Page 1 ACHATS FOURNISSEURS Etape 1 – Commande de

ACHATS FOURNISSEURS
Etape 1 – Commande de fournitures de bureau
OBJECTIFS :
) Les approvisionnements sont adaptés aux besoins de la Fondation et toujours
formalisés.
) La Fondation s’assure de la conformité des approvisionnements au regard des
besoins de l’activité et dans le cadre des principes de gestion et de sécurité définis
par la Direction.
) Le suivi des approvisionnements est garanti par la matérialisation des décisions de
commandes.
Responsable
1- DEMANDE DE FOURNITURES
Le salarié
•
•
Les salariés inscrivent individuellement leurs besoins sur le cahier « Demande
de fournitures » mis à leur disposition dans le bureau du Responsable défini
ci-après
Les demandes faites par les formateurs sont centralisées auprès des
secrétaires de filières
Responsable
2- FREQUENCE DU TRAITEMENT
•
•
•
FONDATION I.T.S.R.S
Secrétaire de Direction ou
de site
Les commandes sont effectuées au maximum tous les deux mois, sauf cas
exceptionnel (dérogation autorisée par le Responsable)
Une « grosse commande » est effectuée début juillet pour préparer la rentrée
de septembre ;
¾ Les demandes doivent être transmises au Responsable au plus tard le
21 juin
Les livraisons aux salariés sont effectuées par le Responsable tous les lundis
Applicable à compter de Février 2011
Mise à jour en Juin 2011
ACHATS FOURNISSEURS
Etape 1 – Commande de fournitures de bureau
Responsable
3- TRAITEMENT DES DEMANDES
Secrétaire de Direction ou
de site
•
Fournitures en stocks
¾ Le responsable distribue aux salariés les fournitures demandées selon
la période indiquée au § 2
•
Fournitures non stockées
¾ Le responsable pré-remplie la commande (Cf. §5)
Responsable
4- CHOIX DU FOURNISSEUR
•
Secrétaire de Direction ou
de site
Les fournitures sont obligatoirement à commander auprès des fournisseurs
retenues par la Fondation :
¾ Office dépôt : commandes de toutes fournitures sauf pour celles
stipulées ci-dessous.
¾ Lyreco
: commandes de ramettes de papier (au minimum une
palette commandée)
¾ Bruneau
: commandes de mobiliers ou matériels exceptionnels
Responsable
5- CONTRÔLE BUDGETAIRE
La Secrétaire de Direction ou
de site
•
Le responsable s’assure que la commande est en adéquation avec la
capacité budgétaire
FONDATION I.T.S.R.S
Applicable à compter de Février 2011
Mise à jour en Juin 2011
ACHATS FOURNISSEURS
Etape 1 – Commande de fournitures de bureau
Responsable
6- ETABLISSEMENT DE LA COMMANDE
•
•
•
La Secrétaire de Direction ou
de site
Etablissement de la commande sur Excel à partir du modèle préétabli par la
« Fondation »
Attribution d’un numéro de commande interne sous le format :
XXXX
XXX
XX
XX
Année
N° d'ordre
Initiale du
site
Initiale du
responsable
Edition et classement du Bon de commande dans le parapheur « Direction »
Responsable
7- AUTORISATION DE LA COMMANDE
Directeur Général ou de site
•
•
•
Validation du Bon de commande et signature du Directeur
En cas de refus de la dépense, le motif est indiqué
Classement du Bon de commande signé dans le parapheur
Responsable
8- ENVOI ET SUIVI DE LA COMMANDE
•
FONDATION I.T.S.R.S
Secrétaire de direction ou de
site
Scanner le bon de commande et l’enregistrer sous C/Commandes
fournisseurs sous le format suivant :
XXXXXXX
XXXX
XXX
XX
XX
Fournisseur
Année
N° d'ordre
Initiale du
site
Initiale du
responsable
Applicable à compter de Février 2011
Mise à jour en Juin 2011
ACHATS FOURNISSEURS
Etape 1 – Commande de fournitures de bureau
•
•
•
Envoi du Bon de commande par courriel ou télécopie au fournisseur concerné
Edition du courriel d’envoi
Classement par n° d’ordre, du Bon de commande et du courriel dans le
classeur « Commandes fournisseurs », onglet « Commandes en-cours »
FONDATION I.T.S.R.S
Applicable à compter de Février 2011
Mise à jour en Juin 2011
ACHATS FOURNISSEURS
Etape 2 – Réception de la commande
OBJECTIFS :
) Toute réception doit être préalablement contrôlée pour être acceptée
) Les réceptions physiques ne sont acceptées que si elles sont conformes aux
commandes (objet, délai)
) Les services reçus sont conformes aux données contractuelles initiales (objet,
conditions)
Responsable
1- RECEPTION DE LA COMMANDE
Secrétariat / Accueil
•
•
•
Réception de la livraison par le secrétariat
Signature du bon de livraison en inscrivant la mention « Acceptation sous
réserve de contrôle de la livraison » suivie du nom de la personne qui
réceptionne le colis
Transmission de la livraison au Responsable de la commande (Cf. § Etape 1)
Responsable
2- CONTRÔLE DE LA LIVRAISON
•
•
•
Secrétaire de direction ou
de site
Contrôle de la livraison avec le BL (checker les lignes du bon de livraison)
Rapprochement du BC avec le BL
Visa de contrôle apposé sur le BC et le BL à l’aide du tampon « Vérifié le… »
Responsable
3- STOCKAGE DES FOURNITURES
•
FONDATION I.T.S.R.S
Secrétaire de direction ou
de site
Les fournitures sont rangées dans le lieu affecté au « Stockage ».
