Customized Net Conference optimisé par Cisco WebEx Technology

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Guide de l'utilisateur : Customized Net Conference optimisé par Cisco WebEx Technology Training Center
GUIDE DE L'UTILISATEUR
Verizon Net Conferencing
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M
ti
C
t
Customized Net Conference
optimisé par Cisco WebEx Technology
Training Center
Accès à WebEx Training Center (la première fois uniquement)

Accédez au site http://e-meetings.verizonbusiness.com.
Sélectionnez le lien de connexion Manage My Meetings (Gestion de mes réunions).
Entrez votre identifiant de connexion et votre mot de passe. (Remarque : si vous ne disposez pas d’un identifiant de
connexion et d’un mot de passe Manage My Meetings (Gestion de mes réunions),
cliquez sur le lien Need to Register (Inscription) sur la page d'accueil e-Meetings et suivez simplement les
instructions qui s'affichent.)
Cliquez sur l’onglet NET CONFERENCING (Conférence Web).
Cliquez sur le lien Training Center (Centre de formation) sous Customized Net Conference Applications (Applications
de conférence Web personnalisées).
Enregistrez l'URL dans vos favoris.
Pour les visites ultérieures, vous pouvez continuer à accéder à Training Center (Centre de formation) via Manage My Meetings (Gestion de
mes réunions) ou directement depuis l'URL enregistrée dans les favoris et vous connecter : (https://<votresociété>.WebEx.com)
Configuration de votre abonnement Instant Meeting Audio Conference (Audioconférence Instant Meeting) :
Tous les ponts d'audioconférence mondiaux prennent en charge la sous-conférence audio pour les abonnements Instant Meeting audio
uniquement. La sous-conférence audio est disponible dans le cadre d'un appel audio Premier, mais l'assistance d'un opérateur est
nécessaire. Si vous avez besoin de l'audioconférence Premier, appelez le service des réservations ou planifiez l'appel via e-Scheduler.
Les organisateurs doivent indiquer aux participants dans l'invitation WebEx de rejoindre l'audioconférence via un rappel de la réunion WebEx.
Cela permet la synchronisation des sessions Web et audio de chaque participant et leur affectation conjointe à la table ronde. Si les
participants se connectent à la session WebEx Training Center (Centre de formation WebEx), il est impossible de synchroniser les sessions
audio et Web, et l'organisateur ne peut pas affecter ces participants à la table ronde.

Vérifiez que votre compte audio est configuré dans la section My Audio (Mon audio) de votre compte My WebEx (Mon
WebEx).
Sélectionnez les paramètres suivants :
Cliquez sur Add account (Ajouter un compte) ou Edit (Modifier) pour modifier un compte de téléconférence existant.
1
Ajout ou modification d'un compte de téléconférence

Saisissez les informations sur votre abonnement Instant Meeting Audio Conference (Audioconférence Instant Meeting) :
Toll-free call-in number (Numéro d'appel gratuit), Toll call-in number (Numéro d'appel payant), Host access code (Code
d'accès de l'hôte), Attendee access code (Code d'accès du participant)
(Remarque : Si vous n'avez pas de numéro payant, entrez votre numéro vert. Ne laissez pas le champ Toll Call-in
number (Numéro d'appel payant) vide.
Cliquez sur OK ou sur Update (Mettre à jour).
Indiquez votre numéro
d'abonnement Instant
Meeting Audio#
Page d'accueil de WebEx Training Center
Dans la page d'accueil Training Center (Centre de formation), vous pouvez configurer les préférences des réunions, obtenir une assistance et
héberger une réunion. Chaque section propose des options supplémentaires vous permettant de personnaliser vos paramètres. Bien que ce
guide de l'utilisateur comprenne des instructions de base pour configurer Training Center (Centre de formation), son principal objectif est de
vous aider à planifier une formation, y compris la fonctionnalité de table ronde utilisée avec la sous-conférence audio Instant Meeting. Jusqu'à
100 tables rondes sont prises en charge. Training Center (Centre de formation) accepte jusqu'à 1 000 participants. Toutefois, si le nombre de
participants dépasse 500, les fonctionnalités suivantes ne sont pas disponibles :

liste des participants ;

vidéo multipoint ;

conversation privée ;

interlocuteur actif.
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Host a Session (Hébergement d'une session)
Host a Session (Hébergement d'une session) fournit plusieurs méthodes pour démarrer une session. Vous disposez des options suivantes :

Instant Session (Session instantanée) - Permet d'accéder immédiatement à une session de formation.

