils
d’utilisateurs, profils possédant l’autorisation d’accès à tel(s)
module(s) et/ou tel(s) traitement(s). Des profils type sont
proposés, mais l’organisation spécifique à chaque
établissement entraîne assez souvent l’ajout (voire la
modification) de profils. Il suffit ensuite, pour chaque
ACTEUR, de lui attribuer les adresses IP et les profils
auxquels il peut accéder.
Le paramétrage initial est accessible à deux niveaux :
- la responsabilité de la définition des établissements est
donnée à un administrateur unique.
- la définition des départements (ou UFR), des formations
est laissée à un administrateur par établissement.
Le paramétrage des coûts, des stratégies (paiement ou non
des dossiers), des informations souhaitées (résultats du
baccalauréat, notes de lycées, classes où les notes sont
souhaitées, code INE, cursus post-baccalauréat détaillé,…),
les ventilations des encaissements sont effectués par
l’administrateur par établissement. Après une période de
prise en main, il est possible de confier l’administration des
acteurs à un responsable fonctionnel qui sera capable
d’affecter à un ACTEUR tel(s) profil(s) existant(s).
Rappel : le paramétrage des critères d’évaluation
pédagogique est réalisé par un acteur ayant le profil d’
Administrateur de formation.
CONFIGURATION
Pré-requis
L’utilisation de l’application CIELL nécessite, en préambule,
une formation du personnel. Cette formation porte sur deux
pôles essentiels : - Maîtrise de l’outil informatique pour l’administrateur qui
aura la charge de déployer l’application et de mettre en
œuvre une politique cohérente de sauvegarde.
- Adaptation de l’outil conformément à l’organisation de
l’établissement,
- Formation du personnel utilisateur de l’application pour
comprendre comment utiliser cet outil correctement.
Si l’établissement ne possède pas les compétences
techniques informatiques, il est vivement souhaitable de
collaborer avec le CRI de cet établissement pour que leur
savoir-faire pallie cette carence.
Poste client du candidat
Matériel
La configuration du poste client est celui de tout ordinateur
(cf. partie logicielle)
Logiciel
L’ordinateur du poste client doit simplement disposer d’un
navigateur : l’application actuelle fonctionne avec les
principaux navigateurs que le poste client soit sous
Windows, Linux ou OS Mac. Il suffit que le navigateur soit
de version égale ou supérieure à IE 6.0 ou Netscape 7.1.
Poste client interne à l’établissement
Matériel
L’application client de chaque service (scolarité, pédagogie,
comptabilité, administrateur) est très peu gourmande en
29/09/2010
ressources. Un poste « normal » suffit. La taille mémoire
est plus liée au système d’exploitation choisi qu’à cette
application.
Pour des raisons de confort visuel, il est souhaitable d’avoir
un écran supérieur à 800x600. Mais tous les écrans sont
construits pour cette définition.
Logiciel
Un navigateur est suffisant pour l’ensemble des fonctions
internes. Il doit exister au moins un version d’Acrobat Writer
(ou Acrobat Distiller) pour créer les fichiers PDF spécifiques
à l’établissement.
Serveur WEB
Matériel
Le serveur WEB est soit un serveur IIS ou un serveur
Apache tournant sous Linux ou Windows. Il lui faut une
taille mémoire de 1 Goctets minimum. Il est prudent,
puisque les données transitent par ce serveur, que la
mémoire soit avec parité : aussi n’est-il pas prudent de
prendre un PC quelconque, mais de prendre un PC de type
serveur. Le plus petit disque dur actuel, un écran 640x480
suffisent amplement.
Pour des raisons de sécurité, le serveur WEB ne devrait
pas être le même que le serveur de bases de données.
Logiciel
Une version nouvelle utilisant Linux ou Windows, Apache
avec Tomcat et JDK est disponible et préconisé.
Serveur de base de données
Matériel
Le serveur de bases de données est actuellement SQL
Server (tests réalisés aussi avec MySQL), exploitation de la
majorité des plates-formes sous Windows.
Les caractéristiques matérielles de ce serveur sont un peu
plus conséquentes que pour le serveur WEB.
Il faut faire attention aux débits du/vers les disques durs et
utiliser des solutions RAID (5 de préférence). Normalement
les fichiers LOG doivent être sur une partition différente des
fichiers DATA. La capacité des disques durs dépendra des
stratégies de sauvegarde, les fichiers LOG pouvant devenir
rapidement énormes, surtout lors des opérations de jury.
A titre d’exemple, le volume de la base de données du
portail de 26 IUT, en fin de campagne, est de 450 Moctets
pour les données et de moins de 2 Goctets pour les logs
(pour l’université de Lyon I, respectivement 104 Moctets de
données et moins d’un Giga pour les logs). Les disques
actuels de 20 Goctets sont donc à priori suffisants.
Logiciel
La version de SQL Server 2000 ou 2005 est parfaite tant au
niveau des outils d’administration que de ses performances.
MySQL est aussi utilisé sur trois sites.
Equipements spécifiques à la scolarité
Une simple imprimante suffit pour l’impression de
documents ponctuels puisque tous les documents sont
imprimés par le candidat.
Si le nombre de candidats traité est conséquent et que les
dossiers ne sont pas gratuits, un lecteur de chèque VIPS
ou SCANTEAM est utile.
Pour la réception des dossiers gratuits ou avec paiement
avant l’envoi au candidat, un lecteur code-barre est fort
utile.