Applicable à compter de Février 2011
Mise à jour en Juin 2011
ACHATS FOURNISSEURS
Etape 2 – Réception de la commande
Responsable
4- CLASSEMENT DES BC/BL EN ATTENTE DE FACTURE
•
•
•
•
FONDATION I.T.S.R.S
Secrétaire de direction ou de
site
Photocopie du BC et du BL visé
Classement de la photocopie dans le classeur « Commandes fournisseurs »,
onglet « Commandes livrées »
Classement des originaux (BC et BL visé) dans le classeur « Bons de
commandes – en attente de factures »
Classement des BC par numéro de bon de commande interne (Cf. Etape
1 §5)
Applicable à compter de Février 2011
Mise à jour en Juin 2011
ACHATS FOURNISSEURS
Etape 3 – Reconnaissance des factures
OBJECTIFS :
) Toutes les réceptions sont bien justifiées par des factures fournisseurs (exhaustivité)
) Toutes les livraisons ou prestations facturées à la Fondation sont conformes à la
commande ou devis
) Chaque facture fournisseur est justifiée par une réception ou une prestation effective
Responsable
1- RECEPTION DES FACTURES
•
•
•
Secrétariat de direction
Montrouge
Rapprochement des factures avec le BC et le BL
Annulation systématique des duplicatas de factures reçues
Transmission des factures reçues à la chef comptable – dans la bannette
« Factures »
Responsable
2- CONTRÔLE DES FACTURES ET IMPUTATION COMPTABLE
Chef comptable
•
•
•
•
•
FONDATION I.T.S.R.S
Rapprochements des factures avec le BC et le BL
Contrôle du prix (avec BC) des quantités (avec BL) et contrôle arithmétique
Validation du Bon à payer par le responsable matérialisé par un tampon
« Vérifié le… » suivi de sa signature
Imputation comptable et analytique inscrite de façon manuscrite sur la facture
Classement des factures « visées » dans un classeur « Factures à
comptabiliser »
Applicable à compter de Février 2011
Mise à jour en Juin 2011
ACHATS FOURNISSEURS Etape 4 – Enregistrement et classement
OBJECTIFS :
) Toute facture et tout avoir sont comptabilisés, rapidement et correctement
) Les documents sont régulièrement classés selon une méthodologie définie
Responsable
1- ENREGISTREMENT DES FACTURES ET AVOIRS
Comptable fournisseurs
•
•
•
•
Toutes les factures et avoirs « Bon à payer » sont enregistrés au Journal
d’achat (AC)
Les factures et avoirs sont enregistrés à la date d’émission de la facture
Attribution automatique par le logiciel d’un numéro de pièce comptable sous le
format :
XX
XX
XXX
Mois
Année
N° d'ordre
Inscription du numéro de pièce en haut à droite de la facture
Responsable
2- DEFINITION DES LIBELLES D'ECRITURES (Clarté)
Comptable fournisseurs
•
•
FONDATION I.T.S.R.S
Le libellé de l’écriture doit être rédigé en MAJUSCULE sous le format suivant :
¾ Nom du fournisseur – N° de facture ou périodicité – précision de
l’achat quand c’est possible
Les périodicités sont rédigées sous la typologie suivante :
¾ Prestation mensuelle
: 01/2011
¾ Prestation trimestrielle
: 1T 2011
¾ Prestation annuelle
: 2011
¾ Prestation à cheval
: 15/01-14/01/2012
Applicable à compter de Février 2011
Mise à jour en Juin 2011
ACHATS FOURNISSEURS Etape 4 – Enregistrement et classement
Exemple :
‐
Factures de prestations avec périodicité :
o SAMSIC 01/2011
o DIVERS 1T 2011
o SAGE 01/06-31/05/2012
o ACTE EMPLOI F9876 – 12/01-31/01
‐
Factures d’achat de fournitures
o OFFICE DEPOT F8902/01 – cartouches d’encres
Responsable
3- CLASSEMENT DES FACTURES COMPTABILISEES
Comptable fournisseurs
•
•
•
Rechercher le mode de paiement
Factures payées par prélèvements automatique
¾ Classer les factures dans le classeur « Factures comptabilisées
payées »
Factures à payer
¾ Classer les factures dans le classeur « Factures comptabilisées à