Schedule Training (Planifier une formation) - Permet de planifier une session de formation avec des paramètres de
réunion personnalisés.
Instant Session (Session instantanée)

Cliquez sur Instant Session (Session instantanée).
Entrez le sujet et le mot de passe de la session.
Sélectionnez Teleconference (Téléconférence).
Cliquez sur Start Session (Démarrer la session).
Vous pouvez inviter des participants depuis la console et créer des tables rondes.
Schedule Training (Planifier une formation)
Si vous choisissez d'utiliser l'option Schedule Training (Planifier une formation) plutôt que Instant Session (Session instantanée), vous
devez définir plusieurs paramètres pour configurer la session de formation.
Téléconférence (Téléconférence)
Les informations relatives à la téléconférence entrées dans la section My Audio (Mon audio) de la configuration de votre compte My WebEx
(Mon WebEx) sont affichées dans la zone Teleconference Account (Compte de téléconférence). Vous pouvez modifier ces informations si
vous souhaitez utiliser un autre compte.
Remarque : pour le bon déroulement des tables rondes, il est important de sélectionner Attendees receive call back (Les participants
reçoivent un rappel).

Sélectionnez toutes les options possibles :
Attendees call in (Appel des participants) – Les participants composent le numéro de conférence audio publié pour se
connecter.
Attendees receive a call back (Les participants reçoivent un rappel) – Le pont audio appelle les participants et
synchronise les sessions audio et Web dans la console de réunion.
Allow access to teleconference via global numbers (Autoriser l'accès à la téléconférence via des numéros internationaux)
– Les participants ont accès à la liste des numéros d'accès mondial qu'ils peuvent composer pour une session
d'audioconférence.
Si vous avez entré plusieurs comptes, vous pouvez les sélectionner dans Teleconference Settings (Paramètres de
téléconférence) en cliquant sur la case d'option en regard des comptes appropriés. Si les informations sont incorrectes
ou doivent être mises à jour, vous pouvez les modifier en cliquant sur le bouton Edit (Modifier) situé en dessous des
informations audio.
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Date and Time (Date et heure)

Sélectionnez la date, l'heure et le fuseau horaire de votre session.
Indiquez si les participants peuvent se connecter à l'avance.
Sélectionnez l'occurrence de la session.
Définissez la durée de la session.
Registration (Inscription)

Indiquez si les participants doivent s'inscrire à une session de formation avant de la rejoindre.
Si l'inscription est requise, vous pouvez personnaliser les informations à collecter en cliquant sur Customize form
(Personnaliser le formulaire).

L'écran Customize Registration Form (Personnaliser le formulaire d'inscription) s'affiche. Vous pouvez y effectuer des
sélections.
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Invite Attendees (Inviter des participants)

Ajoutez l'adresse électronique des participants.
Cliquez sur Invite Attendees (Inviter des participants) pour ajouter des participants.
Vous pouvez cliquer sur Select Contacts (Sélectionner des contacts) pour ajouter des contacts depuis vos contacts
personnels, le carnet d'adresses de la société ou les ajouter manuellement dans la zone New Attendee (Nouveau
participant).
Invite Presenters (Inviter des présentateurs)

Ajouter l'adresse électronique des participants.
Cliquez sur Invite Attendees (Inviter des participants) pour ajouter des participants.
Vous pouvez cliquer sur Select Contacts (Sélectionner des contacts) pour ajouter des contacts depuis vos contacts
personnels ou le carnet d'adresses de la société.
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Vous pouvez également les ajouter manuellement dans la zone New Presenter (Nouveau présentateur).
Options de session

Sélectionnez les fonctionnalités devant être disponibles durant la session.
Sous Available features (Fonctionnalités disponibles), cliquez sur Edit Options (Modifier les options).
Sélectionnez Attendee Privileges (Privilèges des participants), Security (Sécurité) et Other Options (Autres options) pour
activer des options.
Cliquez sur Save (Enregistrer).
Ajoutez l'adresse de destination (le cas échéant) que les participants doivent visiter après la session.
Sélectionnez la tonalité d'entrée et de sortie.
Vous pouvez personnaliser le message d'accueil visible par les participants qui rejoignent la session.
Breakout Sessions Assignments Settings (Paramètres d'affectation aux tables rondes)
Lorsque vous planifiez une session de formation, vous pouvez activer l'affectation préalable des participants aux tables rondes avant la
session.
Dans la section Breakout Session Assignments Settings (Paramètres d'affectation aux tables rondes), vous pouvez effectuer les opérations
suivantes :

activer l'option d'affectation de participants à des tables rondes avant la session de formation ;
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demander à Training Center (Centre de formation) d'effectuer les affectations aux tables rondes ;
définir le nombre de tables rondes pour la session de formation ;
définir le nombre de participants par table ronde ;
choisir d'affecter manuellement les participants aux tables rondes en gérant les inscriptions.
Remarque :

Vous devez activer l'option d'inscription pour affecter manuellement des participants à des tables rondes avant la session
de formation.

Le nombre de tables rondes doit être compris entre 1 et 100.

Le nombre de participants à une table ronde doit être compris entre 1 et 100.
Pour affecter automatiquement des participants aux tables rondes :

Dans la page Schedule Training Session (Planifier une session de formation) ou Edit Scheduled Training Session
(Modifier une session de formation planifiée), faites défiler l'affichage jusqu'à Breakout Session Assignments Settings
(Paramètres d'affectation aux tables rondes).
Sélectionnez Enable Pre-Session Assignment (Activer l'affectation avant la session).
Sélectionnez Automatically assign attendees during the session (Affecter automatiquement les participants durant la
session).
Sélectionnez l'option permettant de définir le nombre de tables rondes ou le nombre de participants par table ronde.
Entrez le nombre correspondant à votre sélection.
Pour affecter manuellement des participants aux tables rondes :

Dans la page Schedule Training Session (Planifier une session de formation) ou Edit Scheduled Training Session
(Modifier une session de formation planifiée), définissez les conditions d'inscription dans la section Inscription du
planificateur.
Faites défiler l'affichage jusqu'à Breakout Sessions Assignments Settings (Paramètres d'affectation aux tables
rondes).
Sélectionnez Enable Pre-Session Assignment (Activer l'affectation avant la session).
Sélectionnez Manually assign registered attendees to breakout sessions (Affecter manuellement les participants inscrits
à des tables rondes).
Une fois la planification de la session de formation terminée, vous pouvez affecter manuellement des participants en
gérant les inscriptions.
Affectation de participants inscrits à des tables rondes
Si vous avez activé les affectations aux tables rondes avant la session, durant la planification de la session de formation, vous devez affecter
manuellement les participants lorsque vous gérez les inscriptions.
Pour gérer les affectations aux tables rondes avant la session de formation :