payer »
Responsable
4- ORGANISATION DES CLASSEURS
Comptabilité fournisseurs
•
Classeurs « Factures comptabilisées payées »
¾ Classement par mois au moyen d’intercalaires
¾ Classement par numéro de pièces par ordre croissant (Cf. §1)
¾ Etiquettes de classeurs : inscrire l’année, le mois, et la série de n° de
pièces
FONDATION I.T.S.R.S
Applicable à compter de Février 2011
Mise à jour en Juin 2011
ACHATS FOURNISSEURS Etape 4 – Enregistrement et classement
•
Classeurs « Factures comptabilisées à payer »
¾ Classement par mois (au moyen d’intercalaires) en fonction de la date
d’échéance, puis par ordre alphabétique
¾ Classement des factures comptabilisées et en litige dans un
intercalaire isolé
FONDATION I.T.S.R.S
Applicable à compter de Février 2011
Mise à jour en Juin 2011
ACHATS FOURNISSEURS
Etape 5 – Décaissements
OBJECTIFS :
) Toute décision de mise en paiement est prise par une personne habilitée après s'être
assurée de la justification de la dépense par des pièces probantes et uniques.
) Les justificatifs de paiements sont comptabilisés de manière exhaustive et sans
omission.
) Toute les dépenses espèces sont autorisées et comptabilisées dans la Fondation
sans retard et correctement imputées.
Responsable
1- PERIODICITE DES PAIEMENTS FOURNISSEURS
Chef comptable
•
Le paiement des factures s’effectue le deuxième et le dernier mercredi de
chaque mois
Responsable
2- PREPARATION DES PAIEMENTS
Chef comptable
•
•
•
•
FONDATION I.T.S.R.S
Sélectionner les factures arrivées à échéances à partir du classeur « Factures
comptabilisées à payer »
Etablir les chèques ou avis de virements
Inscrire sur le talon de chèque : la date d’émission, le fournisseur, le ou les
numéros de factures payées et le montant
Classer dans le parapheur « Paiements à signer » la liasse visée
(Facture/BC/BL) à laquelle est jointe le chèque ou l’avis de virement
Applicable à compter de Février 2011
Mise à jour en Juin 2011
ACHATS FOURNISSEURS
Etape 5 – Décaissements
Responsable
3- AUTORISATION DES PAIEMENTS
Directeur Général
•
•
•
•
•
Vérification des pièces justificatives soumises aux paiements (originaux, visas
du chef comptable, nature de la dépense)
Vérification du chèque (Nom du bénéficiaire conforme à la facture – Montant
conforme à la facture)
Viser la facture en inscrivant « Bon pour accord »
Signature du chèque ou de l’avis de virement
Transmission du parapheur à la comptabilité
Responsable
4- ENVOI DES REGLEMENTS
Comptabilité fournisseurs
Ö Règlements par chèques (Comptable fournisseurs)
• Photocopie du chèque signé et classement avec la liasse (Facture/BC/BL)
• Mise sous pli des règlements fournisseurs
• Classement de la liasse (Facture/BC/BL/chèque) dans le classeur « Factures
comptabilisées payées »
Ö Règlements par virements (Chef comptable)
• Emission du virement bancaire
• Classement de la liasse (Facture/BC/BL/ordre de virement) dans le classeur
« Factures comptabilisées payées »
FONDATION I.T.S.R.S
Applicable à compter de Février 2011
Mise à jour en Juin 2011
ACHATS FOURNISSEURS Etape 6 – Suivi des comptes fournisseurs
OBJECTIFS :
) Les comptes fournisseurs sont justifiés
) Ils sont sont tenus et pointés régulièrement (à des fins de recouvrement)
) Les écritures d'opérations diverses sont justifiées et documentées
Responsable
1- LETTRAGE DES COMPTES FOURNISSEURS
Chef comptable
•
•
•
FONDATION I.T.S.R.S
Lettrage des comptes fournisseurs au minimum une fois par mois
Solde des comptes fournisseurs en cas de différence de règlement inférieur à
1 €uro
Les comptes non soldés sont tous justifiés
Applicable à compter de Février 2011
Mise à jour en Juin 2011