Connectez-vous au site Web Training Center (Centre de formation).
Dans la barre de navigation, développez Attend a Session (Participer à une session) pour afficher une liste de liens.
Cliquez sur Live Sessions (Session en direct).
Cliquez sur le sujet de votre session.
La page Session Information (Informations sur la session) s'affiche.
Cliquez sur Manage Registrations (Gérer les inscriptions).
La page Registered Attendees (Participants inscrits) s'affiche.
Cliquez sur Pre-assign attendees to breakout sessions (Préaffecter des participants aux tables rondes).
Dans la page Pre-assign attendees to breakout sessions (Préaffecter des participants aux tables rondes), modifiez le nom
de la session, si nécessaire.
Sélectionnez un ou plusieurs noms dans la colonne Not Assigned (Non affecté) en cliquant sur l'icône d'ajout.
Le premier participant ajouté sera affecté comme présentateur. Pour modifier cette affectation, sélectionnez un
participant affecté et cliquez sur l'icône de présentateur.
Pour supprimer un participant, sélectionnez-le et cliquez sur l'icône de suppression.
Cliquez sur Add Breakout Session (Ajouter une table ronde) pour ajouter d'autres tables rondes.
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Cliquez sur OK.
Email Options (Options de courrier électronique)
Vous pouvez modifier l'invitation pour indiquer aux participants de rejoindre la partie audioconférence de la réunion en sélectionnant la
conférence pour laquelle les rappeler.

Cliquez sur Edit Email Options (Modifier les options de courrier électronique).

Sélectionnez le type d'invitation, de mise à jour, d'inscription et de rappel à envoyer à l'hôte, aux présentateurs et aux
participants.

Modifiez le courrier électronique pour spécifier que les participants utilisent la fonctionnalité audio de rappel.
Cliquez sur Update (Mettre à jour).
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Participant Email (Adresse électronique du participant)

Tous les participants recevront un courrier électronique les invitant à la session de formation.
Session Information (Informations sur la session)

Ajoutez un agenda et une description de la session de formation.
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Course Material (Documents de formation)

Sélectionnez les fichiers déjà présents dans vos dossiers personnels, dans My Folders (Mes dossiers), que vous voulez
publier sur votre site Web Training Center (Centre de formation).
Téléchargez de nouveaux fichiers vers My Folders (Mes dossiers), puis publiez-les sur le site Web Training Center
(Centre de formation).
Les participants peuvent télécharger des documents de formation en vue d'une consultation, d'une préparation ou de
tests avant le début de la session.
Cliquez sur Add Course Material (Ajouter des documents de formation).
Add Course Material (Ajouter des documents de formation)
Options de cette page
Option
Description
Zone File name (Nom Entrez le nom du fichier à télécharger vers votre dossier.
de fichier)
Bouton Browse
(Parcourir)
Cliquez pour sélectionner une présentation ou un document UCF qui réside dans
vos dossiers personnels.
Bouton Upload
(Télécharger)
Cliquez pour télécharger le fichier spécifié vers votre dossier.
Select (Sélectionner)
Cochez la case du fichier à ajouter à la session de formation.
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Name (Nom)
Indique le nom des fichiers résidant dans votre dossier.
Description
Décrit le dossier ou le fichier.
Size (Taille)
Indique la taille du dossier ou du fichier en kilo-octets.
Bouton Add (Ajouter)
Cliquez pour publier le fichier spécifié sur votre site Web Training Session
(Session de formation), en le marquant comme disponible pour les participants
avant l'heure de début de la session.
Tests

Cliquez sur Add tests (Ajouter des tests).
Planification de la session

Cliquez sur Save as Template (Enregistrer comme modèle), Schedule (Planifier), Start Session (Démarrer la session) ou
Cancel (Annuler).
Console de l’organisateur
La console de l'organisateur est une interface claire et simple qui reprend les menus Microsoft® Windows® bien connus afin de rendre
extrêmement conviviale la gestion d’une réunion. Les organisateurs peuvent choisir de n’afficher que les fenêtres les plus importantes au
cours d’une réunion (liste des participants, conversation, remarques ou vidéo, par exemple). Le passage d’une présentation à une autre se
fait aisément au moyen d’onglets.
Questions
Messagerie
Participants
etréponses
instantanée
Sondage
vidéo
Barre d'outils
Enregistreur
11
Liste des
participants
Messagerie
instantanée
Volet Vidéo
Participation à une téléconférence
Les organisateurs et les Participants peuvent rejoindre de plusieurs façons la partie audio d'une réunion. Ils peuvent appeler le pont audio –
Les informations sur l'audioconférence Instant Meeting s'affichent pour les participants désireux de participer à la réunion. Les organisateurs
et les participants peuvent également entrer leur numéro de téléphone pour être rappelés.

Call into the meeting (Accès à la réunion) - Lorsque les participants accèdent à la console de réunion, les numéros
d'accès s'affichent dans l'onglet Info (Informations) et dans la section Meeting Information (Informations sur la réunion).
Parallèlement aux numéros payants et gratuits, les numéros mondiaux sont affichés.
1-888-555-1111
1-210-555-1111

Dial Back (Rappeler) : les organisateurs et les participants peuvent entrer leur numéro pour recevoir un appel du service
de conférence. Les sessions audio et Web sont ainsi synchronisées, ce qui permet l'identification de chaque utilisateur
par son nom dans le panel des participants. Cela active également la fonctionnalité d'intervenant actif. (Voir
Téléphone : section Identification de l'intervenant actif.)
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610-555-1111
Invitation de participants

Vous pouvez inviter à la dernière minute des participants supplémentaires à la session de formation depuis la console
WebEx, via l'option QuickStart (Démarrage rapide).
Cliquez sur Invite by email (Inviter par courrier électronique) depuis le volet Quick Start (Démarrage rapide).

Sélectionnez les participants devant recevoir les détails de la réunion Training Center (Centre de formation).
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Volet Participants
Une fois que les participants ont rejoint la session, ils sont affichés dans la fenêtre Participants.
Indicateur d'attention
Pour l'hôte, un indicateur d'attention placé en regard de chaque participant qui ouvre une autre application indique que celui-ci ne prête pas
entièrement attention à la session.
Téléphonie : identification de l'intervenant actif
L'icône d'intervenant actif réagit aux sons durant un appel en direct et indique à l'organisateur l'identité de la personne en communication et lui
permet même de désactiver la ligne des appelants dont le bruit de fond est susceptible d'interrompre le bon déroulement de l'appel. Cette
fonctionnalité permet également aux organisateurs d'identifier l'interlocuteur et de s'adresser à lui par son nom, voire de l'aider à prendre des
notes plus détaillées.
Volet de notes PowerPoint®

Les intervenants peuvent voir discrètement leurs notes sur la console lorsqu'ils partagent une présentation.
Disponible dans le menu déroulant Panels (Volets).
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Création de tables rondes

Pour activer une table ronde, l'organisateur clique sur Allow Breakout Sessions (Autoriser les tables rondes) afin
d'afficher la fenêtre Breakout session (Table ronde).
Cliquez sur Breakout Session Assignment (Affectation de table ronde).
Le volet Breakout Session Assignment (Affectation de table ronde) s'ouvre.
Indiquez si vous voulez affecter automatiquement ou manuellement les participants.
Affectation automatique

Sélectionnez Automatically (Automatiquement).
Définissez le nombre de tables rondes et le nombre de participants à chaque table ronde.
Cliquez sur OK.

Sélectionnez les participants à inclure dans chaque table ronde.
Sélectionnez le participant et cliquez sur le bouton fléché pour l'ajouter à la table ronde.
Indiquez le présentateur pour chaque table ronde.
Indiquez le nombre de participants à chaque table ronde.
Cliquez sur OK.

Le volet Breakout Session (Table ronde) qui s'affiche sur la console indique le nom des participants à la table ronde.
Click Start (Démarrer).
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Accès à la table ronde

L'organisateur et chaque participant reçoivent un message les invitant à participer à la table ronde.
Ils reçoivent également le message suivant.
Cliquez sur Yes (Oui) en réponse aux deux messages.
Table ronde 1

Une fois que chaque destinataire a accepté l'invitation, il accède à la table ronde qui lui est affectée.
Un globe figure en regard de l'organisateur de la table ronde.
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Pour l'hôte, une icône de sous-groupe (table ronde) est affichée en regard de chaque participant à une table ronde.
Collaboration au sein de la table ronde

Les participants à la table ronde peuvent collaborer et partager un tableau blanc, des documents ou leur Bureau dans le
cadre d'une table ronde.
Les documents conçus durant la table ronde peuvent être partagés avec les autres participants une fois qu'ils sont
revenus dans la salle de réunion principale.
Fin et redémarrage de la table ronde

Une fois la table ronde terminée, l'organisateur peut cliquer sur End Breakout Session (Terminer la table ronde).
La boîte de dialogue Breakout Session Manager s'affiche pour demander de mettre fin à la table ronde pour tous les
participants.
Cliquez sur Yes (Oui).
Les participants peuvent aussi cliquer sur End Breakout Session (Terminer la table ronde) depuis le panneau de
contrôle. Ils accèdent alors à la salle principale. Toutefois, la table ronde ne se termine que lorsque le présentateur
clique sur End Breakout Session (Terminer la table ronde).
IMPORTANT : l'organisateur doit indiquer aux participants d'ignorer l'instruction audio leur demandant d'entrer 0## pour mettre fin à la sousconférence. Les participants doivent d'abord cliquer sur le bouton End Breakout Session (Terminer la table ronde) sur l'écran de la console.
Si l'option End Breakout Session (Terminer la table ronde) ne permet pas de réaffecter le participant à la salle principale, celui-ci doit utiliser
0## pour revenir à cette salle.

Une fois les tables rondes terminées, tous les participants reviennent dans la salle principale.
Il est possible de redémarrer la table ronde en cliquant sur Start (Démarrer) dans le volet Breakout Session (Table
ronde).
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Cliquez sur Breakout Assignment (Affectation de table ronde) pour réaffecter les participants aux différentes tables
rondes.
Leader 1
Participant 1
Participant 2
Enregistrement et partage du contenu des tables rondes

Sélectionnez les éléments de la table ronde que vous voulez enregistrer et indiquez l'emplacement voulu.

L'hôte peut sélectionner Share Breakout Session Content (Partager le contenu de la table ronde).

L'hôte sélectionne les tables rondes devant partager du contenu avec les participants de la salle principale.
Le dernier présentateur de chaque table ronde sélectionnée reçoit une note lui demandant de partager son contenu avec
les participants de la salle principale.
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Le dernier organisateur de chaque table ronde sélectionnée choisit dans la liste le contenu de la réunion à partager et
clique sur OK.

Le contenu de la table ronde s'affiche alors sous forme d'onglet supplémentaire sur la console de réunion Hosts (Hôtes).
Fin de la session de formation

L'organisateur met fin à la session de formation.
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Quelques conseils concernant les présentations

Téléchargez les diapositives à l’avance.
Répétez la présentation.
Ayez à disposition un agenda et une liste de contrôle.
Menez la réunion dans une pièce au calme.
Utilisez un casque afin de garder les mains libres.
Utilisez des sondages pour retenir l’attention des participants.
Utilisez l’outil de questions/réponses pour permettre aux participants de poser des questions et optimiser ainsi l’interaction entre vous.
Utilisez les outils d’annotation afin d'améliorer la présentation.
Contactez-nous
Pour bénéficier d’une assistance technique concernant Net Conferencing, contactez-nous au (866) 449-0701 ou au (773) 864-4972.
Notre adresse électronique : [email protected].
Si vous souhaitez vous entretenir immédiatement avec un interlocuteur, contactez un spécialiste en conférences.
Pour effectuer ou modifier une réservation, veuillez contacter le centre de réservations le plus proche.

États-Unis : 1-800-475-5000
Europe : +44-207-950-9950
Hong Kong : +852-2802-5100
Japon : +813-5539-5100
Australie : 1-800-505-020
Singapour : +65-6883-9144
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marques soit des marques déposées de Microsoft Corporation aux États-Unis et/ou dans d'autres pays. Les autres marques et marques de service appartiennent à leurs propriétaires respectifs.
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